corretta compilazione della cartella clinica
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corretta compilazione della cartella clinica
AZIENDA USL ROMA H Borgo Garibaldi,12 00041 Albano Laziale (Roma) Tel. 06 93.27.1 – Fax 06 93.27.38.66 U.O.C. RISK MANAGEMENT Raccolta documentale n. 1 sul Rischio Clinico: “ C O RRETTA COMPILAZIONE DELLA CARTELLA CLINICA” A cura delle: Dott.ssa Santina Medaglini Dott.ssa Elisabetta Vella INTRODUZIONE Nel tempo, va sempre più prendendo spazio, la consapevolezza che la sicurezza delle prestazioni sanitarie è strettamente legata alla gestione del rischio clinico, tanto è vero che molte Aziende Sanitarie hanno preso atto di questo aspetto e stanno mettendo a punto procedure all’interno del governo clinico dell’Azienda, in uno specifica unità che si interessi esplicitamente dei vari aspetti che possono portare all’emergere di un danno, al fine di trovare le strategie più opportune per evitarlo. Sotto l’egida dell’Unità di Risk Management vengono infatti raccolti e analizzati comportamenti dannosi e a rischio, alla scopo di aiutare il personale ad avvalersi di altri percorsi che preservino dall’errore e permettano una migliore qualità del processo di servizio offerto. Una buona “ governance ” è infatti un miglioramento continuo della qualità della assistenza, a cui tutta la dirigenza ed il personale tecnico devono tendere per favorire un livello di eccellenza delle prestazioni sanitarie. E’ chiaro che la sicurezza in sanità rappresenta il primo requisito quando si parla di qualità dei servizi. Addentrarci nella gestione del “ p rocesso di governance ” è quindi applicare una metodologia nella gestione del rischio nelle aree prioritarie d’intervento (comunicazione, tutoring, qualità della documentazione, infezioni ospedaliere, consenso informato, linee guida e protocolli diagnostico-terapeutici). 2 L’urgenza della necessità di mettere in essere idonee strategie volte alla prevenzione del rischio, è a nostro avviso determinata dal cambiamento sociale a cui si è assisto in questi ultimi anni. Vi è stato infatti un cambiamento culturale che coinvolge il rapporto cittadino e servizi sanitari in modo completamente diverso dal passato. C’è una maggiore consapevolezza dei propri diritti da parte del cittadino, a volte aiutato in questo processo di comprensione, da associazioni no-profit che si pongono finalità di sensibilizzare sia i malati che le stesse strutture sanitarie, alle problematiche presenti nell’ erogazione dell’assistenza. La crescente attenzione sui temi della salute da parte dei sistemi comunicativi, ha portato inoltre a modificare il tradizionale rapporto medico paziente e le aspettative di salute del cittadino hanno subito un notevole incremento, talvolta purtroppo anche al di là delle realistiche possibilità che la ricerca offre a tutt’oggi in campo clinico. Il disattendere determinato nel nella pratica, cittadino la i successi nascita di attesi ha atteggiamenti rivendicativi, talvolta giustificati, ma tal’altra no. Come controparte si è avuto un incremento delle controversie legali, da cui l’incremento responsabilità è dei derivato premi con criterio per professionale, le così purtroppo polizze da esponenziale assicurative rappresentare, di secondo alcuni studi il 20% della spesa sanitaria totale. Dall’esame della letteratura relativa al territorio nazionale (quad. di Janus pag. 99 a cura di A. De Palma) gli errori diagnostici e terapeutici si collocano intorno al 15,6 per cento, le infezioni ospedaliere al 13,6 e i danni per farmaci al 9,4. 3 Nell’ambito della valutazione del rischio clinico, perciò è importante iniziare nel determinare l’area di studio di intervento ed applicare le nuove metodologie a quel territorio di indagine per la prevenzione dell’errore. Una nuova visione medico-legale nella gestione del N ella gestione del rischio clinico la figura del legale acquisisce competenze ed una configurazione medico- del tutto nuova. Si spoglia infatti del ruolo fiscale ed inquisitore del consulente a caccia di errori per emettere un giudizio su di una condotta erronea agita dal collega e si propone sotto una veste di collaboratore e facilitatore tra l’Azienda ed i colleghi, per una migliore erogazione della offerta sanitaria. Alla base di questa visione, vi è una nuova filosofia su cui si incentra la dottrina del Risk Management, che la quale, ci si serve è quella secondo del comportamento errato per apprendere cose utili al fine della prevenzione. Per citare Popper si può imparare dall’errore o come dice un vecchio adagio che può essere ricordato ai Colleghi Medici: “ Il miglior medico non è colui che non sbaglia, ma quello che sbaglia meno ” . Questo nuovo approccio proposto dal Risk Management, ha necessità perciò, di avvalersi di figure professionali come il medico-legale che al posto di ergersi giudice del collega, senza tener conto delle difficoltà emotive, contestuali, organizzative nel quale è avvenuto l’errore, o il potenziale errore, sa comprendere empaticamente la situazione in cui opera il medico 4 nell’ambito dei vari reparti e sa cogliere e fornire i suggerimenti che gli sono proposti, o che intuisce per migliorare la qualità dell’offerta erogata dalla struttura. E’ una visione del passato quella del medico-legale giudicante (ovviamente nella veste di consulente dell’Azienda), nella quale esprime un parere di merito documentandosi attraverso la lettura degli ultimi orientamenti della dottrina medica. invece, che altri medico-legale d’ufficio saranno i compiti nell’espletamento a di cui una E’ viene evidente chiamato consulenza il tecnica in ambito giudiziario, nella quale previo giuramento di fedeltà si impegna a far conoscere al Giudice la verità dei fatti, senza compiti di prevenzione. Appare fin troppo semplice, ravvisare con