Piano per la trasparenza e l`integrità 2017-2018

Fondazione La Triennale di Milano
Fondazione Museo del Design
Triennale Servizi s.r.l.
Fondazione CRT Centro Ricerca Teatrale / Teatro dell’Arte
Fondazione Museo di Fotografia Contemporanea
PIANO per la TRASPARENZA e l’INTEGRITA’
2017-2018
e
Relazione sullo stato di attuazione al 31 dicembre 2016
e programma di attività 2017
1. - Premessa
“La Triennale di Milano”, un tempo Ente Autonomo, fu trasformata in Fondazione con
il decreto legislativo 20.07.1999, n.273. Sono oggi soci partecipanti il Ministero dei
Beni e delle Attività Culturali e del Turismo, la Regione Lombardia, il Comune di
Milano, la Camera di Commercio di Milano, la Camera di Commercio di Monza
Brianza
Il suo Consiglio di Amministrazione è composto da 5 membri, 4 nominati dai Soci e 1
dal Collegio del Partecipanti. La sua missione è svolgere e promuovere attività di
ricerca, di documentazione e di esposizione settoriale ed interdisciplinare, di rilievo
nazionale ed internazionale, con particolare riguardo ai settori dell'architettura,
dell'urbanistica, delle arti decorative e visive, del design, dell'artigianato, della
produzione industriale, della moda, della produzione audiovisiva e di quelle espressioni
artistiche e creative che a diverso titolo ad essi si riferiscono.
Nel 2003 venne istituita Triennale Servizi s.r.l. (socio unico la Fondazione Triennale)
che ha per oggetto l’attività di promozione e di realizzazione di attività commerciali,
strumentali, accessorie e connesse agli scopi istituzionali della Fondazione “La
Triennale di Milano” così come definiti dall’art. 3, commi primo e secondo, del decreto
legislativo 20.07.1999, N. 273 recante le norme di trasformazione in Fondazione
dell’ente autonomo “La Triennale di Milano”.
Nel 2007 la Fondazione La Triennale di Milano costituisce la Fondazione Museo del
Design al fine di meglio perseguire la tutela e la promozione del design italiano e di
consentire la più ampia partecipazione di enti e soggetti pubblici e privati al fine di
valorizzare le migliori produzioni del design italiano non solo del passato ma anche
della contemporaneità. Sono oggi soci della Fondazione la Regione Lombardia, il
Comune di Milano e la Camera di Commercio di Milano.
Nel 2016 viene istituita la Fondazione CRT Centro Ricerca Teatrale / Teatro dell’Arte
allo scopo di promuovere l’ideazione, la progettazione, la produzione e la diffusione di
forme drammaturgiche innovative ed in generale la diffusione dell’arte e della pratica
teatrale. Promuove inoltre attività musicale, di danza, cinematografica, delle arti visive e
spettacoli in genere nelle forme della multidisciplinarietà e della contaminazione tra i
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diversi linguaggi espressivi. Sono Partecipanti fondatori della Fondazione CRT Centro
Ricerca Teatrale / Teatro dell’Arte: Fondazione La Triennale di Milano, Fondazione
Museo del Design, Ponderosa s.r.l. e i fondatori della Fondazione CRT.
Sempre nel 2016 viene costituita la Fondazione Museo di Fotografia Contemporanea,
con sede in Villa Ghirlanda a Cinisello Balsamo. Oggetto della Fondazione è la
diffusione e la promozione della conoscenza della cultura dell’arte visiva fotografica
contemporanea in tutte le sue manifestazioni, implicazioni ed interazioni con le altre
forme di espressioni artistiche sia contemporanee che future. Soci fondatori della
Fondazione Museo di Fotografia Contemporanea sono: il Comune di Cinisello Balsamo,
la Città metropolitana di Milano e la Fondazione La Triennale di Milano.
Queste cinque unità, soggette ad un’unica posizione di vertice (Direzione Generale)
hanno personale e funzioni profondamente interconnesse. Le prime tre Fondazioni
producono, oltre che tre singoli bilanci annuali, anche un bilancio consolidato.
Esse non possono che essere esaminate congiuntamente per quanto riguarda la gestione
della loro trasparenza integrità e visibilità.
Il Consiglio di Amministrazione della Fondazione Triennale ha nominato il Direttore
Generale Andrea Cancellato come Responsabile alla Prevenzione della Corruzione e
Responsabile della Trasparenza con delibera n.2/2016 del 29 Gennaio 2016 come
previsto dalla determinazione ANAC n 8 del 17 giugno 2015.
