Etica deontologica Anixter
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Etica deontologica Anixter
Etica deontologica Anixter Politica globale sul comportamento etico e deontologico Anixter Products. Technology. Services. Delivered Globally. JANUARY 2009 EDITION (REV. 2011v2) I N D I C E Presentazione del nostro CEO e del Presidente del Consiglio di amministrazione 2 Rapporti di relazione Il nostro impegno Impegno e responsabilità della Direzione Rapporti anonimi Domande e rapporti di non conformità 3 3 4 4 Rispetto reciproco Trattamento leale ed equo Ambiente di lavoro senza vessazioni Salute e sicurezza Privacy 5 5 5 6 Rispetto verso i clienti, i fornitori e il mercato Informazioni su clienti, fornitori e concorrenti Regali e forme di intrattenimento Conflitto di interessi Leggi antitrust e sulla concorrenza 6 7 7 8 Rispetto per i nostri azionisti Risorse materiali di Anixter Informazioni riservate Documenti aziendali e comunicazioni Informazioni riservate 8 9 9 9 Rispetto per le comunità locali Ambiente Leggi antiboicottaggio U.S.A. Rapporti con funzionari governativi Importazione ed esportazione Riciclaggio di denaro Interviste ai mass media Contributi e attività politiche 10 11 11 12 12 12 13 Domande e risposte 14 Contatti 16 1.800.ANIXTER | [email protected] 1 PRESENTAZIONE DEL NOSTRO CEO E DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Siamo tutti orgogliosi del fatto che Anixter sia conosciuta come una società leale, onesta e fondata su solidi principi etici. La nostra reputazione, affidata a dipendenti in grado di comprendere l'importanza che diamo a queste qualità, è un valore che coltiviamo e difendiamo ogni giorno. La nostra integrità ci ha aiutato a diventare leader globali nel nostro settore. Bob Eck President and Chief Executive Officer Da quando è stato creato, oltre 50 anni fa, abbiamo sempre fatto riferimento ai semplici principi del nostro Blue Book. Gli stessi principi che ci guidano ancora oggi e che rappresentano i fondamenti della nostra Politica Globale sul Comportamento Etico e Deontologico. Questa Politica ci richiede di lavorare con la massima onestà e integrità, poiché la protezione della nostra società e della nostra reputazione è responsabilità di tutti. Conservate questo documento in un luogo in cui sia facilmente consultabile. Se avete domande da porre o problemi da discutere riguardo a quanto riportato in questa Politica, non esitate a farlo. Sam Zell Chairman of the Board Ringraziandovi per l'impegno che dimostrate verso Anixter e i nostri valori, vi invitiamo a continuare a lavorare in base a tali principi, che sono gli elementi fondanti del nostro successo, di oggi e degli anni a venire. Anixter Business Ethics 2 Etica di Comportamento Globale per la condotta degli Affari RAPPORTI DI RELAZIONE Il nostro impegno Ogni giorno, in tutto il mondo, siamo in contatto con clienti, fornitori e colleghi di lavoro. Siamo consapevoli che la nostra attività è basata sulle relazioni che intercorrono tra le persone che lavorano con e per noi e siamo orgogliosi dell'atteggiamento rispettoso e onesto con cui ci rapportiamo a ogni individuo. “In Anixter, aspiriamo a essere i MIGLIORI.” in modo di evitare ogni situazione che possa dare anche solo l'impressione di essere sconveniente. In caso di dubbi, non esitiamo a chiedere consiglio. “Diciamo sempre la VERITÀ a tutti, ai nostri clienti e ai nostri fornitori. Esponiamo i fatti nella loro completezza, senza omettere nulla. Non cerchiamo di forzarli, esagerarli o minimizzarli…Basta una piccola bugia per essere bugiardi!” – Blue Book di Anixter – Blue Book di Anixter Il nostro Consiglio di Amministrazione ha voluto realizzare questa Politica Globale sul Comportamento Etico e Deontologico per fornire una guida al rispetto delle regole e dei principi etici che definiscono la nostra condotta professionale. Questa Politica vale per tutti, dirigenti, funzionari e dipendenti, poiché ogni transazione deve essere effettuata nel pieno rispetto delle leggi applicabili e dei più elevati principi di comportamento etico e deontologico. Questa Politica non ha la pretesa di esaurire tutte le questioni legali e procedurali che possiamo incontrare. Si tratta piuttosto di una guida e di una importante risorsa volta a indirizzare i nostri comportamenti quando si tratta di affrontare significative problematiche di natura etica o legale. A complemento di questa Politica, esiste una serie di altre direttive inviate - o fornite in altro modo - a ogni sede. Quando ci troviamo in situazioni non contemplate nella nostra Politica, dovremmo porci la seguente domanda: “Sarei fiero di me stesso e di Anixter se la questione venisse pubblicata sulla prima pagina dei giornali o divulgata al telegiornale serale?” Dobbiamo fare Impegno e responsabilità della Direzione Ogni manager rappresenta una risorsa per gli altri dipendenti. Siamo fieri dell'ambiente di lavoro aperto, attento e informale che abbiamo creato e che incoraggia una comunicazione a doppio senso. La nostra capacità di comunicare apertamente ci permette di conoscere e di riferire più facilmente