Approvato quale versione definitiva dal Consiglio di

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OBI ITALIA S.r.l.
Codice di Condotta
ai sensi del Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231
Approvato quale versione definitiva dal Consiglio di
Amministrazione
in data 31 maggio 2016
Codice di Condotta ex D.Lgs. 231/2001
Versione 0.3 del 31/05/2016
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IDENTIFICAZIONE
TITOLO DEL DOCUMENTO
REVISIONI
VERSIONE
DATA EMISSIONE
COMMENTO
V.01
30/11/2012
Prima emissione
V.02
02/12/2013
Aggiornamento
V.03
31/05/2016
Aggiornamento
2
FIRMA
INDICE
1.
INTRODUZIONE ................................................................................................... 7
1.1. Premessa ................................................................................................... 7
2.
DISPOSIZIONI DEL D.LGS. 231/2001....................................................................... 8
2.1. Premessa ................................................................................................... 8
2.2. Il “Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo” ...................................... 8
2.3. Le Linee Guida elaborate dalle Associazioni di Categoria e le finalità del Codice di
Condotta ................................................................................................... 8
3.
SOGGETTI DESTINATARI DEL CODICE DI CONDOTTA ............................................... 9
4.
VALORE CONTRATTUALE ED EFFICACIA DEL CODICE DI CONDOTTA .......................... 9
5.
I VALORI DI OBI ITALIA S.R.L. .............................................................................. 10
6.
PRINCIPI GENERALI ............................................................................................ 12
6.1. PRINCIPI ISPIRATORI.................................................................................. 12
6.2. RISPETTO DELLE LEGGI E DEI REGOLAMENTI ................................................ 12
6.3. CORRETTEZZA ED ONESTA’ ........................................................................ 12
6.4. PROCEDURE AZIENDALI ............................................................................. 13
6.5. DOCUMENTAZIONE DELLE ATTIVITÀ ........................................................... 13
6.6. TRACCIABILITA’......................................................................................... 14
6.7. DILIGENZA E BUONA FEDE ......................................................................... 14
6.8. COMPETIZIONE......................................................................................... 14
6.9. CONFLITTI DI INTERESSE ............................................................................ 14
6.10. CORRETTO UTILIZZO DEI SISTEMI INFORMATICI ........................................... 15
6.11. RIPUDIO DI OGNI FORMA DI TERRORISMO .................................................. 16
6.12. RIPUDIO DELLE ORGANIZZAZIONI CRIMINALI ............................................... 16
3
7.
PRINCIPI RELATIVI ALLA ORGANIZZAZIONE AZIENDALE ......................................... 16
7.1. LEGGIBILITA’ DELLA FIRMA ........................................................................ 16
7.2. CONTROLLO SULLE OPERAZIONI E TRANSAZIONI .......................................... 16
7.3. ACQUISTO DI BENI E/O SERVIZI................................................................... 17
7.4. TRATTAMENTO DEL DENARO CONTANTE E CARTE DI CREDITO....................... 17
7.5. REQUISITI DI FORMA DEGLI INCARICHI VERSO TERZI ..................................... 17
7.6. ASSUNZIONE DI PERSONALE....................................................................... 17
7.7. CONFLITTO DI INTERESSI IN AMBITO LAVORATIVO ....................................... 18
7.8. ACCETTAZIONE E DISTRIBUZIONE DI OMAGGI .............................................. 18
7.9. OBIETTIVI DI RISULTATO ............................................................................ 18
7.10. INFORMAZIONI E RISERVATEZZA ................................................................ 19
8.
PRINCIPI E REGOLE DI CONDOTTA NEI RAPPORTI CON LA PUBBLICA
AMMINISTRAZIONE ...................................................................................................... 20
8.1. RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE......................................... 20
8.2. NORME CONTRO LA CORRUZIONE .............................................................. 20
8.3. NORME PREVENTIVE IN GENERE................................................................. 21
8.4. NORME CONTRO LA MALVERSAZIONE AI DANNI DELLO STATO ...................... 21
8.5. NORME CONTRO LE TRUFFE PER IL CONSEGUIMENTO DI EROGAZIONI
PUBBLICHE............................................................................................... 21
8.6. CONFLITTI DI INTERESSE NEI RAPPORTI CON LA P.A. ..................................... 21
8.7. PRINCIPI DI CORRETTEZZA ......................................................................... 22
9.
PRINCIPI E REGOLE DI CONDOTTA NEI RAPPORTI PRIVATI CON SOCIETA’ TERZE...... 22
9.1. CORRUZIONE TRA PRIVATI ......................................................................... 22
10.
PRINCIPI RELATIVI AGLI ILLECITI SOCIETARI.......................................................... 23
10.1. PRINCIPI GENERALI ................................................................................... 23
10.2. DATI ED INFORMAZIONI DI BILANCIO .......................................................... 24
4
10.3. PREGIUDIZIO AI CREDITORI ........................................................................ 24
10.4. VERIFICA DELLO STATO PATRIMONIALE....................................................... 24
10.5. FORMAZIONE DELLE VOLONTA’ ASSEMBLEARI ............................................. 24
10.6. DIFFUSIONE DI NOTIZIE FALSE E DI NOTIZIE SOCIALI RISERVATE ..................... 25
10.7. ORGANI DI CONTROLLO............................................................................. 25
11.
PRINCIPI RELATIVI ALL’IMPIEGO DI CITTADINI STRANIERI ..................................... 25
12.
PRINCIPI RELATIVI AD ALTRI REATI PRESUPPOSTO ............................................... 26
12.1. ASSOCIAZIONI CRIMINOSE ......................................................................... 26
12.2. TUTELA DELLA LIBERTA’ PERSONALE ........................................................... 26
12.3. ABUSO DI INFORMAZIONI PRIVILEGIATE...................................................... 26
12.4. TUTELA DELLA SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO ........................................ 27
12.5. TUTELA AMBIENTALE ................................................................................ 29
12.6. PREVENZIONE DAI REATI IN MATERIA DI INDUSTRIA E COMMERCIO............... 29
12.7. PREVENZIONE DEI REATI IN MATERIA DI TUTELA DEL DIRITTO D’AUTORE E DEI
DIRITTI DI PROPRIETÀ INDUSTRIALE ............................................................ 29
12.8. PREVENZIONE DEI REATI INFORMATICI........................................................ 30
13.
COMPITI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA IN MATERIA DI ATTUAZIONE E
CONTROLLO DEL CODICE DI CONDOTTA.......................................................................... 30
13.1.
L’ORGANISMO DI VIGILANZA.............................................................................. 30
13.2.
CONOSCENZA E APPLICAZIONE ........................................................................... 31
13.3.
OBBLIGHI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA ............................... 31
13.4.
MODIFICHE E AGGIORNAMENTI DEL CODICE DI CONDOTTA .................................. 31
14.
LA DIFFUSIONE E LA FORMAZIONE SUL CODICE DI CONDOTTA NELL’AZIENDA ........ 31
15.
LE SANZIONI ..................................................................................................... 32
5
ALLEGATO 1 ................................................................................................................. 34
6
1.
INTRODUZIONE
1.1. Premessa
Il presente Codice di Condotta (in seguito anche “Codice”), ha lo scopo di esplicitare e rendere
manifesti, oltre che vincolanti all’interno della OBI Italia S.r.l. (in seguito anche “OBI Italia”
oppure “Società”), un insieme di principi e di regole di condotta nei quali la Società si riconosce
e di cui esige il rispetto nello svolgimento delle attività aziendali.
In questo senso il presente Codice va ad aggiungersi al Codice Deontologico del Gruppo OBI,
contenente i principi di etica ed integrità aziendale in cui la Società si è da sempre riconosciuta.
I principi e le norme di condotta contenuti nel presente Codice, sono stati selezionati con
riguardo alla ragionevole prevenzione dei reati indicati nel D.Lgs. n. 231/2001 (in seguito anche
“Decreto”). Ciò nonostante il Codice mira a prescrivere, promuovere o vietare determinati
comportamenti indipendentemente da quanto previsto a livello normativo, nel presupposto
che l’etica sia all’interno di OBI Italia S.r.l. una realtà consolidatasi nel tempo e non una novità
occasionale. In tal senso, ai fini di una valutazione generale di liceità ed eticità delle condotte,
la Società avversa oltre che i comportamenti commissivi descritti nel Codice anche quelli
omissivi che concorrono a determinare un identico disvalore.
Il Codice è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione (“CdA”) in data 30 novembre 2012
e costituisce documento ufficiale della Società. Esso è rivolto a: dipendenti; azionisti;
consulenti; collaboratori a vario titolo; agenti; procuratori, nonché a tutti i soggetti cui è rivolto
il Codice Deontologico OBI che per conto di OBI Italia S.r.l. eseguono attività sensibili rispetto
alla realizzazione dei reati elencati dal D. Lgs. 231/01.
Il Codice contiene una raccolta di principi estendibili alle società eventualmente sottoposte alla
direzione e coordinamento della Società. Il contenuto precettivo del Codice stesso, pertanto,
rappresenta uno standard con il quale tali società hanno l’onere di allinearsi, mutatis mutandis
in considerazione delle peculiarità connesse alle rispettive strutture organizzative e alle diverse
attività di business di ciascuna società.
In coerenza con l’impostazione sopra descritta:
−
il Modello organizzativo ex D.Lgs. 231/01 (di seguito anche “Modello”) comprensivo
del presente Codice di Condotta è adottato dalla Società e, quindi, comunicato alla
controllante ed a eventuali società controllate;
−
ciascuna società interessata ai sensi del D.Lgs 231/01 adotta in seno ai rispettivi
organi amministrativi il Modello organizzativo ed il Codice di Condotta;
−
sono elementi essenziali non modificabili da parte di ciascuna Società controllata i
principi di questo Codice;
7
−
2.
i documenti adottati dalle proprie controllate sono poi comunicati alla Società.
