Bozza 4 - Università degli Studi di Siena

MANUALE PER LA GESTIONE DEL
PROTOCOLLO INFORMATICO DELL’AMMINISTRAZIONE GENERALE
DELL’UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI SIENA
Bozza 4
MANUALE PER LA GESTIONE DEL
PROTOCOLLO INFORMATICO DELL’AMMINISTRAZIONE GENERALE
DELL’UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI SIENA
Bozza 4
Premessa
1.00 La protocollazione
2.00 Il registro di protocollo
3.00 Casistica e comportamenti organizzativi
4.00 Flussi documentali
5.00 La gestione dell’archivio corrente
6.00 Conservazione dei documenti informatici
Allegato 1 Strutture afferenti all’Area Organizzativa Omogenea
Amministrazione generale
Allegato 2 Definizioni
Allegato 3 Documenti non sottoposti a registrazione di protocollo
Allegato 4 Linee guida per l’inserimento e l’aggiornamento delle
anagrafiche nel protocollo informatico
Allegato 5 Titulus 97 – Titolario di classificazione
dell’amministrazione generale
Allegato 6 Normativa di riferimento
MANUALE PER LA GESTIONE DEL
PROTOCOLLO INFORMATICO DELL’AMMINISTRAZIONE GENERALE
DELL’UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI SIENA1
2
Premessa
L’Università degli Studi di Siena partecipa del progetto Titulus. Questo manuale
si basa quindi largamente sul modello citato in nota 1, ma introduce variazioni
derivanti dal confronto con altri manuali , con le esigenze proprie dell’organizzazione
dell’Ateneo e con gli adeguamenti delle prassi alle normative in materia di
informatizzazione dei processi di creazione, gestione, protocollazione e conservazione
di documenti informatici.
Il software utilizzato è Titulus nella versione XML prodotto da Kion.
Questo manuale si applica all’Area organizzativa omogenea (AOO) “Amministrazione
generale dell’università degli Studi di Siena”, composta, al momento, dalle Unità
organizzative responsabili (UOR) riportate nell’allegato 1. e descrive le attività di
gestione, organizzazione e tutela dei documenti prodotti o acquisiti da essa.
L’ attività di gestione documentaria riguarda i documenti prodotti o acquisiti da un
soggetto nello svolgimento delle proprie attività istituzionali. Per una migliore
comprensione dei termini in uso e delle definizioni si rimanda all’allegato 2.
La normativa italiana, prevede l’istituzione del Servizio per la gestione del protocollo
informatico, dei flussi documentali e degli archivi3 in ogni pubblica amministrazione.
Nel nostro Ateneo la Divisione flussi documentali e amministrativi svolge le funzioni
equivalenti. Pertanto, il responsabile del protocollo informatico, della gestione dei
flussi documentali e degli archivi previsto dal DPR 445/2000, qui è individuato nel
Responsabile della Divisione flussi documentali e informativi .A tale Divisione compete
anche una generale attività di coordinamento della gestione documentale delle altre
AOO individuate in Ateneo
Questo testo è un manuale, quindi descrive le modalità concrete di gestione dei
documenti attualmente vigenti nel nostro Ateneo. Questo significa che le procedure
sono relative alla documentazione effettivamente trattata. Forte è ancora il riferimento
ai documenti cartacei, nonostante la normativa, in primis il Decreto legislativo 82 del
2005 (Codice dell’amministrazione digitale) con le sue successive modificazioni,
preveda una completa digitalizzazione dei flussi documentali e della formazione dei
fascicoli. La realtà della produzione documentale da parte di enti, aziende e cittadini è
1 (art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000)
2
Il testo è redatto sulla base del “Modello di Manuale di gestione del protocollo informatico – versione 2.0
de 19 aprile 2005 – redatto dal gruppo di lavoro degli archivisti delle università italiane (Bologna, Padova,
Pavia, IUAV Venezia”, del “Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio
delle pubbliche amministrazioni. Modello di riferimento.”prodotto dal Centro nazionale per l’informatica
nelle pubbliche amministrazioni – CNIPA, 2006 e dal confronto fra testi di Manuali di altri atenei. Si
ringrazia per la preziosa consulenza e la paziente opera di revisione del testo la prof.ssa Linda Giuva,
docente di Archivistica presso la facoltà di Lettere di Arezzo dell’Università degli Studi di Siena
Per quanto riguarda il diritto di accesso alla documentazione si rinvia al Regolamento dell’Università degli
Studi di Siena in attuazione della legge 7 agosto 1990, n.241.
Per quanto riguarda la tutela della sicurezza dei dati si fa riferimento al Regolamento per il trattamento
dei dati sensibili e giudiziari in attuazione del D.lgs n. 196/2003.
Per quanto riguarda l’’uso della rete e della posta elettronica si fa riferimento al Regolamento contenente
il disciplinare informatico dell'Università degli Studi di Siena.
3
Art,.61 del DPR 445/2000
però ancora ibrida e fortemente caratterizzata dalla cultura della carta ed un Manuale
di gestione non può descrivere il dover essere, ma l’essere. D’altra parte l’art 40 bis
introdotto nel Codice dell’Amministrazione digitale dal decreto legislativo 235 del 30
dicembre 2010 ribadisce la imprescindibilità delle operazioni di registrazioni di
protocollo anche per i documenti informatici. Quindi, mentre i flussi documentali e la
gestione e conservazione dei documenti possono subire variazioni in funzione del
supporto su cui i documenti sono redatti, le operazioni di registrazione di protocollo
sono relative ai documenti, a prescindere dal supporto su cui essi sono formati.
FORME DI PUBBLICITÀ E DIVULGAZIONE
Il Manuale è pubblicato nel portale dell’Ateneo, nelle pagine della Divisione flussi
documentali e informativi. E’ utilizzabile da chiunque. Si prega di citare la fonte nei
casi utilizzo
1. La protocollazione
1.1 ELEMENTI DELLA REGISTRAZIONE
Sotto il profilo strettamente archivistico, la registrazione è costituita da una serie di
elementi. Tali elementi sono suddivisibili in quattro tipologie:
a) elementi obbligatori immodificabili ;
b) elementi obbligatori modificabili ;
c) elementi facoltativi immodificabili ;
d) elementi facoltativi modificabili .
1.1.1 ELEMENTI OBBLIGATORI IMMODIFICABILI
Gli elementi obbligatori immodificabili servono ad attribuire ad un determinato
documento data, forma e provenienza certa attraverso la registrazione di determinate
informazioni rilevanti sul piano giuridico-probatorio.
Tali elementi, pertanto, sono obbligatori e resi immodificabili dal sistema informatico.
Essi sono:
a) data di registrazione;
b) numero di protocollo;
c) corrispondente (mittente per il documento in arrivo, destinatario per il documento
in partenza);
d) oggetto;
e) numero degli allegati;
f) tipologia degli allegati.
1.1.2 ELEMENTI OBBLIGATORI MODIFICABILI
Gli elementi obbligatori modificabili sono tre:
a) unità organizzativa responsabile del procedimento/affare (UOR);
b) responsabile del procedimento amministrativo/affare (RPA);
c) classificazione archivistica.
I primi due, cioè l’unità organizzativa responsabile e il responsabile del procedimento
amministrativo, sono previsti dagli artt. 4-6 della legge 7 agosto 1990, n. 241 Il
primo è il nomen juris attribuito agli uffici della pubblica amministrazione destinati a
competenze omogenee, mentre il secondo è anche il detentore giuridico del fascicolo
archivistico, nonché il potenziale autore delle modifiche e delle integrazioni agli
elementi modificabili del protocollo informatico.
Il terzo e ultimo elemento, cioè la classificazione, è espressamente previsto dall’art.
56 del DPR 445/2000, come una delle tre «operazioni necessarie e sufficienti per la
tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche
amministrazioni». In un sistema corretto di gestione dei documenti possiamo infatti
prevedere documenti non protocollati, ma mai documenti non classificati.
1.1.3 ELEMENTI FACOLTATIVI IMMODIFICABILI
Gli elementi facoltativi immodificabili sono tre:
• data del documento ricevuto;
• protocollo del documento ricevuto;
• impronta del documento informatico.
Tali elementi sono previsti dal DPR 445/2000, in particolare dall’art. 53, comma 1,
lettere e) ed f).
Il sistema prevede inoltre la registrazione, se presente, del nome della persona fisica
che ha sottoscritto il documento, tramite il campo firmatario, da compilare nel caso in
cui il mittente sia una persona giuridica, pubblica o privata, secondo le indicazioni
fornite dalle Linee guida per l’inserimento e l’aggiornamento delle anagrafiche nel
protocollo informatico (allegato 4).
Nel caso dei documenti informatici, il sistema prevede anche la registrazione
dell’impronta, cioè di una sequenza di bit che identificano in maniera univoca il
documento.
1.1.4 ELEMENTI FACOLTATIVI MODIFICABILI
Gli elementi facoltativi modificabili sono, a loro volta, di tre tipologie:
• elementi legati ai flussi documentali;
• elementi legati alla gestione dell’archivio;
• elementi legati alla gestione delle banche dati.
Gli elementi facoltativi modificabili legati alla gestione dei flussi documentali sono di
norma i seguenti:
• tipo di spedizione (prioritaria, espressa, corriere, raccomandata con ricevuta di
ritorno, telefax, e-mail, posta elettronica certificata, etc.);
• collegamento a documenti precedenti e susseguenti;
• nominativo del destinatario di copia per conoscenza;
• procedimento amministrativo;
• termine di conclusione del procedimento amministrativo;
• indicazione del grado di visibilità del documento (pubblico, riservato, altamente
confidenziale);
• immagine informatica del documento amministrativo.
Gli elementi facoltativi modificabili legati alla gestione dell’archivio sono di norma i
seguenti:
• procedimento amministrativo (voce di indice)
• data di apertura e chiusura del fascicolo;
• repertorio dei fascicoli; tipologia del documento con l’indicazione dei termini di
conservazione e di scarto.
Gli elementi facoltativi modificabili legati alla gestione delle banche dati sono di norma
i seguenti:
• ulteriori informazioni sul mittente (eventuale ragione sociale completa,
maschio/femmina, etc.);
• indirizzo completo del mittente (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato);
• ulteriori informazioni sul destinatario (eventuale ragione sociale completa,
maschio/femmina, etc.);
• indirizzo completo del destinatario (via, numero civico, c.a.p., città, provincia,
stato); numero di matricola (se dipendente o studente);
• codice fiscale;
• partita iva;
• recapito telefonico; recapito telefax;
• indirizzo di posta elettronica;
• chiave pubblica della firma digitale.
1.2 SEGNATURA DI PROTOCOLLO
La registrazione e la segnatura costituiscono un’operazione unica e contestuale aventi
entrambe la natura di atto pubblico La segnatura di protocollo ha la funzione di
stabilire un legame indissolubile tra documento e registrazione di protocollo.
1.2.1 SEGNATURA DI PROTOCOLLO NEL DOCUMENTO INFORMATICO
Nel documento informatico in arrivo, tale funzione è garantita dalla presenza
dell'impronta del documento nella registrazione stessa.
Per i documenti informatici in partenza (trasmessi via posta elettronica) i dati sono
contenuti in un file XML (trasmesso nell'ambito dello stesso messaggio). Essa ha uno
scopo molto più ampio, ovvero consentire la codifica strutturata delle informazioni
archivistiche relative al documento inviato, le informazioni sul procedimento
amministrativo ed altre informazioni utili al trattamento del documento. La segnatura
informatica codificata per mezzo del linguaggio XML è alla base dell'interoperabilità dei
sistemi di protocollo informatico in rete.
1.2.2 SEGNATURA DI PROTOCOLLO NEL DOCUMENTO ANALOGICO
Contestualmente alla registrazione, sul documento cartaceo viene apposta la
segnatura di protocollo attraverso un “segno” indelebile che nella nostra università
abbiamo scelto essere un timbro che riporta il nome dell’Area organizzativa omogenea
(AOO), il numero di registrazione, la data, la classificazione, l’unità operativa
responsabile (UOR), il nome del Responsabile del procedimento (RPA) e le unità
operative che ricevono le copie per conoscenza.
Per la corrispondenza in partenza il numero di protocollo, completo di classificazione,
viene segnato a mano e la data con il datario.
1.3 RILASCIO DI RICEVUTA DEL DOCUMENTO IN ARRIVO
Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona
incaricata al servizio di protocollo, e venga richiesta l’attestazione di avvenuta
protocollazione, e comunque in tutti i casi in cui si richiede tale attestazione, il servizio
protocollo ne rilascia ricevuta. attraverso una funzionalità specifica del software di
protocollazione. La semplice ricevuta o il timbro datario firmato da chicchessia non
rileva alcunché ai fini giuridico-probatori.
Qualora per ragioni organizzative o tecniche non sia possibile protocollare
immediatamente il documento, il servizio protocollo comunica al mittente o ad altra
persona incaricata il termine entro il quale il documento verrà comunque protocollato,
impegnandosi a far pervenire la copia del documento protocollato o la indicazione
degli estremi del protocollo (data e numero, struttura ricevente) all’indirizzo o
recapito, anche informatico (e-mail, telefax, etc.) indicato dal mittente.
1.4 PROTOCOLLO DIFFERITO
Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permetta di
evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa o comunque
entro 48 ore dal ricevimento e qualora dalla mancata registrazione di protocollo del
documento nella medesima giornata lavorativa di ricezione possa venire meno un
diritto di terzi (ad esempio per la registrazione di un consistente numero di domande
di partecipazione ad un concorso in scadenza), è ammessa la registrazione mediante
l’uso del protocollo differito con l’indicazione delle opportune informazioni
amministrative che richiedono il differimento dei termini.
Il protocollo differito consiste nel differimento della decorrenza giuridica dei termini di
arrivo del documento rispetto alla data di registrazione, dichiarandone espressamente
la data effettiva di arrivo e le motivazioni del ritardo.
