Modulo 3

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Modulo 3
Elaborazione testi Word
Introduzione
Word rappresenta una potente applicazione per la gestione di documenti
di ogni tipo. Puoi usare Word per creare documenti contenenti testo e grafica combinata, suoni e oggetti multimediali e puoi pubblicare questi
documenti stampandoli su carta o visualizzandoli sul World Wide Web,
oppure inviarli ad altri utenti attraverso la posta elettronica, fax o altri
media elettronici.
Lavorare con i documenti
Usare il programma
Per accedere al programma Word:
3.1.1.1
• fai clic su Start;
• seleziona Tutti i programmi;
• fai clic su Microsoft Word: viene visualizzata la finestra di Word (vedi
figura 3.1) che risulta costituita dai seguenti elementi:
• la barra del titolo, riportante il titolo del documento;
• la barra dei menu, contenente le diverse voci di menu;
• una o più barre degli strumenti: l’immagine 3.1 evidenzia la barra
degli strumenti Standard e di Formattazione;
• il righello;
• le barre di scorrimento, agendo sulle quali puoi spostarti all’interno del documento;
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• la barra di selezione (chiamata anche barra invisibile) utile per selezionare una riga; viene attivata posizionando il mouse sul lato sinistro della riga che vuoi selezionare e azionando il pulsante sinistro;
• la barra di stato, contenente alcune informazioni sul documento in
lavorazione;
• il riquadro Attività, posto a destra dello schermo, che in base alle
operazioni svolte contiene un elenco di possibili comandi; tra le
varie attività che possono essere gestite in tale riquadro trovi la creazione di un nuovo documento, la ricerca di informazioni, la visualizzazione del contenuto degli appunti.
Figura 3.1 Finestra di Word.
Una volta avviato il programma Word, devi creare un nuovo documento o
aprirne uno sul quale desideri apportare delle modifiche o aggiungere del testo.
Per aprire un documento Word già esistente procedi come segue:
Apri
4
• fai clic sul pulsante Apri, presente sulla barra degli strumenti Standard;
oppure:
• seleziona Apri dal menu File; oppure:
• seleziona Altro dal riquadro Attività iniziale, nella sezione Apri. Se tale
riquadro non è aperto, richiama Riquadro attività dal menu Visualizza;
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• nella finestra di dialogo che appare scegli dal menu Cerca in il disco su
cui si trova il file che desideri aprire (disco fisso, disco esterno o disco in
rete);
• individua la cartella contenente il documento che desideri aprire;
• seleziona il documento con un clic, quindi premi il pulsante Apri oppure fai clic due volte sul documento voluto.
Il documento viene aperto e il puntatore si posiziona automaticamente sulla
prima riga. Per aprire contemporaneamente più documenti (che verranno
sovrapposti) seleziona i loro nomi dalla finestra Apri, quindi premi il pulsante Apri. Nel caso i file che desideri aprire non fossero contigui, fai clic
sul primo, quindi tenendo premuto il tasto Ctrl, fai clic su tutti gli altri.
Per ogni documento aperto viene creata una finestra di Word, in ciascuna
delle quali viene caricato un documento. Su tali finestre puoi agire in modo
indipendente, ridimensionandole e riducendole a icona.
Terminate le operazioni di modifica/aggiornamento di un documento seleziona Chiudi dal menu File, oppure fai clic sul pulsante Chiudi finestra.
Chiudi
In entrambi i casi, se il documento è stato modificato, ma non ancora salvato, Word chiederà se vuoi salvare l’ultima versione del documento.
Scegliendo Sì, salvi il documento mantenendo le modifiche apportate, in
caso contrario le modifiche apportate verranno perse.
Chiuso il documento, la finestra di Word appare priva del documento di
lavoro. Nel caso tu stia lavorando contemporaneamente su più documenti,
puoi chiuderli tutti, senza uscire dal programma Word, con un unico
comando. Seleziona la voce di menu File tenendo premuto il tasto Maiusc
sulla tastiera; il contenuto di questo menu viene modificato e compare il
comando Chiudi tutto. Fai clic su di esso per completare l’operazione. Al
termine di una sessione di lavoro seleziona Esci dal menu File per chiudere
l’applicazione: se Word chiede di salvare le modifiche effettuate a un eventuale documento aperto, fai clic su Sì.
