Convention e un sogno

Incentivare
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DESTINAZIONI
NEWS
Il processo di analisi degli obiettivi di una convention aziendale e di un viaggio
d’incentivazione è lo stesso, e la sovrapposizione delle due tipologie
aggregative è sempre più evidente. Ecco un caso significativo che evidenzia
come la professionalità nell’approccio, nella progettazione e nella gestione
dell’evento possono produrre risultati rilevanti
Convention e
un sogno
DI
RODOLFO MUSCO , CMP, CMM
l caso in analisi riguarda un’azienda che
svolge ogni anno quattro convention
della forza di vendita, prima di ciascun
ciclo trimestrale. Due di queste riunioni
sono di routine, e hanno una durata essenziale per l’aggiornamento sugli elementi
commerciali. Le altre due sono più articolate in quanto inglobano anche aggiornamenti professionali sotto forma di seminari o
sessioni di role play.
La riunione di inizio anno rientra nel secondo
gruppo e, se l’anno commerciale appena
concluso ha dato buoni risultati, questa riunione è utilizzata anche per gratificare i fautori del successo.
I
Organizzare una convention
in un luogo piacevole
e desiderabile è l’uovo
di Colombo. Ma occorre
Il briefing
L’evento cominciò con un briefing molto
chiaro: organizzare la convention in un luogo
piacevole e desiderabile. Vi avrebbero par-
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un approccio professionale
tecipato gli addetti al marketing e alle vendite delle tre divisioni dell’azienda, circa 120
persone in tutto.
Analizzati i precedenti e la psicografia dei
partecipanti, fu scelta Mauritius come sede
della convention.
La definizione degli obiettivi
Chi svolge professionalmente il mestiere
dell’organizzatore di convegni sa quando im-
incentive travel
che si
portante sia definire chiaramente gli obiettivi.
Troppo spesso i dirigenti delle aziende clienti si limitano a comunicare obiettivi generici,
e sta alla capacità dell’organizzatore fare
un’analisi completa e concorrere a delineare
quello che possiamo definire “l’albero degli
obiettivi”, ovvero un diagramma che include
non solo gli obiettivi primari, ma anche quelli secondari e gli obiettivi delle altre parti in
causa, compresi i partecipanti.
Nel caso in analisi, per esempio, l’indagine consentì di individuare un obiettivo
spesso trascurato: accrescere presso i
partecipanti la percezione dell’azienda
come tale. Il problema deriva dal fatto
che il territorio è diviso in aree di vendita, ciascuna guidata da un capo area
o supervisore. Col passar del tempo, il
capo area – che dispensa consigli e
obiettivi, lodi e reprimende – permea
della sua personalità l’intero gruppo
che coordina. Ma l’azienda è la somma
delle personalità, la somma delle divisioni
operative, la somma delle direzioni funzionali e direttive.
Perché, quindi, durante queste convention
di più lunga durata non ci si prefigge di inserire ingredienti allo scopo di scomporre e
ricomporre provvisoriamente i gruppi?
Questo semplice accorgimento fornisce
l’opportunità di conoscere persone e stili di
altre aree geografiche, di altre divisioni, di
altre mansioni, e ha come effetto una per-
realizza
Nella definizione
delle strategie incentive
è fondamentale “l’albero
degli obiettivi”,
un diagramma che include
tutti i target: primari,
secondari e collaterali
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Scelte “creative” per gli spazi
della convention
e delle sessioni di lavoro
dimostrano l’interesse
e la dinamcità dell’azienda
verso i propri collaboratori
te i partecipanti, consiste nel creare occaisola dall’altra parte del mondo, piena di cosioni per colloqui irrituali e decondizionati.
lori e di sole, e si vanno a rinchiudere tra
Anche questo è facile da perseguire in fase
quattro mura allietati da luce artificiale?
di programmazione dell’evento, prevedendo
Per di più, le divisioni dell’azienda sono tre, ciasituazioni nelle quali le barriescuna con proprie esigenze di
re gerarchiche sono rimosse
comunicazione.
Le situazioni irrituali
provvisoriamente.
