Manuale di rendicontazione - ER Imprese

PROGRAMMA PROMOZIONALE REGIONALE AI SENSI DELL’ATTIVITA’
4.4. DEL PRAP 2012-2015
MANUALE DI GESTIONE E RENDICONTAZIONE
DEI PROGETTI DI INTERNAZIONALIZZAZIONE DI FIERE E FILIERE
DEL SISTEMA PRODUTTIVO REGIONALE
INTRODUZIONE
Il presente manuale contiene le modalità, la modulistica e
i termini da rispettare per la gestione delle fasi di
avvio, realizzazione e di richiesta di liquidazione del
cofinanziamento previsto dall’Attività 4.4 del Programma
Regionale delle Attività Produttive 2012-2015.
Il presente manuale integra la convenzione sottoscritta
dalla Regione Emilia-Romagna, i soggetti promotori ed i
soggetti attuatori per la realizzazione dei progetti di
cui
all’Attività
4.4
sopraccitata
(d’ora
in
poi
“convenzione”).
AVVIO DEI PROGETTI
Entro 60 giorni dalla firma della Convenzione, il soggetto
attuatore dovrà dare avvio al progetto concordando con il
Responsabile del procedimento una riunione di avvio (kickoff meeting).
Alla riunione di avvio, e in ogni caso come azioni
obbligatorie per l’avvio del progetto, è necessario
presentare all’approvazione della Regione la seguente
documentazione:
-
il progetto esecutivo, con il dettaglio delle azioni
e dei relativi output;
-
il crono-programma delle attività;
-
il piano finanziario, come da schema
nell’allegato 1 al presente manuale;
-
l’eventuale
comunicazione
progetto;
-
un file in word contenente il riassunto del progetto
secondo la modalità adatta alla sua pubblicazione e
valorizzazione on line sui siti della Regione.
progettazione
dei
da produrre per la
riportato
materiali
promozione
di
del
FASE DI REALIZZAZIONE DEL PROGETTO
In tutta la fase di realizzazione del progetto, il
soggetto attuatore è tenuto a rispettare gli obblighi
previsti dalla Convenzione sottoscritta con la Regione. In
particolare, il soggetto attuatore è tenuto a:
-
mantenere un elevato livello di comunicazione con gli
uffici
regionali
e
con
il
responsabile
del
procedimento o i suoi delegati, e a comunicare
immediatamente
impedimenti,
cambiamenti
nel
cronoprogramma delle azioni, difficoltà e rischi per
il progetto;
-
presentare tempestivamente i documenti richiesti
dall’apposita convenzione sopra richiamata all’avvio
del progetto, in corso di realizzazione e a chiusura
dello stesso;
-
invitare la Regione ad ogni azione programmata,
individuandone le più opportune modalità operative.
UTILIZZO DEI LOGHI DELLA REGIONE EMILIA-ROMAGNA E DELLO
SPRINT-ER
Il
soggetto
attuatore
è
tenuto
a
valorizzare
il
cofinanziamento regionale concordando con il Responsabile
del procedimento l’apposizione del logo della Regione
Emilia-Romagna/Sportello
regionale
per
l’internazionalizzazione delle imprese (Sprint-ER) su ogni
materiale promozionale del progetto ed eventualmente la
dizione “Progetto cofinanziato dalla Regione EmiliaRomagna, Assessorato alle attività produttive, piano
energetico
e
sviluppo
sostenibile,
economia
verde,
edilizia, autorizzazione unica integrata”.
Attenzione: i loghi suddetti non possono mai essere
applicati
al
materiale
promozionale
del
soggetto
attuatore/promotore non inerente ad attività del progetto
stesso.
MONITORAGGIO INTERMEDIO
A metà della durata del progetto, il soggetto attuatore è
tenuto a presentare alla Regione una relazione intermedia
indicante lo stato di avanzamento delle azioni, i
risultati conseguiti, gli eventuali scostamenti e le
previsioni sui tempi di realizzazione delle azioni
rimanenti.