Le informazioni amministrative circa le cause del differimento dei termini vanno
inserite direttamente nel registro di protocollo all’atto della protocollazione.
Il ricorso al protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo ed è autorizzato
dal responsabile del servizio protocollo per le seguenti motivazioni:
• sciopero;
• afflusso di un numero esorbitante di documenti per scadenze incombenti;
• eventi non preventivabili di carenze di personale
Il ricorso al protocollo differito può avvenire anche su motivata richiesta della UOR il
cui responsabile, deve indicare nel documento medesimo o nella richiesta allegata
(quando trattasi di più documenti omogenei) le opportune motivazioni.
Nel caso di richiesta allegata, se riferita a più documenti, si deve procedere alla
scansione della stessa per ogni documento indicato.
Per il documento ammesso alla registrazione con le procedure del protocollo differito,
sopra il timbro di registrazione, va posto anche il timbro “Protocollo differito al
gg/mm/aaaa]”.
Nel caso di documento informatico la registrazione costituisce insieme di metadati
che sostituiscono la segnatura.
I campi del protocollo differito (data e informazioni provvedimento) sono
immodificabili.
Per armonizzare le procedure di registrazione di protocollo con quanto stabilito dal
Regolamento dell’Università degli Studi di Siena in attuazione della legge 7 agosto
1990, n. 241,art. 4, c.3, le raccomandate con avviso di ritorno che non possono
essere registrate nel giorno dell’arrivo, sono registrate con protocollo differito.
Dal momento che il dispositivo di posta elettronica certificata sarà integrato nel
protocollo, la data ufficiale di arrivo dei messaggi, sarà certificata dalla ricevuta
rilasciata dal gestore della PEC dell’Amministrazione generale. Questo perché l’invio
del messaggio può avvenire in qualunque momento della giornata e viene
automaticamente assunto in bozza dal sistema di protocollo. Il protocollista va a
completare i dati e registra il documento. Il sistema assegna in quel momento numero
e data di protocollazione
1.5 PROTOCOLLAZIONE IN PARTENZA
La corrispondenza in partenza viene registrata al protocollo dal RPA del UOR o da una
persona da lui espressamente incaricata.
Perché possano essere correttamente protocollati e inviati, i documenti devono
contenere alcuni elementi imprescindibili, indipendentemente dal supporto su cui sono
redatti:
• il logo dell’università;
• la denominazione dell’università;
• l’indirizzo completo dell’università;
• l’indicazione dell’UOR che ha redatto il documento;
• il visto del RPA;
• la firma del Responsabile dell’adozione del provvedimento;
• la data di spedizione che DEVE coincidere con la data di registrazione a
protocollo in uscita;
• l’oggetto della lettera;
• l’indicazione chiara del destinatario;
• l’indirizzo completo del destinatario
• l’indicazione se il destinatario è per competenza o per conoscenza
• il numero e la descrizione degli allegati,
• l’indicazione del mezzo scelto per la spedizione
• riferimenti a documenti precedenti
Questi elementi rendono il documento valido e forniscono i dati per una registrazione
corretta di protocollo che prevede infatti l’indicazione del:
• destinatario per competenza o per conoscenza,
•
•
•
•
•
•
•
•
•
mezzo di spedizione
procedimento (voce d’indice)
classificazione
oggetto;
numero e descrizione degli allegati
il RPA che ha istruito il procedimento;
l’UOR che ha redatto l’atto;
eventuali legami con altri documenti precedentemente acquisiti.
1.6 ANNULLAMENTO DI UNA REGISTRAZIONE
È consentito l’annullamento di una registrazione di protocollo (in arrivo e in partenza)
per motivate e verificate ragioni. In questo caso, l’annullamento viene effettuato
attraverso l’apposizione della dicitura «annullato», in maniera tale da consentire la
lettura delle informazioni registrate in precedenza e da non alterare le informazioni
registrate negli elementi obbligatori del protocollo.
Solo il responsabile del servizio protocollo autorizza l’annullamento di una
registrazione di protocollo.
Ad esso vanno trasmesse le richieste scritte (anche per fax o per e-mail) contenenti il
numero di protocollo da annullare, i motivi dell’annullamento e, se il documento è
stato riprotocollato correttamente, l’indicazione del nuovo numero di protocollo
attribuito al documento.
Nella registrazione di protocollo, infatti, devono apparire in forma ben visibile,oltre agli
elementi già indicati, anche data e ora dell’annullamento, nonché il codice
identificativo e il cognome e nome dell’operatore che ha effettuato l’annullamento.
Le informazioni relative alla registrazione di protocollo rimangono comunque
memorizzate nel registro informatico per essere sottoposte alle elaborazioni previste
dalla procedura, comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché la data,l’ora, l’autore
dell’annullamento e gli estremi dell’autorizzazione all’annullamento del protocollo.
L’indicazione dell’annullamento va anche apposta sul documento cartaceo a cura del
servizio protocollo (se documento in arrivo) o del RPA (se documento in partenza, tra
uffici o documenti repertoriati).
Il documento annullato, fatto salvo il caso di restituzione ad altra persona fisica o
giuridica per non afferenza a procedimenti amministrativi della AOO Amministrazione
generale ,deve essere conservato nel fascicolo corrispondente.
Nel caso di documenti informatici, le informazioni relative all’annullamento contenute
nella registrazione di protocollo costituiscono insieme dei metadati di corredo da
conservare unitamente al documento medesimo.
1.7 DOCUMENTI DA NON PROTOCOLLARE
La normativa in vigore ha previsto alcune tipologie di documenti da non protocollare.
Alcune tipologie sono espressamente previste dall’art. 53, comma 5 del DPR
445/2000, altre fanno riferimento alla registrazione particolare, cioè ad una
repertoriazione.
Oltre a queste tipologie documentali, ve ne sono altre che, costituendo mera notizia di
prevalente rilevanza informativa, possono anche, a discrezione del RPA, non essere
ammesse a registrazione di protocollo.
Per un elenco dei documenti non soggetti a registrazione di protocollo si rimanda
all’allegato n.3.
1.8 PROTOCOLLO RISERVATO
Il servizio di protocollo provvede a protocollare ciascun documento senza specificarne
l’eventuale riservatezza; il responsabile del procedimento, che lo riceve e ne valuta il
suo grado di riservatezza, provvede eventualmente a comunicare al servizio di
protocollo l’opportuna modifica da effettuare sulla maschera di registrazione o
protocollazione: si tratta di valorizzare, in luogo del campo “Pubblico”, il
campo“Altamente confidenziale” In questo caso, la riservatezza, mediante la
procedura Docway, consiste nell’oscuramento totale della stringa relativa alla
registrazione del documento cosicché solo chi è abilitato può visionare i dati della
registrazione.
1.8.1 DOCUMENTI RISERVATI
• Le seguenti tipologie documentarie possono essere trattate come documenti
riservati direttamente dal responsabile del protocollo
• i documenti relativi a vicende di persone o a fatti privati o particolari ai sensi
della normativa in materia di protezione dei dati personali;
• i documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o
al buon andamento dell’azione amministrativa;
• i documenti anonimi individuati ai sensi dell’art. 8, c. 4 e dell’art. 141 del codice
di procedura penale;
• le tipologie di documenti individuate dalle leggi in materia di procedimento
amministrativo e diritto di accesso ai documenti amministrativi e da quelle in
materia di protezione dei dati personali.
2. IL REGISTRO DI PROTOCOLLO
Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e
dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla
regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a
danno delle parti.
Il registro di protocollo è inoltre soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di
situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.
Al fine di tutelare l’integrità e la regolarità delle registrazioni, il responsabile del
servizio di protocollo. provvede quotidianamente alla stampa del registro giornaliero di
protocollo su supporto informatico immodificabile.
Entro il mese di gennaio, il direttore del servizio protocollo provvede alla stampa del
registro di protocollo dell’anno precedente e, verificata la congruità delle registrazioni,
effettua lo scarto delle stampe del registro giornaliero di protocollo dell’anno
precedente.
Al fine di mantenere anche su supporto cartaceo traccia della modifica degli elementi
facoltativi del protocollo, intervenuta per effetto della gestione dei documenti e dei
procedimenti amministrativi, il direttore del servizio protocollo provvede entro il mese
di gennaio alla stampa e alla rilegatura del registro di protocollo relativo al quinto
anno antecedente su supporti cartacei di qualità.
2.1 STAMPA DEL REGISTRO DI PROTOCOLLO
La stampa del registro di protocollo può essere informatica (stampa su uno o più file)
o cartacea.
La stampa informatica, prevista implicitamente dalla legge, permette essenzialmente
di assicurare al registro di protocollo una verifica sull’integrità delle registrazioni.
Questa stampa è effettuata in procedura batch dal sistema informatico.
2.2 IL REGISTRO DI EMERGENZA
Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile
informatico, ogni evento deve essere registrato su un
denominato Registro di emergenza (RE).
Sul registro generale devono essere riportate la causa, la
dell’interruzione, nonché la data e l’ora del ripristino della piena
utilizzare il protocollo
supporto alternativo,
data e l’ora di inizio
funzionalità del
sistema, nonché eventuali annotazioni ritenute rilevanti dal responsabile del protocollo
informatico. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi
oltre 48 ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del
protocollo autorizza l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di
una settimana.
Qualora nel corso di un anno non si sia fatto ricorso al registro di emergenza, il
responsabile del servizio protocollo deve annotarne anche il mancato uso.
2.3 PROCEDURE DEL REGISTRO DI EMERGENZA
Prima di autorizzare l’avvio della procedura, il responsabile del servizio protocollo deve
impostare prima e verificare poi la correttezza di data e ora sui rispettivi registri di
emergenza.
Nel concreto, si tratta di utilizzare il software Titulus XML su un computer stand alone,
cioè non collegato alla rete, identificato dal responsabile del servizio protocollo con un
numero cardinale sequenziale di due cifre, preceduto dalla sigla RE (registro di
emergenza); ad esempio, RE01.
Ogni registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il 1° gennaio
e termina il 31 dicembre di ogni anno.
Ogni documento è individuato dal numero assegnato nel registro di emergenza, anno
di registrazione, numero di protocollo in formato previsto dall’ art. 57 del
DPR445/2000; ad esempio: RE01- UA0100-2005-0003456.
Una volta ripristinata la piena funzionalità del sistema, il responsabile del servizio
protocollo provvede alla chiusura dei registri di emergenza, annotando su ciascuno il
numero delle registrazioni effettuate e la data e ora di chiusura.
Egli poi provvede senza ritardo alla connessione dei registri di emergenza con il
protocollo unico, inserendo le registrazioni effettuate utilizzando l’apposita funzione di
recupero “riga per riga”. Verificato lo “scarico” delle registrazioni, autorizza il ripristino
del protocollo unico e il servizio protocollo provvede a smistare i documenti alla UOR.
Il registro di emergenza viene sostanzialmente a configurarsi come un repertorio del
protocollo unico: ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza è
attribuito un nuovo numero di protocollo, seguendo senza soluzioni di continuità la
numerazione del protocollo unico raggiunta al momento dell’interruzione del servizio.
A tale registrazione è associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione
del relativo protocollo di emergenza.
I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo unico
recheranno, pertanto, due numeri: uno del protocollo di emergenza e uno del
protocollo unico.
L’efficacia della registrazione è dunque garantita dal numero attribuito dal registro di
emergenza e a quel numero deve farsi riferimento per l’avvio dei termini del
procedimento amministrativo; l’efficienza, invece, è garantita dall’unicità della catena
documentale e dalla normalizzazione dei dati gestionali, comprese la classificazione e
la fascicolazione archivistica.
3. Casistica e comportamenti organizzativi
3.1 CASISTICA
Qui di seguito vengono fornite alcune indicazioni pratiche riguardo ai comportamenti
organizzativi da adottare di fronte ad alcune situazioni che accadono comunemente
nell’espletamento delle operazioni di registratura della documentazione in arrivo
3.1.1 RACCOMANDATE
È prevista la registrazione della data di spedizione nel campo immodificabile
“Annotazioni”, vista la rilevanza che questa informazione ha ai fini giuridico-probatori.
Le raccomandate con avviso di ritorno hanno la precedenza sugli altri documenti nelle
operazioni di protocollazione, dal momento che, secondo il nostro Regolamento di
attuazione della legge 7 agosto 1990 n.241, l’inizio dei termini del procedimento
decorrono dalla data dell’avviso di ricevimento. Quando non sia possibile protocollare
le raccomandate con avviso di ricevimento nel giorno stesso del loro arrivo, ad esse si
applica il protocollo differito.
3.1.2 BANDI DI GARA E PREVENTIVI
La corrispondenza che riporta l’indicazione “offerta” - “gara d’appalto” - “preventivo” o
simili, o dal cui involucro è possibile evincere che si riferisce alla partecipazione ad una
gara, non deve essere aperta, ma protocollata in arrivo con l’apposizione della
segnatura, della data e dell’ora e dei minuti di registrazione direttamente sulla busta,
plico o simili, e deve essere inviata all’UOR competente.
È compito dello stesso UOR provvedere alla custodia delle buste o dei contenitori
protocollati, con mezzi idonei, sino all’espletamento della gara stessa.
Dopo l’apertura delle buste l’UOR che gestisce la gara d’appalto riporta gli estremi di
protocollo indicati sulla confezione esterna su tutti i documenti in essa contenuti.
Per motivi organizzativi tutti lei UOR sono tenute ad informare preventivamente il
responsabile del servizio di protocollo in merito alle scadenze di concorsi, gare, bandi
di ogni genere.
3.1.3. DOCUMENTI IN MATERIA DI CONTENZIOSO
Quando un documento giudiziario viene trasmesso con lettera di accompagnamento, il
corrispondente è l’autore della lettera accompagnatoria (ad es. Avvocatura generale o
distrettuale dello Stato, ma anche altre strutture o persone).
