Episodio numero 13: Tecnologie alleate
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Episodio numero 13: Tecnologie alleate
. “Self Empowerment – Time management” Episodio numero 13: Tecnologie alleate . Testo dell’episodio del podcast audio “Tecnologie alleate” Contenuto Ar. : Ciao Andrea…. An. : Ciao Arianna, ma… dove sei? Non ti vedo Ar. : Come non mi vedi, sono qua vicino a te. An. : Ti va di giocare stamani? Ar. : Guarda meglio. Ti do una traccia: c’è un computer acceso, mi pare alla tua destra. An. : Cosa… ah, sei su skype! Ar. : Sì, sono su skype, mi hai dato tu l’idea della videoconferenza. Ho chiesto al mio amico Davide, un informatico, e mi ha detto che era molto facile. La risposta è nei programmi cosiddetti di messaggistica istantanea. In pratica ci parliamo scambiandoci messaggi scritti che vengono istantaneamente inviati o, come in questo caso, con messaggi vocali trasferiti tramite la rete. Insomma non ti sto telefonando ma ti sto parlando tramite il computer e la telecamera, la webcam, permette di trasmettere anche la nostra immagine. Una videotelefonata! An. : Ma ora dove sei, a casa o in teatro? Ar. : Potrei essere a casa mia, o in teatro in una pausa delle prove, o forse in una baita in Trentino. Potrei essere anche in Finlandia o in Argentina. Magari… e invece sono qua. Ciao… An. : Ciao, Arianna. Bella la tua trovata, degna di uno spettacolo. E ci suggerisce un nuovo tema di approfondimento che, se ti va, potremmo trattare oggi. Ar. : Credo di intuirlo, hai un titolo? An. : Le tecnologie alleate. Che ne dici? Un’alleanza con strumenti che possono offrirci opportunità per risparmiare tempo. Ar. : Mi piace. Sappiamo che spesso le tecnologie di comunicazione sono fonti di possibili dispersioni di tempo; ma immagino che possano dare anche un contributo in positivo, no? An : In certi casi dobbiamo difenderci dalle intromissioni nel nostro lavoro e nella nostra vita privata della tecnologie ma le stesse tecnologie possono esserci di aiuto. Insomma la decisione è nelle nostre mani, gli strumenti anche, e possiamo essere noi stessi a decidere come usarle. Proviamo a vedere come. Uno lo hai già individuato tu; il lavoro di oggi potremmo farlo stando in due posti diversi attraverso uno strumento molto diffuso, skype, che hai già descritto. In pratica l’alternativa a vedersi qua insieme è una sorta di conferenza a distanza che non . compromette il buon esito del nostro lavoro, registrare questo episodio, ma che avrebbe potuto risparmiarci i tempi e i costi di spostamento. Ar. : Un bel risparmio, mi ci vuole un’ora a venire qua e un’ora a tornare a casa, senza contare la benzina per la macchina. An. : Il mito del lavoro a distanza si è per molto tempo infranto contro la realtà che privilegiava i rapporti diretti e forse in alcuni settori economici e attività ancora è così. Ma con il tempo ci si è abituati. Pensa a coloro che lavorano con clienti o fornitori asiatici o americani o alle multinazionali che hanno personale sparso in tutto il mondo. Certo non possono spostarsi continuamente e per loro l’uso delle tecnologie è fondamentale per contenere i costi. Ar. : Perché spostarsi è costoso, no? An. : Sì, abbiamo visto nell’episodio numero sei di questa serie (l’arte di preparare una riunione) che spostarsi comporta oneri calcolabili in termini di costo orario per il tempo impiegato dalle persone e per le spese di viaggio. Con una conferenza a distanza il costo si riduce al minimo, solo il tempo effettivo necessario a parlare con l’interlocutore. Un risparmio enorme e sempre più spesso non solo i manager delle multinazionali ma anche altre categorie di lavoratori usano questi strumenti. Ar. : Quindi anche se non sono il manager di una multinazionale posso usare strumenti come skype e ridurre i tempi che normalmente passerei nel traffico, in metropolitana o in aereo. Ma che differenza c’è con una telefonata? An. : Skype permette un uso competitivo con il telefono fisso o il cellulare ma a costi molto più ridotti fino ad annullarsi. L’aspetto più importante è però la possibilità di mettere insieme più utenti, non solo due interlocutori come in una telefonata. Se la videoconferenza che prima hai improvvisato tra noi due è utile, ancor di più lo è se più persone contemporaneamente possono parlarsi tramite skype. In questo