DECRETO LEGISLATIVO 21 novembre 2007, n. 231

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PERCORSO PER GIOVANI AVVOCATI
- MODULO 3 Assolvere i principali adempimenti normativi
«Privacy» e «Antiriciclaggio»
Matteo
Bascelli
30/10/2013
Schema dell’intervento
1. Normative di riferimento.
2. Presupposti applicativi e adempimenti antiriciclaggio.
3. Questioni di rilevanza organizzativa poste dalla disciplina
antiriciclaggio.
4. Disciplina antiriciclaggio e disciplina a tutela dei dati
personali: il punto di contatto della riservatezza dei dati.
5. Questioni di rilevanza organizzativa poste dalla disciplina a
tutela dei dati personali.
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Normative di riferimento (di “primo” livello)
DECRETO LEGISLATIVO 21 novembre 2007, n. 231 attuazione
della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell'utilizzo del
sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività
criminose e di finanziamento del terrorismo nonché della direttiva
2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione (cosiddetta “Terza
Direttiva Antiriciclaggio”);
(al fine di migliorare il sistema di prevenzione, eliminare alcune
difficoltà applicative, nonché chiarire alcuni dubbi interpretativi, è stato
successivamente emanato il D.Lgs. 25 settembre 2009, n. 151,
"Disposizioni integrative e correttive del D.Lgs. 231/2007”)
DECRETO LEGISLATIVO 30 giugno 2003, n. 196 (e, ancor prima,
l’abrogata Legge 675/96) attuazione della direttiva 95/46/CE relativa alla
tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali,
nonché alla libera circolazione dei dati.
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Antiriciclaggio – Presupposti applicativi
A mente dell’art. 12, comma 1, lett. c) del D.Lgs. 231/2007
le disposizioni antiriciclaggio si applicano agli avvocati solo quando:
“atti di assistenza”
“atti di rappresentanza”
in nome o per conto dei propri assistono i propri clienti nella predisposizione o nella
clienti,
compiono
qualsiasi realizzazione di operazioni riguardanti:
operazione di natura finanziaria
1) il trasferimento a qualsiasi titolo di diritti reali su beni
o immobiliare;
immobili o attività economiche;
2) la gestione di denaro, strumenti finanziari o altri beni;
3) l'apertura, la gestione e la chiusura di conti bancari, libretti
di deposito, conti di titoli, cassette di sicurezza;
4) l'organizzazione degli apporti necessari alla costituzione,
alla gestione o all'amministrazione di società;
5) la costituzione, la liquidazione, la gestione o
l'amministrazione di società, enti, trust o soggetti giuridici
analoghi.
Antiriciclaggio – Presupposti applicativi
L’art. 16 precisa che gli avvocati osservano gli obblighi di adeguata verifica
della clientela nello svolgimento della propria attività professionale in forma
individuale, associata o societaria, nei seguenti casi:
prestazione professionale
oggetto
mezzi
di
pagamento, beni od utilità
valore pari o superiore a
15.000 euro
prestazioni
professionali
occasionali comportanti la
trasmissione
o
la
movimentazione di mezzi
di pagamento di importo
pari o superiore a 15.000
euro
sospetto di riciclaggio o di finanziamento del
terrorismo (indipendentemente da qualsiasi
deroga, esenzione o soglia applicabile)
operazione
di
valore
indeterminato
o
non
determinabile (costituzione,
gestione o amministrazione di
società, enti, trust o soggetti
giuridici analoghi)
dubbi sulla veridicità o sull'adeguatezza
dei dati precedentemente ottenuti ai fini
dell'identificazione di un cliente
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Antiriciclaggio – adempimenti
1.
Identificazione
L’art. 18 stabilisce che gli obblighi di adeguata verifica della clientela
consistono nelle seguenti attività:
identificare il cliente e verificarne l'identità
sulla base di documenti, dati o informazioni
ottenuti da una fonte affidabile e
indipendente
identificare l'eventuale titolare effettivo* e
verificarne l'identità
ottenere informazioni sullo scopo e sulla
natura
prevista
della
prestazione
professionale
svolgere un controllo costante nel corso
della prestazione professionale
* «titolare effettivo»: la persona fisica per conto della quale è realizzata un’operazione o un’attività, ovvero, nel caso di
entità giuridica, la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano tale entità, ovvero ne
risultano beneficiari, secondo i criteri di cui all’allegato tecnico
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1. Identificazione – segue
Stando all’art. 22, gli obblighi di adeguata verifica della clientela si applicano a tutti i nuovi
clienti, nonché previa valutazione del rischio presente, alla clientela già acquisita.
L’art. 25 prevede “Obblighi semplificati” (esenzione dall’obbligo di adeguata verifica della
clientela) quando il cliente è:
a)
uno dei soggetti indicati all'articolo 11, commi 1 e 2, lettere b) e c);
b)
un ente creditizio o finanziario comunitario soggetto alla direttiva;
c)
un ente creditizio o finanziario situato in uno Stato extracomunitario, che imponga
obblighi equivalenti a quelli previsti dalla direttiva e preveda il controllo del rispetto di tali
obblighi;
c-bis) una società o un altro organismo quotato i cui strumenti finanziari sono ammessi alla
negoziazione su un mercato regolamentato in uno o più Stati membri.
