Manuale INTERFACCIA DOCFINANCE

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Addon Integrazione
&
DocFinance
MTF Business Solutions SA, Via Cantonale, CH-6928 Manno
T +41 91 610 68 00, F +41 91 610 68 19, www.mtfbs.com, [email protected]
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Title
Type
Responsible
Project
Date
Documentation/Manuals
Massimo Menzio
MTI SBO DocFinance Integrator
19.05.2008
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Information
Version
001
002
003
004
005
Section
0
0
0
0
0
Date
19.05.08
27.07.08
06.07.11
03.02.12
31.10.12
Employee
RYF
FOL
RYF
FOL
FOL
Description
Creation
Revisione
Revisione
Revisione
Revisione
Page 2 of 20
Table of content
1
Introduzione .......................................................................................................................4
2
Configurazione ...................................................................................................................5
2.1
Percorsi .....................................................................................................................5
2.2
Campi DocFinance ....................................................................................................6
2.2.1
Tracciato scadenziario ...........................................................................................7
2.2.2
Importazione ..........................................................................................................8
2.3
3
Conti ..........................................................................................................................9
Esportazione .................................................................................................................... 10
3.1
Esportazione Anagrafiche ........................................................................................ 11
3.1.1
Esportazione Piano dei Conti ............................................................................... 11
3.1.2
Esportazione Anagrafiche BP............................................................................... 11
3.2
Esportazione Scadenze ........................................................................................... 13
4
Importazione .................................................................................................................... 15
5
Gestione “Sezione aziendale”........................................................................................... 17
6
Appendice ........................................................................................................................ 18
6.1
Campi utente ........................................................................................................... 18
6.2
Campi rilevanti per l’esportazione dei file gestiti in modo particolare ......................... 19
6.3
Eccezioni ................................................................................................................. 20
6.3.1
RollBack transazioni............................................................................................. 20
6.3.2
Documento con saldo aperto negativo .................................................................20
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1
Introduzione
L’addon MTI-DF Integrator ha lo scopo di integrare le registrazioni effettuate in Sap Business
One con quelle di DocFinance.
Nello specifico, in DocFinance sono trasferite le anagrafiche Business Partner e le scadenze
Clienti e Fornitori; mentre sono importati in Sap Business One i documenti d’incasso,
pagamento e le prime note generate in DocFinance.
L’interfaccia sarà parametrizzabile in modo da coprire tutte le esigenze: si indicheranno i
percorsi per salvare i file, i conti su cui appoggiare le registrazioni, il nome della company in
Doc Finance (che quindi resta del tutto svincolata dai set up SAP), gestione sezione…
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2
Configurazione
2.1 Percorsi
Indicare al sistema i percorsi dei file di Importazione e di esportazione.
Output folder:
percorso dei file di esportazione.
Input folder:
percorso dove verranno letti i file da importare.
Logfile folder:
percorso dove verranno scritti i file di log e copiati i file di import
dopo che saranno stati importati in SBO.
Logfile name:
nome del logfile.
Si consiglia di creare 3 cartelle differenti in modo da facilitarne la gesione.
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2.2 Campi DocFinance
Inserire i dati necessari per un corretto funzionamento della generazione dei file da
esportare (anagrafiche e scadenze) e per una completa importazione delle registrazioni.
Nome ditta: Tracciato Anagrafiche (posizione 1 - obbligatorio); nome della ditta da
indicare nelle righe del file di esportazione: questo è un campo che dipende dalla
parametrizzazione di DocFinance per cui impostare questo campo come richiesto dal
programma di tesoreria.
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2.2.1
Tracciato scadenziario
Impostazioni legate alla generazione del file di esportazione.
Sezione: Tracciato Scadenze (posizione 171). Indicare se si vuole riempire questo
campo con l’indicazione del progetto ad esse abbinato o senza nessun valore (scelte
possibili: Progetto – Nessuno).
Nel caso si voglia riempire questo campo è possibile accanto a questa impostazione
indiare un valore di default con cui devono essere riempite le scadenze che non hanno
un valore valido di progetto riempito sulla scadenza.
Nr. Titoli: : Tracciato Scadenze (posizione 51 – obbligatorio) Indicare il valore che si
deve obbligatoriamente avere in questo campo del tracciato; se non ci sono diverse
esigenze per la gestione della tesoreria impostare il valore di default 00001
Tipo pagamento: : Tracciato Scadenze (posizione 1 – obbligatorio) indica il tipo di
pagamento previsto per esitare la scadenza; tale valore nelle singole scadenze è legato
alla modalità di pagamento associata alla scadenza. Nel caso in cui non ci sia tale
informazione legata alla scadenza verrà utilizzato il default qui impostato in quanto il
dato è obbligatorio nel tracciato. Utilizzare un valore valido previsto dal programma di
tesoreria.
