Appunti Corso ECDL modulo 4 - 2013_2014

Il Modulo Spreadsheets richiede che il candidato comprenda il concetto di foglio
elettronico e dimostri di sapere usare il programma di foglio elettronico per produrre dei
risultati accurati.
Il candidato deve essere in grado di:
• Lavorare con i fogli elettronici e salvarli in diversi formati.
• Scegliere le funzionalità disponibili per migliorare la produttività, quale la Guida in
linea.
• Inserire dati nelle celle e applicare modalità appropriate per creare elenchi.
• Selezionare, riordinare, copiare, spostare ed eliminare i dati.
• Modificare righe e colonne in un foglio di lavoro. Copiare, spostare, eliminare e
cambiare nome ai fogli di lavoro in modo appropriato.
• Creare formule matematiche e logiche utilizzando funzioni standard del programma.
• Applicare modalità appropriate per la creazione delle formule ed essere in grado di
riconoscere i codici di errore nelle formule.
• Formattare numeri e contenuto testuale in un foglio elettronico.
• Scegliere, creare e formattare grafici per trasmettere informazioni in modo
significativo.
• Modificare le impostazioni di pagina di un foglio elettronico e controllare e correggere
errori nel contenuto prima della stampa finale.
SEZIONE TEMA RIF. Argomento
1 Utilizzo dell’applicazione
1.1 Lavorare con il foglio elettronico
1.1.1 Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli
elettronici.
Start, programmi, Microsoft Office, Microsoft Excel (1click sx). In altri casi (icona sul
desktop) 1 o 2 click sx.
Si chiude il programma con X rossa oppure con File Esci.
1.1.2 Creare un nuovo foglio elettronico basato sul modello predefinito.
File, Nuovo, (CTRL+N), cartella di lavoro vuota.
Oppure Icona File nuovo (foglio bianco).
(oppure dal desktop tasto destro, Nuovo, file di Excel)
Il foglio di lavoro può essere definito a proprio piacimento:
scacchiera, tabella, foglio di lavoro, battaglia navale, foglio di calcolo, foglio Excel, ….
Questa “tabella” è suddivisa in righe che sono identificate da numeri da 1 a 65536 (216) e
in colonne che sono identificate da lettere da A a IV (da 1 a 256 che è 28).
Quindi n° celle = 65536*256=16777216 (da 1 a 216+8=224) che sono tante (ma non sempre
sono sufficienti)
1.1.3 Salvare un foglio elettronico all’interno di un’unità disco. Salvare un foglio
elettronico
con un altro nome all’interno di un’unità disco.
File, Salva con Nome (la prima volta File, Salva, corrisponde comunque a File, Salva con
nome), inserisco dove salvarlo, inserisco il nome del file, inserisco il tipo di file e alla
fine Salva.
Se voglio risalvarlo con una altro nome ripeto i comandi File, Salva con nome.
1.1.4 Salvare un foglio elettronico in un altro formato quale: modello, file di testo,
formato specifico del tipo di software, numero di versione.
File, Salva con nome, Tipo di file Modelli, nome …
File, Salva con nome, Tipo di file
File, Salva con nome, Foglio di lavoro di Excel (.xls per 2003 e .xlsx per 2007), nome …
File, Salva con nome, scelgo tra Excel 2007, 2003, 5, 4, 3, ….
1.1.5 Spostarsi tra fogli elettronici aperti.
Seleziono dalla Barra delle applicazioni (sul desktop in basso) oppure con il comando
Finestra.
1.2 Migliorare la produttività
1.2.1 Impostare le opzioni di base del programma: nome dell’utente, cartelle predefinite
per aprire o salvare fogli elettronici.
Comandi Strumenti, Opzioni, Generale, Nome utente e Posizione file predefinito.
1.2.2 Usare la funzione di Guida in linea (help) del programma.
Punto interrogativo nella barra dei menu + Guida, tasto funzione F1, Punto interrogativo
azzurro nella barra degli strumenti.
1.2.3 Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom.
Visualizza, Zoom
Icona Zoom
CTRL + rotella del mouse
1.2.4 Mostrare, nascondere le barre degli strumenti.
Minimizzare, ripristinare la barra multifunzione (ove disponibile, nel 2007 con il pulsante
^).