DISPOSIZIONI DEL D.LGS. 231/2001
2.1. Premessa
Il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, prevede che la Società possa essere ritenuta
responsabile per i reati commessi nel suo interesse o vantaggio da parte di: persone che
rivestono funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione della Società (soggetti così
detti “apicali”); persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti apicali.
Il Decreto stabilisce all’art. 6 che la Società non risponde del reato commesso qualora dimostri
(tra l’altro) di aver adottato ed efficacemente attuato modelli di organizzazione, gestione e
controllo idonei a prevenire i reati della specie di quello verificatosi e di aver affidato ad un
Organismo dell’Ente il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza di tali modelli.
2.2. Il “Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo”
Con la locuzione “Modello di Organizzazione e Gestione” richiamata dall’art. 6, comma 1, lett.
a), del Decreto, si intende fare riferimento ad un complesso di regole, strumenti, protocolli di
controllo e condotte costruite sull’evento reato e funzionali a dotare la Società di un efficace
sistema di Organizzazione, Gestione e Controllo.
Scopo del Modello è di essere ragionevolmente idoneo ad individuare e prevenire le condotte
penalmente rilevanti connesse all’attività da soggetti “apicali” o sottoposti alla loro direzione
e/o vigilanza, o da Soggetti di fatto.
Per il dettaglio degli elementi costitutivi del Modello di organizzazione, gestione e controllo si
rimanda allo specifico documento adottato dalla Società che a tutti gli effetti rappresenta
Regolamento Aziendale.
2.3. Le Linee Guida elaborate dalle Associazioni di Categoria e le finalità del Codice di
Condotta
Per l’adozione di un Modello conforme al dettato normativo, occorre tener conto di quanto
previsto dalle Linee Guida per la predisposizione dei Modelli di organizzazione, gestione e
controllo elaborate da Confindustria, che individuano, tra i requisiti di un adeguato ed efficace
Modello, anche la messa a punto di appositi protocolli organizzativi, necessari a garantire un
efficiente sistema di controllo dell’attività dell’Ente e dei suoi dipendenti. Nel novero di tali
protocolli, assume rilevanza l’adozione di un Codice di Condotta che indichi i principi generali
di riferimento cui la Società intende conformarsi.
8
3.
SOGGETTI DESTINATARI DEL CODICE DI CONDOTTA
I principi e le disposizioni descritti nel presente Codice di Condotta sono vincolanti per tutti i
seguenti soggetti (di seguito i “Destinatari”):
−
i componenti del Consiglio di Amministrazione, nel fissare gli obiettivi, decidere le
attività, realizzare i progetti, proporre gli investimenti e in ogni decisione o azione
relativa all’andamento della Società;
−
i componenti del Collegio Sindacale, nel controllo e nella verifica della correttezza
formale e sostanziale dell’attività della Società e del funzionamento del sistema di
controllo interno;
−
l’Alta Direzione e i Dirigenti, nel dare concretezza alle attività di direzione della Società,
sia nella gestione delle attività interne che esterne;
−
i Dipendenti e tutti i Collaboratori con cui si intrattengono rapporti contrattuali, a
qualsiasi titolo, anche occasionali e/o soltanto temporanei;
−
i partner, i fornitori ed in generale tutti coloro che a vario titolo agiscono in nome o per
conto e nell’interesse o vantaggio della Società, indipendentemente dalla
qualificazione giuridica del rapporto (a titolo esemplificativo collaboratori a progetto,
prestatori di lavoro temporaneo, somministrati, etc.).
Tutti i destinatari sono tenuti ad osservare ed a far osservare i principi del Codice di condotta
nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità e si impegnano a perseguire i propri obiettivi
seguendo principi e valori come rispetto, competenza, merito, innovazione, eccellenza,
internazionalità, multiculturalità, diritti e sostenibilità.
In nessun modo la convinzione di agire a vantaggio della Società può giustificare l’adozione di
comportamenti in contrasto con i principi sanciti nel presente Codice di condotta.
4.
VALORE CONTRATTUALE ED EFFICACIA DEL CODICE DI CONDOTTA
Ogni Destinatario è tenuto all’osservanza dei principi etici e delle norme contenute nel
presente Codice.
La violazione da parte dei Destinatari delle norme del Codice lede il rapporto di fiducia
instauratosi con OBI ITALIA S.r.l. e può portare, a seconda dei casi e del tipo di soggetto
inadempiente, ad azioni disciplinari, legali o all’applicazione di penali ovvero clausole di
risoluzione previste contrattualmente.
Il Codice, considerato nel suo complesso e unitamente a tutte le specifiche procedure attuative
approvate dalla Società, deve considerarsi parte integrante dei contratti di lavoro subordinato,
in essere e da stipulare, ai sensi dell’art. 2104 c.c..
La violazione delle disposizioni ivi presenti può configurare un illecito di natura disciplinare e,
come tale, può essere altresì perseguibile e sanzionabile dalla Società ai sensi e per gli effetti di
cui all’art. 7 della Legge 20 maggio 1970, n. 300 (c.d. Statuto dei Lavoratori) e può,
9
eventualmente, comportare il risarcimento dei danni procurati alla Società. Ciò
indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale dei comportamenti assunti e/o
dall’instaurazione di un procedimento penale, ove ricorra un reato. Resta inteso che saranno
rispettate tutte le procedure, le disposizioni e le garanzie previste dall’art. 7 dello Statuto dei
Lavoratori e dal CCNL applicabile alla Società, in materia di provvedimenti disciplinari.
OBI Italia S.r.l. si impegna a prevedere e irrogare, con coerenza, imparzialità e uniformità,
sanzioni proporzionate alle rispettive violazioni del Codice e conformi alle vigenti disposizioni
in materia di regolamentazione dei rapporti di lavoro.
Quanto ai collaboratori, ai consulenti e ai lavoratori autonomi che prestano la propria attività
in favore della Società e agli altri soggetti terzi, la sottoscrizione del presente Codice ovvero di
un estratto di esso, o, comunque, l’adesione alle disposizioni e ai principi in esso previsti
rappresentano una conditio sine qua non della stipulazione di contratti di qualsiasi natura fra la
Società e tali soggetti; le disposizioni così sottoscritte o, in ogni caso, approvate, anche per fatti
concludenti, costituiscono parte integrante dei contratti stessi.
In particolare, qualora la violazione delle norme del Codice sia posta in essere da un
Destinatario che non sia dipendente di OBI Italia (a titolo esemplificativo ma non esaustivo,
lavoratore autonomo, fornitore o altro soggetto legato da rapporti contrattuali con la Società),
si prevede, quale sanzione, la facoltà di risoluzione del relativo contratto o il recesso per giusta
causa dallo stesso, fatto salvo il diritto al risarcimento degli eventuali danni subiti. Ciò
indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale dei comportamenti assunti e/o
dall’instaurazione di un procedimento penale ove ricorra un reato.
5.
I VALORI DI OBI ITALIA S.r.l.
I valori che guidano OBI Italia S.r.l. sono scelti in considerazione della sua storia, delle idee che
ne hanno ispirato e condotto le azioni, del significato riconosciuto al lavoro svolto nonché dei
pensieri, convinzioni e sentimenti cui si ispira l’attività aziendale quotidiana.
Il Codice di Condotta fornisce i principi generali per la gestione della Società, definendo la sfera
etica nell’ambito della quale OBI Italia S.r.l intende raggiungere i suoi obiettivi e specificando i
mezzi utilizzabili e quelli inammissibili.
A questo proposito, le regole contemplate nel Codice di Condotta, indirizzate a dipendenti,
azionisti e partner commerciali, coinvolgono i seguenti ambiti di operatività della Società:
•
Sostenibilità e responsabilità: tutela dello sviluppo sostenibile; divieto di lavoro
forzato ed infantile; rispetto della dignità personale e divieto di qualsiasi
discriminazione.
•
Rapporto con i dipendenti: valutazione improntata ai principi di imparzialità e
tolleranza; tutela della privacy e della riservatezza dei dati personali; prevenzione di
situazioni di conflitto di interessi; rispetto delle libertà politiche e religiose.
10
•
Rapporto con soggetti terzi: selezione dei fornitori; concorrenza e divieto di accordi di
cartello; protezione della proprietà intellettuale e del diritto d’autore; accettazione o
elargizione di regali.
•
Rispetto della normativa: regolamentazione delle donazioni; divieto di aiuti finanziari
ad attività politiche.
•
Patrimonio sociale: regolamentazione delle eccezioni previste all’uso societario; uso di
sistemi informatici; protezione delle informazioni societarie private; gestione degli
archivi finanziari.
La Società intende assicurarsi che, dai propri dipendenti, dai soggetti posti in posizione apicale
nonché da tutti coloro che agiscono per conto della Società medesima, non siano commesse
fattispecie di reato che possano, non solo screditare l’immagine della Società stessa, ma anche
comportare l’applicazione di una delle sanzioni pecuniarie e/o interdittive che il Decreto
prevede nel caso in cui tali reati siano connessi all’attività.
A tal fine, OBI Italia ha inteso adottare il presente Codice, volto ad introdurre un sistema di
principi che dovranno ispirare il comportamento di tutti i soggetti appartenenti alla Società o
che agiscano per conto di essa nello svolgimento di attività che possano realizzare uno dei reati
presupposto del Decreto.
Il presente Codice di Condotta, quindi, si innesta in un più generale progetto finalizzato a
rendere chiara ed evidente l’identità etica della Società, esplicitando i valori che la medesima
vuole rispettati in tutti i comportamenti posti in essere dai propri componenti. In tal senso il
Codice costituisce un ulteriore e concreto passo in avanti per la realizzazione di un processo di
approfondimento delle radici etiche e morali verso cui questa Società intende continuare ad
indirizzarsi in modo autentico.