Esportazione IBAN: è possibile selezionare per quali anagrafiche esportare i dati
relativi all’ IBAN. Valori possibili: tutti (i dati verranno esportate per tutte le anagrafiche
ove presente) - solo esteri (tale dato verrà esportato solo per i BP esteri) – nessuno
(tale dato non verrà mai indicato nel tracciato delle anagrafiche).
Esportazione Ordini/Consegne/Resi: Se selezionato nel tracciato delle scadenze
verranno esportati anche i dati relativi a ordini clienti e fornitori, consegne e resi cliente,
ricevimenti e resi fornitori.
Data Consegna: nel caso si esportino anche i dati di ordini e consegne questo campo
indica da quando il sistema deve partire a calcolare la data scadenza del documento.
Le scelte possibili sono: Data effettiva (considera la data consegna a cui poi applica la
condizione di pagamento) – Fine mese (la partenza del calcolo della scadenza viene
portata alla fine del mese di consegna a cui poi viene applicata la condizione di
pagamento).
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2.2.2
Importazione
Impostazioni legate alla funzionamento dell’importazione dei dati.
Rollback attivo: Se attivato, durante la fase di importazione sarà presente un
meccanismo di roll-back. Ovvero, prime note e pagamenti verranno scritti in SBO
soltanto se tutte le transazioni previste nel file di import saranno state importate con
successo. In caso di fallimento di una transazione, il database SBO non verrà
modificato: nel caso sia riscontrato un errore non verrà importata nessuna transazione
del file.
Sezione Prima Nota: Tracciato Importazione (posizione 197); indica dove deve essere
contabilizzato il valore che si trova in questo campo nel tracciato delle registrazioni da
importare. E’ possibile contabilizzare tale valore nel campo Progetto o Centro di costo
di SBO oppure non utilizzare tale valore nelle registrazioni contabili che verranno
importate (valori possibili Progetto/Centro di costo/Nessuno). Il valore accanto indica
l’eventuale default che andrà applicato alle registrazioni per le quali non vi è indicazione
della sezione nel file importato.
Causale CoGe: Tracciato Importazione (posizione 63); indicare se il codice indicato nel
file per le importazioni dei movimenti DocFinance va importato nel campo SBO “Codice
transazione” oppure non va importato.
Si ricorda che se questo campo verrà importato sarà necessario aver prima definito i
medesimi codici previsti nel programma di tesoreria anche nei possibili valori che il
campo “Codice transazione” di SBO può assumere.
I valori possibili che si possono definire sono: Codice Transazione oppure Nessuno (in
questo caso il campo non verrà utilizzato nell’importazione).
Importazione RIBA: Indicare se si voglio esportare nel file delle scadenza anche le
partite legate a Ricevute Bancarie Clienti emesse attraverso il programma SBO, questo
per evitare, in base alla gestione del programma di tesoreria, una presenza doppia in
DocFinance delle scadenze legate a Riba.
Valori possibili:
-
Includi inviato, creato e presentato: verranno esportate le scadenze legate a
ricevute bancarie che si trovano in stato inviato, creato e presentato.
-
Includi inviato, creato: verranno esportate le scadenze legate a ricevute bancarie
che si trovano solo in stato inviato e creato.
-
Non Includere: non verranno incluse scadenze legate a Ricevute Bancarie.
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2.3 Conti
Conto transitorio default: dato il diverso funzionamento di SBO rispetto a DocFinance
sarà necessario creare un conto apposta per poter permettere al sistema di
contabilizzare tutti i pagamenti singolarmente (proprio su questo conto transitorio) per
poi creare una prima nota che chiude il transitorio e movimenta il conto corretto
(solitamente il conto banca) .
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3
Esportazione
L’addon genera due file formato testo secondo le specifiche standard DocFinance contenenti
informazioni che da Sap Business One devono essere trasferiti in DocFinance:
Anagrafiche
Viene generato un unico file contenente le informazioni del Piano dei Conti e dei BP.
Scadenze
Viene generato un file contenente tutte le partite che risultano ancora aperte in Sap
Business One.
Sono trasferite le rate riguardanti i seguenti documenti:
Fattura in uscita
Nota credito in uscita
Fattura in entrata
Nota credito in entrata
Prima nota su BP non legata a documenti precedenti
È inoltre possibile anche esportare i dati relativi ai seguenti documenti (se
opportunamente attivata la configurazione):
Ordini
Consegne/Ricevimenti
Resi
Per quanto concerne le scadenze con Ritenuta d’Acconto queste sono passate al netto
dell’importo della ritenuta come richiesto dalla gestione di DocFinance.