2. - Organizzazione del Sistema Triennale
In questo paragrafo è descritta l’organizzazione del Sistema Triennale con particolare
riguardo ai Servizi trasversali alle cinque unità, a quelli specifici di ogni unità, a quanto
attuato per rispondere alla richiesta di trasparenza, alle sue procedure interne, alla
classificazione dei suoi stakeholders.
2.1 - Direzione e Servizi
Il Direttore generale pro tempore del Sistema Triennale è nominato, su indicazione del
Presidente, dal Consiglio di Amministrazione attraverso delibera che viene ratificata dal
Ministro dei Beni e delle Attività Culturali. Il Direttore ha la funzione di Direttore
Generale della Fondazione Triennale, della Fondazione Museo del Design, della
Fondazione CRT Centro Ricerca Teatrale / Teatro dell’Arte, della Fondazione Museo di
Fotografia Contemporanea ed è Amministratore Delegato di Triennale Servizi.
Il Direttore Generale, il cui mandato ha durata di quattro anni, è quindi la figura di
vertice al quale fanno capo 66 unità di personale assunto a tempo indeterminato così
suddivise (dati al 30 novembre 2016):
19 a tempo indeterminato e 7 a tempo determinato afferenti la Fondazione Triennale;
11 a tempo indeterminato e 3 a tempo determinato afferenti Triennale Servizi s.r.l.;
11 a tempo indeterminato e uno a tempo determinato afferenti a Fondazione Museo del
Design oltre ad un Dirigente assunto a tempo indeterminato responsabile della gestione
operativa del Museo del Design .
9 contratti a tempo indeterminato, 1 a tempo determinato oltre che 3 scritturati afferenti
complessivamente alle Fondazione CRT Centro Ricerca Teatrale / Teatro dell’Arte e
alla Fondazione Museo di Fotografia Contemporanea.
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Il suddetto personale opera nell’ambito dei diversi Settori ed uffici, trasversalmente alle
diverse entità, o specificatamente dedicato ad una unità.
Sono trasversali alle cinque unità del Sistema Triennale (Fondazione Triennale,
Triennale Servizi, Fondazione Museo del Design, Fondazione CRT/Teatro dell’Arte,
Fondazione Museo di Fotografia Contemporanea) i seguenti servizi:
Settore Affari Generali, composto da un responsabile e 10 unità suddivise fra
tecnico e affari generali:
Ufficio Tecnico si occupa della gestione di tutti i servizi tecnici (civili e
impiantistici) necessari alla manutenzione e miglioramento dell’edificio e
delle pertinenze con particolare riguardo alla scelta del contraente per
l’affidamento di lavori, servizi e forniture, all’approvazione di variante in
corso d’opera e contabilità lavori.
Ufficio Affari Generali si occupa dell’attività di staff alla Direzione Generale,
la gestione del Protocollo, l’inventario, la gestione dell’Albo Fornitori, del
personale di mediazione culturale, dei servizi aggiuntivi e, in generale, il
Coordinamento delle attività a supporto della Direzione Generale.
Servizi Amministrativi al quale sono dedicate 6 persone, di cui un responsabile,
che si occupano della gestione amministrativa (ricavi e pagamenti, stipendi e
incarichi di collaborazione) e della gestione del personale (controllo presenze,
congedi e malattie).
Settore Marketing in cui operano complessivamente 8 persone, le cui funzioni
sono suddivise nei seguenti uffici:
Fundraising, sponsorship e concessioni con la funzione di gestire le
sponsorizzazioni;
Servizi al pubblico (scuole, turismo, gruppi, membership, ticketing, customer
service) con la funzione di gestire i rapporti con il pubblico;
Marketing e progetti speciali con la funzione di gestire eventi e progetti
speciali.
Settore Allestimenti Mostre e Museo costituito da 2 unità, di cui uno con
funzione di responsabile, che si occupa degli allestimenti di tutte le esposizioni.
Sono esplicitamente dedicati alla Fondazione Triennale i seguenti servizi operanti alle
dirette dipendenze del Direttore Generale. In essi lavorano complessivamente
Biblioteca, Documentazione, Archivi al quale sono preposte 4 persone, una con
funzione di Responsabile e 3 che si occupano della Biblioteca e dell’Archivio
fotografico con particolare riguardo all’acquisizione e prestito del materiale .