caso è possibile davvero organizzare un incontro a distanza, del tutto analogo ad una riunione convocata in un luogo fisico con le stesse persone. I risparmi si moltiplicano… Ar. : Abbiamo trovato uno strumento che ci può aiutare per ridurre i tempi delle riunioni. Facile, per certi versi divertente. An. : Skype è naturalmente solo uno degli strumenti, forse il più diffuso. Anche gli iPhone permettono conferenze tra più persone anche se si tratta solo di audioconferenze e con un numero limitato di partecipanti. In generale tutti gli strumenti di messaggistica istantanea sono utilissimi per il lavoro a distanza. Oltre a parlarsi si possono trasferire file, documenti immagini, video. Messenger è un altro strumento molto usato, anche se dai ragazzi più che per motivi di lavoro, così come Yahoo. Ar. : Mia zia dice che la mia cara cuginetta Giulia passa ore a chattare su messenger con i suoi amici. . An : Non uso messenger ma in effetti so che piace molto ai ragazzi credo per tutto il corollario di immagini e faccine di cui dispone. Comunque i sistemi di messaggistica istantanea permettono davvero comunicazioni rapide a distanza e conversazioni immediate. Naturalmente si tratta di comunicazioni brevi, scambi di opinioni. Possono essere usate anche all’interno del posto di lavoro con i propri colleghi e riducono l’impatto delle interruzioni. Ar. : Ad esempio posso usare questi strumenti per fare capolino, in modo virtuale, nell’ufficio di un collega e chiedere un’opinione immediata, un consiglio o semplicemente se ha un minuto libero per un prendere un caffè. An. : Bravissima. Ti ricordi l’episodio numero otto? Era quello dedicato al tempo che perdiamo per le interruzioni provocate sul lavoro dai colleghi: utilizzare i programmi di messaggistica per intromettersi nel lavoro dei nostri colleghi permette agli altri di risponderci velocemente senza perdere troppo tempo e decidere se e quando dedicarci più tempo. L’impatto positivo è duplice: non ci trasforma in scocciatori come dici sempre tu, ovvero in persone che “rubano” il tempo agli altri, e suggerisce ai nostri colleghi una modalità di comportamento analogo nei nostri confronti. Ar. : Ha un valore educativo in un certo senso An. : Serve a pattuire una modalità di relazione differente, una sorta di galateo, perché il bisogno di chiedere un parere, un’opinione, un confronto o semplicemente una pausa per un caffè è reale e non è cancellabile. Ma è necessario stabilire come e quando, con regole che siano condivise e rispettose del lavoro di ciascuno. Ar. : Mi piace l’idea di un nuovo galateo in versione digitale. An. : Se lo scambio richiede qualcosa di più di qualche frase, la messaggistica istantanea può essere inadeguata. In questo caso la posta elettronica è ancora lo strumento più utilizzato. Ar. : Chi non ha la posta elettronica?! Hai notato che ormai quando facciamo conoscenza con qualcuno gli chiediamo quasi immediatamente il numero di cellulare e la posta elettronica? Mai che uno ti chiedesse dove stai, il tuo indirizzo postale! An. : La posta elettronica è un efficiente strumento di lavoro. A differenza della messaggistica istantanea permette approfondimenti. Non è una chat, ovvero una modalità di scambio immediato, ma assomiglia alle care e vecchie lettere, anche a quelle formali. Ar. : Insomma può essere una lettera del tipo “caro collega…” oppure “caro amico” oppure “egregio presidente…” An. : “In piena facoltà, egregio presidente le scrivo la presente che sperò leggerà…” Ar. : Eh bravo il nostro consulente, niente meno che Fossati. Il disertore di Boris Vian… An. : Scusa, mi è venuto spontaneo. La posta elettronica, dicevo, è eclettica come la posta tradizionale, quella cartacea. Si può utilizzare per scambiarsi documenti accompagnati da commenti e interpretazioni, oppure per sottoporre richieste di informazioni. Facciamo un . esempio: tramite la posta elettronica puoi mandare una richiesta per un preventivo ad un potenziale fornitore, oppure puoi inviare un proposta di collaborazione ad un cliente. In questo senso la posta elettronica è un potente alleato del lavoro a distanza. Ar : A patto di non essere completamente assorbiti e diventare dei grafomani. Hai presente quelli che ti mandano e-mail a raffica? Senza considerare i messaggi di posta che ti arrivano con offerte, proposte