Che fare? Passare in rassee prive di barriere
Che cosa dire del bisogno
gna le opportunità alternative
gerarchiche favoriscono e contare sulla eccellente coldi tutti gli individui di esprilo sviluppo di dinamiche laborazione della direzione
mere la propria personalità
di gruppo molto positive. dell’albergo.
e creatività? Il lavoro quotiUn fertile terreno
diano comprime questo biC’è la sala dove si svolgono
per un team ben affiatato periodicamente le riunioni
sogno naturale e spinge inconsciamente a chiudere al
formative e informative dei
più presto la giornata lavovari reparti dell’albergo. È
rativa per potersi dedicare ad attività
annessa all’edificio principale del villaggio
scelte e desiderate.
turistico, ma ha ingresso discreto e indiAncora una volta questo elemento deve
pendente, ed è lontano dal passaggio e
essere tenuto presente nella costruzione
dal rumore. Ci sono già tutte le attrezzatudel programma. Va bene lasciare il tempo
re necessarie per riunioni fertili, così che
per starsene sdraiati o per dedicarsi al
dolce far niente, ma è anche necessario
prevedere le occasioni in cui si possono sviluppare dinamiche sociologiche
positive e gratificanti.
cezione più ampia e completa dell’azienda
con la quale si collabora.
Basta organizzare alcune fasi del programma
in modo da perseguire questo scopo, senza
spendere un euro in più del necessario.
La possibilità di incontrare persone diverse
dal solito consente ai singoli di scambiare
opinioni, di verificare se le problematiche del
proprio ambito sono ricorrenti in altre zone,
permette lo scambio di esperienze positive in
modo irrituale e consente lo scarico delle piccole tensioni personali e delle “passioncelle”.
Una convention “motivante”
L’obiettivo della motivazione è importante
in tutte le convention aziendali, specialmente
in quelle – come nel nostro caso – che servono anche a dire “grazie” ai collaboratori per
i buoni risultati raggiunti nel corso dell’anno.
Un altro obiettivo secondario è quello di
testimoniare che l’azienda – come tutte le
aziende – è un’organizzazione con personalità propria, diversa dalle altre.
Questo può essere dimostrato da una serie
di ingredienti unici e originali con i quali condire il programma del soggiorno.
Altro obiettivo, che riguarda prevalentemen-
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Gli ingredienti rilevanti
del programma
Analizziamo gli elementi che hanno caratterizzato il programma ordinandoli non in chiave temporale ma per gli scopi che ci si prefiggeva di raggiungere.
Schematicamente riguardano:
1 La scelta e l’allestimento
dei “contenitori”
delle sessioni aggregative
2 Le funzioni di ristorazione
3 Le attività ludiche
4 Il tempo libero.
1) LA SCELTA E L’ALLESTIMENTO
DEI “CONTENITORI”
DELLE SESSIONI AGGREGATIVE
La visita preliminare di Mauritius consentì di
fare una selezione delle varie strutture alberghiere dell’isola. Una serie di considerazioni
fecero ricadere la scelta sul Coco Beach. Ma
ogni medaglia ha il suo rovescio, e la “sala
congressi” di quel resort è priva di finestre.
Immaginate il piacere che possono avere
convegnisti che partono dall’Italia in pieno
inverno, raggiungono una lussureggiante
la prima divisione operativa è servita.
Dalla parte opposta dell’edificio principale
c’è la sala giochi: forma circolare, architettura fuori dal convenzionale. Di giorno non è
frequentata dagli ospiti dell’albergo i quali
preferiscono, saggiamente, starsene al sole
lungo i quattro chilometri di spiaggia del
complesso turistico. Lo spazio, inoltre, consente la più ampia flessibilità di allestimento.
Basta mettere il cartello “Riservato”, e anche
la seconda divisione è servita.
Resta la divisione più numerosa. Sulla collinetta che domina il campo da golf c’è il bungalow normalmente usato per il relax dei golfisti. Il campo da golf è frequentato prevalentemente durante il fine settimana. Quindi non
vi sono ostacoli al suo uso dal lunedì al venerdì. Per di più al bungalow è annessa una
costruzione con i servizi igienici e con lo spazio per allestire un piccolo bar. L’Oceano Indiano è ben visibile oltre il “green” del golf, dopo la fascia di alberi coperti da fiori gialli e rossi. Il servizio di ristorazione è sempre in funzione, e per i lavori di gruppo ci si può distribuire sotto i gazebo di foglie di palma che
sembrano fatti apposta per questo tipo di riunioni. Così anche la terza divisione è servita.