SPESE AMMISSIBILI
Sono
considerate
spese
ammissibili
solo
le
spese
espressamente previste dal progetto o ad esso chiaramente
riconducibili, effettivamente e direttamente sostenute dal
soggetto attuatore del medesimo progetto.
Le spese ammissibili sono:
a) spese per beni, servizi e consulenze esterne per
l’organizzazione
di
incontri
istituzionali,
business
matching
meetings,
ricerca
partner,
visite aziendali, seminari, workshop, convegni,
incoming
di
operatori
esteri,
altri
eventi
promozionali (quali, a titolo d’esempio: sfilate,
degustazioni, mostre);
b) spese per la realizzazione di azioni di promozione
di filiere produttive regionali, o di gruppi di
imprese,
nell’ambito
di
eventi
fieristici
all’estero,
quali:
affitto
spazi
espositivi,
allestimento
stand
collettivi,
trasporti,
interpreti e hostess, incoming di delegazioni
estere, organizzazione di seminari ed eventi
promozionali comprese le degustazioni e le sfilate
di moda;
c) spese di consulenza per la realizzazione di studi
settoriali e puntuali di mercato che vadano a
beneficio delle imprese, limitatamente ai paesi
BRICST e Next 11, ad esclusione degli studi
generali congiunturali e di presentazione paese;
d) ideazione, produzione, traduzione e stampa di
materiali informativi, formativi, siti web, per un
importo non superiore al 10% del valore totale del
progetto stesso (salvo adeguata motivazione e
dettagliata descrizione delle voci di costo);
e) spese di personale effettivamente impiegato per la
realizzazione del progetto dal soggetto attuatore
per un importo non superiore al 10% del valore
totale del progetto stesso;
f) eventuali
spese
per
la
realizzazione
della
customer
satisfaction,
da
presentare
obbligatoriamente alla Regione al termine del
progetto;
Le spese per consulenze di norma non devono superare i
costi
standard
previsti
nell’allegato
2.
Eventuali
scostamenti
devono
essere
motivati
in
sede
di
presentazione del piano finanziario e nella relazione
finale di accompagnamento alla rendicontazione.
Si
specifica
che
la
“customer
satisfaction”
deve
obbligatoriamente essere rilevata. Il soggetto attuatore
può scegliere di rilevarla con proprio personale, il cui
costo rientra però nei limiti di spesa di cui al
precedente punto e); oppure può incaricare un soggetto
esterno per la sua rilevazione, in questo caso il costo
dell’incarico è interamente rendicontabile.
Le consulenze non possono essere stipulate con i titolari,
i soci, i legali rappresentanti, i componenti dell'organo
di amministrazione e di controllo dell’impresa soggetto
attuatore, con i coniugi o i parenti in linea retta fino
al secondo grado dei titolari/soci/legali rappresentanti
e/o componenti l’organo di amministrazione dell’impresa
soggetto attuatore.
Non sono ammesse le spese relative a:
-
viaggi, vitto e alloggio delle imprese
partecipanti;
-
acquisto o nolo di uffici, negozi, magazzini, e
quanto altro sia dedicato ad attività permanenti;
-
spese telefoniche, Internet, minute spese;
-
interessi, mutui, tasse, diritti doganali, oneri
fiscali e previdenziali di qualunque natura o
genere;
-
l’acquisto di beni in comodato o di beni usati;
-
l’acquisto
arredo;
-
ogni qualsiasi altra attività intrinsecamente
legata all’organizzazione di una fiera se non
essenziale per la realizzazione del progetto.
di
suppellettili
e
italiane
complementi
di
MODALITA’ DI PAGAMENTO E QUIETANZA DELLE SPESE
Tutti i pagamenti devono essere effettuati con modalità
che consentano la piena tracciabilità e l’immediata
conducibilità
dei
pagamenti
stessi
alle
fatture/giustificativi di spesa rendicontati.
Sulle
fatture/giustificativi
di
spesa
deve
essere
riportato di norma il riferimento al progetto richiamando
in alternativa: la Delibera di approvazione e il numero
progetto oppure il CUP (entrambi reperibili all’articolo 1
della convenzione fra Regione e soggetto attuatore).