Visualizza, barre degli strumenti
Tasto dx in alto a destra nella zona “grigia” di Excel
SEZIONE TEMA RIF. Argomento
2 Celle
2.1 Inserire,selezionare
2.1.1 Comprendere che una cella di un foglio di lavoro dovrebbe contenere un solo dato
(ad esempio, il nome dovrebbe essere in una cella, mentre il cognome dovrebbe essere
nella cella adiacente).
Esempio della data che si può in vari modi, prevale il modo che risulta più conveniente
per gli utilizzi successivi (ad esempio ricerca).
2.1.2 Individuare buoni esempi nella creazione di elenchi: evitare righe e colonne vuote
nel corpo principale dell’elenco, inserire una riga vuota prima della riga dei totali,
assicurarsi che tutte le celle intorno all’elenco siano vuote.
2.1.3 Inserire un numero, una data o del testo in una cella.
Io voglio definire “io” il tipo di dato che inserisco in una cella di Excel
(in termini
operativi) Io ----DEVO--definire il tipo di dato che inserisco in una cella di Excel
PRIMA DI INSERIRE IL DATO (oppure dovrò farlo subito dopo aver inserito il dato)
Se io scrivo dei numeri all’interno delle celle di Excel i numeri possono assumere diversi
significati
Formato Celle Numero (scelgo la categoria)
2.1.4 Selezionare una cella, un insieme di celle adiacenti, un insieme di celle non
adiacenti, un intero foglio di lavoro.
All’apertura di un nuovo file è selezionata le cella A1
In Word c’era il cursore lampeggiante e si potevano selezionare caratteri, parole, righe,
frasi, …
In Excel non c’è il cursore lampeggiante
Posso selezionare con le freccette, con il mouse click sx, con mouse trascinando, con
SHIFT + freccette, click sx poi SHIFT click sx.
Per le celle non adiacenti uso tasto CTRL
2.2 Modificare, ordinare
2.2.1 Modificare il contenuto di una cella, sostituire i dati esistenti.
Scrivo un po’ di valori nelle celle con significati diversi
Seleziono la cella da modificare, scrivo nuovo valore
2.2.2 Usare i comandi “Annulla” e “Ripristina”
Modifica Annulla e se ho annullato Modifica Rispristina
Freccetta azzurra antioraria e oraria
CTRL+Z o CTR+Y
2.2.3 Usare il comando di ricerca per trovare dati specifici in un foglio di lavoro.
Modifica Trova
2.2.4 Usare il comando di sostituzione per trovare dati specifici in un foglio di lavoro.
Modifica Sostituisci
2.2.5 Ordinare un insieme di celle applicando un solo criterio in ordine numerico
crescente o decrescente, e in ordine alfabetico crescente o decrescente.
Devo ricordarmi di selezionare le celle con i dati inseriti
Uso i tasti AZ e ZA per gli ordinamenti
2.3 Copiare, spostare, cancellare
2.3.1 Copiare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all’interno di un foglio di
lavoro, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti.
Seleziono le celle da copiare, Copio (tasto dx – Copia, Modifica Copia, CTRL+C)
Mi sposto (nello stesso foglio,in un altro foglio, in un altro file), Incollo
2.3.2 Usare lo strumento di riempimento automatico per copiare o incrementare dati.
Si usa il quadratino che trasforma il mouse da croce bianca a + e si usa trascinando il
quadratino
2.3.3 Spostare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all’interno di un foglio di
lavoro, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti.
Seleziono le celle da spostare, Taglio (tasto dx – Taglia, Modifica Taglia, CTRL+X)
Mi sposto (nello stesso foglio,in un altro foglio, in un altro file), Incollo
Posso trascinare la selezione quando sul bordo della selezione la croce bianca del mouse
si trasforma in 4 freccette
2.3.4 Cancellare il contenuto di una cella.
Seleziono, poi Canc oppure spazio oppure Modifica Elimina
3 Gestione di fogli di lavoro
3.1 Righe e colonne
3.1.1 Selezionare una riga, un insieme di righe adiacenti, un insieme di righe non
adiacenti.
Seleziono tutte le celle della riga o meglio click sx sul numero della riga
Più righe trascino la selezione
Righe non adiacenti uso CTRL
3.1.2 Selezionare una colonna, un insieme di colonne adiacenti, un insieme di colonne
non adiacenti.
