CONTABILITA`

Release
Manuale
4.90
Operativo
CONTABILITA'
Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio
Nel presente manuale, andremo a descrivere le funzionalità che l’utente deve eseguire per
effettuare le chiusure e aperture di esercizio, con una spiegazione passo per passo delle
operazioni da compiere e dei significati delle apposite funzioni.
2 – Manuale Operativo
Indice degli argomenti
1
OPERAZIONI CONTABILI ANNUALI .................................................................................. 3
1.1
1.2
Aperture e Chiusure d’esercizio ..................................................................................... 4
Impostazione dei Conti e delle Causali .......................................................................... 5
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.2.5
1.2.6
1.2.7
1.3
1.4
Apertura Nuovo Esercizio.............................................................................................. 6
Apertura Iva Annuale (funzione singola) ....................................................................... 7
Bilancio di Apertura Provvisorio .................................................................................... 8
Dati Dichiarazione Iva ................................................................................................... 9
Bilancio di Apertura Definitivo ..................................................................................... 10
Bilancio di Chiusura..................................................................................................... 11
Bilancio di Chiusura Anticipato.................................................................................... 12
Modulo Magazzino ....................................................................................................... 12
Gestione Ratei e Risconti............................................................................................. 13
1.4.1
1.4.1.1
1.4.2
1.4.3
Generazione e Ripresa dei Ratei e Risconti ............................................................... 13
Riferimenti nei movimenti Ratei/Risconti..................................................................... 21
Manutenzione Ratei e Risconti ................................................................................... 22
Stampa Bilancio Simulato ........................................................................................... 25
CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 3
1 Operazioni contabili annuali
Secondo le norme civilistiche, l’andamento di ogni azienda (inteso come capacità di produrre
utili o perdite) viene misurato in un arco temporale di un anno (12 mesi), definito esercizio. Nella
maggioranza dei casi, le date di inizio e di fine esercizio corrispondono all’anno solare, quindi
dall’ 01.01. al 31.12 (esercizio solare), mentre in altri casi le date di inizio e fine esercizio sono a
cavallo dell’anno (comunque di 12 mesi, per esempio dall’1.7 al 30.6 - esercizio a cavallo).
Le Norme civilistiche prevedono che ad ogni fine esercizio venga effettuata una chiusura dei
conti economici e venga determinato il risultato: per l’esercizio considerato deve essere definito
se l’azienda ha prodotto un utile o ha subito una perdita. Prima di definire ciò, sarà necessario
analizzare i costi e i ricavi secondo il criterio della competenza, al fine di verificare che tutti i
costi e ricavi, già registrati e non, siano effettivamente di competenza dell’esercizio considerato,
o debbano essere considerati di competenza (in parte o completamente) dell’esercizio
successivo. Al fine di gestire in modo idoneo questo particolare momento, sono state sviluppate
una serie di procedure per gestire:
L’APERTURA DELL’IVA: la cui gestione è sempre legata all’anno solare (inizia l’01.01 e
finisce al 31.12), indipendentemente dall’esercizio (solare o a cavallo). La numerazione dei
documenti deve essere progressiva da inizio anno solare sino a fine anno solare: a tal fine, la
procedura consente all’utente di utilizzare una funzione (chiamata Aperture IVA annuale) che
azzera e inizializza i contatori dei documenti, e che dovrà essere eseguita al 01.01 di ogni anno
(ovvero subito dopo aver eseguito l’apertura dell’esercizio se l’azienda usa l’esercizio solare,
oppure dall’01.01 senza avere aperto alcun nuovo esercizio se l’azienda usa l’esercizio a
cavallo).
L’APERTURA DEI CONTI: le aperture e chiusure di esercizio devono essere eseguite in tempi
diversi, a seconda del tipo di esercizio applicato dall’azienda (‘solare’ o ‘a cavallo’).
Prima di procedere con la chiusura dei conti, per poter definire il risultato d’esercizio si dovrà
aspettare un certo tempo (mediamente 4 mesi), durante il quale si determinerà la competenza
di costi e ricavi, si procederà con la valorizzazione delle rimanenze finali (che diventeranno, di
conseguenza, rimanenze iniziali per il nuovo esercizio), con il calcolo delle quote di
ammortamento da imputare all’esercizio in fase di chiusura, e via dicendo.
Per risolvere queste problematiche, sono state create una serie di funzionalità che consentono
all’azienda di creare il nuovo esercizio ed effettuare immediatamente un riporto dei saldi
provvisorio (grazie alla funzione Bilancio di Apertura Provvisorio), aggiornando così i saldi
iniziali dei conti patrimoniali e dei clienti e fornitori. Nello stesso tempo, sarà possibile lavorare
nell’esercizio precedente, così che l’utente, da questo momento in poi, può registrare i
movimenti sia nell’esercizio “vecchio” che nell’esercizio “nuovo”. Rieseguendo la funzione di
Apertura Provvisoria (anche più volte) tutto ciò che è variato nell’esercizio precedente a livello
patrimoniale viene trasferito nel nuovo, aggiornando automaticamente i saldi iniziali del nuovo
anno. In questo modo, è possibile ottenere un Bilancio di Verifica sempre allineato sia nel
vecchio sia nel nuovo esercizio.
