un approccio integrato per una gestione efficace dei viaggi d`affari

UN APPROCCIO INTEGRATO PER UNA GESTIONE EFFICACE DEI VIAGGI D’AFFARI
Gestire i viaggi d’affari oggi
Viaggi d’affari, essenziali per far crescere il vostro business.
E solo un partner specializzato può supportarvi al meglio.
Carlson Wagonlit Travel vi affianca per cogliere tutte le
opportunità del mercato e migliorare i servizi e la sicurezza
dei vostri viaggiatori.
Grazie alla competenza dei nostri professionisti, unita alla
disponibilità di tecnologie all’avanguardia, lavoriamo al
vostro fianco per sviluppare soluzioni personalizzate e offrire
suggerimenti preziosi per conseguire risultati economici
di rilievo.
La nostra esperienza internazionale in oltre 150 paesi, così
come la profonda conoscenza del mercato italiano, ci rendono
il partner ideale per la gestione dei vostri viaggi d’affari.
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Contenuti
Chi Siamo
CWT Travel Management Institute
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Effective Travel Management
Carlson Wagonlit Travel in Italia
Prodotti e Servizi CWT
SAFETY & SECURITY
MEETINGS & EVENTS
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Corporate Social Responsibility
CWT nel Mondo
09
TRAVELER & TRANSACTION SERVICES
PROGRAM OPTIMIZATION
I Nostri Valori
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Chi Siamo
Carlson Wagonlit Travel è leader mondiale tra le travel management
company (TMC) e ha alle spalle oltre 130 anni di esperienza nella
gestione dei viaggi d'affari.
I numeri di CWT
Presente in più di 150 paesi
La Mission di CWT è aiutare le aziende di ogni dimensione e le istituzioni
pubbliche a ottimizzare la spesa e i processi per i viaggi d'affari fornendo i
migliori servizi e la più qualificata assistenza ai viaggiatori.
20.000 collaboratori nel mondo
Grazie alla competenza del proprio personale, unita alla disponibilità di
tecnologie all’avanguardia, CWT permette ai propri clienti in tutto il mondo
di realizzare risparmi e migliorare i servizi e la sicurezza dei viaggiatori.
Un portfolio di clienti diversificato composto da aziende di grandi
dimensioni, da piccole e medie imprese e da istituzioni pubbliche.
L’elenco dei clienti include un terzo delle 100 più importanti
aziende a livello mondiale, presenti nella classifica di Fortune Global
28 miliardi di dollari di giro d’affari
62 milioni di transazioni online e offline ogni anno
CWT è la Travel Management Company N° 1 in Europa e in tutto
il mondo.
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Le risorse che lavorano in CWT sono professionisti esperti, tesi
all’eccellenza e con uno spirito intraprendente e orientato al cliente.
Come azienda, sappiamo che le nostre performance devono
essere valutate in funzione della soddisfazione dei nostri clienti.
A questo scopo, siamo costantemente impegnati a ideare e
implementare soluzioni ad hoc che rispondono appieno alle
esigenze di viaggiatori e travel manager, assicurando il massimo
valore aggiunto dalla gestione dei viaggi.
La nostra Mission è aiutare i Clienti, in tutto il
mondo, a ottimizzare la spesa per i viaggi d’affari.
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Effective Travel Management
CWT lavora a fianco dei suoi clienti per rispondere in modo
efficace alla complessità e alle sfide del business travel management e soddisfare i bisogni e le aspettative dei viaggiatori.
CWT agisce su tutte le componenti che possono generare un
risparmio economico tangibile, garantendo un servizio qualificato e migliorando al contempo la sicurezza dei viaggiatori.
In particolare, abbiamo identificato otto leve per ottimizzare
la gestione dei viaggi d’affari:
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1. Ottimizzare i processi e
offrire ai viaggiatori i migliori
servizi esistenti sul mercato
Utilizzando gli strumenti di prenotazione
online per le transazioni semplici, le
aziende possono ridurre il totale dei costi
di viaggio fino al 15%; consulenti esperti
sono invece a disposizione nel caso di
itinerari più complessi e servizi speciali.