Seleziono tutte le celle della colonna o meglio click sx sulla lettera della colonna
Più colonne trascino la selezione
Colonne non adiacenti uso CTRL
3.1.3 Inserire, eliminare righe e colonne.
Seleziono riga o colonna e poi Modifica Inserisci
Se ho selezionato solo una cella devo specificare se voglio inserire una cella, una riga o
una colonna
3.1.4 Modificare la larghezza delle colonne, l’altezza delle righe portandole ad un valore
specificato, alla larghezza e all’altezza ottimali.
Seleziono colonna, mi posiziono tra la colonna e la successiva e quando croce bianca
diventa barra con 2 frecce laterali trascino, Formato colonna larghezza (scrivo il numero
voluto), Formato, colonna, adatta per una larghezza ottimale
Posso selezionare più colonne ed effettuare con un unico doppio click l’Adatta di tutte le
colonne contemporaneamente
3.1.5 Bloccare, sbloccare titoli di righe e/o colonne.
Selezionare le righe e colonne che voglio tenere, lasciare a sinistra e sopra la cella
selezionata, Finestra – Blocca riquadri
3.2 Fogli di lavoro
3.2.1 Spostarsi tra diversi fogli di lavoro.
Click sx in basso a sx sul nome dei diversi fogli di lavoro
3.2.2 Inserire un nuovo foglio di lavoro, eliminare un foglio di lavoro.
Inserisci – Foglio di lavoro
In basso a sx, su un foglio già esistente click dx Inserisci (Elimina)
Modifica - Elimina foglio
3.2.3 Individuare buoni esempi nell’attribuzione di nomi ai fogli di lavoro: usare nomi
significativi invece di accettare il nome predefinito.
In una cartella di Excel (File) può essere conveniente avere più fogli di lavoro (ad
esempio File lo chiamo Scuola 2014 e i fogli di lavoro li chiamo Materia Lettere-StoriaMatematica)
Usare una descrizione che “mi piace”
3.2.4 Copiare, spostare, rinominare un foglio di lavoro all’interno di un foglio elettronico.
Per spostare posso trascinare il nome in basso a sx e posizionarlo a piacere – oppure tasto
dx Sposta
Per rinominare tasto dx - Rinomina poi scrivo nuovo nome
Per copiare tasto dx – Sposta o Copia
4 Formule e funzioni
4.1 Formule aritmetiche
4.1.1 Individuare buoni esempi di creazione di formule: usare i riferimenti di cella invece
di inserire dei numeri nelle formule.
Scrivo i numeri della formula prendendo “il contenuto” della cella utilizzando le regole di
scacchi-battaglia navale-excel
4.1.2 Creare formule usando i riferimenti di cella e gli operatori aritmetici (addizione,
sottrazione, moltiplicazione, divisione).
Gli operatori sono +, -, *, /
Non esistono parentesi quadre o graffe (nelle formule)
4.1.3 Riconoscere e capire i valori di errore più comuni associati all’uso delle formule:
#NOME?, #DIV/0!, #RIF!.
#NOME? Quando la formula è sbagliata (riferimento a una cella inesistente)
#VALORE quando si fa riferimento ad una cella con testo e non con numeri
#DIV/0!, se ho diviso un numero per Zero e “vorrei” il risultato “infinito” (n/0 = ∞)
## se la cella non è abbastanza larga
#RIF! se la cella a cui si faceva riferimento è stata eliminata
#N/D se la cella fa riferimento ad un dato non disponibile
4.1.4 Comprendere e usare nelle formule i riferimenti relativi e assoluti.
Quando copio le formule copio dei riferimenti alle altre celle che sono riferimenti relativi
Se serve un riferimento assoluto ad una cella posso usare il carattere $ per la colonna e/o
per la riga
Ad esempio B1 $B1 - $B$1 – B$1 (non può rimanere B1)
Il carattere $ blocca il carattere che lo segue $B oppure $1
4.2 Funzioni
4.2.1 Usare le funzioni di somma, media, minimo, massimo, conteggio, conteggio delle
celle non vuote di un intervallo, arrotondamento.
Somma: Inserisci Funzione Somma Intervallo, Scorciatoia Sigma greca, Fx,
cella1+cella2+cella3+….
Media: Inserisci Funzione Media Intervallo, Scorciatoia menu vicino alla Sigma greca,
Fx, (cella1+cella2+cella3+….)/n_elementi
Minimo: Inserisci Funzione Minimo Intervallo, Scorciatoia menu vicino alla Sigma
greca, Fx, min(cella1+cella2+cella3+….)
Il minimo è anche la prima vera funzione che non si può calcolare con la sola aritmetica.
