manuale del prefetto - Rotary Club Milano Fiera

MANUALE DEL PREFETTO
EDIZIONE APRILE 2016
LA FIGURA E LE FUNZIONI DEL PREFETTO
secondo le indicazioni ufficiali del Rotary International
In tutte le associazioni di questo mondo, secondo regole dettate dal buonsenso e
dall’educazione, è sempre esistita una figura di coordinamento, responsabile per
permettere al “capo” di occuparsi dei rapporti legati alla dignità del proprio rango,
delegando le responsabilità dell’andamento delle riunioni a persona affidabile,
preparata e concreta nel risolvere qualsiasi problema, previsto e non previsto, che si
possa verificare in qualsiasi momento di un evento ufficiale.
Questa persona, in gergo diplomatico, è normalmente chiamata il “cerimoniere” e nel
Rotary è indicata, a seconda della lingua, come “sergeant at arms” in inglese, con chiara
derivazione militare, “prefetto” in italiano, richiamandosi alle radici romane, o, come
noi preferiamo, “maitre au protocol” in francese che descrive compiutamente i compiti
e la dignità del ruolo, in ciò con l’aiuto che deriva dall’attitudine della lingua d’oltralpe
alla tradizione diplomatica.
Il compito del Prefetto, il nome ormai è questo, è quello di occuparsi personalmente
della preparazione materiale delle riunioni e, in generale, di guidarne con discrezione e
intelligenza lo svolgimento.
Un Prefetto deve comportarsi come un “padrone di casa” quando riceve la visita di
familiari, amici e ospiti.
E’ importante che i compiti elencati in questo manuale vengano effettivamente svolti
per la miglior efficienza organizzativa del Club.
Il Prefetto deve contribuire a far sì che le riunioni rotariane si svolgano con ordine,
dignità ed efficienza, in modo che Soci, ospiti e visitatori abbiano del Rotary l’idea
corretta.
Ricordiamoci che nel Rotary si entra per imparare a “servire”.
Nel seguito del Manuale il contenuto si “inaridisce” nell’elencare le regole e le etichette
cui si deve la massima attenzione, anche se il mondo va ormai assegnando sempre
minore importanza a questi “dettagli”, ma prima di passare a ricordare tutti i requisiti
dell’attività cerimoniale del Socio Prefetto, sarà bene sottolineare il suo compito
estremamente importante di termometro della “temperatura” interna del proprio club,
della capacità di intervenire con sensibilità e sagacia laddove scorga un indizio di
pericolo, non inusuale e inaspettato all’interno di un consesso di persone che per
propria natura e per la pressione che la vita di tutti i giorni esercita, qualificandosi
quindi come il primo consigliere del proprio Presidente per mantenere elevato e
spontaneo il livello di amicizia e ai limiti più bassi possibili gli indici di “litigiosità”,
intervenendo immediatamente quando necessario per richiamare con tatto e
intelligenza a comportamenti consoni con il blasone del sodalizio che rappresentiamo.
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Ecco, quindi, che le
QUALITA’ PROPRIE DEL BUON PREFETTO
sono di avere
•
•
•
•
un carattere estroverso, amicale e doti di "savoir faire"
capacità organizzative
spirito di osservazione e attenzione
dedizione al servizio rotariano
Queste qualità dovrebbero essere tenute presenti dal Presidente quando affida
l’incarico di Prefetto, ricordando, anche, come possa essere opportuno nominare un
Vice Prefetto tra i giovani Soci del club, per ovvi motivi che risiedono sia nella necessità
di un ricambio, sia nella buona abitudine di trasmettere ai più giovani gli insegnamenti
più appropriati.
A seguire, elenchiamo le doti di
COMPORTAMENTO DEL BUON PREFETTO
1. Deve essere sempre presente alle riunioni
2. Gestisce le prenotazioni dei soci all’evento al fine di avere una situazione chiara dei
presenti e poter predisporre al meglio l’organizzazione
3. Arriva per primo e se ne va per ultimo
4. Si accerta che nella sede della riunione tutto sia in ordine
5. Assicura la disponibilità e funzionalità dei mezzi audiovisivi
6. Accoglie, con affabilità, i partecipanti alla conviviale.
In particolare:
a) li presenta al Presidente e agli altri soci
b) li accompagna da chi registra le presenze
c) con il consenso del Presidente, li fa accomodare al tavolo di questi
7. Cerca di favorire la rotazione dei posti ai tavoli
8. Occupa un posto a tavola che gli consenta di vedere il tavolo della Presidenza e
l’ingresso in sala
9. Prende atto ed eventuale nota delle osservazioni che, è opportuno ricordare a tutti
i Soci, vanno rivolte esclusivamente al Prefetto, primo responsabile dell’andamento
della riunione.