qualunque condotta o situazione potenzialmente illegale o non rispondente ai nostri principi etici. I nostri manager hanno anche altre responsabilità: creare e mantenere un ambiente di lavoro fondato sui più alti livelli di etica professionale; verificare che tutti coloro che operano sotto la loro supervisione abbiano chiaramente compreso gli obblighi legali ed etici, oltre che la nostra Politica; modellare ogni atto sulla nostra Politica e sulle nostre direttive. Ogni tipo di problematica legata alla nostra Politica deve essere discussa con i nostri manager o i nostri vicepresidenti. “Sono i vicepresidenti di Anixter a lavorare per noi, non il contrario. Quindi, rivolgiamoci a loro!” – Blue Book di Anixter 1.800.ANIXTER | [email protected] 3 Rapporti anonimi Eventuali violazioni della nostra Politica possono essere comunicate da chiunque, in modo anonimo. Per Stati Uniti e Canada, il numero da comporre è 1-888-361-5806. Le segnalazioni provenienti da altri paesi devono far riferimento alla Business Integrity Line di Anixter - ulteriori informazioni alla fine di questo documento. Le chiamate sono gestite da una risorsa esterna. Sono offerti servizi di traduzione. L'identità del chiamante non viene fornita a nessuno all'interno di Anixter. Alcuni regolamenti europei limitano le denunce che possono essere presentate in modo anonimo (fondamentalmente ammesse solo per questioni finanziarie, contabili e di auditing) e, in tal caso, lo staff del fornitore esterno potrebbe aver bisogno di sapere di che sede si tratta e qual è la natura del problema, in modo da non contravvenire alle leggi applicabili. IN CASO DI DUBBI SU UNA DETERMINATA TRANSAZIONE O SE SIAMO INCERTI SU QUALE CONDOTTA ADOTTARE... CONTATTIAMO: • La nostra direzione, oppure • Il Compliance Officer della nostra zona, consultando il sito Ethics and Compliance IntraQuest o facendo riferimento all'elenco riportato a pagina 16 di questo documento, oppure • Inviamo una e-mail all'indirizzo [email protected], oppure • Chiamiamo il 1.800.ANIXTER o il numero (prefisso USA)+224-521-8000 e chiediamo del nostro Chief Compliance Officer, Bradd Easton. Etica deontologica Anixter 4 Domande e rapporti di non conformità Se ci sentiamo spinti a compiere un atto in conflitto con la nostra Politica o riteniamo che un collega stia violando queste direttive, possiamo rivolgerci a un manager, a un vicepresidente, al Compliance Officer, alle Risorse Umane, all' Audit Interno e all'Ufficio Legale oppure effettuare una segnalazione telefonica mediante la Business Integrity Line. Siamo tutti tenuti a rispettare la legge e questa Politica e a denunciarne prontamente qualunque eventuale violazione. Anixter si impegna a prendere in seria considerazione tutti i rapporti su eventualiazioni scorrette e, dopo un'immediata e accurata verifica dei fatti, svolta in modo assolutamente riservato, adotta le eventuali azioni correttive che prevedono, tra l'altro, azioni disciplinari, licenziamento e altre sanzioni. Tutte le informazioni vengono mantenute riservate e rivelate soltanto senecessarie all'accertamento dei fatti e alla risoluzione del problema. Tutti noi siamo tenuti alla piena collaborazione con qualunque indagine conseguente a un rapporto. Non tolleriamo alcuna forma di vessazione o ritorsione contro i dipendenti cheriferiscono o rivelano, in buona fede, violazioni della nostra Politica o agiscono come testimoni. RISPETTO RECIPROCO Trattamento leale ed equo È nostro intento offrire un ambiente di lavoro in cui tutti i dipendenti abbiano l'opportunità di sviluppare il loro potenziale e contribuire al successo globale della società. Vogliamo valorizzare le competenze e i contributi di ogni persona. Siamo profondamente convinti della necessità di trattare in modo leale ed equo tutti i dipendenti e i candidati. Trattiamo tutti lealmente, cortesemente, con rispetto e dignità. Nel nostro ambiente di lavoro si respira una atmosfera aperta e di reciproco rispetto, che valorizza ogni singolo individuo. Siamo consapevoli che la nostra diversità rappresenta il punto di forza e la chiave del nostro successo. “In Anixter, non assumiamo persone. Chiediamo loro di unirsi a noi per aiutarci a migliorare.” – Blue Book di Anixter Siamo tenuti a rispettare tutte le leggi e i regolamenti sul lavoro vigenti nei paesi in cui operiamo e non tolleriamo alcun tipo di discriminazione illegittima. Ad esempio, non facciamo distinzioni in base a parametri di età, razza, religione, colore, disabilità, origini nazionali, sesso, identità sessuale, orientamento sessuale o servizio militare. Tutte le questioni legate ad assunzioni, formazione, compensi, privilegi, promozioni, trasferimenti, licenziamenti, condizioni di lavoro e ogni altro aspetto inerente il rapporto con i dipendenti non sono oggetto di pratiche discriminatorie. Tutti i candidati e i dipendenti sono giudicati esclusivamente in base alle loro qualifiche e competenze. Ambiente di lavoro senza vessazioni Vogliamo che il nostro ambiente di lavoro favorisca il benessere e il rendimento di tutti i dipendenti. Questo è il motivo per cui combattiamo