L’art. 28 prevede “Obblighi rafforzati” quando il cliente non è fisicamente presente,
imponendo di accertare l'identità del cliente tramite documenti, dati o informazioni
supplementari e/o di assicurarsi che il primo pagamento relativo all’operazione sia effettuato
tramite un conto intestato al cliente presso un ente creditizio.
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2. Conservazione e Registrazione
L’art. 36 stabilisce che gli avvocati devono conservare i documenti e registrare le informazioni che
hanno acquisito per assolvere gli obblighi di adeguata verifica della clientela affinché possano essere
utilizzati per indagini dalla UIF (Ufficio di Informazione Finanziaria) o da qualsiasi altra Autorità
competente.
Gli avvocati conservano (anche nel fascicolo del cliente) per 10 (dieci) anni dalla fine della
prestazione professionale:
la copia o i riferimenti dei documenti le scritture e le registrazioni, consistenti nei documenti
originali o nelle copie aventi analoga efficacia probatoria nei
richiesti
procedimenti giudiziari
Gli avvocati registrano tempestivamente e, comunque, non oltre il 30° (trentesimo) giorno:
la data di instaurazione, i dati
identificativi del cliente e del titolare
effettivo
la data, la causale, l'importo, la tipologia dell'operazione, i
mezzi di pagamento e i dati identificativi del soggetto che
effettua l'operazione e del soggetto per conto del quale
eventualmente opera
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2. Conservazione e Registrazione - segue
L’art. 37 prescrive i requisiti che deve avere l’Archivio Unico Informatico, stabilendo che
esso deve essere formato e gestito in modo tale da assicurare:
chiarezza,
completezza e
immediatezza
delle informazioni
conservazione secondo criteri
uniformi delle informazioni
possibilità di desumere
evidenze integrate
mantenimento della
storicità
delle informazioni
facilità di consultazione
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3. Segnalazione di operazione sospetta (“SOS”)
L’art. 41 stabilisce che gli avvocati debbano inviare alla UIF (Unità di Informazione
Finanziaria) una segnalazione di operazione sospetta (“SOS”) quando:
sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state
compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.
Il sospetto è desunto dalle caratteristiche, entità, natura dell'operazione o da qualsivoglia altra
circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità
economica e dell'attività svolta dal soggetto cui è riferita.
L’art. 43 stabilisce le modalità di segnalazione da parte dei professionisti:
direttamente alla UIF
agli ordini professionali individuati con decreto del MEF, di concerto
con il Ministro della Giustizia (no CNF)
Gli ordini professionali che ricevano la segnalazione dovranno
provvedere senza ritardo a trasmetterla integralmente alla UIF priva
del nominativo del segnalante
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Antiriciclaggio – Adempimenti
3. Segnalazione di operazione sospetta – segue
SOS di riciclaggio da professionisti per tipologia di segnalante anno 2012
(Fonte: Quaderni dell’antiriciclaggio – settembre 2013)
- NOTAI
1.876
- DOTTORI COMMERCIALISTI
76
- ESPERTI CONTABILI
12
- SOCIETA’ DI REVISIONE
4
- AVVOCATI
4
- REVISORI CONTAIBILI
1
______________________________________________________________________________________
Totale
1.973
3. Segnalazione di operazione sospetta - segue
Attività di verifica ad opera della Guardia di Finanza
L’attenzione e la sensibilità dei professionisti e, con esse, il numero delle SOS
antiriciclaggio sono destinate ad aumentare anche grazie alla “campagna” di attività di
verifica prevista in materia.
I piani verifiche annuali della Guardia di Finanza prevedono ispezioni mirate negli
studi professionali onerati degli adempimenti antiriciclaggio, al fine di verificare gli
adempimenti in punto di identificazione della clientela, predisposizione del fascicolo
del cliente con conservazione dei dati raccolti e SOS.
3. Segnalazione di operazione sospetta – segue
Provvedimenti fondamentali in merito a tale specifico adempimento sono:
- la Comunicazione UIF del 24 settembre 2009 ("Imprese in crisi, riciclaggio e usura")
recante "Schemi rappresentativi di comportamenti anomali", ai sensi dell’art. 6, comma
7, lett. b) del D.Lgs. 231/2007 (per un sintetico approfondimento si rimanda alle
successive slides);
- il D.M. Giustizia 16 aprile 2010, recante gli "Indicatori di anomalia" per agevolare
l’individuazione delle operazioni sospette da parte dei liberi professionisti, connessi al
cliente (informazioni inesatte, incomplete o false; riluttanza o rifiuto; inusuale
familiarità con la normativa), alle modalità di esecuzione delle prestazioni
professionali (oggetto o scopo non compatibili con il profilo economico-patrimoniale
ovvero con l’attività del cliente), alle modalità di pagamento (incoerenti [contante,
libretti al portatore, valuta estera, oro], frazionate);
- il Provvedimento UIF 4 maggio 2011, recante le "Istruzioni sui dati e le informazioni
da inserire nelle segnalazioni di operazioni sospette".
