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Regione Siciliana
Assessorato della Famiglia,
delle Politiche Sociali e del Lavoro
Accordo di Programma Quadro
“Giovani protagonisti di sé e del territorio”
Azione 7
Guida alla rendicontazione
delle spese sostenute per l’attuazione dei progetti finanziati
nell’ambito dell’Accordo di Programma Quadro
“Giovani protagonisti di sé e del territorio – Azione 7”
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INDICE
Premessa ………………………………………………………………………...pag.3
1. Modalità di rendicontazione delle spese ………………………………….… pag.4
2. Le fasi di erogazione del finanziamento e gli adempimenti dei beneficiari.…pag.6
3. Modalità di pagamento delle spese ……………………………………..…. .pag.9
4. Principi di trasparenza …………………………………………...…..………pag.10
5. Variazioni di spesa …….…………………………………………………….pag.11
6. Costi ammissibili a finanziamento …………………………………………..pag.11
7. Costi non ammissibili a finanziamento…………………………….……..…pag.19
8. Il Cofinanziamento ……………………………………...…………………. pag.20
9. Allegati………………………………………………………………..…….. pag.21
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Premessa
Il presente manuale ha come obiettivo quello di fornire tutte le indicazioni utili per la
corretta impostazione della documentazione da presentare al Dipartimento Famiglia e
Politiche Sociali in sede di rendicontazione delle spese sostenute per l’attuazione dei
progetti finanziati nell’ambito dell’Accordo di Programma Quadro “Giovani
protagonisti di sé e del territorio”.
Il manuale contiene, oltre alle indicazioni necessarie per l’ottenimento delle varie
tranche di finanziamento, tutte le notizie necessarie ad ottimizzare i tempi di
erogazione delle somme dettando con puntualità la tempistica da rispettare.
Per avere ulteriori informazioni e chiarimenti, i soggetti beneficiari potranno
utilizzare il servizio Help Desk del Dipartimento Regionale della Famiglia e delle
Politiche sociali nei seguenti giorni: mercoledì e giovedì ore 9,00 – 13,00 e ai
seguenti recapiti:
• telefono: 091.7074255 – 130 – 107 – 172 – 421 – 651 - 337
• fax: 091.7074694
• indirizzo posta elettronica: [email protected]
Tutte le informazioni riguardanti l’APQ saranno disponibili nel sito:
http://www.apq-giovani-sicilia.it
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1. Modalità di rendicontazione delle spese
Tutte le spese sostenute attraverso il finanziamento dell’APQ “Giovani protagonisti
di sé e del territorio” della Regione Siciliana e, nei limiti dello stesso, devono essere
opportunamente giustificate, documentate e rendicontate. In linea di principio i costi
rendicontati dovranno derivare da atti giuridicamente vincolanti come contratti,
lettere di incarico debitamente firmate ed accettate, ordini, etc.. da cui risulti
chiaramente l’oggetto dell’attività o della fornitura, il suo costo, la sua pertinenza al
progetto, i termini di svolgimento e/o consegna.
I documenti giustificativi originali (fatture, ricevute fiscali, dichiarazioni, etc…)
dovranno essere datati e intestati al soggetto che è destinatario del finanziamento.
Non saranno ritenuti ammissibili i documenti giustificativi intestati a soggetto
diverso da quello indicato nella convenzione.
Sui documenti di spesa dovrà essere apposto un timbro con la seguente dicitura
“Regione Siciliana - A.P.Q. Giovani – Progetto Cod. _____________”. Il codice
sarà attribuito dal Dipartimento che avrà cura di comunicarlo con tempestività al
soggetto beneficiario.
Tutti i documenti contabili devono riguardare esclusivamente le spese inerenti il
progetto e dovranno riportare analiticamente i singoli beni acquistati o i servizi
prestati. Tali documenti dovranno essere prodotti in lingua italiana (se la
documentazione è in lingua straniera deve essere accompagnata da traduzione
italiana secondo le norme vigenti).
In occasioni eccezionali, in caso di imputazione parziale della spesa rispetto
all’importo della fattura o del documento contabile, bisognerà annotare sulla stessa
l’importo a carico del progetto. A titolo di esempio, se una fattura di acquisto
riguarda due PC, al progetto ne sarà destinato uno solo, si potrà portare a
rendicontazione solo la spesa di un PC, annotando l’ammontare sulla fattura.
Tutti i documenti contabili devono essere quietanzati secondo le modalità descritte al
punto successivo.
Come sarà specificato successivamente, per rendicontare i titoli di spesa (fatture,
ricevute, buste paga, ecc) dovrà essere allegata la seguente documentazione:
• copia del bonifico bancario o copia dell’assegno circolare o bancario;
• estratto del conto corrente dedicato con evidenziata la movimentazione del
pagamento;
• schema di dichiarazione di liberatoria del fornitore (vedi allegati) nel caso di
pagamento con assegno bancario;
• dichiarazione liberatoria del fornitore dei beni o dei servizi.
I titoli di spesa dovranno essere ordinati per macro voce e trascritti sul foglio di
calcolo per la rendicontazione fornito dal Dipartimento (vedi relativo allegato).
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La documentazione contabile deve essere tenuta in originale presso la sede del
beneficiario e disponibile per eventuali verifiche del Dipartimento per tutto il periodo
del progetto, ossia fino al momento dell’ottenimento dello svincolo della polizza
fideiussoria .
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2. Le fasi di erogazione del finanziamento e gli adempimenti dei beneficiari
Prima tranche
La prima tranche di finanziamento pari al 50% dell’ importo concesso, viene erogata
in anticipazione dopo la firma della convenzione e a seguito, della comunicazione di
avvio delle attività da parte del beneficiario (vedi allegato 1) e dietro presentazione
della polizza fideiussoria. Si evidenzia che le attività progettuali e quindi la relativa
comunicazione di avvio devono avvenire ed essere comunicate obbligatoriamente
entro e non oltre i trenta giorni dalla firma della convenzione.