L’azienda può quindi tenere aperti due anni per un certo numero di mesi (in base a quanto
previsto dallo Statuto della società): al termine di questo periodo, si procederà all’apertura
definitiva dei conti (B
Bilancio di Apertura Definitivo) riportando i saldi dei conti patrimoniali
definitivi (così come saranno riportati nei bilanci da consegnare e/o da allegare alle
dichiarazioni dei redditi) nel bilancio d’apertura del nuovo esercizio. Infine, per determinare
l’utile/perdita d’esercizio precedente, effettuerà la chiusura definitiva dei conti patrimoniali
(B
Bilancio di Chiusura); da questo momento non potrà più caricare altri movimenti contabili nel
vecchio esercizio.
4 – Manuale Operativo
1.1 Aperture e Chiusure d’esercizio
La procedura opera concettualmente associando un unico codice società per tutti gli esercizi
che si gestiranno: il programma si preoccuperà di riconoscere su quale anno si sta lavorando
basandosi sulla data di elaborazione.
Le funzionalità sono descritte nello stesso ordine con il quale dovrebbero essere eseguite: per
semplicità, forniamo uno schema esemplificativo dei passaggi da effettuare in sequenza:
1 . C o n tr o l li pre v en t i vi
Dal Menù Contabilità Æ Annuali Æ Struttura Contabilità
Verificare che la s truttura di c o n tab i li t à s ia c or r et t a , in
p ar t ico lare i l c on te nuto de l le c ar te l le B i la nc io d i Ap ert ur a e
Bi l anc io d i Ch ius ura .
2 . A p er tur a nu o vo es erc i z i o
Dal Menù Utilità Æ Apertura nuovo esercizio
P er apr ire il nu o vo ese r c iz io .
3 . Ap er tur a Iva Annu ale
Per in iz ia lizzare i protocolli an n u a l i I va n e l n u o vo e s e r c iz io .
( l ’ap er tur a a nnu al e v ie ne e f fe t tua t a , tra m i te un a r ic h ies t a d i c on f erm a , in f as e
d i aper tura d i un nuovo eserc iz io , ma è co mu nqu e p ossibile , p er p ar ticolar i
es ig enze q ua li l a pr esenz a d i u n es erc i z i o c o n tab i le a c av a l lo di an no ,
e f f e t tuar l a m an ua lm en t e d al la fu nzi one Apertura Iva Annuale presente nel Menù
Contabilità Æ Annuali)
4 . A p er tur a de i c o n ti Pro v v is o r i a
Dal Menù Contabilità Æ Annuali Æ Bilancio di Apertura Provvisoria
Per r i por tar e i s al di in iz ia li de i co n ti pa tr im on ia l i ne l n uo vo
es erc iz i o . P u ò es s er e e f f e t tua t a p iù v ol t e
5. Dati Dichiarazione Iva
Dal Menù Contabilità Æ Elaborazioni Iva Æ Dati Dichiarazione Iva
Per ges tire il cr ed ito Iva ne l nu ovo eserc iz io
6 . A p er tur a de i c o n ti D ef i n i ti v a
Dal Menù Contabilità Æ Annuali Æ Bilancio di Apertura Definitiva
P er r ip or tar e i s a ld i de f in i t i vi de i c o nti p a tr im on ia l i ne l n uo vo
es erc izio
7 . C h ius ur a de i c o n ti
Dal Menù Contabilità Æ Annuali Æ Bilancio di Chiusura
Per c hiuder e i c on ti de ll’eserc iz io prec ede nte ( de fin itivo )
CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 5
1.2 Impostazione dei Conti e delle Causali
Occorre innanzitutto impostare correttamente la Struttura Contabile. Infatti, le funzionalità di
apertura e chiusura dei conti generano dei movimenti contabili automatici che utilizzano le
causali e i conti pre- impostati dall’utente.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Æ Annuali Æ Struttura Contabilità
Cartella Bilancio di Apertura
Cartella Bilancio di Chiusura
Le cartelle Bilancio Apertura e Bilancio Chiusura contengono le causali ed il conto di riferimento
che vengono utilizzati per la registrazione automatica di apertura e di chiusura dei conti dello
Stato Patrimoniale del Bilancio tra un esercizio e l’altro. Per quanto concerne le causali
inserite, è importante che le stesse siano state precedentemente create nella Tabelle Causali
Contabili, e che abbiano associato come Tipo Causale:
- BA per le causali associate al Bilancio di Apertura
- BC per la causale associata al Bilancio di Chiusura
E’ importante che i conti e le causali qui indicati siano corretti e specifici: i codici indicati in
queste cartelle devono infatti essere utilizzate esclusivamente per la generazione di queste
scritture, e non devono essere utilizzate per la registrazione manuale di nessun movimento di
altro tipo.
