Capitolato tecnico: Gestione Sistemi Stampa per la Sede ICE di Roma

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Area Sistemi Informativi
Capitolato tecnico: Gestione Sistemi Stampa per la Sede ICE di Roma
L’obiettivo del presente capitolato è il rinnovo tecnologico dell’attuale parco delle macchine dei
Sistemi di Stampa (MMF di piano e Centro Stampa) dell’Istituto per il Commercio Estero di
Roma.
L’attuale fornitura, effettuata mediante locazione triennale 2008-2011, scadrà improrogabilmente
il 09-04-2011.
Entro tale data tutte le apparecchiature attualmente utilizzate, dovranno essere ritirate dal
vecchio fornitore e sostituite mediante nuova locazione.
Al fine di migliorare le performance dei Sistemi di Stampa, il presente capitolato sarà suddiviso
in due differenti lotti, uno per le MMF di piano ed uno per il Centro Stampa.
La fornitura dovrà prevedere la completa integrazione tra i due lotti, indipendentemente dai
fornitori e dalle tecnologie utilizzate.
La locazione avrà durata 3 (tre) anni.
Lotto 1, MMF
- fornitura di 40 MMF, A4/A3, BN/colore;
- fornitura di 50 stampanti A4 BN;
- fornitura di un print-server;
- fornitura materiale di consumo per copie/stampe stimate;
- assistenza tecnica delle macchine fornite.
Lotto 2, Centro Stampa
- fornitura di un centro stampa costituito da una macchina BN ed una colore;
- fornitura materiale di consumo per copie/stampe stimate;
- fornitura carte speciali per CS;
- presidio e gestione del centro stampa.
via Liszt 21, 00144 Roma, Italia
T +39 0659921 F +39 06 89280355
[email protected] www.ice.gov.it
Cod. Fisc. 80069170589 Part. Iva 02120151002
Certificazione UNI EN ISO9001
Capitolato tecnico: Lotto 1, MMF e SA
Indice
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
1
2
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
3
3.1.
3.2.
3.3.
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5
6
6.1.
6.2.
7
8
8.1
8.2
8.3
8.4
9
9.1
9.2
9.3
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9.5
9.6
10
10.1
10.2
10.3
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Oggetto dell’appalto
Specifiche dei Sistemi di Stampa
Caratteristiche minime per i sistemi MMF Sede
Caratteristiche minime per stampanti locali
Numero di copie annuali stimate
Elementi migliorativi oggetto di valutazione
Consegna apparecchiature
Consegna delle nuove apparecchiature
Sostituzione macchine MMF e SA
Sostituzione print-server
Requisiti di conformità e tutela dell’ambientale
Materiale di consumo
Specifiche del Software di gestione e di accounting
Caratteristiche minime del software di gestione e di accounting
Software di gestione del Centro Stampa
Integrazione con il centro stampa
Specifiche del servizio di assistenza tecnica
Informazioni sulla struttura
Oggetto del servizio di assistenza
Assistenza di primo livello
Penali
Opzione Assistenza Tecnica
Presidio tecnico
Compiti del Service Manager
Caratteristiche minime del servizio di assistenza
Penali
Piano di migrazione
Documentazione
Dati relativi al progetto
Migrazione dei sistemi
Formazione on site
Collaudo dei Sistemi di Stampa e pagamenti
Criterio di aggiudicazione
Modalità di pagamento
Allegati
A
B
C
D
E
F
T +39 0659921 F +39 06 89280355
Cod. Fisc. 80069170589 Part. Iva 02120151002
caratteristiche minime MMF Sede
caratteristiche minime stampante SA
organigramma per aree
piantine posizionamento apparecchiature
per piano
scheda offerta macchina MMF Sede
scheda offerta macchina stampante SA
3
3
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Art. 1 - Oggetto dell’appalto
L’appalto ha per oggetto:
1. noleggio di n° 40 (quaranta) sistemi multifunzione digitali. Formato A4/A3, copiatrice e
stampante in BN/colore, scanner a colori A3, fax. Collegate in rete e condivisi per unità
organizzative;
2. noleggio di n° 50 (cinquanta) stampanti workgroup. Formato A4 monocromatiche.
Collegate in rete e condivisi per unità organizzative dedicate;
3. consegna ed installazione di tutte le apparecchiature sostitutive quelle in uso entro e
non oltre il 09-04-2011;
4. fornitura di una pianificazione dettagliata della procedura di sostituzione, concordata
mediante un referente ICE con la ditta locataria che dovrà ritirare le proprie
apparecchiature;
5. fornitura di un software di gestione ed accounting, necessario per il monitoraggio
d’utilizzo nonché la suddivisione per centri di costo del numero di copie stampate;
6. fornitura di un sistema a lettura dei badge aziendale (ICE) per il riconoscimento e
stampa dei documenti riservati;
7. fornitura del materiale di consumo delle singole macchine a copertura delle stime di
stampa previste;
8. fornitura dei driver aggiornati in caso di uscita di nuovi sistemi operativi (Microsoft o
Linux) o applicativi (Oracle, Citrix);
9. tutte le apparecchiature devono essere pienamente integrate con il Centro Stampa ICE,
la cui locazione viene trattata nel lotto n°2.
Il contratto avrà la durata di 3 (tre) anni, con decorrenza dal 11-04-211.
Considerando la delicatezza del progetto, che dovrà necessariamente andare a regime nella
sua totalità entro e non oltre il 09-04-2011, per le singole MMF non dovranno avvenire disservizi
superiori ad 1h.
Art. 2 - Specifiche dei Sistemi di Stampa
2.1 Caratteristiche minime per i sistemi MMF Sede.
I sistemi multifunzione dovranno essere a tecnologia digitale A4/A3 colore e bianco e nero, di
elevata affidabilità, multifunzione, collegabili in rete e indirizzabili in protocollo IP, comprendendo
le funzioni di:
- copia;
- stampa da PC mediante rete locale;
- l’acquisizione delle immagini fronte/retro effettuate in un solo passaggio;
- scanner a colori;
- possibilità di scegliere il formato della carta (se previsto) in fase di invio copia o stampa
dal PC;
- scansione ed archiviazione documenti mediante salvataggio su file od invio via e-mail;
- accesso via rete per gestione e manutenzione;
- possibilità di stampare su fogli protocollo bollati;
- multitasking: possibilità di effettuare più funzioni in parallelo;
- eventuali mobiletti di sostegno delle apparecchiature per portarle ad altezza utente;
- accounting, ovvero l’allineamento del proprio sistema di autenticazione con il sistema
utilizzato dall’ICE (Active Directory);
- pannello numerico su cui digitare il proprio codice identificativo per avviare la stampa;
- sistema di autenticazione mediante badge aziendale (ICE) o codice pin.
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I Sistemi di Stampa dovranno poter operare con carta di caratteristiche standard, mantenuta ai
livelli di umidità normalmente verificabili in ambiente di ufficio.
Le specifiche di dettaglio delle caratteristiche minime richieste sono contenute nell’allegato
‘A’.
Inoltre, i sistemi multifunzione dovranno essere dotati di:
- driver di funzionamento dei maggiori sistemi Microsoft (2000, XP, Vista, Windows 7),
Linux e Citrix;
- driver di funzionamento per i software quali Openoffice, Oracle, Citrix;
- un software di gestione per le stampe e di controllo dei costi di stampa e copiatura. Le
specifiche di dettaglio del software di gestione e del sistema di accounting sono
indicate nell’art. 6;
- un contatore dal quale si possa desumere il numero delle copie BN, copie colore,
stampe BN, stampe colori e fax. La lettura deve essere facilmente consultabile anche
da parte del personale dell’ICE;
- possibilità di inibire la stampa a colori ad utenti della rete;
- possibilità di inibire la scansione e stampa a colori diretta;
- accessori di finitura come foratura, fascicolazione, pinzatura;
- un sistema di rilevamento automatico di guasti o di anomalie capace di inviare notifiche
tramite e-mail o SMS all’Amministratore.
Tutti i sistemi di stampa ed il materiale di consumo che saranno forniti dovranno essere nuovi di
fabbrica e di prima installazione. Nessuna parte del sistema di stampa deve essere stata
rigenerata o ricondizionata in fabbrica, né il numero di matricola mai essere stato fatturato in
precedenza. All’atto dell’offerta, i sistemi di stampa devono essere presenti nei listini ufficiali
pubblicati delle case produttrici e regolarmente in commercio.
2.2 Caratteristiche minime per stampanti locali.
Pur essendo stampanti di rete, le stampanti in oggetto verranno configurate su una singola
macchina. L’utilizzo della connettività IP sarà quindi limitato alla manutenzione ed al controllo
della postazione.