La funzione è quindi una sub-routine, una routine, un metodo, una call.
Massimo è il ragionamento contrario a quello del minimo.
Arrontondamento: è in base al numero di cifre decimali volute
da 0 a 4 diventa 0, da 5 a 9 diventa 10
da 0 a 49 diventa 0, da 50 a 99 diventa 100
da 0 a 499 diventa 0, da 500 a 999 diventa 1000
in euro da 0 a 49 cent diventa 0, da 50 a 99 cent diventa 1 euro
4.2.2 Usare la funzione logica SE (che restituisce uno dei due valori specificati) con
l’operatore di confronto: =, >, <.
Inserisci funzione SE con il test, cosa fare se la risposta al test è “vero” e cosa fare se la
risposta al test è “falso”
5 Formattazione 5.1 Numeri e date
5.1.1 Formattare le celle in modo da visualizzare i numeri con una quantità specifica di
decimali, visualizzare i numeri con o senza il punto che indica le migliaia.
Formato, Celle, Numero, Posizione decimali oppure scorciatoia pulsante
aumenta/diminuisce decimali
Formato Celle Separatore migliaia oppure la scorciatoia 000 (oppure la scorciatoia Euro)
5.1.2 Formattare le celle in modo da visualizzare un formato specifico di data,
visualizzare un simbolo di valuta.
Formato Celle, data (scelgo un formato che va bene) o su personalizza e utilizzo
gg/mmmm/aaaa
Formato Celle Valuta (scelgo la valuta che va bene) oppure scorciatoia per l’Euro
5.1.3 Formattare le celle per visualizzare i numeri come percentuali.
Formato celle percentuale (e indico numero di cifre decimali) oppure pulsante % e poi
eventualmente aggiungo cifre decimali
5.2 Contenuto
5.2.1 Modificare l’aspetto del contenuto di una cella: tipo e dimensioni dei caratteri.
Formato Celle Carattere e poi scelgo oppure scorciatoia con menu a tendina Tipo e
Dimensione
5.2.2 Applicare la formattazione al contenuto delle celle, quale: grassetto, corsivo,
sottolineatura, doppia sottolineatura.
Formato Celle Carattere poi scelgo oppure scorciatoie GCS (non per doppio sottolineato)
5.2.3 Applicare colori diversi al contenuto, allo sfondo delle celle.
Formato Celle Carattere Colore oppure scorciatoia pulsante colore carattere
Formato Celle Motivo (da non confondere concettualmente con l’evidenziatore di Word)
5.2.4 Copiare la formattazione da una cella ad un’altra, da un insieme di celle ad un altro.
Mi posiziono sulla cella (oppure sul gruppo di celle) da cui “copiare” il formato, click sul
pennellino, spalmo il formato sulle celle che voglio modificare. Posso usare menu
Modifica Copia, poi mi sposto e utilizzo Modifica Incolla speciale.
Facoltativo provare arrotondamento a 5 euro
Soluzione : Numero in A2 formula in A3 =+ARROTONDA((A2/5);0)*5
funzione SE annidata 2 (o più volte)
entrata
Test
A7=23 ?
NO
SI
Test
B7=54 ?
SI
NO
Scrivo
a
Scrivo
b
Scrivo
c
uscita
5.3 Allineamento, bordi ed effetti
5.3.1 Applicare la proprietà di andare a capo al contenuto di una cella, di un insieme di
celle.
Formato Celle Allineamento Testo a capo.
Al termine dell’inserimento dei dati controllare la larghezza delle colonne e l’altezza
delle righe
5.3.2 Allineare il contenuto di una cella: in orizzontale, in verticale. Impostare
l’orientamento del contenuto di una cella.
Formato Celle Allineamento verticale, obliquo, verticale ruotato.
5.3.3 Unire più celle e collocare un titolo al centro delle celle unite.
Formato Celle Allineamento Unione celle.
5.3.4 Aggiungere degli effetti ai bordi di una cella, di un insieme di celle: linee, colori.
Formato Celle Bordo, Colore.
6 Grafici
6.1 Creazione
6.1.1 Creare differenti tipi di grafici a partire dai dati
di un foglio elettronico: grafici a colonne, a barre, a linee e a torta.
Creo tabella, seleziono evidenzio i dati, utilizzo il pulsante scorciatoia Creazione guidata
grafico, provo i vari grafici con il pulsante di test, colloco se posso la variabile
indipendente sulle x (crescente da sx verso dx), proseguo fino al pulsante Fine.