principio medico legale all’interno dell’Azienda gli estremi della colpa, decontesualizzandola dalle difficoltà che possono oggettivamente essere presenti. Viceversa il compito medico- legale è insieme a tutto lo staff del R.M, quello di aiutare ad individuare i percorsi più idonei per una buona pratica. Il collega medico afferente alle varie UU.OO.CC., deve perciò venir edotto che la segnalazione dell’errore, o delle possibili situazioni d’errore, incident reporting non devono essere finalizzate né ad una censura, né ad un discredito del servizio prestato, ma devono essere proposte anonimamente peccato ma non il peccatore) allo scopo di (si dice il fornire utili indicazioni, per mettere in atto tutte quelle strategie volte alla prevenzione del possibile danno: (mancanze organizzative, turni troppo pesanti che favoriscono l’errore umano, carenze di personale e via dicendo). Il medico-legale deve essere consapevole professionalità fa parte la capacità di che della sua dare valutazioni prive di 5 collusioni emotive, relazionali, personali, o da personali visioni che non siano quelle comunemente condivise dal nostro codice etico. In tale veste, inserito nello staff della gestione del rischio e affiancando il risk Manager, si può inserire con competenze relazionali, PROGETTO SULLA conflitto Dispute anche cioè per svolgere CORRETTA la figura Resolution che il ruolo di COMPILAZIONE anglosassone aiuta a mediatore DELLA del CARTELLA dell’Alternative risolvere in via stragiudiziale alcune situazioni di conflitto. Nella prevenzione del danno, non ci si può solamente soffermare sulle competenze operative che il personale sanitario mette in essere prestazione clinica. importante che anche svolgimento l’area della documentale sua sia studiata alla luce delle esigenze di una buona governance e perciò a livello documentale le prestazioni effettuate AREA E’ nello trovino un riscontro effettivo e puntuale. per due ragioni, la prima squisitamente medico-legale è quella per la quale, la corretta compilazione della cartella offre una possibilità di sostenere, nelle controversie con l’utenza, una tesi a favore della correttezza del comportamento del sanitario. Viceversa, quando il documento sia carente nelle sue DOCUMENTALE Questo parti e mal fatto, lascerà spunti interpretativi da parte anche della magistratura ordinaria che saranno valutati a favore della parte più debole, avvalorando perciò una condotta sanitaria colpevole, anche quando l’evenienza dannosa non presenti un chiaro nesso di causalità materiale con l’antecedente, identificabile con l’atto medico negligente o imprudente o imperito. L’altro compilazione della mala principio documentale pratica per il quale una corretta è importante nella prevenzione medica che tanto viene imputata al 6 personale sanitario in questi ultimi tempi, è la possibilità di apprendere significativamente dall’errore, o dai comportamenti rischiosi che avrebbero potuto provocare un danno certo. Anche in questo caso la corretta compilazione documentale ci permette di apprendere la presenza di errori attivi (active failure) ed anche di errori latenti (latent failure), cioè tutti quegli sbagli che restano silenti nel sistema, finché un evento scatenante (triggering danni più o meno gravi. event) non li manifesterà determinando Il medico ospedaliero dovrà sapere che tutta la documentazione opzionale che compila o acquisisce, con i dati e le informazioni relative al paziente, una volta prodotta deve essere parte integrante della cartella clinica e rimanere ad essa allegata. E’ evidente che ogni cartella clinica relativa ad un ricovero in un reparto specialistico, avrà una modulistica peculiare, attinente alla specialità che viene trattata in quella UOC. Nell’ambito di questo progetto volto alla diminuzione del rischio clinico, questa U.O.C. di Risk Management utilizzerà congiuntamente al Responsabile del S.I.P.S.A. (Sistema Informativo Prestazioni Sanitarie) i risultati della scheda di valutazione della qualità dei dati, dallo studio dei quali, potrà evidenziarsi il requisito di qualità della compilazione del documento clinico. L’analisi di processo sulla parte documentale dell’atto medico ospedaliero viene da noi attuata, per iniziare un percorso di Risk Management applicato al rischio clinico tramite un’ ANALISI REATTIVA che studia a posteriori gli incidenti occorsi, allo scopo di individuare le cause di errore e di prevenire i danni. Dalla disamina delle cartelle cliniche, relative a casi in cui l’utenza ha presentato all’azienda richiesta di risarcimento del danno, è possibile individuare le più comuni rendono difficile a posteriori stabilire finalità di prevenzione del rischio. i inadempienze che fatti con anche In diversi casi, si è per esempio individuata la dizione urgente riferita al ricovero che più avanti in un’altra parte del documento viene viceversa definito di elezione. E’ evidente che questa discrepanza può interpretarsi come una leggerezza nella compilazione del documento, o peggio come un artefatto correttivo al fine di alleggerire certe situazioni di responsabilità venutesi a creare. 