Regolamento acquisti

REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DI LAVORI, FORNITURE, SERVIZI E SPESE IN ECONOMIA E DEI RELATIVI CONTRATTI PARMA, 04/06/2014 Versione 4 Approvazione: Determina Amministratore Unico 2014‐19 Protocollo IT.CITY 2014/193 Pagina 1 di 10 Sommario Art. 1. Ambito di Applicazione e Principi Generali ........................................................................ 3 Art. 2. Limiti d’importo e divieto di frazionamento ...................................................................... 3 Art. 3. Concorrenzialità – Albo delle Imprese e delle Ditte di fiducia della Società ..................... 3 Art. 4. Acquisizione in Economia .................................................................................................. 4 Art. 5. Programmazione e Previsione ........................................................................................... 5 Art. 6. Procedura di Acquisizione per contratti pari o superiori a €40.000 .................................. 5 Art. 7. Procedura di Acquisizione per contratti inferiori a € 40.000,00. ....................................... 6 Art. 8. Modalità di scelta del Contraente ..................................................................................... 7 Art. 9. Acquisizioni di beni e servizi “on line” ............................................................................... 7 Art. 10. Cassa Economale......................................................................................................... 7 Art. 11. Determina di assegnazione di anticipazione per spese del fondo Cassa Economale ......................................................................................................................... 7 Art. 12. Divieto di superamento dell’importo assegnato ......................................................... 7 Art. 13. Organizzazione della cassa aziendale e connesse responsabilità................................ 8 Art. 14. Limite del deposito contante ...................................................................................... 8 Art. 15. Modalità di spesa ........................................................................................................ 8 Art. 16. Strumenti e registrazioni contabili .............................................................................. 8 Art. 17. Responsabile del Procedimento.................................................................................. 8 Art. 18. Forma dei Contratti ..................................................................................................... 9 Art. 19. Garanzie ...................................................................................................................... 9 Art. 20. Adempimenti per l’esecuzione di Contratti e Ordini di fornitura................................ 9 Art. 21. Tracciabilità ............................................................................................................... 10 Art. 22. Verifica Adempimenti e Obbligazioni ........................................................................ 10 Art. 23. Pagamenti ................................................................................................................. 10 Art. 24. Rinvio ........................................................................................................................ 10 Art. 25. Entrata in Vigore ....................................................................................................... 10 Pagina 2 di 10 Art. 1. Ambito di Applicazione e Principi Generali 1. Il presente regolamento disciplina le modalità, i limiti e le procedure di acquisizione in economia per beni, servizi e lavori, la stipula dei relativi contratti e il funzionamento degli uffici e della normale attività della Società, contemperando i principi di trasparenza e concorrenzialità dell’azione amministrativa con quelli di semplificazione e snellimento delle procedure. 2. Per tutto quanto concerne l’acquisizione di beni o servizi o lavori in economia, la presente disciplina integra le norme particolari prescritte dal D.Lgs. 12 aprile 2006 n. 163 e del DPR n. 207 del 5/10/2010 che restano ferme ed impregiudicate. 3. Il Responsabile del procedimento, valuterà l’applicabilità delle modalità di acquisto disciplinate dal presente regolamento alle singole fattispecie garantendo il rispetto dei principi di concorrenzialità ed economicità. 