LE MODALITÀDI CONSERVAZIONE DELLE FATTURE

LE MODALIT À DI CONSERVAZIONE DELLE FATTURE
di Maurizio Lamperti
Amministrazione e Finanza >> Gestione amministrativa
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Sommario
Introduzione .......................................................................................3
Generazione ed invio delle fatture ...........................................................4
Conservazione delle fatture ....................................................................5
Glossario.............................................................................................8
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Introduzione
L’obbligo di emissione della fattura è disciplinato dall’art. 21 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633
secondo il quale il documento contabile può essere emesso in forma cartacea ovvero in
forma elettronica. In ogni caso, la fattura dev’essere datata e numerata in ordine
progressivo per anno solare e deve contenere determinati requisiti1 per essere considerata
valida.
Tutti i soggetti passivi Iva hanno l’obbligo di emettere fattura per le operazioni imponibili
effettuate, siano esse cessioni di beni ovvero prestazioni di servizi. L’obbligo di fatturazione è
subordinato ad esigenze di natura pragmatica quali:
• consentire la registrazione delle operazioni poste in essere;
• consentire l’esercizio dell’attività di controllo da parte dei pubblici uffici.
L’obbligo di fatturazione è, inoltre, funzionale alla creazione del titolo che legittima il cedente
o prestatore ad esercitare la rivalsa e l’acquirente o committente ad operare la detrazione
dell’imposta addebitata in fattura.
L’obbligo di conservazione dei documenti contabili, subordinato all’esigenza di consentire
l’attività di accertamento da parte dei pubblici uffici, è disposto dalla norma contenuta
nell’art. 2220 c.c . (rubricato «Conservazione delle scritture contabili») secondo il quale «le
scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo
stesso periodo devono conservarsi le fatture …».
Dalla fraseologia legislativa dell’articolo citato si evince l’obbligo per i soggetti passivi Iva di
conservazione delle fatture (emesse e ricevute) per 10 anni.
1
I requisiti che deve contenere la fattura sono:
a) ditta, denominazione o ragione sociale, residenza o domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l’operazione, del
rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti e, relativamente al
cedente o prestatore, numero di partita IVA. Se non si tratta di imprese, società o enti devono essere indicati, in luogo
della ditta, denominazione o ragione sociale, il nome e il cognome;
b) natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione;
c) corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compreso il valore normale dei beni
ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono di cui all’art. 15, n. 2; D.P.R. n. 633/1972;
d) valore normale degli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
e) aliquota, ammontare dell’imposta e dell'imponibile con arrotondamento al centesimo di euro;
f) numero di partita IVA del cessionario del bene o del committente del servizio qualora sia debitore dell'imposta in luogo
del cedente o del prestatore, con l’indicazione della relativa norma;
g) data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e numero dei chilometri percorsi, delle ore navigate o
delle ore volate, se trattasi di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi, di cui all'art. 38, comma 4, del D.L. 30
agosto 1993, n. 331, convertito, con modificazioni, dalla legge 29 ottobre 1993, n. 427;
h) annotazione che la stessa è compilata dal cliente ovvero, per conto del cedente o prestatore, da un terzo.
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GENERAZIONE ED INVIO DELLE FATT URE
Le modalità con cui vengono generati i documenti contabili devono essere tali da garantire
l’integrità dei documenti stessi per il tempo richiesto dalla legge.
Fatture cartacee
Le fatture cartacee devono essere compilate in duplice esemplare (così come disposto
dall’art. 21, comma 4, D.P.R. n. 633/1972); una copia deve essere consegnata o spedita
all’acquirente e l’altra conservata dal cedente o prestatore.
La fattura cartacea può essere prodotta attraverso strumenti informatici. In tal senso
dispone la circolare dell’Agenzia delle entrate 19 ottobre 2006, n. 45/E nella quale si le gge
«anche la fattura in formato cartaceo può essere creata attraverso uno strumento informatico;
tuttavia, a differenza della fattura elettronica, le parti dell’operazione hanno l’obbligo di
materializzare il documento informatico su un supporto cartaceo, che costituisce, in
questo caso, l’originale della fattura. In tale evenienza, la materializzazione si rende
necessaria in quanto il documento è carente dei requisiti (riferimento temporale e firma
elettronica qualificata) che caratterizzano la fattura elettronica, garantendone la data certa e
l’immodificabilità del contenuto».
In merito alle modalità di invio della fattura cartacea all’acquirente, essa può essere inviata
all’acquirente tramite spedizione postale, agenzie di recapito, consegna diretta (a mano), ecc..
La fattura cartacea può essere inviata all’acquirente anche tramite posta elettronica così
come evidenziato dall’Amministrazione finanziaria nella circolare n. 45/E del 2005 secondo la
quale «è opportuno precisare che sia le fatture in formato cartaceo sia quelle in formato
elettronico possono essere spedite/trasmesse tramite posta elettronica o altri mezzi
elettronici».