La funzione di Bilancio di Apertura Definitiva va a sovrascrivere i movimenti precedentemente
generati con il Bilancio di Apertura Provvisoria, sostituendo quelli già presenti con la stessa
causale: è fondamentale, quindi, non cambiare le causali indicate in Struttura Contabile per
essere utilizzate per il Bilancio di Apertura Provvisorio e Definitivo quando si devono effettuare
queste operazioni.
6 – Manuale Operativo
1.2.1 Apertura Nuovo Esercizio
Questa funzione consente l’apertura del nuovo esercizio.
Si accede alla funzione dal Menù Utilità Æ Apertura nuovo esercizio:
Viene visualizzata una maschera con evidenziato:
•
•
•
Numero Esercizio (calcolato in automatico dal programma)
Data Inizio Esercizio (calcolata in automatico dal programma).
Data Fine Esercizio (proposta in automatico dal programma con la possibilità di variarla).
Una volta controllate le date di inizio e fine esercizio premere il pulsante Conferma .
Alla conferma, viene visualizzato il seguente messaggio con il quale l’utente può confermare o
meno l’operazione simultanea di Apertura Iva Annuale.
Il messaggio viene segnalato solo se sono state effettuate
correttamente le aperture iva annuali per gli anni degli esercizi
precedenti in modo tale di non creare disallineamenti negli archivi;
infatti se l’utente ad esempio crea l’esercizio per il 2006 senza
effettuare l’apertura iva e poi crea l’esercizio 2007 richiedendo di
creare l’apertura iva non sarebbe possibile creare la struttura iva
corretta in quanto la funzione di apertura iva annuale recupera le
impostazioni dell’anno precedente.
Nota sulle Funzioni multisocietarie: nelle funzioni societarie sono disponibili sia la voce “Apertura
Nuovo Esercizio” sia “Apertura Iva Annuale”, queste operazioni devono essere eseguite separatamente.
CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 7
1.2.2 Apertura Iva Annuale (funzione singola)
Effettuando l’apertura del nuovo esercizio, viene automaticamente effettuata anche l’apertura
IVA annuale. Nel caso, però, di esercizio a cavallo, è necessario effettuare l’apertura IVA
manualmente per la seconda parte dell’esercizio.
Esempio:
se l’esercizio va dal 01/07/2004 al 30/06/2005, effettuando l’apertura del nuovo esercizio
(01/07/2005 – 30/06/2006), si dovrà procedere con l’apertura iva annuale del 2006 (quella del
2005 era già presente) prima di iniziare ad emettere documenti nel nuovo anno solare.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Æ Annuali Æ Apertura Iva Annuale
Se l’utente vuole accertarsi dell’effettivo azzeramento dei protocolli, può interrogare la Struttura
Iva (dal Menù Contabilità – Servizi): dalla cartella Giornali Iva indicato l’Anno di Riferimento
appena creato, richiamare i protocolli gestiti nel campo Protocollo (nei casi più frequenti A =
Acquisti, V = Vendite ecc…):
La funzione riporta gli stessi protocolli IVA dell’esercizio precedente nel nuovo esercizio: in
questo modo si può verificare che come Ultimo Numero ci sarà uno zero.
8 – Manuale Operativo
1.2.3 Bilancio di Apertura Provvisorio
Una volta creato il nuovo esercizio, le anagrafiche (clienti – fornitori – articoli – tabelle – piano
conti) rimangono invariate, mentre contabilmente tutti i saldi sono a zero. Poiché i saldi effettivi
si avranno solo dopo aver effettuato tutte le scritture di rettifica e assestamento di bilancio
nell’esercizio precedente (lavoro che normalmente richiede mesi di attesa) e dovendo
comunque procedere con l’inserimento di Prima Nota nel nuovo esercizio, si ritiene opportuno
poter lavorare sul nuovo esercizio con dei saldi provvisori, comunque molto attendibili.
A tal fine è possibile eseguire questa funzione, che consente l'apertura del nuovo esercizio
eseguendo l’apertura dei conti patrimoniali e riportando i saldi dei mastrini dell’esercizio
precedente, anche se questo non è ancora stato definito.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Æ Annuali Æ Bilancio di Apertura
Provvisorio:
Vengono visualizzate le date dei due esercizi, quello attuale ed il precedente, e viene proposta
la data di registrazione, ovviamente con possibilità di variazione. Dopo aver verificato che le
date corrispondano esattamente a quelle di inizio e fine del vecchio e del nuovo esercizio, con
Conferma il programma legge i saldi sull’esercizio precedente (nell’esempio il 2002) e li riporta
sul nuovo esercizio (scadenziario e partitario compresi) generando le opportune scritture
contabili e utilizzando le causali ed i conti memorizzati in Struttura Contabile. Verranno ricercate
ed eliminate le precedenti scritture contabili di apertura se la funzione era stata già effettuata
precedentemente.
Il Bilancio di Apertura Provvisorio non verrà stampato sul giornale bollato: la funzione
può essere eseguita tutte le volte che si vuole. E’ il programma stesso che si preoccupa di
azzerare la precedente apertura e riaggiornare i saldi con la nuova; per questo motivo non
bisogna mai cancellare i movimenti generati automaticamente dalla procedura.
CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 9
1.2.4 Dati Dichiarazione Iva
In presenza di Credito Iva, è necessario eseguire quest’apposita funzione che servirà a gestire
il credito Iva dell’anno precedente ed indicare se si desidera chiederne una parte a rimborso.
La funzione consente, al momento in cui viene effettuato il calcolo del credito Iva annuale, di
decidere la ripartizione del credito stesso tra importo in compensazione (ossia sul Conto Iva in
Compensazione) e importo da richiedere a rimborso (ossia sul Conto Iva Chiesta a Rimborso).
Una volta confermato, sarà generato un articolo contabile tra il Conto Transitorio Iva a Credito e
Conto Iva in compensazione e/o Conto Iva Chiesta a Rimborso.
Inoltre con l’indicazione della data di registrazione, che in automatico è portata uguale alla data
di inizio anno come previsto da disposizioni ministeriali, sarà stabilito in che data dovrà essere
stampato sul registro degli acquisti il Credito Iva che si riporta a credito dall’anno precedente.
Per maggiori informazioni relativamente alle modalità di trattamento del credito Iva, si fa
riferimento al capitolo di Gestione dell’Iva.
10 – Manuale Operativo
1.2.5 Bilancio di Apertura Definitivo
La funzione esegue l’apertura definitiva dei conti Patrimoniali per l’esercizio in corso,
annullando l’eventuale apertura provvisoria. Questa funzione può essere eseguita una sola
volta: pertanto, prima di eseguirla, è consigliabile effettuare un backup degli archivi della
società.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Æ Annuali Æ Bilancio di Apertura Definitivo:
Vengono visualizzate le date dei due esercizi, quello attuale ed il precedente, e viene proposta
la data di registrazione, con possibilità di variazione. Dopo aver verificato che le date
corrispondano esattamente a quelle di inizio e fine del vecchio e del nuovo esercizio, con
Conferma verranno ricercate ed eliminate le precedenti scritture contabili di apertura
provvisoria e verranno generate le nuove, utilizzando le causali ed i conti memorizzati in
Struttura Contabile.
Al completamento dell’elaborazione, comparirà il messaggio di conferma dell’avvenuta
apertura.
Alla fine delle operazioni di chiusura e apertura, consigliamo di andare ad interrogare il piano
dei conti per accertarsi che effettivamente tali conti siano correttamente caricati con
l’evidenziazione del gruppo di bilancio associato (conti d’ ordine e conto patrimoniale).
IMPORTANTISSIMO!
E’ NECESSARIO EFFETTUARE PRIMA LA FUNZIONE DI “BILANCIO DI APERTURA
DEFINITIVO” (nel nuovo esercizio) DELLA FUNZIONE “BILANCIO DI CHIUSURA” (per
l’esercizio vecchio).
CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 11
1.2.6 Bilancio di Chiusura
La funzione esegue la chiusura dei conti dell’esercizio precedente, generando delle
registrazioni contabili secondo quanto indicato in Struttura contabile; è possibile effettuare la
chiusura, anche in forma separata, dei conti economici e dei conti patrimoniali.
Per poter chiudere i conti patrimoniali, occorre aver effettuato l’Apertura Definitiva
dell’esercizio successivo. Le scritture di chiusura potranno essere registrare in data
corrispondente all’ultimo giorno dell’esercizio precedente, oppure con data superiore, purché
rientrante nei limiti dell’esercizio in corso.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Æ Annuali Æ Bilancio di Chiusura:
•
•
•
•
Data di registrazione : (viene proposta la data di elaborazione, con possibilità di variarla)
Causale Movimento di Chiusura (prelevata in automatico dal programma).
Tipo chiusura: Solo Economico oppure Economico e Patrimoniale. Il programma in
automatico propone abilitato il tipo chiusura Economico e Patrimoniale.
Vengono visualizzati i codici dei conti impostati in Struttura contabilità:
· Conto Profitti e Perdite: (prelevato in automatico).
· Conto Utile di Esercizio: (prelevato in automatico).
· Conto Perdita di Esercizio: (prelevato in automatico).
· Conto Bilancio di Chiusura: (prelevato in automatico).
Con Conferma la procedura chiude sia il conto economico sia quello patrimoniale.
NOTA SULLA STAMPA DEL GIORNALE BOLLATO
Dopo aver confermato il bilancio di chiusura, è possibile stampare il libro giornale del mese di dicembre.
Le registrazioni relative al Bilancio di Chiusura, nel caso in cui si effettui nell’esercizio successivo
all’esercizio di competenza, vengono stampate sul bollato in base alla data di registrazione con
l’indicazione EX 31/12/... In questo modo, se si registra il bilancio di chiusura del 2002 in data 31 marzo
del 2003, le registrazioni saranno stampate sul giornale bollato di marzo 2003 con la dicitura EX
31/12/2002. Nel caso in cui il Bilancio di Chiusura fosse registrato nell’esercizio di competenza, la data di
registrazione deve essere la data di Fine Esercizio.