4. La scelta del contraente, in applicazione delle norme del presente regolamento, per assicurare il principio di concorrenzialità, deve avvenire utilizzando l’Albo delle imprese e delle ditte di fiducia della Società, come previsto dal seguente art. 3. Art. 2. Limiti d’importo e divieto di frazionamento 1. L’acquisizione in economia è consentita, in via generale, per i lavori, forniture e servizi entro i limiti di cui all’art. 125 del D. Lgs. 163/2006. Gli importi monetari di volta in volta determinati sono sempre da intendersi al netto degli oneri fiscali. 2. Nessun intervento di importo superiore ai limiti previsti dall’art. 125 del D.Lgs. 12 aprile 2006 n. 163 e che possa considerarsi unitario, potrà essere frazionato artificiosamente al fine di ricondurne l'esecuzione alle regole ed ai limiti di valore del presente Regolamento o di sottrarsi al ricorso a procedure di evidenza pubblica secondo le modalità definite dal Codice degli appalti. Non sono considerati frazionamenti artificiosi le suddivisioni di interventi già individuati dal Budget Annuale per ciascun Settore Aziendale, nonché quelle che derivino da oggettivi motivi tecnici risultanti da apposita relazione del Responsabile del procedimento. 3. L’adozione degli atti per l’impegno di spese in economia viene disposta nell’ambito degli obiettivi e del budget assegnato al Responsabile del servizio interessato, ed è sottoposta all’approvazione dell’Amministratore Unico, nel rispetto dei limiti definiti nel presente regolamento. Art. 3. Concorrenzialità – Albo delle Imprese e delle Ditte di fiducia della Società 1. In applicazione alle norme del presente regolamento, per assicurare il principio di concorrenzialità nella ricerca del contraente per forniture di beni e servizi, è istituito l’Albo delle imprese e delle ditte di fiducia denominato "Albo dei fornitori". Nell’albo sono contenuti i nominativi o denominazioni legali delle imprese e ditte di fiducia della Società, e da esso si dovranno attingere i nominativi dei potenziali contraenti da invitare alle procedure per gli affidamenti disposti a norma del presente regolamento. 2. L’Albo fornitori, per tutte le forniture e prestazioni che interessano la Società, sarà costituito da un elenco generale delle varie categorie correlate alle necessità dell’azienda. 3. In sede di prima formazione dell’Albo, e successivamente di norma annualmente, verrà emanato un apposito avviso nel quale saranno precisati i requisiti e la documentazione che ditte ed imprese interessate dovranno allegare con la richiesta di iscrizione all’Albo e precisamente: a. domanda sottoscritta dal titolare o dal legale rappresentante; b. Scheda di iscrizione debitamente compilata in ogni sua parte per la categoria, ovvero le categorie merceologiche o di attività, per la quale si chiede l’iscrizione; c. dichiarazione sostitutiva, ai sensi di quanto previsto dagli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000. 4. Maggiori dettagli su norme e i moduli di riferimento per la compilazione delle domande e schede di iscrizione sono dettagliate nel Disciplinare dell’Albo Fornitori. 5. Qualsiasi provvedimento di inserimento, variazione o cancellazione dall’Albo Fornitori deve essere sottoposto all’approvazione dell’Amministratore Unico. 6. In casi del tutto eccezionali, nella scelta delle ditte da invitare i Responsabili del procedimento Pagina 3 di 10 potranno individuare la ditta in relazione alla tipologia della prestazione o fornitura e, motivando, non invitare quelle ditte che, pur se iscritte, appaiono obiettivamente inadatte al tipo di prestazione o fornitura richieste, anche se in tal modo risultasse disapplicato il criterio di rotazione. 7. Ove risulti iscritto all’Albo, per la categoria di prestazioni oggetto di gara, un numero di ditte inferiore a cinque, il responsabile del procedimento è autorizzato ad estendere l’invito ad altre ditte o imprese non iscritte all’Albo. 8. Resta ferma la facoltà di IT.CITY S.p.A. a socio unico, quando si tratti di lavori, forniture e servizi, che per il particolare oggetto o la specializzazione richiesta, non rendano possibile l’utilizzazione dell‘Albo, ovvero qualora IT. CITY S.p.A. a socio unico, sulla base delle proprie conoscenze di mercato, ritenga utile ampliare la concorrenzialità rispetto alle ditte iscritte, di invitare o interpellare anche altre ditte ritenute idonee, oltre quelle iscritte nella sezione pertinente dell’Albo. Art. 4. Acquisizione in Economia 1. L’esecuzione in economia degli interventi può avvenire per cottimo fiduciario. Il cottimo fiduciario è una procedura negoziata in cui le acquisizioni avvengono mediante affidamento a terzi. 2.