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3.1 Esportazione Anagrafiche
3.1.1
Esportazione Piano dei Conti
Per quanto riguarda il Piano dei conti sono riportate solo le indicazioni di Codice e
Descrizione
3.1.2
Esportazione Anagrafiche BP
Per i BP sono recuperate le principali informazioni inserite in anagrafica.
Vengono sempre esportati i codici di Clienti e Fornitori, mentre i Clienti potenziali
vengono esportati solo se attivato il flag di esportazione ordini nella configurazione del
modulo
I dati legati a Indirizzo/cap/città/provincia e nazione sono recuperati dall’indirizzo di
fatturazione/pagamento di default.
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Rating: ripreso dal campo utente di anagrafica U_Rating (nelle scadenze nel caso in
cui il campo utente sia vuoto verranno utilizzati dei codici di default).
GG Ritardo: ripreso dal campo utente di anagrafica U_GGRitardo.
Voce Finanziaria: dato ripreso dal campo utente di anagrafica U_VoceFin.
Banca e Rbn: Campo utente 4 della tabella della Banca Interna selezionata in
anagrafica BP (vengono presi i primi 12 caratteri: primi 8 dove inserire codice Banca
DocFinance e successivi 4 dove inserire il codice Rbn).
Dati bancari del BP (C/C, ABI, CAB, CIN, PAESE IBAN, CHECK Digit, BIC, IBAN): i
dati bancari vengono recuperati dalla banca di default del BP.
-
CIN, Paese e check degit: sono estrapolati dal codice Iban
-
Bic: recuperato dal campo swift della banca di default, se non inserito è
recuperato dalla tabella banche.
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3.2 Esportazione Scadenze
Tipo Pagamento: vedi paragrafo 2.2.1 della configurazione.
Rating: ripreso dal campo utente di anagrafica U_Rating; nel caso questo non sia
codificato verrà indicato il valore fisso “N”.
Data Valuta: alla data scadenza vengono aggiunti i giorno indicati nel campo utente di
anagrafica BP U_GGRitardo.
Voce Finanziaria: dato ripreso dal campo utente di anagrafica BP U_VoceFin nel caso
questo non sia codificato verranno utilizzati dei codici di default:
0101
Cliente nazionale
0102
Cliente Estero
0201
Fornitore Nazionale
0202
Fornitore Estero
Banca e Rbn: Dati legati alla banca interna della modalità di pagamento associata al
documento; nel caso non siano definite verrà utilizzata la banca interna di anagrafica
BP.
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Dati bancari (C/C, ABI, CAB, CIN, PAESE IBAN, CHECK Digit, BIC, IBAN): i dati
bancari vengono recuperati dalla banca fornitore selezionata sul documento.
Bloccata: Serve nella gestione DocFinance per indicare che la scadenza è bloccata.
Tale campo sarà riempito con “Y” se il documento o il BP è bloccato per il pagamento.
Nr titoli: valore fisso da configurazione [Vedi paragrafo 2.2.1]
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4
Importazione
I file generati da DocFinance contenenti i movimenti generati da questo programma sono
importati in Sap Business One.
Le importazioni si possono suddividere in 3 tipologie di Documenti che sono creati:
Pagamenti in entrata
Pagamenti in uscita
Prime note.
Premettendo che Sap Business One:
non prevede la possibilità di registrare un unico documento di pagamento per più BP
contemporaneamente
un BP non definito con divisa multipla deve avere tutti i documenti nella valuta definita
in anagrafica; non è quindi consentito creare un pagamento con una contropartita con
una valuta differente
un pagamento non può avere più di una contropartita (non è possibile chiudere una
fattura ed avere come contropartita sia la banca, che le spese, che l’abbuono…..).
I movimenti importati da DocFinance vengono così gestiti:
Per ogni movimento di DocFinance che coinvolge un BP e contiene il riferimento del documento
Sap Business One di origine, viene generato un documento di pagamento: la contropartita
usata per questo movimento è un conto transitorio appositamente creato e definito nella
configurazione iniziale.
Successivamente viene creata una prima nota che chiude il conto transitorio e che contabilizza
tutte le righe presenti nel movimento DocFinance con gli importi in divisa interna e in divisa di
transazione forniti.
In questo modo sarà possibile chiudere la partita del BP con la medesima valuta in cui questa e
stata registrata e contemporaneamente creare un’unica prima nota che movimenta i molteplici
conti contabili eventualmente utilizzati nel movimento di tesoreria.
