DigitalFile2

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CompEd
Software Design
Software Solutions for the
Digital Document World
®
DigitalFile
2.0
Tutti i documenti della Vostra azienda
a portata di mano
con sicurezza e valore legale
Il software per l'archiviazione dei documenti
più completo e sicuro, conforme ai requisiti
della legge italiana ed europea
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Include C-Fax , il potente fax server di CompEd
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Licenze per database Oracle , Borland InterBase ,
Microsoft® SQL ServerTM e FoxPro®
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Include DigitalSign 2.0 il software di firma digitale
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Tutti i documenti della Vostra azienda a portata di mano
Con DigitalFile 2.0 è possibile archiviare e gestire in forma digitale qualsiasi tipo di
documento aziendale, sia esso all'origine di natura cartacea o informatica. Questo
significa grande risparmio di spazio, riduzione dei costi di gestione e, soprattutto, la
possibilità di accedere rapidamente in ogni momento, senza spostarsi dal proprio posto di
lavoro o anche dall'esterno dell'azienda, ad ogni informazione contenuta nei documenti,
di visualizzarli, stamparli e, se desiderato, inoltrarli istantaneamente tramite e-mail o fax.
Gli archivi possono essere memorizzati con diversi tipi di database e su supporti ottici.
DigitalFile 2.0 consente inoltre di conservare i documenti informatici mantenendone nel
tempo il valore legale, in conformità alle regole stabilite dalle norme di legge in materia.
Conformità alle leggi
Interamente progettato da CompEd, DigitalFile 2.0 è conforme ai requisiti per la
formazione e la conservazione dei documenti informatici e alle relative regole tecniche
stabilite dalle leggi italiane ed europee e pertanto consente la progressiva eliminazione
degli archivi cartacei nel rispetto delle norme.
DigitalFile 2.0 utilizza DigitalSign 2.0 di CompEd, software stato dell'arte per la firma
digitale con valore legale e per la cifratura a protezione delle informazioni riservate.
CompEd è stata la prima azienda in Italia a realizzare una completa linea di prodotti
software per la firma digitale, l'archiviazione e la spedizione dei documenti conformi ai
requisiti di legge e ha saputo confermare il proprio primato implementando prontamente
in tali prodotti tutte le modifiche e integrazioni apportate alle norme, rendendole
disponibili nei minimi tempi tecnici e senza costi aggiuntivi agli utenti che hanno
sottoscritto il "Servizio UpToDate" di aggiornamento del software.
Sicurezza e tecnologia
Le avanzate tecnologie utilizzate da DigitalFile 2.0 - quali il supporto di database
avanzati come Oracle, Microsoft SQL Server e Borland InterBase e di sofisticate
tecniche di firma digitale e cifratura a chiave asimmetrica - sono in grado di garantire un
elevato livello di sicurezza degli archivi, di protezione dell'accesso alle informazioni e di
efficienza, anche in presenza di molti utenti contemporanei.
Il componente indispensabile per il Vostro sistema
informativo
DigitalFile 2.0 è progettato per essere integrato nel sistema informativo
dell'organizzazione utente, diventandone il prezioso componente dedicato alla
conservazione in forma elettronica dei documenti, addetto a preservarne nel tempo il
valore legale e a consentirne una efficiente e rapida consultazione.
Il prodotto è infatti in grado di interoperare con le altre applicazioni software già presenti
in azienda e, grazie all'interfaccia di programmazione COM, può essere completamente
integrato all'interno del sistema informativo esistente.
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CompEd
Azienda innovativa, leader nell'archiviazione elettronica dei documenti e nell'electronic
post, con oltre 15 anni di esperienza nel settore, CompEd ha progettato e realizzato
l'offerta più competitiva e completa del settore, conquistando la fiducia delle maggiori
aziende operanti in Italia, tra cui:
Bridgestone Firestone
Gaggia
SFIR
McDonald's
Clementoni
Cafè Do Brasil
Ospedale S. Martino
Pernigotti
Heineken
Singer
Noberasco
Valleverde
Sanagens
Colgate Palmolive
Valeo Ricambi
Lindt
Whirlpool
Cosmetique Active
Beghelli
Tetra Pak
Unichips
Toshiba
Necchi
Teuco Guzzini
Star
Lexmark
Istituto G. Gaslini
Black & Decker
Saint Gobain
Ospedale Galliera
Fincantieri
Swarovski
Serono Pharma
Yamaha
Superga
Brondi Telefonia
Bistefani
Osama Scrittura
Kelemata
Roche
Paglieri
Universal Music Italia
Katun
Sigma Tau
Locatelli
Cerved
Galup
Manpower
La Prairie
Saratoga
Lovable
Verbatim
Dormer Tools
Fila
Playtex
Liabel
Warner Music
BASF Coating
Lorenz
Cinghiale Pennelli
Toro Assicurazioni
Guerlain
Comune di Brescia
Samsonite
Versace Profumi
Bassetti
Sterilgarda
Cinzano
Valsoia
Marzotto
Filodoro
Biochem
Cartiere Paolo Pigna
Mc Graw Hill Libri
Castrol
La soddisfazione del Cliente: il primo obiettivo di qualità
di CompEd Software Design
Per incontrare le esigenze degli Utenti dei propri prodotti, CompEd progetta interamente
al proprio interno tutti i moduli software e li sviluppa e collauda con cura e attenzione.