Comunicazione UIF 24 settembre 2009
Contesto economico di riferimento
L'intervento della UIF appare degno di nota in quanto calato temporalmente in quella
che passerà verosimilmente alla storia come la peggiore crisi economica e finanziaria
a fare data dal 1929 e che tuttavia ha coinciso (e, in alcuni casi, ne è stata addirittura
anticipata) con le iniziative che il legislatore italiano della novella fallimentare del
2005 ha posto in essere al fine di salvaguardare la permanenza sul mercato del
sistema imprenditoriale italiano.
Come noto, con l’introduzione nell'art. 67 R.D. 267/1942 del g e, in particolare, della
lett. d) e della lett. e) (e, quindi, dell'art. 182-bis), il legislatore italiano ha consentito
ai soggetti "fallibili" di ricorrere, rispettivamente, ai "piani di risanamento" e agli
"accordi di ristrutturazione", attraverso i quali perseguire il risanamento
dell'esposizione debitoria e il riequilibrio della situazione finanziaria.
Finalità
Come accade in natura, dove l'organismo indebolito è più facilmente attaccato
dagli agenti patogeni che cercano di approfittare di tale stato, così nei traffici
commerciali può accadere che il soggetto economico in difficoltà finanziaria
divenga centro di interesse della criminalità che cerca, attraverso questo, una facile
e lucrativa modalità di riciclaggio del danaro "sporco ".
Alla stregua del medico che corre al capezzale dell'ammalato al fine di fornire a
questi l'idoneo supporto sanitario per superare la patologia dalla quale è affetto,
evitando l'insorgere di complicanze, così l'Unità di Informazione Finanziaria
("UIF", già Ufficio Italiano Cambi) si è preoccupata di dotare il sistema
economico di adeguate misure in grado di neutralizzare i rischi di aggressione da
parte della criminalità a danno dei soggetti che, a causa dell'elevato livello di
indebitamento ovvero del peggioramento dei flussi di cassa, possono risultare
particolarmente vulnerabili e, perciò, "appetibili" prede.
Modelli e schemi rappresentativi
La Comunicazione UIF propone nel concreto alcuni "modelli e schemi operativi"
che descrivono possibili anomalie sotto il profilo soggettivo e oggettivo,
astrattamente riconducibili a fenomeni criminali.
Nella valutazione assumono centralità le informazioni riguardanti gli assetti
proprietari, l'origine dei fondi e le effettive finalità economico-finanziarie
sottostanti alle transazioni poste sotto monitoraggio.
La UIF evidenzia altresì che, per il corretto adempimento degli obblighi di
segnalazione di operazioni sospette, da un lato, non è necessario che ricorrano
contemporaneamente tutti i comportamenti descritti nello schema operativo, e,
dall’altro, la mera ricorrenza di singoli comportamenti individuati negli schemi
non è motivo di per sé sufficiente per procedere alla segnalazione.
Soggetti destinatari
Con la menzionata Comunicazione, diretta ai Consigli Nazionali delle categorie
professionali che più verosimilmente entrano in contatto con i soggetti in crisi finanziaria
esposti ai suddetti rischi di "infiltrazione“:
- Notariato;
- Forense;
- Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili;
- Consulenti del Lavoro;
- Ragionieri e Periti Commerciali.
Proseguendo nel parallelo con il mondo medico-sanitario, è chiaro che la UIF intende
scongiurare i rischi di un contagio pandemico del fenomeno criminale del riciclaggio,
vaccinando le categorie professionali che possono più facilmente venire a contatto con i
probabili quanto, nella stragrande maggioranza dei casi, incolpevoli, focolai della malattia
(nella fattispecie, i soggetti in crisi finanziaria), nel tentativo di “immunizzare” così l'intero
sistema economico da uno dei più gravi e dannosi reati contro il patrimonio.
Astratta idoneità delle operazioni in esecuzione di piani di risanamento e di
accordi di ristrutturazione ad ospitare indicatori di anomalia
Nelle operazioni di ristrutturazione del debito possono ricorrere una o più delle azioni
descritte nella Comunicazione UIF, tra le quali:
- la ricapitalizzazione della società in crisi con l'ingresso di nuovi soci;
- la cessione di assets;
- le variazioni degli assetti proprietari e dell'amministrazione.
Si deve tuttavia evidenziare come, per essere "anomali", tali interventi debbano
accompagnarsi ad altri elementi di "sospetto", quali:
- l'ingresso nella compagine sociale di soggetti che operano in settori diversi o che non
svolgono alcuna attività imprenditoriale;
- il ricorso a cessioni a valori sensibilmente inferiori a quelli di mercato;
- la nomina di nuovi amministratori di non chiara provenienza.