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Ufficio Comunicazione Istituzionale e Relazioni media al quale sono dedicate 4
persone che si occupano di Comunicazione con la stampa, dei Social, del Sito web
e della relativa grafica.
Settore Produzioni Culturali in cui operano complessivamente 5 persone di cui un
responsabile e 4 le cui funzioni sono suddivise come segue:
Mostre e Iniziative;
Comitato Scientifico, progetti;
Eventi Istituzionali (Conferenze, coproduzioni, ospitalità, etc).
Esposizione Internazionale in cui opera una persona, per la gestione dei rapporti
con il BIE e l’organizzazione delle attività afferenti le Esposizioni Internazionali.
Sono esplicitamente dedicati alla Fondazione Museo del Design i seguenti servizi
operanti alle dirette dipendenze del Direttore del Museo.
Archivio del Design Italiano al quale è preposta 1 persona che si occupa
dell’Archivio degli oggetti del Museo, delle eventuali acquisizioni e della gestione
dei prestiti ad altre istituzioni;
Collezioni e Ricerche museali al quale è preposta 1 persona alla quale compete
l’istruttoria sulla selezione di oggetti e collezioni;
Attività Triennale Design Museum Kids al quale è preposta 1 persona che si
occupa dei Laboratori per studenti e bambini;
Laboratorio di Restauro, Ricerca e Conservazione al quale sono preposte 2
persone dedicate al Restauro degli oggetti del Design italiano e artistici in genere
e alla predisposizione dei condition report;
Ufficio Stampa e Comunicazione al quale è preposta 1 persona che si occupa di
Comunicazione con la stampa;
Mostre, iniziative e attività internazionali al quale sono preposte 2 persone che si
occupa della produzione delle mostre di Design e delle itineranze;
Magazzini e logistica al quale è preposta 1unità che si occupa del gestione
logistica del magazzino.
Le organizzazioni del Museo di Fotografia e del Teatro, recentemente accorpati nel
Sistema Triennale, sono attualmente oggetto di analisi. Esse verranno descritte nel
documento nel corso dell’ anno 2017.
2.2 - Trasparenza
Dal 2015 il Sistema Triennale, in ossequio alle normative vigenti, ha reso pubbliche nel
suo sito web le informazioni necessarie ad assicurare trasparenza e visibilità dei suoi
processi gestionali. La descrizione puntuale di tali informazioni è riportata al punto 3.
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2.3 - Procedure Interne
In aggiunta al Codice Etico e al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, il
Sistema Triennale ha da tempo adottato alcune Procedure interne alle quali i dipendenti
devono attenersi nella quotidianità del loro lavoro. In particolare esse sono:
Gestione Fornitori e Acquisti che disciplina i criteri e le modalità messe in atto dal
Sistema Triennale per una corretta scelta, valutazione e gestione dei Fornitori al
fine di garantire che tutti i prodotti ed i servizi acquistati siano soggetti ad un iter
di approvvigionamento corretto e controllato e che siano conformi alle specifiche
concordate;
Gestione Contributi Pubblici e Privati che disciplina i criteri di gestione della
contribuzione statale, regionale, provinciale, comunale, europea o di qualsiasi ente
pubblico o pubblico-economico, alla contribuzione privata, ai lasciti, ai testamenti
e alle donazioni e a qualsiasi ulteriore erogazione da chiunque effettuata.
2.4 - Stakeholders
Il Sistema Triennale trae la maggior parte delle sue risorse economiche (79% nel 2014)
dai suoi stakeholders che possono essere suddivisi nelle seguenti categorie.
Visitatori, in numero di 800.000 che hanno visitato Triennale nel 2015.
Sponsor, Enti o persone fisiche che contribuiscono con il loro supporto economico
alla realizzazione di iniziative progettati da Triennale
Enti o persone fisiche che dispongono per un periodo limitato nel tempo spazi per
realizzare iniziative da loro promosse, purché giudicate rientrare nel perimetro
culturale di Triennale.
3. - Trasparenza
Le misure messe in atto dal Sistema Triennale per assicurare la trasparenza delle sue
attività sono visibili nelle sezioni Chi siamo e Trasparenza del sito web
www.triennale.org.
La sezione Chi siamo elenca in appositi capitoli l’organizzazione di Triennale con i suoi
servizi tecnici, amministrativi e gestionali, comprensiva dell’elenco recapiti telefonici e
di posta elettronica dei responsabili e degli addetti, i profili dei componenti dei vari
organi, gli statuti delle Fondazioni, le posizioni lavorative aperte, i bandi e concorsi, le
opportunità di sponsorizzazione di mostre ed eventi.