Per la richiesta di anticipazione il beneficiario dovrà utilizzare l’apposito modulo
(allegato 2) e comunicare le coordinate bancarie (codice IBAN) dove effettuare il
bonifico delle somme. Il conto corrente bancario deve essere dedicato
esclusivamente al progetto (a tal proposito si ricorda che molti istituti bancari
promuovono offerte vantaggiose per l’apertura di nuovi conti dedicati a giovani e
nuove imprese).
Si ricorda che tutti i beneficiari di finanziamenti pubblici hanno l’obbligo di
presentare il DURC (documento di regolarità contributiva) o, se non obbligati, a
presentare una autocertificazione relativa all’esonero (vedi allegato 8).
Riepilogando, per ottenere la prima tranche occorre:
1. firmare la convenzione con il Dipartimento;
2. comunicare l’avvio del progetto utilizzando l’allegato 1;
3. presentare formale richiesta di anticipazione utilizzando l’allegato 2;
4. presentare polizza fideiussoria utilizzando l’allegato 9;
5. disporre di un conto corrente bancario dedicato al progetto;
6. presentare il DURC o autodichirazione di esonero utilizzando l’allegato 8 .
Seconda tranche
La seconda tranche potrà essere ottenuta a saldo e dopo la conclusione delle attività.
Pertanto il soggetto beneficiario sarà obbligato a presentare entro il termine di 10
giorni dalla conclusione del progetto, la comunicazione di chiusura del progetto
utilizzando l’apposito allegato (vedi allegato 3). Successivamente il beneficiario
dovrà presentare, entro e non oltre 60 giorni successivi alla conclusione delle attività,
la richiesta di erogazione (vedi allegato 4), una relazione finale sulla attività svolta e
sugli obiettivi raggiunti, lo schema riepilogativo delle spese sostenute, anche in
formato elettronico, (vedi allegato 5) insieme a tutti i giustificativi di spesa (fatture,
ricevute ecc.) i mezzi di pagamento con cui sono state regolate le spese (copie dei
bonifici bancari, copie degli assegni ecc.) e infine le relative dichiarazioni liberatorie
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(allegato 6). Si ricorda che i giustificativi di spesa (fatture , ricevute ecc, devono
essere consegnati al Dipartimento in originale ed in copia).
Il Dipartimento procederà a verificare la regolarità della documentazione
amministrativa e/o contabile presentata a giustificazione delle spese sostenute.
Per l’erogazione del saldo, il beneficiario dovrà rendicontare l’intero importo del
progetto che comprende non solo il finanziamento ottenuto dal Dipartimento ma
anche la quota di cofinanziamento a suo carico.
È possibile, richiedere e ottenere la seconda tranche anche quando non sono
state pagate interamente le spese previste dal progetto. In questo caso il
beneficiario dovrà dimostrare di aver pagato almeno il 50% del finanziamento
previsto dal progetto. Tale dimostrazione deve avvenire attraverso la presentazione
dei documenti di spesa (fatture, ricevute, parcelle, ecc) e i relativi mezzi di
pagamento (ossia copia del bonifico e/o dell’assegno come meglio specificato al
capitolo successivo), nonché produrre i restanti documenti giustificativi di spesa,
anche se non ancora quietanzati, cioè le fatture, ricevute e parcelle che dimostrano il
debito nei confronti di fornitori, professionisti, ecc.
Il soggetto beneficiario si impegnerà, entro e non oltre 60 giorni dall’erogazione del
saldo da parte del Dipartimento, a regolare tutte le fatture dei fornitori non ancora
pagati (ossia pagare i debiti residui) e presentare i relativi mezzi di pagamento (copia
bonifici, estratto conto, ecc) per permettere al Dipartimento svolgere le opportune
verifiche.
Nota Bene: Qualora il soggetto beneficiario non fornisca nei tempi previsti tutti
i documenti giustificativi dell’avvenuto pagamento dei titoli di spesa, il
Dipartimento provvederà senza indugio a escutere la polizza fideiussoria .
Concluse tutte le verifiche, il Dipartimento provvederà, su richiesta del beneficiario,
alla restituzione degli originali dei documenti di spesa, e allo svincolo della polizza
fideiussoria.
Si ricorda che il beneficiario dovrà inoltre presentare una relazione tecnica finale sul
progetto a firma del legale rappresentante del beneficiario, specificando le attività
svolte, gli obiettivi raggiunti, i prodotti realizzati, ecc. e ogni altro documento utile
per dimostrare i risultati raggiunti.
Per lo stage/project work sarà richiesto anche copia del libro presenza e di una
relazione a firma del tutor aziendale oltre che del beneficiario.
Nel caso della tipologia “Sviluppo di idee innovative” la relazione tecnica dovrà
essere firmata anche dal tutor e dai legali rappresentanti dei partner aderenti
all’iniziativa.
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Riepilogando per ottenere il saldo delle agevolazioni occorre presentare :
1. comunicazione di chiusura del progetto1 utilizzando l’allegato 3;
2. richiesta di erogazione saldo utilizzando l’allegato 4;
3. relazione finale sulla attività svolta e sugli obiettivi raggiunti;
4. schema riepilogativo delle spese sostenute utilizzando l’allegato 52;
5. giustificativi di spesa, ossia:
a.
fatture, ricevute, buste paga ecc.
b.
copie di assegni e bonifici attraverso i quali sono state pagate le spese di
cui al punto a.
c.
originali degli estratti di conto corrente bancario rilasciati all’istituto di
credito da dove si possa evincere l’effettiva movimentazione delle spese;
d.
dichiarazioni liberatorie dei fornitori utilizzando l’allegato 6
6. copia del libro presenza (solo per Stage/project work)
7. relazione del tutor aziendale (solo per Stage/project work).
Si evidenzia che il Dipartimento ha la facoltà di esercitare, anche a campione,
verifiche inerenti l’attuazione delle attività progettuali finanziate.