Quando un documento giudiziario, privo di lettera di accompagnamento, ma riportante
il timbro dell’avvocato o dello studio legale, viene notificato a mano o tramite il
servizio notificazione atti di una autorità giudiziaria (ad es. Tribunale, Corte d’appello,
ecc.), il corrispondente è l’avvocato o lo studio legale. Se il ricorrente ha conferito
mandato a più avvocati, l’anagrafica sarà quella dello studio legale dell’avvocato che
ha sottoscritto l’atto.
Il vettore, se diverso dai servizi postali ordinari, può essere indicato nelle annotazioni
del sistema di protocollo.
In presenza di un atto giudiziario del Tribunale amministrativo regionale riportante il
timbro dello studio legale per il deposito o la consegna, il corrispondente è lo studio
legale.
In presenza di un documento giudiziario (ad es., ordinanze) con intestazione
«Repubblica Italiana - Tribunale di [comune]», a firma del presidente e dell’estensore
senza altra indicazione e privo di lettera di accompagnamento, il corrispondente è il
Tribunale. Nel caso di un documento redatto su carta intestata riferita a un dipendente
che esercita la libera professione (ad es. avv. ...professore di ruolo dell’Università di
...), il corrispondente è il professionista o lo studio legale.
3.1.4. LETTERE ANONIME
La ratio che deve governare il comportamento di un operatore durante la fase di
registrazione di un documento in arrivo deve essere improntata alla avalutatività.
In altre parole, il protocollista deve attestare che un determinato documento così
come si registra è pervenuto. Si tratta dunque di una delicata competenza di tipo
notarile, attestante la certezza giuridica di data, forma e provenienza per ogni
documento.
Le lettere anonime, pertanto, vanno protocollate.
In questi casi, la procedura prevede l’utilizzo della limitazione della visibilità con
l’opzione software Riservato/altamente confidenziale), per un motivo semplice: quello
di non fare da “gran cassa” e quindi limitare la visibilità del documento anonimo alla
UOR o agli organi interessati. Nel campo mittente va indicata l’anagrafica “Anonimo”.
3.1.5. LETTERE PRIVE DI FIRMA
Le lettere prive di firma vanno protocollate.
La funzione notarile del protocollo (cioè della registrazione) è quella di attestare data e
provenienza certa di un documento senza interferire su di esso. È poi compito della
UOR e, in particolare, del RPA valutare, caso per caso, ai fini della sua efficacia
riguardo ad un affare o un determinato procedimento amministrativo, cioè se la
lettera priva di firma possa essere ritenuta valida o meno.
3.1.6 DOCUMENTO INFORMATICO
Al fine di fornire la caratteristica di immodificabilità è necessario eliminare o rendere
statici, anche attraverso procedure automatiche, tutti gli elementi dinamici, quali
macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, che possano modificare gli atti, i
fatti o i dati nello stesso rappresentati, e le informazioni di ausilio alla redazione, quali
annotazioni, revisioni, segnalibro, gestite dal prodotto software utilizzato per la
redazione. I formati da preferire sono .pdf e .tiff, oppure non proprietari come .odf,
.txt, .xml.
E’ inoltre necessario che il documento sia sottoscritto con firma digitale o firma
elettronica qualificata.
Da tali documenti, che costituiscono informazione primaria e originale, è possibile
effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi
consentiti dalla legge. Le modalità di formazione delle copie saranno normate con
regole tecniche in via di emanazione.
3.1.7. DOCUMENTI INVIATI PER FAX O PER VIA TELEMATICA DA CITTADINI
Questo paragrafo potrà essere oggetto di mutamenti in ragione della pubblicazione
delle norme tecniche previste dall’art.71 del Codice dell’amministrazione digitale
(Dlgs. 82 del 2005 e sue modificazioni), si riporta di seguito la prassi attualmente
seguita.
Premesso che l’art. 38 del DPR 445 del 2000, nella attuale forma vigente ammette
l’invio per fax o per via telematica delle istanze e delle dichiarazioni alla pubblica
amministrazione ( comprese le domande per la partecipazione a selezioni e concorsi
per l’assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni o per
l’iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti presso le pubbliche amministrazioni), e l’art
45 del D.lgs. 82/2005 attribuisce valore giuridico ai documenti trasmessi per via
telematica,l’accento è posto sulla validità dei documenti inviati con questi mezzi e la
validità è‘ data dalla certezza della provenienza e dalla integrità del contenuto. La
normativa al momento è carente di norme tecniche che ne precisino le prescrizioni. Al
momento questo ente accetta
• l’invio di documenti sottoscritti con firma digitale, il cui certificato è rilasciato da
un certificatore accreditato;
• l’invio di copie delle istanze e delle dichiarazioni sottoscritte, accompagnate
dalla copia del documento di identità (art 38 comma 3 del dpr 445 del 2000).
Tutti i documenti di cui e' prevista la sottoscrizione in ambiente tradizionale, devono
essere pervenire firmati digitalmente. I documenti informatici privi di firma digitale
saranno considerati non sottoscritti. Per la redazione dei documenti devono essere
utilizzati formati statici e non direttamente modificabili, privi di macroistruzioni o
codici eseguibili, preferibilmente pdf e tiff, oppure non proprietari come odf, txt, xml.
L’utilizzo della propria casella di posta certificata (PEC) per l’invio dei documenti da
parte del cittadino, di per sé, non costituisce elemento di validità del documento, fino
a quando non saranno definite le regole tecniche relative al rilascio di credenziali di
accesso, come previsto dall’art. 65 del D.lgs. 82/2005 .
Della registrazione a protocollo di documenti inviati telematicamente viene data
notifica tramite e-mail al RPA e ai destinatari per conoscenza. Non viene inviata
nessuna copia cartacea.
L’Università degli Studi di Siena ha, al momento, una casella di posta certificata
[email protected]
3.1. 8 DOCUMENTI TRASMESSI I PER FAX O VIA TELEMATICA TRA PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI
Sono valide le comunicazioni trasmesse se:
• sottoscritte con firma digitale e altro tipo di firma qualificata;
• sono dotate di segnatura di protocollo
• trasmesse attraverso caselle istituzionali di posta elettronica certificata (PEC).
Altri sistemi di accertamento della provenienza dovranno essere normati con relativo
DPCM di regole tecniche non ancora emanato.
L’invio di un documento per fax è assimilato nella normativa all’invio telematico e
informatico.
Della registrazione a protocollo di documenti inviati telematicamente viene data
notifica tramite e-mail al RPA e ai destinatari per conoscenza. Non viene inviata
nessuna copia cartacea.
3.1.9 MODALITÀ’ SEMPLIFICATE DI INVIO DEI DOCUMENTI ALL’INTERNO DELL’ATENEO.
Considerando l’obbligatorietà dell’uso di strumenti di trasmissione telematica o
informatica di documenti, si considera opportuno indicare delle modalità semplificate
di trasmissione dei documenti all’interno dell’Ateneo.
I documenti spediti all’interno dell’AOO o spediti da altra AOO possono essere
considerati validi (senza necessità di produzione dell’originale), se, oltre alle modalità
previste al par. 3.1.8 del Manuale, pervengono come copie per immagine di documenti
analogici sottoscritti con firma autografa, provenienti da fax o da indirizzi mail
istituzionali o comunque rilasciati all’interno del dominio unisi.it, di cui sia stata
verificata l’autenticità.
Tali verifiche spettano al RPA che invia il documento per la protocollazione.
Tutte le comunicazioni che giungeranno all’Amministrazione in forme diverse da
quanto sopra descritto, saranno accettate al protocollo solo su precisa indicazione del
responsabile del procedimento che si assume la responsabilità dell’accettazione.
In ogni caso, se non è possibile accertare la provenienza di un documento trasmesso
per fax o per via telematica, va acquisito l’originale e deve essere protocollato
quest’ultimo.
In questo ultimo caso , per quanto attiene il protocollo va rispettata la procedura
descritta nel paragrafo successivo
3.1.10. TELEFAX SEGUITO DALL’ORIGINALE
Va tenuto presente che ogni documento deve essere individuato da un solo numero di
protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione.
Di conseguenza, qualora venga registrato un documento ricevuto via telefax e venga
successivamente ricevuto lo stesso documento in originale, il responsabile del servizio
di protocollo deve attribuire all’originale la stessa segnatura del documento pervenuto
via telefax. Si tratta infatti del medesimo documento pervenuto precedentemente via
telefax, su diverso supporto e con un diverso mezzo di trasmissione. Il responsabile
del servizio protocollo deve comunque accertare che si tratti del medesimo
documento. Qualora vi fosse qualche correzione, anche minima, si tratterebbe di un
documento diverso, che quindi va registrato con un nuovo numero di protocollo.
Il tipico esempio è rappresentato da un documento in arrivo via telefax senza firma,
data e protocollo: l’originale pervenuto va pertanto protocollato con un nuovo numero.
Se si tratta di documento identico, va riportata sull’originale la segnatura già apposta
sul telefax.
3.2 MODELLO ORGANIZZATIVO PER INDIVIDUARE I DOCUMENTI GIÀ REGISTRATI (TELEFAX,
ORIGINALI PLURIMI, ETC.)
Il sistema informatico è in grado di individuare il documento pervenuto in precedenza
via telefax.
La procedura si riferisce anche ai documenti ricevuti in originali plurimi in quanto
indirizzati a più uffici od organi, i quali pervengono al protocollo in momenti diversi.
Il software Titulus XML è efficace a condizione di:
• normalizzare le anagrafiche dei mittenti;
• indicare data del documento (se disponibile)
• indicare il numero di protocollo del documento ricevuto (se disponibile).
Prima di effettuare una registrazione, il motore di ricerca, attraverso un sistema di
pattern matching, segnala all’operatore di protocollo altri documenti registrati con la
stessa anagrafica, con pari data e con lo stesso numero di protocollo. In caso di
assenza del numero di protocollo, il motore di ricerca segnala quelli protocollati con la
stessa anagrafica in pari data.
Compare quindi una URL per visualizzare i metadati del documento precedentemente
protocollato e visibile in formato immagine precedentemente acquisita via scanner,
con l’opzione [OK/Annulla].
Verificata la registrazione dello stesso documento, il responsabile del protocollo
informatico provvede alla apposizione degli stessi elementi della segnatura del
documento già registrato.
3.2.1. CASI PARTICOLARI DI DOCUMENTI GIÀ REGISTRATI E LORO ALLEGATI
È possibile descrivere tre casi tipici di difformità tra i documenti registrati e secondi o
plurimi esemplari dello stesso documento che pervengono al Servizio protocollo in
tempi diversi.
In particolare, secondi esemplari che pervengono con:
• allegati diversi;
• integrazione di allegati;
• destinatari diversi.
In tutti e tre i casi, effettuata la verifica degli allegati, il servizio Protocollo aggiunge
nel record di protocollo, in coda ai documenti già scanditi, la scansione dell’immagine
relativa agli allegati pervenuti difformi da quelli registrati in precedenza. Di tale
operazione va comunque data contezza nel campo immodificabile [Annotazione].
3.3. DOCUMENTI IN PARTENZA CON PIÙ DI TRE DESTINATARI, IN ARRIVO CON PIÙ MITTENTI.
Vedi Linee guida per l’inserimento dati nell’anagrafica (All. 4).
3.4. DOCUMENTI CON OGGETTO MULTIPLO
In caso di documenti in arrivo riportanti più argomenti, concretando il caso del
cosiddetto “oggetto multiplo”, particolare attenzione va posta alla loro registrazione. Il
documento viene registrato riportando compiutamente nell’oggetto tutte le
informazioni necessarie a comprendere i vari argomenti. La classificazione del
documento riguarderà l’argomento prevalente o comunque individuato come tale.
3.5 ALLEGATI
Pervengono ad alcune UOR documenti corredati da allegati voluminosi (planimetrie,
registri inventariali, progetti di ricerca, etc.). Per motivi gestionali, le UOR trattengono
gli allegati e trasmettono al Servizio Protocollo solo il documento di accompagnamento
per la registrazione, dopo averne controllato la corrispondenza con gli allegati
effettivamente arrivati
Il Servizio Protocollo nella registrazione riporta la descrizione degli allegati come da
elenco trasmesso dalla UOR; nell’annotazione viene riportata la dizione “Allegati
trattenuti dall’ufficio competente”
Nel caso gli allegati contengano dati sensibili, la lettera viene normalmente
protocollata e scandita, ma non gli allegati; nel campo [Annotazione] va scritta la
seguente frase: «Allegati non scanditi a tutela dei dati personali».
3.5.1. ALLEGATI DELLE VALUTAZIONI COMPARATIVE
La domanda di partecipazione alle valutazioni comparative del personale docente è
corredata da plichi, spesso voluminosi, contenenti le pubblicazioni e altri titoli
trattenuti dalla UOR.
La domanda, corredata dell’elenco delle pubblicazioni, va protocollata.
Nella registrazione di protocollo si riporta la descrizione degli allegati come da elenco
trasmesso dalla UOR; nell’annotazione viene riportata la dizione “Allegati trattenuti
dall’ufficio competente”
3.5.2 ACQUISIZIONE DI ALLEGATI PERVENUTI SENZA LETTERA DI ACCOMPAGNAMENTO
Per i documenti da considerare ai fini procedimentali come documenti allegati, ma
pervenuti senza lettera di accompagnamento (ad es., verbali commissioni concorsi
relativi a procedure di valutazione comparativa, verbali assemblee condominiali,
verbali commissioni od organi diversi, dichiarazioni, attestazioni etc.), la UOR
trasmette al servizio protocollo la documentazione con richiesta di registrazione a
protocollo.
In questo caso, si provvedere a registrare la richiesta, con la descrizione puntuale
degli allegati.