Le stampanti dovranno essere a tecnologia digitale, di elevata affidabilità, connettibili in rete e
indirizzabili in protocollo IP e comprendere le funzioni di:
- stampa da PC su rete locale;
dal PC;
utilizzato dall’ICE (Active Directory).
I Sistemi di Stampa dovranno poter operare con carta di caratteristiche standard, mantenuta ai
livelli di umidità normalmente verificabili in ambiente di ufficio. Le specifiche di dettaglio delle
caratteristiche minime richieste per ciascuna tipologia di Sistema di Stampa sono contenute
nell’allegato ‘B’.
Inoltre, le stampanti dovranno essere dotate di:
Linux e Citrix;
- un software di gestione per le stampe e di controllo dei costi di stampa e copiatura. Le
specifiche di dettaglio del software di gestione e del sistema di accounting sono
indicate nell’art. 6;
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-
un contatore dal quale si possa desumere il numero delle copie e stampe prodotte. La
lettura deve essere facilmente consultabile anche da parte del personale dell’ICE;
un sistema di rilevamento automatico di guasti o di anomalie capace di inviare notifiche
tramite e-mail o SMS all’Amministratore.
Tutte le stampanti ed il materiale di consumo che saranno forniti dovranno essere nuovi di
fabbrica e di prima installazione. Nessuna parte della stampante deve essere stata rigenerata o
ricondizionata in fabbrica, né il numero di matricola mai essere stato fatturato in precedenza.
All’atto dell’offerta, i sistemi di stampa devono essere presenti nei listini ufficiali pubblicati delle
case produttrici e regolarmente in commercio.
2.3 Numero di copie annuali stimate
Il numero di copie minimo così come stimato dalI’ICE, calcolato come numero di passaggi
annuali (si intende per “passaggio” la stampa o copia di una facciata in qualsiasi formato, le
copie fronte-retro contano per 2 passaggi), compreso nel canone di noleggio è dato dalla
seguente tabella:
Numero copie annue bianco e nero
2.000.000
Numero copie annue colore
500.000
Per il calcolo della coperture di pagina in stampa, si considerino gli standard ISO/IEC19752.
Resta fermo che l’affidabilità dei sistemi di stampa offerti non si deve basare sui numeri riportati
nelle precedenti tabelle, ma deve tenere conto delle caratteristiche tecniche e delle SLA
richieste.
2.4 Elementi migliorativi oggetto di valutazione
Sarà cura della società partecipante, compilare ed allegare all’offerta, la scheda tecnica posta in
allegato (E ed F). Detta scheda servirà a valutare sinteticamente le caratteristiche tecniche delle
macchine offerte. In ciascuna scheda saranno quindi riportate le caratteristiche minime richieste
da ICE. In un’apposita colonna attigua a quella ICE il fornitore dovrà riportare le caratteristiche
della propria macchina offerta, inclusa marca e modello.
Saranno considerati elementi migliorativi, valutati ai fini dell’attribuzione del punteggio relativo
all’offerta tecnica dei Sistemi di Stampa:
- la maggiore velocità in copie o stampe offerta rispetto a quella minima. Saranno
premiati i fornitori che per le tipologie A e B offriranno sistemi più veloci;
- sistemi di connessione aggiuntivi all’Ethernet, ad esempio Wi Fi;
- il basso impatto ambientale caratterizzato da minori livelli di rumorosità, emissione
ozono, calore emesso;
- gli accessori aggiuntivi offerti rispetto a quelli richiesti, senza oneri aggiuntivi per l’ICE;
- ogni altra eventuale alternativa offerta in grado di implementare e/o salvaguardare le
funzionalità richieste;
- ridotto consumo energetico delle apparecchiature proposte;
- conteggio di stampe contenenti il solo 5% di colore come stampe bianco e nero;
- ulteriori elementi migliorativi secondo l’offerente che riguardano caratteristiche
funzionali o prestazioni.
Art. 3 – Consegna apparecchiature
3.1 Consegna delle nuove apparecchiature
La consegna dei sistemi di stampa, nelle qualità e quantità indicate all’art. 1 e nei luoghi indicati
di seguito, si intende comprensiva dell'installazione in opera. Il completamento dell’installazione
dovrà avvenire entro il 09-04-2011. Le operazioni di consegna, installazione e messa in
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funzionamento dovranno avvenire secondo un calendario che sarà concordato tra il ICE e
l’Aggiudicataria, fermo restando il rispetto del termine di cui al comma precedente. Le operazioni
relative all’imballaggio, trasporto e scarico dei sistemi di stampa e dei relativi accessori sono a
rischio e a completo onere della ditta Aggiudicataria, la quale dovrà altresì provvedere a sua
cura e spese - contestualmente alla consegna - all’immediato sgombero, trasporto e
smaltimento a norma di legge degli imballaggi. La fornitura dovrà essere effettuata presso la
Sede dell’Istituto per il Commercio Estero di Roma, Via Liszt 21 (Zona Eur).
Gli orari per la consegna delle merci saranno:
- dal lunedì al giovedì, 08.00 – 16.00
- il venerdì,
08.00 – 13.00
Il piano di fabbisogni pensato da ICE ed assolutamente non vincolante, è il seguente:
Piano
-2
-1
0
1
2
3
4
5
6
Magazzino
MMF
1
2
3
6
6
5
7
7
3
SA
1
4
5
3
12
5
4
5
9
2
Tot
40
50
Al fine di dare supporto per le sostituzioni ed installazioni, nell’allegato ‘D da 1 a 7’ sono
riportate le planimetrie dell’Istituto, incluse le zone per il posizionamento fisico delle macchine.
3.2 Sostituzione macchine MMF e SA
Le operazioni di installazione delle nuove apparecchiature andranno concordate con un
referente ICE, in seguito indicato, che si farà carico di pianificare con la vecchia locatrice delle
macchine le date di installazione e ritiro delle vecchie apparecchiature e scorte di materiale di
consumo non ancora utilizzato.
Non disponendo l’ICE di uno spazio idoneo per lo stoccaggio temporaneo delle apparecchiature
in arrivo ed in ritiro, dette operazioni dovranno essere attentamente concordate con la ditta che
effettuerà il ritiro.
Al fine di non creare disservizi alle utenze, tutte le operazioni di sostituzione delle
apparecchiature MMF andranno effettuate tassativamente di sabato e domenica.
3.3 Sostituzione print-server
I print-server forniti dovranno essere nuovi di fabbrica e di prima installazione. Il numeri di
matricola non dovranno mai esser stati fatturati in precedenza.
Per l’implementazione della soluzione di stampa ed accounting sono attualmente utilizzati dei
server ridondati in alta disponibilità, un cluster composto da due nodi ed uno storage.
I requisiti minimi del cluster sono i seguenti:
Singolo nodo processore quad core 2 GHz
RAM 2 Gb ECC
2 Hd 73 Gb SAS 15K rpm in RAID 1
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Storage
2 controller HBA di collegamento allo storage
doppio alimentatore
4 schedi di rete gestite sui due controller separati (due più due)
2 controller SAS
6 hard disk SAS a 146 Gb
Tale configurazione non è ovviamente vincolate. A parità di prestazioni la ditta appaltatrice sarà
quindi libera di offrire soluzioni alternative.
Data la tipologia di lavoro che viene effettuata e delle caratteristiche già sufficienti, l’offerta di
apparecchiature di caratteristiche superiori a quelle riportate non sarà oggetto di ulteriori
punteggi tecnici.
Al fine di non creare alcun disservizio, tutte le attività per la sostituzione dei print-server,
dovranno tassativamente essere effettuate durante i giorni di chiusura dell’Ente, sabati o
domeniche.
Art. 4 – Requisiti di conformità e tutela dell’ambiente
Tutti i sistemi di stampa dovranno essere:
1. muniti di uno dei marchi di certificazione riconosciuti da tutti i paesi della UE;
2. alimentati direttamente con la tensione erogata attualmente in Italia;
3. conformi alle norme relative alla compatibilità elettromagnetica.
I sistemi dovranno essere provvisti di regolare marcatura “CE” ed essere conformi alla direttiva
2002/95/CE del Parlamento Europeo (RoHS) e del Consiglio d’Europa del 27/1/2003 e alla
legge di recepimento D.lg. n. 175 del 29/07/2005. L’Aggiudicataria dovrà garantire la conformità
dei sistemi di stampa alle vigenti norme legislative, regolamentari e tecniche disciplinanti i
componenti e le modalità di impiego delle apparecchiature ai fini della sicurezza degli
utilizzatori, con particolare riferimento alle disposizioni del D.P.R. n. 547/55, dal D.lg. n. 277/91,
dal D.lg. n. 626/94 e successive modificazioni.