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Le pagine che seguono riportano le indicazioni e le norme procedurali, che è giusto e
corretto vengano tenute in doveroso conto, così come segno di appartenenza al nostro
sodalizio provenga dal rispetto a:
• distintivo
• inni
• collare
• campana
• ruota
• bandiere e stendardi
E’ invalsa ormai la tendenza che qualcosa nella prassi possa cambiare, come a esempio
nell’uso del collare che, non prescritto obbligatoriamente, viene lasciato alla decisione
e alla scelta personale di chi deve indossarlo. Non è fuori luogo, peraltro, ricordare che
il Rotary, come tutte le associazioni, e prima tra quelle di servizio, possa ricavare da
queste consuetudini radicate nella tradizione una motivazione in più per legare tra loro
persone di diversi costumi che a tutte le latitudini si impegnano per affermare ideali di
servizio e di amicizia.
Al Prefetto, cui sono dedicate queste informazioni, auguriamo buon lavoro,
ricordandogli che la sua capacità di proporsi ai Soci con spontaneità e naturalezza
contribuirà in maniera fondamentale a fare della casa del Rotary il luogo dell’amicizia,
dello star bene assieme, così da favorire la nostra creatività per individuare come
meglio “servire” la nostra comunità.
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NORME GENERALI DEL PROTOCOLLO
• La carica attuale ha la precedenza sulla carica passata
• La carica passata ha la precedenza su quella futura
• Le persone aventi più di una carica dovranno essere citate
facendo precedere il titolo della carica più elevata
• Se si tratta di una riunione Rotariana il posto d'onore spetta
sempre al Governatore in carica poi alle altre Autorità rotariane
e quindi alle Autorità Civili, Militari e Religiose
• La stessa precedenza va rispettata negli indirizzi di saluto
• Quando il Presidente di Club apre la parte ufficiale della
Conviviale saluta i presenti nell'ordine sopra indicato
• I coniugi occupano lo stesso rango del Rotariano
• Se un’Autorità è impedita a intervenire e si fa rappresentare, al
“rappresentante” spettano gli stessi onori riservati al “rappresentato”
• Sempre spetta (a parità di rango) la precedenza al più anziano nel
servizio
IL PROTOCOLLO ROTARIANO
LE RIUNIONI:
1. Visita ufficiale del Governatore
2. Riunione del Club con solo soci
3. Riunione del Club con coniugi
4. Riunione in Interclub con due o più Club
5. Riunione per ricorrenze
6. Riunione di passaggio delle consegne
7. Riunione fuori dal Distretto
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PRECEDENZE NEL DISTRETTO
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•
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•
•
Governatore in carica
Governatori altri distretti in carica
Past Governors in ordine di anzianità di carica
Governatore Eletto
Governatore Nominato
Governatore Designato
Segretario Distrettuale
Tesoriere Distrettuale
Assistente del Governatore - Presidente di commissione
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DISPOSIZIONE DI BANDIERE E STENDARDI
1 = Bandiera del Rotary International
2 = Bandiera Italiana
3 = Bandiera dell’Unione Europea
4 = Stendardo del Club
5 = Stendardo del Governatore in carica
6 = Stendardo del Distretto
7 = Stendardo del Presidente Internazionale
1 2 3 4 5 6 7
TAVOLO PRESIDENZA
|
/|\
Posizione di colui
che guarda verso
il tavolo della Presidenza
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DISPOSIZIONE POSTI AL TAVOLO DELLA PRESIDENZA
I numeri fanno riferimento all’assegnazione dei posti al tavolo della Presidenza
VISITA UFFICIALE DEL GOVERNATORE
Solo Soci
1. Presidente del Club
2. Governatore (alla destra del Presidente)
3. Assistente del Governatore (AG)
4. Segretario Distrettuale
5. Ultimo Past President
6. Presidente Incoming
7. Segretario del Club
Con Coniugi
1. Presidente del Club
2. Governatore (alla destra del Presidente)
3. Coniuge del Governatore
4. Coniuge del Presidente
5. Assistente del Governatore (AG)
6. Coniuge dell'Assistente del Governatore
7. Segretario distrettuale
8. Segretario del Club
9. Coniuge del Segretario Distrettuale
10. Coniuge del Segretario del Club
7
VISITA UFFICIALE DEL GOVERNATORE A PIU’ CLUB IN INTERCLUB
(Solo soci)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Presidente del Club ospitante
Governatore (alla destra del Presidente)
Presidenti dei club ospitati
Assistente del Governatore (AG)
Segretario Distrettuale
Segretari dei Club
VISITA UFFICIALE DEL GOVERNATORE A PIU’ CLUB IN INTERCLUB
(con coniugi)
1. Presidente del Club ospitante
2. Governatore (alla destra del Presidente)
3. Coniuge del Governatore
4. Coniuge del Presidente del Club ospitante
5. Presidente di un Club ospitato
6. Coniuge del Presidente di un Club ospitato
7. Presidente di un Club ospitato