3.6 GESTIONE DEL DOCUMENTO NON PROTOCOLLATO
Il documento non protocollato viene registrato nel software di gestione documentale
nella maschera “documenti non protocollati”, classificato e quindi fascicolato. È il RPA
che valuta l’opportunità e/o l’economicità di conservare il documento non protocollato
nel fascicolo.
Questa funzione permette di acquisire nel fascicolo informatico, informazioni di
possibile interesse ai fini procedimentali o come autodocumentazione del RPA.
Ad esempio, in questo modo è possibile tenere allineato il fascicolo cartaceo con il
fascicolo informatico, inserendo in quest’ultimo, appunti del dirigente, articoli di
dottrina che corroborano la motivazione del provvedimento finale, note di terzi,
giurisprudenza, copia di estratti dalla Gazzetta ufficiale e così via..
Il documento non protocollato è gestito direttamente dall’RPA o dai suoi collaboratori.
4. FLUSSI DOCUMENTALI
4.1. FLUSSO DEL DOCUMENTO IN ARRIVO
La registrazione dei documenti in arrivo è effettuata centralmente in un punto unico di
registrazione per l’Amministrazione generale curato dal servizio di protocollo, compresi
i documenti informatici pervenuti sulla casella di posta elettronica certificata (PEC).
In caso di ricezione di documenti informatici, essi vengono registrati nel protocollo e
viene inviata una e-mail di notifica al responsabile del procedimento. Nessuna copia
cartacea sarà inoltrata.
La corrispondenza cartacea indirizzata ad organi o UOR dell’Amministrazione generale
viene consegnata dall’Ufficio postale al servizio di protocollo.
La posta ordinaria e le raccomandate indirizzate in maniera nominativa vengono
inoltrate dal servizio protocollo direttamente ai destinatari senza aprirle. Deve essere
cura del destinatario inviarle al servizio protocollo per la registrazione, ove si tratti di
documenti che necessitano di protocollazione.
Aperta la corrispondenza, la prima decisione che il Servizio Protocollo deve assumere
riguarda la registrazione o meno del documento in arrivo.
Per motivi organizzativi le UOR sono tenute a informare preventivamente il servizio
protocollo di prevedibili afflussi massivi di corrispondenza (per esempio in occasione di
scadenze)
La documentazione da protocollare viene registrata, classificata e smistata alla UOR
con l’indicazione del RPA , dopo essere stata vista dal Direttore Amministrativo. La
corrispondenza cartacea viene smistata allegando la rispettiva busta.
L’informativa della registrazione è resa immediatamente disponibile attraverso un
messaggio e-mail che Titulus XML invia automaticamente alla casella di posta
elettronica indicata dal responsabile della UOR o attraverso l’accumulo nella vaschetta
del menu principale di Titulus XML.
I documenti da non protocollare (es. materiale meramente informativo, pubblicitario,
documenti non soggetti a protocollazione, etc…) vengono invece smistati direttamente
alla UOR.
Il documento cartaceo in arrivo è acquisito tramite scanner.
Qualora la UOR individuata dal servizio protocollo ritenga che il documento
assegnatole non sia di sua competenza, lo restituisce al servizio protocollo che
provvede ad un nuovo smistamento. La restituzione cartacea avviene attraverso una
indicazione su un biglietto graffettato al documento, mentre la restituzione informatica
avviene tramite la funzione [rigetta].
L’effettivo cambio di UOR è competenza esclusiva del servizio protocollo.
Validata invece la corretta attribuzione da parte della UOR, il RPA provvede alla sua
gestione. In particolare, egli individua il fascicolo procedimentale (il fascicolo
contenente tutti gli altri documenti riguardanti il medesimo procedimento o affare
amministrativo) o ne crea uno nuovo se si tratta di un documento che avvia un nuovo
procedimento amministrativo.
Il RPA ha il compito di seguire l’iter procedimentale fino alla sua conclusione. Concluso
il procedimento, il RPA chiude il fascicolo e successivamente lo trasmette all’archivio di
deposito per la sua archiviazione.
4.2. RICEZIONE DEI DOCUMENTI PERVENUTI ERRONEAMENTE
Nel caso in cui sia protocollato un documento erroneamente inviato
all’amministrazione, l’addetto al protocollo provvede ad annullare il protocollo stesso e
a protocollare il documento in uscita indicando nell’oggetto “protocollato per errore”; il
documento oggetto della rettifica viene restituito al mittente con la dicitura
“protocollato per errore”.
4.3. ASSEGNAZIONE DI COMPETENZA
Il RPA è individuato sulla base dell’allegato 1 del “Regolamento per l'Università degli
Studi di Siena in attuazione della Legge 7 Agosto 1990, n. 241 in materia di
procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi”.
In caso di vacanza di responsabile, il RPA sarà individuato nella figura
gerarchicamente superiore. Come previsto dal Regolamento sopra citato, sono previsti
periodici aggiornamenti della mappatura dei procedimenti per mantenere aggiornato
l’elenco dei RPA.
Qualora non sia diversamente specificato, il RPA coincide con il responsabile della
UOR.
Il servizio protocollo provvede anche alla eventuale correzione dello smistamento non
corretto ad una UOR. In questo caso, il software Titulus XML registra data e
denominazione XML dei precedenti UOR o RPA del documento e operatore che effettua
le variazioni.
Nel caso di documenti cartacei, la correzione va effettuata sia sull’originale che sulla
banca dati di Titulus. Nel caso di documento informatico, la correzione va fatta sulla
registrazione e va inviata una e-mail di notifica al nuovo responsabile.
Per questa ragione e anche al fine di mantenere aggiornata la banca dati sulla
effettiva responsabilità procedimentale, la UOR che rigetta il documento deve far
pervenire tempestivamente al servizio protocollo il documento stesso.
Attenzione: non ad altra UOR, evitando così il passaggio formale al servizio protocollo.
Se così fosse, avverrebbe il paradosso che la responsabilità reale è corretta, mentre
quella formale rimane in capo alla UOR che invece ha rigettato la responsabilità senza
scaricarlo formalmente.
4.4. CASI DI RIGETTO
Per rigetto si intende la segnalazione di una UOR al Servizio Protocollo della erronea
competenza su un determinato documento ricevuto in smistamento.
Il responsabile della UOR, ritenuto il documento non di sua competenza, lo restituisce
al servizio protocollo motivando la restituzione e possibilmente indicando la UOR
corretta. Il servizio protocollo provvede quindi ad un nuovo smistamento. In caso di
conflitto di competenze tra UOR, è il Direttore amministrativo, su proposta del
responsabile del servizio protocollo, che determina lo smistamento definitivo.
4.5 .PROTOCOLLO FRA UFFICI
All’interno del software di gestione documentale, si trattano con la maschera
“protocollo fra uffici” i documenti di rilevanza giuridico-probatoria scambiati fra diverse
UOR dell’AOO Amministrazione generale. Si tratta di una registrazione completa di
tutti gli elementi, ma che viene effettuata una sola volta dalla UOR mittente. L’UOR
ricevente può modificare la classificazione del documento e attribuirgli un’altra voce di
indice. Quindi il documento trasmesso fra UOR della stessa AOO avrà un unico numero
di protocollo.
4.6. FLUSSO DEL PROTOCOLLO IN PARTENZA
La registrazione dei documenti in partenza è effettuata direttamente nell’ UOR dal RPA
(o un collaboratore espressamente indicato), il quale ha anche la responsabilità delle
operazioni di creazione e gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento
amministrativo.
I documenti vengono formati dal RPA, inviati al responsabile dell’adozione dell’atto e,
dopo la firma, tornano alla UOR per la registrazione in partenza.
5. La gestione dell’archivio corrente
5.1 GLI STRUMENTI DELL’ARCHIVIO CORRENTE
In un sistema di gestione e tenuta dei documenti ciò che conta non è solo il
documento in quanto tale, ma anche l’insieme delle relazioni che quel documento ha
con tutti gli altri (cioè con l’intero archivio) e, più in particolare, con quelli che
riguardano un medesimo affare o un medesimo procedimento amministrativo.
5.1.1 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE
Con l’entrata in vigore del protocollo unico è stato adottato un unico titolario di
classificazione, così come previsto dallo standard Titulus 97.
Il titolario, o piano di classificazione, è un sistema logico che suddivide i documenti
secondo le funzioni proprie dell’ente, permettendo di organizzare in maniera
omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti
amministrativi.
Il titolario adottato per l’Amministrazione generale è descritto nell’allegato 5.
5.1.2 MODIFICA E INTEGRAZIONE DEL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE
Il titolario di classificazione introdotto con lo standard Titulus 97 è stato adottato da
una rete estesa di Atenei italiani.
Le eventuali modifiche o integrazioni entreranno in vigore il 1° gennaio dell’anno
seguente alla loro approvazione e saranno efficaci per tutti gli atenei aderenti allo
standard Titulus 97.
.
5.2 PRONTUARIO DI SMISTAMENTO
L’Università degli Studi di Siena adotta come prontuario di smistamento (voci di
indice) la mappatura dei procedimenti con l’individuazione delle UOR e dei RPA
dell’amministrazione generale come allegata al Regolamento di attuazione della L.
241/90.
5.3 REPERTORI E LE SERIE ARCHIVISTICHE
Con Disposizione del Direttore amministrativo n. 12 dell’a.a 2010/2011 sono stati
istituiti:
• il repertorio dei decreti,
• il repertorio delle disposizioni amministrative,
• il repertorio delle circolari.
La registrazione nei singoli repertori è di competenza dell’unità organizzativa
responsabile della redazione dell’atto che dovrà effettuarla entro sette giorni dalla
sottoscrizione dello stesso. Il repertorio costituisce un registro speciale che equivale
alla registrazione di protocollo.
I dati da inserire sono gli stessi di una registrazione di protocollo. I documenti devono
essere registrati unicamente dopo che sono stati perfezionati con la firma di chi adotta
l’atto e con la data di sottoscrizione.
I documenti devono riportare la data di sottoscrizione e la data di registrazione. La
prima certifica la validità dell’atto, la seconda la data in cui viene repertoriato. La
prima deve essere apposta contestualmente alla firma di sottoscrizione (quindi a cura
delle segreterie di chi ha potere di firma a seguito dell’apposizione della stessa); la
seconda invece esprime la data di registrazione e viene apposta da chi effettua la
registrazione.
La registrazione nel repertorio avviene tramite il software Titulus. Tale registrazione
avviene in una maschera di inserimento specifica del repertorio. Il risultato è una
registrazione che produce un numero generale di protocollazione e un numero
progressivo all’interno del repertorio.
Esempio . DR. Rep. 1
Pr. N. 5436 VI/5 2 gennaio 2011
.
I dati di registrazione devono essere riportati sul documento. Del documento e degli
allegati deve essere acquisita l’immagine.
La numerazione di ciascun repertorio è annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il
31 dicembre di ogni anno;
Per ciascun decreto, disposizione amministrativa o circolare devono essere prodotti
di norma due originali; un originale va conferito alla Divisione flussi documentali e
informativi per l'inserimento nella raccolta ufficiale; l'altro originale invece, va
conservato dall'ufficio responsabile nel rispettivo fascicolo. Se il provvedimento è da
sottoporre alla ratifica degli organi collegiali, nella registrazione deve essere inserito
l’Ufficio organi collegiali per conoscenza e inviata una e-mail di notifica.
Di seguito sono descritti e tradotti in immagine i flussi di produzione dei documenti
adottati dal Rettore e dal Direttore amministrativo. Analoghi flussi possono essere
previsti in caso di documenti amministrativi adottati da Dirigenti
5.3.1 FLUSSO DI PRODUZIONE DEL DOCUMENTO A FIRMA DEL RETTORE (FIG.1)
• Il provvedimento viene predisposto dalla UOR competente e vistato dal RPA in
due esemplari
•
•
Il provvedimento viene inviato al visto del D.A.
Il provvedimento viene inviato alla firma del Rettore, la segreteria del Rettore
appone la data di sottoscrizione;
Il provvedimento torna alla UOR per la registrazione a repertorio e l’acquisizione
della scansione; se il documento necessita di ratifica, l’Ufficio organi collegiali
deve essere messo per conoscenza e deve essere inviata una mail di notifica;
Un esemplare originale del decreto deve essere fatto pervenire alla Divisione
flussi documentali e informativi che ne cura la raccolta.
Un esemplare originale va inserito nel fascicolo a cura dell’UOR.
•
•
•
Fig.1
UOR
redazione
ne
D.A
visto
Rettore
Divisione flussi
data e
firma
modifica
registrazione
raccolta
5.3.2 FLUSSO DI PRODUZIONE DEL DOCUMENTO A FIRMA DEL DIRETTORE AMMINISTRATIVO (FIG.2)
•
•
Il provvedimento viene predisposto dalla UOR competente e vistato dal RPA in
due esemplari
Il provvedimento viene inviato alla firma del D.A; la segreteria di Direzione si
incarica di apporre la data di sottoscrizione
•
Il provvedimento torna alla UOR per la registrazione a repertorio e l’acquisizione
della scansione; se il documento necessita di ratifica, l’Ufficio organi collegiali
deve essere messo per conoscenza e deve essere inviata una mail di notifica;
Un esemplare originale del decreto deve essere fatto pervenire alla Divisione
flussi documentali e informativi che ne cura la raccolta.
Un esemplare originale va inserito nel fascicolo a cura dell’UOR.
•
•
Fig.2
UOR
redazione
D.A
Divisione flussi
data e
firma
modifica
registrazione
raccolta
5.4 SICUREZZA DATI
5.4.1.PIANO PROGRAMMATICO PER LA SICUREZZA INFORMATICA)
La normativa vigente in materia di protezione dei dati personali prevede che il
trattamento di dati personali, effettuato con strumenti informatici, sia consentito
purché siano state adottate misure minime di sicurezza tra le quali è specificata la
tenuta aggiornata del Documento Programmatico di Sicurezza (DPS).