7 E’ bene che il collega correzioni o la medico sia edotto, sul fatto che le trascrizione interpretativa o comunque poco attendibile dei fatti clinici avvenuti, rappresenti già di per sé un reato penalmente perseguibile di cui parleremo nelle note legislative esplicative, potendosi configurare un falso ideologico e materiale in atto pubblico. (artt.479 e 476 CP). La disattenta compilazione della modalità del ricovero, può evidenziare però anche una mancanza di correlazione organizzativa tra la struttura del P.S. ed il Reparto presso cui il paziente viene trasferito per il prosieguo delle specifiche cure, ovvero un problema di comunicazione tra una struttura e l’altra. Un altro importante punto sul quale vale la pena soffermarsi, è l’obbligo per il sanitario nell’espletamento del suo servizio, di sottoscrivere in cartella con il proprio nome, disposizione, ogni evento terapeutico o comunque provvedimento terapeutico o diagnostico che venga attuato. ogni ogni Spesso dalla lettura della cartella, non si evince la paternità dello scrivente ed in non pochi casi, quando l’originale della cartella venga sequestrato dall’Autorità Giudiziaria, i Carabinieri formulano alla Direzione Sanitaria la richiesta dei turni lavorativi dei medici del reparto, per poter risalire a chi ha compilato la cartella clinica nelle sue parti. Per ovviare a questo, è necessario nell’interesse di tutti, “ i n primis ” il sanitario, che ogni provvedimento preso cartella, venga chiaramente sottoscritto dal medico che lo in ha disposto e che ne è responsabile. Un altro rilievo che possiamo fare, alla luce della lettura di alcune cartelle cliniche relative a denuncie in tema di responsabilità civile, è quello secondo il quale un evento clinico occorso durante il ricovero, non è diverse parti della cartella clinica. puntualmente citato nelle A titolo di esempio, in un caso di lesione da tagliente a carico del feto, avvenuta durante l’espletamento di un parto cesareo, non veniva menzionata nel diario clinico, in cui veniva descritto l’espletamento del parto operatorio, la soluzione di continuità del volto del neonato, fatto che risultava solamente dalla lettura della cartella clinica del reparto di neonatologia dello stesso polo, presso cui il neonato era stato successivamente trasferito. In sostanza, ostetricia, nulla nella si cartella leggeva clinica della relativamente a ginecologia questa ed lesione 8 posteriormente denunciata dagli aventi diritto, potendosi rintracciare il nesso causale tra evento e lesione, solo nella disamina della documentazione della neonatologia, nella quale si specificava altresì la lunghezza della lesione e la necessità di sutura con colla biologica. A nostro avviso, peraltro anche secondo giurisprudenza, l’evento va riportato in tutti quei momenti in cui il sanitario rileva il problema. Questo permette, di acquisire maggiori notizie utili per evidenziare soprattutto, quei percorsi che possono essere corretti nello specifico, concretizzarsi dell’evento dannoso. al fine di prevenire il Altro errore abbastanza comune e non meno importante, riguarda la descrizione topografica della lesione. Si è rilevato come dalla lettura di una descrizione di una lesione, non fosse sempre agevole evidenziare se fosse interessato ad esempio, una parte anatomica a sinistra o una parte anatomica a destra. Talvolta a posteriori, si può ricondurre tramite la comparazione dei dati alla giusta interpretazione, con perdita di tempo e comunque con applicazione di un criterio interpretativo dei fatti; ma in altre occasioni non risulta così agevole comprendere cosa sia realmente accaduto e dove sia occorsa le lesione, specialmente se si parla di strutture anatomiche interne, in situazioni poco agevoli da verificare. D’altronde considerare come a volte, in casi di ” m alpractice ” si siano verificati errori grossolani, come l’amputazione di un organo sano rispetto a quello malato, ci fa comprendere, l’importanza come della non vada assolutamente corretta localizzazione patologico, che qualora non sia congruentemente portare a commettere errori macroscopici. sottovalutata del processo segnalato, può 9 LA CARTELLA CLINICA: DEFINIZIONI E RASSEGNA GIURISPRUDENZIALE Secondo la definizione del 92 redatta dal Ministero della Sanità, la Cartella Clinica è lo strumento informativo individuale finalizzato a rilevare tutte le informazioni anagrafiche e cliniche significative, relative ad un paziente e ad un singolo episodio di ricovero. Secondo l’Art.23 del Nuovo Codice di Deontologia Medica, la cartella clinica va redatta in modo chiaro con puntualità e diligenza nel rispetto delle regole della buona pratica clinica e deve contenere, oltre ad ogni dato obiettivo relativo alla condizione patologica ed al corso, le attività diagnostico terapeutiche praticate. suo Perché si possa comprendere appieno il valore legale di tale documentazione, verranno riportati alcuni orientamenti giurisprudenziali evidenziati da alcune sentenze della Corte di Cassazione: “ L a cartella clinica adempie la funzione di diario di decorso della malattia e di altri fatti clinici rilevanti, per cui gli eventi devono essere annotati contestualmente al loro verificarsi. Ne consegue che ( all’infuori correzione di meri errori materiali) le modifiche della e le aggiunte integrano un falso punibile, anche se il soggetto abbia agito per ristabilire la verità, perché violano le garanzie di certezza accordate agli atti pubblici.(Cass. Pen. 1983-1987). “ L a valutazione dell’esattezza della prestazione medica concerne anche la regolare tenuta della cartella clinica: ove dalla sua imperfetta compilazione derivi l’impossibilità 10 di trarre utili elementi di valutazione in ordine all’accertamento della causa della morte, le conseguenze non possono, in via di principio, ridondare in danno di chi vanti un diritto in relazione alla morte del creditore della prestazione sanitaria. Più specificatamente la possibilità pur rigorosamente prospettata sotto il profilo scientifico, che la morte della persona ricoverata presso una struttura sanitaria, possa essere intervenuta per altre, ipotetiche cause patologiche, diverse da quelle diagnosticate ed inadeguatamente trattate, che non sia stato tuttavia possibile accertare neppure dopo decesso in ragione della difettosa tenuta della cartella clinica o della mancanza di adeguati riscontri diagnostici (anche autoptici), non escludere la sussistenza di nesso etiologico tra la vale ad condotta colposa dei medici in relazione alla patologia