Summary Forum CWT travel policy_15aprile

Event Summary
Risparmi medi del 20%
attraverso l’ottimizzazione della travel policy e compliance:
lo dimostra l’ultima ricerca del CWT Travel Management Institute
L’indagine è stata presentata oggi nel corso di un Forum internazionale
organizzato da CWT a Milano
MILANO, 15 Aprile 2008 — Risparmi medi superiori al 20% della spesa totale per i
viaggi d’affari. Questo il principale risultato che le aziende possono ottenere ottimizzando
la travel policy e incrementandone il rispetto (secondo la terminologia anglosassone, la
compliance) da parte dei viaggiatori. Lo dimostra l’ultima ricerca del CWT Travel
Management Institute – “Playing by the rules: optimizing travel policy and compliance” -,
condotta su un ampio campione di aziende, diversificate in termini di settore
merceologico, area geografica e volumi di spese di viaggio, attraverso l’analisi di casi
aziendali e interviste.
La ricerca è stata presentata oggi nel corso di un Forum internazionale organizzato da
Carlson Wagonlit Travel, società leader nel business travel management, presso l’AC
Hotel di Milano. L’evento, cui hanno partecipato numerosi travel manager e direttori
acquisti delle più importanti aziende italiane e multinazionali, ha rappresentato
un’importante occasione di approfondimento e di confronto su un tema che rappresenta
uno degli elementi cardine della gestione dei viaggi d’affari. Un tema che negli ultimi anni
è divenuto ancora più complesso, complice la sempre maggiore articolazione dell’offerta.
L’indagine, estremamente approfondita, mette a confronto la performance media del
mercato rispetto alle best practice in termini sia di copertura ed efficacia della policy sia
di compliance, quantificando in modo oggettivo le opportunità di risparmio.
«La riduzione del 20% delle spese complessive di viaggio - ha spiegato Christophe
Renard, Senior Director del CWT Travel Management Institute - deriva in larga misura (in
media, oltre il 12%) dall’incremento della compliance alla travel policy da parte dei
viaggiatori, mentre l’8% trae origine dall’ottimizzazione della policy stessa. In particolare,
le aziende possono ottenere significativi risparmi operando su travel policy e compliance
riguardo a cinque aree fondamentali: la prenotazione anticipata dei voli aerei, l’utilizzo di
tariffe aeree restrittive, il ricorso ai fornitori preferenziali, il comfort dei viaggiatori e l’uso
di canali di prenotazione preferenziali».
«L’obbligo di prenotare i voli con un anticipo di 14 giorni, ad esempio - ha sottolineato in
particolare Renard – porta a risparmi potenziali medi pari al 5,7% sul totale delle spese
di viaggio. E il costante ricorso ai fornitori preferenziali permette di risparmiare in media
il 5,4%. L’utilizzo della travel management company come canale di prenotazione
preferenziale, poi, conduce non solo a risparmi, ma anche a un più elevato livello di
sicurezza per i viaggiatori, grazie alla possibilità di “tracciarne” gli spostamenti in caso di
emergenza».
Lo studio del CWT Travel Management Institute identifica inoltre le “best practice” per la
definizione della travel policy e il miglioramento della compliance e mette in luce otto
fattori critici di successo. Tra questi ultimi, risultano fondamentali il coinvolgimento del
management dell’azienda, una comunicazione chiara e completa ai viaggiatori, la
standardizzazione della travel policy a livello regionale o globale, il continuo monitoraggio
delle performance ottenute, l’analisi di benchmark rispetto alle aziende del proprio
settore e il supporto dell’expertise di una travel management company.
«L’ottimizzazione della travel policy e l’incremento della compliance - ha commentato
Andrea Solari, direttore commerciale e marketing di Carlson Wagonlit Travel in Italia –
costituisce una delle otto “leve chiave” identificate da CWT per un’efficace gestione dei
viaggi d’affari1. Ma rappresenta un processo complesso, che richiede interventi su
molteplici aspetti e va a toccare temi delicati di relazione con il personale. Ecco perché è
così importante aver fatto chiarezza con quest’indagine sui benefici ottenibili da
determinati interventi, quantificandoli su basi oggettive, e sulle best practice da adottare,
fornendo spunti e suggerimenti».
«Molti dei comportamenti “virtuosi” osservati da CWT - ha concluso Solari - sono alla
portata di tutte le aziende e CWT può affiancarle in modo efficace lungo questo percorso.
L’elevata competenza del personale, le tecnologie, i dati di benchmark, gli strumenti di
misurazione delle performance di cui disponiamo, infatti, possono offrire un contributo
rilevante in ogni fase del processo - dalla definizione della travel policy alla sua
implementazione, dal monitoraggio continuo dei risultati ottenuti alla gestione del change
management - e massimizzarne i benefici».
Carlson Wagonlit Travel
Carlson Wagonlit Travel (CWT) è leader globale specializzato nel settore del travel management e
annovera tra i suoi clienti importanti gruppi multinazionali, istituzioni pubbliche e aziende di varie
dimensioni. Grazie alla competenza dei propri collaboratori, unita alla disponibilità di tecnologie
all’avanguardia, CWT aiuta i propri clienti in tutto il mondo a realizzare risparmi economici sui
propri budget di viaggio e a migliorare i servizi e la sicurezza dei viaggiatori.
Le innovative soluzioni di CWT sono raggruppate in quattro aree d’intervento: Traveler &
Transaction Services, Program Optimization, Safety & Security e Meetings & Events. Presente in
oltre 150 paesi, CWT ha 22mila collaboratori in tutto il mondo e ha registrato nel 2007 un giro
d’affari complessivo, tra filiali di proprietà e joint venture, di 25,5 miliardi di dollari. Per ulteriori
informazioni: www.carlsonwagonlit.com.
CWT Travel Management Institute
Il CWT Travel Management Istitute è stato creato nel 2005 e svolge approfondite ricerche sulle leve
più importanti per un’efficace gestione dei viaggi d’affari. Avvalendosi delle risorse globali di
Carlson Wagonlit Travel, esso fornisce un flusso costante di informazioni di “business intelligence” e
di best practice al fine di supportare i clienti di CWT in tutto il mondo e far ottenere loro il massimo
valore dai propri programmi di viaggio.
Organization Contacts:
Rosemarie Caglia
Carlson Wagonlit Travel
Tel.: +39 011 19524796
Cellulare:+39 335 215827
Email: [email protected]
Sasa Carpaneda
Carlson Wagonlit Travel
Tel.: +39 02 62543251
Cellulare:+39 335 7999425
Email: [email protected]
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CWT ha identificato otto leve per ottimizzare la gestione dei viaggi d’affari. Esse sono, oltre a intervenire sulla
travel policy e incrementarne la compliance: ottimizzare i processi e offrire ai viaggiatori i migliori servizi
esistenti sul mercato; tenere sotto controllo l’intera spesa alberghiera; ottimizzare la spesa aerea e i trasporti
via terra; favorire il consolidamento della gestione travel; migliorare la sicurezza dei viaggiatori e promuovere
la corporate social responsibility; focalizzarsi sulle spese per meetings and events; attivare strumenti di
misurazione della performance.
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