L’Ateneo, al fine di ottemperare alle disposizioni di legge in materia, ha adottato con
Decreto Rettorale il proprio Documento Programmatico di Sicurezza (DPS); tale
documento ha lo scopo di individuare, all’interno dell’Università degli studi di Siena,
tutte le misure di protezione necessarie a garantire la sicurezza dei dati che debbono
essere adottate in via preventiva da tutti coloro che effettuano operazioni di
trattamento degli stessi. Di seguito sono descritte le prassi per il di trattamento dei
dati contenuti nel sistema di gestione documentale
I dati trattati sono estratti da documenti analogici o contenuti in documenti informatici
di valore giuridico-probatorio inviati e prodotti dall'Amministrazione centrale
dell'Ateneo.
Tali documenti possono contenere dati personali, sensibili e giudiziari. Essi vengono
trattati nelle operazioni di registrazione di protocollo ai fini di rilevare gli elementi
obbligatori della descrizione: corrispondente (mittente o destinatario) del documento,
oggetto del documento, eventuale presenza con tipologia degli allegati.
Le operazioni di registrazione sono effettuate dalla Divisione flussi documentali e
informativi per quanto attiene la documentazione in arrivo e dalle singole unità
operative responsabili (UOR) per la documentazione in partenza.
I documenti vengono allegati alla registrazione tramite scansione del documento
cartaceo o associazione del documento informatico.
L'accesso al sistema è sottoposto ad autorizzazione e gli accessi sono mappati. I
privilegi di accesso sono profilati secondo le diverse responsabilità degli appartenenti
alle unità operative responsabili. Le autorizzazioni all’accesso sono concesse su
richiesta dei Responsabili delle unità operative e sono revisionate periodicamente.
Per gli aspetti della sicurezza relativi all’infrastruttura di rete, agli aspetti sistemistici e
al controllo delle autenticazioni si fa riferimento al Documento programmatico per la
sicurezza dell’Ateneo.
I documenti sono conservati nei fascicoli presso le singole UOR competenti e
regolarmente i fascicoli relativi a pratiche concluse vengono depositati presso
l'archivio di deposito gestito dalla medesima Divisione.
L'archivio di deposito conserva al momento solo documenti cartacei, la cui
consultazione per fini amministrativi e storici è sottoposta a richiesta e registrazione.
5.5 FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI E LA FORMAZIONE DEL FASCICOLO
La fascicolazione è obbligatoria per tutti i documenti, anche se non protocollati. Con le
modifiche introdotte all’art.41 del Codice dell’Amministrazione digitale dal decreto
legislativo 235 del 30 dicembre 2010, la pubblica amministrazione ha il dovere di
raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento.
Per fascicolazione si intende l’inserimento del documento in un apposito fascicolo.
Ciascun documento, indipendentemente dal fatto che sia soggetto o meno all’obbligo
di protocollazione, va necessariamente fascicolato e unito ai precedenti e susseguenti
di un determinato affare o procedimento amministrativo.
Qualora invece un documento dia luogo all’avvio di un autonomo affare o
procedimento amministrativo, il RPA, assegnatario del documento stesso (o un suo
collaboratore) provvede all’apertura (detta anche «istruzione») di un nuovo fascicolo.
Per esigenze pratiche, derivanti dalla natura del procedimento, dalla sua durata o
anche dalla quantità dei documenti da gestire, il fascicolo può essere distinto in
sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere articolati in inserti.
I documenti vanno conservati all’interno del fascicolo, del sottofascicolo e dell’inserto,
secondo l’ordine progressivo di registrazione, cioè di sedimentazione, secondo il
numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data. Ne
consegue che i documenti sono organizzati nel fascicolo in modo che il documento più
recente sia sempre il primo ad apertura del fascicolo.
5.5.1. L’IDENTIFICAZIONE DEL FASCICOLO
Il fascicolo, all’interno del sistema di classificazione adottato dall’università, è
individuato dai seguenti elementi:
a) anno di istruzione e di chiusura;
b) indice di classificazione, dato dai gradi divisionali (titolo/classe);
c) numero di repertorio, cioè un numero sequenziale all’interno della classe,
attribuito da 1 a n con cadenza annuale;
d) oggetto, cioè una stringa di testo utilizzata per descrivere compiutamente
un affare o un procedimento amministrativo.
Convenzionalmente, per l’identificazione del fascicolo è adottata una precisa sintassi,
che distingue logicamente e graficamente gli elementi sopra illustrati.
Esempio
2005-IX/1.6 «Costruzione di nuove aule per la didattica»
A sua volta il fascicolo può essere ulteriormente suddiviso in sottofascicoli e inserti.
Per la fascicolazione, il sistema informatico richiede che vi sia corrispondenza di UOR e
RPA e tra documento e fascicolo. Ne consegue che, all’interno della stessa UOR, non
può essere fascicolato un documento avente RPA diverso da quello del fascicolo.
5.5.2. LA COPERTINA (“CAMICIA”) DEL FASCICOLO
I documenti costituenti il fascicolo vanno raccolti all’interno di una copertina, detta
anche camicia, , che riunisce tutta la documentazione riferita a un determinato affare
o procedimento amministrativo.
La copertina reca obbligatoriamente le informazioni indicate nel precedente §5.5.1. Si
tratta, come si è visto, di informazioni non generiche ma strategiche per l’immediata
identificazione del fascicolo e per la sua razionale e coordinata gestione. Infatti, la
presenza di questi elementi rende la camicia del fascicolo uno strumento efficace e
attendibile.
5.5.3. TIPOLOGIE E DURATA DEL FASCICOLO
I fascicoli si dividono nelle seguenti tipologie, e la loro durata è strettamente
connessa alla natura dell’affare o del procedimento amministrativo:
• fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi;
• fascicoli di personale;
• fascicoli di studenti.
5.5.4. FASCICOLI RELATIVI AD AFFARI O PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI
I fascicoli relativi ad affari o a procedimenti amministrativi sono istruiti nella più
stretta osservanza del titolario di classificazione. Pertanto, ciascun fascicolo contiene
soltanto
documenti
identificati
con
la
medesima
classificazione.
Ne
consegue,logicamente, che non possono afferire al medesimo fascicolo documenti
aventi diversa classificazione.
La durata del fascicolo è stabilita dal RPA sulla base della natura dell’affare o del
procedimento amministrativo trattato.
Per una esemplificazione, si può parlare di fascicoli relativi ad affari di ordinaria
amministrazione, detti «annuali» in quanto gestibili per anno solare, oppure si può
essere in presenza di fascicoli la cui durata coincide necessariamente con quella del
procedimento, che può estendersi anche nell’arco di più anni solari (per esempio la
costruzione di un immobile, la gestione del mandato di un organo di governo
dell’Ateneo, etc.).
Il fascicolo viene chiuso all’esaurimento dell’affare o al termine del procedimento
amministrativo. La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento
prodotto o ricevuto.
5.5.5. FASCICOLI DI PERSONALE
Per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo nominativo, aperto al
momento dell’assunzione o riaperto nel caso di ripristino del rapporto di lavoro.Il
fascicolo viene di norma chiuso nel momento in cui cessa il rapporto di lavoro (anche
se la produzione/ricezione di documenti amministrativi può protrarsi nei mesi, se non
negli anni, a seguire).
A differenza dei fascicoli degli ordinari affari/procedimenti, il fascicolo di personale
contiene documenti che riportano diversa classificazione, ma sempre riferita alla
gestione della carriera della medesima persona (titolo VII del piano di classificazione).
I fascicoli di personale costituiscono una serie archivistica.
5.5.6. FASCICOLI DEGLI STUDENTI
Per ogni studente dei corsi ordinari (laurea e laurea magistrale), dei corsi di
specializzazione, dei corsi di dottorato di ricerca e dei master di primo e secondo
livello deve essere istruito un apposito fascicolo nominativo, aperto al momento
dell’immatricolazione e chiuso alla conclusione ovvero alla cessazione degli studi
(conclusione, trasferimento, decadenza, ritiro, etc.).
A differenza dei fascicoli degli ordinari affari/procedimenti e similmente a quanto
avviene col fascicolo di personale, il fascicolo dello studente contiene documenti che
riportano diversa classificazione, ma sempre riferita alla gestione della carriera
scolastica della medesima persona (titolo V del titolario di classificazione).
5.5.7.L’ORDINAMENTO E LA TENUTA DEI FASCICOLI NELL’ARCHIVIO CORRENTE
Il RPA è tenuto alla corretta conservazione e custodia dei fascicoli di propria
competenza. Particolari soluzioni di sicurezza sono adottate per i fascicoli contenenti
documenti protocollati mediante protocollo particolare.
Il responsabile del servizio di protocollo controlla periodicamente la congruità delle
classificazioni dei documenti e la tenuta dei fascicoli. Allo scopo, Titulus 97 provvede
ad inviare una notifica via mail al responsabile del servizio di protocollo di tutte le
modifiche delle classificazioni intervenute.
5.5.8 VERSAMENTO FASCICOLI ALL’ARCHIVIO DI DEPOSITO
Periodicamente, con intervalli annuali, gli uffici dell’Amministrazione generale,
provvedono a trasferire i fascicoli dal proprio archivio corrente all’archivio di deposito.
Tale operazione deve essere preceduta da un esame del contenuto dei fascicoli, dai
quali devono essere tolte eventuali pubblicazioni o doppie copie. Il trasferimento deve
essere accompagnato da un verbale di trasferimento contenente un elenco di
consistenza del materiale documentario. Il verbale serve e sancire il passaggio di
responsabilità per la tutela dei documenti.
Versamento fascicoli studenti all’archivio di deposito
Altrettanto avviene per quanto attiene i fascicoli degli studenti corredati dalle
rispettive tesi
Il trasferimento dei fascicoli all’archivio di deposito va organizzato anche per i fascicoli
informatici.
6. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Questo paragrafo sarà scritto non appena saranno pubblicate le norme tecniche
previste dagli artt. 44 e 44 bis del D.lgs.82/2005.
ALLEGATI
Allegato 14
STRUTTURE AFFERENTI ALL’AREA ORGANIZZATIVA
OMOGENEA AMMINISTRAZIONE GENERALE
DIREZIONE AMMINISTRATIVA
Ufficio ORGANI COLLEGIALI
Ufficio STAMPA
Servizio RETI, SISTEMI E SICUREZZA INFORMATICA
Servizio STATISTICO E INTEGRAZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI
Servizio PORTALE DI ATENEO E SERVIZI E-LEARNING
Servizio di SUPPORTO AL NUCLEO DI VALUTAZIONE
Segreteria di DIREZIONE
ARCHIVIO STORICO
AREA AFFARI GENERALI E LEGALI
Divisione ATTI NORMATIVI E AFFARI ISTITUZIONALI
Ufficio CONVENZIONI
Ufficio LEGALE E CONTENZIOSO
AREA DEL PERSONALE
Servizio CONCORSI E SELEZIONI
Servizio MANUTENZIONE PROCEDURE INFORMATICHE E REPORTING PER IL
PERSONALE
Ufficio AMMINISTRAZIONE PERSONALE DOCENTE
DIVISIONE PERSONALE TECNICO E AMMINISTRATIVO
DIVISIONE RETRIBUZIONI E RAPPORTI CON IL SERVIZIO SANITARIO
AREA EDILIZIA
Servizio di PREVENZIONE E PROTEZIONE
Ufficio TECNICO
AREA SERVIZI allo STUDENTE
Ufficio ORDINAMENTI DIDATTICI
Servizio MANUTENZIONE PROCEDURE INFORMATICHE E REPORTING PER GLI
STUDENTI
Ufficio RELAZIONI CON IL PUBBLICO (URP)
DIVISIONE CORSI DI I E II LIVELLO
DIVISIONE CORSI DI III LIVELLO
DIVISIONE ORIENTAMENTO E DIRITTO ALLO STUDIO
AREA LOGISTICA
DIVISIONE SERVIZI GENERALI E GESTIONE PATRIMONIO IMMOBILIARE
DIVISIONE PRESIDIO DELLE ATTIVITA’ DECENTRATE
DIVISIONE ECONOMATO
AREA SISTEMA CONTABILE
DIVISIONE RAGIONERIA
AREA SISTEMI INFORMATIVI e DOCUMENTALI
DIVISIONE FLUSSI DOCUMENTALI E INFORMATIVI
AREA RICERCA E TRASFERIMENTO TECNOLOGICO
DIVISIONE RICERCA
Liaison Office
DIVISIONE RELAZIONI INTERNAZIONALI
4
Fino ad entrata in vigore del nuovo Statuto continuano a far parte di questa AOO anche Il Coordinamento centrale
del Sistema Bibliotecario e la Scuola Superiore S. Chiara con l’Ufficio per il dottorato di ricerca Questo
allegato potrà essere sostituito in funzione di aggiornamenti derivanti da atti formali di organizzazione
Allegato 2
Definizioni
Archivio
Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (magistrature,
organi e uffici centrali e periferici dello State; enti pubblici territoriali e non territoriali;
istituzioni private, famiglie e persone) durante lo svolgimento della propria attività. I
documenti che compongono I'archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso
logico e necessario detto «vincolo archivistico». In questa accezione si usa spesso la
parola fondo come sinonimo di archivio
1. Locale in cui un ente conserva il proprio archivio.
2. Istituto nel quale vengono concentrati archivi di varia provenienza che ha
per fine istituzionale la conservazione permanente dei documenti
destinati alla pubblica consultazione
(dal Glossario dei termini archivistici a cura di Paola Carucci pubblicato sul sito della Direzione generale degli Archivi
del Ministero per i Beni e le attività culturali)
Atto amministrativo
Evento della pubblica amministrazione avente rilevanza esterna posto in essere
nell’esercizio di una attività amministrativa; può essere una manifestazione di volontà,
di scienza,valutazione o altro, che si sostanzia nelle forme ed opera con gli effetti
previsti dalla legge. Ogni atto compiuto, per essere tramandato e avere rilevanza
come fonte di prova, di autodocumentazione o semplice residuo delle propria attività,
deve essere memorizzato in un documento (dal Glossario dei termini archivistici a cura di Paola
Carucci pubblicato sul sito della Direzione generale degli Archivi del Ministero per i Beni e le attività culturali)
Busta
Unità di consistenza. E il contenitore nel quale vengono raccolti e conservati i fascicoli
o — nel caso di atti singoli non raggruppati in fascicoli — i documenti sciolti. Si usano
come sinonimo di busta le parole faldone e cartella. Si possono trovare usate nello
stesso senso anche le parole mazzo, fascio, pacco, filza. Tali denominazioni, specifiche
di aree storico-geografiche differenti, individuano in realtà le originarie unità
archivistiche costituite, a fini di conservazione, da raggruppamenti più o meno organici
di documenti. La parola filza (che ha assunto significati un po' diversi in differenti
territori) deriva dall'uso risalente al Medioevo di tenere i documenti d'uso quotidiano
infilzati su un lungo ago perpendicolare al tavolo d'ufficio e quindi legati insieme
facendo talora passare uno spago attraverso il foro prodotto dall'ago. (dal Glossario dei
termini archivistici a cura di Paola Carucci pubblicato sul sito della Direzione generale degli Archivi del Ministero per i
Beni e le attività culturali)
Dato a conoscibilità' limitata
Il dato la cui conoscibilità' è riservata per legge o regolamento a specifici soggetti o
categorie di soggetti
Dato delle pubbliche amministrazioni
Il dato formato, o comunque trattato da una pubblica amministrazione
Dato pubblico
Il dato conoscibile da chiunque
Deposito
1. E’ l'atto mediante il quale gli enti pubblici trasferiscono, ove non
vogliano
o
non
possano
provvedere
direttamente
alla
conservazione del proprio archivio storico, la documentazione
all'Archivio di Stato competente. L'ente resta proprietario
dell'archivio e può rientrarne in possesso. Anche i privati possono
depositare le loro carte presso gli Archivi di Stato o altre
istituzioni.