E la sala congressi senza finestre? Ha un
magnifico palcoscenico, e va benissimo per
la cena finale, quando si dovranno svolgere
celebrazioni e festeggiamenti.
Come contribuisce questa selezione al “ritorno dell’investimento” aziendale? Certamente dimostrando che l’azienda ci tiene
ai propri collaboratori, non è “ingessata”,
ed è proattiva e dinamica.
La giusta collocazione degli spazi e del
Una cena “riservata”,
sulla spiaggia o a bordo
piscina consente
ai partecipanti di emergere
dalla massa e sentirsi parte
viva dell’azienda
“movimento”, facilita il flusso della comunicazione tra i partecipanti e il libero dibattito sulle proposte.
Gli spazi testimoniano anche la libertà e la
creatività del linguaggio, generando sincerità e disponibilità al dialogo costruttivo.
2) LE FUNZIONI DI RISTORAZIONE
I grandi resort sono frequentati da persone
con esigenze diverse. Le tariffe sono normalmente impostate sulla mezza pensione,
includendo il costo della cena. Perciò a mezzogiorno i clienti “normali” se ne stanno in
spiaggia o ai bordi della piscina e si rifocilla-
Anche lo spazio da dedicare
al tempo libero
e ai momentti ludici deve
essere ben calibrato:
le emozioni, infatti, sono
il “cemento” dell’esperienza
no nei punti di ristoro all’aperto. Nulla osta,
quindi, che i convegnisti consumino il pranzo
nel ristorante quasi interamente a loro disposizione, camerieri compresi. Per la cena è
diverso. Non ci si può mescolare ad altri 700
clienti, bambini compresi. La soluzione? Cenare ogni sera in un luogo diverso.
Così la prima sera si cena sulla spiaggia,
sotto una luna piena, con tanto di accompa gnamento musicale dal vivo. La seconda sera la cena è servita sulle paillotes del giardino tropicale. La terza sera è la volta dello
spiazzo nel boschetto della penisola, dove
viene allestito un villaggio mauriziano con
venditori e prodotti dell’artigianato locale.
Per la quarta sera si sceglie come scena il ristorante del club velico. La quinta sera si cena ai bordi della grande piscina.
Il gran finale, come anticipato, si compie nella… “sala congressi”.
Qual è il contributo di queste scelte al risultato globale? Ancora una volta la dimostrazione di essere positivamente
“fuori dal comune”, e si sa quanto le persone ambiscano a emergere dalla massa.
C’è poi la pluralità di situazioni che consente a tutti di esprimersi in libertà, secondo le proprie tendenze e le proprie dominanze psicologiche. C’è chi si scatena in
balli di gruppo, chi dimostra la propria
creatività componendo un’ode a Mauritius,
chi dà dimostrazione del proprio talento inventando un applauditissimo rap. Chi sogna ispirato dalla luna piena e chi si commuove alla celebrazione del proprio compleanno in uno scenario inusuale.
Le emozioni, lo ricordiamo, sono il cemento
dell’esperienza e la condizioni indispensabile per il cambiamento del comportamento.
3) LE
ATTIVITÀ LUDICHE
C’è chi ritiene che sia utile predisporre un
programma fitto d’impegni per non fare
annoiare i partecipanti. C’è, al contrario,
chi propugna la totale autogestione del
tempo libero da parte loro.
Non esiste una regola unica, e molto dipende dalle circostanze, dalla particolarità dell’evento e dalla psicografia del gruppo.
Nel caso in esame si optò di lasciare ai partecipanti due mezze giornate di tempo total mente autogestito e di utilizzare una giorna ta di escursione e qualche dopo cena per attività di team building.
Già durante il viaggio dall’Italia a Mauritius fu
distribuito il regolamento di un “grande gioco”
che avrebbe visto coinvolte sei squadre in
una serie di gare presentate di volta in volta.
La particolarità era rappresentata dal fatto
che le squadre erano composte mescolando
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gruppo dei blu compone la scena di una rissa in osteria. I gialli formano il quadro dei
“pirati al femminile”, con le donne che
schiavizzano gli uomini. Il gruppo dei bianchi prepara una cena antropofaga, con tanto di giovani fanciulle aggredite da pirati armati di forchettoni e coltellacci. I rosa, infine, mettono in scena il salvataggio dall’attacco di uno squalo, utilizzando una parte
della decorazione del grande buffet.