In caso di inadempienze il Dipartimento invierà una comunicazione ufficiale
invitando i beneficiari a regolarizzare la propria posizione. Trascorso
infruttuosamente il termine perentorio di 30 giorni dalla comunicazione senza alcun
esito al richiamo, il Dipartimento provvederà alla revoca del finanziamento concesso,
procedendo al recupero di tutte le somme già erogate.
Il Dipartimento potrà chiedere integrazioni e chiarimenti tramite raccomandata A/r al
fine di provvedere all’erogazione della somma rimanente. Il beneficiario ha l’obbligo
di far pervenire al Dipartimento quanto richiesto entro un termine massimo di 30
giorni.
In caso di riduzione del programma di spesa originariamente previsto (sia per una
rendicontazione inferiore da parte del soggetto beneficiario sia per la non
ammissibilità di alcune spese) il Dipartimento procederà al ricalcolo della quota
erogabile.
Il dipartimento è a disposizione per fornire tutti gli utili chiarimenti, che si possono
trovare anche sul sito www.apq.giovani.sicilia.it.
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Si ricorda che è obbligo del beneficiario di comunicare la chiusura del progetto entro e non oltre 10
giorni dalla fine delle attività progettuali.
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Anche trasmesso in formato elettronico alla casella di posta : [email protected]
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BOX 1. La garanzia fideiussoria
"La fideiussione, a scelta dell'offerente, può essere bancaria, assicurativa (rilasciata
da imprese di assicurazione di cui alla legge 10 giugno 1982 n. 348, art. 1, lett.c) o
rilasciata dagli intermediari finanziari iscritti nell'elenco speciale di cui all'articolo
107 del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, che svolgono in via esclusiva o
prevalente attività di rilascio di garanzie, a ciò autorizzati dal Ministero
dell'Economia e delle Finanze.
La garanzia fideiussoria di cui all'art. 11 dell'Avviso, deve prevedere espressamente
la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la
rinuncia all'eccezione di cui all'articolo 1957, comma 2, del codice civile, nonché
l'operatività della garanzia medesima entro quindici giorni, a semplice richiesta
scritta della stazione appaltante.
3. Modalità di pagamento delle spese
Tutti i beneficiari hanno l’obbligo di aprire un conto corrente bancario dedicato alle
attività progettuali. Sul conto corrente dedicato dovranno transitare tutte le
movimentazioni legate al progetto finanziato: da un lato verranno accreditate tramite
bonifico le somme erogate dal Dipartimento; dall’altro il suddetto conto dovrà essere
utilizzato per effettuare tutti i pagamenti previsti dal progetto. Le spese di apertura e
gestione del conto possono essere addebitate al progetto.
Tutti i titoli di spesa (fatture dei fornitori, affitto, buste paga, ecc) devono essere
regolati attraverso mezzi certi di pagamento tratto dal conto corrente dedicato, e
precisamente:
• bonifici bancari;
• assegni circolari;
• assegni bancari non trasferibili.
È fatto obbligo a soggetto beneficiario di conservare e trasmettere al Dipartimento
l’originale dell’estratto di conto corrente bancario.
Si ricorda che ai sensi dell’art.2, L.R. n.15 del 20.11.2008 “Misure di contrasto alla
criminalità organizzata”, i pagamenti delle retribuzioni al personale devono essere
effettuati esclusivamente a mezzo di bonifico bancario.
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I pagamenti dei titoli di spesa regolati per contanti possono essere portati a
rendicontazione solo se di importo irrisorio (massimo 100 Euro) . Per rendicontare i
suddetti pagamenti è necessario che il beneficiario si doti di un fondo cassa e di un
libro giornale e che sia individuabile il movimento di prelievo dal conto corrente
bancario.
4. Principi di trasparenza
Si raccomanda ai beneficiari di adottare sempre criteri di economicità e trasparenza
nella scelta di fornitori, acquisto di materiale, attrezzatura, ecc. Per questo si
consiglia di effettuare una piccola indagine di mercato per acquisti superiori a 500
euro, consultando e richiedendo i preventivi ad almeno 3 fornitori (di materiale,
servizi, consulenze, ecc).
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5. Variazioni di spesa
Le variazioni rispetto al piano finanziario approvato dal Dipartimento sono possibili
tra le macrovoci fermo restando le percentuali massime previste per alcune voci così
come indicato dall’Avviso.
Si precisa che le variazioni, nel rispetto delle percentuali indicate dall’Avviso, sono
finalizzate al raggiungimento degli obiettivi e garantire l’efficacia e l’efficienza delle
azioni progettuali. Per questo motivo, prima di effettuare tali variazioni, i soggetti
beneficiari dovranno inviare una richiesta motivata e giustificativa della variazione
da effettuare, utilizzando l’apposito modulo (vedi allegato 7), al Dipartimento, che
dovrà esprimere per iscritto un parere positivo o negativo.
6. I costi ammissibili a finanziamento
I costi del progetto, per essere ammessi a finanziamento, devono:
• essere strettamente e direttamente connesse alla realizzazione del progetto,
alle attività previste dallo stesso e indicate nel prospetto budget;
• essere ragionevoli, giustificati e rispondenti ai principi di sana gestione
finanziaria, soprattutto in termini di economicità e rapporto costo-efficacia;
• essere effettivamente sostenuti, quindi reali, e comprovabili, ossia suffragati
da documenti giustificativi originali e dalle rispettive prove di pagamento,
essere registrati nella contabilità o nei documenti fiscali del beneficiario ed
essere identificabili e verificabili;
• essere generati durante il periodo previsto di durata del progetto così come
indicato nella convenzione: i costi devono, quindi, essere sostenuti in un
momento successivo alla data di avvio del progetto ed non oltre alla data
stabilita per la conclusione dello stesso.