2.
Locale nel quale un ente conserva la documentazione non più
occorrente alla trattazione degli affari in corso.
(dal Glossario dei termini archivistici a cura di Paola Carucci pubblicato sul sito della Direzione
generale degli Archivi del Ministero per i Beni e le attività culturali)
Disponibilita' del dato
La possibilità di accedere ai dati senza restrizioni non riconducibili a esplicite norme
di legge
Documento
Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con I'osservanza di
determinate forme che conferiscono al documento pubblica fede e forza di prova.
L'archivistica tende a ricomprendere sotto la dizione di documento tutta la
documentazione di cui si compone un archivio, anche se si tratta di documenti
informali, lettere private, documenti a stampa, fotografie, eccetera. (dal Glossario dei termini
archivistici a cura di Paola Carucci pubblicato sul sito della Direzione generale degli Archivi del Ministero per i Beni e le
attività culturali)
Documento amministrativo
Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle
pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa (art.
1comma 1 lett. a) del DPR 28 dicembre 2000, n. 445)
Documento amministrativo informatico
Atto formato dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici
(art. 25-ter del
decreto legislativo.7 marzo 2005, n. 82)
Documento analogico
La rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti
(art. 1
comma 1 lett. P bis) del decreto legislativo.7 marzo 2005, n. 82
Documento giuridico
Una cosa (res) che porta con sé la rappresentazione di un fatto o di un atto avente
rilevanza giuridica
Documento informatico
La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti
(art. 1 comma
1 lett. p) del decreto legislativo.7 marzo 2005, n. 82 )
Documento di Ateneo
Il documento prodotto o acquisito dall’amministrazione generale e dalle strutture
didattiche, di ricerca e di servizio nello svolgimento della propria attività o
nell’esercizio delle proprie funzioni.
A norma di legge (art. 10 decreto legislativo n. 42 del del 22 gennaio 2004), tutti i
documenti dell’Università degli Studi di Siena sono beni culturali. Come tali sono
inalienabili e devono essere tutelati da da distruzione e dispersione. In quanto beni
culturali fin dall’origine, i singoli documenti e l’archivio nel suo complesso sono
sottoposti a particolari tutele e garanzie previste dalla legge. Ad esempio, non è
possibile eliminare i documenti dai propri archivi se non esclusivamente attraverso
una procedura di selezione legale dei documenti autorizzata dalla Soprintendenza
archivistica per la Toscana.
Documento dell’Amministrazione generale
Un documento amministrativo prodotto o acquisito dagli uffici dell’amministrazione
generale nello svolgimento della propria attività o nell’esercizio delle proprie funzioni.
Distinzione dei documenti in base allo stato di trasmissione
I documenti del carteggio amministrativo in base allo stato di trasmissione si
distinguono in:
• documenti in arrivo
• documenti in partenza
• documenti scambiati tra uffici della stessa AOO (comunemente detti “documenti
interni”).
Esistono inoltre altri documenti prodotti dall’Amministrazione generale registrati in
appositi repertori, (es. decreti rettorali, disposizioni amministrative, circolari)
Documento in arrivo
Il documento di rilevanza giuridico-probatoria, acquisito dall’Amministrazione generale
nell’esercizio delle proprie funzioni e proveniente da un diverso soggetto pubblico o
privato o da una diversa AOO dell’Università degli Studi di Siena
Documento in partenza
Il documento di rilevanza giuridico-probatoria prodotto dalle diverse UOR
dell’Amministrazione generale nell’esercizio delle proprie funzioni e indirizzato ad un
diverso soggetto pubblico o privato o ad una diversa AOO dell’Università degli Studi di
Siena
Documento scambiato tra UOR o interno
Per documento interno si intende il documento scambiatio tra le diverse Unità
Organizzative Responsabili (UOR) afferenti all’Amministrazione generale individuata
come Area Organizzativa Omogenea - AOO.
Esso può essere:
a) documento di preminente carattere informativo;
b) documento di preminente carattere giuridico-probatorio.
Per documento interno di preminente carattere informativo si intendono memorie
informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate
tra uffici e di norma non vanno protocollati, ma fanno parte comunque del sistema di
gestione documentale e in quanto tali vanno a formare il fascicolo e sono registrati
con la funzione “Documenti non protocollati”. I documenti interni di preminente
carattere giuridico-probatorio sono quelli redatti dal personale nell’esercizio delle
proprie funzioni e al fine di documentare fatti, stati o qualità inerenti all’attività svolta
e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale
possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi e, come tali, devono
essere protocollati secondo le disposizioni previste.
Fascicolo
Unità archivistica costituita dai documenti relativi a un determinato affare, collocati all'interno di una camicia o copertina - in ordine cronologico. II fascicolo costituisce
I'unita di base, indivisibile, di un archivio, mentre la busta, che contiene diversi
fascicoli, si considera unita soltanto ai fini della conservazione materiale. Talora il
fascicolo comprende documenti relativi ad affari diversi, o a questioni di carattere
generale. Può essere articolato in sottofascicoli e inserti. Se I'archivio non e
organizzato secondo criteri sistematici e frequente trovare una pluralità di fascicoli
miscellanei. (dal Glossario dei termini archivistici a cura di Paola Carucci pubblicato sul sito della Direzione
generale degli Archivi del Ministero per i Beni e le attività culturali)
Filza
Cfr. Busta
Firma elettronica
l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione
logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione
informatica;(Decreto legislativo del 82 del 2005 art.1)
Firma elettronica avanzata
Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento
informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e
garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il
firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta
firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati
successivamente modificati;) (Decreto legislativo del 82 del 2005 art.1)
Firma elettronica qualificata
Un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato
qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma
(Decreto legislativo del 82 del 2005 art.1)
Firma digitale
Un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato
qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata,
correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al
destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di
verificare la provenienza e l'integrita' di un documento informatico o di un insieme
di documenti informatici (Decreto legislativo del 82 del 2005 ,art.1)
Fondo
Cfr. Archivio 1
Guida
Strumento di ricerca. Descrive sistematicamente tutti i fondi conservati in un istituto
archivistico o in una pluralità di istituti archivistici che hanno la stessa natura
istituzionale. Nel primo caso si parla di guide particolari, nel secondo di guide generali.
Di massima le guide generali e particolari forniscono una descrizione a livello di fondo,
serie o sottoserie. (dal Glossario dei termini archivistici a cura di Paola Carucci pubblicato sul sito della Direzione
generale degli Archivi del Ministero per i Beni e le attività culturali)
Inventario
Strumento di ricerca. Descrive in maniera analitica o sommaria tutte le unita
archivistiche di un fondo ordinato. (dal Glossario dei termini archivistici a cura di Paola Carucci pubblicato
sul sito della Direzione generale degli Archivi del Ministero per i Beni e le attività culturali)
Ordinamento
Complesso delle operazioni necessarie per dare un'organizzazione sistematica alle
unità archivistiche sulla base di un principio teorico. Dalla metà del secolo scorso si è
affermato in Italia il metodo basato sul rispetto del principio di provenienza o metodo
storico che consiste nel restituire alle serie dei documenti I'ordine originario. Tale
metodo comporta la necessità di studiare I'ordinamento dell'ente che ha prodotto le
carte, le sue funzioni, I'organizzazione degli uffici e i criteri secondo cui aveva
organizzato il proprio archivio. Nell'ordinamento si tiene conto di eventuali successivi
ordinamenti, dei mutamenti istituzionali e, in corrispondenza con essi, di possibili
trasferimenti di carte da altri uffici o ad altri uffici. (dal Glossario dei termini archivistici a cura di
Paola Carucci pubblicato sul sito della Direzione generale degli Archivi del Ministero per i Beni e le attività culturali)
Posta elettronica certificata PEC
Sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un
messaggio diposta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi (Decreto legislativo del
82 del 2005, art.1)
Registrazione di protocollo
Attività che permette di identificare in modo certo i documenti ricevuti o spediti su
qualunque supporto di trasmissione da un soggetto produttore; ha una finalità
giuridico-probatoria ed è strumento di certificazione e di verifica dell’autenticità dei
documenti.
Records management
È l’attività di conservazione dei documenti do un’organizzazione dal momento della
loro creazione fino alla loro eventuale distruzione. Questa attività può includere la
classificazione, la conservazione in sicurezza, la preservazione nel tempo o la selettiva
distruzione.
Registro
Unità archivistica costituita da un insieme di fogli rilegati. Nel registro vengono
trascritti o registrati per esteso o per sunto documenti e minute di documenti, ovvero
vengono effettuate trascrizioni, registrazioni e annotazioni costitutive dell'atto
giuridico. Spesso si usa impropriamente I'espressione volume come sinonimo di
registro. (dal Glossario dei termini archivistici a cura di Paola Carucci pubblicato sul sito della Direzione generale
degli Archivi del Ministero per i Beni e le attività culturali)
Segnatura di protocollo
L’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non
modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso (DPR. 445/2000, art.55)
Scarto
Operazione con cui si destina al macero parte della documentazione di un archivio
prima del versamento nell'Archivio di Stato o nella Sezione storica dell'archivio di un
ente pubblico. Manca in Italia una espressione specifica per indicare I'operazione di
valutazione per lo scarto che, evidentemente, rappresenta il momento qualificante
nella selezione dei documenti da destinare alla conservazione permanente (cfr.
comunque Sorveglianza). (dal Glossario dei termini archivistici a cura di Paola Carucci pubblicato sul sito
della Direzione generale degli Archivi del Ministero per i Beni e le attività culturali)
Serie
Ciascun raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee, all'interno di un
fondo archivistico. Può essere articolata in sottoserie. (dal Glossario dei termini archivistici a cura
di Paola Carucci pubblicato sul sito della Direzione generale degli Archivi del Ministero per i Beni e le attività culturali)
Sorveglianza
Indica l'insieme delle funzioni relative alla valutazione per lo scarto dei documenti
prodotti dalla pubblica amministrazione, alla preparazione dei versamenti e al
controllo della corretta gestione degli archivi correnti degli uffici statali. Tali funzioni
sono esercitate da apposite commissioni di sorveglianza istituite per tutti gli uffici
centrali e periferici dello Stato e di cui e sempre membro di diritto un archivista di
Stato (dal Glossario dei termini archivistici a cura di Paola Carucci pubblicato sul sito della Direzione generale degli
Archivi del Ministero per i Beni e le attività culturali.
