Intervento di Luciana Duranti sulla conservazione dei documenti

C ons erva re il dig ita le c he
non c ontrollia m o
L u c ia n a D u r a n ti, U n iv e r s ity o f B r itis h
C o lu m b ia
1
H is to r y o f th e D R F P r o je c t
L a reg ole fo nda m enta li della c o ns erva zione
dig ita le:
• L a c o n s e r v a z io n e è u n proc es s o c ontinuo c h e
c o m in c ia c o n la p r o d u z io n e d e i d o c u m e n ti
• D e v e e s s e r e b a s a ta s u l c o n c e tto d i s is tem a
a ffida bile di g es tione e tenuta dei do c um enti
e s u l r u o lo d e ll’a r c h iv is ta c o m e c us to de des ig na to di
fiduc ia
• D e v e in c o r p o r a r e la s elezio ne p ia n ific a ta d e i d o c u m e n ti
e la lo r o des c rizio ne, m onitora g g io e
a utentic a zio ne
• D e v e p r e v e d e r e u n pia no di c o nvers io ne s is te m a tic a
e la doc um enta zione delle m o dific he d e te r m in a te 2
Q u e s ta C a tena I ninterro tta di C o ns erva zio ne (v e d i
In te r P A R E S C O P m o d e l) è p o s s ib ile — a lm e n o in te o r ia –
p e r i d o c u m e n ti d ig ita li d i is titu ti e e n ti p u b b lic i e p r iv a ti
p e r c u i e s is te u n ’e n tità a r c h iv io d e s ig n a ta e s te r n a
(m in is te r o , tr ib u n a le ) o in te r n a (u n iv e r s ità , b a n c a ).
C o m e c o n s e r v a r e i d o c u m e n ti d ig ita li p e r c u i n o n e s is te u n
a r c h iv io s to r ic o d e s ig n a to ?
P a rlia m o di a rc hivi di pers o ne, fa m ig lie, s tudi
(a rc hitetti, a vvo c a ti, dentis ti), ditte, ec c .
3
D ue pos s ibili s itua zioni:
1 . L a s o v r in te n d e n z a o l’a r c h iv io s to r ic o p u o ’ in te r v e n ir e
q u a n d o i d o c u m e n ti s o n o a n c o r a c o r r e n ti e
1 . il p r o d u tto r e d e s id e r a c o lla b o r a z io n e
2 . Il p r o d u tto r e a c c e tta c o n s ig li s e n z a in te r fe r e n z a
2 . L a s o v r in te n d e n z a o l’a r c h iv io s to r ic o s i tr o v a d i fr o n te a
d o c u m e n ti n o n c o r r e n ti, s p e s s o s u s u p p o r ti e s te r n i a l
s is te m a in c u i s o n o s ta ti p r o d o tti
4
S itua zio ne 1.1— S i s ta bilis c e un ra ppo rto di
c o lla bo ra zione c he s i s viluppa nelle fa s i
s eg uenti:
a ) S i c rea una infra s truttura
•
•
•
•
•
•
•
s ta b ilir e la p o r ta ta e g li o b b ie ttiv i
a c q u is ir e r is o r s e
fo c u s s u i d o c u m e n ti d ig ita li
d a r e c o n s ig lio s u te c n o lo g ia e fo r m a ti
fo r n ir e e s e m p i
s v ilu p p a r e p o lic ie s e p r o c e d u r e , a s s e g n a r e r e s p o n s a b ilità
s v ilu p p a r e s tr a te g ie d i m a n te n im e n to
5
b) S i va luta no i doc um enti a rc hivis tic i
–
–
–
–
–
–
–
–
Id e n tific a r e i d o c u m e n ti tr a g li o g g e tti d ig ita li p r o d o tti
Id e n tific a r e c o -a u to r i e p r o p r ie ta r i m u ltip li
D e te r m in a r e l’a u te n tic ità e d o c u m e n ta r la
