Le caratteristiche di OMEGA

Le caratteristiche di OMEGA.
Omega è un’applicazione web-based che si prefigge lo scopo di aiutare
l’impresario di onoranze funebri a gestire efficacemente l’evasione di diversi
tipi di pratiche, tenendo sotto controllo quelle fasi che l’impresario ritiene
critiche e che possono generare gravi ritardi nella chiusura della pratica
provocando, di conseguenza, spiacevoli disservizi nei confronti del cliente
traducendoli spesso in difficoltà per l’impresa a livello economico.
Omega risolve questa problematica puntando l’attenzione soprattutto sulla
comunicazione mirata e tempestiva tra l’impresa e i suoi fornitori o i diversi
reparti interni all’azienda, specialmente per quanto riguarda la gestione di un
evento come il funerale che deve essere portato a termine in tempi
strettissimi. Questo avviene grazie ad una serie di funzionalità che permettono
di definire allarmi e promemoria che vengono scatenati in base a condizioni
stabilite dall’impresario, oppure mettendo a disposizione delle funzioni che
permettono di comporre messaggi pre-composti per l’invio tramite mail,fax o
SMS delle normali comunicazioni di routine durante il normale flusso di
svolgimento dei diversi lavori.
L’attivazione degli allarmi permette anche il controllo in tempo reale tramite
monitor dedicato di tutte quelle pratiche che risultano allarmate, richiamando
così l’attenzione del personale dell’impresa su quelle pratiche che evidenziano
problematicità e permettendo di attivarsi rapidamente per risolverle.
Oltre a gestire la comunicazione Omega permette anche l’iterazione attiva con
i fornitori o i diversi reparti dell’azienda mettendo a disposizione un’interfaccia
dedicata a queste tipologie di utenti per avere a disposizione i dati della pratica
che li riguarda e segnalare la conclusione della loro parte di lavoro, avendo così
in tempo reale lo stato di avanzamento della pratica. Questo permette
all’impresario di agire tempestivamente per risolvere possibili criticità.
E’ anche possibile condividere documenti allegati alle singole pratiche,
suddividerli per tipologia e garantirne la visibilità solo alla categorie di utenza
desiderate.
Omega, inoltre, risulta ideale anche per la compilazione dei vari documenti che
i diversi comuni richiedono per espletare i lavori che l’impresa deve portare a
termine, o per la compilazione della modulistica necessaria internamente
all’azienda per espletare i diversi compiti.
Omega grazie alla sua architettura web-based, quindi fruibile anche da remoto
via Internet, risulta di grande aiuto anche a quelle imprese dotate di più
agenzie o negozi permettendone il facile utilizzo senza dover installare nulla sui
diversi pc. Risulta inoltre prezioso anche direttamente sul campo, dove
l’impresario può sempre avere a disposizione i dati di tutte le pratiche
consultandoli da un qualsiasi smartphone.
Omega facilita anche la condivisione degli appuntamenti per quegli eventi tipo
funerali, tumulazioni, cremazioni o esumazioni, per cui è necessario tenerne
traccia sul calendario: questo avviene grazie all’integrazione di Omega con le
funzionalità di Google Calendar rendendo facile la consultazione sia in azienda
che da remoto di calendari condivisi o personali.
Le funzionalità di OMEGA
Lista Pratiche: è la prima funzionalità a cui si accede entrando
nell’applicazione dopo il login. Da qui è possibile avere la lista delle pratiche
inserite a partire dalla più recente . Sulla lista vengono riportati i dati
identificativi della pratica (numero, data, tipologia e il venditore di riferimento),
della salma (cognome e data di morte), del cliente (nominativo e numero di
telefono) e dei dati relativi allo stato della pratica per avere già una prima
visione sull’avanzamento (consegnato, certificato di morte pronto, pagamento
avvenuto).
Dalla lista è possibile fare ricerche per poter reperire più velocemente le
pratiche senza avere la necessità di scorrere l’intera lista.
Cliccando sulla riga della pratica interessata sia accede ad una seconda riga
con l’elenco delle funzionalità associate riportate qui di seguito.