ogni comportamento degradante, intimidatorio, offensivo, oltraggioso o molesto. Non tolleriamo comportamenti molesti, approcci inopportuni, richieste di favori sessuali e ogni altra condotta che possa intimidire, essere considerata ostile o sgradevole. Quando il comportamento di un collaboratore ci infastidisce o mette a disagio chi ci sta intorno, non restiamo in silenzio. Se subiamo molestie sul posto di lavoro o veniamo a conoscenza di fatti del genere riguardanti altre persone, ci preoccupiamo di riferire l'accaduto. Salute e sicurezza Ovunque operiamo, cerchiamo di creare ambienti di lavoro in grado di tutelare la salute e la sicurezza. Ci impegniamo a rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili su salute e sicurezza e insistiamo sul fatto che il lavoro venga svolto in modo sicuro e responsabile. Ognuno di noi è tenuto a rispettare tutte le regole e le procedure previste dalla società a tutela della salute e della sicurezza sul posto di lavoro e a riferire immediatamente eventuali incidenti, infortuni e pericoli potenziali. I nostri collaboratori possono contare su un ambiente di lavoro in cui non circolano droghe di alcun tipo. Invitiamo chiunque abbia problemi legati ad alcol o droghe a chiedere il sostegno dell'Employee Assistance Program di Anixter o di altri professionisti qualificati. Anixter si riserva il diritto di chiedere ai propri dipendenti di sottoporsi a test antidroga ovunque sussista un problema di sicurezza e l'eventuale rifiuto comporta la risoluzione del rapporto di lavoro. Non tolleriamo la violenza o atteggiamenti minacciosi di alcun tipo e, in tutte le sedi di Anixter, la detenzione di armi è severamente proibita. Se veniamo a conoscenza di 1.800.ANIXTER | [email protected] 5 minacce di violenza o atti intimidatori, siamo tenuti a riferirli. Qualunque collaboratore che, in tal senso, contravviene alla nostra politica incorre nelle conseguenti azioni disciplinari, compreso il licenziamento. Privacy Rispettiamo la privacy dei dipendenti e il carattere confidenziale di ogni dato personale di natura medica e finanziaria, registrando solo le informazioni richieste dalla legge o indispensabili all'operatività di Anixter. Tali informazioni vengono comunque trattate con estrema riservatezza e non possono essere copiate, pubblicate o rivelate a terzi senza il previo consenso scritto del dipendente interessato o del nostro Ufficio Legale. Senza una legittima esigenza aziendale e un'adeguata autorizzazione, non riveliamo mai a nessuno, all'interno o all'esterno di Anixter, dati di natura riservata. Se siamo autorizzati ad accedere a documenti dell'ufficio personale o inerenti la retribuzione, dobbiamo limitarne al massimo la divulgazione. Anixter si riserva il diritto, nella misura in cui consentito dalle leggi applicabili, di ispezionare le proprie strutture e i propri beni, di controllare l'uso che si fa di computer, telefoni, posta elettronica e Internet, di visionare documenti aziendali e di controllare uffici e altre aree di lavoro. “Il nostro attento trattamento dei dati riservati ci è valso la stima e la fiducia dei nostri clienti e dei nostri fornitori.” – Bob Eck Presidente e CEO Anixter Business Ethics 6 “I clienti non dipendono da noi. Siamo noi a dipendere da loro. Offrendoci l'opportunità di servirli, ci concedono un grande privilegio”. “In Anixter, trattiamo i fornitori esattamente come i clienti; proviamo, quindi, a rileggere la frase sostituendo a ‘Clienti’ la parola ‘Fornitori’.” – Blue Book di Anixter RISPETTO VERSO I CLIENTI, I FORNITORI E IL MERCATO Cerchiamo di svolgere la nostra attività in modo onesto e leale, mantenendo le nostre promesse. Siamo consapevoli che la nostra parola rappresenta una garanzia. Ci aspettiamo che anche i nostri fornitori, nelle loro sedi, implementino un codice etico di condotta conforme a tutte le leggi applicabili. Cerchiamo di capire e rispettare i codici di condotta dei nostri clienti. Informazioni su clienti, fornitori e concorrenti Siamo consapevoli che clienti e fornitori contano su di noi per proteggere la loro privacy. I loro dati sono estremamente confidenziali e vengono utilizzati, per legittime esigenze di lavoro, solo da chi è autorizzato ad accedervi. Per quanto riguarda i nostri concorrenti, non chiediamo e non forniamo alcuna informazione confidenziale in modi non previsti dalle leggi applicabili. Non accettiamo informazioni sui concorrenti fornite da loro ex-dipendenti e non utilizziamo tali informazioni se, nostro malgrado, ne veniamo a conoscenza. Regali e forme di intrattenimento Le nostre decisioni d'affari devono basarsi sul merito. Non accettiamo e non offriamo regali, favori e forme di intrattenimento che possano far sentire in debito il ricevente, influenzare una decisione di affari o semplicemente dar adito a tali ipotesi. Non chiediamo regali, favori o forme di intrattenimento. Non accettiamo e non facciamo regali in contanti. Ci asteniamo del tutto dall'offrire regali e forme di intrattenimento che siano contrari alla legge, alla politica di Anixter o a quella della società ricevente. In caso di