Infatti, la crescente e rinnovata necessità di legalità e correttezza negli affari che sta
caratterizzando l’attuale momento storico e di cui il Decreto costituisce un chiaro esempio,
impone alla Società di contribuire a diffondere un’educazione in tal senso a tutti i soggetti che
la compongono ed a tutti quelli con i quali questi vengano in contatto in occasione della loro
attività lavorativa.
È in virtù di tale proponimento che OBI Italia oggi intende riaffermare con grande forza che la
correttezza e la liceità nel lavoro e negli affari costituiscono e costituiranno sempre una valore
imprescindibile di questa Società.
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6.
PRINCIPI GENERALI
6.1. PRINCIPI ISPIRATORI
La Società ispira la propria attività ai princìpi contenuti nel presente Codice di Condotta 231 e
nel Codice Deontologico del Gruppo OBI. Gli Organi sociali, gli Amministratori e, in generale,
tutti i dipendenti nonché ogni consulente, collaboratore, anche occasionale, procuratori o altre
figure analoghe, relativamente al contenuto specifico del loro incarico/contratto, sono tenuti
al rispetto delle norme di comportamento inserite nel Codice nonché a conformare il proprio
operato agli standard di comportamento ivi descritti.
6.2. RISPETTO DELLE LEGGI E DEI REGOLAMENTI
La Società ha come principio imprescindibile il rispetto di leggi e regolamenti vigenti
nell’ordinamento locale, statale o comunitario in cui essa si trova ad operare.
Ogni Soggetto destinatario deve quindi impegnarsi nel rispetto delle leggi e dei regolamenti
vigenti.
Tale impegno dovrà valere anche per i consulenti, collaboratori, fornitori, clienti e per
chiunque abbia rapporti con la Società. La Società non inizierà o proseguirà nessun rapporto
con chi non intenda allinearsi a questo principio.
I Soggetti, pertanto, devono essere a conoscenza delle leggi e dei comportamenti conseguenti:
in caso di qualsiasi ipotesi di dubbio, o necessità di maggiori chiarimenti, essi devono
interpellare i propri superiori diretti.
La Società dovrà assicurare un adeguato programma di formazione e sensibilizzazione continua
sulle problematiche attinenti al Codice di Condotta: i dipendenti ed i collaboratori della Società
sono invitati a rivolgersi, oltre che ai propri superiori diretti, anche all’Organismo di Vigilanza
appositamente costituito all’interno di OBI Italia S.r.l. in caso di qualsiasi ipotesi di dubbio o
necessità di ulteriori approfondimenti, in relazione alla completa osservanza ed
interpretazione di quanto sancito dal presente Codice di Condotta.
6.3. CORRETTEZZA ED ONESTA’
OBI Italia mantiene un rapporto di fiducia e di fedeltà reciproca con ciascuno dei Destinatari.
Parimenti, ciascun Destinatario, nello svolgimento delle proprie attività professionali, si
impegna a seguire sempre comportamenti in linea con i principi di correttezza ed onestà.
Tutte le attività poste in essere dalla Società sono svolte nella consapevolezza della
responsabilità morale e sociale che la Società ha nei confronti dei suoi stakeholder nella
convinzione che il raggiungimento degli obiettivi della Società deve accompagnarsi non solo al
rispetto degli specifici valori aziendali, ma altresì dei generali doveri di onestà, correttezza e
buona fede.
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La Società opera con il rispetto dei diritti, anche sotto i profili della privacy e delle opportunità,
di tutti i Destinatari, in modo tale da eliminare qualsivoglia situazione che possa creare
discriminazione tra i lavoratori; la Società, inoltre, si impegna a non sfruttare eventuali
situazioni di ignoranza o di incapacità delle proprie controparti.
I Destinatari debbono avere la consapevolezza del significato etico delle proprie azioni e non
devono perseguire l’utile personale o aziendale in violazione delle leggi vigenti e delle norme
del presente Codice.
Pertanto tutte le azioni, le operazioni, le negoziazioni ed, in genere, i comportamenti posti in
essere dai Destinatari del presente Codice, nello svolgimento dell'attività lavorativa, devono
essere improntati ai principi di correttezza, onestà, indipendenza, onorabilità, integrità,
trasparenza, legittimità, chiarezza e reciproco rispetto ed ai valori di riferimento definiti per
l’intera organizzazione, quali il rispetto delle regole, l’etica professionale, l’appartenenza
aziendale, il servizio alla collettività, la consapevolezza del proprio ruolo; devono altresì essere
disponibili ad essere sottoposti costantemente ad attività di verifica, secondo le norme vigenti
e le procedure interne.
Tutte le attività devono essere svolte con impegno e rigore professionale. Ciascun Destinatario
deve fornire apporti professionali adeguati alle responsabilità assegnate e deve agire in modo
da tutelare il prestigio e l’onorabilità di OBI Italia al fine di minimizzare il rischio reputazionale.
I Destinatari devono evitare situazioni e/o attività che possano condurre a conflitti di interesse
con quelli di OBI Italia o che potrebbero interferire, con la capacità dei Destinatari stessi di
prendere decisioni imparziali, nella salvaguardia del miglior interesse della Società.
6.4. PROCEDURE AZIENDALI
Gli Organi sociali, gli Amministratori ed i dipendenti tutti sono tenuti al rispetto delle
procedure operative aziendali.
6.5. DOCUMENTAZIONE DELLE ATTIVITÀ
Tutte le attività, azioni, transazioni e operazioni della Società devono essere:
•
Compiute nel rispetto delle norme vigenti, della massima correttezza gestionale, della
completezza e trasparenza delle informazioni e della legittimità sia formale che
sostanziale, di un’adeguata tracciabilità e documentabilità delle stesse;
•
Compiute nel rispetto delle istruzioni, delle procedure e delle comunicazioni impartite,
ed entro i limiti delle deleghe ricevute e dei budget approvati, nonché essere legittime,
coerenti e congrue.
I Soggetti che si dovessero trovare a conoscenza di eventuali omissioni, alterazioni o
falsificazioni delle registrazioni contabili o dei relativi documenti di supporto, sono tenuti a
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informare tempestivamente il proprio superiore, ovvero il responsabile della funzione
aziendale competente e l’Organismo di Vigilanza della Società.
6.6. TRACCIABILITA’
Ciascun Destinatario deve assicurare adeguata documentazione di ogni operazione effettuata,
al fine di poter procedere in ogni momento a verificare le motivazioni e le caratteristiche
dell'operazione nelle fasi di autorizzazione, effettuazione, registrazione e verifica
dell'operazione stessa.
6.7. DILIGENZA E BUONA FEDE
Ogni Soggetto destinatario deve agire lealmente e secondo professionalità e buona fede,
rispettando gli obblighi contrattualmente sottoscritti ed assicurando le prestazioni richieste.
Deve, altresì, conoscere ed osservare il contenuto del presente Codice Condotta improntando
la propria condotta al rispetto, alla cooperazione ed alla reciproca collaborazione.
6.8. COMPETIZIONE
La Società crede nella libera e leale concorrenza e informa le proprie azioni e i propri
comportamenti all’ottenimento di risultati competitivi, che premino la capacità, l’esperienza e
l’efficienza.
Qualsiasi azione diretta ad alterare le condizioni di corretta competizione è contraria alla
politica aziendale della Società ed è vietata ad ogni soggetto che per essa agisce.
Inoltre, a tutela dell’economia nazionale e della libera concorrenza è fatto divieto adoperare
violenza, ovvero utilizzare qualsiasi strumento idoneo ad impedire, disturbare la prosecuzione
dell’altrui attività e la libera concorrenza.
6.9. CONFLITTI DI INTERESSE
Nello svolgimento di ogni attività, la Società opera per evitare di incorrere in situazioni di
conflitto di interesse, reale o anche soltanto potenziale. Fra le ipotesi di “conflitto di
interesse”, oltre a quelle definite dalla legge, si intende anche il caso in cui un soggetto operi
per il soddisfacimento di un interesse diverso da quello dell’impresa e dei suoi soci per trarne
un vantaggio per sé o terze persone.
Al fine di concretizzare il perseguimento di questo principio, OBI Italia ha predisposto i
seguenti obblighi:
− Rispettare le leggi e le norme interne della Società in tutti i rapporti personali e d’affari
al di fuori della Società;
−
Evitare atti o rapporti che potrebbero essere o apparire in contrasto con gli obblighi
derivanti da ciascuna funzione della Società o con gli interessi della stessa;
−
Valutare i vantaggi e gli svantaggi che potrebbero derivare all’azienda nel momento
dell’accettazione di un qualsiasi incarico in un’altra azienda;
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−
Segnalare alla Società (al diretto superiore o all’Organismo di Vigilanza) qualsiasi
rapporto o situazione rilevante per le attività della Società in cui siano coinvolti interessi
personali ovvero di persone ad essi collegate (quali, ad esempio, familiari, amici,
conoscenti).
Eventuali conflitti di interesse, anche potenziali, fra azionisti, dipendenti, amministratori,
collaboratori e la Pubblica Amministrazione sono prevenuti e gestiti al momento
dell’assegnazione dell’incarico o dell’avvio del rapporto di lavoro richiedendo agli stessi di
sottoscrivere un’apposita dichiarazione nella quale si impegna ad evitare situazioni tali da
configurare un conflitto di interessi nell'ambito di rapporti intrattenuti con rappresentanti di
Pubbliche Amministrazioni, e, nel caso questo avvenga, informarne tempestivamente
l’Organismo di Vigilanza.