Fondamentale risulta poi per travel
manager e viaggiatori avere accesso a
tutte le tariffe di compagnie aeree, hotel e
compagnie di autonoleggio.
E’ inoltre importante fornire ai viaggiatori
una gamma completa di servizi che
soddisfino le loro esigenze dal momento
della prenotazione fino al ritorno dal
viaggio. Implementando la configurazione del servizio che meglio risponde alle
richieste dell’azienda in termini di
servizio e sicurezza, si ottimizza il
processo di transazione.
2. Tenere sotto controllo
l’intera spesa alberghiera
I costi dei pernottamenti, che incidono
mediamente per il 30-50% sul budget
totale di viaggio, possono essere ridotti se
le aziende ricorrono a un hotel program
strutturato e professionale.
Ottimizzando le negoziazioni con hotel
indipendenti e catene alberghiere e
implementando una policy che coniughi
l’esigenza di risparmio con il comfort e la
sicurezza dei viaggiatori, le aziende possono
migliorare la conformità alle policy aziendali
e il traveler tracking e gestire in modo più
efficace la spesa alberghiera.
3. Ottimizzare la spesa aerea
e i trasporti via terra
5. Favorire il consolidamento
della gestione travel
7. Focalizzarsi sulle spese
per meetings and events
La biglietteria aerea rappresenta la voce più
consistente del budget di viaggio. Le
aziende hanno già raggiunto significativi
risultati in quest’area, ma esistono ancora
opportunità per ottenere maggiori risparmi:
ad esempio, con acquisti spot o anticipati.
Le aziende possono ottenere risparmi
medi del 20% e miglioramenti nel livello
di servizio e di sicurezza se consolidano la
gestione del travel a livello regionale o
globale. Di conseguenza sono sempre
più numerose le aziende che standardizzano la loro travel policy, i processi e
gli strumenti e concentrano gli acquisti.
E che, per supportare questo sforzo,
lavorano con una sola travel management
company a livello mondiale.
Gestendo in modo integrato anche i
meeting e gli eventi, le aziende possono
tenere sotto controllo un’altra fonte di
possibili risparmi e conseguire importanti
sinergie, beneficiando degli stessi servizi
al viaggiatore che la travel management
company già offre loro.
In molti mercati, i trasporti ferroviari
offrono una valida alternativa. L’equilibrio
ottimale tra viaggi aerei e via terra deve
essere considerato in termini di costi,
tempi di percorrenza ed emissioni di
anidride carbonica (CO2) con l’obiettivo
di migliorare gli acquisti di servizi di
trasporto, la mobilità dei viaggiatori e la
protezione dell’ambiente.
6. Migliorare la sicurezza dei
viaggiatori e promuovere la
corporate social responsibility
4. Incrementare la conformità
alle politiche di viaggio e
intervenire sulle linee guida
aziendali
Le aziende leader informano i propri
viaggiatori dei potenziali rischi prima,
durante e dopo un viaggio d’affari e sono
ben organizzate per localizzarli e assisterli
in caso d’emergenza.
La conformità alle politiche di viaggio
nasce da una policy ben definita,
accettata e condivisa dai viaggiatori. Una
travel policy che deve trovare il corretto
equilibrio tra la ricerca di ridurre i costi e
la volontà di rispondere alle esigenze
dei viaggiatori.
Queste società hanno cominciato a dare
importanza anche al tema della corporate
social responsibility verso l’ambiente e
all’impatto dei viaggi d’affari. Di conseguenza hanno reso possibile per i loro
viaggiatori confrontare, al momento della
prenotazione, le emissioni di anidride
carbonica generate dai diversi mezzi di
trasporto. Report successivi alla trasferta
permettono inoltre alle aziende di tracciare
e compensare le emissioni di CO2
e gestire al meglio le problematiche ambientali.