accertata e la morte, ove risulti provata l’idoneità di tale condotta a provocarla (Cassazione Civile, III Sezione, 4 maggio-13 settembre 2000 n. 12103). “ Le omissioni imputabili al medico nella redazione della cartella clinica rilevano come nesso etiologico presunto, posto che l’imperfetta compilazione della stessa non può , in via di principio, risolversi in danno di colui che vanti un diritto in relazione alla prestazione sanitaria” . (Cassazione Civile III Sezione, 21 luglio 2003 n. 11316.) “ S i tratta di atto pubblico che esplica la funzione di diario del decorso della malattia e di altri elementi clinici rilevanti, sicché i fatti devono essere annotati contestualmente al loro verificarsi. Inoltre la cartella clinica una volta compilata e sottoscritta, acquista il carattere della definitività con la conseguenza che tutte le modifiche, le aggiunte, le alterazioni e le cancellazioni successivamente apportate integrano il reato di falso materiale in atto pubblico, previsto e punito dall’art. 476 c.p. (Marinello, “ Medici tutelati solo da cartella clinica e “ sì ” dei pazienti in “ Sole 24 ORE-Sanità 31 luglio-6 agosto 2001). 11 Vengono di seguito riportate a scopo esemplificativo, le linee guida sulla cartella clinica, che sintetizzano i requisiti fondamentali della documentazione sanitaria e che potrebbero essere adottate da questa Azienda: Nella documentazione, per ogni singolo atto, devono essere identificabili: • Il momento dell'accadimento e l'ora. • Gli autori, con firma e timbro. • Il testo deve comprensibile da essere tutti chiaramente coloro che leggibile utilizzano e la cartella clinica e a tal fine può essere utilizzato lo stampatello. • Tutti i dati e gli eventi vanno annotati in cartella clinica contestualmente al loro verificarsi e nell'immediata successione degli stessi. • I dati e gli eventi riportati devono essere veritieri e corrispondenti a dati oggettivi. • Non va mai usato il correttore (bianchetto) e non sono consentite cancellazioni con gomma. 12 • Per gli errori commessi durante la stesura, in caso di correzione da eseguire è necessario circoscrivere l’errore in due parentesi, numerarlo, riportare a piè di pagina il numero con la dicitura “ Leggasi ” e scrivere la correzione apportata, quindi apporre firma, data e timbro. • Per gli errori o le omissioni rilevati in epoca successiva è necessario porre un annotazione che ne dia esplicitamente atto. • Ogni cartella identifica in modo univoco il ricovero; viene aperta al momento dell'accettazione del paziente e chiusa al momento della dimissione. SCOPO E FUNZIONE DELLA CARTELLA CLINICA 13 La Cartella Cinica ha lo scopo di garantire una raccolta organica e puntuale dei dati attinenti ad ogni singolo ricovero. La raccolta articolata di informazioni, attinenti alle singole persone ricoverate, è finalizzata all’assunzione di decisioni per la soluzione dei relativi problemi di salute. La cartella clinica della cui regolarità risponde il Direttore della U.O.C. che ha in potestà di cura il paziente, deve essere redatta su modelli messi a disposizione dall’Azienda e le relative annotazioni devono essere redatte rispettando cronologica, contestualmente agli eventi segnalati. La cartella clinica deve accompagnare il la sequenza paziente trasferimenti tra le diverse UOC dell’Azienda, responsabilità della U.O.C. che cura il trasferimento. sotto nei la In sintesi, la Cartella Clinica ha la funzione di: a) BASE INFORMATIVA b) CONSENTE LA TRACCIABILITA’ documentale attività svolte di: 1. Responsabilità delle azioni per le diverse 2. Cronologia e tempistica delle stesse 3. Modalità di esecuzione. c) FACILITA L’INTEGRAZIONE DI COMPETENZE MULTIPROFESSIONALI nel processo diagnostico-terapeutico. d) FONTE INFORMATIVA 1. Ricerca clinico-scientifica 2. Formazione operatori 3. Dati amministrativi e gestionali 4. Dati medico-legali. Trattandosi infatti di documentazione pubblica di fede privilegiata, perché proviene da un pubblico ufficiale / pubblico dipendente incaricato di un pubblico servizio nell’esercizio delle sue funzioni, la cartella è un documento originale che costituisce 14 la fonte prima e autonoma di quanto in essa contenuto e permette l’esercizio di diritti, nonché la tutela di legittimi interessi: 1. della Persona assistita 2. dell’Azienda che eroga l’assistenza 3. degli Operatori che agiscono. DOCUMENTI E NOTIZIE CHE COSTITUISCONO LA CARTELLA CLINICA Cartella Clinica contiene, di norma, i seguenti documenti: ♦ Foglio di accettazione / rapporto P.S./ richiesta di ricovero del medico. ♦ Copia dei referti inviati all’Autorità Giudiziaria. ♦ Copia dei rapporti informativi inviati agli Enti competenti. ♦ Copia denuncia di malattia infettiva /notifica infezioni ospedaliere. ♦ Eventuale verbale T.S.O. ♦ Scheda RAD (istituita con D.M.S. del 28/12/91e succ.integr. dal D.M.S. 26/7/93 e pratica attuazione nella Regione Lazio con la D.G.R. n. 9158 del 2/12/93) da cui si evince: 1. dati sulla struttura di ricovero e data. 2. dati anagrafici. 3. caratteristiche del ricovero. 4. motivo del ricovero. ♦ Dati anamnestici. ♦ Esame obiettivo. ♦ Ipotesi diagnostiche. ♦ Certificato di assistenza al parto. ♦ Scheda infermieristica. ♦ Scheda ostetrica. ♦ Dichiarazioni di consenso informato (relativo ad ogni atto medico, anche nell’ipotesi di minore, interdetto o incapace). ♦ Consenso al trattamento dei dati sensibili. ♦ Diario di degenza. ♦ Eventuali comunicazioni del Giudice di sorveglianza, nel caso di paziente proveniente da Istituto Carcerario. 