Fatture elettroniche
L’art. 21, D.P.R. n. 633/1972, ammette la possibilità di emettere la fattura elettronica in
alternativa al documento cartaceo (Tavola 1). L’emissione della fattura elettronica richiede
la compilazione, trasmissione ed archiviazione del documento «dematerializzato» con
l’utilizzo di specifici supporti informatici che consentono di garantire l’integrità e
l’autenticità dei documenti attraverso:
• apposizione di firma elettronica;
• apposizione di data e ora di trasmissione del documento;
• utilizzo di un meccanismo che non consenta l’alterazione o modificabilità del
documento stesso (tecnicamente il documento non deve contenere macroistruzioni né
codici eseguibili che permettano la modifica del contenuto del file contenente la
fattura).
Il soggetto che riceve la fattura generata elettronicamente deve essere stato
preventivamente informato e deve aver dato il proprio assenso a tale modalità di
trasmissione; a tutela del soggetto emittente è opportuno che tale consenso venga dato per
iscritto.
In merito alle modalità di trasmissione delle fatture elettroniche, l’Agenzia delle entrate, nella
circolare n.45/E del 2005, ha precisato che «la trasmissione elettronica è la forma
ordinaria di invio della fattura emessa in formato elettronico. In tal caso, l’integrità,
l’immodificabilità, la provenienza e l’autenticità del contenuto della fattura, trasmessa per via
elettronica, sono garantite dall’esistenza del riferimento temporale e della firma elettronica
qualificata nonché dall’assenza di macroistruzioni e codici eseguibili».
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Tavola 1 – CARATTERISTICHE DELLA FATTURA ELETTRONICA
Apposizione sulla fattura di riferimenti
temporali precisi (data e ora) e firma digitale
Immodificabilità delle
fatture elettroniche
garantita attraverso
Utilizzo di sistemi EDP che garantiscano
autenticità ed integrità dei dati
Le fatture elettroniche devono, quindi, essere inviate con la trasmissione elettronica
(trasmissione attraverso sistemi EDP, posta elettronica, modem, ecc). A differenza delle
fatture cartacee inviate attraverso i sistemi informatici, le fatture elettroniche non devono
essere obbligatoriamente stampate su supporto cartaceo; tuttavia, la fattura elettronica deve
essere resa immodificabile mediante la firma elettronica e deve contenere un preciso
riferimento temporale (data e ora).
CONSERVAZIONE DELLE FATT URE
Una volta generata la fattura (cartacea o elettronica) ed inviata all’acquirente attraverso le
modalità sopra indicate occorre procedere alla conservazione del documento.
Fatture cartacee
Il metodo «tradizionale» attraverso il quale vengono conservate le fatture cartacee è
l’archiviazione in schedari del documento fisico da parte del soggetto emittente e del
soggetto acquirente. Tuttavia, il legislatore ha previsto la possibilità di conservare le fatture
cartacee su «supporti di immagini» seguendo precise modalità di archiviazione.
L’art. 7-bis, comma 4, D.L. 10 giugno 1994, n. 357 (convertito con modificazione dalla legge 8
agosto 1994, n. 489) ha aggiunto all’art. 2220 c.c. il terzo comma secondo il quale «le
scritture e i documenti di cui al presente articolo [N.d.r. scritture contabili tra le quali rientrano
le fatture] possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini,
sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere
rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti».
Il D. M. 23 gennaio 2004 («Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti
informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto») definisce la modalità per la
conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini fiscali. A tal proposito, l’art. 4 del
decreto ministeriale in parola è dedicato al processo di conservazione digitale di documenti
e scritture analogici (tra i quali si annovera la fattura cartacea). I documenti analogici (su
carta) devono essere archiviati e raccolti in fascicoli; successivamente si procede alla
trasformazione in immagini da memorizzare sui supporti ottici. Tale memorizzazione
può essere fatta in modo totale, ossia come se si facesse una fotografia del documento, oppure
mediante un’«impronta», che consiste in un riassunto del documento effettuato
dall’elaboratore, che non consenta la manipolazione successiva.
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Il documento digitale deve essere leggibile e, a richiesta delle Autorità, deve essere
disponibile su supporto cartaceo ed informatico presso il luogo di conservazione delle
scritture per consentire verifiche, ispezioni e controlli. Il documento conservato può essere
esibito anche per via telematica. La leggibilità del supporto deve essere garantita nel tempo e
deve consentire il rispetto dell’ordine cronologico.
All’interno di un dato periodo d’imposta la procedura deve essere eseguita senza soluzione di
continuità. Il supporto deve, inoltre, permettere le funzioni di ricerca e di estrazione delle
informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al
codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.