12 – Manuale Operativo
1.2.7 Bilancio di Chiusura Anticipato
La funzione consente di eseguire la chiusura anticipata dei conti, senza effettuare alcun
controllo sulle date di registrazione e sull’apertura definitiva dell’anno successivo. Tali controlli
devono essere effettuati manualmente dall’utente.
L’utilizzo generalmente avviene in caso di messa in liquidazione della società.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Æ Annuali Æ Bilancio di Chiusura Anticipato
Le modalità operative sono le medesime del Bilancio di Chiusura.
1.3 Modulo Magazzino
Per quanto riguarda la ripresa in automatico dei saldi di magazzino, la logica e’ identica a quello
contabile. Operativamente, si procede nel seguente modo:
•
Dal Menù Utilità Æ Cambia Società/Data: digitare la data relativa al nuovo esercizio.
•
Dal Menù Magazzino Æ Annuali Æ Riprese Giacenze Anno Precedente:
Premendo su Ok
magazzino.
vengono in automatico aggiornati i dati relativi alle giacenze iniziali di
CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 13
1.4 Gestione Ratei e Risconti
1.4.1 Generazione e Ripresa dei Ratei e Risconti
Le funzioni di Gestione Ratei e Risconti consentono la generazione automatica, per l’esercizio
in cui sono state caricate le date di competenza, delle scritture di rateo e risconto; qualora
l’esercizio precedente fosse ancora aperto, è inoltre possibile riprendere la parte di rateo di
competenza, mentre per i risconti, dopo aver eseguito l’apertura definitiva, è possibile
riprendere la parte di competenza dell’esercizio in corso.
Le date di competenza si possono attribuire al momento della registrazione del movimento in
Prima Nota Iva, oppure dalla funzione di Manutenzione Ratei e Risconti.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Æ Annuali Æ Gestione Ratei e Risconti:
Nella sezione superiore della finestra di input sono previste quattro check boxes che, con la loro
selezione, permettono l’estrazione dei dati desiderati. Il programma propone già attivi le
selezioni possibili (in base ai dati gestiti in archivio, agli esercizi etc…) Una volta selezionata
l’azione da svolgere, con Estrai vengono automaticamente visualizzati in griglia i movimenti
presenti per quel tipo di selezione.
Una volta estratti i dati, il programma visualizza la ripartizione delle quote nei diversi esercizi: la
generazione automatica delle registrazioni avviene in base al check box precedentemente
attivato e alle righe selezionate. Le righe possono essere selezionate automaticamente grazie
ai pulsanti Seleziona Tutte (e deselezionate con Deselezione tutte ).
Considerando che i ratei ed i risconti fanno parte delle scritture di rettifica, vengono accettate
anche date di registrazione superiori alla fine dell’esercizio in corso, rientranti, tuttavia, nei limiti
dell’esercizio successivo. In questi casi, sarà possibile stampare tali scritture sul giornale bollato
contraddistinte da una particolare dicitura per distinguerle. È bene precisare che, nonostante vi
sia la possibilità di posticipare la stampa, le registrazioni rimangono a tutti gli effetti di
competenza dell’esercizio in corso.
14 – Manuale Operativo
I movimenti relativi alla generazione e alla ripresa dei ratei e dei risconti sono collegati in
automatico al movimento di partenza. Qualora si cancelli un movimento relativo ad un
rateo/risconto, viene effettuato il ripristino dello stato delle competenze del documento padre,
permettendo così una successiva generazione del movimento stesso. Per non avere “buchi”
nella catena delle dipendenze, è inibita la possibilità di cancellare o modificare un movimento
cui altri movimenti fanno riferimento. Infatti, se si cerca di eliminare una fattura dalla quale sono
stati generati movimenti di ratei/risconti, viene visualizzato un messaggio che indica il numero
movimento collegato e l’impossibilità di portare a termine il comando. Si potrà quindi cancellare
l’ultimo movimento della catena ma non modificarlo. Infatti, modificato un movimento di
rateo/risconto, non è possibile confermare l’operazione: alla conferma, viene visualizzato un
messaggio che avverte l’utente che esistono movimenti collegati.
Vediamo ora le diverse opzioni presenti, con esempi pratici, dove ipotizziamo di avere due
esercizi in linea:
1° esercizio (<precedente>):
01.01.2003 – 31.12.2003
2° esercizio (<attuale>):
01.01.2004 – 31.12.2004
Nota sui movimenti generati da Ratei e risconti
Considerando che i movimenti generati dalla funzione Gestione ratei e risconti non sono modificabili
dall’utente, vengono riportate in automatico delle note che consentono l’individuazione del documento di
origine che ha generato il movimento.
Questi riferimenti sono molti utili per migliorare la lettura del movimento all’interno della Consultazione o
stampa dei Mastrini, consentendo una veloce individuazione dell’evento che ha generato la registrazione.
Le stesse note vengono anche riportate sul Giornale Bollato.
Tali note hanno le seguenti caratteristiche:
Movimento RATEO/RISCONTO
Note di dettaglio – ‘Costo/Ricavo’
Se l’origine è un movimento Iva, viene riportato nella nota:
‚
‚
‚
Numero della partita ,
Numero e la data del documento
Periodo di competenza.
