l`esperienza dell`ospedale Sacro Cuore, Dott.ssa S. Naccarato

Flussi informativi in un reparto di radioterapia
paperless: l’esperienza dell’Ospedale Sacro
Cuore Don Calabria
Stefania Naccarato
Ospedale Sacro Cuore Don Calabria – Negrar (VR)
[email protected]
AIFM Treviso 10 Dicembre 2014
U.O. di Radioterapia - settembre 2011
RISORSE UMANE

Direttore Dr. F. Alongi

N.3 Dirigenti Medici

N.1 Medico Specializzando

Coordinatore Fisici

N.2 Dirigenti Fisici

Coordinatore Tecnico

N.6 TSRM

N.3 Infermiere

N.2 Segretarie
RISORSE TECNOLOGICHE

N.2 Varian Trilogy

N.1 Varian True Beam

N.1 TC Siemens Somatom Definition AS
20 Large Bore

N.20 postazioni ARIA: accettazione,
studi medici, studi fisici, ambulatori,
sala planning, sala riunione/contouring,
console Linac, console TC)

N.1 IORT
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Pianificazione dei flussi di lavoro






Pianificazione preliminare di tutti i flussi di lavoro nell’ambito del
reparto di radioterapia
Adattamento dei percorsi alle caratteristiche del software di gestione
Integrazione del sistema ARIA con il sistema informatizzato ospedaliero
SGP (accettazione – fatturazione)
Formazione degli operatori
Nei primi mesi di attività, riunioni periodiche di tutto lo staff per
l’individuazione di punti critici, ridondanze, mancanze, etc…
A regime, rivalutazione periodica dei flussi informativi per ottimizzare i
percorsi
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Flussi informativi
ACCETTAZIONE
CATTURA
PRESTAZIONE/FATTURAZIONE
SGP OSPEDALIERO
SGP OSPEDALIERO
1°VISITA EMR
TREATMENT (CONSOLE/LINAC)
PROGRAMMAZIONE DI TUTTI
GLI APPUNTAMENTI
TREATMENT PREPARATION
(TIME PLANNER)
MEETING ROOM (TIME PLANNER)
SIMULAZIONE TC
CONTORNAZIONE
PLANNING/APPROVAZIONE
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Segreteria - Accettazione
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


Inserimento/Ricerca anagrafica paziente attraverso il Sistema Gestione
Pazienti ospedaliero (SGP).
Attribuzione ID PATIENT = CODICE FISCALE unico identificativo
del paziente
Interfaccia SGP  ARIA (elaborata da Sistemi Informativi Ospedale e
Varian)
In ARIA completamento dati anagrafici e prenotazione I VISITA
Acquisizione e Scannerizzazione della documentazione in possesso del
paziente ed immissione nel Patient Manager
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Electronic Medical Record (diagnosi - definizione)
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Electronic Medical Record (diagnosi)
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Electronic Medical Record (diagnosi - invasione)
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Electronic Medical Record (diagnosi - stadiazione)
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Electronic Medical Record (diagnosi)
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Modulo richiesta
appuntamenti)

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
Dati anagrafici
autocompilati
Su indicazione del medico (Modulo
Richiesta Appuntamenti), viene
programmato il calendario degli
appuntamenti che riguardano il
paziente:
priorità
simulazione
contornazione
richiesta piano di trattamento
controllo piano
inizio trattamento prima seduta sedute successive
visite di controllo durante il trattamento
visite di follow up.
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Segreteria (calendario appuntamenti )
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Diario Clinico
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TC simulazione
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 TPS
Compilazione del Modulo di simulazione  Patient Manager
Foto nel sistema di immobilizzazione
 Patient Manager
Foto primo piano paziente
 Patient Registration

Consegna del Cosenso informato al trattamento e alla privacy (cartaceo)

Consegna al paziente del calendario degli appuntamenti



Centratura e TC di planning
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Time Planner - Meeting Room (Medici – Fisici)
Contouring/Discussione
Memo Treatment Approval (Start)
Richiesta PLanning /Planning chiuso
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Patient Manager
Area di archiviazione della documentazione clinica riguardante il paziente.
Ogni documento riporta la firma di chi ha approvato la sua archiviazione.
I documenti sono in formato *.pdf oppure *.jpg
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Patient Manager
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Patient Manager
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Patient Manager
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Patient Manager
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Patient Manager
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Patient Manager
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Patient Manager
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External Beam Planning
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
Sono stati creati diversi Template per uniformare la
definizione dei contorni (nomi e colori) nelle diverse fasi
contornazione/planning/ottimizzazione per i diversi distretti
anatomici e le diverse prescrizioni di dose. Questo facilita
la creazione di statistiche per scopi di studio e ricerca,
velocizza la creazione del piano.
Structures Template
Plan Template
Objective Template
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Denominazioni e colori definiti
Strutture PTV e OARs + Strutture di planning
External Beam Planning
(Structure Template)
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External Beam Planning (Plan Template)
Geometria fasci ed energia, lateralità
Campi di Setup - DRR settings (lung –
bone – soft tissue)
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External Beam Planning (Objective Template)
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External Beam Planning
(Insert Prescription)
! dati non editabili
MEDICO
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External Beam Planning (approvazione)



