A 4. 1 Contabilità Analitica Premessa La funzione di

A 4. 1
Contabilità Analitica
Premessa
La funzione di programmazione aziendale e controllo presso l'AOU San Luigi si
sviluppa tramite
una suite di cruscotti aziendali Abaco per l’analisi dell’andamento
della produzione e dei costi aggiornato con cadenza settimanale, permettendo così di
realizzare un sofisticato livello di contabilità.
In sintesi la suite comprende:
-
Un cruscotto per l’analisi dell’attività Aziendale/Dipartimentale/Centro di
responsabilità dettagliata per Attività prodotta (Ricovero, Ambulatoriale,
Convenzioni, Farmaceutica etc.) con l’esposizione dei principali indicatori
aziendali (tassi di occupazione, % ARI, incremento/decremento produzione).
-
Un cruscotto di dettaglio per l’analisi e la comparazione periodo/periodo della
produzione di ricovero Aziendale/Dipartimentale/Centro di responsabilità
dettagliata per ricovero che permette verifiche di appropriatezza.
-
Un cruscotto di benchmark PIA ed un cruscotto di Benchmark SDO produzione
regionale per la comparazione dell’attività prodotta dalle strutture con analoghe
strutture operanti in Piemonte.
-
Un cruscotto di monitoraggio/verifica dei costi della contabilità analitica relativa
ai costi registrati sul sistema amministrativo/contabile
-
Un cruscotto di verifica/monitoraggio della farmaceutica che permette un
confronto fra il consumo di farmaci imputato ai centri di responsabilità e la
rendicontazione sul file F.
-
Un cruscotto riassuntivo di conto economico Aziendale/Centro di responsabilità
che riconduce le attività ed i costi sulla base di anagrafiche di riconduzione
basate sul modello dell’Anagrafe delle strutture regionale.
-
Un cruscotto di monitoraggio degli obiettivi e dei budget Dipartimentali/ Centro
di responsabilità.
-
Un cruscotto di verifica di attribuzione del personale e relativo monitoraggio dei
costi.
-
Un cruscotto di analisi per eventi che organizza per paziente i contatti di cura
avvenuti nell’Azienda in modo da analizzare processi e percorsi Aziendali
Il sistema si basa sulla tecnologia di Business Intelligence Qlikview, database
associativo alimentato dal DataWare-House Aziendale.
Quest’ultimo contiene tutte le anagrafiche Aziendali (Centri di costo, Fattori produttivi,
Matricole Unità Produttive, Nomenclatori etc.), le tabelle di riconduzione dei costi e dei
ricavi sulla base delle articolazioni organizzative e tutte le tabelle di produzione,
gestione delle risorse e costi dell’Azienda.
La contabilità analitica di conseguenza si origina in parte da procedure automatiche
che prelevano le informazioni del sistema amministrativo/contabile, in parte da altri
sistemi dipartimentali o flussi specifici che vanno ad integrare il patrimonio
informativo
aziendale
con
caricamenti
mensili
standardizzati
(Personale,
Valorizzazione a costo standard turni di guardia etc).
Il sistema così impostato permette ad inizio di ogni esercizio di analizzare le criticità di
ogni struttura in termini di Attività prodotta, impiego di risorse, appropriatezza nella
produzione, aderenza ai PDTA concordati e si individuano, budget ed indicatori di
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efficienza/efficacia che, uniti alle indicazioni strategiche delle Direzione Generale,
producono un piano di obiettivi da assegnare alle strutture e/o ai dipartimenti.
Il Controllo Di Gestione trasforma il piano degli obiettivi in schede informatizzate che
vengono aggiornate e pubblicate sulla intranet aziendale con cadenza almeno mensile
a disposizione delle strutture, che così possono avviare anche autonomamente
un'azione di feed forward. E` in fase di acquisizione la licenza QlikView Server che
permetterà l’accesso via Web agli operatori sanitari superando la necessità di
produzione di reportistica statica in pdf.
Contabilità Analitica e Sistema dei Centri di Costo
Razio e funzionamento
Nel processo di programmazione e pianificazione Aziendale il sistema della Contabilità
Analitica per Centri di Costo è lo strumento di rilevazione dei costi, supporto
fondamentale per la predisposizione di reportistiche direzionali e di conseguenza dei
decision maker.
Lo sviluppo di una corretta programmazione aziendale si basa infatti su di una
comparazione dei costi, dei rendimenti e dei risultati di ogni singola struttura.