15 ♦ Eventuali comunicazioni al Tribunale dei Minori, nei casi di sospetta violenza o abuso fisico. ♦ Terapia. ♦ Consulenze specialistiche effettuate. ♦ Relazioni diagnostiche e terapeutiche. ♦ Scheda anestesiologica. ♦ Richieste trasfusioni. ♦ Registro operatorio (foglio di riferimento). ♦ Diagnosi finale o principale. ♦ Referti di tutte le indagini di laboratorio e strumentali. ♦ Referti di esami istologici. ♦ Lettera di dimissione al paziente ed al medico curante. ♦ S.D.O. ♦ Documenti relativi a prelievi e/o trapianti d’organo. ♦ Eventuale certificato di morte. ♦ Eventuali dichiarazioni esplicite relative al trattamento in regime di Day Surgery, secondo regolamento adottato dall’Azienda. la normativa e il ♦ Schede di consenso relative all’intervento di Day Surgery. ♦ Scheda per eventuale riconversione del ricovero: motivo e sede del ricovero. ♦ Copia del riscontro diagnostico in caso di decesso del paziente. ♦ Copia della domanda per lungodegenza e/o riabilitazione. ♦ Scheda di sorveglianza post operatoria del paziente e scheda per il monitoraggio e follow up post dimissione (nei casi in cui l’Azienda attui uno screening per patologia). ♦ Ogni altro documento emesso in occasione dell’iter diagnostico terapeutico relativo al ricovero, compresi accertamenti e prestazioni eseguiti in funzione del ricovero, anche effettuati in altra sede (acquisizione di documenti sanitari). Tutta la documentazione opzionale che il Dirigente medico compila o acquisisce con i dati e le informazioni relative al paziente, una volta prodotta, deve essere parte integrante della cartella clinica e rimanere ad essa allegata. FORMATO E SUPPORTO Per la Cartella Clinica redatta su supporto 16 cartaceo, i fogli contenuti devono, salvo eccezioni autorizzate dalla Direzione Sanitaria – Settore Gestione Dati Sanitari e verifica congruità, essere in formato UNI-A4, numerati e intestati con codice di cartella e dati del paziente; inoltre, vi deve essere il titolo del documento cui si riferisce (anamnesi, esame obiettivo, terapia, ecc.). Infine, i modelli utilizzati nella Cartella Clinica devono essere codificati per la loro tracciabilità. La struttura deve essere modulare, con una parte generale comune a tutte le Strutture Operative e parti specifiche per la singole specialità. STRUTTURA A. DATI AMMINISTRATIVI 1. Dati di identificazione della cartella clinica: La cartella clinica va identificata con riferimento alla normativa nazionale e regionale con la: a) Identificazione dell’Azienda. b) Identificazione del Presidio ospedaliero. c) Codice della UOC di ammissione. d) Codice di cartella clinica: progressivo della pratica. 2. Dati della persona assistita Compilazione dell’anagrafica anno del seguito paziente da con i numero campi obbligatori e facoltativi individuati dalla Regione. 3. Dati amministrativi di apertura ricovero seguono direttive Nazionali e Regionali. le E’ obbligatorio inserire in Cartella clinica il nome del medico curante ed il nominativo e i recapiti dei familiari (se indicato dalla persona assistita). B. INQUADRAMENTO DEL PAZIENTE 1. Proposta di ricovero: Il documento originale di proposta-prescrizione di ricovero, redatto sulla modulistica prevista dalla normativa vigente, è 17 parte integrante della cartella clinica perché costituisce l’inizio dell’episodio di ricovero. La proposta di ricovero può essere redatta da: a) medico di medicina generale o pediatra di libera scelta b) medico specialista convenzionato c) medico ospedaliero d) medico di struttura protetta e) DEA (verbale di accettazione) f) Guardia medica o 118 g) Libero Professionista h) (Per T.S.O. e Interruzione volontaria di gravidanza accesso come previsto dalla normativa specifica). i) Per i ricovero pazienti trasferiti ordinario che in da Day altre Surgery, strutture, il sia paziente in deve essere presentato alla struttura accettante, con una relazione e/o copia degli accertamenti sanitari, fino a quel momento effettuati, che descrivano le condizioni cliniche salienti ed i motivi che hanno portato al trasferimento in atto. 2. Anamnesi: - Familiare, fisiologica, remota e prossima. L’anamnesi deve comprendere la valutazione di sistemi/apparati correlati al problema del paziente oltre alla scolastica suddivisione sopra riportata. 3. Motivo del ricovero: Identifica in modo chiaro i problemi attuali del paziente, per orientare le fasi successive del percorso del paziente: descrizione del disturbo principale, con una sintesi clinica che riporti i sintomi, le condizioni, il sospetto diagnostico, le indicazioni del medico o elementi che hanno determinato il ricovero. eventuali altri 4. Esame Obiettivo: L’esame obiettivo deve essere: mirato al problema, esteso ad altri aspetti correlati, dettagliato e completo in base a quanto ritenuto necessario. 5. Ipotesi diagnostiche ed elenco dei problemi attivi: Sulla base dell’anamnesi formulate e riportate e dell’esame obiettivo, ipotesi diagnostiche vengono e /o terapeutiche. 18 6. Pianificazione del processo di cura: Sulla base delle ipotesi diagnostiche e dei problemi rilevanti, vengono individuate le procedure diagnostiche terapeutiche assistenziali e riabilitative appropriate. C. PROCESSO DI CURA Decorso del ricovero: E’ tutta la documentazione relativa al decorso del ricovero del paziente. - Il trasferimento da una UOC per acuti ad un’altra, non comporta la chiusura della cartella clinica, ma l’aggiunta del diario e della modulistica propria della UOC che accoglie il paziente. Inoltre il trasferimento del paziente, comunicato attraverso i registri del/la Coordinatore Infermieristico (Movimento Degenti) all’Ufficio Spedalità, compare sul frontespizio della cartella clinica e sulla SDO con il codice di reparto della U.O.C. ricevente; - Il trasferimento a U.O.C. di R.R.F. (recupero e riabilitazione funzionale) o lungodegenza da UOC per acuti della stessa struttura, comporta la chiusura della cartella clinica e riapertura del ricovero nella stessa data di dimissione. Diario Clinico: Il diario clinico deve essere compilato a cura del Medico del reparto e il compilatore deve essere sempre identificabile. Le