Pranzo di Natale 2016

Pranzo di Natale 2016
Manuale operativo rev. 15/12
L’evento in sintesi
QUANDO
25 dicembre 2016
ORARIO
sai quando cominci, ma NON sai quando finisci
DOVE
in quasi tutto il mondo (ma soprattutto a casa tua)
CONCEPT*
cibo, parenti, cibo, regali, cibo, tombola, cibo*
*ATTENZIONE: attività ad alto contenuto di colesterolo (NO GLUTEN-FREE)
Pianificazione generale
Data
Attività
10/12
•
•
•
definizione aspetti chiave dell’evento (location,
invitati, menù provvisorio, cadeaux)
definizione struttura organizzativa
preparazione budget
11/12
•
preparazione piano di sponsorizzazione
12/12
•
valutazione della location in termini di: posti a
sedere, guardaroba, viabilità e presenza parcheggi
13/12
•
•
Invio inviti
verificare eventuali intolleranze alimentari, allergie
o dogmi religiosi
17/12
•
•
ricerca e acquisto regali ospiti e accessori per
allestimento location
EVENTO SATELLITE | TAPPA ROAD TO 40’S @ THIENE
•
•
•
riprendersi dall’evento di cui sopra
recall ospiti per conferma partecipazione
suddivisione dei compiti
18/12
Pianificazione generale
Data
Attività
19/12
•
allenamento: faccia stupita ed entusiasta anche
davanti a regali di @!@?!!!»
20/12
•
predisposizione vano regali destinati al riciclo
23/12
•
•
briefing STAFF
ricordarsi di fare gli auguri di compleanno ad ANNA
CASASOLA* (Co-founder Studio 1223)
24/12
•
•
acquisto regali last minute
Invio MANUALE OPERATIVO DEFINITIVO (entro le ore
12.00)
25/12
•
EVENTO CORE
26/12
•
•
disallestimento location
pulizie post evento
27/12
•
debriefing evento
28/12
•
Riposo e recupero post evento
*Dimostriamole che il suo non è un compleanno di Serie B!
Struttura organizzativa
Coordinamento generale
TU
Assistenza Legale
Speriamo non serva
Piano di sponsorizzazione
TU
Finanza/controllo
TU
Accredito/ospitalità
TU
Funzione tecnica
preparazione,
assemblaggio e servizio
pranzo
TU
Comunicazione
Invito, recall ospiti,
comunicazione post
TU
Sicurezza
preallertare ospedale per
rischio indigestione
TU
Logistica
definizione mood
(rosso e bianco o oro?),
allestimento, guardaroba,
parcheggio, gestione staff
TU
Budget
Costi fissi
Motivazione
Affitto location
€ 0,00
•
•
utilizzo casa propria
suggerito: utilizzo casa amico in ferie e che ha
lasciato le chiavi per annaffiare le piante
Staff
€ 0,00
•
pagamento in visibilità
Costi
variabili
unitari
Proposte per la riduzione dei costi
Food&Beverage
€ 30,00/pax
•
•
sfoltire elenco invitati ‘dimenticando’ qualche
cugino
affidare la preparazione di una o più portate a
mamma, nonna, zia*
Energia elettrica
€ 20,00
•
dalle ore 16 sostituire le luci elettriche con delle
candele dicendo che ‘creano atmosfera’
Citrosodina
€ 15,00
•
•
sostituire con farmaco generico
nel barattolo originale, inserire del comune
bicarbonato
* in caso di assenza o indisponibilità, affidare a parenti sostitutivi a caso
(meglio se con livello di preparazione culinaria medio-alto)
Piano di sponsorizzazione
Importo
sponsorizzazione
MAIN
SPONSOR
SPONSOR
A
SPONSOR
B
SPONSOR
C
fornitura
intero
pranzo
fornitura
3 portate
fornitura
2 portate
fornitura
1 portata
Cosa garantire agli sponsor
MAIN
SPONSOR
SPONSOR
A
SPONSOR
B
SPONSOR
C
Post Facebook e
Twitter
(foto delle
portate fornite,
con indicazione
fornitore)
10
3
2
1
Promozione in
evento
(esclamazioni
tipo ‘ottimo
questo piatto
fatto da…’)
Sì
No
No
No
Timetable previsionale
09:00 – 10:30
Allestimento spazi
10:30 – 11:00
Briefing staff interno
Es. ‘già devo fare tutto io, almeno non mettetevi in
mezzo’
11:00
Accensione fuochi e forni
12:00
Arrivo parenti
12:15
Apertura regali
12:30
Inizio pranzo
14:00
Pausa sorbetto
ATTENZIONE: rischio dispersione bambini
15:00
Momento poesia del bambino
16:00
Tombolone (o altri giochi tradizionali)
17:00
Accoglienza ospiti inattesi
20:00
Visto che non si schioda nessuno, riassettare la tavola e
tirare fuori gli avanzi del pranzo
23:00
Invitare cortesemente gli ospiti ad andarsene
Gestione criticità
In caso di:
Possibili soluzioni:
Parente
addormentato
• Colpo di tosse
• Lieve calcio sotto il tavolo
• Gomitata piazzata
Difficoltà del
bambino a
ricordare la
poesia
• Suggerimento con labbiale
• Mimo della parola
• In caso di bambino in età scolare, predisporre gobbo
elettronico
Piatti troppo
salati, insipidi o
non conformi
• Sostituire portata con piatto di back-up scongelato
con il microonde
• Affermare con convinzione che si tratta di una
versione tipica di una piccola regione della Nuova
Zelanda
• Chiamare il ristorante più vicino per intervento di
urgenza
Domande
invadenti di
parenti vari
(Es. quando ti
sposi? quando
mi regali un
nipotino?)
• Richiedere compendio supplementare a Studio 1223
Questo manuale dovrebbe essere sufficiente
per fare del vostro pranzo di Natale un evento di
successo…
ma in caso di bisogno, chiamate
Buon Natale