Ciascun sistema dovrà essere accompagnato da una scheda tecnica di sicurezza relativa:
- emissione di ozono;
- emissione di polveri;
- emissione di cadmio, cromo esavalente, mercurio e piombo;
- livello di rumore;
- emissione di calore.
I materiali di consumo dovranno essere forniti corredati dalle rispettive schede tossicologiche
previste dalla normativa vigente in materia. Saranno a carico dell’Aggiudicataria tutti gli oneri e i
rischi connessi ad eventuali danni a persone o cose, di ICE o terzi, provocati da difetti delle
attrezzature e dei materiali utilizzati in esecuzione del contratto, relativamente alle materie prime
utilizzate nella produzione, alle componenti o al loro assemblaggio, all’imballo o all’esattezza e
completezza delle istruzioni ad essi allegate, ai sensi e per gli effetti del D.P.R. 224/1988 e
successive modifiche e integrazioni. Per il rispetto della tutela ambientale, l’Aggiudicataria sarà
impegnata, per tutti i materiali residuati, quali “scarti” derivanti dalle prestazioni relative al
contratto (sfridi, risulte, imballi e quanto altro possa configurarsi come rifiuto), a rimuoverli dai
locali comodati e/o dalle pertinenze sociali, e conseguentemente ad ottemperare puntualmente
e rigorosamente alle disposizioni normative previste in materia ambientale, con particolare
riferimento al D.lg. n. 22/1997, in materia di rifiuti, imballaggi, e successive modifiche e/o
integrazioni.
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Art. 5 – Materiale di consumo
Sarà carico dell’aggiudicatario provvedere alla fornitura, sia materiale che economica, del
materiale di consumo per ottemperare al numero di copie/stampe previste (art. 2.3), a
prescindere dalla copertura di stampa che effettuerà l’ICE. La società fornitrice si farà carico in
oltre delle spese previste per lo smaltimento di tutto il materiale di consumo esaurito, nel pieno
rispetto delle normative vigenti (D.lg. n. 22/1997, Ronchi) e rilasciando un attestato di avvenuto
smaltimento.
Art. 6 – Specifiche del software di gestione e di accounting
6.1 Caratteristiche minime del software di gestione ed accounting
Il software di gestione e di accounting richiesto, deve fare parte di un’unica suite applicativa in
grado di allinearsi all’Active Directory di ICE e da installare su un print server ridondato.
Tale software dovrà essere in grado di gestire le politiche di accesso ai dispositivi multifunzione
attraverso l’uso del badge aziendale ICE, sincronizzandosi su Active Directory. L’utente
attraverso il proprio badge potrà quindi sbloccare il dispositivo per le funzioni di stampa protetta
o copia. La stampa protetta dovrà quindi prevedere la possibilità di stampare solo ed
esclusivamente previo identificazione dell’utente, sia essa tramite badge o codice pin.
Dovrà in oltre essere possibile inviare la stampa su una macchina virtuale per poi stampare
realmente, previo autenticazione, da una qualsiasi macchina fisica.
I requisiti minimi richiesti sono:
1. installazione del print server con S.O. Windows server 2003. La ditta Aggiudicataria,
s’impegnerà quindi a fornire il numero adeguato di licenze, qualora necessarie, per la
copertura di tutte le postazioni previste nel progetto;
2. interfaccia grafica per la gestione e la configurazione dei sistemi di stampa forniti
dall’Aggiudicataria;
3. interfaccia grafica per la gestione e la configurazione dei dispositivi per la lettura dei
badge di ICE;
4. possibilità dell’Amministratore di definire le politiche di utilizzo delle stampe e copie degli
utenti;
5. possibilità dell’Amministratore di definire una quota di colore per utente od unità
organizzativa interna (centri di costo);
6. possibilità dell’Amministratore di definire una quota di stampe oltre cui le stampe
vengano dirottate automaticamente al centro stampa, oggetto del lotto n° 2 del
capitolato tecnico;
7. funzione di routing intelligente delle stampe. Possibilità dell'amministratore di indirizzare
le stampe secondo varie discriminanti come numero di pagine, tipo di documenti,
bianco, nero o colore, tipo di rifinitura richiesto. Il routing dovrà inoltre prevedere
l’indicazione all’utente di stampa, di quale periferiche verrà utilizzata;
8. sistema di monitoraggio che avvisi in tempo reale in caso di esaurimento carta,
consumabili ed inceppamento sulle singole apparecchiature.
Le caratteristiche funzionali minime richieste per il sistema di accounting sono:
1. conteggio delle stampe e delle fotocopie per utente o per gruppi;
2. possibilità dell’Amministratore di definire dei centri di costo;
3. creazione di Report in formato importabile in ambiente Microsoft Excel (ad es.CSV,
XML, ecc) che riportano la suddivisione delle copie e delle stampe per utenti e sui centri
di costo. Le due voci devono in oltre essere identificabili per tipologie (stampe BN,
stampe colore, copie BN e copie colore);
4. la proprietà del software di conteggiare automaticamente le fotocopie e le stampe dei
Sistemi di Stampa offerti, ripartite per i centri di costo o utente;
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5. possibilità dell’Amministratore di inibire la possibilità di stampa a colori a fasce di utenti;
6. la possibilità dell’Amministratore di definire quote d’uso per utente o gruppo;
7. la possibilità dell’Amministratore di inibire la copia a colori se non previo autenticazione
dell’utente.
Oltre al software, è richiesto un server di stampa ridondato dove si installeranno i software di
gestione documentale ed il software di accounting. Il server deve essere di tipo rack ed
installato presso il CED dell’ICE. E’ richiesta una consolle di gestione centralizzata da allocarsi
nella sala del centro stampa, che consenta la gestione, il monitoraggio remoto e l’estrazione dei
dati da tutti i server di stampa.
6.2 Software di gestione del centro stampa
Il software richiesto dovrà offrire funzioni gestionali avanzate delle apparecchiature del centro
stampa (lotto n° 2).
In base alla opzioni messe a disposizione dal centro stampa, gli utenti potranno compilare un
ticket elettronico mediante un’apposita interfaccia grafica, residente sul print-server.
Il ticket contenente tutte le informazioni sulla tipologia di lavoro e contenente in allegato il file da
stampare, verrà quindi preso in carico dall’addetto al centro stampa.
Il ticket verrà processato solo ed unicamente a fronte dell’autorizzazione del responsabile
dell’unità organizzativa a cui appartiene il richiedente del servizio.
Dovrà essere possibile stampare separatamente le tipologie colore all’interno di un unico
documento per poi riunificare automaticamente il documento definitivo (stampe monocromatiche
su macchina monocromatica e stampe colori su macchina colore).
Il software dovrà fornire un semplice ambiente di scripting con comandi preconfigurati che
permettano l’automazione del workflow di stampa.
Art. 7 – Integrazione con il Centro stampa
Vincolo alla fornitura, è che le macchine offerte siamo completamente integrabili con il Centro
Stampa, la cui assegnazione viene stabilita nel Lotto n° 2.
Dovrà ad esempio essere possibile, dirottare le stampe superiori a 70 o 100 pagine direttamente
sulla coda di stampa delle macchine del Centro Stampa. Il lavoro, qualora autorizzato del
responsabile dell’unità organizzativa verrà poi avviato dall’operatore del centro stampa.
Le macchine fornite per il CS dovranno quindi essere monitorate e gestite mediante il software
fornito nel presente Lotto.
Art. 8 – Specifiche del servizio di assistenza tecnica
8.1 Informazioni sulla struttura
La società dovrà fornire informazioni riguardo i seguenti punti:
- fatturato in servizi di ‘outsourcing on site’ per noleggio ed assistenza sistemi di stampa;
- referenze in ambito di noleggio in loco ed assistenza presso clienti;
- unità operative impiegate per l’assistenza tecnica presso le ditte in assistenza (numero
di tecnici oprativi)
- rotazione delle macchine soggette a maggior carico di lavoro con quelle meno
utilizzate.
8.2 Oggetto del servizio di assistenza
Per l'intera durata del contratto, l’Aggiudicataria s’impegna ad effettuare tutti gli interventi di
assistenza tecnica per assicurare il perfetto funzionamento dei Sistemi di Stampa e degli
apparati hardware e software offerti.