D e te r m in a r e p r o b le m i d i p r iv a c y
M o n ito r a r e i d o c u m e n ti d a c o n s e r v a r e
Id e n tific a r e tu tte le c o m p o n e n ti d ig ita li
D e te r m in a r e la fa ttib ilità d e lla c o n s e r v a z io n e
S v ilu p p a r e u n p ia n o d i v e r s a m e n to
6
c ) V ers a m ento
• M ig r a r e i d o c u m e n ti a ll’a m b ie n te te c n o lo g ic o d e ll’a r c h iv io
• C o n s e r v a r e il fo r m a to lo g ic o p iù v e c c h io a n c o r a
d is p o n ib ile
• E v ita r e l’a c q u is iz io n e d i d u p lic a ti
• D o c u m e n ta r e o g n i a ttiv ità a c u i i d o c u m e n ti s o n o
s o tto p o s ti
7
S itua zio ne 1.2 – I l produtto re a c c etta c o ns ig li s enza
interferenza
S i prepa ra no linee g uida c hia re e c o m prens ibili
• U n o p u s c o lo g e n e r a le
– C o m e s c e g lie r e s o ftw a r e e fo r m a ti (s ta n d a r d s )
– C o m e o r g a n iz z a r e i d o c u m e n ti
– C o m e m a n te n e r e i d o c u m e n ti a c c e s s ib ili n e l te m p o (b a c k -u p s ,
s y s te m u p g r a d e , c o n v e r s io n e , d is p e r s io n e )
– C o m e p r e v e n ir e la p e r d ita d i d o c u m e n ti
C ont.
8
• U n o p u s c o lo s p e c ific o s u lla g e s tio n e e te n u ta d e ll’e -m a il
–
–
–
–
–
C om e
C om e
C om e
C om e
C om e
o r g a n iz z a r la , a n c h e in r e la z io n e a d a ltr i d o c u m e n ti
tr a tta r e g li a tta c h m e n ts
tr a tta r e i th r e a d s
c o n s e r v a r la in a ltr i fo r m a ti
s e le z io n a r la
• U n o p u s c o lo s u c o m e d o n a r e i p r o p r i d o c u m e n ti d ig ita li
– P e rc h è d o n a re , c o s a d o n a re , c o m e , q u a n d o
– C o n s id e r a z io n i s u i d ir itti in te lle ttu a li, d i p r iv a c y , s ic u r e z z a ,
accesso
– L is ta d i p e r s o n e /e n ti a c u i r iv o lg e r s i p e r c o n s ig li e a iu to
• L e z io n i e w o r k s h o p s s u c o m e p r o te g g e r e le p r o p r ie fo to ,
ecc.
9
S itua zio ne 2. – S ia m o di fronte a og g etti dig ita li
no n c orrenti, s pes s o s u s uppo rti es terni a l
s is tem a in c ui s o no s ta ti pro dotti
R eg o le da s eg uire:
• S i c r e a u n a c o p ia o u n ’im m a g in e (n o n s o n o la s te s s a
cosa)
• S i a n a liz z a la c o p ia o l’im m a g in e e s i d e te r m in a s e g li
o g g e tti d ig ita li s o n o d o c u m e n ti
• S e s o n o d o c u m e n ti, s i d e te r m in a la lo r o a u te n tic ità
10
P erc hè è im po rta nte s a pere qua li s o no
do c um enti?
• C a s o d e l B r itis h C o lu m b ia R a il: p r o b le m a r e la tiv o a lla
c o n s e r v a z io n e d i d o c u m e n ti a r c h iv is tic i. Il m in is tr o lib e r a le
R a lp h S u lta n c h ie s e “Q u a l’è la d e fin iz io n e d i d o c u m e n to
a r c h iv is tic o ?” fa c e n d o r ife r im e n to a lla c o n tr o v e r s ia s u ll’ e -m a il
(V a n c o u v e r S u n , J a n u a r y 2 9 , 2 0 1 0 ).