• essere legittimi, ossia sostenuti in conformità alle norme comunitarie,
nazionali, regionali, fiscali e contabili;
• essere contabilizzati separatamente e devono prevedere l’apertura e l’utilizzo
di un conto corrente dedicato.
Di seguito si indicano le voci di costo ammissibili così come indicato nell’avviso.
Spese per la costituzione dell’impresa, della società e fideiussione.
In questo ambito rientrano le seguenti spese:
• costi per la redazione dello statuto e atto costitutivo da parte del consulente
e/o notaio;
• spese di registrazione (tassa di registrazione, marche da bollo);
• spese per la fideiussione necessaria all’erogazione del finanziamento;
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Documentazione amministrativo contabile da presentare in sede di verifica e
rendicontazione:
• contratto di fideiussione e quietanza pagamento premio
• parcella/fattura consulente e/o notaio
• ricevute acquisto marche da bollo
• modello F24/F23 o altra documentazione per le spese di registrazione
NOTA BENE: non costituisce spesa ammissibile il versamento delle quote di
capitale sociale né le eventuali spese notarili sostenute per modifiche societarie.
Spese per marchi, brevetti e software
Sono previsti i rimborsi per le seguenti spese sostenute:
• registrazione di marchi e brevetti
• sviluppo di marchi e brevetti
• acquisto e/o sviluppo di software gestionale e professionale
rendicontazione:
• fatture/parcelle dei professionisti
• curriculum vitae dei professionisti coinvolti
• lettere di incarico
• fattura acquisto software con licenza
• giustificativi per i costi di registrazione
Consulenza e servizi specialistici
Sono previsti le seguenti voci di costo:
• Consulenza gestionale
• Acquisizione della certificazione di qualità
• Ricerche di mercato
• Studio di fattibilità e progettazione preliminare
rendicontazione:
• copia degli elaborati prodotti (es. della ricerca di mercato, ecc)
Prototipi
Spese connesse alla realizzazione di prototipi.
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rendicontazione:
• fatture acquisto materiale per la realizzazione del prototipo
Rimborso spese forfettario
Nell’ambito delle spese ammissibili per le attività di Stage/project work e sviluppo di
idee innovative, può essere riconosciuto un rimborso spese forfettario per la
partecipazione alle attività progettuali (nei limiti indicati dall’avviso).
Si tratta delle spese sostenute per lo svolgimento delle attività progettuali (es. vitto,
alloggio, trasporti) per le quali dovranno essere conservate e presentate a
rendicontazione tutti i giustificativi di spesa.
Altri servizi e spese direttamente connesse alla realizzazione dell’intervento
In questa voce rientrano i costi che sono indispensabili per la realizzazione delle
attività e non altrove specificati .
rendicontazione:
• ogni altra documentazione fiscale/contabile utile per la rendicontazione delle
spese
Spese generali e accessorie
Rientrano in questa voce le spese generali non identificabili come specifiche e non
direttamente collegabili alle attività progettuali ma necessari per la gestione del
progetto. Si ricorda che l’ammontare complessivo di queste spese non può superare il
limite massimo del 10% del totale del progetto.
Esse riguardano:
1. Utenze elettriche e idriche: collegate alle attività progettuali; se la sede delle
attività è utilizzata dal beneficiario anche per altre iniziative o come propria
sede amministrativa, è necessario una dichiarazione del legale rappresentante
che attesti l’effettiva quota da imputare al progetto (ove questo costo sia
sostenuto dal partner sarà necessario una dichiarazione anche del legale
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2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
rappresentante dell’ente ove si evinca tra l’altro i parametri oggettivi con i
quali sono stati determinati i costi ).
Spese di locazione: ove è stato previsto è possibile portare a rendiconto il
canone di locazione intestato al soggetto giuridico e/o al partner che
cofinanzia il progetto. Sarà necessario accompagnare le ricevute di
pagamento ad una dichiarazione del rappresentante legale che attesti, sulla
scorta di criteri oggettivi, l’effettiva, quota da imputare a carico del progetto.
Spese telefoniche: per le spese telefoniche e di collegamento telematico, in
caso di contemporaneo svolgimento di più attività, si dovrà ripartire la spesa
in modo proporzionale secondo un metodo equo e corretto debitamente
giustificato (es. tabulati telefonici, numeri dedicati, ecc). Per le spese relative
alla telefonia mobile, ove necessario per la tipologia dell’intervento, sono
ammissibili i costi del telefono intestato all’Ente titolare del progetto in
dotazione al Coordinatore, e i costi dei telefoni dati in dotazione agli
operatori ed abilitati a chiamate da e verso la sede progettuale e/o a numeri
dedicati legati allo svolgimento delle attività progettuali.
Costi assicurativi: per gli utenti/partecipanti e RCT sede svolgimento attività
progettuale.
Materiale di consumo: es. toner, cartucce, cancelleria, fotocopie, ecc..
Spese amministrative: valori bollati, spese di tenuta c/c bancario
(esclusivamente i costi del conto corrente bancario dedicato al progetto),
spese per l’acquisto dei libri contabili; tasse e imposte sostenute nell’esercizio
delle attività progettuali (es. tosap), oneri di registrazione ad albi.
Spese postali: per quanto concerne le spese postali, sono riconoscibili per il
periodo ed in relazione alle attività progettuali. Tra queste le spese per
raccomandate, le assicurate, i telegrammi, i pacchi ed il servizi di corriere
espresso.
Noleggio di strumenti e attrezzature: riguardano tutte le spese di macchinari e
attrezzature necessarie per l’espletamento delle attività.
Manutenzione di beni: spese necessarie per mantenere efficiente l’utilizzo
delle attrezzature qualora non previste nel contratto di affitto delle stesse. La
manutenzione dovrà essere svolta da personale specializzato.
rendicontazione:
•
•
•
•
•
•
ricevute/fatture quietanzate
bollette per le utenze
contratto di locazione
polizze assicurative
estratto conto per le spese bancarie
contratto di noleggio e a leasing
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• verbali relative a missioni che giustificano i trasferimenti.
