Protocollo Gestione del personale

B. Parte Speciale - 3. Protocolli di Controllo 231
_______________________________________________________________________________________
Protocollo di Gestione del Personale
La funzione Risorse Umane di BancApulia è in parte esternalizzata presso la Capogruppo.
BancApulia assicura il controllo e la responsabilità delle attività esternalizzate e svolge le proprie
attribuzioni in materia nel pieno rispetto del seguente Protocollo.
Importanza del Protocollo
Il rispetto delle regole dettate dal Protocollo contribuisce a prevenire la commissione dei delle
seguenti fattispecie di reati presupposto:
 Concussione, induzione indebita a dare o promettere utilità e corruzione (art. 25, Decreto 231);
 Reati societari previsti dal Codice civile (art. 25-ter, Decreto 231);
 Ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché
autoriciclaggio (art. 25-octies, Decreto 231);
 Induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria
(art. 25-decies, Decreto 231);
 Impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25-duodecies, Decreto 231);
 Reati transnazionali (art. 10, Legge 146/2006).
Contenuto e struttura
Il Protocollo detta principi e regole applicabili ai processi di selezione, gestione e sviluppo del
personale.
Principi generali
L’instaurazione di rapporti di lavoro, la definizione di obiettivi e l’erogazione di riconoscimenti di
carriera, di incentivi e di benefit può essere effettuata solo da soggetti in posizione di vertice, muniti
di apposita delega formalizzata.
Di tutte le fasi della selezione, assunzione, promozione ed erogazione di incentivi e di benefit deve
essere garantita adeguata tracciabilità e documentazione.
Gestione dei rapporti di lavoro
L’instaurazione e la prosecuzione di rapporti di lavoro è consentita soltanto in base a contratti di
lavoro conformi alla normativa applicabile.
1
B. Parte Speciale - 3. Protocolli di Controllo 231
_______________________________________________________________________________________
La selezione di personale deve avvenire esclusivamente sulla base di criteri di rispondenza ai
requisiti professionali richiesti per lo svolgimento della mansione per la quale si richiede
l’instaurazione del rapporto. I requisiti professionali dei candidati devono essere determinati
formalmente dalla funzione richiedente, prima dell’avvio del processo di selezione.
La selezione del personale deve avvenire sulla base di criteri oggettivi e meritocratici.
Il processo di selezione deve coinvolgere almeno due valutatori che non si trovino in una posizione
di conflitto di interessi (ad es. legami di parentela con il candidato).
L’instaurazione del rapporto di lavoro potrà avere luogo solo previo accordo scritto fra il
responsabile della funzione richiedente ed il secondo valutatore assicurando evidenza alla
valutazione complessiva del candidato e alla tipologia di inquadramento contrattuale previsto.
Ogni fase della selezione deve essere documentata per iscritto.
Al candidato è richiesto di dichiarare l’esistenza di qualsiasi situazione potenzialmente idonea a
creare conflitti di interesse. Qualora il candidato dichiari l’esistenza di tali rapporti, la proposta di
assunzione dovrà essere sottoposta ad un’approvazione collegiale.
La Gestione del Processo di Selezione e Assunzione del Personale deve tenere conto, oltre che delle
regole, degli strumenti e dei presidi di controllo previsti dal Protocollo Gestione dei Finanziamenti
pubblici, delle seguenti prescrizioni:
 le attività che concorrono a formare il processo e le varie fasi in cui esso si articola, con
particolare riferimento:
-
all’analisi delle richieste di nuovo personale;
-
alla definizione dei profili professionali dei candidati;
-
al reclutamento degli stessi;
-
all’effettuazione del processo selettivo;
-
all’individuazione degli aspiranti;
-
alla formalizzazione del rapporto di lavoro;
 il processo di “assunzione a chiamata diretta” relativo a personale specialistico ovvero a figure
destinate a posizioni manageriali, che è maggiormente esposto per le sue caratteristiche a un
uso improprio o rilevante ai fini corruttivi;
 il processo di gestione della formazione finanziata con erogazioni, sovvenzioni e contributi
concessi da soggetti pubblici nazionali o internazionali, per attività formative del personale delle
Società del Gruppo;
2
B. Parte Speciale - 3. Protocolli di Controllo 231
_______________________________________________________________________________________
 i ruoli e i comportamenti cui devono attenersi gli addetti alla Funzione Risorse Umane, i
consulenti e collaboratori esterni coinvolti nella ricerca di personale, che devono essere
improntati a lealtà, correttezza, professionalità e indipendenza di giudizio, evitando di
assecondare promesse o richieste di assunzione in favore di rappresentanti o esponenti della
Pubblica Amministrazione, ovvero di persone da queste raccomandate;
 un sistema di monitoraggio del processo di assunzione che preveda livelli autorizzativi,
segregazione di compiti tra i diversi soggetti coinvolti (separatezza tra reclutamento e decisione
di assunzione), attività dirette a garantire parità di trattamento e omogeneità di comportamenti
nei confronti dei candidati (uso di modulistica standard per la raccolta uniforme delle
informazioni), tracciabilità del processo sia in termini informatici che documentali (ricostruzione
dell’iter di assunzione tramite le evidenze comprovanti le attività compiute e la documentazione
prodotta).