Il soggetto in potenziale conflitto deve astenersi dal compimento o dalla partecipazione ad atti
che possano recare pregiudizio alla Società o a terzi ovvero anche comprometterne
l’immagine.
OBI Italia richiede, peraltro, che chiunque abbia notizia di situazioni di conflitto di interesse ne
debba dare tempestiva comunicazione in forma circostanziata, tramite i canali dedicati
([email protected] oppure posta interna indirizzata all’Organismo di Vigilanza).
6.10.
CORRETTO UTILIZZO DEI SISTEMI INFORMATICI
OBI Italia persegue l'obiettivo del corretto utilizzo dei servizi informatici o telematici, in modo
da garantire l’integrità e la genuinità dei dati trattati, a tutela degli interessi della Società e dei
terzi, con particolare riferimento alle Autorità ed Istituzioni pubbliche.
La Società, a tal fine, adotta misure idonee ad assicurare che l’accesso ai dati telematici ed
informatici avvenga nell’assoluto rispetto delle normative vigenti e della privacy dei soggetti
eventualmente coinvolti ed in modo da garantire la riservatezza delle informazioni e far sì che
il loro trattamento avvenga a cura di soggetti a ciò espressamente autorizzati, impedendo
indebite intromissioni.
In particolare, la Società vieta:
• l'introduzione abusiva nei sistemi informatici o telematici protetti da misure di sicurezza;
• la distruzione, il deterioramento, la cancellazione o alterazione di informazioni, dati o
programmi informatici altrui, dello Stato o di altro Ente pubblico;
• la produzione di documenti informatici falsi, sia privati che pubblici, aventi efficacia
probatoria;
• l'installazione di apparecchiature atte a intercettare, impedire o interrompere
comunicazioni relative ad un sistema informatico o telematico ovvero intercorrenti tra più
sistemi;
• la sottrazione, la riproduzione, la diffusione o la consegna abusiva di codici, parole chiavi o
altri mezzi idonei all’accesso ad un sistema informatico o telematico protetto da misure di
sicurezza.
15
6.11.
RIPUDIO DI OGNI FORMA DI TERRORISMO
OBI Italia ripudia ogni forma di terrorismo e intende adottare, nell’ambito della propria
attività, le misure idonee a prevenire il pericolo di un coinvolgimento in fatti di terrorismo, così
da contribuire all’affermazione della pace tra i popoli e della democrazia.
6.12.
RIPUDIO DELLE ORGANIZZAZIONI CRIMINALI
OBI Italia ripudia ogni forma di organizzazione criminale (in particolare le associazioni di tipo
mafioso), di carattere nazionale e transnazionale. La Società adotta le misure idonee a
prevenire il pericolo di un proprio coinvolgimento o dei suoi dipendenti in relazioni e attività
intrattenute a qualsiasi titolo e con qualsivoglia modalità, anche sotto forma di mera
assistenza e aiuto, con tali organizzazioni.
7.
PRINCIPI RELATIVI ALLA ORGANIZZAZIONE AZIENDALE
7.1. LEGGIBILITA’ DELLA FIRMA
Tutti gli atti ed i documenti aziendali per i quali è prevista la firma di un dipendente della
Società e che abbiano valenza sia interna che esterna dovranno essere sottoscritti dagli
interessati in modo assolutamente leggibile.
Per quegli atti rispetto ai quali, per la frequenza e quantità della loro emissione, si renda
necessaria l’apposizione di una sigla, sarà previsto il deposito di uno specimen per gli autorizzati
a tale modalità di sottoscrizione.
In tutte le procedure che presuppongono l’uso di una password ovvero di un codice di accesso
è assolutamente vietato l’intervento di soggetti diversi da quelli che risultano titolari della
password ovvero del codice medesimi.
7.2. CONTROLLO SULLE OPERAZIONI E TRANSAZIONI
Ogni operazione e/o transazione che sia rilevante e significativa nell’ambito dell’operatività
aziendale, intesa nel senso più ampio del termine, deve essere legittima, autorizzata, coerente,
congrua, documentata, registrata e verificabile entro un congruo termine tale da assicurare
l’esercizio dei controlli su di essa.
Le procedure che regolano le operazioni devono consentire la possibilità di effettuare controlli
sulle caratteristiche della transazione, sulle motivazioni che ne hanno consentito l’esecuzione,
sulle autorizzazioni allo svolgimento, sull’esecuzione dell’operazione medesima.
Ogni soggetto che effettui operazioni e/o transazioni aventi ad oggetto somme di denaro, beni
o altre utilità economicamente valutabili, appartenenti alla Società, deve agire su specifica
autorizzazione e fornire a richiesta ogni valida evidenza per la sua verifica in ogni tempo.
16
7.3. ACQUISTO DI BENI E/O SERVIZI
Gli Amministratori, i dipendenti ed i soggetti che effettuano qualsiasi acquisto di beni e/o
servizi, incluse anche le consulenze esterne, per conto della Società, devono agire nel rispetto
dei principi di correttezza, economicità, qualità e liceità ed operare con la dovuta e necessaria
diligenza. Ogni spesa o compenso devono trovare adeguata giustificazione in relazione al tipo di
acquisto effettuato e di incarico assegnato. Nessun tipo di pagamento, versamento o altro
equipollente verso terzi, salvo quelli di modico valore o dovuti per legge, può essere effettuato
in contanti, comunque secondo le procedure aziendali di tempo in tempo adottati, ed in ogni
caso le modalità di pagamento devono essere tali da consentire in ogni momento la
tracciabilità, l’inerenza dell’operazione ed il rispetto delle normative in materia di
antiriciclaggio.
Le procedure che regolano le operazioni di acquisto di beni o servizi in favore della Società
devono consentire la possibilità di effettuare controlli sulle caratteristiche dell’acquisto, sulle
motivazioni che ne hanno reso necessaria l’esecuzione, sulle autorizzazioni alla firma,
sull’esecuzione del servizio stesso.
Ogni soggetto che effettua acquisti di beni o servizi in favore della Società, deve agire su
specifica autorizzazione e fornire a richiesta ogni valida evidenza per la sua verifica in ogni
tempo.
Ogni funzione aziendale coinvolta nelle predette attività deve porre particolare attenzione al
rispetto delle procedure e degli adempimenti previsti e deve immediatamente riferire
all’Organismo di Vigilanza l’esistenza di situazione irregolari o presunte tali.
7.4. TRATTAMENTO DEL DENARO CONTANTE E CARTE DI CREDITO
È fatto obbligo a tutto il personale preposto alle attività di cassa di partecipare attivamente
alle specifiche iniziative di addestramento al riconoscimento di monete false/contraffatte che
la Società potrebbe attivare.
7.5. REQUISITI DI FORMA DEGLI INCARICHI VERSO TERZI
Gli incarichi conferiti a qualsiasi consulente o collaboratore esterno che agiscano ed operino, a
qualsiasi titolo, in favore della Società devono essere, di norma, sempre redatti per iscritto,
con l’indicazione del compenso pattuito.
7.6. ASSUNZIONE DI PERSONALE
La valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei
candidati, e delle loro specifiche competenze, rispetto a quanto atteso ed alle esigenze
aziendali così come risultano dalla richiesta avanzata dalla funzione richiedente e, sempre, nel
rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati.
Le informazioni richieste sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal
profilo professionale e psico-attitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del
candidato.
17
La Direzione del Personale, nei limiti delle informazioni disponibili, adotta opportune misure
per evitare favoritismi o forme di clientelismo nelle fasi di selezione e assunzione.
7.7. CONFLITTO DI INTERESSI IN AMBITO LAVORATIVO
È fatto divieto di prestare contemporaneamente la propria opera, a qualsiasi titolo, in favore
della Società e di terzi portatori di interessi conflittuali con quello della Società stessa.
7.8. ACCETTAZIONE E DISTRIBUZIONE DI OMAGGI
Oltre a quanto specificatamente prescritto relativamente agli omaggi verso soggetti afferenti
la P.A. è vietato:
− acquisire benefici personali o vantaggi - al di fuori dell’attribuzione dello stipendio o di
altre forme di benefici esplicitamente approvate - in relazione all’attività di lavoro
prestata in favore della Società
−
distribuire omaggi e regali al di fuori di quanto previsto dalla normale prassi aziendale;
−
presentare offerte in favore di terzi al fine di condizionare la loro scelta commerciale;
−
accettare qualsivoglia tipo di omaggio od altra utilità da terzi laddove il valore degli
stessi ecceda la normale prassi aziendale, non siano regolarmente registrate o
determinino uno scorretto vantaggio commerciale Il divieto è esteso ai familiari dei
dipendenti e conviventi.
È in generale vietata qualsiasi forma di liberalità, offerta o ricevuta, idonea ad ingenerare nel
donante l’aspettativa ad un trattamento di favore nella conduzione di qualsiasi attività
aziendale.
Gli omaggi e regali consentiti si caratterizzano sempre per la relativa esiguità del loro valore e
per la loro natura meramente simbolica e devono essere documentati in modo adeguato per
consentire le prescritte verifiche. In ogni caso, qualsiasi omaggio distribuito dovrà essere
approvato dal rispettivo superiore del settore aziendale.
7.9. OBIETTIVI DI RISULTATO
OBI Italia si impegna a fare in modo che nella propria organizzazione aziendale gli eventuali
obiettivi annuali prefissati, sia generali che individuali dei dirigenti e dei dipendenti o
collaboratori che operano per la Società, siano focalizzati su di un risultato possibile, specifico,
concreto, misurabile e relazionato con il tempo previsto per il suo raggiungimento.
Eventuali situazioni di difficoltà o di conflitto con il suddetto principio dovranno essere da
chiunque segnalate tempestivamente all’Organismo di Vigilanza affinché provveda a porre in
essere le eventuali azioni correttive.