I camerieri maldiviani votano le creazioni, e poi tutti a ballare a piedi nudi sulla
sabbia candida.
equamente i componenti per:
a. divisioni operative
b. residenza geografica
Nessuna delle attività
c. sesso
ludiche era obbligatoria
d. anzianità aziendale.
o programmata.
In pratica si volle cogliere l’ocI giochi dovevano essere
casione per rompere le ristretun’occasione per spezzare
te cerchie dei distretti di vendila rigidità aziendale,
ta dando così ai partecipanti
non un’imposizione
l’occasione di confrontarsi con
realtà diverse dal solito, in modo da avere una visione più allargata dell’azienda come tale.
Nessuna attività era obbligatoria, e nessuna
era rigidamente programmata. I responsabili
dell’organizzazione erano pronti ad attivare
questo o quel gioco a seconda degli umori,
La cena era organizzata sulla sabbia, vicino
del grado di stanchezza e del clima generale.
alla battigia, sotto una luna piena da cartolina, con lo sfondo delle palme inclinate.
Ecco una breve descrizione di quanto è staUna bella e brava cantante creola allieto messo in pratica nel caso specifico.
tava la serata, come corollario di una
cena a base di frutti di mare e tanto altro
n NOTTE DEI PIRATI
ben di dio. La situazione era favorevole,
e gli organizzatori annunciarono la priLa prima sera, durante il cocktail di benvema gara: comporre un “quadro” vivente
nuto, ogni partecipante ebbe una bandana
col tema dei pirati.
per acconciarsi alla stregua dei pirati.
Dieci minuti per prepararsi, ed ecco la creatività applicata. Il gruppo dei rossi s’inventa
l’impiccagione all’albero maestro. Il gruppo
dei verdi forma la prua vivente di un fantomatico galeone, con tanto di polena. Il
L’estemporaneità
di un gioco, in un’atmosfera
favorevole, regala freschezza
ai momenti di tempo libero,
e li trasforma in un’occasione
per fare team building
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n IL DESSERT IN BELLA VISTA
La seconda gara fu inventata sul momento.
Attorno a un albero di palme, nel bel mezzo
del giardino dove si svolgeva la cena, era
allestito un magnifico tavolo pieno di delizie
per il dessert. Ecco l’idea: chiedere a ogni
squadra di preparare una composizione di
dessert da offrire ad una “dama”.
Ancora una volta la fantasia dei partecipanti si scatenò. Tra le composizioni più eclatanti c’era una conchiglia di dolci con al centro un anello, a simulare un’offerta di matrimonio. Un altro gruppo formò un grande sole con pezzi di frutta tropicale, e lo offrì alla
sua dama con l’immancabile ritornello napoletano. Altre composizioni sembravano vere
e proprie opere d’arte.
n ODE A MAURITIUS
Poco prima che si concludesse la cena
nell’elegante club nautico, fu lanciata la
nuova gara: comporre un’ode alla terra
che ospitava il gruppo.
Furono mescolate poesia e cabaret, lirica e
umorismo, prosa e musica. La serata si trasformò in uno spettacolo autogestito e auto
interpretato al punto che il direttore generale
della società fu sinceramente dispiaciuto di
dover partire quella sera stessa. Per la cronaca, vinse la squadra che aveva composto
un rap orecchiabile e divertentissimo.
n NOI E I CONCORRENTI
Per l’ultima sera furono attivate due gare.
Una prevedeva l’esibizione di segà di due
coppie di ballerini per squadra. Qualche partecipante riuscì a procurarsi i vestiti pieni di
colori e di svolazzi di qualche accondiscendente componente dello staff dell’albergo, e
fece colpo sul giudice della gara, il direttore
del gruppo di animatori locali.
L’altra gara prevedeva di recitare una pantomima di due minuti col tema “noi e la concorrenza”. Incredibile che cosa riescono a
inventare serissimi informatori scientifici. Basta creare l’atmosfera adatta.
n DA UN PUNTO ALL’ALTRO DELLA PISCINA
In ogni gruppo ci sono persone che fanno attività fisica. La sera della cena ai bordi della
piscina fu lanciata una gara di nuoto: bisognava percorrere una sola vasca nuotando
nello stile preferito.