Fermo restando il limite di importo indicato al precedente art. 2, possono essere eseguiti in economia i lavori di seguito specificati: a. manutenzione o riparazione di opere od impianti quando l’esigenza è rapportata ad eventi imprevedibili e non sia possibile realizzarle con le forme e le procedure previste dagli artt. 55, 121 e 122 del D. Lgs. 163/2006; b. Manutenzione di opere, impianti, per importi non superiori a € 50.000 (prescindendo dalla condizione di imprevedibilità); c. Interventi non programmabili in materia di sicurezza; d. Lavori che non possono essere differiti dopo l’infruttuoso esperimento delle procedure di gara; e. Lavori necessari per la compilazione dei progetti; f. Completamento di opere o impianti a seguito della risoluzione del contratto o in danno dell’appaltatore inadempiente, quando vi è necessità ed urgenza di completare i lavori. 3. Il ricorso all’acquisizione in economia per forniture e servizi è consentito per le seguenti categorie, sempre nei limiti di importo di cui al precedente art. 2: a. servizi assicurativi, brokeraggio, bancari e finanziari; b. servizi di pulizia, derattizzazione, disinfestazione, e servizi analoghi; c. servizi ambientali; d. servizi di trasloco, facchinaggio e magazzinaggio; e. servizi di spedizione e consegna merci; f. servizi di trasporto persone; g. servizi di mensa e ristorazione, ivi compresi i servizi sostitutivi di mensa; h. servizi di pubblicità, pubblicazione ed editoria; i. servizi di pulizia e manutenzione autoveicoli; j. servizi di sicurezza e sorveglianza; k. servizi di elaborazione paghe e stipendi; l. servizi informatici e affini di cui all’allegato II.A, categoria 7, numero di riferimento CPC 84; compresi i servizi telematici, di videoconferenza, di gestione e manutenzione siti web istituzionali, di e‐governement, di informatizzazione degli adempimenti, aggiornamenti software; m. fornitura di materiale di cancelleria per ufficio; n. fornitura di sistemi e accessori hardware ; o. fornitura di apparecchi audio/video; p. fornitura di software e/o di licenze d’uso; q. noleggio autoveicoli e mezzi di trasporto; r. forniture per arredi e attrezzature d’ufficio. Pagina 4 di 10 s.
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servizi di ricerca e sviluppo di cui all’allegato II.A, categoria 8, numero di riferimento CPC 85; compresi rilievi statistici, indagini, studi, rilevazioni socio‐economiche, analisi di fattibilità, analisi tecniche e finanziarie; servizi di contabilità e tenuta dei libri contabili di cui all’allegato II.A, categoria 9, numero di riferimento CPC 862; compresi gli adempimenti conseguenti, la tenuta e l’aggiornamento degli inventari, dei bilanci e dei programmi finanziari, la consulenza fiscale e tributaria, con l’esclusione del servizio di revisione dei conti; servizi di consulenza gestionale e affini di cui all’allegato II.A, categoria 11, numero di riferimento CPC 865, 866; servizi di consulenza legale di cui all’allegato II.B, categoria 21, numero di riferimento CPC 861. servizi di telefonia ed affini Editoria e abbonamenti 4. Il ricorso all’acquisizione in economia per forniture e servizi è altresì consentito, ai sensi dell’art. 125, comma 10, del D. Lgs. 163/2006, nelle seguenti ipotesi: a. risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, o in danno del contraente inadempiente, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per conseguire la prestazione nel termine previsto dal contratto; b. necessità di completare le prestazioni di un contratto in corso, ivi non previste, se non sia possibile imporne l'esecuzione nell'ambito del contratto medesimo; c. prestazioni periodiche di servizi, forniture, a seguito della scadenza dei relativi contratti, nelle more dello svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente, nella misura strettamente necessaria; d. urgenza, determinata da eventi oggettivamente imprevedibili, al fine di scongiurare situazioni di pericolo per persone, animali o cose, ovvero per l'igiene e salute pubblica, ovvero per il patrimonio storico, artistico, culturale. Art. 5. Programmazione e Previsione 1. La Società individuerà nel programma annuale – e nel Bilancio di Previsione annuale – l’elenco delle acquisizioni “prevedibili” da realizzarsi in economia per i quali è possibile formulare una previsione seppur sommaria. 