18
7.10.
INFORMAZIONI E RISERVATEZZA
Ciascuna Direzione e/o funzione aziendale è responsabile della veridicità, autenticità e
completezza della documentazione e delle informazioni rese nello svolgimento dell’attività di
propria competenza.
La Società garantisce, in conformità alle disposizioni di legge, la riservatezza delle informazioni
in proprio possesso ed osserva il dovere di riservatezza
Ai dipendenti, membri degli organi sociali e collaboratori della Società è fatto divieto di
utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi all’esercizio della propria attività
professionale.
In particolare, le informazioni, i dati, le conoscenze acquisite, elaborate e gestite dai Soggetti
nell'esercizio della propria attività devono rimanere strettamente riservate e opportunamente
protette e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate, sia all'interno sia all'esterno
della Società, se non nel rispetto della normativa vigente e delle procedure aziendali.
Le informazioni riservate sono, a titolo esemplificativo: i piani aziendali, strategici,
economici/finanziari, contabili, commerciali, gestionali, operativi; i progetti e gli investimenti; i
dati e le banche dati relativi al personale, ai clienti, ai fornitori, agli utenti e in generale tutti i
dati definiti personali dalla D.Lgs. n. 196/03 con particolare attenzione per quelli che la legge
stessa definisce come sensibili; i parametri aziendali di prestazione e di produttività; gli accordi
societari, gli accordi e i contratti commerciali, i documenti contabili; il know-how relativo alla
gestione, sviluppo e commercializzazione dei servizi. I Soggetti destinatari, in particolare,
devono: mantenere riservate le notizie e le informazioni apprese nell'esercizio delle proprie
funzioni; osservare il dovere di riservatezza anche dopo la cessazione del rapporto con la
Società; consultare i soli documenti cui sono autorizzati ad accedere, facendone uso conforme
alle proprie mansioni; prevenire l'eventuale dispersione di dati osservando le misure di
sicurezza impartite, custodendo con ordine e cura gli atti affidati ed evitando di effettuarne
inutili copie.
19
8.
PRINCIPI E REGOLE
AMMINISTRAZIONE
DI
CONDOTTA
NEI
RAPPORTI
CON
LA
PUBBLICA
8.1. RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
La Società, gli Organi sociali, gli Amministratori, i dipendenti, i consulenti e collaboratori, ed in
genere i soggetti terzi che agiscono per conto di OBI Italia nei rapporti con la Pubblica
Amministrazione, ispirano ed adeguano la propria condotta al rispetto dei principi di legalità,
correttezza e trasparenza.
I soggetti a cui sono attribuite funzioni di rappresentanza nei confronti della Pubblica
Amministrazione, o dei funzionari stranieri o appartenenti ad organizzazioni internazionali,
devono altresì valutare, nell’ambito di eventuali problematiche insorte nei procedimenti
amministrativi, la necessità di ricorrere alle tutele previste a fronte dei comportamenti
illegittimi della Pubblica Amministrazione, contribuendo così alla tutela dell’imparzialità e del
buon andamento cui è tenuta la Pubblica Amministrazione medesima.
I contatti con la Pubblica Amministrazione, italiana, comunitaria o straniera, sono limitati a chi
è formalmente incaricato dalla Società mediante idonea procura, generale o speciale, a
trattare o ad avere contatti con tali amministrazioni, funzionari pubblici, enti, organizzazioni
e/o istituzioni. In tale atto di incarico sono indicati il contenuto ed i limiti dei poteri concessi.
8.2. NORME CONTRO LA CORRUZIONE
La Società condanna qualsiasi comportamento, da chiunque per suo conto posto in essere,
consistente nel dare, offrire o promettere, direttamente od indirettamente, denaro od altre
utilità a Pubblici Ufficiali e/o Incaricati di Pubblico Servizio, italiani o stranieri, neppure se da
ciò possa conseguirne per la Società un interesse o vantaggio.
Si considerano atti di corruzione i suddetti comportamenti sia se tenuti direttamente dalla
Società, dai suoi Organi o dai suoi dipendenti, sia se realizzati appositamente per il tramite di
persone che agiscono per conto della Società medesima: consulenti, collaboratori, procuratori
e terzi legati alla Società da rapporti analoghi o equivalenti.
È proibito dare, offrire o promettere qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore al fine di
ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con la
P.A., italiana, comunitaria o estera.
È proibito dare, offrire o promettere qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore al fine di
indurre Pubblici ufficiali/Incaricati di pubblico servizio, italiani o esteri, ad utilizzare la loro
influenza su altri soggetti appartenenti alla P.A., italiana, comunitaria o estera.
Non è consentito comunque in generale dare, offrire o promettere qualsiasi oggetto, servizio,
prestazione o favore a Pubblici Ufficiali e Incaricati di Pubblico Servizio, italiani o stranieri, o
loro parenti, direttamente o per interposta persona, salvo che si tratti di doni o altre utilità di
modico valore e, in ogni caso, rientranti negli usi o costumi legittimi.
È proibito intrattenere rapporti di lavoro con impiegati della P.A. o assumere ex impiegati della
P.A., italiana, loro coniugi o parenti entro il secondo grado, qualora essi partecipino - o abbiano
partecipato -, personalmente e attivamente, a trattative che hanno coinvolto la Società,
oppure abbiano provveduto personalmente su richieste effettuate dalla Società alla P.A.
medesima.
20
8.3. NORME PREVENTIVE IN GENERE
Le persone incaricate dalla Società di seguire una qualsiasi trattativa d’affari, richiesta o
rapporto istituzionale con la P.A. non devono per alcuna ragione cercare di influenzare
impropriamente le decisioni che i rispettivi Pubblici Ufficiali o Incaricati di Pubblico Servizio
debbono istruire e/o adottare per conto della P.A. di cui fanno parte.
Nel corso di una trattativa d’affari, richiesta o rapporto istituzionale con Pubblici Ufficiali e/o
Incaricati di Pubblico Servizio, italiani o stranieri, non possono essere intraprese –
direttamente o indirettamente – le seguenti azioni:
− proporre - in alcun modo - opportunità di impiego e/o commerciali che possano
avvantaggiare i Pubblici Ufficiali e/o gli Incaricati di Pubblico Servizio a titolo
personale;
−
offrire in alcun modo omaggi;
−
sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità
o la reputazione di entrambe le parti;
−
compiere qualsiasi altro atto finalizzato a indurre i Pubblici Ufficiali a fare o ad
omettere di fare qualcosa in violazione delle leggi dell’ordinamento cui essi
appartengono;
−
abusare della propria posizione o dei mezzi in proprio possesso per indurre o
costringere qualcuno a promettere a sé o ad altri denaro o altra utilità.
8.4. NORME CONTRO LA MALVERSAZIONE AI DANNI DELLO STATO
È proibito destinare a finalità diverse da quelle per cui sono stati concessi, contributi,
sovvenzioni o finanziamenti ottenuti dallo Stato o da altro ente pubblico o dall’Unione
Europea, anche se di modico valore e/o importo.
I soggetti deputati alla gestione delle attività finanziarie, degli investimenti e/o
finanziamenti ricevuti dalla P.A., italiana o straniera, dovranno improntare il loro operato a
principi di correttezza e trasparenza, osservando, altresì, gli obblighi d’informazione nei
confronti degli organi amministrativi e dell’Organismo di Vigilanza della Società. A tal fine
dovranno rendere disponibile ed accessibile ogni documentazione ed ogni operazione, anche
non economica, eseguita nell’ambito dei compiti e delle funzioni ad essi assegnate.
8.5. NORME CONTRO LE TRUFFE PER IL CONSEGUIMENTO DI EROGAZIONI PUBBLICHE
La Società condanna qualsiasi comportamento finalizzato a conseguire qualsiasi tipo di
contributo, finanziamento, mutuo agevolato o altra erogazione dello stesso tipo, da parte della
P.A. o di altro ente pubblico, tramite dichiarazioni e/o documenti falsi, o per il tramite di
informazioni omesse o, più genericamente, per il tramite di artifici o raggiri, compresi quelli
realizzati per mezzo di un sistema informatico o telematico, volti ad indurre in errore l’ente
erogatore.
8.6. CONFLITTI DI INTERESSE NEI RAPPORTI CON LA P.A.
La Società non può farsi rappresentare nei rapporti con la Pubblica Amministrazione da
soggetti terzi quando si possa, anche solo astrattamente, configurare un conflitto d’interesse.
21
I soggetti terzi che operano per conto della Società, hanno l’obbligo di astenersi
dall’intrattenere rapporti con la Pubblica Amministrazione, italiana comunitaria o estera, in
ogni altro caso in cui sussistano in loro riguardo manifeste ragioni di convenienza.
8.7. PRINCIPI DI CORRETTEZZA
I soggetti ai quali è attribuita la rappresentanza giudiziale, in forma generale o speciale, e i
soggetti responsabili della gestione dei procedimenti giudiziari, devono attenersi nel rapporto
con le altre parti in causa, con l’Autorità procedente, con i periti ed in consulenti a ciò collegati,
a principi di correttezza, lealtà e trasparenza.
9.
PRINCIPI E REGOLE DI CONDOTTA NEI RAPPORTI PRIVATI CON SOCIETA’ TERZE
9.1. CORRUZIONE TRA PRIVATI
OBI Italia per rispettare il principio di correttezza e trasparenza, e per trarre il maggior
vantaggio possibile dalle sue attività, vigila affinché tutti i Destinatari del Modello non siano
autori di corruzione privata (c.d. condotta attiva).