Se l’origine è un movimento Diversi a diversi:
‚
‚
il numero del movimento ed
il periodo di competenza.
In questo caso, se la generazione del movimento avviene da
esercizio precedente o successivo, a fianco del numero
movimento viene indicato il riferimento all’esercizio
precedente/successivo
Note di dettaglio – ‘Patrimoniale’
- nulla-
CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 15
Gestione dei RISCONTI
Registriamo nell’esercizio 2003 una fattura di acquisto e una fattura di vendita, al fine di
generare rispettivamente un riscontro attivo e un riscontro passivo:
Al movimento di FTV
(rrisconto passivo)
assoceremo la seguente competenza:
Al movimento di FTA
(rrisconto attivo)
assoceremo la seguente competenza:
Vediamo ora le operazioni che dovremo compiere dapprima nell’esercizio in corso (nel quale
abbiamo registrato le fatture con le relative competenze) quindi nell’esercizio successivo (nel
quale dovremo riportare a bilancio la quota di costo/ricavo stornata) per la generazione
automatica delle scritture contabili.
16 – Manuale Operativo
Generazione Risconto Esercizio in corso:
Permette di generare in automatico le scritture di risconto per l’esercizio in cui sono stati
registrati i movimenti contabili, con le relative date di competenza. Selezionata questa opzione,
vengono estratte in griglia le registrazioni create nell’anno, nelle quali sono state indicate date
di competenza relative a esercizi futuri.
Nell’esempio, siamo posizionati nell’anno 2003 (1° esercizio)
Mediante il flag sotto la colonna Sel. (o con il relativo pulsante in basso nella maschera), è
possibile selezionare i movimenti per i quali procedere alla generazione del movimenti
contabile: alla Conferma, la procedura genera i relativi articoli contabili in Prima Nota.
Le registrazioni saranno visualizzabili dalla funzione Contabilità Æ Prima Nota D.D.:
Il movimento contabile sarà generato
automaticamente utilizzando la causale
contabile ed i conti precaricati in Struttura
di Contabilità nella cartella Causali e
Conti.
In particolare, viene generato un
movimento che storna il costo/ricavo della
quota
di
competenza
dell’esercizio
successivo (es. 2004).
CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 17
Ripresa Risconti da Esercizio Precedente:
(effettuabile dopo aver generato i risconti nell’esercizio di registrazione dei movimenti)
Permette di generare in automatico le scritture di risconto per l’esercizio successivo (a quello di
registrazione dei movimenti contabili con le relative date di competenza), riprendendo la quota
di costo/ricavo di sua competenza: questa ripresa potrà essere effettuata in tutti gli esercizi
successivi a quello che li ha generati, in base alla data di competenza. Selezionata questa
opzione, vengono estratte in griglia le registrazioni create nell’anno precedente, nelle quali sono
state indicate date di competenza relative all’esercizio in corso:
Nell’esempio, siamo posizionati nell’anno 2004 (2° esercizio)
Mediante il flag sotto la colonna Sel. (o con il relativo pulsante in basso nella maschera), è
possibile selezionare i movimenti per i quali procedere alla generazione del movimenti
contabile: alla Conferma, la procedura genera i relativi articoli contabili in Prima Nota.
Le registrazioni saranno visualizzabili dalla funzione Contabilità Æ Prima Nota D.D.:
Il movimento contabile sarà generato
automaticamente utilizzando la causale
contabile ed i conti precaricati in Struttura di
Contabilità nella cartella Causali e Conti.
Nel nuovo anno (es. 2004), viene generato un
movimento che imputa in bilancio la quota di
costo/ricavo stornato nell’esercizio precedente
e di competenza dell’esercizio in corso.
18 – Manuale Operativo
Gestione dei RATEI
Registriamo ora nell’esercizio 2004 una fattura di acquisto e una fattura di vendita, al fine di
generare rispettivamente un rateo passivo e un riscontro attivo:
Al movimento di FTA
(rrateo passivo)
assoceremo la seguente competenza:
Al movimento di FTV
(rrateo attivo)
assoceremo la seguente competenza:
Vediamo ora le operazioni che dovremo compiere dapprima nell’esercizio in corso (nel quale
abbiamo registrato le fatture con le relative competenze) quindi nell’esercizio precedente (nel
quale dovremo riportare a bilancio la quota di costo/ricavo di competenza) per la generazione
automatica delle scritture contabili.
CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 19
Generazione Ratei Esercizio in corso:
Permette di generare in automatico le scritture di rateo per l’esercizio in cui sono stati registrati i
movimenti contabili, con le relative date di competenza. Selezionata questa opzione, vengono
estratte in griglia le registrazioni create nell’anno, nelle quali sono state indicate date di
competenza relative a periodi/esercizi precedenti.
Nell’esempio, siamo posizionati nell’anno 2004 (2° esercizio)
Mediante il flag sotto la colonna Sel. (o con il relativo pulsante in basso nella maschera), è
possibile selezionare i movimenti per i quali procedere alla generazione del movimenti
contabile: con Conferma, la procedura genera i relativi articoli contabili in Prima Nota.