8. Coniuge del Presidente di un Club ospitato
9. Presidente di un Club ospitato
10. Coniuge del Presidente di un Club ospitato
11. Assistente del Governatore (AG)
12. Coniuge dell'Assistente del Governatore
13. Segretario Distrettuale
14. Coniuge del Segretario Distrettuale
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POSTI AL TAVOLO DELLA PRESIDENZA CON RELATORE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Presidente del Club
Relatore ufficiale
Governatore Distrettuale in carica non in visita ufficiale
Coniuge del Governatore
Coniuge del Relatore
Altro esponente distrettuale in ordine di precedenza
Coniuge altro esponente distrettuale
Coniuge del Presidente del Club
POSTI AL TAVOLO DELLA PRESIDENZA IN INTERCLUB
1. Presidente del Club ospitante
2. Relatore ufficiale
3. Governatore Distrettuale in carica
4. Coniuge del Governatore Distrettuale in carica
5. Coniuge del Relatore
6. Presidente(i) del (dei) club ospitati(i)
7. Past Governatore(i)
8. Coniuge del(dei) Past Governor(s)
9. Governatore Distrettuale Eletto
10. Coniuge Governatore Distrettuale Eletto
11. Assistente del Governatore
12. Coniuge dell'Assistente del Governatore
13. Segretario Distrettuale
14. Coniuge Segretario Distrettuale
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RIUNIONE IN INTERCLUB CON 2 CLUB
SOLO SOCI
1. Presidente del Club
2. Relatore ufficiale
3. Governatore Distrettuale in carica
4. Governatore(i) di altro distretto(i) in carica
5. Past Governatore(i)
6. Governatore Distrettuale Eletto
7. Governatore Distrettuale Designato
8. Assistente del Governatore
9. Presidente(i) di altro(i) Club in carica
10. Segretario Distrettuale
11. Segretario di Club ospitante
12. Segretario del Club ospite
RIUNIONE IN INTERCLUB CON PIU’ CLUB
CON CONIUGI
1. Presidente del Club ospitante
2. Relatore ufficiale
3. Governatore Distrettuale in carica
4. Coniuge del Governatore
5. Coniuge del Relatore
6. Governatore (i) di altro(i) distretto(i) in carica
7. Coniuge Governatore(i) di altro(i) distretto(i)
8. Past Governatore(i)
9. Coniuge di Past Governatore(i)
10. Governatore Distrettuale Eletto
11. Coniuge Governatore Distrettuale Eletto
12. Assistente del Governatore
13. Coniuge dell’Assistente del Governatore
14. Presidente(i) del (dei) Club ospite
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ORDINE DI PRECEDENZA DEL R.I.
1. Il Presidente del R.I. (o suo Rappresentante)
2. Il Presidente Eletto del R.I.
3. Il Vicepresidente del R.I.
4. Tesoriere del R.I.
5. I Direttori del Consiglio Centrale (Membri del Board)
6. Past Presidenti del R.I.
7. Presidente della R.F.
8. Presidente Eletto R.F.
9. Vice Presidente R.F.
10. Trustee della R.F.
11. Il Segretario Generale del R.I.
12. Il Presidente Designato del R.I.
13. Past Direttori del Consiglio Centrale R.I.
14. Past Trustee R.F.
15. Past Segretari Generali R.I.
16. Direttori del Consiglio Centrale R.I. Eletti
17. Governatori Distrettuali
18. Direttori del Consiglio Centrale R.I. Designati
19. Past Governatori
20. Trustee R.F. Eletti
21. Governatori Eletti
22. Governatori Designati
AMMISSIONE E AFFIATAMENTO DEL NUOVO SOCIO
L'ingresso di un nuovo Socio è un momento importante nella vita del Club:
Il socio presentatore legge il curriculum del nuovo candidato.
Ultimato l'iter procedurale, il Prefetto si attiva perché al candidato socio venga
consegnata copia dello Statuto e del Regolamento del Club, il guidoncino, l’annuario,
l’organigramma, i distintivi e la tessera di appartenenza
Il nuovo Socio è invitato a rivolgere brevi parole di ringraziamento e di impegno a
servire secondo gli Ideali del Rotary
Il Prefetto e tutti i Soci devono favorire l'affiatamento e la conoscenza del nuovo
Socio
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GLI INTERCLUB
Le riunioni in Interclub possono essere a due o più Club.
Il Prefetto del Club organizzatore è il punto di riferimento e primo responsabile della
riunione
1) Può essere necessaria la scelta di una sede alternativa
2) Nei giorni che precedono l'Interclub il Prefetto prende contatto con i Prefetti
degli altri Club
3) Concorda con il responsabile della ristorazione, se prevista la conviviale, il menu
e il tempo di inizio del servizio a tavola
I Prefetti devono favorire la reciproca conoscenza tra i soci. Quindi è raccomandato
loro di predisporre il “planning” dei posti a tavola
Al momento opportuno ogni Prefetto consegna al proprio Presidente gli eventuali
omaggi destinati al Relatore
L’ossequio alla forma è una espressione di rispetto anche dei valori di sostanza,
soprattutto quando le relazioni non sono solo di natura personale,
ma intercorrono fra cariche rappresentative e fra enti.
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NOTE
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