OBI Italia definisce a tal proposito apposite regole comportamentali allo scopo di impedire che
vengano dati o semplicemente offerti vantaggi ad amministratori, direttori generali, dirigenti
preposti alla redazione dei documenti contabili societari, sindaci, liquidatori o soggetti
sottoposti alla loro direzione o vigilanza, legati a Società terze (private) per indurli a venire
meno ai doveri derivanti dai propri uffici, cagionando così un danno alla propria Società.
Non possono, di conseguenza, essere intraprese in tali rapporti - direttamente o
indirettamente - le seguenti azioni:
− proporre - in qualsiasi modo - opportunità di impiego e/o commerciali che possano
avvantaggiare amministratori, direttori generali, dirigenti preposti alla redazione dei
documenti contabili societari, sindaci, liquidatori (o soggetti ad essi sottoposti) di
società private;
−
sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o
la reputazione di entrambe le parti;
−
utilizzare le risorse finanziarie della Società al fine di compiere atti di corruzione verso
imprese private;
−
assumere risorse legate a rappresentanti di potenziali società clienti come
contropartita per il compimento, da parte di questi, di comportamenti infedeli e
dannosi per la società cliente stessa;
−
simulare costi per regali ed omaggi fittizi o per valori superiori a quelli reali al fine di
creare “fondi neri” con i quali perpetrare atti di corruzione verso privati;
−
offrire regali ed omaggi a società private, se non di modesta entità e nel rispetto
dell’iter autorizzativo aziendale;
22
−
riconoscere rimborsi spese, in tutto o in parte fittizi, al fine di creare le disponibilità
finanziarie con le quali perpetrare atti di corruzione verso società private;
−
acquistare beni indicati come strumentali ma in realtà destinati ad essere elargiti a
rappresentanti di società terze al fine di ottenere dagli stessi comportamenti infedeli
e dannosi per le società di appartenenza;
−
sostenere spese di rappresentanza, in tutto o in parte fittizie, al fine di creare le
disponibilità finanziarie con le quali perpetrare reati di corruzione tra privati;
−
promettere e/o dare denaro ai rappresentanti di una potenziale società venditrice al
fine di acquisire immobili e/o garantire la stipula di contratti a prezzi svantaggiosi per
la società venditrice stessa.
OBI Italia proibisce ogni forma di corruzione, non limitatamente a quelle sopra descritte, a
favore di chiunque.
Al fine di evitare che OBI Italia possa essere ritenuta responsabile per attività di corruzione, è
previsto:
− l’obbligo per i fornitori di OBI Italia di rispettare gli standard etici;
−
che tutti i contributi di beneficenza devono essere approvati, ai fini del rispetto delle
leggi anticorruzione.
Inoltre OBI Italia punisce i comportamenti di corruzione passiva tenuti dai propri
amministratori, direttori generali, dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili
societari, sindaci, liquidatori e soggetti ad essi sottoposti che violino gli obblighi e i doveri
inerenti il loro ufficio in cambio di denaro o altre utilità erogate o promesse da parte di
soggetti terzi (c.d. condotta passiva).
10.
PRINCIPI RELATIVI AGLI ILLECITI SOCIETARI
10.1.
PRINCIPI GENERALI
La Società condanna qualsiasi comportamento, da chiunque posto in essere, finalizzato a
rendere materialmente praticabile, incoraggiare, facilitare nonché indurre la violazione, da
parte degli Amministratori, di uno o più dei princìpi di seguito indicati.
La Società esige che gli Amministratori ed i dipendenti tengano una condotta corretta e
trasparente nello svolgimento della loro funzione, soprattutto in relazione a qualsiasi richiesta
avanzata da parte dei soci, del Collegio Sindacale, degli altri Organi Sociali e della società di
revisione nell’esercizio delle loro rispettive funzioni istituzionali
23
Gli Amministratori, nel rispetto dei principi di buona fede e correttezza che debbono ispirare il
proprio operato, debbono non solo agire nel rispetto delle procedure contemplate per tutte le
aree critiche, ma hanno altresì l’obbligo di comunicare senza indugio all’Organismo di Vigilanza
ogni comportamento che appaia in contrasto, anche solo potenziale, con la normativa in vigore,
a tutela dell’integrità del patrimonio sociale, prescindendo, ove richiesto, dall’interesse dei soci
alla restituzione dei conferimenti
10.2.
DATI ED INFORMAZIONI DI BILANCIO
La Società condanna qualsiasi comportamento finalizzato ad alterare la correttezza e la
veridicità dei dati e delle informazioni destinate ad essere recepite nei documenti di cui si
compone il bilancio aziendale, nelle relazioni o nelle altre comunicazioni sociali previste per
legge e dirette ai soci, al pubblico e alla società che effettua la revisione contabile.
Tutti i soggetti chiamati alla formazione dei suddetti atti sono tenuti a verificare, con la dovuta
diligenza, la correttezza dei dati e delle informazioni che saranno poi recepite per la redazione
degli atti sopra indicati.
La Società esige lo scrupoloso rispetto delle procedure contabili-amministrative di tempo in
tempo adottate, idonee ad assicurare un agevole ed immediato controllo in ordine:
−
al rispetto dei “Principi contabili” emanati dalle apposite Commissioni dei Consigli
Nazionali dei Dottori Commercialisti e Ragionieri, nonché dei principi contabili
internazionali;
−
al rispetto, da parte dei soggetti incaricati di peculiari funzioni, del contenuto di cui
alle mansioni.
10.3.
PREGIUDIZIO AI CREDITORI
Gli Amministratori non devono effettuare alcun tipo di operazione societaria che non abbia
altra finalità che quella di cagionare un danno ai creditori.
10.4.
VERIFICA DELLO STATO PATRIMONIALE
Gli Amministratori, prima di procedere alla eventuale ripartizione di utili (o acconti su utili non
effettivamente conseguiti o destinati per legge a riserva), pur nel rispetto dei vincoli dello
Statuto e delle leggi in vigore, ovvero qualora ripartiscano riserve divisibili, sono tenuti alla
verifica dello stato patrimoniale della Società con particolare riferimento all’esattezza e
veridicità dei dati ivi riportati.
10.5.
FORMAZIONE DELLE VOLONTA’ ASSEMBLEARI
È vietato compiere qualsiasi atto, simulato o fraudolento, teso ad influenzare illecitamente la
volontà dei componenti le assemblee dei soci per ottenere la irregolare formazione delle
maggioranze deliberative.
24
Ogni soggetto che sia a conoscenza di detti comportamenti, anche se riferiti a terzi estranei,
sarà tenuto a darne avviso agli organi competenti, investiti dei necessari poteri per svolgere
indagini conoscitive al riguardo.
10.6.
DIFFUSIONE DI NOTIZIE FALSE E DI NOTIZIE SOCIALI RISERVATE
È vietato diffondere notizie false, sia all’interno che all’esterno della Società, concernenti la
situazione patrimoniale, l’andamento economico/gestionale, l’esito di controlli interni ed ogni
altra informazione, da considerarsi rilevante, che riguardi la Società e le altre società cui essa a
vario titolo partecipa.
Gli Amministratori sono altresì tenuti a mantenere riservate le informazioni e i documenti
acquisiti nello svolgimento delle loro funzioni ed a non utilizzare a proprio vantaggio tali
informazioni.
10.7.
ORGANI DI CONTROLLO
I Destinatari del presente Codice, in occasioni di verifiche e di ispezioni da parte delle Autorità
pubbliche competenti, devono mantenere un atteggiamento di collaborazione nei confronti
degli organi ispettivi e di controllo, fornendo, su richiesta, i dati e le informazioni disponibili.
È vietato ostacolare in qualunque modo le funzioni delle Autorità pubbliche di vigilanza che
entrino in contatto con la Società per via delle loro funzioni istituzionali.
11.
PRINCIPI RELATIVI ALL’IMPIEGO DI CITTADINI STRANIERI
La Società considera principio inderogabile l’impiego di sola mano d’opera che risulti
pienamente in regola con le vigenti norme sull’immigrazione ed, in particolare, col D. Lgs. n.
286/1998, il cui art. 22, “Impiego di cittadini di Paesi terzi il cui soggiorno è irregolare”, è stato
inserito nel novero dei reati compresi nel D. Lgs. n. 231/01 a partire dal mese di Agosto 2012.
In considerazione di quanto sopra, tutti i destinatari del presente Codice di Condotta devono
adottare i seguenti comportamenti:
−
non impiegare risorse umane non in regola con le disposizioni vigenti in materia di
permesso di soggiorno e/o che non possono esibire regolare permesso di soggiorno;
−
richiedere a tutti i fornitori chiamati a erogare servizi o lavori in conformità alle
disposizioni regolamentari adottate dalla Società, di avvalersi esclusivamente di
personale in regola con le disposizioni vigenti in materia di permesso di soggiorno e/o
che possano esibire regolare permesso di soggiorno rimanendo onere a carico dei
fornitori la dimostrazione della regolarità del cittadino straniero.
25
12.
PRINCIPI RELATIVI AD ALTRI REATI PRESUPPOSTO
12.1.
ASSOCIAZIONI CRIMINOSE
Chiunque venga a conoscenza della presenza all’interno della Società di iniziative di
promozione, costituzione, organizzazione o direzione di associazioni che si propongono il
compimento di atti di violenza, anche con fini di eversione dell’ordine democratico, di
terrorismo o di attentare alla vita o all’incolumità di una persona hanno il dovere di segnalarle
immediatamente all’Organismo di Vigilanza della Società.
12.2.
TUTELA DELLA LIBERTA’ PERSONALE
La Società stigmatizza e avversa fortemente qualsiasi comportamento volto a violare la libertà
personale e la libera formazione della volontà individuale, con particolare riferimento alla
tutela dei minori. Pertanto, si raccomanda la massima attenzione nelle attività che
comportano il perfezionamento delle pratiche amministrative per l’ingresso ed il soggiorno di
cittadini stranieri all’interno del territorio italiano appartenenti alla organizzazione aziendale.
