procedura gestione banca dati e valutazione professionisti e

Procedura GESTIONE BANCA DATI e
VALUTAZIONE PROFESSIONISTI ESTERNI
N° proc.: ….; Versione :…… ; in vigore dal:….
Sostituisce N.: ……. Versione:……; del: …….
Procedura GESTIONE BANCA DATI e VALUTAZIONE
PROFESSIONISTI ESTERNI
SOMMARIO
1. OBIETTIVI
2. CRITERI GENERALI
3. RIERIMENTO AD ALTRE PROCEDURE
4. DESCRIZIONE ANALITICA
5. ALLEGATI
Responsabile procedura:
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Redatta da:
Approvata da:
Note:
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1. OBIETTIVI
La presente procedura intende definire le modalità di alimentazione, utilizzo ed
aggiornamento della Banca Dati dei Professionisti Esterni di Studiare Sviluppo, al fine di
assicurare un efficace strumento di supporto per la selezione per l’affidamento di incarichi
di commessa a risorse esterne.
2. CRITERI GENERALI
La Banca Dati dei Professionisti Esterni rappresenta uno strumento aziendale di
qualificazione di soggetti terzi (Professionisti/società), che possono potenzialmente
ricevere incarichi da parte di Studiare Sviluppo all’interno dello svolgimento di una
commessa. A tal fine, raccoglie una serie definita ed aggiornata di informazioni utili ad
agevolare un efficiente processo di selezione ed a fornire elementi di valutazione
preventiva delle risorse esterne, cui potenzialmente possono essere affidati incarichi.
La Banca Dati è gestita dalla Direzione Gestione, che cura:
•
la fase di qualifica dei soggetti terzi;
•
l’organizzazione e l’inserimento dei nominativi nella Banca Dati;
•
la pre-selezione dei nominativi dei soggetti terzi, cui proporre la partecipazione
alla fase di selezione per l’affidamento di un eventuale incarico;
•
l’aggiornamento degli elementi di qualifica con le valutazioni del Responsabile
dell’Area/Settore interessata e con gli altri elementi previsti.
L’effettiva selezione per l’affidamento di incarichi professionali, è disciplinata
dall’apposita procedura aziendale (cfr. Procedura Acquisizione Beni e Servizi). In ogni
caso, nelle attività relative alla Banca Dati, la Direzione Gestione si interfaccia con le altre
strutture aziendali di volta in volta interessate.
Le valutazioni sono effettuate dai Responsabili delle Aree/Settori al termine di ogni
commessa o dagli altri responsabili di struttura per altro tipo di incarichi, cui hanno preso
parte soggetti esterni e sono recepite nella Banca Dati insieme ad eventuali informazioni
fornite da altre strutture aziendali.
3. RIFERIMENTO AD ALTRE PROCEDURE
Procedura ACQUISIZIONE BENI e SERVIZI.
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4. DESCRIZIONE ANALITICA
4.1 Organizzazione della Banca Dati
La Banca Dati è costituita da un data base per la gestione delle informazioni relative ai
Professionisti Esterni articolato nelle seguenti sezioni:
•
una sezione anagrafica;
•
una sezione per i requisiti di esperienze specifiche e di importi massimi di
affidamento;
•
una sezione per le referenze generali;
•
una sezione di valutazione per attività svolte da Studiare Sviluppo.
La scheda anagrafica e quella delle referenze generali vengono compilate (previa
acquisizione dell’autorizzazione per la gestione dei dati personali a norma del D. Lgs.
196/2003) al momento in cui il Professionista Esterno viene inserito nella Banca Dati per
la prima volta ed aggiornate, eventualmente, in caso di successive partecipazioni a fasi di
selezione (cfr. Procedura Acquisizione Beni e Servizi) o su comunicazione spontanea del
Professionista stesso.
4.2 Inserimento di nominativi nella Banca Dati
L’acquisizione dei nominativi da inserire, previa pre-qualifica, nella Banca Dati aziendali
può avvenire con diverse modalità:
•
Ricerche specifiche
Il ricorso a ricerche verso l’esterno parte da un’iniziativa della Direzione Gestione, la
quale individua la necessità di procedere ad un arricchimento/aggiornamento della Banca
Dati dei Professionisti e ne informa l’A.D..
La Direzione Gestione partecipa alla definizione dei contenuti qualificanti la richiesta e
collabora:
•
con l’Area Comunicazioni ed Eventi, che cura l’eventuale pubblicazione di
annunci a mezzo stampa
•
con il Consulente Legale, per gli aspetti di competenza di quest’ultima;
•
con le altre strutture aziendali coinvolte nella modalità di ricerca individuata.
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•
Ricezione spontanea di candidature
Le candidature che dovessero spontaneamente giungere a Studiare Sviluppo, sono raccolte
e sottoposte alla fase di valutazione da parte della Direzione di Gestione.
•
Inserimento di nominativi specifici
La Direzione Gestione provvede a richiedere tutte le informazioni necessarie
all’inserimento nella Banca Dati ai Professionisti Esterni specificamente individuati in
base alle loro caratteristiche (capacità professionali, settori specifici di competenza o
altro).
Le strutture aziendali, che individuano Professionisti cui si ritiene di poter affidare
incarichi operativi, devono interessare la Direzione Gestione, fornendo tutte le
informazioni disponibili, inclusi i dati necessari per procedere alla valutazione. La
Direzione Gestione, successivamente, comunica alla struttura proponente il nominativo, il
proprio parere sull’idoneità all’inserimento nella Banca Dati.
In tale casistica rientrano i Professionisti Esterni, che hanno ricevuto incarichi da Studiare
Sviluppo precedentemente all’istituzione della Banca Dati. La Direzione Gestione, in
questo caso, ha il compito di richiedere ad essi l’integrazione dei dati anagrafici e delle
referenze; ad esse andranno associati gli elementi di valutazione disponibili ed effettuati in
coerenza con il sistema adottato.
Le candidature sono sottoposte dalla Direzione Gestione ad una valutazione volta ad
accertare la coerenza con i requisiti richiesti. Tale attività si conclude:
•
con l’inserimento dei nominativi pienamente rispondenti alla ricerca o agli
standards di valutazione adottati nella Banca Dati;
•
con la richiesta di integrazioni e di aggiornamenti ai nominativi ritenuti
interessanti, ma mancanti di parte degli elementi richiesti;
•
con l’accantonamento dei nominativi non rispondenti alle caratteristiche ricercate.
4.3 Aggiornamento della Banca Dati
La Direzione Gestione ha la responsabilità di amministrare la Banca Dati e di aggiornare,
periodicamente, il data base con le schede di valutazione compilate dai singoli
Responsabili delle Aree/Settori al termine di una commessa o da altri responsabili
dell’unità presso cui la risorsa esterna ha svolto un’attività.
Nel caso di valutazioni negative sull’operato di un Professionista Esterno, la Direzione
Gestione valuterà l’opportunità di cancellare il nominativo del professionista dalla Banca
Dati.
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La Direzione Gestione definisce inoltre le modalità in base alle quali:
•
eliminare dalla Banca Dati nominativi cui non si è fatto ricorso entro un
determinato periodo e per cui non vi è specifica ragione di ritenere utile in futuro
la presenza;
•
eliminare i nominativi con valutazioni complessivamente non pienamente in linea
con le attese;
•
richiedere aggiornamenti nelle referenze ai nominativi presenti nella Banca Dati.
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5. ALLEGATI
5.1 Scheda anagrafica e referenze
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