2. Gli stanziamenti per le acquisizioni da eseguirsi in economia siano essi di natura “prevedibile” che “non prevedibile” verranno indicati, possibilmente, nel Piano esecutivo di Gestione Interna distribuiti per Settori di Responsabilità. Art. 6. Procedura di Acquisizione per contratti pari o superiori a € 40.000 1. La scelta del contraente per l’acquisizione in economia di beni, servizi e lavori che rientrano nelle fattispecie indicate nell’art. 4 del presente Regolamento, quando il contratto da concludere è pari o superiore alla soglia complessiva di euro 40.000,00, avviene mediante gara informale con le modalità di seguito stabilite. 2. La gara da espletare, nel rispetto dei principi indicati nell’art. 2 e nell’art. 3 del presente Regolamento, viene effettuata a mezzo di lettera invito indirizzata ove possibile ad almeno cinque ditte, imprese o soggetti legittimati, di norma iscritti all’Albo dei fornitori della Società, scelti a rotazione; l’invito può essere rivolto a soggetti non iscritti all’Albo come previsto dai precedenti artt. 1 e 3 del Presente Regolamento. 3. La lettera d’invito deve fare riferimento, di norma, ad un capitolato d’oneri che rappresenta le caratteristiche e le condizioni della fornitura necessaria alla Società. 4. La lettera invito ed il capitolato d’oneri di norma devono contenere i seguenti elementi: - oggetto della prestazione o del bene e l’importo massimo previsto; -
caratteristiche tecniche dell’oggetto da acquisire con specifica indicazione dei prezzi, come base di gara da assoggettare a ribasso; il termine di scadenza della presentazione delle offerte; i requisiti di partecipazione richiesti all’operatore economico; Pagina 5 di 10 -
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garanzie richieste; modalità di acquisizione della fornitura e/o della prestazione e tempi di esecuzione; modalità di aggiudicazione con l’eventuale indicazione degli elementi oggetto di valutazione; strumenti di collaudo o di verifica della corretta esecuzione; modalità e tempi di pagamento; condizioni particolari e penalità previste in caso di inadempimento; facoltà per la Società di provvedere all’esecuzione dell’obbligazione eventualmente inadempiuta a spese del contraente, ovvero, alla risoluzione che comporta penalità per colpa dello stesso; ogni elemento utile e necessario per la migliore determinazione dell’oggetto da acquisire; elenco dei lavori e dei servizi oggetto dell’affidamento; condizione della fornitura e/o del servizio con espressa previsione dell’obbligo posto a carico dell’offerente di dichiarare di assumere a proprio carico tutti gli oneri assicurativi e previdenziali di legge, di osservare le norme vigenti in materia di sicurezza sul lavoro e di retribuzione dei lavoratori di pendenti; 5. Nelle gare informali per l’affidamento di lavori, a mezzo di cottimo fiduciario, oltre agli elementi sopra indicati, nelle lettere d’invito e capitolati, devono essere rispettate le norme prescritte dal D.P.R. 05.10.2010 n. 207. 6. Il procedimento è improntato al principio della segretezza, pertanto le offerte dovranno pervenire, a pena di esclusione, in busta chiusa e sigillata, entro il termine prescritto nell’invito. Sulla busta dell’offerta devono essere indicati i dati riguardanti la ditta e la gara per cui si concorre, volti ad evitare che il plico venga aperto come posta normale, con conseguente violazione della segretezza. 7. La scelta del contraente può avvenire attraverso il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa o di quello del prezzo più basso, in base a quanto previsto nella lettera invito. 