incertezza sull'opportunità di regali o di forme di intrattenimento fatti o ricevuti, ne discutiamo con il nostro manager o con il Compliance Officer. Rispettiamo clienti e fornitori e siamo consapevoli che la violazione delle loro politiche potrebbe nuocere alle nostre relazioni. Se intendiamo fare un regalo il cui valore non sia esclusivamente simbolico o che potrebbe non essere adeguato alla situazione, chiediamo prima l'approvazione dell'Ufficio Legale o del Compliance Officer di riferimento. Se riceviamo un regalo il cui valore non è esclusivamente simbolico, ne parliamo al nostro manager. I regali che superano un determinato valore potrebbero dover essere restituiti. Quando facciamo omaggio di forme di intrattenimento, valutiamo se siano adeguate alla situazione. Non offriamo o acconsentiamo a ricevere forme di intrattenimento a titolo di omaggio che risultino eccessive. Conflitto di interessi Evitiamo ogni situazione che possa portarci ad agire contro l'interesse di Anixter. Cerchiamo di evitare perfino il sospetto di un conflitto di interessi. Non approfittiamo della posizione, dei contatti e delle conoscenze di cui godiamo all'interno di Anixter a fini di guadagno personale, evitiamo di fare concorrenza ad Anixter o di sfruttare, a scopo privato, occasioni che si creano all'interno di Anixter. Non consentiamo che relazioni personali e familiari o investimenti esterni influiscano, anche solo in apparenza, sulle nostre decisioni d'affari. Se ci troviamo in posizioni in cui le nostre relazioni personali e familiari o i nostri investimenti possono dar adito a sospetti conflitti di interessi, riferiamo immediatamente la situazione al nostro manager o all'Ufficio Legale. Se la nostra posizione è tale da poter influenzare o controllare le azioni di Anixter nei rapporti con determinate società, evitiamo di investire in tali società oppure comunichiamo gli investimenti effettuati al nostro Ufficio Legale o al Compliance Officer. Anixter ci potrebbe chiedere di comunicare periodicamente i nostri investimenti in qualche modo relazionati a società con cui intrattiene relazioni commerciali. Evitiamo attività esterne che possano interferire con la capacità di svolgere il nostro lavoro. Prima di qualunque transazione, il modo migliore per evitare spiacevoli situazioni di conflitto di interessi è quello di spiegare chiaramente i fatti al nostro Ufficio Legale o al Compliance Officer. ESEMPI DI POSSIBILI CONFLITTI DI INTERESSI: • Il lavoro o le attività che svolgiamo all'esterno sono impegnative tali da interferire con la capacità di svolgere il nostro lavoro in Anixter. • Intratteniamo relazioni d'affari o siamo in concorrenza con una società in cui lavorano nostri familiari o amici, o da questi parzialmente posseduta. • Acquistiamo, vendiamo o noleggiamo per nostro conto da/a Anixter o da/a qualunque società che cerca di stabilire rapporti commerciali con Anixter. • Riceviamo commissioni, dividendi o altri pagamenti, servizi, regali o forme di intrattenimento eccessive da chi intrattiene o ha intenzione di intrattenere relazioni commerciali con Anixter. 1.800.ANIXTER | [email protected] 7 Leggi antitrust e sulla concorrenza È nostro interesse competere con la concorrenza in modo leale, libero e aperto. Siamo decisi a competere con estrema determinazione ma nel rispetto di tutte le applicabili leggi antitrust degli Stati Uniti e le leggi sulla concorrenza, in Europa e nel resto del mondo. Illustriamo o descriviamo accuratamente i prodotti e i servizi che offriamo e puntiamo con decisione sui loro meriti, mettendone onestamente in risalto i vantaggi. Qualunque pratica anticoncorrenziale è proibita per legge anche se, talvolta, queste leggi non sono chiare. In linea di principio, la politica di Anixter suggerisce di evitare le seguenti situazioni: • Stabilire accordi con un concorrente o altrimenti acconsentire, in modo informale o verbale, su questioni riguardanti la determinazione dei prezzi o l'assegnazione di prodotti, territori di vendita o fornitori • Scambiare o discutere, con società concorrenti, informazioni su prezzi, marketing, clienti, offerte, mercati o altre informazioni che potrebbero pregiudicare la capacità di Anixter o dei suoi concorrenti di svolgere affari in modo indipendente, o presenziare a incontri in cui vengano discussi tali argomenti • Stringere accordi, con clienti o fornitori, sul prezzo di rivendita di un prodotto senza l'approvazione dell'Ufficio Legale • Persuadere un cliente ad acquistare un prodotto per poterne vendere un altro • Proporre prezzi differenti a clienti simili, a meno che il prezzo più basso sia giustificato da un risparmio dimostrabile per Anixter (e solo a tal fine); a meno che il prezzo più basso sia ritenuto necessario, in buona fede, per rispondere a un prezzo ugualmente basso di un concorrente; a meno che il prezzo più basso sia Anixter Business Ethics 8 giustificato da una differenza funzionale tra i ruoli ricoperti dai due clienti (ad es. un rivenditore e un utente finale). La violazione delle leggi antitrust e di quelle sulla concorrenza può comportare