NOTA BENE : i contratti di affitto della sede e le relative utenze necessarie per lo
svolgimento del progetto devono essere intestati al soggetto beneficiario e/o all’ente
partner che ha reso dichiarazione di disponibilità al cofinanziamento.
Casi particolari: l’IVA
È ammissibile la spesa relativa all'I.V.A., sostenuta per il pagamento di forniture o di
altre voci di spesa connesse all’attuazione del progetto, qualora questa risulti non
detraibile per il soggetto beneficiario e quindi definitivamente sostenuta dallo stesso.
Se il soggetto (es. società, professionista, ecc.) per la sua natura giuridica e posizione
fiscale, è formalmente in grado di recuperare l’IVA, potrà decidere se portare a
rendicontazione il costo lordo o netto della fattura.
Nell’ipotesi di richiesta di rendicontazione dell’ intero importo della fattura, è fatto
obbligo al beneficiario di riportare sui relativi titoli di spesa, in modo indelebile,
anche la dicitura:
“I.V.A. non detraibile a carico del progetto ______ (codice) - A.P.Q. Giovani”
BOX: Remunerazione risorse umane
Qualora il soggetto proponente avesse bisogno della collaborazione di risorse umane,
queste possono essere ammesse a finanziamento se previste in sede di presentazione
del progetto.
La collaborazione o la prestazione devono risultare da specifica lettera di incarico o
contratto di collaborazione sottoscritto tra le parti e che riguarda il progetto con
riferimento alle ore o giornate o mesi di lavoro, obiettivi, contenuti ed eventuali
prodotti del lavoro svolto, corrispettivo e i criteri della sua determinazione, tempi e
modalità di pagamento.
Per la determinazione del costo si dovrà tener conto della retribuzione prevista per
prestazioni analoghe da albi professionali o dal CCNL.
Per le professioni organizzate in ordini professionali, è richiesta agli operatori
l’iscrizione all’ordine previsto per il proprio profilo.
Si ricorda che le collaborazioni o le prestazioni devono risultare da specifiche lettere
di incarico o contratto di collaborazione sottoscritte tra le parti e che riguarda il
progetto con riferimento alle ore o giornate o mesi di lavoro, obiettivi, contenuti ed
eventuali prodotti del lavoro svolto, corrispettivo e i criteri per la sua determinazione
tempi e modalità di pagamento.
Ricordiamo che il personale deve essere remunerato esclusivamente tramite bonifico
bancario.
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NOTA BENE: Associazioni di Volontariato
Nel caso in cui partecipano al progetto risorse facenti parte di associazioni di
volontariato, appare utile ricordare che in conformità all’art.2, c.2 della legge 11
agosto 1991, n.266 “Legge quadro sul volontariato”, l’attività di volontariato non
può essere retribuita in alcun modo (…). Al volontario possono essere soltanto
rimborsate dall’organizzazione di appartenenza le spese effettivamente sostenute per
le attività prestate entro i limiti stabiliti dalle organizzazioni stesse.
BOX: Note per le spese di viaggio, residenzialità e vitto/alloggio
A) Residenzialità, vitto e alloggio
Le spese di residenzialità e vitto/alloggio ammissibili sono quelle riferite a trasferte
dei partecipanti in luoghi diversi da quelli di svolgimento dell’attività e comunque
nell’ambito dell’azione finanziata e nei limiti di quanto indicato nel progetto
presentato.
Nel caso si debba far ricorso a servizi esterni, l’organizzazione dovrà realizzare una
ricerca su quelli più convenienti; si deve comunque tenere presente che potranno
essere consentite solo strutture non oltre il livello della seconda categoria (max. tre
stelle).
Per quanto riguarda il massimale di spesa relativo al consumo, da parte dei
partecipanti o dei dipendenti o dei collaboratori a progetto, di un pasto fornito da una
struttura esterna, sarà riconosciuto un rimborso fino alla concorrenza di € 20,00 a
pasto.
B) Trasporto
Le spese di viaggio ammissibili sono quelle riferite al trasporto dei partecipanti in
luoghi diversi da quelli di svolgimento dell’attività e comunque nell’ambito
dell’azione finanziata e nei limiti di quanto indicato nel progetto presentato. Non è
ammissibile la spesa di trasporto dalla residenza del partecipante alla sede di
svolgimento delle attività.
Il ricorso a mezzi di trasporto diversi da quelli pubblici deve essere motivato
dall’assenza o incompatibilità di orario di questi ultimi, ovvero da precise esigenze
organizzative e contingenti.
Tenuto conto del numero e della concentrazione residenziale dei partecipanti, il
soggetto beneficiario del finanziamento può organizzare, se più conveniente, mezzi
di trasporto collettivi oppure autorizzare, assumendone ogni responsabilità
conseguente, l’uso del mezzo proprio. Eventuali eccezioni potranno essere consentite
a fronte di particolari situazioni da valutare di volta in volta (es. partecipanti portatori
di handicap con problemi di deambulazione, trasferimenti obbligati in orari non
coincidenti con mezzi pubblici).
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La relativa spesa è riconoscibile nella misura di 1/5 del costo medio di un litro di
benzina per ogni Km percorso, con riferimento alle tabelle chilometriche delle
distanze.
Per il calcolo delle distanze chilometriche e del costo della benzina si può fare
riferimento al sito internet dell’ACI.
L’uso di taxi non è ammissibile. Potrà essere eccezionalmente consentito solo per
reali e documentati casi di impossibilità a raggiungere la sede dell'attività
progettuale, debitamente autorizzate dall’organizzazione beneficiaria e ove non fosse
possibile l’utilizzo del mezzo pubblico.