Titolario
Quadro di classificazione articolato in categorie e eventualmente in ulteriori sottopartizioni, in base al quale i documenti dell'archivio corrente vengono raggruppati
secondo un ordine logico. (dal Glossario dei termini archivistici a cura di Paola Carucci pubblicato sul sito
della Direzione generale degli Archivi del Ministero per i Beni e le attività culturali)
Tutela
Cfr. Vigilanza
Versamento
Operazione mediante la quale un ufficio centrale o periferico dello Stato trasferisce
periodicamente la propria documentazione, non più occorrente alla trattazione degli
affari, nel competente Archivio di Stato, previe operazioni di scarto. La legge prevede
che debbano essere versati i documenti relativi agli affari esauriti da oltre un
quarantennio, ma ove esista pericolo di dispersione o danneggiamento, gli Archivi di
Stato possono accogliere anche documentazione più recente. (dal Glossario dei termini
archivistici a cura di Paola Carucci pubblicato sul sito della Direzione generale degli Archivi del Ministero per i Beni e le
attività culturali)
Vigilanza
Indica I'insieme delle funzioni attribuite alle Soprintendenze archivistiche relative alla
tutela degli archivi degli enti pubblici, territoriali e non territoriali, e degli archivi
privati, conservati di massima presso I'ente produttore o presso istituzioni culturali
diverse dagli Archivi di Stato. (dal Glossario dei termini archivistici a cura di Paola Carucci pubblicato sul
sito della Direzione generale degli Archivi del Ministero per i Beni e le attività culturali)
Vincolo archivistico
Nesso che collega in maniera logica e necessaria i documenti che compongono
I'archivio di un ente. (dal Glossario dei termini archivistici a cura di Paola Carucci pubblicato sul sito della
Direzione generale degli Archivi del Ministero per i Beni e le attività culturali)
Volume
Unità archivistica costituita di più fogli rilegati insieme. La parola attiene all'aspetto
esterno dei documenti e distingue quelli che si presentano come unita rilegate rispetto
a quelli sciolti conservati in buste. Di fatto la parola viene usata spesso come sinonimo
di registro. (dal Glossario dei termini archivistici a cura di Paola Carucci pubblicato sul sito della Direzione generale
degli Archivi del Ministero per i Beni e le attività culturali)
Allegato 3
DOCUMENTI NON SOTTOPOSTI A REGISTRAZIONE DI
PROTOCOLLO
•
Documenti esclusi per legge. L’art. 53, comma 5 del DPR 445/2000 prescrive
l’esclusione dalla registrazione a protocollo delle seguenti tipologie:
o bollettini ufficiali P.A.
o notiziari P.A.
o note di ricezione circolari
o note di ricezione altre disposizioni
o materiali statistici
o atti preparatori interni
o giornali
o riviste
o libri
o materiali pubblicitari
o inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi
DOCUMENTI IN ARRIVO NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
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certificati medici, con e senza lettera di trasmissione
comunicati stampa di enti esterni
comunicazione da parte di enti di bandi di concorso
convocazioni dei CCL e dei CDF che pervengono per conoscenza
all’amministrazione generale
estratti conto bancari
giustificativi di assenza del personale se rilevati con sistemi informatici
(rilevatori presenze)
lettere accompagnatorie di fatture
missioni del personale
mod. 730: corrispondenza di spedizione all’Ateneo e modelli
richiesta rilascio certificati
richieste di ferie
richieste di permesso orario del personale tecnico amministrativo se
rilevati con sistemi
informatici (rilevatori presenze)
rimborsi piccole spese
solleciti di pagamento (che non siano oggetto di contenzioso o inviati per
raccomandata)
Documenti in partenza non soggetti a registrazione di protocollo
assegnazione buoni mensa ai dipendenti
cedolini stipendio
certificati di servizio personale docente di ruolo e non di ruolo
certificati di servizio personale tecnico amministrativo (a tempo
determinato o indeterminato, CEL)
certificati situazioni retributive e contributive personale strutturato e non
strutturato
certificazioni non meccanizzate
•
•
•
•
certificazioni studenti (tipologie)
modello CUD
report delle presenze
DOCUMENTI SCAMBIATI TRA UFFICI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
•
•
•
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•
•
richieste
richieste
richieste
richieste
richieste
richieste
del servizio di pulizie
di facchinaggio
di fornitura di cancelleria
di piccole manutenzioni
di sopralluoghi ai servizi tecnici
di sopralluoghi archivistici
ECCEZIONI (CIOÈ DOCUMENTI ESPRESSAMENTE DA PROTOCOLLARE)
•
•
Fatture in “ritardo” pena interessi di mora
Tutti i documenti di norma non soggetti a protocollazione per ragioni
archivistiche e organizzative che la UOR ritiene di inviare al servizio
protocollo per la registrazione.
Allegato n. 4
LINEE GUIDA PER L’INSERIMENTO E L’AGGIORNAMENTO DELLE
ANAGRAFICHE NEL PROTOCOLLO INFORMATICO
INTRODUZIONE
Trovare un documento. È questa una delle operazioni quotidiane svolte da chi lavora in
archivio. Se è vero che l'informatica ha accorciato i tempi di rinvenimento dei
documenti, aumentando quindi l'efficienza del lavoro, è anche vero che un sistema
rigoroso, strutturato in base al vincolo archivistico, mette al primo posto il repertorio
dei fascicoli e il principio di provenienza, riuscendo ad avere sempre ottimi risultati in
termini di efficacia ed efficienza, anche in assenza di un software di information
retrieval.
Eppure, proprio l'introduzione dell'informatica, preceduta però da una puntuale analisi
del sistema informativo ad essa sotteso, impone di creare regole e procedure standard
nell'inserimento, nella modifica e nell'aggiornamento dei dati. Nel protocollo
informatico ci sono due campi che richiedono la massima cura nella loro
strutturazione: l'indirizzo (mittente per la posta in arrivo e interna, e destinatario per
la posta in partenza) e l'oggetto.
L’Università degli Studi di Siena, aderente al Progetto Titulus 97, ha adottato criteri e
le linee generali prodotte dall’Università di Padova e adottate da tutti gli atenei
aderenti al progetto Titulus 97, introducendo alcune personalizzazioni e adeguamenti
alle nuove performance del software.
Sono a tutti ben evidenti i disagi e gli errori causati da un inserimento alluvionale e
non coordinato di nomi e indirizzi in una banca dati. Gli effetti più evidenti di una
mancata normalizzazione sono da un lato la proliferazione di doppioni, dall'altro l'esito
incerto - e per certi versi fuorviante - della ricerca basata sulla presunta correttezza
dell'anagrafica stessa. Ad esempio., si danno di seguito alcuni esempi di come
potrebbe venire “naturale” descrivere il Ministero dell'Università e della ricerca
scientifica e tecnologica, se non stabiliamo delle regole condivise.
Ministero dell'Università e della ricerca scientifica e tecnologica
MURST
M.U.R.S.T.
Min. Univ. e ric. scientifica e tecnologica
Ministero dell'Università e RST
Il risultato di questi differenti inserimenti sarebbe l’impossibilità di effettuare ricerche
efficaci (si dovrebbero fare infatti tante ricerche quante sono le diverse possibili
descrizioni per recuperare tutti i documenti che hanno per corrispondente il suddetto
Ministero.
È evidente che questo modus operandi crea solo confusione. Chi ricerca un documento
sa che non c'è nulla di peggio del convincimento che un documento non esista sulla
base di una ricerca sbagliata. Per avere una corretta base dati anagrafica è quindi di
vitale importanza inserire correttamente i dati e ricordare sempre, al momento della
registrazione di un nuovo documento in arrivo o in partenza di controllare
accuratamente che i mittenti/destinatari siano già presenti in anagrafica, prima di
procedere al loro inserimento.
Le intestazioni di anagrafica devono riportare elementi indispensabili al riconoscimento
univoco del corrispondente (mittente/destinatario).
Gli elementi essenziali per l’identificazione univoca del corrispondente sono: il
cognome e nome per la persona fisica e la denominazione per la persona giuridica. Per
ottenere però un’informazione strutturata e per evitare i casi di omonimia o di
denominazioni simili, deve essere indicato un ulteriore elemento (ad es. l’indirizzo,
oppure il codice fiscale, il numero di matricola o altri qualificatori), nel rispetto dei dati
personali (D.lgs. 196/2003) art.3. – Principio di necessità nel trattamento dei dati - "
1. MINUSCOLE E MAIUSCOLE
Il motore di ricerca (information retrieval) di Titulus, DocwayR, consente il
reperimento delle informazioni scritte indifferentemente con caratteri maiuscoli o
minuscoli.
Si devono comunque utilizzare criticamente le minuscole e le maiuscole secondo l'uso
attuale:
Marchesini Giovanni
o non MARCHESINI GIOVANNI
o non marchesini giovanni
Le ditte (individuali, società, etc.) utilizzano modalità diverse per scrivere la loro
denominazione o la ragione sociale nella carta intestata. Anche in questo caso è da
preferire l'uso critico delle minuscole e delle maiuscole.
La tipologia della società (srl, spa, etc.), invece, va scritta in minuscolo non puntato:
Andromeda costruzioni srl
o non ANDROMEDA Costruzioni srl
o non ANDROMEDA Costruzioni s.r.l.
o non Andromeda Costruzioni SRL
Studio legale Luigi Bonello e Michele Tonetto
o non avv. Luigi Bonello - Studio legale Bonello e Tonetto
Si tenga presente che nei nomi di enti, associazioni, etc. la lettera maiuscola si usa di
norma solo per l'iniziale della denominazione, tranne che per i nomi propri.
Fanno eccezione le Università degli Studi, che si scrivono, per convenzione arbitraria
ma di deferenza, con "Studi" in maiuscolo.
Ministero del tesoro
o non Ministero del Tesoro
Università degli Studi di Siena
o non Università degli studi di Siena
L'intitolazione del nome di un ente, di un'associazione, etc. va riportato tra virgolette
solo se le virgolette sono espressamente previste nella denominazione. In questo
caso, le virgolette da preferire sono quelle inglesi (""in apice) e non quelle caporali (""
in pedice):
Università degli Studi di Siena - Dipartimento di Farmacologia "Giorgio Segre"
Associazione "Amici dell'Università"
Importante: non mettere mai uno spazio all’inizio della registrazione nell’anagrafica.
Lo spazio è considerato dal sistema di ricerca come un carattere e come tale
interferisce con l’ordinamento alfabetico e con i risultati della ricerca.
2. NOMI DI PERSONA FISICA E PERSONA GIURIDICA
L'inserimento dei nomi di persona fisica va fatto scrivendo prima il cognome e poi il
nome.
I titoli di cortesia, di onorificenza oppure predicati nobiliari, anche qualora la lettera
medesima o la consuetudine li prevedessero, vanno omessi.
Marchesini Giovanni
o non Giovanni Marchesini
o non ch.mo prof. Marchesini Giovanni
Rossi Luigi
o non dott. avv. Rossi Luigi
o non Luigi avv. Rossi
Al fine di non creare doppioni o anagrafiche multiple relative ad un medesimo ente,
Titulus ha introdotto due campi: Firmatario e Alla cortese attenzione. Il primo si
riferisce alla corrispondenza in arrivo, il secondo a quella in partenza o interna. Vanno
comunque verificati il contenuto e la rispondenza tra la persona fisica e la persona
giuridica: se scrive il direttore del Dipartimento di ingegneria dell’informazione del
nostro Ateneo, chiar.mo prof. Bogi Lucia, è necessario verificare se egli scrive nelle sue
funzioni di direttore o come docente che utilizza la carta intestata della struttura cui
afferisce. Nel primo caso la registrazione dell'Anagrafica dovrà riportare la
denominazione dell'ente e della struttura e, nel campo Firmatario del documento, il
nome di chi scrive.
Nel campo Ruolo verrà inserita la qualifica (sindaco, prorettore, direttore,
responsabile):
Università degli Studi di Siena - Dipartimento di ingegneria dell’informazione
Firmatario Bogi Lucia Ruolo:- Direttore
non Direttore del Dipartimento di ingegneria dell’informazione
non Bogi Lucia
Nel secondo caso bisogna scrivere semplicemente:
Bogi Lucia
Allo stesso modo, se si scrive al sindaco del Comune di Siena, dott.ssa Gabriella Carli,
avremo l'anagrafica del Comune di Siena e, nel campo Alla cortese attenzione, il nome
o la denominazione del/la destinatario/a - Sindaco
Nel caso di corrispondenza in arrivo in cui la firma sia illeggibile, ma la qualifica sia
presente,nel campo firmatario andrà scritto firma illeggibile – Ruolo Sindaco
Allo stesso modo ci si comporta per gli organi interni: se scrive il nostro prorettore
all’informatica di Ateneo, prof. Maria Cacciapuoti, avremo:
Università degli Studi di Siena
Firmatario Cacciapuoti Maria – Ruolo Prorettore ai sistemi informatici e telematici di
Ateneo
o non Cacciapuoti Maria - Prorettore
o non Prof. Maria Cacciapuoti
Attenzione: molti comuni recano il titolo di "città", cioè di antica "sede episcopale" o di
dignità raggiunta. In questo caso si scriverà Comune di e non Città di, anche se il
titolo di città viene riportato nella carta intestata.
Comune di Siena
o non Città di Siena
I nomi delle città e degli enti stranieri vanno scritti nella lingua originale, ad eccezione
dello Stato, che va scritto in italiano.
Universitat Aachen
o non Università degli Studi di Aquisgrana
3. INDIRIZZI
La denominazione via/piazza/strada/viale deve essere scritta per esteso. Le
intestazioni delle vie/piazze/strade/viali vanno messe nella forma:
via/piazza/strada/ viale G. Mazzini
o non via/piazza/strada/ viale Mazzini
o non via/piazza/strada/ viale Giuseppe Mazzini
in quanto si ritiene la forma scelta la più comune e quindi maggiormente uniformabile.
4. INVIO POSTA IN USCITA – DESTINATARI MULTIPLI
4.1 Destinatari interni alla AOO
Se i destinatari sono tutti interni, si deve utilizzare il protocollo fra uffici, distinguendo
fra destinatari in numero maggiore o minore di tre. Se il numero è inferiore o pari a
tre, si utilizza la funzione “Conferenza dei servizi”, mentre, se il numero è maggiore di
tre (Ad. es. “A tutto il personale delle Unità organizzative dell’Amministrazione
generale”) è consigliabile creare attraverso l'applicativo ACL un “Gruppo”.
4.2 Destinatari per competenza interni e per conoscenza esterni
Nel caso di un documento inviato da un ufficio interno per competenza ad altro/i
ufficio/i interno/i dell'Amministrazione generale e per conoscenza a destinatari esterni
si utilizza la modalità protocollo tra uffici. Gli uffici esterni o le persone fisiche indicati
per conoscenza vanno segnalati nell'annotazione.
In questo caso ai destinatari esterni arriverà il documento cartaceo e i destinatari
interni avranno il documento assegnato nel sistema e disponibile in formato digitale,
oltre che cartaceo.
4.3 Destinatari per competenza interni ed esterni
Anche nel caso di un documento inviato da un ufficio interno per competenza ad
altro/i ufficio/i interno/i e a destinatari esterni si utilizza la modalità protocollo tra
uffici. I destinatari esterni, uffici o persone fisiche, vanno segnalati nell’annotazione.