4. Formazione
L’art. 54 stabilisce che i destinatari degli obblighi e gli ordini professionali:
adottano misure di adeguata formazione del personale e dei collaboratori
al fine della corretta applicazione delle disposizioni antiriciclaggio
Disciplina antiriciclaggio e disciplina a tutela dei dati personali: la
riservatezza dei dati
Appare evidente come l’adempimento dei suddetti obblighi antiriciclaggio comporti:
il “trattamento”
(per tale intendendosi qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza
l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la
conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il
raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la
cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati)
di “dati identificativi” (termine comune alle due discipline) rappresentati da:
- per la disciplina privacy, dati personali che permettono l’identificazione diretta
dell’interessato;
- per la disciplina antiriciclaggio, il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l'indirizzo,
il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione o, nel caso di soggetti diversi
da persona fisica, la denominazione, la sede legale e il codice fiscale o, per le persone
giuridiche, la partita IVA
Tale “sovrapposizione” non è rimasta ignota al legislatore della normativa antiriciclaggio, che in
numerose disposizioni alle quali si farà cenno in appresso ha inteso coordinare le due discipline.
Decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il codice in materia di
protezione dei dati personali;
Udito il parere del Garante per la protezione dei dati personali, espresso nella
riunione del 25 luglio 2007.
Art. 1 - Definizioni
1. Nel presente decreto legislativo l'espressione:
a) «codice in materia di protezione dei dati personali» indica il decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196;
2. Nel presente decreto legislativo si intendono per:
(……)
g) «dati identificativi»: il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita,
l'indirizzo, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione o,
nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale
e il codice fiscale o, per le persone giuridiche, la partita IVA;
Art. 3 - Principi generali
I destinatari delle disposizioni adottano idonei e appropriati sistemi e procedure in
materia di:
1. obblighi di adeguata verifica della clientela
2. segnalazione delle operazioni sospette
3. conservazione dei documenti
4. controllo interno
5. valutazione e gestione del rischio
6. garanzia dell'osservanza delle disposizioni
per prevenire e impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio o di
finanziamento del terrorismo
I sistemi e le procedure adottati ai sensi di quanto sopra rispettano le prescrizioni e
garanzie stabilite dal presente decreto e dalla normativa in materia di protezione dei
dati personali.
Art. 6 - Unità di informazione finanziaria
Presso la Banca d'Italia é istituita
l'Unità di informazione finanziaria per l'Italia (UIF)
La UIF esercita le proprie funzioni in piena autonomia e indipendenza
La Banca d'Italia disciplina con regolamento
l'organizzazione e il funzionamento della UIF
ivi compresa la riservatezza delle informazioni acquisite
Art. 9 - Scambio di informazioni e collaborazione tra Autorità e Forze di polizia
Tutte le informazioni in possesso della UIF, delle Autorità di vigilanza di settore, delle
amministrazioni interessate e degli ordini professionali sono coperte dal segreto
d'ufficio.
In deroga all'obbligo del segreto d'ufficio
le autorità di vigilanza di settore
collaborano tra loro e con la UIF, anche
mediante scambio di informazioni, al
fine di agevolare l'esercizio delle
rispettive funzioni
la UIF può scambiare informazioni e
collaborare con analoghe autorità di altri
Stati che perseguono le medesime finalità,
a condizioni di reciprocità anche per
quanto riguarda la riservatezza delle
informazioni
Art. 21 - Obblighi del cliente
I clienti forniscono, sotto la propria responsabilità
tutte le informazioni
necessarie e aggiornate
tutte le informazioni
necessarie e aggiornate
delle quali siano a conoscenza
per consentire ai soggetti destinatari
del decreto
per consentire ai soggetti destinatari
del decreto
di adempiere agli obblighi di adeguata
verifica della clientela
l'identificazione del titolare effettivo
Art. 41 - Segnalazione di operazioni sospette
Le segnalazioni di operazioni sospette
non costituiscono violazione degli obblighi
segretezza del segreto professionale o
eventuali restrizioni alla comunicazione
informazioni imposte in sede contrattuale o
disposizioni legislative, regolamentari
amministrative
di
di
di
da
o
se poste in essere per le finalità di legge
e in buona fede non comportano
responsabilità di alcun tipo
Art. 43 - Modalità di segnalazione da parte dei professionisti
I professionisti trasmettono la segnalazione
direttamente alla UIF
agli ordini professionali che possono ricevere la segnalazione di
operazione sospetta dai propri iscritti individuati con decreto del
MEF di concerto con il Ministro della Giustizia
Gli ordini che hanno ricevuto la segnalazione provvedono senza
ritardo a trasmetterla integralmente alla UIF priva del nominativo
del segnalante
Gli ordini che hanno ricevuto la segnalazione custodiscono il
nominativo del segnalante
Art. 45 - Tutela della riservatezza
I soggetti obbligati alla segnalazione
Gli ordini professionali
adottano adeguate misure per assicurare la massima riservatezza
dell'identità delle persone che effettuano
la segnalazione
dell'identità dei professionisti che
effettuano la segnalazione
Gli atti e i documenti in cui sono indicate le generalità di tali persone sono custoditi sotto la
diretta responsabilità del presidente o di un soggetto da lui delegato
Art. 45 - Tutela della riservatezza (segue)
La UIF, la Guardia di finanza e la DIA possono richiedere ulteriori informazioni ai fini
dell'analisi o dell'approfondimento investigativo della segnalazione al soggetto che ha
effettuato la segnalazione secondo le seguenti modalità:
nel caso degli ordini professionali
le informazioni sono
all'ordine competente
richieste
nel caso di segnalazione effettuata da professionista
che non si avvale dell'ordine professionale
le informazioni sono richieste al segnalante,
adottando adeguate misure al fine di assicurare la
riservatezza
La trasmissione delle segnalazioni di operazioni sospette, le eventuali richieste di
approfondimenti, nonché gli scambi di informazioni, attinenti alle operazioni sospette
segnalate, tra la UIF, la Guardia di finanza, la DIA, le autorità di vigilanza e gli ordini
professionali avvengono per via telematica, con modalità idonee a garantire la riferibilità
della trasmissione dei dati ai soli soggetti interessati, nonché l'integrità delle informazioni
trasmesse.