8. Tutte le operazioni relative allo svolgimento della gara informale debbono essere documentate e devono risultare da specifico verbale, redatto a cura di una apposita commissione di gara nominata dall’Amministratore Unico, da tenere agli atti e da richiamare nel provvedimento di aggiudicazione. In esso devono essere contenuti tutti i dati rilevanti ai fini di un riscontro sull’osservanza della prescritta disciplina per la forma di contrattazione effettuata. Il verbale è sottoscritto dai componenti della commissione e dal segretario verbalizzante e tiene luogo di aggiudicazione provvisoria. Prima che intervenga l’approvazione del verbale e quindi dell’aggiudicazione definitiva, le offerte sono sottoposte alla verifica di anomalia di cui all’art. 86 e ss. del d.lgs. 12.04.2006 n.163. L’approvazione dell’aggiudicazione definitiva e l’affidamento dei lavori/forniture/servizi avvengono con provvedimento dell’Amministratore Unico. Art. 7. Procedura di Acquisizione per contratti inferiori a € 40.000,00. 1. Per importi inferiori a 40.000 Euro, la società può procedere ad affidamento diretto con scelta del contraente, di norma, tra gli operatori economici iscritti all’Albo fornitori, con provvedimento motivato, secondo quanto previsto dal comma 11, capo II, dell’art. 125 D.Lgs. 163/2006. 2. L’individuazione dei migliori prezzi correnti di mercato, viene effettuata, dal Responsabile del procedimento competente, sulla base di comparazione dei prezzi rilevati da listini, cataloghi, prezziari, preventivi ricevuti per altre gare espletate ed ancora validi, listini CCIAA, ed altri elementi di mercato documentati. 3. La lettera d’invito deve fare riferimento, di norma, ad un capitolato d’oneri che, per le acquisizioni di minore rilevanza economica, può essere integrato nella lettera d’invito. 4. Per le acquisizioni di cui al presente articolo, il Responsabile del procedimento effettua la valutazione di congruità sulla base delle ricerche di mercato effettuate, salvaguardando gli elementi di economicità, qualità dei prodotti offerti e nel rispetto del capitolato, nonché sull’affidabilità della Ditta ad eseguire la somministrazione richiesta, e redige apposito verbale. 5. Nel provvedimento di assegnazione, l’Amministratore Unico, esplicita tutti i presupposti di fatto e di diritto prescritti dal presente regolamento e dal Codice degli Appalti. Pagina 6 di 10 Art. 8. Modalità di scelta del Contraente 1. Nelle ipotesi di cui all’art. 6 del presente Regolamento, risulterà aggiudicataria l’impresa che abbia proposto l’offerta più conveniente. 2. Ove oggetto di acquisizione siano lavori, forniture o servizi per i quali si configura la scelta tra più soluzioni e tipologie, risulterà aggiudicataria l’impresa che abbia presentato l’offerta economicamente più vantaggiosa, sulla base di una valutazione che comprenda, oltre al prezzo, gli altri elementi che a tal fine siano stati espressamente indicati nei documenti di invito. 3. In tutti gli altri casi, risulta vincitrice la ditta che ha presentato il maggior ribasso. 4. È possibile non procedere all'aggiudicazione qualora nessuna delle offerte presentate risulti conveniente o non idonea in relazione all'oggetto di fornitura. Art. 9. Acquisizioni di beni e servizi “on line” 1. In base a quanto previsto dalla legislazione nazionale, è facoltà della Società di provvedere all’acquisto di beni e servizi tramite l’utilizzo di internet, (e‐commerce); il ricorso a tale forma d’acquisto deve comunque garantire l’affermazione dei principi di economicità e pluralità ad eccezione di beni e servizi in regime di monopolio o soggetti a esclusività per brevetti o proprietà intellettuale. 2. Il Responsabile del procedimento nel rispetto dei limiti di importo, e delle tipologie di gara, indicati nel presente regolamento provvederà a ricerche di mercato tramite i circuiti informatici, valutando il costo dell’intervento offerto, le condizioni e i tempi di consegna, nonché la presunta qualità del materiale. 3. Gli acquisti “on line” effettuati tramite Consip, e/o Intercenter Agenzia Regionale per l’acquisto di beni e servizi, quali centrali uniche per gli acquisti della pubblica amministrazione soddisfano di per sé, e senza necessità di ulteriori atti o attività istruttoria, i requisiti sopra descritti. Art. 10. Cassa Economale 1. L’Ufficio Amministrazione assolve alle funzioni relative alla gestione della Cassa Economale destinata a fronteggiare acquisti e spese descritte di seguito, salvo il caso in cui tali spese originino da contratti d’appalto: - imposte, tasse ed altri diritti erariali; - le anticipazioni ai dipendenti inviati in missione