E’ importante monitorare regolarmente e
consolidare le prenotazioni con la spesa
attuale, compresi gli acquisti effettuati
con carta di credito, per misurare la
conformità alla policy e identificare
ulteriori opportunità di risparmio. Livelli di
conformità elevati aumentano i volumi
gestiti e consentono così di migliorare le
negoziazioni con i fornitori e di rintracciare più facilmente i viaggiatori in situazioni
di emergenza.
8. Attivare strumenti di misurazione delle performance
I travel manager hanno necessità di
misurare le performance raggiunte sulle
variabili chiave e di disporre di “cruscotti di
gestione” costantemente aggiornati per
monitorare i progressi effettuati.
Ugualmente importante è una valutazione accurata della soddisfazione dei
viaggiatori che permetta al travel manager
di ridefinire e migliorare nel continuo la
gestione dei viaggi aziendali.
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Carlson Wagonlit Travel in Italia
Carlson Wagonlit Travel opera in Italia da oltre 80 anni e rappresenta oggi la prima società di gestione dei viaggi d'affari nel
nostro Paese.
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I numeri di CWT in Italia
Siamo presenti su tutto il territorio nazionale con Business Travel Center
interamente di proprietà e serviamo multinazionali, grandi aziende e piccole
e medie imprese appartenenti a tutti i settori merceologici: dall’alimentare
al chimico-farmaceutico, dal bancario all’automobilistico, dalla difesa al largo
consumo. Oltre che le principali istituzioni.
11 Business Travel Center
Le competenze e il know how accumulati nel corso degli anni consentono
a Carlson Wagonlit Travel di servire in modo ottimale sia le grandi aziende
sia le piccole e medie imprese. A tutte Carlson Wagonlit Travel riserva
soluzioni “su misura“ per l'ottimizzazione dei budget di spesa e dei processi
legati al travel.
un team di consulenza di 40 risorse
1 Ecenter e 5 centri dedicati alle PMI
circa 800 collaboratori su tutto il territorio nazionale
circa 665 milioni di euro di giro d'affari
Prodotti e Servizi CWT
TRAVELER
& TRANSACTION SERVICES
PROGRAM
OPTIMIZATION
SAFETY
& SECURITY
MEETINGS
& EVENTS
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C AR LSON WAGON LIT TR AVEL
TRAVELER
& TRANSACTION SERVICES
CWT offre le migliori soluzioni esistenti sul mercato in termini di
servizio e assistenza ai viaggiatori, ottimizzando i processi di
tutte le tipologie di transazioni.
CWT lavora a fianco dei suoi clienti per garantire le migliori soluzioni di
servizio, guidare verso l’adozione di strumenti online e l’automazione dei
processi, e offrire servizi high-touch.
Sia per le transazioni online che per quelle offline, CWT assicura che i
clienti abbiano accesso, in accordo con la loro travel policy, a tutte le
informazioni dei fornitori (orari, tariffe e disponibilità) e ai prezzi più competitivi.
I servizi al viaggiatore offerti da CWT includono l’accesso a informazioni
sulla salute attraverso un portale online, supporto per le emergenze 24 ore su
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24, assistenza Vip, invio di alert e itinerari tramite cellulare, oltre a
servizi per visti, passaporti, valute e assicurazioni.
Strumenti online
Tra gli strumenti proposti vi è CWT Portal, il portale per il Business
Travel, disponibile 24 ore su 24 tramite una password per visualizzare, prenotare e monitorare i viaggi d’affari. Dedicato a viaggiatori,
addetti alle prenotazioni e travel manager, permette l’accesso a orari
aerei e ferroviari, aggiornamenti su visti, sicurezza e pratiche sanitarie
nei Paesi di destinazione, informazioni turistiche, cambio valuta.
Consente inoltre di prenotare i propri viaggi in qualsiasi momento e
fornisce una vasta gamma di report.
