Più libri in minor tempo - Pubblica amministrazione di qualità

Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
Concorso “Premiamo i risultati”
DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE
-1-
PREMESSA
Il “documento di partecipazione” ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di
miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura.
Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le
indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con
alternative di risposta e istruzioni per la compilazione.
Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del
responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all’help
desk del concorso per chiarimenti.
Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le
20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva.
La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente:
•
•
•
in formato PDF
entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008
con inoltro all’indirizzo di posta: [email protected].
La valutazione del documento, per l’ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la
coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a
valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare.
-2-
PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE
(amministrazione/ufficio)
Ministero per i beni e le attività culturali / Biblioteca nazionale centrale di Roma
…………………………..…………………………………………….
Firma del responsabile della candidatura
Osvaldo Avallone
__________________________________
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PRIMA SEZIONE
ANAGRAFICA
Denominazione del Piano
Più libri in minor tempo
__________________________________________________________________________
Responsabile:
Cognome: Avallone _____________________ Nome: Osvaldo_____________________
Telefono: 06 4989318-348___________ E-mail: [email protected]_________
Ruolo: Direttore
Referente:
Cognome: Buttò__________________ Nome: Simonetta__________________
Santucci
Natalia Susanna
Telefono: 06 4989317________________________ E-mail: [email protected]
06 4989360
[email protected]
Ruolo: Responsabile Ufficio Organizzazione
Responsabile Ufficio Marketing e Management
Durata dell’intervento in mesi : 12_______
Periodo di realizzazione:
da -1/1/2009
a 31/12/2009
Eventuali Risorse destinate , escluse le retribuzioni del personale coinvolto1:
 Ammontare complessivo: € 20.000,00.......................................……...di cui:
- a carico dell’Amministrazione/ufficio:.€ 20.000,00........................................................
- a carico di altre Fonti (indicare quali) €……………………………………………………..
Non sono previste risorse
1
Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio
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SECONDA SEZIONE
SCENARIO DI RIFERIMENTO
1 ORIGINE DEL PIANO
1.1. L’intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in:
(sono possibili più risposte)
documenti di programmazione generale dell’amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale,
altra documentazione, ecc.)
piani di miglioramento/programmi settoriali
X è un’iniziativa autonoma del proponente
altro (specificare)______________________________________________________
1.2. La decisione di intervenire sull’ambito scelto deriva da:
(sono possibili più risposte)
X autovalutazione sullo stato dell’organizzazione effettuata con l’utilizzo di metodologie
appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.)
risultati di indagini di customer satisfaction
X analisi dei reclami raccolti in modo sistematico
X specifica indagine realizzata da personale interno
specifica indagine realizzata da consulenti
indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit
richiesta del vertice (politico o amministrativo)
altro (specificare)_______________________________________________
1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento:
X
sì, già realizzate
sì, in corso
sì, già programmate
NO
Se sì, specificare sinteticamente l’oggetto degli interventi
Realizzazione di un sistema informatizzato di gestione "user oriented" (Sistema ERMES)
delle procedure di richiesta, distribuzione, prestito e fotoriproduzioni del materiale
bibliografico, con integrazione delle procedure di ricerca e accesso al catalogo informatizzato
della Biblioteca, che ha consentito il passaggio da una gestione manuale delle procedure ad
una gestione completamente automatizzata e attivata dall'utente, nonché una riduzione dei
costi di funzionamento legati al servizio.
1.4. Motivo prevalente dell’intervento:
(una sola risposta)
carenza di un servizio/processo
esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi
esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder
esigenza di ridurre i costi
esigenza di migliorare il clima organizzativo
X altro (specificare) Esigenza di migliorare il servizio all’utenza e di ottimizzare
l’accessionamento del materiale bibliografico che perviene in base alla legge sul
deposito legale delle pubblicazioni (l. 106/2004 e DPR 252/2006).
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1.5. Definizione del problema
Illustrare il problema che l’intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare
evidenziare a quali bisogni l’intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di
interesse implicati, che dell’amministrazione/ufficio.
Criticità:
•
Intempestività e incompletezza nell'acquisizione in Biblioteca delle opere pubblicate in
Italia.
•
Dilatazione dei tempi di attesa della disponibilità delle opere da parte dell'utente.