Immediatamente si fecero avanti i volontari delle varie squadre, tutti in smagliante
Catamarano? No grazie, meglio una caravella
Uno dei “must” di Mauritius è la crociera in catamarano. Può anche piacere,
ma non lascia grandi ricordi. Perciò l’organizzatore cercò una soluzione diversa,
e la trovò in tre battelli tipo caravella.
Sui pennoni furono innalzati i colori delle squadre.
Prima gara: acquistare il miglior pesce in un villaggio di pescatori.
Il budget consistette in poche Rupie, e fu uguale per ogni squadra.
Interpreti? Guide? Proibito usare aiuti.
Le caravelle calarono l’ancora in prossimità di un isolotto deserto. Fu facile
attivare una gara di nuoto che consentì di aggiudicare punteggi a mano a mano
che i partecipanti raggiungevano la riva.
Due marinai erano andati sull’isola in anticipo rispetto alle caravelle e avevano
nascosto delle strisce di carta con numeri da 100 a 1.000. La nuova gara consistette
nel “cercare il tesoro”, ovvero scovare la maggiore quantità di strisce di carta e
totalizzare la somma maggiore.
Su un’altra isola deserta sbucarono dai cespugli ragazzi e ragazze
con la pelle color ebano. Si esibirono in una danza tribale a piedi nudi,
sulla sabbia color talco, con lo sfondo del blu dell’oceano. Fu richiesto
a due componenti per ogni squadra di imitarli.
Poi comparvero canne di bambù e pezze di stoffa dei colori delle squadre
per consentire di costruire una tenda di soccorso simulando un naufragio.
Su ogni caravella ci sono suonatori e ballerine mauriziane pronte ad insegnare
i passi salienti della “segà”, il ballo locale.
Ottimo esercizio in vista della gara dell’ultima sera.
Nelle baie si affiancavano i catamarani. I loro passeggeri guardavano con invidia
le persone che se la spassavano sulle caravelle, non semplici ospiti ma veri
protagonisti della loro esperienza nell’Oceano Indiano.
forma atletica. Andarono a prendere i costumi da bagno e gli accappatoi e, una volta pronti per la gara, seppero che bisognava nuotare… bendati.
Immaginate che cosa accadde ai bordi
della piscina, con i membri di ciascun
team che cercavano di consigliare la rotta ai propri campioni.
4) IL
TEMPO LIBERO
Abbiamo detto che la gestione del tempo
libero richiede molta attenzione. Se è
troppo strutturata, i partecipanti si sentono costretti. Se è troppo libera, i partecipanti si sentono abbandonati.
La soluzione, come al solito, sta nel mez-
tava il gruppo. Che cosa fare? Ignorare l’opportunità? Oppure organizzare apposta
un’escursione in pullman?
Fu deciso di informare dell’occasione i partecipanti e di lasciarli liberi di andare o meno al
villaggio, mettendo a loro disposizione taxi
all’ora che avrebbero scelto e per la durata
che avrebbero scelto. Unica condizione: formare gruppi da quattro persone.
A conti fatti il costo fu inferiore a quello dei
due pullman, e l’impatto positivo fu rilevante.
Il 18 per cento in più
con un po’ di motivazione
I convegni sono comunicazione. Al centro del sistema ci sono individui. Gli
obiettivi riguardano la crescita personale e l’econozo, ma è importante come i
Non semplici ospiti
mia. La motivazione è una
partecipanti percepiscono il
ma veri protagonisti
programma.
di momenti unici. È questo componente essenziale.
Elasticità, creatività, logica,
Proprio nel corso della conil modo migliore
capacità di interpretazione
vention in esame fu presa una
per motivare
degli umori aiutano a prendecisione che ebbe un impatto
i partecipanti
dere decisioni a scarso comolto positivo. La domenica
di una convention
sto. I risultati? Nel caso
mattina era prevista attività liin un luogo da sogno
esaminato fu un lusinghiero
bera. Ma quella mattina si
più 18 per cento sulle vendite e l’azzerasvolgeva un coloratissimo mercato multietnimento del turnover del personale.
co in un villaggio vicino all’albergo che ospi -
Irritualità ed elasticità
significano anche
organizzare un’escursione
inizialmente non prevista
in un mercato multietnico.
Anche questa è motivazione
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