• L a C o r te S u p r e m a d e l C a n a d a s ta a s c o lta n d o u n c a s o d i
d iffa m a z io n e b a s a to s u lla q u e s tio n e s e h y p e r lin k s in u n te s to
c o n s titu is c a n o la r e p e tiz io n e d i u n ’a ffe r m a z io n e d iffa m a to r ia
(V a n c o u v e r S u n , A p r il 2 , 2 0 1 0 ).
• U s o d i b a n c h e d a ti, G IS , s is te m i d i r e g is tr a z io n e
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M a te r ia li c h e c i p o tr e b b e r o e s s e r e o ffe r ti:
D oc um enti g enera ti da w ord pro c es s ing
E -m a il c o n w ord pro c es s ing a tta c hm ents
Fo to, video e reg is tra zioni m us ic a li
A g ende o c a lenda ri
W eb porta ls , blo g s & w ik is
R eg is tra zioni di video c onferenze &
w ebc a s ting
D a ta ba s es
Fla s h drives & a ltre s to ra g e devic es c o n
c o ntenuti va ri
R em o te P D A s , B la c k berrys , etc . etc . etc .
12
Q ua li c onos c enze c i pos s o no g uida re?
D iplo m a tic a D ig ita le : lo s v ilu p p o e l’a p p lic a z io n e d e lla
d ip lo m a tic a c la s s ic a a i d o c u m e n ti d ig ita li
D ig ita l Forens ic s : l’u s o d i m e to d i s c ie n tific i p e r
l’a c q u is iz io n e , la v a lid a z io n e , l’id e n tific a z io n e , l’a n a lis i,
l’in te r p r e ta z io n e , la d o c u m e n ta z io n e e la p r e s e n ta z io n e d i
fo n ti d ig ita li d i p r o v a a llo s c o p o d i fa c ilita r e la r ic o s tr u z io n e d i
e v e n ti c r im in a li o a n tic ip a r e a tti n o n a u to r iz z a ti c h e p o s s o n o
d a n n e g g ia r e o p e r a z io n i p ia n ific a te
In p a r tic o la r e , a b b ia m o b is o g n o d i c o n o s c e n z e in te r d is c ip lin a r i
c h e , u n a v o lta in te g r a te , p o tr e b b e r o e s s e r e d e fin ite “D ig ita l
R ec o rds Forens ic s ”.
13
D ig ita l R ec o rds Fo rens ic s
A r c h iv a l
s c ie n c e
D ip lo m a tic s
L a w o f e v id e n c e
R e c o rd s
m anagem ent
D ig ita l r e c o r d s
fo r e n s ic s
D ig ita l
F o r e n s ic s
In fo r m a tio n
A s s u ra n c e a n d
C y b e r s e c u r ity
14
C o ntributi della diplo m a tic a
• C o n c e tto d i d o c u m e n to d ig ita le
• C o n c e tti d i a ffid a b ilità , a c c u r a te z z a , a u te n tic ità e a u te n tic a z io n e
C o ntributi di dig ita l forens ic s :
•
•
•
•
•
•
•
P r o c e s s o a ffid a b ile d i e s tr a z io n e o r ip r o d u z io n e
P r in c ip i d i n o n -in te r fe r e n z a e in te r fe r e n z a id e n tific a b ile
C a te g o r iz z a z io n e d e i d o c u m e n ti d ig ita li
D is tin z io n e tr a in te g r ità d i d o c u m e n ti e d i r ip r o d u z io n i
R e g o le p e r la d e te r m in a z io n e d e ll’in te g r ità d i s is te m i
P r in c ip i p e r d e te r m in a r e a u te n tic ità
B a s i p e r l’a u te n tic a z io n e
15
P roc es s o a ffida bile di es tra zio ne e a c quis izione
1.
2.
3.
4.
5.
6.