pesanti sanzioni. Prima di discutere questi argomenti con i concorrenti o in situazioni simili a quelle sopra descritte, consultiamo l'Ufficio Legale. RISPETTO PER I NOSTRI AZIONISTI Dobbiamo comportarci come se fossimo proprietari di Anixter e assumere le nostre decisioni di conseguenza. “L'attività di Anixter è la NOSTRA attività.” – Blue Book di Anixter Risorse materiali di Anixter Le risorse materiali di Anixter ci vengono affidate per svolgere il nostro lavoro e siamo tenuti a trattarle con il massimo rispetto, proteggendole da uso improprio, perdite, danni e furti. Usiamo tali risorse solo per esigenze di lavoro e con le modalità stabilite da Anixter. Durante le ore di lavoro, non ci occupiamo di faccende personali che interferiscono con la nostra attività professionale o ci impediscono di compierla. Adottiamo tutte le necessarie precauzioni a tutela delle risorse di Anixter e non permettiamo di accedere, senza autorizzazione, ai suoi sistemi informatici. Ci atteniamo alle regole e alle procedure suggerite dal nostro Information Security Steering Committee (riportate sul sito “Il denaro della Società è il nostro denaro. Perché questa è la nostra Società.” – Blue Book di Anixter Ethics and Compliance IntraQuest). Evitiamo di utilizzare in modo eccessivo le apparecchiature di Anixter per uso personale e non le utilizziamo affatto per visualizzare, memorizzare e distribuire contenuti di natura illegale, vessatoria od offensiva. Riferiamo immediatamente eventuali frodi, furti o uso improprio delle risorse di Anixter, con la consapevolezza che Anixter perseguirà tali azioni con la massima severità consentita dalla legge. Informazioni riservate Siamo consapevoli dell'estrema criticità di tutte le informazioni riguardanti Anixter e le sue risorse e ci impegniamo a mantenere riservate tutte le informazioni proprietarie e confidenziali, non rivelandole neanche a familiari e amici. Trasmettiamo tali informazioni solo a chi, per esigenze di lavoro, è autorizzato a riceverle o quando sia imposto dalla legge o consentito dalle nostre politiche. Per proteggere le informazioni confidenziali, adottiamo tutte le misure necessarie tra cui l'eventuale stipula preliminare di accordi di riservatezza. Proteggiamo le informazioni confidenziali di Anixter tenendole al sicuro ed evitando di mostrarle o di discuterne in pubblico. Quando usiamo telefoni cellulari e laptop, ci assicuriamo che altri non possano ascoltare o visualizzare informazioni riservate. Continuiamo a proteggere le informazioni confidenziali di Anixter anche al termine del nostro rapporto di lavoro. Documenti aziendali e comunicazioni Nel tenere i registri finanziari e contabili, osserviamo i più rigidi standard. Sui nostri libri, vengono riportati tutti gli elementi di ogni transazione, con un presentazione onesta, precisa e chiara dei fatti. Non falsifichiamo e non occultiamo mai alcuna informazione. Siamo consapevoli del fatto che tutti i dati che comunichiamo via e-mail, voicemail o per posta potrebbero essere divulgati al pubblico. Facciamo del nostro meglio per essere chiari, concisi e precisi, comportandoci come se ciò che affermiamo o scriviamo dovesse essere pubblicato sui giornali o dichiarato in tribunale. Ognuno di noi è tenuto a fare la sua parte per assicurare che i libri, i dati e i conti di Anixter riflettano fedelmente le transazioni e gli eventi che si verificano. La registrazione di tutte le transazioni deve essere completa, precisa e adeguata. Non falsifichiamo in alcun modo libri, registri, rapporti di spesa, cartellini, documenti sulla qualità e sulla sicurezza o qualunque altro tipo di registrazione. Conserviamo o eliminiamo i documenti di Anixter in base alle direttive della nostra politica di conservazione dei documenti. Ci impegniamo a non alterare, nascondere o distruggere documenti o dati che sono o possono diventare oggetto di indagini o procedimenti ufficiali. Informazioni riservate Non utilizziamo informazioni confidenziali a nostro vantaggio personale. Non trattiamo titoli di Anixter o di altre società, e non suggeriamo ad altri, compresi familiari e amici, di farlo, in base a informazioni riservate che non siano disponibili o note al pubblico. Possedere informazioni privilegiate significa essere a conoscenza di eventi la cui rilevanza può influire su decisioni di acquisto, vendita o conservazione di titoli. Può trattarsi, ad esempio, di notizie su acquisizioni, fusioni, cessioni, investimenti, risultati finanziari o proiezioni, cambi di gestione, significative vendite di attivi, frazionamento di azioni, diversa assegnazione di dividendi, nuovi e importanti prodotti o servizi, acquisizione o perdita di clienti o fornitori chiave. Siamo consapevoli che le informazioni privilegiate possono essere sia positive sia negative e possono riguardare Anixter come qualunque altra società. Non dobbiamo impegnarci in speculazioni a breve termine sui titoli di Anixter né in transazioni da cui potremmo trarre profitto se il valore dei titoli di Anixter scendesse. In caso di dubbi su una determinata transazione, consultiamo il nostro Ufficio Legale. 