•
Elevato numero di risposte negative alle esigenze di ricerca.
Cause:
•
Elusione della legge sul deposito legale delle pubblicazioni da parte degli editori.
•
Assenza di rapporti collaborativi con gli editori.
•
Incompletezza del sistema di distribuzione per la consegna dei volumi.
•
Carenza di procedure di controllo sulla effettiva disponibilità dei volumi.
L’intervento vuole dare risposta alle esigenze
1) Dell’utenza in relazione a: maggiore completezza del catalogo automatizzato della
Biblioteca; maggiore tempestività nella distribuzione delle opere; riduzione delle
risposte negative.
2) Degli editori in relazione a: tempestività nella certificazione dell’avvenuta consegna
delle opere; tempestività nella catalogazione delle opere ricevute; creazione di un
rapporto diretto amichevole ed efficace con la Biblioteca.
3) Degli organismi centrali del Ministero per i beni e le attività culturali in relazione a:
efficace perseguimento dei compiti istituzionali/missione di acquisizione,
documentazione e fruibilità del patrimonio librario della Nazione.
Inoltre l’intervento risponde alle esigenze dell’ufficio in relazione alla gestione del
cambiamento intervenuto sul piano dell'acquisizione delle pubblicazioni, con l'emanazione del
regolamento attuativo della legge sul deposito legale e sul piano dei servizi all'utenza, con
l'adozione delle procedure informatizzate (Sistema ERMES) per l'accesso, la ricerca, la
richiesta, il prestito e le riproduzioni dei documenti.
2 ELABORAZIONE DEL PIANO
2.1. La progettazione ha coinvolto:
(sono possibili più risposte)
X
X
utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene
altri portatori di interesse
responsabili dei settori su cui si interviene
personale del settore/dei settori su cui si interviene
personale che sarà impegnato a realizzare l’intervento
altro… 2 Uffici di staff: Ufficio Organizzazione e Ufficio Marketing e Management
Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento:
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Il direttore ha incaricato i responsabili dei 2 Uffici di staff di elaborare il piano di
miglioramento, avvalendosi della collaborazione dei responsabili dei settori su cui si
interviene.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema
(indicatori di criticità):
(sono possibili più risposte)
dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali):
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
X dati di funzionamento (specificare quali):
–
Tempi di consegna e numero delle negative registrate dal Sistema Ermes
–
Moduli di reclamo e di desiderata presentati dagli utenti
–
Dati qualitativi e quantitativi ricavati dalle relazioni mensili e annuali degli
uffici coinvolti
X Altro (specificare)
Diagrammi di flusso dei processi di Acquisizione delle pubblicazioni, Gestione,
Distribuzione del materiale, elaborati dai gruppi di miglioramento del SGQ-Sistema di
Gestione della Qualità.
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TERZA SEZIONE
CARATTERISTICHE DELL’INTERVENTO
1 GLI OBIETTIVI
1.1 Con l’intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell’area:
(scegliere l’area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell’area scelta)
del contesto:
integrare le amministrazioni
valorizzare la comunità
rinnovare il rapporto centro/periferia
X del problema:
X cogliere le esigenze degli utenti
X interpretare la missione
analizzare la situazione, definire obiettivi
della soluzione:
coinvolgere il personale
utilizzare tecnologie e metodi
gestire le risorse economiche
del risultato:
controllare i risultati
valutare gli effetti
consolidare e diffondere le buone pratiche
1.2 L’intervento si basa prioritariamente su:
(una sola risposta)
innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge
ottimizzazione nell’uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza
(es. risparmi)
gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i
ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc.
modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione
modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale
X modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti
altro (specificare)__________________________________________________
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1.3 Descrivere gli obiettivi
Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano)
•
Recupero delle sacche di elusione della legge sul deposito legale
•
Instaurazione di un rapporto di sinergia con gli editori
•
Incremento e tempestività nell'acquisizione delle opere nel catalogo automatizzato
della Biblioteca
•
Incremento e tempestività nelle risposte alle richieste dell'utenza
Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l’obiettivo generale, anche in
relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni
previste)
•
Individuazione dei soggetti a cui fa capo l’obbligo di legge, attraverso la creazione di
una Anagrafe degli editori
•
Tracciabilità delle opere pervenute in base alla legge, attraverso la creazione di un
registro degli arrivi, la vidimazione, il rilascio e l’archiviazione in formato digitale
delle distinte di consegna del materiale bibliografico
•
Controllo sui soggetti che evadono la legge e controllo sul materiale mancante,
attraverso il riscontro delle distinte, l’acquisizione dei desiderata e dei reclami degli
utenti
•
Implementazione dell’Anagrafe degli editori, attraverso una attività di ricerca svolta in
collaborazione con le case editrici e finalizzata alla costituzione di una banca dati
condivisa
•
Accelerazione delle procedure di trattamento delle pubblicazioni ricevute per deposito
legale attraverso la semplificazione delle procedure di trasmissione agli uffici
competenti
•
Evoluzione del Sistema integrato ERMES, attraverso l’attivazione di un modulo di
prenotazione del materiale librario via Internet e l’implementazione della base dati di
controllo dell’effettiva disponibilità dei volumi
1.4 Descrivere i risultati attesi
Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell’intervento come
conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento
1) Riduzione di circa il 15% dell’elusione della legge sul deposito legale.
2) Incremento del 20% delle unità bibliografiche acquisite annualmente in forza della
legge.
3) Azzeramento dei tempi di attesa per la consegna all'utente delle opere conservate in
magazzino e prenotate via Internet
4) Riduzione del 50% rispetto al 2008 delle risposte negative
5) Rapporto sinergico con gli editori della stampa monografica e periodica.
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1.5 Descrivere il prodotto finale dell’intervento
Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi.
Creazione dell’Anagrafe degli editori
Istituzione del Registro degli arrivi
Realizzazione dell’Archivio digitale delle distinte di consegna del materiale bibliografico
Formazione di una Banca dati condivisa
Cambiamento delle procedure dell’iter del libro
Creazione del modulo elettronico di prenotazione via Internet
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2 LE ATTIVITA’ PREVISTE
2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività
Fase 1
•
Output attesi
Indicatori di realizzazione
• Attività
Nuove
istruzioni
SI/NO
Definizione del nuovo processo di ricezione delle pubblicazioni
operative
pervenute per legge
Fase 2
•
Applicazione delle istruzioni operative
Fasi
Tracciabilità del
materiale
librario
Registro
informatico
degli arrivi
Archivio digitale
delle distinte
Fase 3
•
•
Estrapolazione dei dati relativi degli editori in regola con le norme
Predisposizione della base dati
Fase 4
•
Riscontro delle distinte degli editori, dei desiderata e dei reclami Base dati
elusione/evasio
degli utenti
ne
Solleciti agli Editori per l’invio del materiale mancante
•
- 11 -
Anagrafe
editori
Controlli a campione
Numero arrivi registrati/Numero
arrivi pervenuti ai tempi T1, T2,
T3…
Numero distinte
archiviate/Numero distinte
pervenute ai tempi T1, T2, T3 …
degli Numero Editori presenti in base
dati
su
numero
Editori
registrati su schede ai tempi
T1, T2, T3 …
Numero pubblicazioni
recuperate su numero
pubblicazioni mancanti ai tempi
T1, T2, T3 …
Fase 5
•
Modifica dei processi di acquisizione e di trattamento gestionale Nuove istruzioni SI/NO
operative
delle pubblicazioni
Accelerazione
Tempo medio accessione
delle procedure pubblicazioni fine 2009/ Tempo
medio accessione
pubblicazioni fine 2008
Fase 6
•
Analisi del processo di distribuzione agli utenti del materiale librario
e modifica delle procedure informatiche e organizzative per
l’attivazione della prenotazione via Internet. Elaborazione del
software applicativo del modulo di prenotazione via Internet ed
integrazione con il software del Sistema Ermes
Modulo
elettronico di
prenotazione
telematica
Fase 7
•
Applicazione sperimentale del modulo di prenotazione
Report
sulla Test di funzionalità e controllo
funzionalità
Fase 8
•
Implementazione delle basi dati di Ermes relative allo stato di Segnalazione
dei volumi
disponibilità dei volumi