P r o d u z io n e d e lla c o p ia d e lle e n tità lo g ic h e o d e ll’im m a g in e
d e ll’h a r d d r iv e o s u p p o r to e s te r n o
Id e n tific a z io n e d e g li o g g e tti d i in te r e s s e p o te n z ia le
A n a lis i d e g li o g g e tti id e n tific a ti
V a lu ta z io n e e in te r p r e ta z io n e d e i r is u lta ti
P r e s e n ta z io n e d e i r is u lta ti in u n r a p p o r to c h e d e s c r iv e in
d e tta g lio le c a r a tte r is tic h e d e g li o g g e tti, l’in te r p r e ta z io n e d e i
fa tti e le o p in io n i d i e s p e r ti
L a r e v is io n e te c n ic a e a m m in is tr a tiv a d a p a r te d i u n s o g g e tto
n e u tr a le
16
P rinc ipi di non-interferenza e interferenza
identific a bile:
N o n-interferenza : il m e to d o u s a to p e r fa r e e s tr a z io n e ,
u p g r a d e , c o n v e r s io n o m ig r a tio n n o n c a m b ia il c o n te n u to
e la fo r m a d o c u m e n ta r ia d e l d o c u m e n to n a tiv o
I nterferenza identific a bile : il m e to d o u s a to p e r fa r e
e s tr a z io n e , u p g r a d e , c o n v e r s io n o m ig r a tio n a lte r a il
d o c u m e n to n a tiv o m a i c a m b ia m e n ti s o n o id e n tific a b ili
Q u e s ti p r in c ip i, c h e in c o r p o r a n o la p o s iz io n e e tic a e
p r o fe s s io n a le d e ll’a r c h iv is ta , c a r a tte r iz z a n o a n c h e il s u o
r u o lo is titu z io n a le d i c u s to d e a ffid a b ile c h e e s e r c ita il
c o n tr o llo s u l s is te m a d i p r o d u z io n e e g e s tio n e d e i
d o c u m e n ti
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C a teg orizza zio ne dei do c um enti dig ita li:
1 . D o c u m e n ti p r o d o tti e te n u ti in u n c o m p u te r
2 . D o c u m e n ti p r o d o tti d a u n c o m p u te r
3 . D o c u m e n ti p r o d o tti d a u n a p e r s o n a fis ic a e u n c o m p u te r
4 . O g g e tti d in a m ic i: n e ll’In te r n e t
I p r im i s o n o e s a m in a ti e v a lu ta ti c o m e d o c u m e n ti
a r c h iv is tic i (b u s in e s s r e c o r d s )
I s e c o n d i s o n o e s a m in a ti e v a lu ta ti c o m e o g n i p r o v a
m a te r ia le
I te r z i e i q u a r ti d e v o n o p a s s a r e e n tr a m b i i te s t
18
D is tinzio ne tra integ rità di do c um enti, di
ripro duzioni, di s is tem i
I nteg rità dei doc um enti: il fa tto c h e n o n s ia n o
m o d ific a ti in te n z io n a lm e n te o in v o lo n ta r ia m e n te s e n z a
l’a u to r iz z a z io n e n e c e s s a r ia
I nteg rità della riproduzio ne : il fa tto c h e la p r o d u z io n e
d i u n d u p lic a to n o n m o d ific h i il d o c u m e n to e c h e il
d u p lic a to s ia u n a c o p ia fo r m a lm e n te e s a tta d e l
d o c u m e n to r ip r o d o tto . P e r q u e s to m o tiv o è im p o r ta n te
c h e la r ip r o d u z io n e s ia c o n n e s s a a d a ti te m p o r a li.
C o nt.