Art. 46 - Divieto di comunicazione
I soggetti obbligati alla segnalazione non possono comunicare al soggetto interessato o
a terzi l'avvenuta segnalazione di operazione sospetta
Il divieto non impedisce la comunicazione tra i professionisti che svolgono la propria
prestazione professionale in forma associata, in qualità di dipendenti o collaboratori,
anche se situati in Paesi terzi, a condizione che applichino misure equivalenti a quelle
previste dal presente decreto
DECRETO MEF 3 febbraio 2006, n. 141
Regolamento in materia di obblighi di identificazione, conservazione delle
informazioni a fini antiriciclaggio e segnalazione delle operazioni sospette a carico
degli avvocati, notai, dottori commercialisti, revisori contabili, società di revisione,
consulenti del lavoro, ragionieri e periti commerciali
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il codice in materia di
protezione dei dati personali;
Udito il parere del Garante per la protezione dei dati personali, espresso nella riunione
del 25 luglio 2007;
Art. 1 - Definizioni
1. Nel presente regolamento si intendono per:
d) «codice in materia di protezione dei dati personali» indica il decreto legislativo 30
giugno 2003, n. 196;
DECRETO MEF 3 febbraio 2006, n. 141
Art. 8 - Protezione dei dati e delle informazioni
L'adempimento degli obblighi di identificazione, conservazione e segnalazione
costituisce trattamento dei dati.
Agli obblighi di identificazione e registrazione si applicano le disposizioni contenute
nell'articolo 11 del D.Lgs. 196/2003.
I liberi professionisti devono rilasciare ai clienti informativa idonea ad assolvere agli
obblighi previsti dall'articolo 13 del D.Lgs. 196/2003.
Le operazioni di trattamento sono effettuate dagli incaricati del trattamento che
operano sotto la diretta autorità del titolare o del responsabile, attenendosi alle
istruzioni da questi impartite. L'individuazione degli incaricati del trattamento é
effettuata con le modalità di cui all'articolo 30 del D.Lgs. 196/2003.
Nella tenuta dell'archivio, formato e gestito tramite strumenti elettronici ovvero in
forma cartacea, i liberi professionisti sono tenuti al rispetto degli obblighi e delle
misure di sicurezza contenuti negli articoli da 31 a 36 del D.Lgs. 196/2003.
PROVVEDIMENTO UIC 24 febbraio 2006
Istruzioni applicative in materia di obblighi di identificazione, registrazione e conservazione delle
informazioni nonché di segnalazione delle operazioni sospette per finalità di prevenzione e contrasto
del riciclaggio sul piano finanziario a carico di avvocati, notai, dottori commercialisti, revisori
contabili, società di revisione, consulenti del lavoro, ragionieri e periti commerciali
PARTE III - Registrazione e conservazione delle informazioni
6. Archivio unico informatico
I professionisti e le società di revisione possono affidare a terzi (ad esempio: altri professionisti o
società di revisione, associazioni di categoria, centri di servizio) la tenuta e la gestione dell’archivio
unico informatico, purché sia loro assicurato l’accesso diretto e immediato all’archivio stesso. Resta
ferma la responsabilità dei professionisti e delle società di revisione per il rispetto degli obblighi di
conservazione e registrazione.
I terzi incaricati tengono gli archivi nel rispetto delle disposizioni del codice in materia di protezione
dei dati personali ed in modo da assicurare la distinzione logica e la separazione delle registrazioni
relative a ciascun titolare del trattamento dei dati personali. Osservano, inoltre, tutte le misure
necessarie per garantire la segretezza delle informazioni nei confronti del proprio personale
incaricato.
PROVVEDIMENTO UIC 24 febbraio 2006
PARTE V - Altri obblighi
3. Disposizioni in materia di protezione dei dati e delle informazioni
I professionisti osservano nel trattamento dei dati le previsioni applicabili del
decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 recante il codice in materia di protezione
dei dati personali.