1.800.ANIXTER | [email protected] 9 RISPETTO PER LE COMUNITÀ LOCALI Abbiamo il privilegio di essere presenti in centinaia di comunità, in tutto il mondo. In ogni contesto, sfruttiamo tutte le occasioni per contribuire al miglioramento delle comunità in cui lavoriamo e alla tutela dell'ambiente. Osserviamo inoltre le leggi relative alle transazioni internazionali. Ambiente In tutte le nostre sedi, siamo impegnati a promuovere comportamenti responsabili dal punto di vista ambientale. Cerchiamo di minimizzare, riutilizzare e riciclare i rifiuti e, quando ciò non è possibile, di smaltirli in modo responsabile. Lavoriamo costantemente per ridurre al minimo il nostro impatto ambientale, perché siamo consapevoli che il successo della nostra attività è legato al benessere della comunità in cui viviamo e lavoriamo. Operiamo nel rispetto di tutte le leggi locali applicabili in materia. SAPEVATE CHE... Anixter è un membro di The Green Grid, un consorzio internazionale di aziende che si dedica all'ottimizzazione dei consumi e dei costi energetici dei datacenter. Teniamo costantemente aggiornati i nostri clienti sugli ultimi sviluppi nel campo dell'efficienza energetica dei datacenter. I READY!SM Deployment Services di Anixter contribuiscono a ridurre la quantità di rifiuti in loco, indirizzando il materiale alle corrispondenti strutture di smaltimento o riciclaggio. Anixter Business Ethics 10 SAPEVATE CHE... Dopo la sua realizzazione, lo stabilimento di Anixter ad Alsip, Illinois, è stato la più grande struttura di distribuzione degli U.S.A. a ricevere, dal Green Building Council degli Stati Uniti, la certificazione LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) per i nuovi edifici. Leggi antiboicottaggio U.S.A. La decisione di stabilire o meno relazioni d'affari con altri soggetti non deve essere basata su motivi razziali, religiosi, discriminazioni sessuali o legate all'origine nazionale. In base alle leggi antiboicottaggio degli Stati Uniti, non possiamo fornire ai clienti o ad altri soggetti informazioni riguardanti la razza, la religione, il sesso o l'origine nazionale dei proprietari, dei dipendenti, dei fornitori o degli spedizionieri di Anixter, tranne che nell'adempimento dei legittimi programmi contro le discriminazioni di Anixter o dei suoi clienti statunitensi o come altrimenti previamente approvato dall'Ufficio Legale. Non possiamo fornire informazioni su relazioni o trattative d'affari che Anixter può aver condotto o meno con paesi boicottati o sulla "lista nera". Poiché che Anixter deve registrare tutte le richieste di partecipazione a un boicottaggio, anche se rifiuta di partecipare, noi abbiamo l'obbligo di inoltrare qualsiasi richiesta al nostro Ufficio Legale. Tali richieste possono essere rinvenute nella maggior parte dei documenti d'affari, ivi compresi contratti, offerte, lettere di credito, ordini d'acquisto e formulari. Rapporti con funzionari governativi Siamo consapevoli del fatto che, quasi in tutto il mondo, i funzionari governativi non possono accettare regali, favori o forme di intrattenimento e, prima di prendere un'iniziativa in tale senso nei confronti di un funzionario o di un dipendente governativo o di società statali, di un partito o di un candidato politico, consultiamo il nostro Ufficio Legale. Non cerchiamo di influenzare il giudizio o gli atti dei funzionari statali con promesse di regali, prestiti o qualunque altro incentivo illegale. Non facciamo nulla, indirettamente, che ci sarebbe proibito fare direttamente e ci assicuriamo che gli agenti di Anixter non offrano, promettano o autorizzino pagamenti non consentiti. Chiediamo ai nostri agenti di firmare contratti scritti che prevedano clausole ben precise sui pagamenti proibiti e controlliamo che gli agenti non rientrino in nessuna 'prohibited party list'. CHIEDIAMO CONSIGLIO E APPROVAZIONE AL NOSTRO UFFICIO LEGALE SE ENTRIAMO IN POSSESSO DI DOCUMENTI CHE: • Contengono le parole “boicottaggio” o “lista nera” • Proibiscono l'importazione o l'esportazione di merci da o verso certi paesi • Richiedono che le merci vengano spedite su navi che possono entrare nei porti di determinati paesi • Sono redatti, anche solo parzialmente, in una lingua che possa essere collegata a una boicottaggio. 1.800.ANIXTER | [email protected] 11 Importazione ed esportazione Sappiamo che una serie di leggi limita il commercio di certi prodotti, in determinati paesi, con soggetti o società sotto embargo o in altro modo vincolati e ci impegniamo a rispettare tutte le leggi applicabili alle importazioni e alle esportazioni. Le leggi di controllo delle esportazioni limitano anche lo scambio di una serie di informazioni tecniche, anche via e-mail e/o tramite web. Garantiamo che ogni operazione di import, export o riesportazione di merci, servizi e tecnologia avvenga nel rispetto delle leggi applicabili e dopo aver ottenuto le necessarie licenze e autorizzazioni governative. Siamo tenuti a sapere quali sono i paesi, le società o le persone con cui non possiamo intrattenere affari o scambiare informazioni e dobbiamo controllare che i nostri