Può così risolvere eventuali esigenze particolari, valutandole caso per caso.
CompEd dispone di una capillare rete di Concessionari Specializzati, distribuiti sul
territorio italiano per assistere gli Utenti più esigenti in tutte le loro necessità.
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1 Cosa si può fare con DigitalFile 2.0
archiviati su supporti ottici e, ove previsto dalle leggi,
DigitalFile 2.0, soluzione software completa integrabile nel
conservati con valore legale in maniera conforme ai requisiti
sistema informativo esistente, consente di archiviare tutti i
delle norme italiane ed europee.
documenti aziendali, ed in particolare:
Progettato specificamente per l'utilizzo multiutente e dotato
· documenti cartacei e immagini, gestendo l'intera fase
di acquisizione tramite scanner;
· volumi di documenti originati dal sistema informativo
dell'utente, in forma di file di stampa (spool file);
· posta elettronica spedita e ricevuta;
· documenti ricevuti e spediti tramite il modulo fax server
integrato nel prodotto stesso;
· documenti elettronici di qualsiasi tipo: testo, immagini,
audio, video, ecc.
Il processo di archiviazione è completamente automatico per
di un'intuitiva interfaccia utente, il software permette di:
· organizzare gli archivi secondo i criteri logici definiti
dall'utente;
· gestire diritti differenziati per l'accesso agli archivi;
· predisporre l'accesso anche tramite Internet o Intranet,
attraverso interfaccia web;
· effettuare ricerche in modo semplice, potente e
flessibile;
· recuperare e visualizzare rapidamente i documenti
archiviati, stamparli e inoltrarli via mail o fax.
i documenti disponibili in forma di spool file, per i messaggi
Grazie all'integrazione con DigitalSign 2.0 di CompEd,
di posta elettronica scambiati tramite e-mail e per i fax.
DigitalFile 2.0 consente di apporre ai documenti e alle e-mail
I documenti possono essere gestiti, a seconda delle
firme digitali e marche temporali con valore legale e di cifrarli
esigenze specifiche dell’utente, con diversi tipi di database,
per garantirne la massima riservatezza.
2 Applicazioni tipiche
Archiviazione dei documenti aziendali spediti e ricevuti e in
particolare:
· documenti contabili, quali fatture, solleciti di
pagamento, ordini, conferme d'ordine, cedolini paga;
4 Ricerca e recupero dei documenti
archiviati in pochi istanti, anche tramite
Internet o Intranet
Tutto il personale, se autorizzato dal supervisore del sistema,
può accedere in modo semplice e rapido ai documenti
· contratti e certificati;
archiviati. La consultazione può essere effettuata anche via
· lettere e corrispondenza commerciale in genere;
Internet o Intranet tramite interfaccia web.
· listini, cataloghi e altra documentazione aziendale;
L'intuitiva interfaccia utente stile Outlook consente l'utilizzo di
· fax ricevuti e spediti tramite il modulo fax server incluso
DigitalFile anche da parte di operatori non specializzati,
nel prodotto;
· documenti spediti e ricevuti tramite e-mail.
riducendo al minimo i tempi di addestramento.
Gli strumenti offerti all'utente sono utili e flessibili e
permettono di:
· effettuare sofisticate ricerche nell'archivio, non solo
attraverso gli “indici di ricerca”, ma anche in base ad
informazioni contenute nel documento stesso (ricerche
“full text”);
· visualizzare e stampare i documenti;
· convertirli in formati diversi;
· esportarli su altri supporti informatici;
· inoltrarli via posta elettronica o fax.
3 I vantaggi di avere tutte le informazioni
on-line
Moltissimi e importanti sono i vantaggi derivanti dalla
conservazione dei documenti in forma elettronica e dalla loro
gestione con strumenti informatici. Ecco i principali:
· risposte rapide e migliore servizio ai clienti;
· risparmio di tempo e di risorse;
· recupero di personale ad attività più produttive;
· miglioramento dei processi aziendali;
· recupero di spazio;
· riduzione dei costi;
· portabilità degli archivi;
· condivisibilità dei documenti;
· sicurezza e riservatezza.
5 C-Fax, il fax server di DigitalFile® 2.0
DigitalFile 2.0 include il software C-Fax di CompEd, che
consente di spedire e ricevere i fax aziendali in formato
elettronico e di archiviarli automaticamente, per una migliore
e più efficiente fruibilità all'interno dell'organizzazione.