La sezione Trasparenza elenca le gare in atto ed i vincitori di quelle appaltate; quanto
prescritto per la Prevenzione della Corruzione e Trasparenza (Piani triennali di
prevenzione della corruzione, Relazioni del Responsabile della prevenzione della
Corruzione, gli Schemi di valutazione del rischio, Piani per la trasparenza e l’integrità,
relazioni sullo stato di attuazione e programmi di attività, Codici etico e il Modello di
organizzazione, gestione e controllo – ex decreto legislativo 8 giugno 2001, N. 231).
Riporta inoltre i compensi lordi per prestazioni professionali di Consulenti e
Collaboratori, le spese per Missioni, l’Albo Fornitori suddiviso in 27 tipologie
merceologiche a cui ognuno può chiedere di iscriversi; i Bandi e Concorsi in atto e/o
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appena chiusi; le Call for Interest con le richieste di dimostrazione di interesse per
l’eventuale affidamento di attività da situare in spazi a disposizione di Triennale, i
risultati delle Società Controllate con gli Utili / Perdite di ognuna delle entità a partire
dall’anno 2008; i Bilanci e le relative Relazioni.
Non esistono Inconferibilità e Incompatibilità specifiche per gli incarichi di
amministratore e per gli incarichi dirigenziali e non sussistono Attività successive alla
cessazione del rapporto di lavoro di dipendenti.
4. – Raggiungimento degli obiettivi dichiarati per l’Attività 2016
Le attività previste nel Piano per la Trasparenza e l’Integrità 2015 – 2016 sono state
tutte iniziate e la maggior parte completate.
a) È stata pubblicata la nuova versione del Sito web con una chiara articolazione,
della Sezione Trasparenza.
b) Nel sito è stata inserita e successivamente aggiornata la sezione Chi siamo nella
quale è pubblicato l’organigramma di Triennale con l’elenco nominativo delle
persone, mansioni e riferimenti telefonici e mail.
c) Vista la promulgazione del Nuovo Codice degli Appalti, si è preferito rimandare
la nuova edizione del Codice Etico e nel contempo dedicare due giornate di
formazione sul nuovo codice, tenute presso la sede di Triennale il 16 e 20 luglio
2016 dal dott. Massimo Urbani.
d) È stata redatta, ma non ancora pubblicata la nuova versione della procedura
Gestione Fornitori e Acquisti, profondamente mutata in conseguenza della
entrata in vigore del Codice degli Appalti.
e) È stato confermato in via provvisoria il documento Schemi di valutazione dei
Rischi in attesa di realizzare l’adeguamento di tutte le procedure e
comportamenti operativi delle due nuove Fondazioni confluite nel sistema
Triennale. Di conseguenza è stata rimandata al 2017 la revisione del Codice
Etico.
Inoltre è stata introdotta nella organizzazione il nuovo Settore Affari Generali, alle
dirette dipendenze del Direttore Generale, con il compito di Monitoraggio e
Controllo dei processi con particolare riguardo a quelli inerenti gli Acquisti di
Servizi e Forniture
5. –Obiettivi per l’Attività 2017 - 18
Per gli anni 2017-18 si prevedono le seguenti attività.
a) Integrazione delle due nuove Fondazioni nel sistema Triennale con conseguente
revisione delle loro attuali organizzazioni, diffusione delle regole e delle
procedure oggi vigenti nel sistema Triennale e relativo processo di formazione
delle persone che vi lavorano.
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b) Approvazione formale da parte dei Consigli di Amministrazione della nuova
versione della Procedura Gestione Fornitori e Acquisti e sua diffusione con
momenti di formazione del personale coinvolto.
c) Concreto sviluppo del nuovo Settore Affari Generali che dovrà monitorare il
processo di acquisto di servizi e forniture, verificare la sua completa
compatibilità con la nuova procedura e con il Codice degli appalti, riportare alla
Direzione Generale eventuali problematiche insorte e proporre azioni correttive.
d) Verrà redatto e pubblicato un aggiornamento del documento Schemi di
valutazione dei Rischi conforme alla riorganizzazione delle attività e
conseguenti responsabilità di cui al punto a) e di conseguenza la revisione del
Codice Etico.
Milano 15 dicembre 2016
Il Responsabile della Trasparenza
Il Direttore Generale
Andrea Cancellato
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