interlocutori non rientrino in 'restricted party list'. Sappiamo anche che certi prodotti possono essere soggetti a speciali restrizioni e che, prima dell'esportazione, è necessario ottenere le relative licenze. Prima di intraprendere attività di portata internazionale, contattiamo il nostro International Transactions Group o l'Ufficio Legale. Possiamo accedere alle informazioni rese disponibili dall'International Transactions Group attraverso il sito Ethics and Compliance IntraQuest. Anixter Business Ethics 12 Riciclaggio di denaro Il riciclaggio di denaro implica l'occultamento di fondi illegali o il tentativo di rendere legittimi tali fondi. CONTATTIAMO IL COMPLIANCE OFFICER SE CI VIENE RICHIESTO DI: • Effettuare pagamenti in valute diverse dalle solite o da quelle previamente concordate • Effettuare o ricevere pagamenti in contanti • Effettuare o ricevere pagamenti a/da soggetti estranei alla transazione • Effettuare o ricevere pagamenti in eccesso. Interviste ai mass media Se un rappresentante dei mezzi d'informazione o di qualunque altro organismo richiede una intervista o sollecita informazioni e opinioni su Anixter, anche se si tratta di argomenti non riservati, riferiamo la richiesta al Chief Executive Officer, al Chief Financial Officer o al General Counsel di riferimento. Questi collaboratori hanno accesso a tutte le informazioni e sono preparati a rispondere adeguatamente. Contributi e attività politiche Siamo lieti del fatto che Anixter capisca l'importanza di partecipare attivamente alla vita della società in cui viviamo. Sappiamo che Anixter rispetta il nostro diritto di contribuire alla vita politica e di impegnarci in tal senso, ma chiariamo che i nostri pareri e le nostre azioni sono da attribuire esclusivamente a noi e non ad Anixter. Per perseguire i nostri scopi, non usiamo le risorse, le proprietà, il tempo o i fondi di Anixter e non chiediamo rimborsi per sostenere partiti politici, cause o candidati. Erogare contributi aziendali a candidati, partiti e comitati politici è possibile, ma solo previa approvazione del nostro Ufficio Legale. SAPEVATE CHE... Lavorare con Anixter è come lavorare con la propria famiglia. C'è un clima di reciproco rispetto e di mutua assistenza. Nel 2005, l'uragano Katrina ha devastato la zona di New Orleans, lasciando senza casa diversi dipendenti di Anixter e le loro famiglie. Venuti a conoscenza della notizia, i collaboratori Anixter di tutto il mondo hanno raccolto e donato oltre $50.000 a favore dei loro sfortunati colleghi. “Anixter International aiuta gli studenti bisognosi sostenuti dalla Midtown Educational Foundation (MEF) a rompere il circolo vizioso che, a Chicago, lega la povertà alla mancanza di istruzione superiore. I programmi della MEF, attraverso una combinazione di risorse universitarie, attività interattive e opportunità extracurriculari, aiutano i giovani più sfortunati di Chicago a iscriversi al college, con un tasso di successo di quasi cinque volte superiore a quello dei loro coetanei su scala nazionale. Molti allievi della MEF sono ora membri attivi della comunità e lavorano come ingegneri, insegnanti, avvocati, commercialisti e svolgono molte altre professioni.” – Jodie Madler Midtown Educational Foundation 1.800.ANIXTER | [email protected] 13 DOMANDE E RISPOSTE D: Talvolta, ricevo e-mail che contengono battute sessiste e razziste o materiale pornografico. Cosa devo fare? R: Non condividete queste e-mail con altri dipendenti Anixter e cancellatele. Chiedete al mittente di non inviare più questo tipo di materiale. Se la situazione si verifica di nuovo, parlatene con il reparto Risorse Umane o con l'Ufficio Legale. V. pag. 5. D: Stiamo cercando di assumere un consulente che ci assista nell'ottenere permessi in un paese straniero. Il consulente richiede una grossa somma di denaro e si rifiuta di firmare qualunque documento. Cosa devo fare? R: Per evitare problemi con le leggi applicabili, dobbiamo essere certi che i nostri pagamenti non vengano usati per corrompere funzionari governativi. Prima di assumere tale consulente, dovreste chiedere consiglio al nostro Ufficio Legale. V. pag. 11. D: Un cliente straniero ci ha chiesto di emettere una fattura commerciale di valore più basso rispetto alla merce effettivamente venduta. Posso farlo? R: No. L'elaborazione di un documento falso è proibita. V. pag. 9. Anixter Business Ethics 14 D: Ho bisogno di un lavoro part-time, oltre al mio lavoro in Anixter. È un problema? R: No, non è un problema se l'altro lavoro non coinvolge concorrenti o potenziali concorrenti di Anixter e non pregiudica la vostra capacità di lavorare con Anixter. V. pag. 7. D: Un fornitore mi ha chiesto di emettere un ordine provvisorio per una quantità di prodotti superiore a quella di cui abbiamo bisogno, in modo da poterlo registrare nell'anno in corso. Va bene? R: No. Questo non rifletterebbe correttamente l'effettiva transazione e sarebbe contrario alla nostra Politica. Inoltre, ciò potrebbe aiutare il fornitore a commettere una frode. V. pag. 9. D: Sono preoccupato del fatto che l'uso di alcol da parte di un collega