Nel rilasciare ai clienti informativa idonea ad assolvere agli obblighi previsti
dall’art. 13 del codice in materia di protezione dei dati personali, specificano altresì
che il trattamento dei dati avverrà anche per le finalità previste dalla normativa in
materia antiriciclaggio.
D.M. 16 aprile 2010 (“indicatori di anomalia”)
Allegato 2 – L’obbligo di segnalazione di operazioni sospette
- punto 6. La tutela della riservatezza
Tutte le informazioni relative alle segnalazioni di operazioni sospette, in ordine
sia al contenuto sia alla effettuazione delle stesse, sono soggette a un regime di
rigorosa riservatezza in base alla legge.
I professionisti adottano adeguate misure per assicurare la massima riservatezza
delle informazioni relative alle segnalazioni di operazioni sospette.
Gli ordini professionali abilitati a ricevere la segnalazione provvedono
trasmetterla integralmente alla UIF priva del nominativo del segnalante.
L'identità del professionista che ha effettuato la segnalazione può essere rivelata
solo qualora l'Autorità giudiziaria, con decreto motivato, lo ritenga
indispensabile ai fini dell'accertamento dei reati per i quali si procede.
I professionisti che effettuano la segnalazione e chiunque ne sia a conoscenza
non possono dare comunicazione dell'avvenuta segnalazione e del contenuto
della stessa.
Questioni di rilevanza organizzativa poste dalla disciplina a tutela dei
dati personali
- organizzazione dello Studio professionale
- “Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali
effettuato per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un
diritto in sede giudiziaria – (in vigore dall’1 gennaio 2009)” – riferimenti
“primigeni” al CDF
- “Autorizzazione n. 4/2012 al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi
professionisti - 13 dicembre 2012 (valida sino al 31 dicembre 2013)”
- “Parere dell'Ufficio del Garante per la protezione dei dati personali sulle proposte
del Consiglio Nazionale Forense – 3 giugno 2004”
- misure di sicurezza (incluso DPS) e formazione
Organizzazione dello Studio professionale
Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali effettuato per
svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria”
(Capo II - Trattamenti da parte di avvocati)
Art. 2 - Modalità di trattamento
L'avvocato organizza il trattamento anche non automatizzato dei dati personali secondo le
modalità che risultino più adeguate, caso per caso, a favorire in concreto l'effettivo rispetto dei
diritti, delle libertà e della dignità degli interessati, applicando i princìpi di finalità, necessità,
proporzionalità e non eccedenza sulla base di un'analisi della quantità e qualità delle
informazioni che utilizza e dei possibili rischi.
Le decisioni relativamente a quanto sopra previsto sono adottate dal titolare, ossia:
il singolo
professionista
una pluralità di professionisti, codifensori della
medesima parte assistita o che, anche al di fuori del
mandato di difesa, siano stati comunque interessati a
concorrere all'opera professionale
CDF Art. 9 “Dovere di segretezza e riservatezza”
un'associazione
tra
professionisti o una
società
di
professionisti
Codice di deontologia e di buona condotta (segue)”
Art. 2 - Modalità di trattamento (segue)
istruzioni da impartire per iscritto
agli incaricati del trattamento
ai responsabili del trattamento
concrete indicazioni in ordine alle modalità che tali soggetti devono osservare, a seconda del loro ruolo
di sostituto processuale, di praticante avvocato con o senza abilitazione al patrocinio, di consulente
tecnico di parte, perito, investigatore privato o altro ausiliario che non rivesta la qualità di autonomo
titolare del trattamento, nonché di tirocinante, stagista o di persona addetta a compiti di collaborazione
amministrativa
CDF Art. 34 “Responsabilità dei collaboratori, sostituti e associati”
CDF Art. 52 “Rapporti con i testimoni”
Art. 2 - Modalità di trattamento (segue)
Obbligo di adozione di idonee cautele per prevenire l'ingiustificata raccolta, utilizzazione o
conoscenza di dati in caso di:
acquisizione di notizie, dati e scambio di corrispondenza, specie
esercizio contiguo di attività
documenti connotati da un alto
per via telematica
autonome all'interno di uno studio
grado di confidenzialità
utilizzo e distruzione di dati riportati su
particolari dispositivi o supporti o documenti
conservazione di atti relativi ad affari definiti
CDF Art. 9 “Dovere di segretezza e riservatezza”
Art. 3 - Informativa unica
L'informativa sul trattamento dei dati personali (art. 13 del Codice) e le notizie ai sensi della disciplina
sulle indagini difensive
può essere fornita dall’avvocato
in un unico contesto
anche mediante affissione nei locali dello studio o pubblicazione sul proprio sito Internet
anche utilizzando formule sintetiche e colloquiali
CDF Art. 40 “Obbligo di informazione”
Art. 4 - Conservazione e cancellazione dei dati
estinto il procedimento o il relativo rapporto di mandato, atti e documenti attinenti all'oggetto della difesa
o delle investigazioni difensive possono essere conservati, in originale o in copia e anche in formato
elettronico, qualora:
necessario in relazione a ipotizzabili altre esigenze
difensive della parte assistita o del titolare del trattamento
per adempiere a un obbligo normativo
la valutazione in merito ai dati da conservare è effettuata
tenendo conto della tipologia dei dati
i soli dati personali effettivamente necessari
per adempiere al medesimo obbligo
Fermo restando quanto previsto dal codice deontologico forense in ordine alla restituzione al cliente
dell'originale degli atti da questi ricevuti, e salvo quanto diversamente stabilito dalla legge, è consentito,
previa comunicazione alla parte assistita, distruggere, cancellare o consegnare all'avente diritto o ai suoi
eredi o aventi causa la documentazione integrale dei fascicoli degli affari trattati e le relative copie.