Ai fini della loro ammissibilità, il pagamento delle spese
sostenute per la realizzazione del progetto dovrà avvenire
esclusivamente tramite bonifico bancario o postale, RIBA,
assegno bancario o circolare, carta di credito aziendale
(non sono ammessi i pagamenti con carte di credito diverse
da quella aziendale).
Non sono
contanti.
ammesse
le
compensazioni
né
i
pagamenti
in
SPESE DI PERSONALE E RIMBORSI PER TRASFERTE
Il soggetto attuatore può rendicontare le spese del
proprio
personale
effettivamente
impiegato
nella
realizzazione del progetto, per un importo non superiore
al 10% del valore totale del progetto stesso.
Si intende per
indeterminato e
progetto.
personale sia i dipendenti, a tempo
determinato, sia i collaboratori a
In base al principio della semplificazione amministrativa,
il personale dipendente dovrà essere rendicontato secondo
i seguenti costi orari standard (di seguito C.O.S.):
Inquadramento
del dipendente
contrattuale C.O.S.(Euro)
Dirigenti
40,50
Quadri
28,00
Impiegati
26,50
Personale tecnico
20,00
Operai
18,00
Tale C.O.S., definito sulla base di una media dei
contratti collettivi nazionali dei vari comparti e ridotto
ad un valore ritenuto congruo con il principio del
contenimento della spesa pubblica, sarà moltiplicato per
le ore lavorative mensili indicate in appositi time-sheet
firmati dal lavoratore rendicontato. Il modello dei time
sheet da presentare per la rendicontazione è riportato
nell’allegato 3 al presenta manuale.
La somma di tali valori sarà il costo del personale che il
beneficiario potrà rendicontare.
Per i contratti di collaborazione a progetto, il costo
ammissibile è quello effettivo lordo che deve risultare
dal contratto. Per questa voce di spesa deve essere
presentata anche copia di:
-
contratto di progetto, sottoscritto dalle parti;
-
relazione dell’attività svolta
sottoscritta dallo stesso.
dal
collaboratore,
Il contratto deve chiaramente indicare il progetto per il
quale il collaboratore presta il suo lavoro. Nel caso il
medesimo contratto includa più progetti, devono essere
chiaramente indicati i risultati attesi, i tempi ed il
costo
riferibili
al
progetto
oggetto
della
rendicontazione.
I rimborsi per le spese di trasferta del personale
impiegato nel progetto sono ammissibili con le seguenti
indicazioni:
-
devono essere riferiti al personale di cui è
rendicontato il time sheet o il contratto di
collaborazione;
-
sono ammessi i rimborsi spese di personale del
Promotore coinvolto nel progetto solo se tale
rimborso è effettuato dal soggetto attuatore a fronte
di nota spese indirizzata al medesimo soggetto
attuatore;
-
devono riportare il valore in euro corrisposto al
collaboratore;
-
devono
riferirsi
esclusivamente
viaggio, vitto e alloggio.
alle
spese
di
Per il valore delle spese di viaggio, vitto e alloggio, si
fa riferimento ai massimali di costo in vigore per i
dirigenti
presso
la
Regione
Emilia-Romagna.
Nello
specifico:
-
viaggio in aereo solo in classe economica;
-
taxi, biglietti del treno, rimborsi per auto propria
(secondo le regole del soggetto attuatore);
-
costo dell’hotel di massimo 4 stelle o con tariffa
equivalente;
-
pasti giornalieri per un valore non superiore a:
o €39,713 per il primo pasto;
o €79,426 complessivi per due.
In caso di costi rendicontati superiori ai
massimali, non verrà ammessa la parte eccedente.
suddetti
Le spese di trasferta in località italiane fuori
dall’Emilia-Romagna, o all’estero devono essere funzionali
al progetto e in esso chiaramente indicate.