12.3.
ABUSO DI INFORMAZIONI PRIVILEGIATE
La Società, allo scopo di prevenire reati di “Abuso di Mercato” commessi da dipendenti e/o
soggetti “apicali”, condanna e sanziona in maniera particolarmente incisiva la divulgazione di
informazioni false, l’esecuzione di atti simulati e l’abuso di informazioni privilegiate.
In particolare, è vietato:
−
utilizzare informazioni privilegiate, apprese in virtù della propria posizione lavorativa
all’interno della Società, per trarre un vantaggio personale o per farlo conseguire a
terzi;
−
porre in essere operazioni simulate o altri artifizi concretamente idonei a provocare
una sensibile alterazione del prezzo di strumenti finanziari della Società
La Società adotta le misure che consentano di evitare, secondo criteri di ragionevole certezza,
il rischio di intrattenere rapporti con clienti e fornitori il cui denaro o prodotti provengano da
fonti illegittime.
La Società, pertanto, condanna qualsiasi comportamento, sia dei soggetti che rivestono un
ruolo apicale che subordinato, che possa anche solo indirettamente agevolare la realizzazione
di fattispecie delittuose quali la ricettazione, il riciclaggio, autoriciclaggio o l’impiego di denaro,
beni o altre utilità di provenienza illecita.
La Società si oppone fermamente, inoltre, al compimento di qualsiasi condotta di impiego,
sostituzione e trasferimento in attività aziendali, di denaro, beni o altre utilità provenienti dalla
commissione di delitto, facendo divieto ai propri dipendenti, compresi i dirigenti, ai membri
degli organi sociali, a tutti i collaboratori ed, ogni caso, a tutti i Destinatari del presente Codice,
di compiere o concorrere nel compimento di fatti riconducibili a riciclaggio, autoriciclaggio,
ricettazione ed impiego di denaro beni e altra utilità di provenienza illecita. Chiunque venga a
conoscenza della commissione di atti o di comportamenti tra quelli sopra esposti, deve darne
26
immediata notizia ai propri superiori o all’Organismo di Vigilanza, secondo le modalità
espressamente indicate nelle apposite procedure aziendali e nella Procedura Flussi Informativi
all’OdV, da considerare parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo
adottato dalla Società.
12.4.
TUTELA DELLA SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO
OBI Italia persegue con il massimo impegno l’obiettivo di garantire la salute e la sicurezza dei
luoghi di lavoro. A tal fine la Società adotta le misure più opportune per evitare i rischi
connessi allo svolgimento della propria attività di impresa e, ove ciò non sia possibile, per una
adeguata valutazione dei rischi esistenti, con l’obiettivo di contrastarli direttamente alla fonte
e di garantirne l’eliminazione ovvero, ove ciò non sia possibile, la loro gestione.
Nell’ambito della normativa vigente in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi
di lavoro, la Società ha assunto l’impegno di adottare ogni misura necessaria per tutelare
adeguatamente l’integrità fisica e morale dei propri lavoratori e, pertanto, richiede ai
lavoratori medesimi il puntuale rispetto della suddetta normativa e delle disposizioni interne
impartite al riguardo.
Nell’ambito della propria attività, OBI Italia si impegna, quindi, ad adeguare il lavoro all’uomo,
ivi incluso per ciò che attiene la concezione dei posti di lavoro e la scelta delle attrezzature di
lavoro e dei metodi di lavoro.
In materia di salute e sicurezza sul lavoro, la Società si impegna, altresì, ad operare:
a) tenendo conto del grado di evoluzione della tecnica;
b) sostituendo ciò che è pericoloso con ciò che non è pericoloso o che è meno pericoloso;
c) programmando adeguatamente la prevenzione e mirando ad un complesso coerente
che tenga conto ed integri nella stessa la tecnica, l’organizzazione del lavoro, le
condizioni di lavoro, le relazioni sociali e l’influenza dei fattori dell’ambiente di lavoro;
d) riconoscendo priorità alle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di
protezione individuale;
e) impartendo adeguate istruzioni al personale.
Tali principi sono utilizzati dalla Società ai fini della individuazione e dell’adozione delle misure
necessarie per la tutela della sicurezza e salute dei lavoratori, comprese le attività di
prevenzione dei rischi professionali, d’informazione e formazione, nonché l’approntamento di
un’organizzazione e dei mezzi necessari.
I Destinatari devono attenersi a questi principi, in particolare quando devono essere prese
delle decisioni o fatte delle scelte e, in seguito, quando le stesse devono essere attuate.
Le valutazioni sui rischi esistenti e le conseguenti misure di prevenzione, adottate ad ogni
livello gerarchico (sia di vertice che localmente) e nelle forme di volta in volta ritenute più
opportune (politiche, protocolli, procedure o istruzioni anche verbali, verifiche di controllo),
27
sono in ogni caso assunte ed attuate in conformità e nel rispetto dei seguenti principi e criteri
fondamentali:
−
evitare i rischi;
−
valutare i rischi che non possono essere evitati;
−
combattere i rischi alla fonte;
−
adeguare il lavoro all’uomo, in particolare per quanto concerne la concezione dei posti
di lavoro e la scelta delle attrezzature di lavoro e dei metodi di lavoro e di produzione,
in particolare per attenuare il lavoro monotono e il lavoro ripetitivo e per ridurre gli
effetti di questi lavori sulla salute;
−
tener conto del grado di evoluzione della tecnica;
−
sostituire ciò che è pericoloso con ciò che non è pericoloso o che è meno pericoloso;
−
programmare la prevenzione, mirando ad un complesso coerente che integri la
tecnica, l’organizzazione del lavoro, le condizioni di lavoro, le relazioni sociali e
l’influenza dei fattori dell’ambiente di lavoro;
−
dare la priorità alle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione
individuale;
−
impartire adeguate istruzioni ai lavoratori;
−
effettuare il controllo sanitario dei lavoratori;
−
allontanare il lavoratore in caso di sua esposizione a rischi per la salute e adibirlo, se
possibile, ad altra mansione;
−
informare e formare adeguatamente i lavoratori, i dirigenti, i preposti e i
rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza (“RLS”);
−
fornire sempre istruzioni adeguate ai lavoratori;
−
consentire la partecipazione e la consultazione dei lavoratori e dei RLS;
−
programmare le misure opportune per migliorare i livelli di sicurezza;
−
pianificare le misure di emergenza da attuare in caso di primo soccorso, di lotta
antincendio, di evacuazione dei lavoratori e di pericolo grave e immediato;
−
prevedere l’uso di segnali di avvertimento e di sicurezza;
−
programmare la regolare manutenzione di ambienti, attrezzature, impianti, con
particolare riguardo ai dispositivi di sicurezza.
28
12.5.
TUTELA AMBIENTALE
La progettazione e l’esecuzione delle attività della Società tengono conto della cura degli
aspetti relativi alla tutela dell’ambiente, al fine di diminuire la quantità dei rifiuti prodotti e
ridurre i consumi energetici.
I programmi e le strategie aziendali riconoscono l’importanza dell’impatto ambientale di ogni
nuovo processo, prodotto o servizio offerto per diminuire l’inquinamento in ogni sua forma.
Tale scopo è perseguito un costante impegno a migliorare la ricerca e la comunicazione al fine
di realizzare un adeguato coinvolgimento del personale e dei propri clienti.
La Società, pertanto, condanna qualsiasi comportamento, sia dei soggetti che rivestono un
ruolo apicale che subordinato, che possa anche solo indirettamente agevolare la realizzazione
di fattispecie delittuose in materia ambientale.
Per questa ragione, nello svolgimento della propria attività, OBI Italia si impegna al rigoroso
rispetto di tutta la legislazione e normativa ambientale applicabile al proprio settore,
salvaguardando l’ambiente circostante e contribuendo allo sviluppo sostenibile del territorio.
In tale ottica, quando promuove, progetta o affida a terzi la gestione di attività che generano
impatti ambientali ovvero ancora lo smaltimento dei rifiuti prodotti, la Società assicura la
previa qualificazione tecnico-professionale dei fornitori impiegati, nonché la previsione di
apposite clausole contrattuali che impongano il rispetto da parte degli stessi di tutte le
normative ambientali applicabili, delle procedure previste e dei principi etici definiti da OBI
Italia.
La Società garantisce in ogni caso l’individuazione e la creazione di appositi ruoli e funzioni,
anche attraverso la previsione di un sistema di adeguate deleghe e procure, che assicurino le
competenze tecniche e i poteri necessari per la verifica, la valutazione, la gestione e il controllo
del rischio in materia ambientale.
12.6.
PREVENZIONE DAI REATI IN MATERIA DI INDUSTRIA E COMMERCIO
La Società si impegna a garantire una corretta e trasparente informazione in merito ai prodotti
e servizi commercializzati. È prevista la programmazione dei relativi controlli e garantendo la
verifica della tracciabilità dei prodotti venduti
Sono adottate tutte le prescrizioni necessarie a garantire l’autenticità dei prodotti venduti al
fine di assicurare la tutela dei marchi e dei segni distintivi delle aziende nazionali ed estere. A
tal fine è richiesto che il fornitore rilasci idonea attestazione sul rispetto della normativa di
settore.
12.7.
PREVENZIONE DEI REATI IN MATERIA DI TUTELA DEL DIRITTO
D’AUTORE E DEI DIRITTI DI PROPRIETÀ INDUSTRIALE
Nello svolgimento della propria attività, OBI Italia opera evitando qualsiasi situazione di
contrasto ovvero di violazione di diritti d’autore o diritti di proprietà industriale spettanti a
terzi, condannando ogni possibile forma di contraffazione o di usurpazione di strumenti o segni
29
di autenticazione, certificazione o riconoscimento, marchi, segni distintivi, brevetti, disegni o
modelli, e richiamando tutti coloro che operano nell’interesse della Società al rispetto di tutte
le normative esistenti a tutela degli stessi.