CDF Art. 42 “Restituzione dei documenti”
Art. 4 - Conservazione e cancellazione dei dati (segue)
La titolarità del trattamento non cessa per il solo fatto della sospensione o cessazione dell'esercizio
della professione.
In caso di cessazione anche per sopravvenuta incapacità e qualora manchi un altro difensore anche
succeduto nella difesa o nella cura dell'affare, la documentazione dei fascicoli degli affari trattati,
decorso un congruo termine dalla comunicazione all'assistito, è consegnata al Consiglio dell'ordine di
appartenenza ai fini della conservazione per finalità difensive.
Art. 5 - Comunicazione e diffusione di dati
Nei rapporti con i terzi e con la stampa possono essere rilasciate informazioni
non coperte da segreto, qualora sia necessario per finalità di tutela dell'assistito
ancorché non concordato con l'assistito medesimo
nel rispetto
dei princìpi di finalità,
liceità, correttezza,
indispensabilità, pertinenza e
non eccedenza
dei diritti e della dignità
dell'interessato e di terzi
CDF Art. 18 “Rapporti con la stampa”
di eventuali
divieti di
legge
del codice
deontologico
forense
“Autorizzazione n. 4/2012 al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti - 13
dicembre 2012” (efficacia a decorrere dall’1 gennaio 2013 fino al 31 dicembre 2013)
Con tale provvedimento (che si reitera dal 1997) il Garante autorizza i liberi
professionisti iscritti in albi o elenchi professionali a trattare i “dati sensibili” secondo
le prescrizioni di seguito indicate.
Prima di iniziare o proseguire il trattamento i sistemi informativi e i programmi
informatici sono configurati riducendo al minimo l'utilizzazione di dati personali e di
dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite
nei singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi od
opportune modalità che permettano di identificare l'interessato solo in caso di
necessità, in conformità all'art. 3 del Codice.
“Autorizzazione n. 4/2012 (segue)
1) Ambito di applicazione
L'autorizzazione è rilasciata, oltre che ai professionisti, anche:
ai sostituti
agli ausiliari che collaborano con il
libero professionista ai sensi dell'art.
2232 cod. civ.
ai praticanti
ai tirocinanti presso il libero
professionista
qualora tali soggetti siano:
titolari di un autonomo trattamento
contitolari del trattamento
effettuato dal libero professionista
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati
Il trattamento può riguardare i dati sensibili relativi a:
clienti
terzi
in tal caso possono essere trattati ove ciò sia strettamente indispensabile
per l'esecuzione di specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti
per scopi determinati e legittimi
3) Finalità del trattamento
Il trattamento dei dati sensibili può essere effettuato ai soli fini dell'espletamento di un
incarico che rientri tra quelli che il libero professionista può eseguire in base al proprio
ordinamento professionale
4) Modalità di trattamento
Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante
forme di organizzazione dei dati strettamente indispensabili in rapporto all'incarico
conferito dal cliente
4) Modalità di trattamento (segue)
Le informative devono permettere all'interessato di comprendere agevolmente se il
titolare del trattamento è:
un singolo
professionista
un'associazione di
professionisti
una contitolarità tra più liberi professionisti
o di esercizio della professione in forma
societaria
Resta ferma la facoltà del libero professionista di designare quali responsabili o
incaricati del trattamento i sostituti, gli ausiliari, i tirocinanti e i praticanti presso il
libero professionista, i quali, in tal caso, possono avere accesso ai soli dati
strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta
Analoga cautela deve essere adottata in riferimento agli incaricati del trattamento
preposti all'espletamento di compiti amministrativi
Parere dell'Ufficio del Garante per la protezione dei dati personali sulle proposte del Consiglio
Nazionale Forense del 3 giugno 2004 avente ad oggetto la sintesi dei principali adempimenti in
materia di protezione di dati personali nello svolgimento dell’attività forense.
Il titolare del trattamento è il soggetto cui competono le decisioni di fondo in ordine alle finalità, alle
modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della
sicurezza
Quando l’attività professionale è prestata
individualmente, il titolare del trattamento è la
persona fisica dell’avvocato esercente
Ad analoga conclusione deve giungersi nel
caso di attività svolta congiuntamente da due
professionisti, i quali assumono in questa
ipotesi la qualità di contitolari del medesimo
trattamento
Quando, invece, l’attività è svolta in forma
societaria o da un’associazione professionale o da
una società tra avvocati, il titolare è l’entità nel suo
complesso
In questo caso, gli adempimenti previsti dal Codice
vanno pertanto attuati in termini unitari, evitando
la loro frammentazione o ripetizione a cura dei
singoli professionisti
Parere dell'Ufficio del Garante (segue).