Anche l’uso dell’aereo può essere consentito previa motivata autorizzazione del
legale rappresentante del soggetto beneficiario del finanziamento, al quale fa carico
la dimostrazione dei presupposti, in relazione alla distanza dei luoghi da raggiungere
(normalmente per percorrenze non inferiori a 400 km) o comunque quando sia
obiettivamente più conveniente o più rispondente, con riguardo alle spese
complessivamente considerate ed allo scopo del viaggio, rispetto all’utilizzo di altri
mezzi pubblici o privati.
Affinché i rimborsi spese per trasferte siano ammissibili, è necessario che:
- vi sia un rapporto di lavoro dipendente/contratto di collaborazione, contratto a
progetto, contratto di lavoro occasionale o di altra natura che lega il soggetto alla
società;
- siano correlati all’espletamento dell’attività lavorativa;
- siano una reintegrazione delle spese sostenute dal dipendente/collaboratore a favore
del proprio datore di lavoro.
- siano legate ad attività progettuali (in caso di utenti)
C) Rendicontazione delle spese di viaggio, vitto e alloggio
Le spese sostenute per viaggio, vitto e alloggio devono essere strettamente legate alla
realizzazione del progetto, rispettare i criteri di ammissibilità sopra indicati, e
saranno rimborsabili solo dietro presentazione di adeguati giustificativi del costo
sostenuto.
I biglietti di trasporto (aereo, treno,etc.) dovranno essere regolarmente vidimati.
Inoltre, occorre che sui biglietti sia leggibile la tariffa e che i viaggi siano
riconducibili alle attività progettuali finanziate. Qualora la tariffa non sia indicata nel
biglietto di trasporto, occorre che sia prodotta una autocertificazione da parte del
legale rappresentante del soggetto giuridico beneficiario attestante il costo del
biglietto, che dovrà essere congruo con i prezzi di mercato e trovare debito riscontro
nella contabilità dell’organizzazione.
Le spese di vitto ed alloggio sono dimostrabili con l’emissione, da parte del fornitore,
di fatture o ricevute fiscali nelle quali dovranno essere indicate in dettaglio le
quantità (nr. notti, tipologie di alimenti, bevande etc.) ed i prezzi unitari.
Non saranno riconosciuti rimborsi spesa forfettari ma solo quelli effettivamente
sostenuti e giustificabili.
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Alle fatture o ricevute fiscali inerenti le spese di vitto e/o alloggio che non riportano
il nominativo del fruitore, dovrà essere allegata una dichiarazione di tutti i soggetti
che hanno fruito del vitto e/o alloggio. Il dipendente/collaboratore dovrà presentare
all’ente/organizzazione un report riepilogativo indicante i rimborsi richiesti (viaggio,
vitto, alloggio, ecc.) evidenziando la parte chilometrica e tutti i viaggi compiuti.
Per tali viaggi, dovrà essere prodotta una documentazione comprovante la
trasferta/missione (fatture, biglietti di viaggio vidimati, etc…), con l’indicazione del
dettaglio di:
- data;
- motivo del viaggio/lettera di missione;
- chilometri percorsi;
- importo chiesto a rimborso (nel caso di utilizzo di mezzo proprio è necessario
applicare il metodo di calcolo del costo chilometrico sopra indicato).
18
7. I costi non ammissibili a finanziamento
Si ribadisce che non sono ammissibili le spese non connesse alle attività progettuali.
Non sono ammessi nemmeno i costi legati ad inadempienze da parte dell’ente
beneficiario nello specifico:
• sanzioni finanziarie (es. ritardi o inadempienze alle condizioni contrattuali
stipulate con fornitori);
• ammende (ritardi pagamento delle imposte);
• costi delle azioni legali;
• interessi passivi (es. scopertura bancaria);
• interessi dovuti (es. interessi per un ritardato pagamento).
Non saranno inoltre, ammissibili a finanziamento i costi sostenuti prima della stipula
della convenzione (ad eccezione quelle sostenute per la costituzione del nuovo
soggetto giuridico) e quelle sostenute successivamente alla comunicazione di
chiusura delle attività progettuali.
In nessun caso saranno ritenuti ammissibili i documenti giustificativi intestati a
soggetti diversi dal beneficiario del finanziamento.
19
8. Il cofinanziamento
Come previsto dall’avviso ogni progetto prevede una quota di cofinanziamento a
carico dei beneficiari non inferiore al 20% del costo complessivo del progetto.
Il cofinanziamento, ai sensi dell’art. 3 dell’avviso, può essere apportato nella misura
massima del 50% attraverso oneri figurativi, ossia mediante costo del personale
impiegato a sostegno del progetto (es. tutor) oppure attraverso l’utilizzo di immobili,
attrezzature destinate all’iniziativa finanziata. La restante parte di cofinanziamento
deve essere obbligatoriamente apportato in denaro e deve transitare sul conto
dedicato del beneficiario. Pertanto il beneficiario o il partner dovranno versare dai
propri conti personali le somme previste dal cofinanziamento sul conto corrente
dedicato.
Relativamente agli costi figurativi , si ricorda che dovranno essere rendicontati
attraverso la dimostrazione puntuale del costo sostenuto dal soggetto che garantisce il
cofinanziamento (comune, università, associazione, impresa, ecc).
Nel caso di risorse umane servirà il contratto, la busta paga, e una dichiarazione delle
ore effettivamente dedicate al progetto.
Nel caso di immobile o di attrezzature, si dovrà disporre specifica dichiarazione con
la quale si disponga l’assegnazione di detti beni al progetto specifico, con
indicazione del valore economico attribuito all’utilizzo dell’immobile stesso e/o delle
attrezzature.
In caso di prestazioni volontarie, non retribuite, il relativo valore viene determinato
tenendo conto del tempo effettivamente prestato e delle normali tariffe orarie
giornaliere in vigore per l’attività eseguita.