OBI Italia condanna inoltre la riproduzione di software, foto, immagini, pubblicazioni
scientifiche o estratti di esse, ovvero opere comunque protette dal diritto d’autore altrui al di
fuori di quanto autorizzato dagli accordi di licenza previamente conseguiti.
12.8.
PREVENZIONE DEI REATI INFORMATICI
Rispetto all’utilizzo dei sistemi informatici ogni dipendente è responsabile della sicurezza dei
sistemi utilizzati ed è soggetto alle disposizioni normative in vigore e alle condizioni dei
contratti di licenza.
Salvo quanto previsto dalle leggi civili e penali, rientra nell’uso improprio dei beni e delle
risorse aziendali l’utilizzo dei collegamenti in rete per fini diversi da quelli inerenti al rapporto
di lavoro o per inviare messaggi offensivi o che possano arrecare danno all’immagine
dell’impresa.
Dipendenti, membri degli organi sociali e collaboratori si impegnano a non utilizzare, per
interessi o fini privati, i beni o le attrezzature informatiche come software e password nonché
ogni altra informazione di cui dispongono per ragioni di ufficio.
E’ pertanto vietato e del tutto estraneo a OBI Italia un utilizzo non corretto degli strumenti
informatici della società dal quale possa derivare la commissione di condotte integranti
l’accesso abusivo a un sistema informatico o telematico di terzi, l’intercettazione,
impedimento o interruzione illecita di comunicazioni informatiche o telematiche, il
danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici privati o anche utilizzati dallo
Stato o da altro ente pubblico o comunque di pubblica utilità e il danneggiamento di sistemi
informatici o telematici sia privati che di pubblica utilità.
Inoltre, è altresì assolutamente vietata la detenzione e diffusione abusiva di codici di accesso a
sistemi informatici o telematici, la diffusione di apparecchiature, dispositivi o programmi
informatici diretti a danneggiare o interrompere un sistema informatico o telematico, nonché
l’installazione di apparecchiature atte ad intercettare, impedire od interrompere
comunicazioni informatiche o telematiche.
13.
COMPITI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA IN MATERIA DI ATTUAZIONE E CONTROLLO
DEL CODICE DI CONDOTTA
13.1.
L’Organismo di Vigilanza
L’Organismo di Vigilanza è deputato al controllo circa il funzionamento del Modello
Organizzativo, e quindi dei suoi elementi costitutivi ed al suo mantenimento mediante
aggiornamento periodico.
30
L’Organismo di Vigilanza mantiene i requisiti di autonomia ed indipendenza, assume poteri di
indagine e controllo nonché poteri di iniziativa per l’espletamento delle funzioni assegnate dal
Decreto e dagli atti societari che ne deliberano la costituzione.
Ogni dato o informazione di cui l’Organismo di Vigilanza sia destinatario in virtù
dell’applicazione del presente Codice e di qualsiasi altra procedura aziendale che ciò preveda,
sarà mantenuta nel più stretto riserbo ed utilizzata esclusivamente allo scopo delle funzioni
assegnate. È responsabilità dell’Organismo di Vigilanza assicurare l’effettività della segretezza
e riservatezza dei dati e delle informazioni acquisite, anche mediante sistemi tecnici o
tecnologici al cui acquisto e utilizzo potrà essere destinata una parte del budget annuale di
spesa di cui l’Organismo di Vigilanza dispone.
L’Organismo è contattabile tramite posta elettronica all’indirizzo:
[email protected]
13.2.
Conoscenza e applicazione
Il presente Codice di Condotta è portato a conoscenza di tutti i destinatari.
Eventuali dubbi applicativi connessi al presente Codice devono essere tempestivamente
discussi con l’Organismo di Vigilanza.
Tutti coloro che collaborano con la Società, senza distinzioni o eccezioni, in Italia o all’estero,
sono impegnati a fare osservare i principi del presente Codice. In nessun modo, agire a
vantaggio della Società può giustificare l’adozione di comportamenti in contrasto con la
normativa e con tali principi.
In particolare, tutti i destinatari sono tenuti ad operare affinché tali norme siano
adeguatamente applicate e rispettate.
13.3.
Obblighi informativi verso l’Organismo di Vigilanza
Chiunque venga a conoscenza di violazioni ai principi del presente Codice e/o alle procedure
operative che compongono il Modello Organizzativo o in genere il sistema di controllo interno,
è tenuto a segnalarle prontamente all’Organismo di Vigilanza. Le segnalazioni potranno essere
effettuate in forma scritta, orale o in via telematica e dovranno essere raccolte ed archiviate a
cura dell’Organismo di Vigilanza.
13.4.
Modifiche e aggiornamenti del Codice di Condotta
Qualsiasi modifica e/o integrazione al presente Codice dovrà essere apportata con le stesse
modalità adottate per la sua approvazione iniziale.
14.
LA DIFFUSIONE E LA FORMAZIONE SUL CODICE DI CONDOTTA NELL’AZIENDA
31
La Società si impegna a garantire una puntuale ed ampia diffusione, interna ed esterna, del
Codice mediante:
•
distribuzione a tutti i componenti degli organi sociali, a tutto il personale ed ai
collaboratori;
•
messa a disposizione in luogo accessibile a tutti;
•
messa a disposizione dei terzi Destinatari e di qualunque altro interlocutore in una
apposita sezione del sito web della Società, www. [•] nonché sulla intranet aziendale.
L’OdV, nominato dal Consiglio di Amministrazione della Società in data [•] promuove e
monitora periodiche iniziative di formazione sui principi del presente Codice, pianificate anche
in considerazione dell’esigenza di differenziare le attività in base al ruolo ed alla responsabilità
delle risorse interessate, ovvero mediante la previsione di una formazione più intensa e
caratterizzata da un più elevato grado di approfondimento per i soggetti qualificabili come
“apicali” alla stregua del Decreto, nonché per quelli operanti nelle aree qualificabili come “a
rischio” ai sensi del Modello.
Nei contratti con i terzi Destinatari, è, inoltre, prevista l’introduzione di clausole e/o la
sottoscrizione di dichiarazioni volte sia a formalizzare l’impegno al rispetto del Modello e del
Codice Etico, sia a disciplinare le sanzioni di natura contrattuale, per l’ipotesi di violazione di
tale impegno
Eventuali dubbi applicativi connessi al presente Codice devono essere tempestivamente
discussi con l’Organismo di Vigilanza.
Chiunque venga a conoscenza di violazioni ai principi del presente Codice e/o alle procedure
operative che compongono il modello o di altri eventi suscettibili di alterarne la portata e
l’efficacia, è tenuto a segnalarle prontamente all’Organismo di Vigilanza.
Eventuali situazioni di difficoltà o di conflitto con ciascuno dei principi contemplati dal
presente Codice, dovranno essere da chiunque segnalate tempestivamente all’Organismo di
Vigilanza affinché provveda a porre in essere le eventuali azioni correttive.
Nel caso in cui anche una sola delle disposizioni del presente Codice di Condotta dovesse
entrare in conflitto con disposizioni previste nei regolamenti interni o nelle procedure, il
Codice prevarrà su qualsiasi di queste disposizioni.
Qualsiasi modifica e/o integrazione al presente Codice dovrà essere apportata con le stesse
modalità adottate per la sua approvazione iniziale e analogamente resa nota.
15.
LE SANZIONI
L’inosservanza dei principi contenuti nel presente Codice comporta l’applicazione delle
sanzioni disciplinari previste dal Contratto Collettivo nazionale applicabile nonché dei sistemi
disciplinari eventualmente adottati a livello aziendale ai sensi del Decreto, in base alle
32
specifiche modalità ivi previste e comunque in conformità allo Statuto dei Lavoratori ed alle
altre norme in vigore in materia di lavoro.
Saranno altresì applicate misure di risoluzione dei relativi contratti qualora si verificassero
inosservanze da parte dei partner commerciali della Società.
33
ALLEGATO 1
Dichiarazione di comprensione e accettazione del Codice di Condotta 231
Il sottoscritto dichiara di aver ricevuto e letto il presente Codice di Condotta adottato da OBI
Italia S.r.l.
Il sottoscritto dichiara, inoltre, di aver compreso, accettato e di voler rispettare i principi e le
regole di condotta contenute nel presente Codice.
Più in particolare il sottoscritto si impegna a:
− non porre in essere azioni in contrasto con il presente Codice di Condotta 231;
− evitare situazioni tali da configurare un conflitto di interessi nell'ambito di rapporti
intrattenuti con rappresentanti di Pubbliche Amministrazioni, italiane o estere e, nel
caso questo avvenga, informarne tempestivamente l’Organismo di Vigilanza;
− rispettare i poteri di delega ed i limiti di firma stabiliti;
− rispettare gli obblighi di informativa all'Organismo di Vigilanza riportati nel "Modello
231";
− rispettare le procedure/protocolli emesse dalla Società e le altre misure previste dal
Modello.
Il sottoscritto dichiara, in ultimo, di conformare il proprio comportamento alle regole espresse
nel presente Codice, riconoscendo le responsabilità connesse alle violazioni di tali regole.
Il sottoscritto si impegna, inoltre, a comunicare tempestivamente all’Organismo di Vigilanza
eventuali situazioni delle quali sia venuto a conoscenza, anche in virtù delle attività di controllo
effettuate, capaci di influire sull'adeguatezza, completezza ed efficacia del Modello e circa la
sua effettiva applicazione.
Nome e Cognome
Firma
Data
34
35

Approvato quale versione definitiva dal Consiglio di

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