CASE STUDY
Un noto gruppo bancario e finanziario europeo con sede in Italia,
presente con una rete di oltre 7000 filiali in 40 paesi del mondo,
ha raggiunto nell'arco di due anni - grazie all'intervento di CWT una significativa riduzione del prezzo medio del biglietto (Atp), pari
a -44% sul nazionale e a -29% sull'internazionale. Più elementi
hanno contribuito a tale risultato: tra essi, essenziale
l'ottimizzazione dei processi, attraverso l'implementazione di CWT
Portal per la gestione delle trasferte e l'utilizzo della piattaforma
Genesis interfacciata con il portale dedicato al cliente.
Un’ampia gamma di opzioni
CWT offre le migliori soluzioni di servizio per la soddisfazione del cliente e
dei viaggiatori: un’ampia gamma di opzioni, tra cui inplant, business travel
center con personale madrelingua posizionati in location che offrono
vantaggi in termini di costo, e centri di servizio collegati in rete dove esperti
madrelingua gestiscono le richieste di prenotazione giunte da più sedi. Altre
alternative includono i service center regionali e i centri di fulfillment online.
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C AR LSON WAGON LIT TR AVEL
PROGRAM
OPTIMIZATION
CWT offre un’ampia gamma di soluzioni, prodotti e servizi che
supportano i clienti nell’ottimizzazione della spesa e dei processi
legati ai viaggi d’affari e nell’identificazione di nuove opportunità
di risparmio.
I punti di forza di CWT Program Optimization sono:
CWT lavora a fianco dei suoi clienti per l’analisi e il consolidamento
dei dati di spesa, punto di partenza per ottimizzare la gestione dei viaggi
d’affari. CWT effettua anche una valutazione del budget di spesa del cliente,
analizzandone le performance rispetto alle otto aree fondamentali per gestire
il travel in modo efficace. La valutazione viene condotta anche attraverso
un’approfondita attività di benchmarking, al fine di individuare le best practices
e le aree di miglioramento.
CWT si avvale di circa 1000 professionisti in tutto il mondo per l’analisi dei
travel program e l’implementazione delle strategie di Program Optimization: esperti di business travel management, con competenze avanzate in
tecnologia, strategie d’acquisto con i fornitori finali e gestione del cambiamento, ma anche sugli aspetti più operativi, quali i processi di booking.
CWT e l’azienda cliente definiscono insieme gli obiettivi di performance, stabiliscono quali azioni implementare e il loro ordine di priorità.
Tutto ciò viene poi tradotto in risultati misurabili, monitorati costantemente
per verificare i progressi raggiunti.
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l’elevata professionalità e competenza del personale CWT
l’utilizzo di tecnologie all’avanguardia
CASE STUDY
Un’importante azienda internazionale nel settore dell’elettronica, con un volume complessivo di
spese di viaggio pari a circa 150 milioni di dollari, ha deciso di consolidare il 95% della sua spesa
globale, scegliendo CWT come unico partner in tutto il mondo. La concentrazione degli acquisti
con i fornitori aerei e alberghieri e la standardizzazione della travel policy ha permesso di
conseguire risparmi del 15%.
Strumenti web-based di reporting globale consentono ai clienti di analizzare e gestire con più efficacia i loro programmi di viaggio. CWT ha inoltre
sviluppato un tool multilingue e accessibile via web, il CWT Program
Management Center, che rappresenta un vero e proprio "cruscotto di
gestione": offre in un'unica schermata tutte le informazioni rilevanti per
una efficace gestione del business travel, integrando dati provenienti da
diverse fonti, e aiuta travel manager e direttori acquisti a confrontare performance e obiettivi, mediante l’utilizzo di indicatori chiave che possono
essere selezionati da ciascun cliente sulla base delle sue reali necessità.
CWT Program Management Center rappresenta per i travel manager un
importante supporto strategico alle decisioni.
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C AR LSON WAGON LIT TR AVEL
SAFETY
& SECURITY
CWT offre prodotti e servizi che consentono alle aziende di
essere costantemente informate sui potenziali rischi e che
permettono di rintracciare e assistere il personale viaggiante in
caso di necessità.