Il Dirigente Generale
Dott.ssa Maria Letizia Di Liberti
20
9. Allegati
• Comunicazione di avvio attività (Allegato 1)
• Richiesta erogazione prima tranche (Allegato 2)
• Comunicazione di chiusura attività (Allegato 3)
• Richiesta erogazione saldo (Allegato 4)
• Foglio di calcolo rendiconto finale (foglio di calcolo da scaricare dal sito
www.apq-giovani-sicilia.it (Allegato 5)
• Dichiarazione liberatoria fornitore (Allegato 6)
• Richiesta variazione spese (Allegato 7)
• Autocertificazione esonero presentazione DURC (Allegato 8)
• Schema di polizza fideiussoria (Allegato 9)
• Registro presenza per stage- project work – sviluppo idee innovative (da
scaricare dal sito www.apq-giovani-sicilia.it) (Allegato 10).
21
Allegato 1
Carta intestata del beneficiario
Spett.le
Dipartimento regionale della
famiglia e delle Politiche sociali
Servizio VI - U.O. 1
Via Trinacria n. 36
90100 Palermo
Oggetto: APQ Giovani protagonisti di sé e del territorio – Azione 7 – Progetto “titolo” –
Comunicazione avvio attività.
Il sottoscritto ______________________________ nato a ______________, prov. __ il
________ e residente in _______________(prov. __), via_____________________n. civ.
___, in qualità di titolare/legale rappresentante di________________________, con sede
legale in _______________(prov. __), via_____________________n. civ. ___, consapevole
della responsabilità penale cui può andare incontro in caso di dichiarazioni mendaci, ai sensi e
per gli effetti degli artt.46, 47 e 76 del D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000,
DICHIARA
• Che le attività previste dal progetto __________________________ hanno avuto avvio in
data:_______
Luogo e data
Firma
Si allega fotocopia del documento di riconoscimento
22
Allegato 2
Spett.le
Via Trinacria n. 36
90100 Palermo
Richiesta erogazione prima tranche
per gli effetti degli artt.46, 47 e 76 del D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000,
Dichiara
• Che in data_______ è stata firmata la convenzione con il Dipartimento della famiglia e
delle Politiche Sociali;
• Che le attività previste dal progetto __________________________ hanno avuto
avvio in data:_______
• Che in data______________ è stata stipulata la polizza fideiussoria n.___________
che si allega.
Chiede
L’erogazione
della
prima
tranche
del
finanziamento
concesso
pari
a
€______________________________ corrispondente al 50% del totale, da accreditare sul c/c
bancario intestato a: _____________________________________ ed intrattenuto presso la
banca _________________________ cod. IBAN _______________________________.
Si allega DURC in corso di validità3 o autocertificazione dell’assenza dell’obbligo di
presentazione del DURC nonché fotocopia del documento di riconoscimento del legale
rappresentante.
Luogo e data
Firma
3
La validità del DURC è di trenta giorni dalla data di emissione.
23
Allegato 3
Spett.le
Via Trinacria n. 36
90100 Palermo
Comunicazione chiusura attività.
per gli effetti degli artt. 46, 47 e 76 del D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000,
DICHIARA
• Che le attività previste dal progetto __________________________ hanno avuto termine
in data:_______
Luogo e data
Firma
24
Allegato 4
Spett.le
Via Trinacria n. 36
90100 Palermo
Richiesta erogazione saldo
Dichiara
• Che in data_______ è stata firmata la convenzione con il Dipartimento della famiglia e
delle Politiche Sociali;
• Che le attività previste dal progetto __________________________ hanno avuto
conclusione in data:_______
Chiede
L’erogazione
del
saldo
del
finanziamento
concesso
pari
a
€______________________________ corrispondente al 50% del totale, da accreditare sul c/c
bancario intestato a: _____________________________________ ed intrattenuto presso la
banca _________________________ cod. IBAN _______________________________.
Si allega:
- DURC o autocertificazione dell’assenza dell’obbligo di presentazione del Durc
- fotocopia del documento di riconoscimento del legale rappresentante.
- rendiconto economico secondo il modello da voi fornito (anche in formato elettronico)
- giustificativi di spesa
- relazione finale
- relazione tutor (in caso di stage/project work e idee innovative)
- registro presenza (in caso di stage/project work e idee innovative).
Luogo e data
Firma
25
Allegato n. 6
Dichiarazione liberatoria del fornitore
Il sottoscritto__________________________, nato a _________________, prov. ___ il
________e residente in _______________, via __________________ consapevole della
responsabilità penale cui può andare incontro in caso di dichiarazioni non veritiere, di
formazione o uso di atti falsi, richiamate dall’art.46, 47e 76 del D.P.R. 445 del 28 dicembre
2000;
DICHIARA
in qualità di _______________della impresa________________________ con sede legale in
__________________., via_______________________________n. civ. ___________
che per le seguenti fatture:
n.
del
imponibile
IVA
totale
data/e
pagamento/i
modalità
pagamento
•
non sono state emesse note di credito;
•
che le stesse sono state integralmente pagate e pertanto si rilascia la più ampia quietanza,
non avendo null’altro a pretendere
________________ lì ____________
timbro e firma
__________________
Si allega fotocopia del documento di riconoscimento del legale rappresentante
26
Allegato n. 7.
Spett.le
Via Trinacria n. 36
90100 Palermo
Richiesta variazione spesa.
per gli effetti degli artt. 47 e 76 del D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000,
CHIEDE
Di poter apportare una variazione al bugdet del programma originariamente previsto come
descritto nella tabella seguente:
SPESE
ORIGINARIAMENTE
PREVISTE
NUOVO
PIANO
DELLE
SPESE
VARIAZIONE
IN %
(riportare l’intero piano finanziario del proprio progetto)
Luogo e data
Firma
____________________
27
Allegato n. 8
Spett.le
Via Trinacria n. 36
90100 Palermo
Autocertificazione esonero presentazione DURC
DICHIARA
Di non essere soggetto obbligato alla presentazione del DURC in quanto alla data odierna non
intrattiene rapporti di lavoro di dipendenza (di nessuna tipologia contrattuale).