limitatamente alle spese di viaggio; - le spese postali e telegrafiche, ritiro pacchi contrassegno, svincoli ferroviari e da auto corrieri; - spese per valori bollati, di registro, contrattuali, notificazione ed affini; - spese per abbonamenti a giornali, riviste e pubblicazioni periodiche; - biglietti per mezzi di trasporto; - l’acquisto di materiale per piccoli lavori di manutenzione; - spese per partecipazioni a convegni, corsi di aggiornamento e formazione; - altre spese, non indicate nei precedenti punti, sostenute per forniture e servizi di modesta entità ed altre spese minute d’ufficio che per le modalità proprie di effettuazione rendono necessaria l’utilizzazione della Cassa Economale. 2. Tali acquisti e spese potranno essere pagate con qualsiasi mezzo di pagamento, compreso il contante, nel limite di Euro 2.500,00 mensile e nel rigoroso rispetto dalle norme antiriciclaggio previsti per legge. Art. 11. Determina di assegnazione di anticipazione per spese del fondo Cassa Economale Con specifica determinazione l’Amministratore Unico assegna al Responsabile dell’Ufficio Amministrazione apposita anticipazione in denaro contante o altri titoli a pronto realizzo, da utilizzarsi per il pagamento delle spese di cui trattasi. Art. 12. Divieto di superamento dell’importo assegnato L’ammontare dei pagamenti per ciascuna assegnazione di fondi non deve superare l’importo della medesima. Ove questa sia esaurita si dovrà provvedere con una nuova assegnazione. Pagina 7 di 10 Art. 13. Organizzazione della cassa aziendale e connesse responsabilità 1. Alla Cassa Economale sono preposti il Responsabile dell’Ufficio Amministrazione ed un cassiere individuato dallo stesso Responsabile. 2. Il Responsabile dell’Ufficio Amministrazione è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione sino a che non ne abbia ottenuto il discarico. Egli è altresì responsabile di tutti i valori consegnati alla Cassa Economale, salvo i casi di forza maggiore. In caso di assenza o impedimento lo sostituisce il cassiere da egli individuato, con tutti gli obblighi e le responsabilità inerenti. 3. Il Responsabile ed il cassiere rispondono di tutte le operazioni di loro competenza nell’ambito delle attribuzioni e delle mansioni espletate, in particolare delle operazioni relative al maneggio dei valori, per il cui espletamento riceveranno un’indennità ai sensi di quanto previsto dalle norme Vigenti. 4. L’Ufficio Amministrazione, alle chiusure contabili periodiche, provvede a presentare la rendicontazione delle spese effettuate durante il periodo. Art. 14. Limite del deposito contante Il Responsabile dell’Ufficio Amministrazione non può custodire nella Cassa Economale denaro contante o titoli a pronto realizzo per un importo superiore ad Euro 250,00. Art. 15. Modalità di spesa 1. I pagamenti delle spese di cui trattasi con Cassa Economale dovranno sottostare alle seguenti modalità: a. il Responsabile dell’Ufficio Amministrazione ed il cassiere individuato dallo stesso Responsabile possono provvedere al pagamento delle spese tramite Cassa Economale b. solamente dietro presentazione di Buono d’acquisto nel quale sono riportati: - Descrizione dei beni - numero d’ordine - Unità di misura - data - commessa - Quantità - Ditta Fornitrice - Prezzo Unitario - Luogo di destinazione - Totale spesa Trattandosi di spese, non originate da contratto d’appalto, per le quali non si applicano gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all’art. 3 della l.136/2010 non deve essere indicato numero di CIG e di CUP e riferimento a offerta di gara. Il Buono d’acquisto dovrà essere firmato del Responsabile Aziendale richiedente, al quale sia stata previamente assegnata la responsabilità gestionale del Plafond di cui fa parte la spesa di cui trattasi, e vistato dall’Amministratore Unico. c. il Responsabile dell’Ufficio Amministrazione ed il cassiere da egli individuato, verificata la sussistenza dei documenti giustificativi della spesa richiesta, potrà effettuare i pagamenti. 