C-Fax consente di spedire via fax i documenti direttamente
da qualsiasi applicazione abilitata a funzioni di stampa.
Grazie a C-Fax è anche possibile inoltrare tramite fax
qualsiasi documento archiviato, direttamente dalla propria
postazione di lavoro, senza necessità di stamparlo ed
inserirlo manualmente nel dispositivo fax.
6 Valore legale dei documenti archiviati
DigitalFile 2.0 è conforme ai requisiti della legge italiana ed
8 Supporto all'utente nella creazione e
organizzazione degli archivi
europea per la conservazione dei documenti su supporti
DigitalFile 2.0 offre numerose funzioni per agevolare la
informatici, offrendo così la possibilità di eliminare
creazione e la gestione degli archivi, ad esempio:
progressivamente gli archivi cartacei.
· archiviazione completamente automatica per i
Per quanto riguarda i documenti elettronici con rilevanza
documenti prodotti in forma di spool dal sistema
legale, DigitalFile 2.0 consente di conservarne nel tempo la
informativo dell'utente, per quelli scambiati tramite e-
validità, sia con l'impiego di marche temporali, che attraverso
mail e per quelli spediti e ricevuti via fax server;
apposite procedure di conservazione degli archivi.
· strumenti software per la messa a punto del layout
grafico dei documenti archiviati a partire dagli spool di
stampa, al fine di consentire la riproduzione fedele dei
documenti originali;
· funzioni specifiche per agevolare l'acquisizione di
documenti cartacei tramite scanner e la loro
archiviazione;
· maschere liberamente personalizzabili dall'utente per
l'inserimento dei dati e la consultazione degli archivi.
9 La tecnologia
Per andare incontro alle diverse scelte aziendali ed esigenze
di organizzazione e accesso ai dati, DigitalFile 2.0 offre la
possibilità di operare con differenti tipi di database.
Per chi non ha necessità di gestire grossi volumi di dati, né
un elevato numero di accessi concorrenti, CompEd mette a
disposizione una serie di soluzioni economiche ma efficienti
e affidabili basate sul formato di database Microsoft FoxPro.
A chi invece richiede prestazioni superiori, DigitalFile 2.0
consente di beneficiare degli innegabili vantaggi derivanti
dall'impiego di database server relazionali in architettura
client/server, offrendo la possibilità di scegliere soluzioni
differenziate in base alla piattaforma preferita: Oracle,
Microsoft SQL Server o Borland InterBase.
Il prodotto utilizza inoltre sofisticate tecniche di firma digitale
e cifratura a chiave asimmetrica.
7 Affidabilità, sicurezza e riservatezza
degli archivi
DigitalFile 2.0 mette a disposizione del supervisore del
sistema funzioni avanzate per proteggere i dati dall'accesso
da parte di personale non autorizzato e la loro riservatezza
tramite cifratura. Attraverso la gestione di volumi e gruppi di
lavoro l'assegnazione dei diritti di consultazione può essere
gestita in modo semplice e ottimale.
Il sistema adotta le misure di sicurezza per la conservazione
degli archivi informatici previste dalla legge e offre al
responsabile di tale procedimento gli strumenti per verificare
e garantire l'affidabilità della conservazione dei documenti.
Le versioni di DigitalFile 2.0 basate su database relazionali
in architettura client/server offrono inoltre livelli di sicurezza
e garanzie di integrità dei dati ancora più elevati e
assicurano un efficiente e affidabile accesso agli archivi
anche in presenza di molti utenti contemporanei.
10 DigitalSign 2.0, per la firma digitale
con valore legale
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12 Licenze per ogni esigenza
DigitalFile 2.0 è disponibile in una serie di configurazioni
DigitalFile 2.0 utilizza DigitalSign 2.0 “Professional” di
differenziate in base alle funzionalità, al numero di utenti e al
CompEd per tutte le operazioni relative alle firme digitali con
tipo di database preferito. Questo permette, tanto alla piccola
valore legale (richieste dalle norme per conservare i
azienda quanto alla grande organizzazione, di trovare la
documenti su supporti ottici), per l'apposizione di marche
soluzione più conveniente per le proprie esigenze specifiche.
temporali e per le operazioni di cifratura degli archivi. Per
La scalabilità tra i diversi livelli di licenza consente di
maggiori informazioni su tali funzionalità è disponibile la
preservare gli investimenti effettuati.
documentazione tecnica di DigitalFile 2.0 e di DigitalSign 2.0.
Licenze specifiche, che danno accesso a condizioni di
distribuzione particolarmente vantaggiose, sono disponibili
per le software house che intendono integrare il document
server di CompEd all'interno delle proprie applicazioni.