La variabile indipendente per eccellenza è, quando possibile, il tempo.
6.1.2 Selezionare un grafico.
È sufficiente click sx all’interno del grafico
6.1.3 Modificare il tipo di grafico.
Tasto dx, tipo di grafico, scelgo dal menù sempre con pulsante di prova
6.1.4 Spostare, ridimensionare, eliminare un grafico.
Click sx e trascino per spostare, utilizzo uno degli 8 punti di ancoraggio per
ridimensionare, Canc oppure tasto dx e poi Cancella
6.2 Modifica
6.2.1 Inserire, eliminare, modificare il titolo di un grafico.
Con la procedura guidata posso inserire il titolo, canc per eliminare, click sx e poi scrivo,
ingrandisco, colore, tipo carattere, sfondo, …
6.2.2 Inserire etichette ai dati di un grafico: valori/numeri, percentuali.
Con procedura guidata posso inserire etichette x, y, serie
6.2.3 Modificare il colore dello sfondo dell’area di un grafico, il colore di riempimento
della legenda.
Seleziono il particolare da modificare, uso secchiello dello sfondo
6.2.4 Modificare il colore delle colonne, delle barre, delle linee, delle fette di torta di un
grafico.
Click sx poi utilizzo le opzioni nel menu
6.2.5 Modificare le dimensioni e il colore dei caratteri del titolo di un grafico, degli assi
di un grafico, del testo della legenda di un grafico.
Seleziono il testo e utilizzo colore, sfondo, tipo carattere, colore carattere
7 Preparazione
della stampa
7.1 Impostazione
7.1.1 Modificare i margini del foglio di lavoro: superiore, inferiore, sinistro, destro.
File, imposta pagina, margini
In alternativa con anteprima e poi margini (diventano modifiche grafiche (e non più
numeriche)
Con imposta pagina e poi margini agisco numericamente solo sui margini
Con anteprima e poi margini posso agire graficamente sui margini e sulle colonne
7.1.2 Modificare l’orientamento del foglio di lavoro: orizzontale o verticale. Cambiare le
dimensioni della carta.
File - imposta pagina – pagina e posso modificare verticale, orizzontale, tipo di foglio
A4-A3-lettera-…
7.1.3 Modificare le impostazioni di pagina in modo che il contenuto del foglio di lavoro
sia presentato su un numero specifico di pagine.
File Imposta pagina e impostare numero di pagine in altezza e numero di pagine in
larghezza
7.1.4 Inserire, modificare, eliminare del testo nelle intestazioni e nei piè di pagina di un
foglio di lavoro.
File Imposta pagina – Intestazione e piè di pagina
A differenza di Word ci sono 3 zone per intestazione e 3 zone per il piè di pagina
7.1.5 Inserire ed eliminare campi nelle intestazioni e nei piè di pagina: informazioni sui
numeri di pagina, data, ora, nome del file e del foglio di lavoro.
File Imposta pagina – Intestazione e piè di pagina
7.2 Verifica e stampa
7.2.1 Controllare e correggere i calcoli e i testi
contenuti nei fogli elettronici.
Strumenti controllo ortografico (simile a Word) e controllo errori (che in Word non c’è)
7.2.2 Mostrare o nascondere la griglia e le intestazioni di riga e colonna durante la
stampa.
File imposta pagina – Foglio – mostra Griglia –intestazioni di riga e di colonna (non
modificano il foglio di lavoro)
7.2.3 Stampare automaticamente le righe di titolo su ogni pagina di un foglio di lavoro.
Nell’impaginazione video abbiamo visto che si può usare il comando Finestra blocca
riquadri
In fase di stampa posso ripetere in ogni pagine le righe e/o le colonne che mi serve tenere
in primo piano (sempre presenti) in alto e/o a sinistra
E’ un comando diverso da intestazione e piè di pagina
7.2.4 Visualizzare l’anteprima di un foglio di lavoro.
File, anteprima di stampa
7.2.5 Stampare un insieme di celle selezionate su un foglio di lavoro, un intero foglio di
lavoro, un numero di copie specificato di un foglio di lavoro, l’intero foglio elettronico,
un grafico selezionato.
File Stampa poi ci sono Seleziono, fogli attivi, intero foglio di lavoro
C’è un comando particolare per stampare solo una parte del lavoro svolto : Area di
stampa che si imposta selezionando, poi File – Area di stampa – imposta area di stampa