2. In caso di richieste di anticipazioni, il richiedente è obbligato a fornire al Responsabile dell’Ufficio Amministrazione entro il successivo giorno lavorativo all’acquisto (e comunque entro tre giorni lavorativi dall’anticipazione) i documenti relativi alle spese sostenute, secondo le modalità sopra indicate. Il Responsabile dell’Ufficio Amministrazione verifica che i documenti di spesa siano conformi alle somme anticipate. Art. 16. Strumenti e registrazioni contabili Gli strumenti contabili in dotazione per l’erogazione di spese correlate alla Cassa Economale sono i seguenti: a. Buono d’acquisto nelle modalità di cui al punto a) dell’art. 17 precedente; b. Libro giornale dell’applicativo di CO.GE. con registrazione dei movimenti di entrata ed uscita Art. 17. Responsabile del Procedimento 1. I responsabili del procedimento, ai sensi e per gli effetti dell’articolo 10 della legge Lgs. 163/2006 e s.m.i. sono individuati e nominati dall’Amministratore unico. Pagina 8 di 10 2. Il responsabile del procedimento svolge i propri compiti con il supporto dei dipendenti della Società; nel caso all’interno della Società non siano disponibili collaboratori o professionalità idonee, il responsabile del procedimento propone all’Amministratore unico l'affidamento delle attività di supporto secondo le procedure e con le modalità previste dal codice. 3. Il responsabile del procedimento che violi gli obblighi posti a suo carico dal codice e dal presente regolamento o che non svolga i compiti assegnati con la dovuta diligenza è tenuto a risarcire i danni derivati alla amministrazione aggiudicatrice in conseguenza del suo comportamento, ferme restando le responsabilità disciplinari previste dall'ordinamento di appartenenza. 4. Ove il Responsabile del procedimento non sia espressamente individuato, tale funzione verrà considerata in capo al soggetto che ha promosso la richiesta di autorizzazione di spesa o che, organicamente, è tenuto a verificare la regolarità dell'esecuzione del contratto secondo le previsioni contenute nel presente regolamento. Art. 18. Forma dei Contratti 1. I contratti possono essere stipulati : - mediante atto pubblico, redatto da un Notaio; - mediante scrittura privata, intendendosi come tale anche l’accordo intervenuto, a norma dell’art. 17 R.D. 18 novembre 1923, n. 2440; - lettera commerciale. 2. Ad avvenuta individuazione del contraente, rispettati i termini di stand still previsti dall’art. 11 del d.lgs. 12.04.2006 n. 163, il Responsabile del Procedimento provvede a formalizzare l'acquisizione dei beni, servizi o lavori necessari, con lettera o scrittura privata nella quale devono essere riportate le indicazioni: - quantità e prezzo dei beni e servizi; - qualità, modalità e tempi di esecuzione; - estremi contabili (commessa, affidamento,….); - forma di pagamento; - penali per la ritardata o incompleta esecuzione; - richiamo all'obbligo del fornitore di uniformarsi alle vigenti norme di legge e regolamenti; - richiamo agli obblighi previsti in materia di tracciabilità ; - Indicazione del referente ed eventuali altre indicazioni utili o opportune al fornitore. 3. La lettera commerciale costituisce anche atto per la formalizzazione del rapporto contrattuale alternativo alla scrittura privata semplice ed è sottoscritta dall’Amministratore Unico della Società. 4. Il fornitore, prestatore o esecutore deve sottoscrivere per accettazione la lettera commerciale ricevuta, formalizzando in tal modo la propria volontà, anche contrattuale. Art. 19. Garanzie 1. In relazione alle acquisizioni di beni, servizi e lavori con procedure in economia, sono attivate dalla Società tutte le garanzie procedurali ed economiche previste dalla normativa vigente, con particolare riferimento all'applicazione di quanto previsto dall'art. 113 del D. Lgs. n. 163/2006. 2. La garanzia provvisoria di cui all’art. 75 del D. Lgs. n. 163/2006 e la garanzia definitiva prevista dall'art. 113 del D. Lgs. n. 163/2006 possono non essere richieste per le forniture di beni o le prestazioni di servizi di non particolare complessità e di limitato valore. Art. 20. Adempimenti per l’esecuzione di Contratti e Ordini di fornitura. Le ordinazioni facenti capo ad un contratto avvengono secondo la seguente procedura: - L’ordinazione della spesa deve avvenire tramite buoni d’ordine numerati cronologicamente e contenenti: nome della ditta, bene o prestazione, quantità, corrispettivo, codici di tracciabilità, firma dell’Amministratore Unico. I buoni d’ordine in copia dovranno essere conservati per essere comparati con le fatture alle spese ordinate. - Per la liquidazione della spesa ordinata, le fatture devono essere obbligatoriamente corredate dal buono d’ordine emesso. Le fatture devono contenere i codici di tracciabilità ove previsti e Pagina 9 di 10 -