Per lo stesso scopo puoi procedere in uno dei seguenti modi alternativi:
Chiudi
• fai clic sul pulsante Chiudi;
• tieni premuto Alt quindi premi F poi C;
• fai doppio clic sull’icona di Word, sulla barra del titolo in alto a sinistra.
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Usare i modelli
3.1.1.2
Nel punto precedente abbiamo affrontato l’argomento riguardante l’apertura di documenti Word. Vediamo ora come procedere per crearne di nuovi.
Esistono diversi modi per creare un documento. Puoi partire da un documento vuoto e provvedere poi a registrarvi testo, tabelle, immagini o quanto
altro desideri, in modo che soddisfi le tue esigenze, oppure puoi affidarti a
un modello che ti propone un documento già impaginato, che dovrai solo
personalizzare.
Nuovo
Facendo clic sul pulsante Nuovo, o premendo Ctrl+N, Word crea, secondo
il modello predefinito, un nuovo documento vuoto, al quale viene assegnato
il nome provvisorio Doc1.
Per creare un documento vuoto puoi servirti anche della voce di menu File:
scegli Nuovo. Nel riquadro attività che compare fai clic sulla voce
Documento vuoto nell’area Nuovo.
Il nuovo documento rappresenta il foglio di lavoro. Su di esso puoi inserire
del testo o anche immagini, grafici, disegni, tabelle di fogli di calcolo elettronici ecc., secondo le procedure che apprenderai nel corso di questo libro.
Per ricorrere invece ai modelli che Word ti mette a disposizione:
• seleziona Nuovo dal menu File: in questo modo si apre il riquadro
Nuovo documento (vedi figura 3.2);
• scegli dall’area Nuovo da modello presente in tale riquadro la voce
Modelli generali;
• si apre la finestra di dialogo Modelli che mostra i numerosi modelli predefiniti divisi in varie categorie, quali Lettere e Fax, Pagine Web,
Promemoria, Pubblicazioni ecc.;
• fai clic sulla scheda contenente i modelli della categoria che ti interessa
per il tuo nuovo documento, quindi seleziona un modello di documento: il riquadro Anteprima presente nella finestra, visualizza una bozza di
come si presenterà il documento che crei con il modello selezionato
(l’anteprima non è disponibile per tutti i modelli);
• fai clic sul pulsante OK: il nuovo documento appare sullo schermo; procedi alla sua personalizzazione, inserendo il tuo testo, le tue immagini e
quanto altro desideri.
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Se, tra i modelli predefiniti di Word, non ne trovi nessuno che fa al caso tuo,
puoi selezionare la voce Modelli dal sito Microsoft Word per creare un
nuovo file in base a un modello proveniente dalla raccolta dei modelli
aggiornata di Microsoft Office.
Figura 3.2 Riquadro Nuovo documento.
Salvare un documento
3.1.1.3
Salva
Una volta finito il lavoro, devi preoccuparti di salvare il documento su disco
facendo clic sul pulsante Salva.
Al primo salvataggio Word apre la finestra di dialogo Salva con nome (vedi
figura 3.3):
• digita un nome per il nuovo file nella casella Nome file;
• nella casella Salva in compare il nome della posizione corrente in cui
puoi salvare il file. Se desideri salvarlo in un’altra posizione, fai clic sulla
freccia della casella Salva in e scegli la posizione desiderata, sia essa sul
disco fisso, sia su dischi esterni;
• nel primo caso, dal menu a tendina Salva in, scegli Disco locale (C:);
nell’area più grande sottostante (casella dei file) compare l’elenco di
tutte le cartelle presenti sul disco. Fai clic sul nome della cartella all’in7
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Crea nuova
cartella
•
•
•
•
terno della quale desideri salvare il documento, per posizionarti al suo
interno. Concludi l’operazione di salvataggio agendo sul pulsante Salva.
Qualora desiderassi creare una nuova cartella, procedi premendo il pulsante Crea nuova cartella presente sulla barra della finestra Salva con
nome; digita il nome da assegnare a tale cartella nella finestra di dialogo
che compare, quindi premi OK;
procedi in modo analogo nel caso tu voglia salvare il documento su una
unità disco esterna: seleziona il disco sul quale desideri salvare il file (che
solitamente viene contraddistinto da un’altra lettera quale E: o F:;
compare l’elenco di tutte le cartelle presenti su di esso;
fai clic sul nome della cartella all’interno della quale desideri salvare il
file;
concludi premendo Salva.