TERMINE INIZIALE E FINALE DI VALIDITA’ DELLE SPESE
Sono ammesse esclusivamente spese debitamente documentate,
sostenute a partire dalla data di sottoscrizione della
Convenzione (o dalla data di validità della stessa se
diversamente
specificato
all’articolo
“DURATA
DELLA
CONVENZIONE”). Tale data costituisce il termine iniziale
di validità delle spese.
Il termine finale di validità delle spese è definito
dall’art. “DURATA DELLA CONVENZIONE” della convenzione.
L’eventuale proroga –se concessa con atto formale del
dirigente competente- sposta il termine finale di validità
delle spese. Eventuali richieste di proroga presentate
dopo la scadenza del predetto termine finale saranno
respinte e conseguentemente le eventuali spese sostenute
oltre i termini di validità del progetto non saranno
accettate.
Per la validità delle spese si terrà conto della data di
emissione e di pagamento delle fatture di spesa (o di
documenti equivalenti). Le fatture devono essere emesse
entro il predetto arco temporale di validità, pena la loro
esclusione totale dal cofinanziamento.
Le fatture devono essere di norma integralmente pagate
entro il predetto arco temporale di validità. Si ammette
il pagamento effettuato non oltre 90 giorni dal termine
finale di validità, purché la data di emissione della
corrispondente
fattura/giustificativo
di
spesa
sia
anteriore al termine finale di validità della spesa.
In caso di acquisti effettuati con pagamento a rate, tutte
le rate dovranno essere inderogabilmente pagate entro il
predetto arco temporale di validità, pena l’esclusione
totale della spesa dal cofinanziamento.
TERMINI PER L’INVIO DELLA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE
Dal termine finale di validità delle spese, il Soggetto
attuatore del progetto ha 6 mesi di tempo per inviare alla
Regione la rendicontazione delle spese.
Nel caso il progetto sia terminato in anticipo rispetto al
termine finale indicato dalla convenzione, il soggetto
attuatore ha facoltà di inviare anticipatamente la
rendicontazione.
DOCUMENTI DA PRESENTARE COME RENDICONTAZIONE DELLE SPESE
Il soggetto attuatore deve presentare alla Regione, per
richiedere il saldo del cofinanziamento regionale, la
rendicontazione analitica delle spese sostenute per
l’intero progetto sotto forma di autocertificazione del
legale rappresentante. A tal fine deve obbligatoriamente
essere utilizzato il modulo di cui all’allegato 4 al
presente manuale.
L’autocertificazione di cui al precedente capoverso non è
valida se non è allegata copia del documento di identità
del legale rappresentante del soggetto attuatore.
Le
eventuali
spese
di
personale
riportate
nell’autocertificazione
delle
spese
devono
essere
supportate dai time sheet
di cui all’allegato 2,
debitamente firmati
rendicontazione.
dal
dipendente,
da
allegare
alla
Alla
rendicontazione
deve
obbligatoriamente
essere
allegata copia dei giustificativi di spesa citati nella
medesima rendicontazione.
I giustificativi di spesa devono riportare una descrizione
chiara e precisa delle forniture effettuate, che ne
consentano l’immediata riconducibilità al progetto.
Per eventuali giustificativi di spesa non in italiano,
inglese, spagnolo e francese, deve essere allegata una
traduzione delle diciture relative alla fornitura.
Ad ogni giustificativo di spesa deve essere allegata la
quietanza,
ovvero
copia
del
documento
comprovante
l’avvenuto pagamento, e cioè:
-
le copie dei bonifici bancari o postali con
l’indicazione della causale dalla quale si evinca che
il pagamento è riferito alla fattura, o altro
documento, presentata per la rendicontazione;
-
le copie degli estratti conto bancari o postali dalla
quale si desuma il pagamento della fattura o altro
documento contabile corrispondente;
-
copie dei cedolini paga per i collaboratori a
progetto e copie dei modelli F24 utilizzati per i
pagamenti relativi alle ritenute d’acconto.
-
le Ricevute Bancarie, copia assegno bancario o la
matrice.