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Il servizio di assistenza dovrà necessariamente comprendere:
- la fornitura di tutti i materiali consumabili (art. 5);
- la fornitura di un numero verde a cui rivolgersi in caso di necessità fuori dai normali
orari lavorativi previsti;
- la manutenzione preventiva, comprensiva delle periodiche operazioni di pulizia,
lubrificazione e sostituzione di materiali logori nel numero e con la frequenza necessari
ad assicurare il corretto funzionamento;
- le attività di riparazione e di sostituzione delle parti guaste, compreso gli elementi in
vetro o in plastica, completamente a carico della società aggiudicataria (sia componenti
che mano d’opera);
- l’aggiornamenti software dei vari firmware delle multifunzione o drivers;
- la manutenzione hardware e software dei sistemi di stampa, ivi compresi gli eventuali
aggiornamenti software degli applicativi di accounting e gestione di stampa.
Gli interventi effettuati in relazione alle suddette attività non potranno dare luogo ad alcun
addebito, nemmeno per oneri indiretti o riflessi o per diritti di chiamata, a carico di ICE.
8.3 Assistenza di primo livello
Tutti gli interventi di primo livello d’assistenza tecnica, come ad esempio il caricamento della
carta, inceppamento fogli e sostituzione materiale di consumo verranno effettuati da personale
interno ICE, appositamente formato dalla ditta aggiudicataria.
Detti incaricati fungeranno da interfaccia con l’assistenza tecnica, prendendosi cura di gestire le
chiamate ove non in grado di intervenire.
Durante la durata del contratto, sarà comunque facoltà di ICE richiedere che la ditta fornitrice
effettui anche l’assistenza di 1° livello, che è ricompressa nell’opzione assistenza tecnica di cui
all’Art. 9.
8.4 Penali
A fronte di disservizi causati da malfunzionamenti che causino impossibilità agli utenti di
stampare, l’ICE applicherà delle penali in base alla tipologia di guasto ed al tempo del
disservizio, così come illustrato nella tabella sottostante. Le penali (in valore percentuale)
saranno calcolate sull’importo totale annuo del contratto. Per ‘h’, s’intendono
rigorosamente ore lavorative medie calcolate su base mensile.
Evento
Malfunzionamento *
Consegna
apparecchiature
Penale in % (valore
Note
annuale del contratto)
0,1 %
per ogni giorno di disservizio superiore ai
2 dalla segnalazione
0,2 %
per ogni giorno di ritardo oltre quanto
stabilito nel capitolato
* s’intende un malfunzionamento non risolvibile dai tecnici di primo livello che preveda la
sostituzione di parti dell’apparecchiatura
In caso l’Aggiudicataria raggiunga il valore di penali pari al 10% del valore totale annuo del
contratto, l’ICE si potrà avvalere della facoltà di rescindere il contratto. In tal caso
l’Aggiudicataria dovrà comunque mantenere il servizio sino a che la seconda classificata in gara
non subentri (in base ad una sostituzione pianificata) con le proprie apparecchiature e sistemi, o
che l’ICE completi una nuova gara. La ditta oggetto della rescissione, sarà tenuta a ritirare le
proprie apparecchiature a mano a mano che la seconda ditta aggiudicataria installerà le nuove
macchine. La rimozione della totalità della propria fornitura non oltre 10 giorni dall’attivazione
dell’ultima macchina della nuova aggiudicataria. In caso ciò non avvenga, L’ICE provvederà, a
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spese della prima aggiudicataria, a far ritirare e smaltire, quanto ancora presente nei propri
locali.
Art. 9 – Opzione assistenza tecnica
Qualora necessario ICE avrà facoltà di richiedere l’opzione Assistenza Tecnica su tutto il parco
macchine mediante presidio.
A tal fine la ditta dovrà quotare il costo di tale opzione tenendo presente che l’importo sarà
sottoposto a valutazione economica al fine dell’aggiudicazione
9.1 Presidio tecnico
Il presidio dovrà fornire copertura degli orari dell’ICE, dal lunedì al venerdì 08,30-17,30. Qualora
si renda necessario, il personale tecnico del presidio (un tecnico di primo livello) dovrà poter
operare anche in orari straordinari, notturni o festivi. Per tali motivi andrà previsto un numero di
20 (venti) ore annue. Il personale del presidio dovrà provvedere al monitoraggio delle
apparecchiature ed effettuare a fronte di un malfunzionamento o chiamata il primo intervento
tecnico. Il tecnico impiegato per il presidio dovrà necessariamente rispondere alle seguenti
caratteristiche:
- assunto dalla società da almeno 1 (uno) anno;
- esperienza nel campo dell’assistenza tecnica presso il cliente di almeno 1 (uno) anno;
- possesso di certificazioni sui Sistemi di Stampa offerti;
- possesso di certificazioni sul software di gestione e di accounting offerti.
assistenza tecnica per assicurare il perfetto funzionamento dei Sistemi di Stampa e degli
apparati hardware e software offerti.
Il servizio di assistenza dovrà necessariamente comprendere quanto già in contratto nell’art.
8.2.
In oltre il tecnico di presidio dovrà:
- effettuare il ricaricamento della carta;
- provvedere alla sostituzione del materiale di consumo;
- configurare le apparecchiature in locazione su PC o tin client.
L’ICE si riserva la facoltà di richiedere la sostituzione del personale di presidio qualora esso non
risponda alle caratteristiche sia tecniche che professionali.
9.3 Compiti del Service Manager
All’atto della richiesta del servizio l’Aggiudicataria dovrà comunicare ad ICE il responsabile del
servizio denominato SERVICE MANAGER, che fungerà da unica interfaccia con il responsabile
del servizio di stampa e copie di ICE. Il responsabile del servizio SERVICE MANAGER dovrà
essere un dipendente dell’Aggiudicataria. Lo scambio di ogni richiesta, informazione e/o
documentazione necessaria allo svolgimento delle attività, oggetto del presente capitolato,
avverrà attraverso i soggetti sopra indicati.
I compiti del SERVICE MANAGER saranno i seguenti:
- se non ancora effettuata, concordare con ICE, la pianificazione per la consegna ed
l’installazione dei sistemi, da effettuarsi comunque entro i termini previsti (art 3);
Pagine 11 di 26
-
-
-
-
se non ancora effettuato, concordare ed avviare il piano di formazione on site come
descritto nell’Art 11;
consegnare ad ICE l’elenco dei nominativi del personale abilitato ad effettuare il
presidio secondo quanto richiesto (art. 9.2). Si richiedono minimo 2 (due) nominativi al
fini di disporre sempre di una copertura del servizio;
fornire un numero verde a cui rivolgersi in caso di necessità fuori il normale orario
previsto;
definire, d’intesa con ICE, adeguate modalità operative per la raccolta, la registrazione
e l’evasione delle richieste;
definire il sistema di accounting;
consegnare ad ICE il piano di manutenzione preventiva per le periodiche operazioni di
pulizia e sostituzione dei materiali soggetti ad usura in modo da ridurre al minimo i
fermi macchina;
concordare il dimensionamento di adeguate scorte dei materiali consumabili (e carta
qualora prevista) ed il processo di approvvigionamento con il responsabile del servizio
di stampa e copia di ICE, in modo da prevenire situazioni di irreperibilità degli stessi. Si
precisa che la gestione delle scorte dei materiali di consumo non è sotto la
responsabilità dell’ICE. L’ICE qualora necessario metterà comunque a disposizione
dell’Aggiudicataria uno spazio, munito di accesso controllato, per lo stoccaggio di carta
e materiale di consumo di prima necessità;
predisporre adeguate scorte di pezzi di ricambio dei Sistemi di Stampa gestite presso
l’aggiudicatario in modo da garantire gli SLA richiesti;
approntare apposite schede (report) riportanti misure sui tempi di evasione delle
richieste e la ripartizione dei costi delle stampe e delle fotocopie con le Unità
organizzative di ICE.
9.4 Caratteristiche minime del servizio di assistenza
L’Aggiudicataria dovrà fornire un servizio di assistenza con i seguenti requisiti minimi:
1. un orario di copertura del servizio, dalle ore 08.30 alle ore 17.30 dal lunedì al venerdì;
2. numero massimo di 20 (venti) ore annue;
3. predisposizione e gestione di un proprio magazzino di pezzi di ricambio in modo da
garantire le SLA richieste (gli spazi necessari per tale servizio vanno concordati con
ICE in base alle proprie disponibilità);
4. la rete di assistenza deve essere di diretta gestione della casa madre produttrice dei
sistemi offerti;
5. ogni comunicazione tra il l’ICE e l’Aggiudicataria potrà avvenire alternativamente
tramite linea telefonica, linea fax o posta elettronica;
6. l’Aggiudicataria dovrà gestire ogni richiesta di assistenza attraverso un sistema di
trouble ticket, basato su chiamate telefoniche od e-mail. Ad ogni richiesta ricevuta, si
assegnerà un numero progressivo identificativo della chiamata. Tale identificativo,
insieme alla data di registrazione, dovrà essere comunicato al richiedente
contestualmente alla chiamata per mezzo e-mail. I termini di evasione della richiesta
decorreranno dall’apertura del Ticket. I Trouble Ticket dovranno essere disponibili per:
• segnalazione di guasti o di anomalie;
• richieste dei materiali di consumo;
• altro.