La base di aggregazione dei costi analiticamente rilevati è costituita dai Centri di
Responsabilità, identificati dall’area di attività o dall’insieme di unità operative i cui
risultati sono riconducibili ad un unico responsabile; Centro di Responsabilità in genere
è costituito da più Centri di Costo che tendenzialmente rispecchiano le linee di
produzione della struttura.
La definizione del Piano Aziendale dei Centri di Responsabilità, dei Centri di Costo, dei
Fattori Produttivi e dei Conti Economici rappresenta quindi uno strumento
fondamentale per l’individuazione dei costi, dei ricavi e delle risorse di funzionamento
dell’ospedale suddivisi per reparto.
La struttura dei Centri di Responsabilità / Centri di Costo si sviluppa in senso
“piramidale”, dove per Centro di Responsabilità avremo quello che comunemente è
chiamato “reparto” e per Centri di Costo le singole “unità” di cui esso si compone.
Esempio di Centri di Responsabilità e Centri di Costo:
2
02
62221
65200
65200
65210
65250
65220
65230
65201
65201
65211
65251
65221
65231
Dipartimento di Chirurgia Generale e Specialistica
Cod.
erogatore
Dipartimento Chirurgia
S.C.D.O. Chirurgia Generale 1
Chirurgia Generale 1 costi comuni
Chirurgia Generale 1 degenza
Chirurgia Generale 1 day hospital
Chirurgia Generale 1 ambulatori
Chirurgia Generale 1 libera professione
S.C.D.U. Chirurgia Generale 2
Chirurgia Generale 2 costi comuni
Chirurgia Generale 2 degenza
Chirurgia Generale 2 day hospital
Chirurgia Generale 2 ambulatori
Chirurgia Generale 2 libera professione
09.01
09.02
Dall’esempio appare evidente come al di sotto ad ogni singolo reparto esistano altre
unità con il relativo codice che identifica nello specifico la tipologia di attività che si
svolge all’interno di ogni reparto.
La Direzione Aziendale, per ottenere una valutazione oggettiva riguardo l’andamento e
l’efficienza delle strutture di reparto, mette in relazione i costi derivanti dal sistema
amministrativo contabile e da altre fonti di rilevamento extracontabile con i ricavi
derivanti dai flussi di attività.
Sulla base dell’importanza strategica e della completezza di rilevazione delle
informazioni, ha operato due classificazioni fondamentali dei costi dividendoli in costi
monitorati e costi non monitorati. La prima tipologia definisce quei costi che
dipendono direttamente dalle decisioni strategiche del responsabile della struttura (es.
utilizzo di farmaci), mentre nella seconda rientrano i costi su cui il responsabile ha
poco o nessuna possibilità di influire (es riscaldamento, etc.).
Per la rendicontazione
dell’attività si fa riferimento all’Anagrafe Regionale che
descrive e mappa tutte le ASL, ASO e le strutture convenzionate facenti parte del
Sistema Sanitario Regionale, definendo nello specifico i loro reparti e la loro attività e
che è propriamente chiamata “Anagrafe Strutture”.
In tale anagrafica ogni reparto viene identificato da un numero denominato “codice
erogatore”, che è l’unità erogante le prestazioni sanitarie; a sua volta ogni tipologia
di prestazione viene identificata da una Matricola Unità Produttiva (M.U.P.), che è
il codice attraverso il quale la prestazione erogata viene comunicata alla Regione, sulla
base della tipologia dell’attività (es. ricovero ordinario, day hospital, ambulatoriale per
esterni etc…).
Da quanto sopra esposto appare quindi evidente, se si vuole raggiungere un più alto
livello di managemente, come sia di fondamentale importanza riuscire ad identificare
e ad utilizzare correttamente le codifiche assegnate ad ogni struttura per la specifica
attività svolta.
I dati di attività e di costo devono essere costantemente rilevati (grazie all'affidabilità
dei sistemi di formazione e codificazione dei dati e delle informazioni) e monitorati al
fine di verificare l’andamento di tutte le strutture sanitarie in modo da supportare un
efficace processo valutativo; la funzionalità del sistema si basa sul presupposto che
ogni operatore/utente codifichi correttamente l’attività, compili tutti i campi necessari,
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utilizzi codici/centri di costo di imputazione corretti al fine di una significativa
determinazione del rapporto costi/ricavi.