Il processo di conservazione digitale deve, inoltre, avvenire seguendo la procedura indicata
nell’art. 3 della deliberazione dell’AIPA (Autorità per l’informatica nella Pubblica
Amministrazione) 19 febbraio 2004, n. 11. La disposizione contenuta nell’articolo citato
dispone che il processo di conservazione in commento deve avvenire mediante
memorizzazione su supporti ottici e si conclude con l’apposizione, sull’insieme dei
documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della
conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
Il processo di conservazione digitale si conclude con l’ulteriore apposizione del riferimento
temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale. Tale previsione ha
lo scopo di garantire l’attestazione di conformità di quanto memorizzato al documento
d’origine.
Come precisato dell’Agenzia delle entrate nella circolare 6 dicembre 2006, n. 36/E, la
distruzione del documento cartaceo può avvenire solo successivamente al completamento
del processo di conservazione.
Fatture elettroniche
Le fatture elettroniche trasmesse in forma elettronica, devono essere archiviate
obbligatoriamente in modo elettronico. Tale forma di archiviazione è obbligatoria anche
per il soggetto che riceve le fatture così generate e pertanto tale soluzione trova difficile
applicazione della pratica, considerato che tale sistema di archiviazione coinvolge tutti i
destinatari di fatture della società (ovviamente quelli obbligati alla tenuta della contabilità).
L’Agenzia delle entrate nella circolare n. 36/E del 2006 è intervenuta sulle modalità di
conservazione delle fatture disponibili su supporto informatico precisando che la conservazione
deve essere effettuata a norma del sopra citato art. 3, comma 2, del decreto 23 gennaio 2004;
esso prevede per la conservazione elettronica delle fatture una cadenza almeno
quindicinale. La prassi dell’Agenzia delle entrate (circolare n. 36/E del 2006) ha precisato che
il termine non esclude che la conservazione elettronica delle fatture possa, a discrezione del
contribuente, aver luogo anche ad intervalli più ravvicinati.
In secondo luogo, l’Agenzia delle entrate ritiene che tale processo di conservazione debba
effettuarsi entro i quindici giorni dal ricevimento (per il destinatario) ovvero
dall’emissione (per l’emittente) delle fatture, fermi restando i termini per l’assolvimento
degli obblighi di registrazione previsti dagli artt. 23, 24 e 25 del D.P.R. n. 633/1972 (in senso
conforme c.f.r. Agenzia delle entrate, circolare n. 45/E del 2005).
Le fatture elettroniche trasmesse su carta (o tramite e mail), possono invece essere
archiviate a scelta o in forma elettronica o in forma cartacea (art. 39, comma 3, D.P.R.
n. 633/1972). In questa ipotesi il soggetto che riceve le fatture può a sua scelta procedere con
l’archiviazione tradizionale o quella elettronica.
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Archiviazione elettronica
Il soggetto passivo che intenda procedere con l’archiviazione elettronica deve assicurare, in
caso di richiesta da parte dell’Amministrazione finanziaria, l’accesso all’archivio e deve
mostrare i requisiti di autenticità, attestati dagli appositi certificati prodotti in sede di invio
della fattura, nonché mostrare l’integrità delle fatture emesse in formato elettronico che
devono poter essere stampabili e trasferibili su altro supporto informatico. Resta inteso
che malgrado l’indubbia comodità della fattura elettronica viene richiesto all’interessato una
serie di adeguamenti al proprio sistema informatico e l’inevitabile ricorso a consulenti
specializzati per porsi in grado di rispettare i requisiti tecnici richiesti.
Le modalità di conservazione della fattura elettronica sono stabilite dal terzo comma del D.L.
23 gennaio 2003. Tali modalità sono analoghe a quelle descritte per la conservazione
informatica delle fatture cartacee a differenza dell’obbligo di apposizione del riferimento
temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di pubblico ufficiale.
L’Agenzia delle entrate nella circolare n. 45/E del 2005, a commento della metodologia di
conservazione delle fatture elettroniche, ha precisato che la conservazione delle stesse
consiste nella trasposizione dei documenti informatici su supporti ottici o su qualsiasi supporto
idoneo a garantirne la conservazione nel tempo. Le scritture obbligatorie tenute in formato
elettronico devono essere conservate per il medesimo periodo prescritto dalle disposizioni
contenute nel Codice Civile (10 anni, c.f.r. art. 2220 c.c.).
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GLOSSARIO
Firma elettronica
La firma elettronica, detta anche firma digitale o firma elettronica qualificata, è un mezzo
attraverso cui autenticare dei documenti digitali, alla stregua di quanto avviene con la
firma autografa apposta su documenti cartacei. Essa costituisce il risultato di un processo
di calcolo che porta ad ottenere il documento firmato a partire dal documento (senza firma
digitale) e da alcune informazioni strettamente associate alla persona che deve apporre la
firma elettronica sul documento in questione.
Sistemi EDP
Il termine EDP sta per Electronic Data Processing, e identifica i sistemi informatici che
vengono adottati dalle aziende per la gestione dei sistemi informativi. Si può pensare ad
un sistema EDP come all’insieme delle applicazioni informatiche utilizzate dall’impresa
nello svolgimento delle attività e per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, unito ad un
insieme di dati memorizzati su supporti elettronici.
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