CWT fornisce ai clienti informazioni relative alle destinazioni, avvisi di sicurezza
e situazioni di criticità, in modo che aziende e viaggiatori siano sempre aggiornati circa i rischi potenziali e effettivi prima, durante e dopo un viaggio d’affari.
In questo modo, CWT semplifica il processo decisionale del cliente e lo mette
in condizione di gestire al meglio tutte le problematiche relative alla sicurezza
dei suoi viaggiatori.
In caso di emergenza, sia essa locale, regionale o globale, CWT è in grado di
individuare tempestivamente i viaggiatori coinvolti e di offrire tutti i servizi di
supporto di cui essi possono avere bisogno.
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C AR LSON WAGON LIT TR AVEL
MEETINGS
& EVENTS
CWT offre le migliori soluzioni per creare e organizzare eventi e
meetings, supportando nel contempo le aziende nel controllo
e nell’ottimizzazione delle relative spese.
Con un'esperienza più che trentennale, CWT Meetings & Events affianca alle
attività di business travel anche la creazione, la pianificazione e
I'organizzazione di eventi e meetings.
Un'attività a 360 gradi con I'obiettivo di trasformare I'esperienza emozionale
dell'evento o del meeting in un momento unico e irripetibile contribuendo
così al successo delle strategie di marketing e comunicazione dei clienti.
Con un team dinamico, creativo e in continua crescita, dedicato a
perseguire risultati eccellenti in funzione delle esigenze della
clientela, CWT Meetings & Events ha gestito in Italia solo negli ultimi 12
mesi oltre 1400 iniziative con la presenza di 59mila partecipanti. Cinquantanovemila persone che sono diventate attori di un evento unico e irripetibile.
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CWT Travel Management Institute
Il CWT Travel Management Institute conduce approfondite
ricerche di mercato per un’efficace gestione dei viaggi d’affari,
al fine di supportare i clienti a livello mondiale e far ottenere
loro il massimo valore dai propri programmi di viaggio.
Grazie alle risorse globali di CWT, l’Istituto fornisce un flusso
continuo di informazioni di “business intelligence” e di best
practice che offrono approfondimenti concreti nell’ambito del
travel management. A questo scopo, la pubblicazione
quadrimestrale CWT Vision offre una panoramica aggiornata e
interpretazioni sulle principali tendenze di mercato.
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Le ricerche più recenti pubblicate dal CWT Travel Management
Institute sono:
Toward Excellence in Online Booking
Global Horizons: Consolidating a Travel Program
Playing by the Rules: Optimizing Travel Policy and
Compliance
Effective Travel Management: eight key levers to optimize
a travel program
I Nostri Valori
Sei sono i valori che indirizzano l’azione di CWT e di tutti i suoi collaboratori:
ATTENZIONE PER IL CLIENTE
CONFRONTO TRA CULTURE
SPIRITO IMPRENDITORIALE
Mettere le esigenze del cliente al primo posto e
impegnarsi continuamente per fornire un livello
ottimale del servizio.
Promuovere il rispetto e lo spirito di gruppo
nell’ambiente di lavoro. Favorire il confronto tra le
molteplici culture all’interno dell’azienda, garantendo pari opportunità ai talenti individuali.
Predisporsi ai cambiamenti con creatività, inventiva e agilità, reagendo prontamente per fornire
soluzioni innovative.
IMPEGNO ALL’ECCELLENZA
AFFIDABILITA’
INTEGRITA’
Ricercare in continuazione risultati sempre più
prestigiosi che vadano a vantaggio dei clienti, dei
collaboratori e degli azionisti.
Essere un business partner credibile, affidabile,
impegnato ad offrire prodotti e servizi d’eccellenza.
Instaurare relazioni positive e di lungo periodo,
improntate su una comunicazione sincera e aperta.
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Corporate Social Responsibility
CWT ha posto le differenti culture, l’ambiente e l’impegno sociale
al centro del suo programma di “Corporate Social Responsibility.”