Analisi e monitoraggi
L’organizzazione dei dati
Riassumiamo le fonti di informazione e il modello di esposizione delle informazioni:
Costi
Sistema amministrativo contabile
Personale
Varie
Registazione prime note contabili
Consegne dirette
Prelievi a magazzino
Flussi F25 stipendi CSI Piemonte
Registrazioni extracontabili
Ricavi
Consolle regionale
Varie
Varie
Flusso Ricovero (SDO)
Flusso ambulatoriale (C)
Flusso Pronto Soccorso (C2)
Flusso Farmaceutica (F)
Flusso prestazioni per interni (C4)
Flussi F25 stipendi CSI Piemonte
Registrazioni extracontabili
Il Controllo di gestione mette a disposizione dei servizi (reparti, farmacia, Direzione
Sanitaria di presidio etc.) una serie di cruscotti navigabili e di reportistiche statiche
che organizzano i dati secondo il loro naturale modello di riferimento (modello
organizzativo Anagrafe Strutture / Piramide dei Centri di Costo) con lo scopo fornire
un sistema rapido di verifica dell’andamento dell’Azienda e di tutte le sue componenti,
nonché un supporto per la comprensione e l'analisi dei dati, in modo che i singoli
operatori possano discutere ed eventualmente contribuire al miglioramento del
sistema.
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E` in fase di sviluppo un cruscotto di “conto economico” che organizza le informazioni
per Centro di responsabilità organizzando le informazioni analitiche immagazzinate nel
DataWare-House Aziendale che ha lo scopo di rendicontare, al di là dell’attribuzione
prevista dalla normativa regionale (Valore del ricovero attribuito al dimissore etc)
l’effettiva attività prodotta e i costi sostenuti per l’erogazione.
Questo cruscotto attinge dal DWH tutta una serie di informazioni analiticamente
registrate con flussi standardizzati caricati mensilmente con sistemi semi-automatici
dal Controllo di Gestione che si riferiscono ad accordi interni di fornitura di prestazioni
e/o materiale che per scelte strategiche sono stati attribuiti ad un unico centro di
costo.
Es:
-
L’attività di prelievo in regime di Day Service viene rendicontata a cura del
laboratorio analisi per semplicità di registrazione e successivamente ribaltata
con flusso interno ai reparti che hanno eseguito l’attività.
-
L’attività di prelievo dei citologici ginecologici viene rendicontata con ricetta
unica a carico del laboratorio analisi e analogamente ai prelievi in DS riattribuita
con flusso interno alla Ginecologia.
-
I turni di guardia in Pronto Soccorso del personale chirurgico afferente alle S.C.
di chirurgia dell’Azienda viene rendicontato con flusso standard, valorizzato a
prezzo standard del personale medico e riconosciuto alle strutture che
forniscono il servizio
Inoltre, nel tentativo di realizzare una scheda che permetta di comparare i ricavi
effettivi agli effettivi costi di produzione, il valore dei ricoveri viene attribuito in quota
parte “pesata” a tutte le strutture che hanno concorso alla produzione del in modo da
attribuire una quota del valore del ricovero anche ai reparti oggetto di trasferimenti
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Per realizzare una proiezione affidabile che consenta di avere in corso d’anno una
stima il più affidabile possibile dei valori finali di attività e costo sono stati realizzati
diversi modelli di forecast a seconda dell’entità trattata:
-
I flussi di attività ambulatoriale si basano su un modello di forecast che tiene
conto dell’andamento dell’anno in corso paragonato all’andamento storico degli
ultimi due anni
-
Il flusso di ricovero ordinario stima la produzione analizzando lo scostamento
dell’anno in corso rispetto all’andamento storico degli ultimi due anni. La
valutazione dell’anno corrente tiene conto dei valori di ricovero già rendicontati
dalla Regione con l’aggiunta delle SDO presenti sull’ADT (Software di
Accettazione/Dimissione) stimati a valore medio della struttura per l’anno in
corso.
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I flussi di ricovero diurno stima la produzione analizzando lo scostamento
dell’anno in corso rispetto all’andamento storico degli ultimi due anni. La
valutazione dell’anno corrente tiene conto dei valori di ricovero già rendicontati
dalla Regione con l’aggiunta della stima dei passaggi registrati sulle SDO
presenti sull’ADT (Software di Accettazione/Dimissione) stimati a valore medio
della struttura per l’anno in corso.
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I costi sono stimati a valore rilevato al mese n diviso per il numero di mesi
rilevati e proiettatto su base annua.
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