7. il tempo di presa in carico (cioè il tempo intercorrente tra l’apertura del ticket e la
comunicazione all’ICE dei tempi previsti di intervento) deve essere al massimo pari ad
un’ora lavorativa;
8. il tempo di consegna/ripristino, cioè il tempo intercorrente tra l’apertura del ticket ed il
ripristino effettivo del servizio, dovrà essere coerente con i tempi indicati nella
seguente tabella :
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Per ‘h’, s’intendono rigorosamente ore lavorative.
Evento
Aggiunta carta
Sostituzione materiali di consumo
Inceppamento carta
Configurazione software
Malfunzionamento *
Tempo intervento
1h
1h
1h
2h
2h
Tempo ripristino
1,5 h
1,5 h
1h
2h
16 h
* s’intende un malfunzionamento non risolvibile dai tecnici di primo livello che
preveda la sostituzione di parti dell’apparecchiatura
In caso di superamento dei tempi minimi di ripristino previsti, l’ICE potrà fare applicazione delle
penali indicate all’art. 9.6.
all’offerta tecnica:
esperienza del tecnico di presidio in assistenza presso enti pubblici;
i livelli di servizio con tempi di ripristino più brevi rispetto a quelli indicati art. 8.4.
una copertura migliore del servizio che includa la reperibilità di un tecnico;
il numero di personale addetto e le qualifiche del personale alle dirette dipendenze
dell'impresa;
ogni altro elemento migliorativo relativo all’erogazione del servizio (relativo alla
struttura, all’organizzazione, alle procedure applicate).
9.6 Penali
Note
Penale in %
(valore complessivo
annuale contratto)
Aggiunta carta
0,01 %
per ogni ora di disservizio superiore alle 1,5 h
Sostituzione materiali
0,02 %
per ogni ora di disservizio superiore alle 1,5 h
di consumo
Inceppamento carta
0,02 %
per ogni ora di disservizio superiore alle 1 h
Configurazione
0,02 %
per ogni ora di disservizio superiore alle 2 h
software
Malfunzionamento *
0,1 %
per ogni giorno di disservizio superiore ai 2
dalla segnalazione
Consegna
0,2 %
per ogni giorno di ritardo oltre quanto stabilito
apparecchiature
nel presente capitolato
Evento
* s’intende un malfunzionamento non risolvibile dal tecnico di presidio che preveda
l’intervento di un tecnico esterno o la sostituzione dell’apparecchiatura
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proprie apparecchiature a mano a mano che la seconda ditta aggiudicataria installerà le nuove
macchina. La rimozione della totalità della propria fornitura non oltre 10 giorni dall’attivazione
locali.
Art. 10 – Piano di migrazione
10.1 Documentazione
Il progetto, un elaborato di massimo 20 pagine redatte in lingua italiana (esclusi gli allegati),
dovrà essere consegnato assieme alla scheda riassuntiva (allegati E ed F) opportunamente
compilata in ogni sua parte per ciascuna tipologia di apparecchiatura offerta. Il progetto, dovrà
includere le descrizioni tecniche ed operative relative tutti gli articoli previsti nel capitolato ICE.
Le schede tecniche come le specifiche software allegate alla proposta, potranno essere fornite
anche in lingua inglese. Tutta la documentazione deve essere fornita oltre che in formato
cartaceo anche in formato elettronico.
10.2 Dati relativi il progetto
Al fine di permettere alle società partecipanti uno studio con relativa proposta sui fabbisogni di
stampa ICE, gestione dell’accounting, reportistica e formazione, si allegano una serie di
informazioni, nella fattispecie:
- le singole unità organizzative (allegato C);
- le planimetrie dell’Istituto con numero di utenti (allegato D).
10.3 Migrazione dei sistemi
In base alle informazioni dell’art. 10.2, la società dovrà fornire un progetto di migrazione inerente
i seguenti argomenti:
- piano di accounting, ovvero l’allineamento del proprio sistema di autenticazione con il
sistema utilizzato dall’ICE (Active Directory);
- dettagliato piano migrazione dall’attuale sistema stand alone al nuovo Sistema di
Stampa. Include la procedura di consegna ed il rituro delle macchine per i vari piani;
- organizzazione dell’assistenza tecnica al fine di rispettare le richieste del capitolato
(art. 8);
- modelli di report che dovranno essere consegnati mensilmente e trimensilmente al
referente interno. Mensilmente la reportistica di ciascun centro di costo, dovrà essere
inviata per mezzo mail al relativo responsabile. Il modello deve prevedere la stampa
delle seguenti informazioni:
• Prima riga. centro di costo e descrizione dell’unità organizzativa, pagine totali
stampate a colori e relativo importo economico, pagine totali stampate in B/N e
relativo importo economico.
• Righe successive. Lista degli utenti appartenenti all’unità organizzativa (uno per
riga) con indicato per ciascuno nome utente, nome macchina, numero di stampe
per tipologia (documento, immagine, database).
• A fine informazioni, la stampa della successiva unità organizzativa dovrà iniziare
su una nuova pagina.
- formazione. Secondo quanto richiesto nel capitolato (art. 11);
Dette proposte saranno valutate ai fini dell’aggiudicazione.
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Art. 11 – Formazione on site
L’Aggiudicataria, successivamente all’avvenuto collaudo dei Sistemi di Stampa con esito
positivo dovrà provvedere, secondo un calendario concordato tra le parti, alla formazione on site
di tutto il personale. La formazione dovrà prevedere 3 (tre) diversi profili, l’utente semplice,
tecnico interno ed l’amministratore. Per ciascun profilo dovranno essere fornite informazioni
cartacee sintetiche riguardo il tipo di formazione specifica.
Per tutti gli utenti semplici (circa 600), verranno effettuate delle brevi presentazioni in appositi
spazi messi a disposizione dall’Istituto. Oggetto della formazione dovrà essere:
- presentazione delle apparecchiature utilizzate in Sede;
- utilizzo della funzione copia;
- utilizzo della funzione stampa;
- utilizzo della funzione scansione;
- procedure per l’individuazione e la soluzione degli inconvenienti più frequenti (es. code
di stampa od inceppamento carta);
- uso improprio delle macchine con particolare riguardo a condizioni di sicurezza e
danneggiamento delle apparecchiature, con conseguente mancata applicazione delle
condizioni di garanzia e di manutenzione ordinaria/straordinaria a carico della ditta.
A i tecnici interni (massimo 6) dovrà essere fornito un approfondimento al fine di renderli
autonomi per la risoluzione dei problemi più comuni sui Sistemi di Stampa, come:
- ricaricamento carta;
- ricaricamento materiale di consumo;
- rimozione inceppamenti carta;
- configurazione su PC e tin client;
- stampe personalizzate (su carte speciali);
- gestione delle code di stampa;
- procedure di chiamata per guasti di livello superiore.
Per gli amministratori, 2 (due) persone ICE e 2 (due) Rete Italia Internazionale, dovrà esser
previsto un corso approfondito, in grado di renderli autonomi per gli interventi base sui Sistemi di
Stampa:
- personalizzazione reportistica;
- gestione delle code di stampa;
- configurazione utenti.
La suddetta formazione dovrà comunque terminare prima della completa messa in funzione di
tutti il Sistemi di Stampa (09-04-2011).
Art. 12 – Collaudo dei sistemi
Entro il 29 Aprile, l’Affidataria dovrà provvedere al relativo collaudo in presenza di uno o più
incaricati dell’ICE e del Service Manager. Le operazioni di collaudo verranno riportate in un
verbale redatto in contraddittorio fra le parti e il certificato di corretta esecuzione sarà rilasciato a
seguito di esito positivo del collaudo stesso. Eventuali vizi e malfunzionamenti riscontrati in sede
di collaudo, saranno immediatamente contestati per iscritto all’Aggiudicataria che dovrà
provvedere alla loro eliminazione entro dieci giorni solari dalla contestazione, pena
l’applicazione delle penali di cui all’art. 8.4.