La causale di pagamento contenuta nelle ricevute di
eseguito bonifico e/o negli estratti conto dovrà indicare
a
quale
fattura
o
altro
documento
contabile
fa
riferimento.
Non sarà considerata valida come documentazione
pagamento la mera disposizione di pagamento.
di
LA RELAZIONE FINALE DI ATTIVITA’
Congiuntamente alla rendicontazione finale delle spese, il
soggetto attuatore deve presentare, entro la medesima
scadenza, una relazione finale di progetto redatta secondo
la traccia di cui all’allegato 5 al presente manuale.
La relazione finale deve essere sottoscritta dal legale
rappresentante del soggetto attuatore.
La relazione deve indicare con chiarezza le attività
realmente svolte, gli eventuali scostamenti dalle azioni
previste dal progetto e le relative motivazioni, il grado
di raggiungimento degli obiettivi del progetto e fornire
dati precisi sui risultati conseguiti (in particolare, nel
numero di imprese coinvolte nelle diverse attività). Gli
eventuali eventi realizzati nell’ambito del progetto (come
per
es.:
mostre,
collettive
a
fiere,
sfilate,
degustazioni, ecc.) devono essere accuratamente descritte.
Alla relazione finale deve essere allegata copia di:
-
documenti/report/analisi
progetto;
-
materiali di comunicazione, nel caso di attività su
web occorre produrre copia dei materiali immessi in
rete;
-
se il progetto prevedeva anche la realizzazione di
siti web ad hoc, vanno riportate anche le statistiche
di accesso al sito;
-
relazioni dei
realizzate;
-
elenco imprese che hanno partecipato alle attività
del progetto;
-
la relazione di customer satisfaction.
check
prodotti
up
o
come
consulenza
output
di
aziendali
La relazione deve essere redatta richiamando per ogni voce
il
numero
delle
fatture
come
elencate
nella
rendicontazione di spesa, in modo che risulti evidente la
connessione fra spesa sostenuta, attività realizzata e
risultati raggiunti.
RELAZIONE SULL’APPLICAZIONE DEL REGIME “DE MINIMIS”
Rientrano nel regime di esenzione previsto dal REG (CE) n.
800/2008 della Commissione Europea i progetti aventi come
oggetto della propria spesa l’offerta di servizi di
consulenza e assistenza alle imprese, o che realizzano
eventi di partecipazione alle fiere per imprese di piccola
e media dimensione che vi partecipano per la prima volta.
Nel caso di progetti comprendenti le altre fattispecie di
spese ammissibili previste dal presente invito, la Regione
si riserva di valutare, in sede di approvazione del
progetto stesso, se i servizi offerti alle imprese tramite
la
realizzazione
del
progetto
e
per
effetto
del
cofinanziamento
regionale
apportano
alle
stesse
un
vantaggio misurabile (anche in termini di minori costi di
accesso ai servizi rispetto al costo di mercato) di valore
non irrisorio. In tale caso, ai sensi della normativa
comunitaria vigente, la partecipazione alle iniziative
progettuali da parte delle imprese è condizionata al
rilascio della certificazione “De Minimis”, che il
Soggetto Attuatore si impegna a richiedere e ottenere da
tutte le imprese partecipanti e a trasmettere in copia
tempestivamente
alla
Regione.
Tale
obbligo
sarà
specificato, quando necessario, nella convenzione di cui
al presente articolo, congiuntamente alla modulistica e
alla metodologia necessaria.
Per i progetti per i quali si è applicata tale clausola
della convenzione, il soggetto attuatore deve presentare
alla Regione tempestivamente, e non oltre le scadenze
previste per la presentazione della rendicontazione
finale:
-
elenco (sottoscritto dal legale rappresentante del
soggetto attuatore) delle imprese a cui è stato
applicato il regime “de minimis” con l’indicazione,
per ciascuna impresa, del valore del contributo
dichiarato;
-
copia delle lettere di accettazione delle imprese e
di dichiarazione della situazione dei contributi in
“de minimis” (riportata all’allegato 6 al presente
manuale) al momento dell’adesione al progetto
(regolarmente sottoscritte dai legali rappresentati
delle stesse).