informazioni contenute nel documentare in maniera chiara diario clinico servono a e accurata il percorso diagnostico terapeutico del paziente con tracciabilità documentale, permettendo una visione completa del decorso, delle state prestazioni erogate, della tempistica con cui sono erogate e le motivazioni di scelta terapeutica e procedurale. Testimonia in modo dettagliato, la realizzazione e le relative modifiche del piano diagnostico, terapeutico e assistenziale del paziente. Deve essere compilato specificando la data dell’osservazione e il medico compilatore deve specificare l’ora in cui si 19 verificano eventi, o procedure, o si effettuano rilevazioni dei parametri vitali del paziente. In particolare nel diario clinico devono essere segnalate: - tutte le variazioni delle condizioni cliniche del paziente - le eventuali modifiche portate al programma di cura con la loro motivazione. Tutte le registrazioni vanno sempre datate (giorno e ora) e firmate in modo chiaro e leggibile da colui il quale ne ha l’autorità. Terapia Farmacologica: Raccoglie i dati sulla terapia prescritta e somministrata al paziente clinica. in un foglio specifico, allegato Il foglio riporta i dati del paziente ed diverse sezioni in base alle modalità di alla cartella è suddiviso in somministrazione della terapia (orale, im/sc, endovenosa, infusione continua, transdermica, aerosolterapia) con indicazione dell’esecutore (personale infermieristico). Trattandosi di prescrizioni a tutti gli effetti, le registrazioni vanno sempre datate e firmate in modo chiaro e leggibile dal Medico. Prescrizioni Nutrizionali Foglio personale con riportata la dieta i dati del paziente in cui viene enterale/parenterale prescritta, le eventuali modifiche e all’avvenuta somministrazione: tipo, formulazione, apporto calorico, modalità di somministrazione, durata, prescrittore/esecutore. Trattandosi di prescrizioni a tutti gli effetti, le registrazioni vanno sempre datate e firmate in modo chiaro e leggibile dal Medico. Rilevazione parametri vitali 20 Nelle cartelle temperatura e cliniche la dell’Azienda, rilevazione giornaliera generalmente della la pressione arteriosa, sono segnate nel diario clinico, se esistono altre indicazioni da parte del Medico di reparto, (valutazione della pressione arteriosa più volte al giorno, ecc.) verrà iscritta nel foglio che ogni U.O.C. giorno e le ore della rilevazione. ha elaborato con il Il foglio di grafica della temperatura è allegato alla cartella clinica e riporta la rilevazione dei parametri di temperatura, scariche alviche, drenaggi e quantità della diuresi. medicazione, controllo Tutte le rilevazioni vanno datate (giorno e ora) e firmate in modo chiaro e leggibile da colui il quale le ha effettuate. (Medico e infermiere). DOCUMENTAZIONE INFERMIERISTICA La documentazione infermieristica è lo strumento cartaceo o informatizzato che documenta la pianificazione dell’assistenza elaborata ed attuata dall’infermiere per ogni persona assistita. Modelli di documentazione di altre professioni sanitarie eventualmente esistenti dovranno essere opportunamente integrati nella Cartella Clinica. (Scheda di ostetricia con scheda parto obbligatoria da inserire in cartella clinica). Si raccomanda che la struttura della Scheda infermieristica preveda le seguenti sezioni: - raccolta delle informazioni anagrafiche e cliniche. raccolta dei dati di assistenza infermieristica identificazione dello stato del paziente e dei suoi bisogni. formulazione degli obiettivi alla competenza infermieristica. terapeutici con limitatamente pianificazione delle azioni e diario infermieristico con la somministrazione della terapia firmate da colui il quale le ha effettuate. trasmissione sintetica dei problemi rilevanti per il prosieguo dell’assistenza tra U.O.C. e al momento della dimissione (Scheda di collegamento o dimissione). - valutazione dei risultati. Tutte le registrazioni vanno sempre datate (giorno e ora) e firmate in modo chiaro e leggibile da colui il quale le ha sottoscritte. 21 RELAZIONI/CONSULENZE La relazioni cliniche, relative a esami ematochimici ed a prestazioni strumentali (di solito definite con il termine improprio di “ referti” ) in originale sono conservate in ordine cronologico nella cartella clinica eventualmente ordinati per tipologia di esame. La relazione della registrata nel diario visita di clinico, consulenza firmata attualmente dal medico che viene l’ha effettuata, con indicazione dell’ora in cui viene effettuata. A tal proposito, deve essere istituito un modulo specifico sul quale sono registrati in modo ben leggibile: - dal Medico di Reparto: il proprio nominativo e la data e l’ora di richiesta, clinicamente utile. il - dagli Specialisti, della visita. quesito e ogni altra chiamati in consulenza: informazione la relazione Tale modello va inserito in Cartella Clinica. Tutte le registrazioni vanno sempre datate (giorno e ora) e firmate in modo chiaro e leggibile da colui il quale le ha effettuate. REGISTRO OPERATORIO In aderenza a quanto disposto dal Ministero della Salute con Nota prot.n. 900.2/2.7/190 del 14/03/1996 “ Il registro Operatorio o il verbale di ogni intervento costituisce parte integrante e rilevante della cartella clinica, nella quale dovrà essere compresa una copia di tale verbale ” . DICHIARAZIONI DI VOLONTA’ DEL PAZIENTE Consenso privacy) al trattamento dei dati sensibili (tutela della - consenso informato - consenso test HIV La decisione di eventuali dimissioni volontarie viene registrata e firmata dall’interessato nel diario clinico. 