Remunerazioni e promozioni
È assolutamente vietato riconoscere compensi a favore di dipendenti e/o collaboratori anche
esterni che non trovino adeguata giustificazione in relazione al tipo di incarico da svolgere e alle
prassi vigenti.
Le promozioni devono basarsi su criteri oggettivi e meritocratici.
Il calcolo delle retribuzioni deve essere strettamente basato su quanto previsto contrattualmente e
sulle effettive ore lavorate e sulla qualità del lavoro svolto.
L´eventuale assegnazione di auto aziendali e altri benefit può essere effettuata solo a favore di
dipendenti aziendali e conformemente alle policy della Società.
Le autovetture non assegnate possono essere date in utilizzo per personale esterno solo per brevi
trasferte strettamente inerenti le attività lavorative di Banca Apulia.
Il contratto di lavoro viene definito in accordo alle normative vigenti e sottoscritto da Responsabile
munito di apposita procura.
L’inserimento del candidato selezionato nel sistema informatico di gestione delle paghe e stipendi
viene effettuato da figura diversa da chi ha firmato il contratto e le condizioni inserite devono
essere strettamente conformi al suddetto contratto.
Al candidato selezionato deve essere fornita copia del Codice etico e di comportamento di Banca
Apulia, nonché del Modello 231.
3
B. Parte Speciale - 3. Protocolli di Controllo 231
_______________________________________________________________________________________
Tipologie particolari
In merito alla gestione dei permessi di soggiorno la Società stabilisce per tutte le funzioni coinvolte
nei processi di gestione del personale i seguenti divieti e obblighi:
 divieto di assumere lavoratori stranieri privi del permesso di soggiorno o con permesso di
soggiorno scaduto o revocato;
 divieto di assumere lavoratori minori in età non lavorativa;
 divieto di stipulare contratti di lavoro con cittadini stranieri con scadenza posteriore a quella del
permesso di soggiorno del cittadino;
 obbligo di richiedere e acquisire, in fase di assunzione, copia del permesso di soggiorno del
lavoratore;
 obbligo di accertarsi in costanza del rapporto di lavoro, anche attraverso la tenuta di un apposito
scadenziario, del persistere dei requisiti di regolarità del permesso di soggiorno del lavoratore, in
termini di durata, rinnovo, revoca e annullamento, soprattutto in vista di eventuali rinnovi
contrattuali che non potranno prescindere dalla regolarità del permesso stesso;
 obbligo di osservare le specifiche prescrizioni in materia stabilite dalla normativa in materia di
immigrazione (incluso il Testo unico delle disposizioni concernenti la disciplina dell'immigrazione
e norme sulla condizione dello straniero, D.lgs. 25 luglio 1998, n. 286, ivi comprese successive
modificazioni ed integrazioni);
 obbligo di presentare le specifiche richieste di autorizzazione all’assunzione del cittadino
straniero presso gli uffici territorialmente competenti nonché le dovute comunicazioni di legge;
 obbligo di assicurarsi, tramite apposite disposizioni contrattuali, che le suddette prescrizioni
siano rispettate anche dalle agenzie interinali, o dalla società di outsourcing che gestisce il
processo di amministrazione del personale;
 obbligo di controllare periodicamente, nei casi in cui la società si avvalga di agenzie per il lavoro
interinale, che la corresponsione dei trattamenti contributivi e previdenziali avvenga in
conformità alla legislazione vigente, mantenendo evidenza dei suddetti controlli;
 obbligo di garantire l’archiviazione e la tracciabilità di tutta la documentazione inerente il
rapporto di lavoro in modo che da poter assicurare un controllo costante sulla posizione del
lavoratore.
Performance management e provvedimenti disciplinari
Gli obiettivi assegnati ad ogni persona devono essere concreti, raggiungibili e definiti
preventivamente per iscritto, secondo quanto previsto dalla policy aziendale.
4
B. Parte Speciale - 3. Protocolli di Controllo 231
_______________________________________________________________________________________
Gli avanzamenti di carriera, gli aumenti di retribuzione, l’erogazione di incentivi devono essere
basati esclusivamente su criteri meritocratici. Nell’irrogazione di provvedimenti disciplinari devono
essere evitati favoritismi o trattamenti in deroga alla normativa applicabile senza idonea
motivazione.
In entrambi i casi, per l’approvazione, occorre una valutazione scritta che coinvolga almeno il
supervisore ed un’altra figura.
E’ vietato riconoscere compensi a favore di personale e/o collaboratori anche esterni che non
trovino adeguata giustificazione in relazione al tipo di incarico da svolgere.
5