Luogo e data
Firma
____________________
28
Allegato n. 9
SCHEMA DI FIDEJUSSIONE
Contratto fidejussorio per l'anticipazione della prima quota delle agevolazioni di cui
all’Avviso dell’Azione 7 “Promuovere l’accesso al lavoro e l’imprenditorialità giovanile”
pubblicato sulla G.u.r.s. n. 43 del 18.09.09
Spett.le
Dipartimento Regionale della Famiglia e
delle Politiche Sociali
Servizio VI
Via Trinacria n. 36
90100 Palermo
Premesso che:
- il Dirigente Generale del Dipartimento Regionale della Famiglia e delle Politiche Sociali, con DDG n.
1266 del 16.06.2010 ha ammesso a finanziamento, per l’importo risultante negli allegati 1, 2, 3, 4, del
predetto decreto, il Progetto intitolato________________________________________presentato
da ________________________________________
- per un finanziamento pubblico di € _____________________
- l’importo da garantire è di €__________________, pari al finanziamento pubblico concesso.
La sottoscritta Compagnia Assicuratrice/Banca ........................., con sede legale in ..............................,
Cod. Fiscale/Partita IVA ....... iscritta nel registro delle imprese di ......................... al n........,
29
nella/e persona/e del
...................................
signor:......................nato
a
.............il
..........nella
qualità
di
DICHIARA
di possedere alternativamente i seguenti requisiti ai sensi dell’art. 1 della legge 10 giugno 1982 n.
348:
1)
2)
se Banca o Istituto di Credito, di essere iscritto all’Albo delle Banche presso la Banca d’Italia;
se Società di assicurazione, di essere inserita nell’elenco delle imprese autorizzate
all’esercizio del ramo cauzioni presso l’ISVAP, di far parte di consorzi di co-assicurazione anche a
copertura dei rischi per tale attività, nonché di aver sempre onorato eventuali precedenti
impegni con l’Ente garantito;
3)
se Società finanziaria, di essere inserita nell’elenco speciale di cui all’art. 107, del d.lgs. n.
385/1993 presso la Banca d’Italia, che svolgono in via esclusiva o prevalente attività di rilascio di
garanzie, a ciò autorizzati dal Ministero dell'economia e delle finanze, nonché di aver sempre
onorato eventuali precedenti impegni con l’Ente garantito;
di costituirsi, come con il presente atto si costituisce, fideiussore nell’interesse del (Specificare il
titolare del progetto finanziato e beneficiario del contributo assegnato) ............................................(in
seguito indicato beneficiario), ed a favore della Regione Siciliana - Dipartimento Regionale della
Famiglia e delle Politiche Sociali fino alla concorrenza di €............ oltre a quanto più avanti
specificato.
Il ...................................... sottoscritto, rappresentato come sopra:
1. si obbliga irrevocabilmente ed incondizionatamente a rimborsare con le procedure di cui al
successivo punto 2 alla Regione Siciliana - Dipartimento Regionale della Famiglia e delle Politiche
Sociali – l’importo garantito con il presente atto. L’ammontare del rimborso sarà automaticamente
maggiorato degli interessi decorrenti nel periodo compreso tra la data di erogazione e quella del
rimborso, calcolati in ragione del tasso ufficiale di sconto in vigore nello stesso periodo;
2. si impegna ad effettuare il rimborso a prima e semplice richiesta scritta e, comunque, non oltre
quindici giorni dalla ricezione della richiesta stessa, formulata con l’indicazione dell’inadempienza
riscontrata dalla Regione cui, peraltro, non potrà essere opposta alcuna eccezione, da parte del
............................................... stesso, anche nell’eventualità di opposizione proposta da parte del
beneficiario o da altri soggetti comunque interessati ed anche nel caso che il beneficiario sia
dichiarato nel frattempo fallito ovvero sottoposto a procedure concorsuali o posto in liquidazione;
30
3. accetta che, nella richiesta di rimborso effettuata dalla Regione, vengano specificate le modalità di
rimborso stabilite dalla stessa;
4. da atto che la presente garanzia fideiussoria, salvo gli svincoli che possono essere disposti sulla
base degli accertamenti effettuati dalla Regione Siciliana - Dipartimento Regionale della Famiglia e
delle Politiche Sociali, attestanti la conformità tecnica ed amministrativa delle attività svolte in
relazione all'atto/agli atti di concessione del/dei contributo/i, ha efficacia dalla data di rilascio fino ai
dodici mesi successivi alla presentazione della rendicontazione finale della spesa sostenuta. Qualora
in sede di verifica del rendiconto, lo stesso risulti incompleto o vengano richiesti approfondimenti,
chiarimenti ed integrazioni, la fidejussione sarà prorogata di ulteriori sei mesi a decorrere dalla data
di scadenza della precedente polizza. In ogni caso la polizza potrà essere svincolata solo dopo la
conclusione della verifica con esito positivo e previa apposita dichiarazione liberatoria rilasciata dalla
Regione Siciliana - Dipartimento Regionale della Famiglia e delle Politiche Sociali.
5. rinuncia formalmente ed espressamente al beneficio della preventiva escussione di cui all'art.1944
del codice civile, volendo ed intendendo restare obbligata in solido con il (Specificare il titolare del
progetto finanziato e beneficiario del contributo assegnato) ...................................... e rinunzia sin da
ora ad eccepire la decorrenza del termine di cui all'art. 1957 del codice civile;
6. conviene espressamente che la presente garanzia fideiussoria si intenderà tacitamente accettata
dalla Regione Siciliana - Dipartimento della Famiglia e delle Politiche Sociali, qualora nel termine di
trenta giorni dalla data di consegna non venga comunicato al ..................................................., che la
garanzia fideiussoria non è ritenuta valida.
IL CONTRAENTE
(firma e timbro ente beneficiario con fotocopia del
documento di riconoscimento del legale
rappresentante)
LA SOCIETÁ
(firma autenticata)
31

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