22 D. CHIUSURA DEL RICOVERO La chiusura del ricovero comporta la chiusura della cartella clinica con compilazione della SDO e redazione della lettera di dimissione. Il Responsabile consegnare Sanitaria, della U.O.C. o un suo delegato, prima di la cartella clinica all’archivio della Direzione deve esaminarla e apporre il timbro della UOC e firmarla. La Cartella Clinica deve Sanitaria per l’archiviazione successivi alla dimissione. essere centrale depositata entro in Direzione quindici giorni La dimissione della persona assistita comporta la valutazione finale, come presente nella SDO, con la sintesi clinica e le conclusioni diagnostiche da riportare nella prima pagina della Cartella Clinica, con infine, la firma del Responsabile della UOC o suo delegato. E. LETTERA DI DIMISSIONE Deve essere indirizzata al paziente e al medico curante. E’ consegnata al paziente per gli eventuali appuntamenti ambulatoriali o di post ricovero con le indicazioni dietetiche e/o terapeutiche da seguire. Una copia stampata e firmata è inserita in Cartella Clinica. La lettera di dimissione deve fornire al Medico di medicina generale o al Pediatra di libera scelta tutte le informazioni necessarie per conoscere le circostanze di ricovero, l’iter diagnostico, la terapia e le indicazioni per il proseguimento, gli appuntamenti per i successivi esami e visite di controllo. 23 RESPONSABILITA’ DELLA CONSERVAZIONE La cartella clinica è un documento con valore giuridico, cioè “ u n atto pubblico di fede privilegiata ” e quindi deve essere conservata in modo che non possa andare in mani non autorizzate e perciò la sua conservazione deve essere garantita, essere garantito che non venga persa o distrutta. come deve Sono responsabili della conservazione: Il Direttore medico di struttura complessa e per quanto di competenza, tutti i dirigenti medici, fino alla e gli consegna in archivio centrale. Il Coordinatore infermieristico infermieri professionali della U. O. di ricovero Il Direttore Sanitario cui attiene la diretta vigilanza sull’archivio centrale. Il che è tenuto personale addetto all’archivio centrale all’osservanza delle procedure di ricezione, conservazione, consultazione e circolazione degli atti documentativi. ARCHIVIAZIONE Il D.P.R. 128/69 art. 7 stabilisce la responsabilità del Direttore della UOC sulla conservazione della cartella clinica, fino all’invio presso gli archivi centrali. Tale responsabilità è condivisa dal personale infermieristico ai sensi dell’art. 1 lett. B del D.P.R. 14/3/74 n. 225. Il Direttore della U.O.C. deve provvedere alla “ C onservazione di tutta la documentazione clinica fino al momento della consegna D.P.R. 128/69 art. 5, agli archivi centrali” (art. 7). Il stabilisce altresì, che il Direttore Sanitario è responsabile della custodia della documentazione clinica dal momento in cui questa perviene all’archivio centrale ed è tenuto a svolgere un’attività di vigilanza sull’attività di tale struttura la cui 24 istituzione è resa obbligatoria in tutti gli ospedali, nell’ambito dello stesso provvedimento normativo. Il D.P.R. n. 1409/63 all’art. 30 prevede che le cartelle cliniche siano conservate illimitatamente, per almeno 40 anni in un archivio corrente e successivamente in una sezione separata di archivio istituita dalla struttura sanitaria. La successiva circolare del M.S. n. 61 del 19/12/86, conferma quanto riportato nel D.P.R. 140963. Qualora sia necessario trasferire le cartelle cliniche in una sezione separata di archivio, prima del trasferimento, è necessario acquisire il nulla osta da parte della Soprintendenza Archivistica e il nulla osta dei VV.FF. I Coordinatori Infermieristici istituiranno quale annoteranno le cartelle cliniche centrale con data e firma del ricevente. un consegnate registro sul all’archivio Qualora una cartella clinica (o qualsiasi documentazione sanitaria: radiografie, elettrocardiogrammi, etc.) sia smarrita prima della consegna alla Direzione Sanitaria , è fatto obbligo al responsabile della U.O.C. di effettuare la denuncia di smarrimento presso gli Organi di Polizia e consegnare copia della denuncia alla Direzione Sanitaria. In caso di smarrimento dopo il conferimento all’archivio centrale, è compito del Direttore Sanitario effettuare la denuncia ai competenti Organi di Polizia. E’ compito del Direttore Sanitario vigilare sull’archivio centrale della documentazione sanitaria e curare il rilascio agli aventi diritto, in base ai criteri stabiliti dall’Amministrazione e dalla normativa vigente, della copia delle cartelle cliniche e di ogni altra certificazione sanitaria riguardante i pazienti assistiti in ospedale. Per la rilevanza giuridico-sanitaria della cartella clinica, indispensabile a garantire la certezza del diritto, oltre a costituire preziosa fonte documentale per le ricerche di carattere storico sanitario ed epidemiologiche, gli atti documentali originali, unitamente a tutti gli allegati, debbono essere conservati illimitatamente. COMPILAZIONE 25 Alla compilazione della cartella clinica concorrono quanti, ciascuno per la parte di propria competenza e funzione, hanno contatti col paziente. Il dettato normativo del D.P.R. 128/69 e l’art. 24 del D.M. 5/8/77 individuano, rispettivamente nel Direttore della U.O.C., nel Direttore della Clinica Universitaria o Medico operante presso case di cura private, i responsabili “ d ella regolare compilazione della cartella, dei registri nosologici e della loro conservazione ” anche se resta implicitamente chiarito che la compilazione viene materialmente svolta dai collaboratori medici e dagli specializzandi, equiparati nella sostanza al personale medico di reparto ai sensi del D.L. 25791 e, per quanto esplicitamente concesso dal mansionario, dal personale infermieristico ai sensi degli artt. 1,4,6, del D.P.R. 14/3/74 n. 225, a cui compete inoltre specificatamente la cartella infermieristica. CONTROLLI INTERNI DELLA CARTELLA CLINICA La chiusura della cartella clinica deve avvenire al momento della dimissione del paziente. Il Direttore di U.O.C. o suo delegato, ha il compito di verificare la