Anche eventuali destinatari per conoscenza esterni vanno segnalati in annotazione.
Anche in questo caso ai destinatari esterni arriverà il documento cartaceo e ai
destinatari interni destinatari interni avranno il documento assegnato nel sistema e
disponibile in formato digitale, oltre che cartaceo.
4.4 Destinatari esterni alla AOO
4.4.1 Destinatari esterni per competenza ≤ 5
Si inserisce il primo destinatario, quindi si punta il mouse su “DESTINATARIO”,
cliccandoci sopra si apre una maschera con diverse opzioni, tra queste si clicca su
“AGGIUNGI ISTANZA IN CODA”, ed il programma visualizza una riga dove inserire
l’ulteriore
destinatario.
4.4.2 Destinatari esterni per competenza > 5
Si inserisce il primo destinatario sulla prima riga e per intero. Sulla seconda riga
(“AGGIUNGI ISTANZA IN CODA”), si inserisce una frase convenzionale del tipo “Vedi
elenco completo dei destinatari allegato completo” (tramite la registrazione in ACL di
una “fittizia” anagrafica di struttura esterna avente tale denominazione) e si associa,
tra i documenti informatici dell'ultima tabella, il file della lettera con l'elenco completo
di tutti i destinatari esterni.
4.4.3 Destinatari interni ed esterni appartenenti ad un’unica tipologia
A questa particolare tipologia di destinatari sono riconducibili le categorie “Personale
tecnico amministrativo” oppure “Direttori di Dipartimento”.
In questi casi si utilizza la modalità della “Posta in partenza”. Se sono destinatari
effettivi andranno inseriti nel campo “DESTINATARIO” e quindi registrati in ACL in
qualità di struttura esterna. Invece, se la lettera è destinata a loro solo per
conoscenza bisognerà spuntare la casella cc.
Nel caso di una circolare indirizzata a tutti i dipartimenti del nostro Ateneo o agli uffici
dell’amministrazione generale o al personale tecnico amministrativo, andrà scritto:
Università degli Studi di Siena – Dipartimenti
- non A tutti i dipartimenti dell’Università degli Studi di Siena;
Università degli Studi di Siena – Uffici dell’amministrazione generale
- non Agli Uffici dell’amministrazione generale;
Università degli Studi di Siena – Personale tecnico amministrativo
- non A tutto il personale Tecnico Amministrativo dell’Università.
5 DOCUMENTO IN ARRIVO CON PIU MITTENTI
Nel caso di una lettera con più mittenti (fino a 5), si inserirà nel campo “mittente”una
struttura esterna registrata in ACL “Mittenti plurimi” e si inseriranno nel campo
“firmatario” i nominativi dei singoli destinatari, separati da una virgola.
Nel caso di lettera firmata da più di 5 persone, ad esempio una petizione al Magnifico
Rettore da parte di un gruppo di studenti, nel campo mittente va riportato il primo
nominativo; nel campo “firmatario” va ripetuto lo stesso nominativo con l'aggiunta
delle parole e altri (vedi immagine del documento):
Rossi Mario
[Firmatario] - Rossi Mario e altri (vedi immagine del documento)
o non Rossi Mario, Bianchi Sergio, Verdi Antonio, Gialli Riccardo, etc.
6 Nomi di enti e persone giuridiche
I nomi degli enti vanno scritti completi e per esteso, cioè senza storpiature né
abbreviazioni.
Nel caso in cui il nome di un ente nell'uso venga individuato attraverso il suo
acronimo, la denominazione va riportata sempre completa e per esteso, ma con
l'aggiunta dell'acronimo in maiuscolo non puntato dopo un trattino preceduto e
seguito da uno spazio.
Il software Titulus tramite DocwayR consente infatti di risalire all'Anagrafica corretta
partendo anche dall'acrononimo (o dalla sua parte iniziale), indipendentemente dalla
posizione che occupa all'interno di una stringa di testo.
Pertanto, digitando semplicemente [INPS], il sistema troverà [Istituto nazionale della
previdenza sociale - INPS]:
Istituto nazionale della previdenza sociale - INPS
o non INPS - Ist. naz. previdenza sociale
Fanno eccezione i Ministeri che devono essere scritti per esteso, senza uso
dell’acronimo, in quanto il cambio di denominazione nel tempo, rende mutevoli gli
acronimi.
Quindi:
Ministero dell’Università e della Ricerca
non Ministero dell’Università e della Ricerca – MIUR
6. ENTI COLLETTIVI
Gli enti conosciuti con la loro sigla, ormai entrata nell'uso, devono essere inseriti
nell'Anagrafica con la denominazione completa e per esteso, ma con l'aggiunta
dell'acronimo in maiuscolo non puntato dopo un trattino preceduto e seguito da uno
spazio:
Centro studi investimenti sociali - CENSIS
o non Censis
Centro di formazione e studi per il mezzogiorno - FORMEZ
o non Formez
Quando un ente ha più sedi o più sezioni, va scritto completo e per esteso, ma con
l'aggiunta della denominazione della sede o della sezione dopo un trattino preceduto e
seguito da uno spazio:
Associazione nazionale archivistica italiana - ANAI - Sezione Veneto. o non Sezione
Veneto dell'Associazione nazionale archivistica italiana.
Quando si riceve una lettera da una unità organizzativa di un ente (ripartizione,
divisione, ufficio, etc.), si inserisce l'ente completo, aggiungendo la denominazione
della struttura dopo un trattino preceduto e seguito da uno spazio:
Comune di Siena - Assessorato ai lavori pubblici.
Nel caso di Enti che riportano molte suddivisioni (Ministero della ricerca ,
Direzione,,,,Dipartimento,
Ufficio),
per
evitare
eccessive
frammentazioni
nell’anagrafica, si limita la dizione ai primi 3 livelli.
6.1 STRUTTURE INTERNE ALL’UNIVERSITÀ
Nel caso di Dipartimenti del nostro ateneo, si evita di utilizzare la suddivisione
sezione, considerando che l’istituzione riconosce solo il Dipartimento.
Scuole di dottorato vanno inserite come:
Università degli Studi di Siena – Scuola di dottorato in….. (senza riferimento a
dipartimenti o facoltà)
Scuole di specializzazione vanno inserite come:
Università degli Studi di Siena – Scuola di specializzazione in (senza riferimento a
dipartimenti o facoltà)
I comitati per la didattica vanno inseriti come:
Università degli Studi di Siena, Comitato per la didattica del corso di laurea
in……,.(senza riferimento a dipartimenti o facoltà)
7 REVISIONE
Queste linee guida saranno riviste periodicamente. Saranno annullate (se doppie) o
modificate le anagrafiche non conformi.
In caso di modifica, al fine di non incidere sulla validità giuridico-probatoria del
protocollo, va tenuto presente che la registrazione di protocollo effettuata con
l'anagrafica scorretta non sarà modificabile e che la nuova versione dell'indirizzo sarà
disponibile solo per le registrazioni di protocollo successive.
Allegato 5
TITULUS 97
TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE
DELL’AMMINISTRAZIONE CENTRALE5
Titolo I. Amministrazione
1. Normativa e relativa attuazione
2. Statuto
3. Regolamenti
4. Stemma, gonfalone e sigillo
5. Sistema informativo, sicurezza della informazione e sistema informatico
6. Protezione dei dati personali
7. Archivio
8. Informazioni, relazioni con il pubblico e accesso ai documenti
9. Strategie per il personale, organigramma e funzionigramma
10.Rapporti sindacali e contrattazione
11.Controllo di gestione e sistema qualità
12.Statistica e auditing
13.Elezioni e designazioni
14.Associazioni e attività culturali, sportive e ricreative
15.Editoria e attività informativo-promozionale
16.Onorificenze, cerimoniale e attività di rappresentanza
17.Politiche e interventi per le pari opportunità
18.Interventi di carattere politico, economico, sociale e umanitario
Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
1. Rettore
2. Prorettori e delegati
3. Senato accademico
4. Giunta di Ateneo
5. Consiglio di amministrazione
6. Direttore amministrativo e dirigenti
7. Osservatorio sulla didattica di Ateneo
8. Comitato scientifico di Ateneo per il PAR
9. Collegio dei direttori di dipartimento
10. Consiglio studentesco
11. Nucleo di valutazione
12. Collegio dei revisori dei conti
13. Comitato per le pari opportunità
14. Comitato per il mobbing
15. Difensore civico degli studenti
16. Consigliere di fiducia
17. Comitato per lo sport universitario
18. Conferenza dei rettori delle università italiane
Titolo III. Didattica, ricerca, programmazione e sviluppo
1. Ordinamento didattico
2. Corsi di laurea
3. Corsi ad ordinamento speciale
5
Nel nostro Ateneo la definizione adottata con il nuovo Statuto è Amministrazione generale, ma il Titolario riporta
Amministrazione centrale , perché si tratta di uno strumento condiviso da più Atenei dove, al momento, prevale questa
dizione e non modificabile in questa parte da un singolo Ateneo
4. Corsi di specializzazione
5. Master
6. Corsi di dottorato di ricerca
7. Corsi di perfezionamento e corsi di formazione permanente
8. Strategie e valutazione della didattica e della ricerca
9. Premi e borse di studio finalizzati e vincolati
10.Opere dell’ingegno e imprenditoria della ricerca
11.Progetti e finanziamenti
12.Accordi per la didattica e per la ricerca
13.Programmi di mobilità
14.Rapporti con enti e istituti di area socio-sanitaria
15.Piani di sviluppo dell’università
16.Cooperazione con paesi in via di sviluppo
17.Attività per conto terzi
Titolo IV. Attività giuridico-legale
1.
2.
3.
4.
5.
Contenzioso
Atti di liberalità
Reati (delitti e contravvenzioni)
Responsabilità civile, penale e amministrativa del personale
Pareri e consulenze
Titolo V. Studenti e laureati
1. Orientamento, informazione e tutorato
2. Selezioni, immatricolazioni e ammissioni
3. Passaggi interni e trasferimenti da e per altra sede
4. Cursus studiorum e provvedimenti disciplinari
5. Diritto allo studio, assicurazioni, benefici economici, tasse e contributi
6. Tirocinio, formazione e attività di ricerca
7. Servizi di assistenza socio-sanitaria e a richiesta
8. Conclusione e cessazione della carriera di studio
9. Esami di Stato e ordini professionali
10.Associazionismo, goliardia e manifestazioni organizzate da studenti o ex studenti
Titolo VI. Strutture didattiche, di ricerca e di servizio
1. Poli
2. Facoltà
3. Strutture ad ordinamento speciale
4. Scuole di specializzazione
5. Scuole di dottorato
6. Dipartimenti
7. Istituti
8. Centri
9. Biblioteche e sistema bibliotecario
10.Musei, pinacoteche e collezioni scientifiche
11.Consorzi ed enti a partecipazione universitaria
Titolo VII. Personale
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Concorsi e selezioni
Assunzioni e cessazioni
Comandi e distacchi
Mansioni e incarichi
Carriera e inquadramenti
Retribuzione e compensi
Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi
Pre-ruolo, trattamento di quiescenza, buonuscita
Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo
10.Servizi a domanda individuale
11.Assenze
12.Tutela della salute e sorveglianza sanitaria
13.Giudizi di merito e provvedimenti disciplinari
14.Formazione e aggiornamento professionale
15.Deontologia professionale ed etica del lavoro
16.Personale non strutturato
Titolo VIII. Finanza, contabilità e bilancio
1.
2.
3.
4.
5.
Entrate
Uscite
Bilancio
Tesoreria, cassa e istituti di credito
Imposte, tasse, ritenute previdenziali e assistenziali
Titolo IX. Edilizia e territorio
1. Progettazione e costruzione di opere edilizie con relativi impianti
2. Manutenzione ordinaria, straordinaria, ristrutturazione, restauro e destinazione
d’uso
3. Sicurezza e messa a norma degli ambienti di lavoro
4. Telefonia e infrastruttura informatica
5. Programmazione territoriale
Titolo X. Patrimonio, economato e provveditorato
1. Acquisizione e gestione di beni immobili e relativi servizi
2. Locazione di beni immobili, di beni mobili e relativi servizi
3. Alienazione di beni immobili e di beni mobili
4. Acquisizione e fornitura di beni mobili, di materiali e attrezzature non tecniche e di
servizi
5. Manutenzione di beni mobili
6. Materiali, attrezzature, impiantistica e adempimenti tecnico-normativi
7. Partecipazioni e investimenti finanziari
8. Inventario, rendiconto patrimoniale, beni in comodato
9. Tutela e valorizzazione dei beni culturali
10.Gestione dei rifiuti e degli stabulari
Titolo XI. Oggetti diversi
(Senza ulteriori suddivisioni in classi; affari che non rientrano nei precedenti titoli di
classificazione, neppure per analogia)
Allegato 6
PRINCIPALE NORMATIVA DI RIFERIMENTO
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Legge 7 agosto 1990, n. 241 - Nuove norme in materia di procedimento
amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.
DPCM 31 ottobre 2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico; valido ai
sensi dell’art.78 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445.
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa.
Decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 - Norme generali sull’ordinamento
del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche e successive
modificazioni.
Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 -Codice in materia di protezione dei
dati personali.
Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 - Regole tecniche per la
riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire
la conformità dei documenti agli originali.
Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del
paesaggio.
Decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82 - Codice dell’amministrazione digitale e
successive modificazioni.
Legge 28 gennaio 2009, n. 2 - Conversione in legge, con modificazioni, del
decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, recante misure urgenti per il
sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione
anti-crisi il quadro strategico nazionale
Legge 18 giugno 2009 ,n. 69 - Disposizioni per lo sviluppo economico, la
semplificazione, la competitività' nonché in materia di processo civile.
Decreto legislativo 27 ottobre 2009 n. 150, - Attuazione della legge 4 marzo
2009, n. 15, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e
di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni.