BOARD in CONAD Il Performance Management si fa cooperativo

BOARD in CONAD
Il Performance Management si fa cooperativo
Unificare Budgeting, CdG e Sales Analysis per
migliorare i risultati
CONAD del Tirreno: vantaggi per i
consumatori e valore per i soci
CONAD del Tirreno è una grande Cooperativa di dettaglianti che, forte di 298 punti di vendita e di 5.700 addetti, ha sviluppato sulla sua rete un fatturato di oltre
1.400 milioni di euro nel 2007, operando con le insegne
E. Leclerc Conad, Conad Superstore, Conad, Conad City e
Margherita.
L’azienda è uno degli otto grandi gruppi d’acquisto e distribuzione che formano CONAD, che con oltre 2.800 aziende associate, 35.200 dipendenti al servizio dei punti
vendita e con un fatturato che supera i 7.700 milioni di
Euro è la più grande organizzazione cooperativa italiana
di imprenditori indipendenti.
Nata nel 1962 CONAD (Cooperativa Nazionale Dettaglianti) non è solo un’insegna leader nel mercato italiano
della distribuzione, ma è anche un modello d’impresa
dalle caratteristiche uniche, che ha favorito processi di
sviluppo economico e di coesione sociale nelle realtà in
cui è presente, ha creato lavoro e imprenditorialità su
tutto il territorio nazionale.
Inoltre per garantire al sistema di imprese associate le
migliori opportunità di sviluppo, oggi CONAD è protagonista di alleanze nazionali e internazionali che rispondono all’evoluzione del mercato verso dimensioni sovranazionali.
L’eccellenza di questo modello imprenditoriale comune
è certificata dal livello di fedeltà degli oltre 3 milioni di
clienti, che giornalmente frequentano i 2.826 punti ven
dita della rete, trovando l’assortimento, la qualità, la
convenienza e il servizio che rendono CONAD la prima
insegna italiana.
La sfida: il controllo delle performance in un unico ambiente integrato
“Il controllo delle performance in un ambiente cooperativo come il nostro è sicuramente molto complesso - afferma Franco Iazeolla, Responsabile Controllo di Gestione CONAD del Tirreno - perché ogni analisi che noi
produciamo deve essere ricondotta a due differenti prospettive: la cooperativa - ovverosia l’unità organizzativa
erogatrice del servizio di approvvigionamento e di
un’ampia gamma di servizi accessori - e il socio – cioè
l’imprenditore che gestisce i punti vendita di proprietà.
Basta pensare al fatto che una semplice decisione sul
prezzo, oltre ad impattare i risultati della cooperativa, va
a cambiare quelli degli oltre 300 diversi conti economici
da noi gestiti, per avere una percezione immediata della
complessità d’analisi che affrontiamo quotidianamente.
Nell’area di controllo di gestione prima di adottare
BOARD, utilizzavamo alcune applicazioni sviluppate su
database Oracle, Business Object per la reportistica ed
Excel per la simulazione sui dati ed il budgeting.
Grazie a buone conoscenze interne sia in area database,
sia su Business Object eravamo riusciti a creare un sistema che assicurava all’azienda un certo livello di servizio, ma che presentava limiti strutturali d’architettura rispetto a flessibilità, gestione della sicurezza e profondità
di analisi.”
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Dare flessibilità al sistema a fronte dei cambi
organizzativi e delle nuove esigenze di business;
Fornire una reportistica che permettesse di integrare le informazioni con una loro spiegazione.
“A seguito di un’analisi organizzativa - continua Iazeolla emerse che avremmo avuto grandi vantaggi
dall’adozione di uno strumento che ci permettesse di integrare tutte le informazioni provenienti da diverse fonti
in un unico ambiente, garantendoci immediata capacità
di analisi multidimensionale dell’informazione e rendendo semplice e flessibile il reporting, liberandoci anche
dall’esigenza di rivolgerci ad una SWH ogni volta che si
rendevano necessari cambiamenti sulla reportistica, non
solo per ottenere un risparmio sui costi, ma soprattutto
per avere pieno controllo sui tempi.”