Figura 3.3 Finestra di dialogo Salva con nome.
Dopo il primo salvataggio, qualora apportassi ulteriori modifiche, premendo il pulsante Salva (o richiamando Salva dal menu File) non viene aperta
alcuna finestra: il programma è ormai in possesso delle informazioni necessarie per procedere al salvataggio (nome documento e posizione).
Nel caso tu volessi salvare un documento esistente con un altro nome, scegli
Salva con nome dal menu File. Così facendo ti viene mostrata la stessa fine8
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stra di dialogo utilizzata al primo salvataggio, attraverso cui, a questo punto,
puoi modificare il nome digitando quello nuovo nella casella Nome file.
3.1.1.4
Procedi nella stessa maniera se desideri cambiare non il nome, ma il formato
del file. Tale esigenza può essere dettata dal fatto che, non rappresentando
Word l’unico editor di testo esistente ed esistendo dello stesso diverse versioni (Word 2000, 2003, 2007), è facile imbattersi in utenti che usano diversi
editor di testo, inteso appunto non solo come software ma anche come versione. Tieni presente che versioni successive di uno stesso programma aprono documenti redatti con versioni precedenti, ma non viceversa. Un documento creato con l’ultima versione di Word (per esempio Word 2007) non
viene aperto dalle precedenti. L’unico modo per poterlo utilizzare con versioni precedenti è salvarlo secondo il loro formato. Per questo, tra i vari formati troverai il formato Word nelle diverse versioni precedenti a quella
attuale.
Nella finestra di dialogo Salva con nome devi agire sulla casella Tipo file.
Facendo clic sulla freccia rivolta verso il basso, in fondo alla casella, si apre
un menu a discesa riportante l’elenco di tutti i tipi di file, tra cui:
• Documento Word: file di testo creato con il pacchetto di Office
Microsoft Word, ha estensione .doc;
• Rich Text Format, file con estensione .rtf, formato Microsoft che preserva la formattazione in un file di testo ed è supportato dalla maggior
parte degli editor di testo;
• Pagina Web, file con estensione .htm, utilizzato nel caso la pagina sia
destinata a essere visualizzata da un browser;
• Modello di documento, file con estensione .dot che rappresenta un
modello di Word;
• Solo testo, file di solo testo con estensione .txt. Non preserva alcun tipo
di formattazione e non consente l’aggiunta di alcun elemento grafico;
• Solo testo con interruzioni di riga, file di testo sempre con estensione
.txt, ma con un indicatore di paragrafo alla fine di ogni riga;
• Testo MS-DOS, file di testo .txt con speciali caratteri MS-DOS;
• Testo codificato, file di testo con codici di formattazione di testo incorporati in esso.
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Spostarsi tra documenti
3.1.1.5
Quando lavori con più documenti, puoi passare da un documento all’altro,
procedendo in uno dei seguenti modi:
• fai clic sul pulsante relativo al documento sul quale desideri lavorare,
posto sulla barra delle applicazioni. Word crea, infatti, per ogni documento aperto, un pulsante su tale barra. Nel caso il numero dei documenti aperti sia tale da impedire a tutti i pulsanti di rientrare nella barra
delle applicazioni, viene lasciato un unico pulsante con una freccetta a
destra, facendo clic sulla quale si apre un menu riportante l’elenco di
tutti i titoli dei documenti aperti. Per passare da uno all’altro selezionane il titolo;
• fai clic in qualsiasi punto nella finestra contenente il documento sul
quale desideri lavorare, sempre che non sia completamente nascosta da
altre finestre. In questo caso, utilizza i comandi di disposizione automatica di Word, per rendere visibili tutte le finestre di Word, scegliendo
Disponi tutto dal menu Finestra. Nel caso di documenti affiancati, la
finestra attiva è quella con la barra del titolo colorata;
• dalla voce di menu Finestra, relativa all’applicazione con cui è stato
creato il documento che desideri rendere attivo, seleziona il titolo del
documento;
• tieni premuto il tasto Alt, quindi premi Tab: appare una piccola finestra
che presenta una serie di icone: una per ogni finestra aperta. Tenendo
sempre premuto Alt, fai clic su Tab per spostarti da un’icona all’altra:
nella casella sottostante le icone viene riportato il titolo del documento,
nonché il nome dell’applicazione con cui è stato creato. Individuata l’icona che rappresenta il documento sul quale desideri lavorare, rilascia
entrambi i tasti.
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