possa rappresentare un problema di sicurezza. Se riferisco questo problema, il mio amico potrebbe essere licenziato? R: Generalmente no. La principale preoccupazione di Anixter è la sicurezza e il benessere di tutti i dipendenti. La cosa più probabile è che questa persona venga affidata alle cure del nostro Employee Assistance Program, in modo da poterla aiutare. Ma se il dipendente è recidivo e già ha violato altre volte le direttive della nostra Politica, potrebbe essere adottata un'azione disciplinare. V. pag. 5. D: Mia moglie lavora per una società in rapporti commerciali con Anixter. Io sono stato recentemente promosso e, nel mio nuovo lavoro, entrerò in contatto con la società di mia moglie. Cosa devo fare? R: Dovreste chiedere consiglio al vostro manager, all'Ufficio Legale o al Compliance Officer. È importante che ogni potenziale conflitto venga rivelato in modo da poter prevenire ed evitare eventuali problemi. V. pag. 7. D: Un fornitore estero si è offerto di documentare i nostri acquisti a prezzi più bassi rispetto a quelli che effettivamente paghiamo. Questo ci potrebbe consentire di risparmiare sulle pratiche di importazione. È permesso? R: No. La falsa documentazione di affari o transazioni della società è proibita. Usare documenti falsi per nascondere il vero valore della merce o il loro paese di origine è illegale. V. pag. 9. D: In occasione di fiere commerciali, ho visto molte persone che lavorano per concorrenti di Anixter. Cosa devo fare per evitare di incorrere in problemi legali? R: Le fiere commerciali e gli incontri settoriali richiedono estrema cautela. Se venite a contatto con concorrenti di Anixter, evitate di discutere di prezzi o termini contrattuali o di dare o ricevere qualunque informazione di natura concorrenziale. Anche le battute su argomenti legati al lavoro possono essere mal interpretate. Se si discute di argomenti anticoncorrenziali, è consigliabile abbandonare immediatamente la conversazione. V. pag. 8. 1.800.ANIXTER | [email protected] 15 PER DOMANDE, PROBLEMI O RAPPORTI Chiunque volesse porre una domanda, discutere un problema relativo alla nostra Politica o sia a conoscenza di comportamenti contrari alle nostre direttive può rivolgersi a un manager o un vicepresidente Anixter. Se ciò fosse impossibile o risultasse scomodo, è possibile contattare il reparto Risorse Umane, l'Audit interno, l'Ufficio Legale, far riferimento a uno dei contatti riportati su questa pagina o chiamare la hotline di Anixter. Tutte le denunce verranno seriamente considerate, prontamente accertate e, all'occorrenza, adeguatamente perseguite. Anixter non tollera alcun tipo di ritorsione o vessazione nei confronti di chiunque denunci o riferisca, in buona fede, qualunque condotta scorretta. C ON T A T T I E-mail: [email protected] Fax: Prefisso U.S.A. + 224-521-8604 Compliance Officer: Bradd Easton (Globale) Prefisso U.S.A + 224-521-8475 James Ellis-Rees (EMEA) 44(0)1895-818308 Juan Caceres (CALA) Prefisso U.S.A + 224-521-8787 Rod Northridge (Asia Pacifico) 612-9333-0800 Comunicazioni per posta: C ompliance Officer, Bradd Easton Anixter Inc. 2301 Patriot Blvd. Glenview, IL 60026 PER SEGNALAZIONI O DOMANDE ANONIME, SI PREGA DI CONTATTARE LA BUSINESS INTEGRITY LINE (LINEA PER L'INTEGRITÀ AZIENDALE) DI ANIXTER Le chiamate alla linea anonima Anixter Business Integrity Line sono gestite da una società indipendente. Sono offerti servizi di traduzione. L'identità del chiamante non viene fornita ad Anixter. Per accedere alla Business Integrity Line, reperire i numeri di telefono specifici per Paese, o inviare una segnalazione anonima online, visitare il sito anixter.ethicspoint.com. Negli U.S.A. e in Canada: numero verde 1-888-361-5806 Etica deontologica Anixter 1 8H0011X0 © 2009 Anixter Inc. • 12/09 • 200 Aerospace Hardware • Electrical and Electronic Wire & Cable • Enterprise Cabling & Security Solutions • Fasteners Anixter Inc. • 1.800.ANIXTER • anixter.com World Headquarters: 2301 Patriot Boulevard, Glenview, IL 60026-8020 • 224.521.8000 Anixter is a leading global supplier of communications and security products, electrical and electronic wire and cable, fasteners and other small components. We help our customers specify solutions and make informed purchasing decisions around technology, applications and relevant standards. Throughout the world, we provide innovative supply chain management services to reduce our customers’ total cost of production and implementation. A NYSE listed company, Anixter, with its subsidiaries, serves companies in more than 52 countries around the world. Anixter’s total revenue exceeded $6.1 billion in 2008. Anixter Inc. does not manufacture the items described in this publication. All applicable warranties are provided by the manufacturers. Purchasers are requested to determine directly from the manufacturers the applicable product warranties and limitations. Data and suggestions made in the publication are not to be construed as recommendations or authorizations to use any products in violation of any government law or regulation relating to any material or its use.