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Art. 13 – Criteri di aggiudicazione
L’appalto sarà aggiudicato secondo le modalità di cui D.lg. n. 163/2006, a favore dell’offerta
economicamente più vantaggiosa, da individuarsi mediante l’applicazione dei seguenti criteri di
valutazione. Si potrà dare luogo all’aggiudicazione anche in presenza di una sola offerta valida.
Di seguito si riportano:
Offerta Economica max punti 60/100, così dettagliati:
Canone annuo del servizio globale offerto con assistenza di manutenzione e
fornitura del materiale di consumo
Importo per copie e stampe in bianco nero eccedenti
Importo per copie e stampe a colori eccedenti
Opzione assistenza tecnica onsite
Offerta Tecnica max punti 40/100, così dettagliati:
Prestazioni e caratteristiche migliorative dei Sistemi di Stampa (v. art. 2)
Prestazioni e caratteristiche migliorative del Software di gestione stampe ed
accounting (v. art. 6)
Piano di migrazione (v. art. 10)
Metodo di formazione e supporti (v. art. 11)
35
10
10
5
10
20
5
5
Qualora, nel corso dell’esecuzione del contratto i modelli proposti in offerta dall’Aggiudicatario
fossero ritirati dal mercato e sostituiti da nuovi modelli, il ICE si riserva di noleggiare questi
ultimi, a condizione che:
- i nuovi modelli abbiano caratteristiche tecniche uguali o superiori a quelli sostituiti;
- il costo per il noleggio sia uguale o inferiore a quello dei modelli sostituiti.
Qualora il predetto costo di noleggio risultasse inferiore a quello offerto dall’aggiudicatario si
procederà ad una revisione del contratto nel quale saranno aggiornati i modelli e i relativi prezzi.
Qualora, invece, uno o entrambe delle condizioni sopra elencate non sia soddisfatta, l’ICE si
riserva la facoltà di recedere.
Art. 14 – Modalità di pagamento
Il pagamento verrà effettuato con cadenza bimestrale posticipata a fronte dell’emissione della
corrispondente fattura da parte della ditta fornitrice. La fattura oltre l’importo complessivo dovrà
riportare i dettagli di consumo per ogni singolo centro di costo.
Qualora il numero medio di pagine stampate previsto per il bimestre sia inferiore all’effettivo
consumato, le pagine in difetto potranno essere compensate con i bimestri successivi.
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Capitolato tecnico: Lotto 2, Centro Stampa
Indice
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
Art.
1
2
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
3
3.1.
3.2.
3.3.
4
5
6
7
8
9
9.1
9.2
9.3
9.4
10
10.1
10.2
11
12
13
Oggetto dell’appalto
Specifiche Tecniche
Caratteristiche minime per il sistema BN
Caratteristiche minime per il sistema colori
Numero di copie annuali stimate
Consegna apparecchiature
Consegna nuove apparecchiature
Sostituzione del Centro Stampa
Form di stampa
Requisiti di conformità e tutela ambientale
Materiale di consumo
Fornitura carte speciali
Specifiche del software di gestione
Integrazione con il sistema MMF
Specifiche del servizio di assistenza tecnica
Informazioni sulla struttura
Gestione del Centro Stampa
Penali
Piano di migrazione
Documentazione
Migrazione dei sistemi
Collaudo dei Sistemi di Stampa e pagamenti
Criterio di aggiudicazione
modalità di pagamento
Allegati
G
H
I
L
M
caratteristiche minime macchina BN;
caratteristiche minime macchina colori;
scheda offerta macchina BN;
scheda offerta macchina colori;
esempi dei forms (4).
T +39 0659921 F +39 06 89280355
Cod. Fisc. 80069170589 Part. Iva 02120151002
18
18
18
19
20
20
20
20
21
21
21
22
22
22
23
23
23
23
23
24
24
24
24
25
25
26
Art. 1 - Oggetto dell’appalto
L’appalto ha per oggetto:
1. noleggio di n° 1 (una) macchina multifunzione digitale BN da centro stampa. Formato
massimo super A3, copiatrice e stampante;
2. noleggio di n° 1 (una) macchina multifunzione digitale colore da centro stampa. Formato
massimo super A3, copiatrice e stampante;
3. integrazione operativa tra le due apparecchiature, monitorate e gestite tramite
postazione PC;
4. creazione di circa 170 form per le stampe provenienti da un sistema Unix (allegati O);
5. consegna ed installazione di tutte le apparecchiature sostitutive quelle in uso entro e
non oltre il 10-04-2011;
6. fornitura di un software di gestione necessario per il monitoraggio d’utilizzo nonché la
suddivisione per centri di costo del numero di copie stampate;
7. fornitura di un software di ritocco grafico ed impagginazione;
8. fornitura del materiale di consumo delle singole macchine a copertura delle stime di
stampa previste;
9. fornitura delle carte speciali (carta chimica, cartoncini, super A3) in base alle richieste
ICE ed all’importo indicato in offerta;
10. fornitura dei driver aggiornati in caso di uscita di nuovi sistemi operativi (Microsoft o
Linux) o applicativi (Oracle, Citrix);
11. tutte le apparecchiature devono essere pienamente integrate con le MMF ICE, la cui
locazione viene trattata nel lotto n° 1.
Il contratto avrà la durata di 3 (tre) anni, con decorrenza dal 09-04-2011.
Considerando la delicatezza del progetto, che dovrà necessariamente andare a regine nella sua
totalità entro e non oltre il 09-04-2011. Il disservizio massimo da concordare con ICE sarà di 2
(due) soli giorni lavorativi.
Art. 2 - Specifiche dei Sistemi di Stampa
2.1 Caratteristiche minime per il sistema bianco e nero.
Il sistema multifunzione dovrà essere a tecnologia digitale A4/super A3 bianco e nero, di elevata
affidabilità, multifunzione, collegabili in rete e indirizzabili in protocollo IP, comprendendo le
funzioni di:
- copia;
- scanner a colori;
dal PC;
- possibilità di addebitare i lavori ai Centri di Costo richiedenti.
T +39 0659921 F +39 06 89280355
Cod. Fisc. 80069170589 Part. Iva 02120151002
Il Sistema di Stampa dovrà poter operare con carta di caratteristiche standard, mantenuta ai
‘G’.
Inoltre, il sistema multifunzione dovrà essere dotato di:
Linux e Citrix;
- un software di gestione per le stampe e di controllo dei costi di stampa e copiatura;
- un contatore dal quale si possa desumere il numero delle copie e stampe BN. La
lettura deve essere facilmente consultabile anche da parte del personale dell’ICE;
Il sistema di stampa ed il materiale di consumo che saranno forniti dovrà essere nuovo di
rigenerata o ricondizionata in fabbrica, ne il numero di matricola mai essere stato fatturato in
precedenza. All’atto dell’offerta, il sistema di stampa deve essere presente nei listini ufficiali
2.2 Caratteristiche minime per il sistema a colori.
Il sistema multifunzione dovrà essere a tecnologia digitale A4/super A3 colore, di elevata
affidabilità, multifunzione, collegabili in rete e indirizzabili in protocollo IP, comprendendo le
funzioni di:
- copia;
- scanner a colori;
dal PC;
- possibilità di addebitare i lavori ai CC richiedenti.
Il Sistema di Stampa dovrà poter operare con carta di caratteristiche standard, mantenuta ai
‘H’.
Inoltre, il sistema multifunzione dovrà essere dotato di:
Linux e Citrix;
- un software di gestione per le stampe e di controllo dei costi di stampa e copiatura;
- un contatore dal quale si possa desumere il numero delle copie BN, copie colore,
stampe BN, stampe colori e fax. La lettura deve essere facilmente consultabile anche
da parte del personale dell’ICE;
Il sistema di stampa ed il materiale di consumo che saranno forniti dovrà essere nuovo di
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rigenerata o ricondizionata in fabbrica, ne il numero di matricola mai essere stato fatturato in
precedenza. All’atto dell’offerta, il sistema di stampa deve essere presente nei listini ufficiali
2.3 Numero di copie annuali stimate
Il numero di copie minimo così come stimato dalI’ICE, calcolato come numero di passaggi
annuali (si intende per “passaggio” la stampa o copia di una facciata in qualsiasi formato, le
copie fronte-retro contano per 2 passaggi), compreso nel canone di noleggio è dato dalla
seguente tabella:
Numero copie annue bianco e nero
600.000
Numero copie annue colore
200.000
Per il calcolo della coperture di pagina in stampa, si considerino gli standard ISO/IEC19752.
Resta fermo che l’affidabilità dei sistemi di stampa offerti non si deve basare sui numeri riportati
nelle precedenti tabelle, ma deve tenere conto delle caratteristiche tecniche e delle SLA
richieste.