Durante la selezione abbiamo valutato diversi strumenti,
da Business Object, che già utilizzavamo per i reports, ai
principali strumenti oggi disponibili sul mercato, ma la
scelta migliore ci è sembrata BOARD anche perché era
l’unico strumento che forniva tutto quello che cercavamo in un unico ambiente, garantendoci la semplicità
d’uso e la flessibilità necessarie per gestire in autonomia
la creazione di nuove applicazioni e l’adattamento di
quelle esistenti al continuo cambiamento delle esigenze
di business.”
La scelta: una piattaforma completa e di facile utilizzo
Il progetto: unificare CDG, budgeting e sales analysis per migliorare
i risultati
“Quando abbiamo intrapreso la Software Selection avevamo già quindici anni di esperienza sul controllo di gestione ad alto livello e questo ci ha permesso di affrontare la scelta dello strumento con una piena consapevolezza degli obiettivi che ci proponevamo.
A partire dall’esigenza di fornire sia ai decisori della cooperativa, sia ai soci una soluzione per ottimizzare le decisioni in tempi rapidi, abbiamo cercato uno strumento
che ci permettesse di:
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Semplificare la raccolta e la standardizzazione
dei dati provenienti da sistemi gestionali,
database e fonti diverse (anche non contabili);
Integrare in un unico ambiente tutti i dati necessari per le Analisi Vendite e il CDG sino alla
produzione del conto economico
Gestire il budget;
Semplificare i processi di simulazione;
Aumentare la profondità di analisi, permettendo un accesso multidimensionale ai dati e garantendo quindi la possibilità di visualizzarli secondo diverse dimensioni d’analisi;
Il progetto BOARD in CONAD del Tirreno si divide in due
grandi aree, Vendite e Controllo di Gestione, che vanno
ad integrarsi in un’unica base informativa, da cui vengono sviluppate le analisi multidimensionali su base consuntiva e (dal 2009) il processo previsionale di budgeting, che vedrà coinvolta l’intera rete dei dettaglianti.
L’analisi delle vendite è effettuata sulla base dei dati
raccolti settimanalmente e permette l’aggregazione dei
diversi punti vendita per insegna, canale, codice muro
(locazione fisica) oltre ad una serie di analisi su altre dimensioni, come ad esempio il magazzino di provenienza
del venduto o il reparto.
Chiaramente ad ogni livello viene reso possibile un confronto con lo storico e con il budget per fornire
un’immediata contestualizzazione dei trend di vendita.
Il controllo di gestione, effettuato su base mensile, ha
come obiettivo ultimo la generazione del conto economico del singolo punto vendita, andando ad integrare le
informazioni sul lato dei ricavi con quelle dei costi, sia
provenienti dalla contabilità aziendale, sia acquisite da
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altre fonti, come per esempio nel caso del dato delle
vendite, margini per reparto e dei costi del personale.
Accanto a questa visione di dettaglio, vengono create
analisi di maggiore sintesi riguardanti il conto economico
per canale/insegna e territorio visto che CdT ha i propri
associati ubicati nei territori di Lazio, Sardegna e Toscana compresa la provincia di La Spezia e di cooperativa
con la sua attribuzione ai diversi centri di responsabilità,
identificando il loro contribuito ai risultati aziendali.
Durante lo svolgimento di questo processo il ruolo della
funzione del CDG è duplice: da una parte ne è il motore,
dall’altra diventa il certificatore della validità delle informazioni che se in larga parte derivano da
un’alimentazione diretta, comprendono anche dati ricavati da standard o da altre fonti alimentanti.
In questo contesto appare chiaro come la soluzione sviluppata su BOARD svolga anche un ruolo organizzativo,
diventando un vero e proprio processo trasversale di ottimizzazione delle performance dell’intera struttura cooperativa.
I risultati: efficienza, autonomia,
semplicità e velocità
Efficienza operativa
“Il passaggio ad uno strumento come BOARD ci ha permesso di ottenere un risparmio del 20% in termini di
forza lavoro impiegata per ottenere i dati di controllo di
gestione” - afferma Franco Iazeolla, Responsabile Controllo di Gestione CONAD del Tirreno.
Autonomia applicativa
“Possedendo buone conoscenze tecnologiche di base, il
nostro obiettivo - commenta Silvio Bacci, Controller
CONAD del Tirreno - era anche quello di riuscire ad esser autonomi nella produzione della reportistica, nella
strutturazione di nuove analisi e nella gestione delle autorizzazioni di accesso ai dati. Sicuramente, sotto questo
aspetto, BOARD si differenzia nettamente da tutti gli altri strumenti che abbiamo preso in considerazione.”
Semplicità d’uso
“Pur offrendo un completo insieme di funzionalità
BOARD riesce a rimanere un prodotto facile da usare.
“Il nostro obiettivo era anche quello di riuscire ad esser autonomi nella produzione
della reportistica, nella strutturazione di
nuove analisi e nella gestione delle autorizzazioni di accesso ai dati. Sicuramente,
sotto questo aspetto, BOARD si differenzia
nettamente da tutti gli altri strumenti che
abbiamo preso in considerazione.”
Dott. Silvio Bacci,
Controller di CONAD del Tirreno
Industry
Distribution
Application Area
Corporate Performance Management
Questa sua caratteristica ci permetterà di diffonderne
l’utilizzo alla nostra rete di dettaglianti, che ne ricaveranno un grande vantaggio, senza dover possedere una
forte conoscenza tecnologica” - afferma Franco Iazeolla,
Responsabile Controllo di Gestione CONAD del Tirreno.
Velocità d’implementazione
“Se andiamo a valutare quanto tempo abbiamo potuto
effettivamente dedicare a BOARD direi che abbiamo
raggiunto grandi risultati. In circa quattro mesi, utilizzando una decina di giornate di consulenza, abbiamo
portato a termine un progetto ambizioso che ci permette di andare a controllare e gestire le performance, non
solo grazie all’analisi delle vendite, ma attraverso la creazione di un conto economico mensile a livello di cooperativa, insegna e singolo punto vendita” - commenta Silvio Bacci, Controller CONAD del Tirreno.
Dal dettagliante all’Amministratore
Delegato: verso la gestione estesa
dell’informazione
“Terminata l’adozione di BOARD nell’ambito della cooperativa, - continua Iazeolla - sono già in progetto due
ulteriori step progettuali, che ne estenderanno l’utilizzo
a monte e a valle del controllo di gestione, andando a
configurare un processo integrato di gestione delle performance lungo l’intera struttura organizzativa.
Il primo passo prevede la creazione di un dashboard per
l’alta direzione in grado di fornire tempestivamente misure di sintesi sull’andamento del business, facendo leva
sull’individuazione dei corretti KPIs.
Il secondo passo riguarda la rete: il progetto è quello di
mettere BOARD a disposizione a tutti i soci.
Con un duplice beneficio: da una parte automatizzeremo la raccolta delle informazioni dal field andando a gestire via web il processo di budgeting ed evitando quindi
il faticoso lavoro di riconciliazione dei fogli excel attualmente utilizzati, dall’altra metteremo a disposizione dei
soci in un’appropriata modalità, il patrimonio informativo che abbiamo creato.”
“L’adozione di BOARD ci ha permesso di
integrare tutte le informazioni provenienti
da diverse fonti in un unico ambiente, garantendoci immediata capacità di analisi
multidimensionale dell’informazione e rendendo semplice e flessibile il reporting.”
Dott. Franco Iazeolla,
Responsabile Controllo di Gestione di CONAD del Tirreno
I partner: BIG e ComputerVar un
binomio vincente
“Sicuramente nel successo di un progetto i partner giocano sempre un ruolo fondamentale.
Nel nostro caso dobbiamo rilevare come Computer Var e
BIG ci abbiano garantito non solo un buon supporto
commerciale, ma anche una capacità consulenziale, tecnologica e applicativa, che fa della concretezza la base
del suo successo. Forse una realtà come la nostra che
può contare su ottimi skill interni, riesce ad apprezzare
ancora di più il valore apportato e il loro contributo agli
ottimi risultati ottenuti sinora” - conclude Iazeolla.
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