19
R eg o le per la determ ina zione dell’integ rità di
s is tem i (D a ubert R ules ):
L a te o r ia , la p r o c e d u r a o il p r o c e s s o p e r p r o d u r r e o g e s tir e e
m a n te n e r e il d o c u m e n to
• D e v o n o e s s e r e s ta ti te s ta ti e n o n p o s s o n o e s s e r e s ta ti
m anom essi
• D e v o n o e s s e r e s ta ti s o tto p o s ti a lla v a lu ta z io n e d i e s p e r ti e /o
s o n o r is u lta ti in p u b b lic a z io n e (e .g . s ta n d a r d s )
• D e v o n o e s s e r e g e n e r a lm e n te a c c e tta ti d a lla c o m u n ità
s c ie n tific a c o m p e te n te , e
• la r a tio d i e r r o r e c o n o s c iu ta o p o te n z ia le c h e o ffr o n o d e v e
e s s e r e a c c e tta b ile
20
K n o w le d g e O u tc o m e s
• G li a ttr ib u ti d i ta le s is te m a s o n o ripetibilità delle
opera zio ni, verific a bilità , o g g ettività e
tra s pa renza , c h e r ic h ie d o n o la d o c u m e n ta z io n e
a c c u r a ta d i q u a lu n q u e o p e r a z io n e s u l s is te m a e
a ll’in te r n o d e l s is te m a .
• O pen s ourc e s oftw a re è la s c e lta m ig lio r e p e r
v a lu ta r e in te g r ità , s p e c ia lm e n te in c a s o d i e s tr a z io n e ,
u p g r a d e , c o n v e r s io n e e m ig r a z io n e , p e r c h è p e r m e tte la
d im o s tr a z io n e p r a tic a c h e n ie n te p u o ’ e s s e r e a lte r a to ,
p e r s o , p ia n ta to o d is tr u tto v o lo n ta r ia m e n te o
in a v v e r tita m e n te
21
K n o w le d g e O u tc o m e s
P rinc ipi per determ ina re a utentic ità
• A utentic ità è la c e r te z z a d e ll’id e n tità d e lla fo n te ,
p e r s o n a o s is te m a . A u te n tic ità im p lic a in te g r ità m a n o n
v ic e v e r s a .
• A u te n tic ità s i p u o ’ b a s a r e s u lla d ic h ia r a z io n e d i u n
e s p e r to c h e il s is te m a d i g e s tio n e e te n u ta d e i d o c u m e n ti
e le p r o c e d u r e c h e lo c o n tr o lla n o s o n o a ffid a b ili, s u lla
base di
1 . u n o s c h e m a d i m e ta d a ti d i id e n tità e in te g r ità
2 . u n o s c h e m a d i c la s s ific a z io n e (tito la r io )
3 . r e g o le d i s e le z io n e e s c a r to c o n n e s s e a l tito la r io
4 . u n s is te m a d i r e g is tr a z io n e d i p r o to c o llo
5 . u n s is te m a d i r e p e r im e n to
6 . p r e v ile g i d i a c c e s s o a d o c u m e n ti a r c h iv ia ti
22
K n o w le d g e O u tc o m e s
B a s i per l’a utentic a zio ne
• L a fir m a d ig ita le è u n o s tr u m e n to v a lid o p e r g a r a n tir e
l’a u te n tic ità d e i d o c u m e n ti a ttr a v e r s o lo s pa zio … … m a non
nel tem po !
• I s is te m i g iu r id ic i n o r d a m e r ic a n i n o n la c o n s id e r a n o il m ig lio r
m e to d o d i a u te n tic a z io n e
• L a fir m a d ig ita le è s o g g e tta a o b s o le s c e n z a e q u in d i c o m p lic a
il p r o b le m a d e lla c o n s e r v a z io n e d ig ita le
• Il m e to d o p r e v a le n te d i a u te n tic a z io n e è una c a tena di
c us to dia leg ittim a in s is te m i c h e p a s s in o i te s t d i
ripetibilità , verific a bilità , og g ettività e
tra s pa renza .
23
M e th o d o lo g y
M etho do lo g y o f the R es ea rc h
•
•
•
•
•
•
L ite r a tu r e r e v ie w
D ig ita l R e c o r d s F o r e n s ic s A c tiv ity M o d e l
C a s e L a w D a ta b a s e
T e r m in o lo g y D a ta b a s e
Q u e s tio n n a ir e s a n d In te r v ie w s
E th n o g r a p h ic s tu d y w ith th e V a n c o u v e r P o lic e
D e p a r tm e n t
h ttp ://w w w .d ig ita lr e c o r d s fo r e n s ic s .o r g /
24