Per quanto riguarda l’organizzazione del lavoro quotidiano di studio, va osservato che,
contrariamente a quanto ipotizzato in alcuni quesiti formulati dai singoli professionisti, non
occorre depennare il nome delle parti dalla copertina dei fascicoli cartacei, utilizzando al
suo posto solo numeri identificativi.
Resta invece necessario seguire opportune modalità per rendere i fascicoli e la relativa
documentazione accessibili agli incaricati del trattamento nei casi e per le finalità previsti.
Parere dell'Ufficio del Garante (segue)
Responsabile
La delegazione del responsabile del trattamento di dati da parte del titolare è facoltativa.
Nel caso in cui, specie in realtà organizzate di grandi dimensioni, si ritenga utile preporre un
responsabile, la sua designazione deve avvenire in base ai criteri previsti dal Codice (art. 29).
Il responsabile esegue i compiti specificati analiticamente per iscritto dal titolare del trattamento, il
quale deve vigilare sulla puntuale osservanza delle disposizioni in materia di trattamento.
Può trattarsi anche di un soggetto esterno - persona fisica o giuridica - che svolga prestazioni
strumentali e subordinate alla scelte del titolare del trattamento.
Per esigenze organizzative possono essere designati responsabili anche più soggetti, mediante
eventuale suddivisione di compiti.
Parere dell'Ufficio del Garante (segue)
Incaricati
Tutte le persone fisiche che hanno accesso ai dati a vario titolo (avvocati, praticanti, collaboratori
e personale amministrativo) devono essere designate per iscritto quali incaricati del trattamento.
L’atto di designazione, da parte del titolare o dell’eventuale responsabile, deve individuare
l’ambito del trattamento consentito agli incaricati, i quali devono attenersi alle istruzioni
impartite.
Misure di sicurezza e formazione
“Allegato b - Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza
(artt. da 33 a 36 del codice)”
Documento programmatico sulla sicurezza
19.
Entro il 31 marzo di ogni anno, il titolare di un trattamento di dati sensibili o di dati giudiziari
redige anche attraverso il responsabile, se designato, un documento programmatico sulla
sicurezza contenente idonee informazioni riguardo:
19.1. l’elenco dei trattamenti di dati personali;
19.2. la distribuzione dei compiti e delle responsabilità nell’ambito delle strutture preposte al
trattamento dei dati;
19.3. l’analisi dei rischi che incombono sui dati;
19.4. le misure da adottare per garantire l’integrità e la disponibilità dei dati, nonché la protezione delle
aree e dei locali, rilevanti ai fini della loro custodia e accessibilità;
19.5. la descrizione dei criteri e delle modalità per il ripristino della disponibilità dei dati in seguito a
distruzione o danneggiamento di cui al successivo punto 23;
Misure di sicurezza e formazione
“Allegato b - Disciplinare tecnico (segue)”
Documento programmatico sulla sicurezza (segue)
19.6. la previsione di interventi formativi degli incaricati del trattamento, per renderli edotti dei
rischi che incombono sui dati, delle misure disponibili per prevenire eventi dannosi, dei
profili della disciplina sulla protezione dei dati personali più rilevanti in rapporto alle relative
attività, delle responsabilità che ne derivano e delle modalità per aggiornarsi sulle misure
minime adottate dal titolare. La formazione è programmata già al momento dell’ingresso in
servizio, nonché in occasione di cambiamenti di mansioni, o di introduzione di nuovi
significativi strumenti, rilevanti rispetto al trattamento di dati personali;
19.7. la descrizione dei criteri da adottare per garantire l’adozione delle misure minime di
sicurezza in caso di trattamenti di dati personali affidati, in conformità al codice, all’esterno
della struttura del titolare;
19.8. per i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale di cui al punto 24,
l’individuazione dei criteri da adottare per la cifratura o per la separazione di tali dati dagli
altri dati personali dell’interessato.
Avv. Matteo Bascelli
[email protected]
www.cbalex.com
20122 MILANO
Galleria San Carlo, 6
Tel. +39 02 778061
Fax +39 02 76021816
Email: [email protected]
00196 ROMA
Via Flaminia, 135
Tel. +39 06 89262900
Fax +39 06 89262921
35137 PADOVA
Galleria dei Borromeo, 3
Tel. +39 049 0979500
Fax +39 049 0979521
30135 VENEZIA
Santa Croce, 251
Tel. +39 041 2440266
Fax +39 041 2448469
D-80539 MÜNCHEN
Ludwigstrasse 10
Tel. +49 (0)89 9901 6090
Fax +49 (0)89 9901 60999

DECRETO LEGISLATIVO 21 novembre 2007, n. 231

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