Principi etici e di comportamento, uniti ai nostri valori chiave e a un forte spirito
di appartenenza al gruppo, costituiscono i fondamenti che guidano CWT sia nel
business che nelle iniziative di “corporate social responsibility.”
Promuovere la valorizzazione e il benessere dei nostri collaboratori, assicurare
relazioni positive con tutti i nostri stakeholder, impegnarsi come cittadini nelle
comunità in cui operiamo e proteggere l’ambiente fanno parte delle responsabilità di CWT.
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CWT supporta i clienti a focalizzarsi sulle problematiche ambientali e di “corporate social responsibility” e fornisce strumenti affinché travel manager e viaggiatori possano prendere decisioni che riducano l’impatto ambientale della loro
azienda. Un calcolatore delle emissioni di anidride carbonica permette in fase di
prenotazione di valutare e scegliere in modo consapevole il mezzo di trasporto
da utilizzare, mentre un’accurata reportistica evidenzia ai travel manager le
quantità di CO2 generate a seguito delle trasferte aziendali. La ricerca delle
possibili “compensazioni”, infine, consente di neutralizzare l’impatto
sull’ambiente.
CWT nel Mondo
Afghanistan
Albania
Algeria
Angola
Argentina
Armenia
Australia
Austria
Azerbaijan
Bahrain
Bangladesh
Barbados
Belarus
Belgium
Belize
Benin
Bhutan
Bolivia
Botswana
Brazil
Brunei Darussalam
Bulgaria
Burkina Faso
Cambodia
Cameroon
Canada
Chile
China
Colombia
Congo, Democratic Republic
of the
Cook Islands
Costa Rica
Côte d'Ivoire
Croatia
Cyprus
Czech Republic
Denmark
Dominican Republic
Ecuador
Egypt
El Salvador
Equatorial Guinea
Estonia
Ethiopia
Finland
France
French Polynesia
Gabon
Georgia
Germany
Ghana
Greece
Guadeloupe
Guatemala
Guinea
Haiti
Honduras
Hong-Kong
Hungary
Iceland
India
Indonesia
Ireland
Israel
Italy
Jamaica
Japan
Jordan
Kazakhstan
Kenya
Korea, Republic of
Kuwait
Kyrgystan
Laos (Lao People's
Mauritania
Mauritius
Mexico
Modolva, Republic of
Monaco
Mongolia
Morroco
Mozambique
Myanmar
Namibia
Nepal
Netherlands
New Zealand
Nicaragua
Niger
Nigeria
Norway
Oman
Pakistan
Panama
Papua New Guinea
Paraguay
Peru
Philippines
Poland
Portugal
Puerto Rico
Qatar
Reunion
Romania
Russian Federation
Saudi Arabia
Senegal
Serbia
Seychelles
Sierra Leone
Singapore
Slovakia
Slovenia
South Africa
Spain
Sri Lanka
Sudan
Sweden
Switzerland
Syrian Arab Republic
Taiwan
Tanzania, United Republic of
Thailand
Togo
Trinidad and Tobago
Tunisia
Turkey
Uganda
Ukraine
United Arab Emirates
United Kingdom
United States
Uruguay
Uzbekistan
Vanuatu
Venezuela
Vietnam
Yemen
Zambia
Zimbabwe
Democratic Republic)
Latvia
Lebanon
Libya (Libyan Arab
Jamahiriya)
Lithuania
Luxembourg
Macedonia
Madagascar
Malawi
Malaysia
Mali
Malta
Filiali/Joint Ventures
Partners
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Contatti
DIREZIONE GENERALE Roma
Via A. Benigni, 25
00156 Roma
Italy
Tel. +39 06 82074.1
Fax. +39 06 82074603
DIREZIONE COMMERCIALE Milano
Via A. Vespucci, 2
20124 Milano
Italy
Tel. +39 02 62543.1
Fax. +39 02 65561588
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