Attenzione: se la convezione non ne riporta esplicitamente
l’obbligo, il soggetto attuatore non può applicare il
regime “de minimis” alle imprese aderenti al progetto.
ESITI DEL CONTROLLO DELLA DOCUMENTAZIONE DI SPESA
Una volta terminato il controllo della documentazione di
spesa da parte della Regione, il soggetto attuatore
riceverà una comunicazione tramite mail in cui verrà
segnalato l’esito dell’esame.
La comunicazione potrà:
-
accettare
integralmente
la
regolarità
della
documentazione inviata e richiedere l’emissione della
fattura del soggetto attuatore per il pagamento
dell’intero cofinanziamento regionale;
-
richiedere ulteriore documentazione o chiarimenti a
integrazione
della
documentazione
inviata
dal
soggetto attuatore;
-
rifiutare parte o tutta la documentazione di spesa,
annullando ovvero ridefinendo il cofinanziamento
regionale in proporzione delle spese ammesse e
chiedendo quindi l’emissione della fattura del
soggetto
attuatore
per
il
pagamento
del
cofinanziamento regionale rideterminato.
Attenzione, se il soggetto attuatore invia alla Regione la
fattura per il pagamento dell’intero cofinanziamento
regionale prima che la Regione abbia comunicato l’esito
positivo dell’istruttoria, la Regione potrà chiederne
l’annullamento (con
l’importo riportato
rideterminato dalla
stessa.
emissione di nota d’accredito) se
in fattura si discosta da quello
Regione a seguito dell’istruttoria
Modalità di liquidazione del cofinanziamento
Il cofinanziamento regionale sarà liquidato a saldo,
dietro presentazione e approvazione della rendicontazione
finale, della relazione finale e degli eventuali documenti
comprovanti l’applicazione del regime “de minimis” alle
imprese aderenti al progetto.
A consuntivo, in caso di riduzione dei costi sostenuti dal
soggetto attuatore o di loro rideterminazione a seguito
dell’istruttoria
della
Regione,
la
partecipazione
finanziaria della Regione sarà ridotta proporzionalmente.
COMUNICAZIONI UFFICIALI ALLA REGIONE
Le comunicazioni ufficiali alla Regione (invio richieste
di approvazioni di proroghe o varianti, invio delle
rendicontazioni,
relazioni
e
dei
vari
documenti
obbligatori previsti dalla convenzione e dal presente
manuale) devono avvenire per via telematica all’indirizzo
di posta certificata:
[email protected]
I documenti e le richieste che richiedono la firma del
legale rappresentante del soggetto attuatore vanno inviati
in formato PDF e firmati digitalmente.
Il documento d’identità da allegare, quando necessario,
deve essere scansionato, firmato digitalmente e inviato.
Tutte le comunicazioni ufficiali alla Regione devono
indicare all’oggetto il titolo del progetto, il numero e
la delibera di approvazione (riportati all’art. 1 della
convenzione) e devono essere indirizzate a:
Responsabile del Servizio Sportello regionale per
l’Internazionalizzazione
delle
imprese
della
Regione Emilia-Romagna
Viale Aldo Moro 44
Bologna
CONTATTI E INFORMAZIONI
Per comunicazioni e chiarimenti è possibile contattare lo
Sportello regionale per l’Internazionalizzazione delle
imprese della Regione Emilia-Romagna:
-
Centralino: tel. 051 527 6420 – fax 051 527 6512
-
Francesco Quagliariello (Resp. di procedimento):
o Tel. 051 527 6534
o [email protected]
-
Massimo Treggia (convenzioni e adempimenti in fase di
avvio e realizzazione del progetto):
o Tel 051 527 6232
o [email protected]
-
Loretta
Amorati
progetto):
(fase
di
rendicontazione
del
o Tel 051 527 6207
o [email protected]
Il presente manuale, i contatti
reperibili anche sul sito:
e
la
modulistica
http://imprese.regione.emilia-romagna.it/internazionalizzazione
sono