una dettagliata, ed analitica specificazione delle singole forniture e prestazioni e corrispondenti prezzi, in base al contratto concluso. Le fatture incomplete o prive di ordine, se dovute, saranno rigettate al fornitore per una nuova emissione in forma corretta. Accertata la formale e sostanziale corrispondenza delle fatture con le ordinazioni e con le condizioni contrattuali, il responsabile degli acquisti, appone un visto di conformità ai fini della liquidazione. Le fatture, corredate con i documenti sopra elencati, e vistate dal Responsabile degli acquisti, sono registrate in contabilità e archiviate. L’autorizzazione al pagamento compete esclusivamente all’Amministratore Unico. Art. 21. Tracciabilità 1. Come previsto nell’articolo 3 della legge 13 agosto 2010, n. 136 e modificato dalla legge n. 217/2010 di conversione del decreto legge n. 187/2010 indipendentemente dalle procedure adottate e dal contratto affidato è fatto obbligo di acquisire il codice CIG, comunicarlo al fornitore già in fase di preventivazione e adempiere a tutte le procedure ad esso collegate. 2. Tutte le operazioni finanziarie relative all’appalto dovranno essere regolate con strumenti di incasso o di pagamento idonei a consentirne la piena tracciabilità secondo quanto disposto dalla legge 13 agosto 2010, n. 136 in materia di conto corrente dedicato inoltre sui documenti fiscali è d’obbligo che sia riportato il codice CIG assegnato. 3. Il fornitore dovrà essere vincolato in base al comma 7 dell'art. 3 della Legge 136/2010 alla dichiarazione degli estremi identificativi del conto corrente bancario o postale che utilizzerà per le operazioni finanziarie relative alla fornitura, entro sette giorni dalla sua accensione o dalla sua destinazione. Nello stesso termine comunicherà le generalità ed il codice fiscale delle persone delegate ad operare sul conto stesso. Provvederà a comunicare ogni modifica relativa ai dati trasmessi. Art. 22. Verifica Adempimenti e Obbligazioni 1. Le forniture di beni, servizi e lavori in economia devono essere sottoposti, prima della liquidazione della spesa, ad attestazione di regolare esecuzione. 2. La verifica deve avvenire entro venti giorni dall’avvenuta acquisizione. 3. AI fine di ottimizzare le fasi di verifica, l’Amministratore Unico può affidare, nel rispetto della normativa vigente e del presente regolamento, specifico incarico a qualificati soggetti esterni. 4. L’attestazione deve essere resa con apposito certificato per gli importi di spesa superiore ad euro 5.000,00, per gli importi inferiori può essere formalizzata attraverso un visto su Bolle di consegna o rapportini di intervento o altro documento attestante il buon esito di fornitura e/o servizio. Art. 23. Pagamenti Il Responsabile del procedimento che ha concluso il contratto, una volta verificato le condizioni di regolare adempimento delle obbligazioni del contraente e le altre situazioni previste dalla normativa vigente, propone il pagamento, nel termine massimo consentito dalle vigenti disposizioni, trasmettendo tutta la documentazione all’Amministratore Unico per l’approvazione. Art. 24. Rinvio 1. Le norme del presente regolamento costituiscono disciplina speciale dell’esecuzione dei lavori, forniture e servizi in economia 2. Per quanto non disposto nel presente Regolamento trovano applicazione, in quanto applicabili, la normativa vigente in materia e i regolamenti del Comune di Parma. Art. 25. Entrata in Vigore Il presente regolamento sostituisce il precedente ed entra in vigore ad esecutività dal 04/06/2014. Con l’entrata in vigore del presente Regolamento sono abrogate le norme regolamentari interne non specificatamente individuate che contrastino con gli indirizzi e con quanto disciplinato nel presente Regolamento. Pagina 10 di 10