corretta compilazione e tenuta della cartella ed al momento della chiusura deve essere accuratamente controllato il suo contenuto. La cartella deve essere sempre corredata della firma del Responsabile della U.O.C. senza la quale risulta un atto incompleto. La contenuto Direzione minimo Sanitaria standard controlla della la cartella completezza e delle di un informazioni essenziali (diagnosi, codici nosologici, firme dei medici) nonché dei requisiti di compilazione. CONSULTAZIONE DOCUMENTAZIONE CLINICA PER MOTIVI DI STUDIO Il personale sanitario interessato ad esaminare la documentazione clinica per motivi di ricerca e di studio, potrà essere autorizzato alla consultazione dietro specifica richiesta. dal Direttore Sanitario 26 Nel caso trasferita in cui all’archivio la documentazione centrale, non sia stata ancora l’autorizzazione dovrà essere richiesta al Direttore dell’ U.O.C. responsabile del reparto. La consultazione dovrà avvenire in locali idonei e tranne casi eccezionali, non potrà essere rilasciata copia, che comunque non dovrà riportare gli elementi identificativi dl paziente. RIFERIMENTI NORMATIVI COMPILAZIONE: - R.D. 30 settembre 1938 numero 1631 art. 24 D.P.R. 27 marzo 1969 numero 128 art. 2 – 7 D.P.R. 14 marzo 1974 numero 225 (abrogato dalla legge 42/99) Codice deontologico degli Infermieri art. 4.6., 4.7., 4.8. - Nuovo codice di deontologia medica art. 26 SEGRETO: - C.P. art. 622 – Violazione del segreto professionale - C.P. art. 326 – Violazione del segreto d’ufficio - Giuramento di Ippocrate - Nuovo codice di deontologia medica art. 9 – 10 – 11 - Legge 31 dicembre 1996 numero 675 – legge per la tutela della privacy. - L’illegittima divulgazione del contenuto della cartella clinica può condurre a conseguenze di ordine penale per la violazione del segreto professionale o di quello d’ufficio e a censure a carico del proprio ordine o collegio professionale per violazione del segreto professionale. Lo studente frequentatore e il medico tirocinante in quanto non strutturati sono tenuti al segreto professionale e non a quello d’ufficio. RESPONSABILITA’ – CONSERVAZIONE E ARCHIVIAZIONE: - Costituzione italiana art. 97 27 - DPR 30.9.63 n. 1409 - Legge 4.01.1968 n. 15 - D.P.R. 27 marzo 1969 numero 128 art. 7, 2, 5 - Art. 830 C.C. - Art. 2946 C.C. - D.P.R. 14 marzo 1974 numero 225 - D.p.c.m. 11 settembre 1974 - Decreto Ministro per i Beni culturali e ambientali 29 marzo 1979 - Circolare Ministero della sanità 19 dicembre 1986 - E’ prevista la possibilità della microfilmatura: DPR 445/2000 - Nuovo codice di deontologia medica art. 10 OBBLIGHI ISTITUZIONALI: - D.P.R. 27 marzo 1969 numero 128 art. 5 - Nuovo codice di deontologia medica art. 10 – 11 - D.Lgs.vo 30 GIUGNO 2003 n. 196 Codice in Materia di Protezione dei Dati Personali - In particolare, l’art. 92 ( “ Cartelle cliniche ” ) e l’art. 93 ( “ Certificato di assistenza al parto ” ) del D.Lgs.196/2003 contengono specifiche disposizioni rilevanti ai fini della privacy. S.D.O. – TARIFFE E FLUSSO INFORMATIVO: 9 D.M. 28/12/1991 istituzione della scheda di dimissione ospedaliera 9 D.M. 26/07/1993 Disciplina del flusso informativo sui dimessi degli istituti di ricovero pubblici e privati. 9 DGR 18/09/1995 n. 70 –1459 Determinazione delle tariffe ospedaliere da riconoscersi agli erogatori pubblici e privati del Servizio Sanitario Nazionale 9 DGR 25-29244 1/01/2000 aggiornamento del sistema di codifica e di tariffazione delle Schede di Dimissione Ospedaliera 9 D.M. 27/10/2000 n. 380 regolamento recante norme concernenti l’aggiornamento della disciplina del flusso informativo sui dimessi degli istituti di ricovero pubblici e privati. 9 DGR 36-5380 25/02/2002 ridefinizione delle tariffe per l’attività ospedaliera. 28 9 DGR n. 23-11243 riguardanti del 9/12/2003 l’autorizzazione modifiche e ed integrazioni l’accreditamento delle attività di day surgery SICADS (Società italiana di chirurgia ambulatoriale e di day surgery Board della Qualità Sottocommissione Cartella Clinica) (Minerva Anestesiol 2000;66;927- 929). BIBLIOGRAFIA “ La Gestione Sanitarie ” a del Rischio cura di Clinico nelle Alessandra Organizzazioni Cinotti; Il Pensiero Scientifico Editore; Roma ; Settembre 2004. “ G estire il rischio clinico per prevenire i conflitti ” a cura di Alessandra De Palma; Servizio Sanitario Regionale; Emilia –Romagna; Azienda Sanitaria Locale di Modena; Zadigroma Editore Roma; Luglio 2004. “ C orso di Formazione Clinico” Prevenzione e Gestione del Rischio Agenzia di Sanità Pubblica Regione Lazio; Febbraio 2005. Azienda U.S.L. RM H - POLO OSPEDALIERO H4 “ G estione della Santina Medaglini Cartella Clinica ” a cura Direttore Medico di Polo Ospedaliero H4 (Roma). della Dott.ssa Albano Laziale Azienda Ospedaliera Naz. Alessandria “ S anti ANTONIO e BIAGIO e CESARE ARRIGO ” ; Regione Piemonte - “ Linee Guida sulla Cartella Clinica” Rev. Del 13/02/2004. 29 LEGENDA: R.M.: Risk Management UU.OO.CC.: Unità Operative Complesse U.O.C.: Unità Operativa Complessa U.O.: Unità Operativa A.D.R.: Alternative Dispute Resolution S.I.P.S.A.: Sistema Informativo Prestazioni Sanitarie CASS. PEN.: Cassazione Penale Scheda R.A.D.: Scheda Rapporto Accettazione Dimissione S.D.O.: P.S.: Scheda Dimissione Ospedaliera Pronto Soccorso T.S.O.: Trattamento Sanitario Obbligatorio D.M.S.: Decreto Ministero Sanità D.G.R.: Delibera Giunta Regionale D.P.R.: D.M.: Decreto Presidente della Repubblica Decreto Ministeriale D.P.C.M.: Decreto Presidente del Consiglio D.L.: Decreto Legge D.Lgs.: Decreto legislativo R.D.: C.C.: Regio Decreto Codice Civile C.P.: Codice Penale D.E.A.: Dipartimento Emergenza Assistenza R.R.F.: Recupero e Riabilitazione Funzionale M.S.: Ministero della Salute VV. FF.: Vigili del Fuoco ARTT.: Articoli S.I.C.A.D.S.: Società Italiana di Chirurgia Ambulatoriale e di Day Surgery 30