Eccezione:
Considerando il fatto che DocFinance utilizza un conto transitorio per la creazione delle distinte
di pagamento si è proceduto a gestire all’interno del Piano dei Conti Sap Business One un
nuovo campo utente in cui si andrà ad attribuire la qualifica di “conto transitorio DocFinance” in
modo tale che durante la procedura di importazione dei pagamenti se il sistema verifica che la
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contropartita del BP è unicamente un conto appartenete a questa tipologia non utilizza il
passaggio a conto transitorio Sap Business One e successiva prima nota ma registra
direttamente come contropartita il conto originario passato da DocFinance.
E’ importante però, anche nelle registrazioni DocFinance utilizzare questo conto transitorio solo
legandolo alle distinte di bonifico e non per altre tipologie di registrazioni.
Per quanto riguarda le registrazioni non legate a documenti SBO viene generata una prima nota
che replica fedelmente il movimento di origine: ciò avviene anche se la registrazione prevede
anche una riga BP ma senza alcun riferimento ad un documento.
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5
Gestione “Sezione aziendale”
Nella Gestione DocFinance sia degli scadenziari che delle prime note è prevista la gestione del
sezionale aziendale; attualmente ci sono diverse parametrizzazioni possibili:
Sezione sulle scadenze:
Si può attualmente scegliere se non gestire questa informazione o se recuperarla dal Progetto
inserito a livello di singolo documento (fattura in entrata/uscita - pagina di contabilità - campo
progetto)
Sezione sulle prime note importate da DocFinance:
Si può attualmente scegliere se non gestire questa informazione, se indicarla nel campo
Progetto o nel campo Centro di Costo (regola di distribuziona) delle singole righe di Prima Nota.
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6
Appendice
6.1 Campi utente
Verranno creati dall’Add-On i seguenti campi utente:
Piano dei conti – OACT
-
MTF_DF_Treasury (Y/N): Questo campo imposta il conto come un conto di
tesoreria. . [Vedi paragrafo 4].
Anagrafica clienti – OCRD
-
Rating (Alfanumerico): Questo campo è legato all’esportazione del file delle
anagrafiche e delle scadenze. [Vedi paragrafo 3.1 e 3.2].
-
VoceFin (Alfanumerico): Voce finanziaria. Questo campo è legato all’esportazione
del file delle anagrafiche e delle scadenze. [Vedi paragrafo 3.1 e 3.2].
-
GGRitardo (Numerico): Giorni di ritardo. Questo dato verrà esportato nel tracciato
delle anagrafiche Tale dato viene anche utilizzato per il calcolo della data valuta nel
tracciato delle scadenze (la data valuta verrà calcolata come data scadenza + gg
ritardo). [Vedi paragrafo 3.1 e 3.2].
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6.2 Campi rilevanti per l’esportazione dei file gestiti in modo
particolare
Altri campi rilevanti per l’esportazione dei file sono:
-
Tipo pagamento su scadenze DocFinance.
Il tipo pagamento è un codice previsto nella gestione della tesoreria. Tale campo
nel file verrà impostato in funzione della modalità di pagamento associata alla
scadenza stessa. Se la scadenza avrà impostata la modalità di pagamento il
sistema andrà a recuperare i primi 2 caratteri del campo “chiave” della modalità
stessa (questo poiché il nome associato alla modalità potrebbe non corrispondere
al codice di 2 caratteri previsto nel programma DocFinace: sarà quindi sufficiente al
momento della creazione della modalità andare corrispondente del programma di
tesoreria nel campo “chiave”).
Nel caso non sia associata alcuna modalità alla scadenza oppure nella modalità
non sia definito un valore nel campo verrà indicato il codice impostato nella
configurazione.
-
Banca e Rbn su scadenze e anagrafiche BP: tali campi vengono recuperati dal
campo utente 4 della Banca Interna.
Il codice banca corrisponderà ai primi 8 caratteri codificati nel campo.
Il codice Rbn corrisponderà ai successivi 4 caratteri (dal campo 9 al campo 12).
[Vedi paragrafo 3.1.2 e 3.2].
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6.3 Eccezioni
6.3.1
RollBack transazioni
Durante l’import del file creato da DocFinance, se una transazione dovesse risultare in
errore, tutti le registrazioni contenute nel file non verranno scritte in SAP.
Il file deve risultare interamente importabile per poter avere un effetto.
Nel log verranno indicati gli errori riscontrati.
6.3.2
Documento con saldo aperto negativo
Nel caso in cui un documento risulti aperto per un importo negativo questo non verrà
esportato e produrrà una segnalazione di errore nella riga del file di esportazione.
Ex: “+-0000..”
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