e altra spazzatura per non dire di peggio. An. : È del tutto analogo alle nostre cassette delle lettere, piene di pubblicità, ma anche di bollette, qualche lettera e cartoline di amici. Ar. : Cartoline? Ma sono un fossile del paleolitico! Mio padre è disperato: colleziona francobolli e ormai non riesce a trovarne più di usati. An. : Ammetto che è raro. Comunque l’analogia è concreta. È esperienza comune che basta non aprire la posta elettronica per qualche giorno per trovarla piena di messaggi. Anche la posta elettronica deve essere usata correttamente. Conosco due modi per razionalizzare l’uso della posta. Il primo è dedicare uno spazio ad inizio giornata per visionare la posta elettronica e classificare, secondo la logica del cosiddetto metodo Eisenhower, i messaggi contenuti. Ar. : Ah il metodo Eisenhower, episodio undici della serie. Le attività possono essere classificate secondo due criteri: molto o poco urgenti; molto o poco importanti. An. : Esatto, anche la posta può essere classificata così. A parte la posta spazzatura, quella commerciale, lo spam come si dice, i messaggi possono essere classificati e riordinati in quel modo. Ci sono messaggi molto urgenti e importanti, ci sono quelli urgenti e poco importanti, e via dicendo. All’inizio della giornata si può “sbrigare la corrispondenza” e decidere come collocare le necessità che i messaggi ci chiedono. Sconsiglio vivamente l’uso compulsivo della posta elettronica, quella abitudine ad avere un occhio sempre sulla posta, sui messaggi in arrivo. Sconsiglio la frenesia della risposta immediata; è come trasformare la posta elettronica in una chat, come essere su skype o messenger. Assorbe molto tempo e distoglie la concentrazione, un po’ come rispondere continuamente alle emergenze. Ar. : La posta elettronica può essere di aiuto per lavorare a distanza a patto di non essere costantemente collegati a meno che non sia veramente indispensabile. Corretto? An. : Stai diventando sempre più esperta e competente nel time management Arianna! Si è proprio così. Naturalmente le situazioni possono essere molto diverse, le modalità di lavoro, i periodi dell’anno e così via. Il messaggio che possiamo dare ai nostri ascoltatori è proprio quello che hai sottolineato: per quanto possibile dobbiamo essere in grado di dominare il tempo e usare gli strumenti più che lasciarci guidare da loro. Ar. : Dicevi che conosci due modi. Qual è il secondo? An. : Usare la posta elettronica off-line, quando non si è connessi ad internet. Ad esempio a fine giornata o prima di cominciare a lavorare. Si possono preparare i messaggi che si vuole inviare, le istruzioni da dare ai collaboratori, la programmazione del lavoro, i documenti da visionare. In pratica è un modo per pianificare il proprio lavoro coordinandosi con le persone con cui si . collabora. Un modo ragionato a cui dedichiamo tutto lo spazio e l’attenzione possibile ma che non si sovrappone ad altre attività che facciamo durante la giornata. Ed è una modalità che permette anche agli altri di organizzarsi in modo simile. Ar. : Mi pare convincente. Non abbiamo parlato di altri strumenti come il cellulare, o il nuovo giocattolo tanto in voga, l’ iPad. An : Non sono un esperto, ma per ciò che ci riguarda sono strumenti che in parte riproducono, funzioni che abbiamo presentato. L’iPad è un cosiddetto tablet pc particolarmente adatto alla fruizione di prodotti multimediali e, seppure più limitatamente, alla loro produzione. È un dispositivo a metà strada tra un telefono cellulare evoluto, uno smartphone come l’IPhone, e un computer portatile. Può essere utile ai nostri fini, nella gestione delle attese. È più leggero di un portatile e più grande di un IPhone: è molto adatto in tutti quei casi in cui abbiamo del tempo potenzialmente perso da gestire. Puoi immaginare i manager che si muovono di aeroporto in aeroporto e in genere chi viaggia molto. Sul tablet si possono portare i documenti da leggere nei momenti di attesa, la corrispondenza da sbrigare. Insomma uno strumento per la consultazione e, in questo senso, un utile alleato. Ar. : O magari uno strumento per ascoltare un pod-cast come questo. An. : Certamente; è uno strumento utilissimo per l’autoformazione attraverso prodotti multimediali o crossmediali. Ar. : Crossmediali? No è troppo per me oggi…