La registrazione è visualizzabile dalla funzione Contabilità Æ Prima Nota D.D.:
Il movimento contabile sarà generato
automaticamente utilizzando la causale
contabile ed i conti precaricati in Struttura di
Contabilità nella cartella Causali e Conti.
In particolare, viene generato un movimento
che storna il costo/ricavo della quota di
competenza dell’esercizio precedente (es.
2003).
20 – Manuale Operativo
Ripresa Ratei da Esercizio successivo:
(effettuabile dopo aver effettuato la generazione nell’esercizio di registrazione dei movimenti)
Permette di generare in automatico le scritture di rateo per l’esercizio precedente (a quello di
registrazione dei movimenti contabili con le relative date di competenza), riprendendo la quota
di costo/ricavo di sua competenza: questa ripresa potrà essere effettuata solo se l’esercizio
precedente è ancora aperto. Selezionata questa opzione, vengono estratte in griglia le
registrazioni create nell’anno successivo, nelle quali sono state indicate date di competenza
relative all’esercizio in corso:
Nell’esempio, siamo posizionati nell’anno 2003 (1° esercizio)
Mediante il flag sotto la colonna Sel. (o con il relativo pulsante in basso nella maschera), è
possibile selezionare i movimenti per i quali procedere alla generazione del movimenti
contabile: con Conferma, la procedura genera i relativi articoli contabili in Prima Nota.
La registrazione è visualizzabile dalla funzione Contabilità Æ Prima Nota D.D.:
Il movimento contabile sarà generato
automaticamente utilizzando la causale
contabile ed i conti precaricati in Struttura di
Contabilità nella cartella Causali e Conti.
Nell’esercizio 2003, viene generato un
movimento che imputa in bilancio la quota di
costo/ricavo stornato nell’esercizio successivo
e di competenza dell’esercizio in corso.
CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 21
1.4.1.1 Riferimenti nei movimenti Ratei/Risconti
La procedura, tramite l’apposita funzione, consente di effettuare le registrazioni automatiche dei
Ratei e dei Risconti; attraverso il flag Riporta su registrazione riferimenti documento l’utente
può scegliere se riportare il numero del movimento della registrazione che ha generato il
rateo/risconto oppure riportare il numero del documento e la relativa data.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Æ Servizi Æ Struttura Contabilità:
Con questa modalità (flag attivo), è quindi importante indicare, durante la registrazione del documento in prima
nota DD (oppure di Rilevazione Costi/Ricavi), il numero del documento stesso (dato non obbligatorio), per poter
indicare nelle registrazioni di Ratei/Risconti il numero del documento con la relativa data; in caso contrario
verrebbe effettuata una registrazione contenente nelle Note la dicitura ‘Documento n.’ senza nessun campo.
Nella funzione di generazione dei ratei/risconti il comportamento è il seguente:
•
Flag Disattivo: riporta il numero del movimento della scrittura che genera il rateo/risconto.
•
Flag Attivo: riporta il numero del documento e la relativa data.
22 – Manuale Operativo
1.4.2 Manutenzione Ratei e Risconti
La manutenzione consente di estrarre, per ogni mese dell’esercizio o per tutto l’esercizio
selezionato, tutte le registrazioni che abbiano conti di costo o di ricavo, quindi consente la
visualizzazione delle date di competenza già inserite (con il relativo importo di rateo o risconto
suddiviso per anni) e premette anche la manutenzione e l’inserimento di date di competenza
per le registrazioni interessate.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Æ Annuali Æ Manutenzione Ratei e Risconti:
Le informazioni a video sono suddivise in sezioni distinte.
Selezione Preliminare
La procedura prevede due sezioni di selezione iniziale:
•
•
•
La scelta dell’esercizio dove è possibile selezionare il numero dell’esercizio per il quale si
vuole effettuare la selezione stessa. Ad ogni numero corrisponderanno, nei campi a lato, le
date di inizio e fine dell’esercizio selezionato. Scelto l’esercizio, con il tasto <Invio> viene
abilitata la seconda sezione.
Costo/Ricavo: impostando in questo campo un determinato codice di costo / ricavo è
possibile effettuare solamente la selezione di partite appartenenti a quel determinato conto
inserito: ad esempio se vogliamo selezionare le partite relative alle fatture di vendita il cui
conto di Ricavo sia Vendite Beni ed Accessori digitiamo nel relativo campo il codice
910100, identificativo di quel conto di ricavo.
Periodo è possibile scegliere fra il mese o tutto l’esercizio. Nel primo caso verranno
visualizzati, solo dopo aver confermato con il tasto <Invio>, i movimenti inerenti a quel
mese, nel secondo caso con la selezione appare in automatico la videata con tutti i
movimenti inseriti nell’esercizio.
CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 23
Estrazione movimenti e manutenzione
Selezionati i termini di estrazione, il programma provvederà a visualizzare i movimenti
contenenti conti di costo o di ricavo impostati nel relativo campo:
La griglia è composta dalle seguenti colonne:
•
•
•
•
•
•
Num.: questo campo riporta il numero di inserimento in prima nota della registrazione
Data reg.: riporta la data in cui è stata effettuata, in prima nota, la registrazione
Num.: corrisponde al numero del documento a cui si riferisce la registrazione
Data doc.: riporta la data del documento inserito
Caus.: evidenzia la causale utilizzata per la registrazione
Tipo Comp, Comp da, Comp a.: se in fase di registrazione in prima nota si è provveduto,
attraverso la selezione del pulsante Competenza , a memorizzare le date di inerenza del
movimento, queste appaiono in automatico in tutti e tre i campi, se invece sono vuoti,
posizionandosi nella colonna ‘Tipo Comp’ sarà possibile scegliere il metodo secondo il
quale si desidera effettuare il calcolo della competenza, che può essere per ‘mesi’ o per
‘giorni’. Nei campi seguenti vanno indicate le date di inizio e fine periodo di riferimento.
Quando si è posizionati sul campo Tipo Comp digitando il tasto funzione F6 sulla riga
corrente è possibile duplicare i campi Tipo Comp, Comp Da e Comp A della riga
precedente.
24 – Manuale Operativo
Ad esempio consideriamo la maschera precedente e posizioniamoci sulla terza riga,
modifichiamo il valore in G – giorni e indiciamo le date 31/01/2001 – 31/01/2002. Quindi,
posizioniamoci sulla riga successiva e premendo F6 i campi Tipo Comp, Comp Da e
Comp A si compilano automaticamente con i valori inseriti nella riga precedente:
La stessa operazione può essere effettuata anche su righe successive, non consecutive.
Nel caso tali campi dovessero già essere compilati, il programma effettuerà una
segnalazione chiedendo all’utente se vuole operare una sostituzione dei valori esistenti con
quelli dell’ultima competenza digitata.
•
•
•
•
Importo Totale: importo totale del costo o del ricavo registrato
Importo Esercizio Precedente: importo calcolato in base al periodo impostato, relativo
all’esercizio precedente
Importo Esercizio in Corso: importo calcolato in base al periodo impostato, relativo
all’esercizio in corso
Importo Esercizio Successivo: importo calcolato in base al periodo impostato, relativo
all’esercizio o agli esercizi successivi
In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti Conferma – Pulisci
– Esci.
CONTABILITA': Aperture e Chiusure Annuali d'esercizio - 25
1.4.3 Stampa Bilancio Simulato
La funzione consente di stampare un bilancio che, oltre ai movimenti effettivi, tenga conto della
simulazione dei Ratei e Risconti non ancora generati, partendo dalle date di competenza
assegnate ai movimenti contabili.
Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Æ Annuali Æ Stampa Bilancio Simulato:
•
•
•
•
•
•
I campi di selezione Da / A Data, insieme al campo Tipo Stampa, risultano utili per limitare
il periodo da riportare in stampa e velocizzare l’elaborazione.
Selezionando il flag Includi Movimenti Simulati, si otterrà la stampa del Bilancio Simulato
e del dettaglio movimenti simulati.
Considera Rischio Effetti: include/esclude la stampa delle registrazioni degli insoluti
Il flag Includi Scritture Extracontabili include/esclude la stampa delle registrazioni
extracontabili nel caso si sia deciso di gestirle (per dettagli sulle scritture contabili, si
rimanda al paragrafo relativo del presente manuale).
Il flag Includi Simulazione Ammortamenti consente di includere la simulazione degli
ammortamenti dei cespiti (se gestiti all’interno della procedura).
Stampa Movimenti Simulati:
· Solo Saldi
· Dettagliato
· Dettagliato per conto: genera una stampa aggiuntiva, in cascata, che giustifica le
registrazioni opzionali inserite in bilancio
Esempio di stampa: il risultato è simile al bilancio contabile
26 – Manuale Operativo
Se l’utente seleziona la voce Dettaglio per conto e attiva almeno uno dei tre flag:
•
•
•
Includi movimenti simulati
Considera rischio effetti
Includi scritture extracontabili
Il nuovo report viene attivato in cascata alla stampa del bilancio, e raggruppa per codice
conto tutti i dettagli; a rottura di conto viene stampato il totale dare e avere, e nella prima
colonna del dettaglio dei movimenti viene stampato un codice interno che ne identifica la
tipologia, quale:
RIS.EFF:
EXTR:
RISC:
RAT:
per riga relativa a rischio effetti
per movimento extracontabile
per movimento contabile con competenza a risconto
per movimento contabile con competenza a rateo
L’elaborazione riporta i riferimenti principali della registrazione, prelevati dalla testata
documento nel caso di scritture extracontabili e movimenti simulati.
Per i movimenti simulati sono stati inseriti:
•
•
•
•
•
Numero movimento
Causale
Descrizione
Numero documento
Data documento
(nummov)
(causale)
(note)
(numdoc)
(datadoc)
Per quanto riguarda infine il calcolo del rischio effetti, viene emessa una unica
movimentazione per ogni banca con il totale del conto.