Sarà cura della società partecipante, compilare ed allegare all’offerta, la scheda tecnica posta in
allegato (I ad L). Detta scheda servirà a valutare sinteticamente le caratteristiche tecniche delle
macchine offerte. In ciascuna scheda saranno quindi riportate le caratteristiche minime richieste
da ICE. In un’apposita colonna attigua a quella ICE il fornitore dovrà riportare le caratteristiche
della propria macchina offerta, inclusa marca e modello.
all’offerta tecnica dei Sistemi di Stampa:
- la maggiore velocità in copie o stampe offerta rispetto a quella minima. Saranno
premiati i fornitori che per le tipologie I ed L offriranno sistemi più veloci;
- il basso impatto ambientale caratterizzato da minori livelli di rumorosità, emissione
ozono, calore emesso;
- gli accessori aggiuntivi offerti rispetto a quelli richiesti, senza oneri aggiuntivi per l’ICE;
- ogni altra eventuale alternativa offerta in grado di implementare e/o salvaguardare le
funzionalità richieste;
- ridotto consumo energetico delle apparecchiature proposte;
- ulteriori elementi migliorativi secondo l’offerente che riguardano caratteristiche
funzionali o prestazioni.
Art. 3 – Consegna apparecchiature
3.1 Consegna delle nuove apparecchiature
La consegna dei due sistemi di stampa, comprensiva dell'installazione in opera, dovrà avvenire
entro il 09-04-2011 presso la stanza 27 piano terra.
Le operazioni di consegna, installazione e messa in funzionamento dovranno avvenire secondo
un calendario che sarà concordato tra il ICE e l’Aggiudicataria, fermo restando il rispetto del
termine di cui al comma precedente. Le operazioni relative all’imballaggio, trasporto e scarico
dei sistemi di stampa e dei relativi accessori sono a rischio e a completo onere della ditta
Aggiudicataria, la quale dovrà altresì provvedere a sua cura e spese - contestualmente alla
consegna - all’immediato sgombero, trasporto e smaltimento a norma di legge degli imballaggi.
La fornitura dovrà essere effettuata presso la Sede dell’Istituto per il Commercio Estero di
Roma, Via Liszt 21 (Zona Eur).
Gli orari per la consegna delle merci saranno:
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- dal lunedì al giovedì, 08.00 – 16.00
- il venerdì,
08.00 – 13.00
3.2 Sostituzione del Centro Stampa
Le operazioni di installazione delle nuove apparecchiature andranno concordate con un
referente ICE, in seguito indicato, che si farà carico di pianificare con la vecchia locatrice delle
macchine le date di installazione e ritiro delle vecchie apparecchiature e scorte di materiale di
consumo non ancora utilizzato.
Non disponendo l’ICE di uno spazio idoneo per lo stoccaggio temporaneo delle apparecchiature
in arrivo ed in ritiro, dette operazioni dovranno essere attentamente concordate con la ditta che
effettuerà il ritiro.
In fase di sostituzione delle apparecchiature attualmente utilizzate il disservizio massimo non
dovrà superare 2 (due) giornate lavorative.
3.3 Form di stampa
La ditta aggiudicataria dovrà farsi carico della creazione di una serie di circa 170 forms che
vengono attualmente utilizzati per la stampa di fatture, mandati di pagamento (su carta chimica),
e lettere legali ed altro.
I dati provengono da un sistema Unix ed i Forms dovranno essere identici come output a quelli
attualmente in uso.
Tutti i forms dovranno essere tutti disponibili entro il giorno successivo l’attivazione del nuovo
centro stampa.
In allegato tre differenti esempi dei forms, allegati M.
Art. 4 – Requisiti di conformità e tutela dell’ambiente
Tutti i sistemi di stampa dovranno essere:
1. muniti di uno dei marchi di certificazione riconosciuti da tutti i paesi della UE;
2. alimentati direttamente con la tensione erogata attualmente in Italia;
3. conformi alle norme relative alla compatibilità elettromagnetica.
I sistemi dovranno essere provvisti di regolare marcatura “CE” ed essere conformi alla direttiva
2002/95/CE del Parlamento Europeo (RoHS) e del Consiglio d’Europa del 27/1/2003 e alla
legge di recepimento D.lg. n. 175 del 29/07/2005. L’Aggiudicataria dovrà garantire la conformità
dei sistemi di stampa alle vigenti norme legislative, regolamentari e tecniche disciplinanti i
componenti e le modalità di impiego delle apparecchiature ai fini della sicurezza degli
utilizzatori, con particolare riferimento alle disposizioni del D.P.R. n. 547/55, dal D.lg. n. 277/91,
dal D.lg. n. 626/94 e successive modificazioni.
Ciascun sistema dovrà essere accompagnato da una scheda tecnica di sicurezza relativa:
- emissione di ozono;
- emissione di polveri;
- emissione di cadmio, cromo esavalente, mercurio e piombo;
- livello di rumore;
- emissione di calore.
I materiali di consumo dovranno essere forniti corredati dalle rispettive schede tossicologiche
previste dalla normativa vigente in materia. Saranno a carico dell’Aggiudicataria tutti gli oneri e i
rischi connessi ad eventuali danni a persone o cose, di ICE o terzi, provocati da difetti delle
attrezzature e dei materiali utilizzati in esecuzione del contratto, relativamente alle materie prime
utilizzate nella produzione, alle componenti o al loro assemblaggio, all’imballo o all’esattezza e
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completezza delle istruzioni ad essi allegate, ai sensi e per gli effetti del D.P.R. 224/1988 e
successive modifiche e integrazioni. Per il rispetto della tutela ambientale, l’Aggiudicataria sarà
impegnata, per tutti i materiali residuati, quali “scarti” derivanti dalle prestazioni relative al
contratto (sfridi, risulte, imballi e quanto altro possa configurarsi come rifiuto), a rimuoverli dai
locali comodati e/o dalle pertinenze sociali, e conseguentemente ad ottemperare puntualmente
e rigorosamente alle disposizioni normative previste in materia ambientale, con particolare
riferimento al D.lg. n. 22/1997, in materia di rifiuti, imballaggi, e successive modifiche e/o
integrazioni.
Art. 5 – Materiale di consumo
Sarà carico dell’aggiudicatario provvedere alla fornitura, sia materiale che economica, del
materiale di consumo per ottemperare al numero di copie/stampe previste (art. 2.3), a
prescindere dalla copertura di stampa che effettuerà l’ICE. La società fornitrice si farà carico in
oltre delle spese previste per lo smaltimento di tutto il materiale di consumo esaurito, nel pieno
rispetto delle normative vigenti (D.lg. n. 22/1997, Ronchi) e rilasciando un attestato di avvenuto
smaltimento.
Art. 6 – Fornitura carte speciali
La ditta aggiudicataria dovrà fornire indicazioni economiche per la fornitura dei seguenti tipi di
carte da utilizzare sulle macchine del centro stampa:
a) carta chimica a tre fogli;
b) cartoncino per biglietti da visita color avorio, liscia, idonea per stampa offset e laser,
grammatura consigliata 230/300 g/mq. es. Fedrigoni Century Splendorgel Avorio da 270
gr./mq;
c) cartoncino per biglietti da visita elevato punto di bianco, liscia, idonea per stampa offset
e laser, grammatura consigliata: 230/300 g/mq. es. Fedrigoni Century Splendorgel EW
da 270 gr./mq;
d) cartoncino formato super A3;
Nelle indicazioni del costo per risma dovrà anche essere indicato il numero di fogli contenuti
nella stessa in modo da poter calcolare il costo unitario dei fogli.
L’offerta economica dovrà essere aggiornata ogni inizio anno in base a mercato. ICE
mensilmente ed in base ai propri fabbisogni, potrà richiedere la fornitura del suddetto materiale
nelle quantità stabilite al momento.
Art. 7 – Specifiche del software di gestione
Il software richiesto dovrà offrire funzioni gestionali avanzate delle apparecchiature del centro
stampa (lotto n° 2).
In base alla opzioni messe a disposizione dal centro stampa, gli utenti potranno compilare un
ticket elettronico mediante un’apposita interfaccia grafica, residente sul print-server.
Il ticket contenente tutte le informazioni sulla tipologia di lavoro e contenente in allegato il file da
stampare, verrà quindi preso in carico dall’addetto al centro stampa.
Il ticket verrà processato solo ed unicamente a fronte dell’autorizzazione del responsabile
dell’unità organizzativa a cui appartiene il richiedente del servizio.