indisponibili
Fase 9
Fase 10
•
Banca dati
Implementazione dell’Anagrafe degli editori in collaborazione con le condivisa
case editrici
•
Verifica dei risultati
Report sui
risultati
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Si/NO
Numero volumi indisponibili
segnalati su numero totale
volumi indisponibili
Numero editori segnalati
dall’editoria su numero totale
degli editori presenti ai tempi
T1, T2, T3 …
Indicatori di risultato (vd. punto
2.2)
Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto
Risultati attesi
(vedi domanda 1.4)
Riduzione dell’elusione della legge
Incremento annuale acquisizioni
Azzeramento
tempi
d’attesa
prenotazioni via Internet
Riduzione risposte negative
Sinergia con gli editori
Indicatore (descrizione e unità di
misura)
Volumi mancanti 2009 / Volumi
mancanti 2008 x 100
Acquis. 2009 / Acquis. 2008 x 100
Tempi attesa volumi prenotati /
Tempi
attesa
volumi
non
prenotati
Negative 2009 / Negative 2008 x
100
Creazione banca dati
Target
-15%
+20 %
0 minuti
-50%
SI / NO
3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE
3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e
realizzazione del piano
X Si (per la realizzazione)
No
3.2 Se si, indicare:
N. componenti del gruppo di lavoro
Dieci____________________
Caratteristiche del gruppo di lavoro
Ruolo
Dirigenti
Funzionari
Altro personale
Compiti
Gg/impegno
Analisi, coordinamento e controllo 145
delle procedure
60
Applicazioni, test e misurazioni
3.3. Indicare l’eventuale apporto
dell’amministrazione
(specificare numero, ruolo e funzioni)
di
altri
soggetti
(personale
di
altri
uffici
NO____________________________________________________________________________
__
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
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Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI
4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre
amministrazioni, altri soggetti)
Società editrici e Associazioni degli editori
Collaboreranno alla costituzione della banca dati condivisa senza onere per l’Amministrazione.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla
consulenza
È prevista la consulenza della Società informatica che ha elaborato l’architettura del Sistema integrato
ERMES che garantirà l’integrazione funzionale tra il software del Sistema e il nuovo software
applicativo della prenotazione via Internet, nonché la manutenzione dell’uppe grade.
5 DIREZIONE E VALUTAZIONE
5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell’intervento e il raccordo con i vertici
dell’ufficio/amministrazione
Le fasi di realizzazione del Piano saranno coordinate e costantemente monitorate dal gruppo
di lavoro che presenterà al Direttore report trimestrali.
La valutazione dei risultati sarà effettuata da personale non compreso nel gruppo di lavoro,
designato dal Direttore
______________________________________________________________________________
5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività
Le attività saranno coordinate dai due referenti del Piano attraverso:
–
riunioni periodiche del gruppo di lavoro
–
incontri di lavoro con i singoli settori interessati dal Piano
–
riunioni operative con la Società di consulenza
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
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Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l’andamento delle attività nel corso della
realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi.
L’andamento delle attività sarà monitorato mediante la verifica della rispondenza dei tempi e
delle modalità di realizzazione del Piano, attuata con l’utilizzo di:
-
report periodici
-
diagramma di Gannt
-
diagrammi di flusso
-
raccolta dati
-
misurazioni periodiche dei risultati
5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste
per far conoscere l’intervento e i suoi esiti
L’intervento sarà oggetto di un piano di comunicazione elaborato dal gruppo di lavoro, con il
supporto degli uffici addetti alla comunicazione.
La comunicazione del Piano e dei suoi esiti verrà effettuata sia sul Bollettino elettronico di
informazione interno che sul sito Internet della Biblioteca.
Verranno effettuate riunioni informative con le Organizzazioni Sindacali.
L’andamento del Piano sarà comunicato alla Direzione generale per i beni librari, gli istituti
culturali e il diritto d’autore del Ministero per i beni e le attività culturali.
6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO
Descrivere i fattori critici di successo dell’intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si
dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell’iniziativa.
Deficit nella risposta collaborativa da parte di realtà editoriali minori e meno strutturate.
Resistenza al cambiamento da parte del personale.
Possibile dilatazione dei tempi di realizzazione dei prodotti in collaborazione con le case
editrici
7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO
Inserire il Gannt relativo alla tempistica del Piano.
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