13 Ambiente operativo e requisiti del
software
DigitalFile 2.0 supporta per le stazioni di lavoro i sistemi
operativi Windows 98, Me, NT 4.0 (con Service Pack 4 o
superiore), 2000 (con Service Pack 1 o superiore), XP.
Per esigenze di affidabilità e sicurezza si raccomandano
Windows NT 4.0, 2000 o XP.
Il prodotto supporta i database server Oracle 9i, Microsoft
SQL Server 2000, Borland InterBase 6. Alternativamente è in
grado di operare con archivi in formato Microsoft FoxPro
senza necessità di utilizzare database esterni.
Per organizzare la consultazione degli archivi tramite Internet
occorre disporre di qualsiasi web server Windows che
supporti Java Server Pages 1.1 e Servlet 2.2 (ad es. Apache
Tomcat 3.x o Microsoft IIS con Tomcat come add-on engine).
Per consultare gli archivi via Internet è possibile utilizzare
qualsiasi tipo di web browser che supporti HTML 4.0 e DOM
(ad esempio Microsoft Internet Explorer 5.0 o superiore o
11 Integrazione completa con il Vostro
sistema informativo
Netscape Navigator 6.0 o superiore), anche con sistemi
operativi non Windows.
DigitalFile 2.0 è progettato per essere inserito nel sistema
Per maggiori dettagli si veda la descrizione tecnica di
informativo dell'organizzazione utente senza necessità di
DigitalFile 2.0.
apportare modifiche alle applicazioni software già utilizzate.
Questo consente di rinnovare le procedure aziendali senza
però sconvolgere consolidate abitudini lavorative,
preservando gli investimenti effettuati. Svolte alcune
operazioni preliminari di configurazione, DigitalFile 2.0 è
infatti in grado di acquisire e archiviare automaticamente i
dati provenienti dal sistema gestionale dell'azienda.
Un'integrazione ancora più profonda può essere realizzata
grazie all’interfaccia di programmazione COM di DigitalFile
2.0, che permette di sviluppare specifiche procedure per
consentire a qualsiasi altra applicazione dell'utente di
interagire col prodotto utilizzandolo come document server
(ad esempio per poter effettuare tutte le operazioni di
ricerca, visualizzazione e stampa caratteristiche di DigitalFile
2.0 direttamente dal software di contabilità).
L'utente che non disponga di sufficienti conoscenze
informatiche può richiedere questo tipo di personalizzazione
a CompEd o ai suoi Concessionari Specializzati.
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DigitalFile
2.0
Tutti i documenti della Vostra azienda
a portata di mano
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CompEd
Software Design
Software Sotutions for the
Digital Document World
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Il Vostro DigitalFile sempre aggiornato
con il “Servizio UpToDate” di CompEd
CompEd è costantemente impegnata per migliorare i propri prodotti
e mantenerli in linea con l'evoluzione tecnologica e normativa.
L'utente può beneficiare di tutti i vantaggi di un prodotto vivo e in
continua evoluzione sottoscrivendo un utile e comodo servizio di
abbonamento agli aggiornamenti del software (Servizio UpToDate).
Servizio e assistenza al Cliente
CompEd e la rete dei Concessionari Autorizzati fanno del servizio e
della consulenza il proprio punto di forza. Assistenza e attenzione alle
esigenze del Cliente completano l'offerta CompEd Software Design.
Linea diretta con CompEd Software Design
Per maggiori informazioni su DigitalFile 2.0 e sugli altri prodotti e
servizi di CompEd consultate il sito Internet www.comped.it.
Potete inoltre comunicare con CompEd via e-mail scrivendo a
[email protected] oppure via fax allo 010 613.8118.
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Design Srl. Tutti i diritti riservati. Tutti i marchi utilizzati sono di proprietà dei rispettivi depositari. Salvo errori e omissioni.
Le funzioni implementate nei prodotti possono variare da stato a stato. In ogni caso, si consiglia ai potenziali utilizzatori di prendere
visione della versione più recente dei prodotti presso i Concessionari Autorizzati o CompEd stessa, onde valutarne l'adeguatezza alle
proprie esigenze. I prodotti CompEd sono concessi in licenza d’uso all'utilizzatore finale unicamente alle “Condizioni Generali di
Licenza d'Uso di Software Applicativo CompEd Software Design”, visionabile presso i Concessionari CompEd, su www.comped.it,
nella confezione del prodotto e all'inizio dell'installazione del prodotto stesso. Le norme del “Servizio UpToDate” sono specificate
nell'apposito documento.
CompEd Software Design srl
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http://www.comped.it
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Le informazioni riportate nella presente brochure hanno scopo puramente divulgativo e non costituiscono impegno contrattuale.
Poiché lavoriamo per migliorare continuamente la qualità dei nostri prodotti, le specifiche riportate sono soggette a modifiche senza
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