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Dovrà altresì essere possibile stampare separatamente le tipologie colore all’interno di un unico
documento per poi riunificare automaticamente il documento definitivo (stampe monocromatiche
su macchina monocromatica e stampe colori su macchina colore).
Il software dovrà fornire un semplice ambiente di scripting con comandi preconfigurati che
permettano l’automazione del workflow di stampa.
Art. 8 – Integrazione con le MMF
Vincolo alla fornitura, è che il centro stampa sia completamente integrabile con la fornitura delle
MMF, la cui assegnazione viene stabilita nel Lotto n° 1.
Dovrà ad esempio essere possibile, dirottare le stampe superiori alle 100 pagine direttamente
sulle macchine del Centro Stampa. Verrà poi valutato dall’operatore se effettuarne o meno le
stampe.
Le macchine fornite per il CS dovranno quindi essere monitorate e gestite mediante il software
fornito nel Lotto n° 1.
Art. 9 – Specifiche del servizio di assistenza tecnica
9.1 Informazioni sulla struttura
La società dovrà fornire informazioni riguardo i seguenti punti:
- fatturato in servizi di ‘outsourcing on site’ per noleggio ed assistenza centri stampa;
- referenze in ambito di noleggio in loco ed assistenza presso clienti;
- unità operative impiegate per l’assistenza tecnica presso le ditte in assistenza (numero
di tecnici oprativi).
assistenza tecnica per assicurare il perfetto funzionamento del centro stampa e degli apparati
hardware e software offerti.
Il servizio di assistenza dovrà necessariamente comprendere:
- presidio fisso dalle 08 alle 17.30 dal lunedì a venerdì;
- la fornitura di tutti i materiali consumabili (art. 6);
- la manutenzione preventiva, comprensiva delle periodiche operazioni di pulizia,
lubrificazione e sostituzione di materiali logori nel numero e con la frequenza necessari
ad assicurare il corretto funzionamento;
- le attività di riparazione e di sostituzione delle parti guaste, compreso gli elementi in
vetro o in plastica, completamente a carico della società aggiudicataria (sia componenti
che mano d’opera);
- l’aggiornamenti software dei vari firmware delle multifunzione o drivers.
9.3 Gestione del centro stampa
Il tecnico di presidio oltre alle normali attività di assistenza, dovrà farsi carico della gestione del
centro stampa stesso.
Prendere quindi in carico i vari lavori e con le attrezzature di proprietà ICE presenti (inbustatrice,
rilegatrice e taglierina) provvedere alla lavorazione e consegna dei lavori finiti.
Dovrà altresì verificare che le varie richieste siano state autorizzate da un responsabile di centro
di costo e provvedere ad aggiornate telematicamente tutte le attività svolte.
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9.4 Penali
Evento
Malfunzionamento *
Consegna
apparecchiature
Penale in % (valore
complessivo annuale
del contratto)
0,1 %
0,1 %
Note
per ogni giorno di disservizio superiore a
quello della segnalazione
per ogni giorno di ritardo oltre quanto
stabilito nel presente capitolato
* s’intende un malfunzionamento non risolvibile dal tecnico di presidio che preveda
l’intervento di un tecnico esterno o la sostituzione dell’apparecchiatura
proprie apparecchiature a mano a amano che la seconda ditta aggiudicataria installerà le nuove
macchina. La rimozione della totalità della propria fornitura non oltre 10 giorni dall’attivazione
locali.
Art. 10 – Piano di migrazione
10.1 Documentazione
Il progetto, un elaborato di massimo 20 pagine redatte in lingua italiana (esclusi gli allegati),
dovrà essere consegnato assieme alla scheda riassuntiva (allegati ‘da I ed L’) opportunamente
compilata in ogni sua parte per ciascuna tipologia di apparecchiatura offerta. Il progetto, dovrà
includere le descrizioni tecniche ed operative relative tutti gli articoli previsti nel capitolato ICE.
Le schede tecniche come le specifiche software allegate alla proposta, potranno essere fornite
anche in lingua inglese. Tutta la documentazione deve essere fornita oltre che in formato
cartaceo anche in formato elettronico.
10.2 Migrazione dei sistemi
In base alle informazioni dell’art. 9.2, la società dovrà fornire un progetto di migrazione inerente i
seguenti argomenti:
- piano di accounting, ovvero l’allineamento del proprio sistema di autenticazione con il
sistema utilizzato dall’ICE (Active Directory);
- dettagliato piano migrazione dall’attuale sistema stand alone al nuovo Sistema di
Stampa. Include la procedura di consegna ed il rituro delle macchine per i vari piani;
- organizzazione dell’assistenza tecnica al fine di rispettare le richieste del capitolato
(art. 8);
- modelli di report che dovranno essere consegnati mensilmente e trimensilmente al
referente interno. Mensilmente la reportistica di ciascun centro di costo, dovrà essere
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-
inviata per mezzo mail al relativo responsabile. Il modello deve prevedere la stampa
delle seguenti informazioni:
Prima riga. centro di costo e descrizione dell’unità organizzativa, pagine totali
stampate a colori e relativo importo economico, pagine totali stampate in B/N e relativo
importo economico.
Righe successive. Lista degli utenti appartenenti all’unità organizzativa (uno per riga)
con indicato per ciascuno nome utente, nome macchina, numero di stampe per
tipologia (documento, immagine, database).
A fine informazioni, la stampa della successiva unità organizzativa dovrà iniziare su
una nuova pagina.
formazione. Secondo quanto richiesto nel capitolato (art. 10);
Dette proposte saranno valutate ai fini dell’aggiudicazione ma potranno comunque essere
soggette a modifiche da parte dell’ICE in fase operativa.
Art. 11 – Collaudo dei sistemi
Entro il 29 Aprile, l’Affidataria dovrà provvedere al relativo collaudo in presenza di uno o più
incaricati del L’ICE e del Service Manager. Le operazioni di collaudo verranno riportate in un
verbale redatto in contraddittorio fra le parti e il certificato di corretta esecuzione sarà rilasciato a
seguito di esito positivo del collaudo stesso. Eventuali vizi e malfunzionamenti riscontrati in sede
di collaudo, saranno immediatamente contestati per iscritto all’Aggiudicataria che dovrà
provvedere alla loro eliminazione entro dieci giorni solari dalla contestazione, pena
l’applicazione delle penali di cui all’art. 7.7.
Art. 12 – Criteri di aggiudicazione
L’appalto sarà aggiudicato secondo le modalità di cui D.lg. n. 163/2006, a favore dell’offerta
economicamente più vantaggiosa, da individuarsi mediante l’applicazione dei seguenti criteri di
valutazione. Si potrà dare luogo all’aggiudicazione anche in presenza di una sola offerta valida.
Di seguito si riportano:
Offerta Economica max punti 60/100, così dettagliati:
Canone annuo del servizio globale offerto con relativa assistenza tecnica,
manutenzione, fornitura del materiale di consumo
Importo per copie e stampe in bianco nero eccedenti
Importo per copie e stampe a colori eccedenti
Offerta Tecnica max punti 40/100, così dettagliati:
Prestazioni e caratteristiche migliorative dei Sistemi di Stampa (v. art. 2.5)
Prestazioni e caratteristiche migliorative del Software di gestione stampe e
accounting (v. art. 7)
40
10
10
25
15
Qualora, nel corso dell’esecuzione del contratto i modelli proposti in offerta dall’Aggiudicatario
fossero ritirati dal mercato e sostituiti da nuovi modelli, il ICE si riserva di noleggiare questi
ultimi, a condizione che:
i nuovi modelli abbiano caratteristiche tecniche uguali o superiori a quelli sostituiti;
il costo per il noleggio sia uguale o inferiore a quello dei modelli sostituiti.
Qualora il predetto costo di noleggio risultasse inferiore a quello offerto dall’aggiudicatario si
procederà ad una revisione del contratto nel quale saranno aggiornati i modelli e i relativi prezzi.
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Qualora, invece, uno o entrambe delle condizioni sopra elencate non sia soddisfatta, l’ICE si
riserva la facoltà di recedere.
Art. 13 – Modalità di pagamento
Il pagamento verrà effettuato con cadenza bimestrale posticipata a fronte dell’emissione della
corrispondente fattura da parte della ditta fornitrice. La fattura oltre l’importo complessivo dovrà
riportare i dettagli di consumo per ogni singolo centro di costo.
Qualora il numero medio di pagine stampate previsto per il bimestre sia inferiore all’effettivo
consumato, le pagine in difetto potranno essere compensate con i bimestri successivi.
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Capitolato tecnico: Gestione Sistemi Stampa per la Sede ICE di Roma

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