L’approvazione del piano di trattamento viene sancita con la
cattura a video delle distribuzioni di dose e il DVH con la
statistica. L’immagine viene inserita nel Patient Manager e
firmata dal medico responsabile.
Planning Approval viene firmato dal Fisico (aspetto pratico)
Treatment Approval viene firmato dal Medico alla prima
seduta di trattamento START/IMAGING con inserimento
AVVISI (consenso informato … altro) condizionati dalla
firma di presa visione del TSRM.
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Treatment Preparation



In questa fase il Fisico schedula il piano
di trattamento, definisce il tipo di
imaging per IGRT. Inserisce tutte le
informazioni che devono essere
trasferite al TSRM per l’esecuzione del
trattamento e visibili nei monitor in sala
di trattamento:
Note relative al sistema di
immobilizzazione (sintesi annotazioni
del foglio si simulazione)
Avvisi in caso di isocentri decentrati nel
caso di trattamenti VMAT.
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Treatment Preparation

Foto (Patient Manager) o particolare del
posizionamento paziente (bolus, maschera,
tattoos, sistemi di immobilizzazione, etc..)
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Treatment Preparation


Figura del LINAC con gli Shift del letto (crop dal Plan report archiviato nel
Patient Manager) per centralizzare il sistema di immobilizzazione in tutti i
trattamenti VMAT.
I due Trilogy sono dotati di Delta Couch Shift (spostamento automatico
del letto dal Laser reference all’isocentro pianificato).
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

Treatment Console



Foto paziente
Dati Angrafici con ID=C. Fiscale
Fasci di setup
Fasci di trattamento
Eventuali avvisi
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Treatment Console (avvisi condizionati)



Alla prima seduta viene
richiesto il controllo del
consenso informato con
firma del TSRM.
Questi segnali di attenzione
con firma precludono la
prosecuzione del
trattamento.
Nel corso del trattamento il
medico può inserire altri
avvisi che reputa necessari.
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Monitor in sala
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Cattura della
azione/prestazione

I flussi informativi si sviluppano
attraverso una serie di azioni in
sequenza, alcune di queste
azioni
hanno
un
valore
organizzativo, altre determinano
un
corrispettivo
economico
previsto dai tariffari regionali.
Contouring
La
cattura dell’azione indica
l’esecuzione dell’azione, la firma
ne indica la paternità.
Treatment Approval (Start)
Planning
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Fatturazione della prestazione
A
fine mese si effettua in ARIA il Report delle prestazioni la cui
cattura è associata ad un codice di tariffazione.
 Il Report è un file *.csv che viene rielaborato in un software (esterno
ad ARIA, collaborazione tra Sistemi Informativi dell’Ospedale e Varian)
che consente la stampa di tutte le impegnative del mese.
 Inserimento in SGP con sistema Bar Code delle impegnative per la
successiva fatturazione.
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La sicurezza



Al sistema ARIA si accede con firma personale, che abilita diritti di
accesso alle varie azioni in base al gruppo di appartenenza (segreteria,
TSRM, Medici, Fisici, Amministratore di Sistema). Il sistema conserva
memoria di ogni azione.
Sala Server provvista di porta
ignifuga e impianto antincendio,
impianto di climatizzazione per
garantire temperatura costante.



Nastri di backup custoditi in
cassaforte ignifuga in altro locale
con porta ignifuga.
Database/Image file
Server
HARRP Server
Backup notturno su
carousel di 14 nastri
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Conclusioni

Il bilancio di 4 anni di attività con gestione informatizzata risulta positivo.

E’ stata fondamentale la programmazione e revisioni dei flussi di lavoro




I percorsi “obbligati” imprimono ritmo ai flussi di lavoro ma garantiscono
la consequenzialità delle azioni, assicurano una comunicazione
strutturata e priva di ambiguità.
Tracciabilità on-line di ogni azione che riguardi il percorso terapeutico
del paziente.
Flessibilità dei flussi di lavoro in funzioni di particolari esigenze
organizzative.
Ad oggi non abbiamo riscontrato errori di comunicazione delle
informazioni relative all’esecuzione dei trattamenti.
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