Modifica pratica: da qui si accede all’insieme completo delle informazioni
dell’intera pratica a seconda della tipologia (funerale, esumazione,
riproduzioni fotografiche, riparazioni, etc…). La videata è la stessa
della funzione Aggiungi Pratica ma con i dati ovviamente compilati.
Stampa Documenti: è possibile stampare i documenti o moduli per la
pratica. I documenti vengono compilati con i dati presenti sulle
pratiche. Le singole stampe possono essere utilizzate in 4 differenti
modalità:
1) Stampa: viene generato un file PDF che può essere mandato in
stampa.
2) Fax: viene generato un file PDF che poi può essere trasmesso via
fax scegliendo il destinatario tra i possibili destinatari della pratica.
3) Mail: viene generato un file PDF che poi può essere spedito via
email scegliendo l’indirizzo tra i possibili destinatari della pratica.
4) Modificabile: viene generato un file in formato Open Office che può
essere successivamente modificato.
Possono essere anche selezionate più stampe contemporaneamente
per creare un unico documento.
Tasche: da questa funzionalità si ha la possibilità di caricare gli eventuali
documenti da allegare alla pratica (foto , documenti di identità,
progetti di lavorazione, etc..) e smistarli nella relativa “tasca” di
pertinenza. La tasca non è null’altro che un raggruppamento specifico
di documenti su cui si possono anche determinare i permessi di
accesso alle diverse tipologia di utenza (ad esempio una tasca Foto
potrebbe essere accessibile al fotografo ma non al fiorista, o la tasca
Progetti accessibile al marmista ma non al fornitore di bare).
Le tasche vengono definite nella gestione delle tabelle alla voce Tasche.
Azioni: da questa funzionalità è possibile mandare delle comunicazioni
via email e/o SMS ai diversi soggetti interessati alla tipologia di
pratica con i dati di loro pertinenza. Nel caso di un funerale i messaggi
sono suddivisi anche in base alle diversi fasi dell’evento (processo
verbale, pre funerale, funerale, tumulazione) e in base ai soggetti
interessati in quella fase. Da questa pagina è anche possibile vedere
lo stato dei messaggi (se non inviato, inviato o confermato) grazie a
colorazioni differenti.
Comunicazioni inviate: permette di consultare l’insieme di tutte le
comunicazioni inviate tramite la funzione Azioni, la conferma del
funerale o partite dai singoli allarmi o promemoria relativi alla pratica.
In questo modo si ha un rapido riepilogo di quella che è stata la
comunicazione completa relativa alla pratica.
Aggiungi Pratica: è ovviamente la funzionalità principale dall’applicazione. Da
qui vengono inseriti i dati necessari all’espletamento della specifica tipologia di
pratica. Vengono chiesti ovviamente i dati anagrafici del dolente con i relativi
recapiti telefonici e di email per eventualmente inviare comunicazioni, i dati
della salma e i dati particolari per la tipologia di pratica: ad esempio per il
funerale verranno chiesti i dati relativi a quando e dove è avvenuto il decesso,
se la salma si trova in una struttura o al domicilio, la parrocchia, l’eventuale
crematorio se si tratta di cremazione e il cimitero di destinazione, le date
dell’evento (chiusura feretro, funerale, cremazione, tumulazione), i dati relativi
al feretro, i fiori, il lavoro cimiteriale del marmista, la musica , i lavori
fotografici e l’eventuale utilizzo di automobili per l’accompagnamento.
Monitor: tramite questa funzionalità è possibile avere la lista delle pratiche
allarmate in tempo reale. E’ una lista che riportati i dati essenziali della pratica
in modo da rendere possibile il veloce reperimento da parte del personale
dell’impresa della pratica che denota in problema e intervenire per risolvere la
criticità. E’ consigliabile utilizzare un monitor dedicato per la visualizzazione di
tale lista in modo da avere perennemente sott’occhio la situazione delle
pratiche. E’ anche un promemoria visivo delle pratiche ancora aperte di cui ci
deve occupare.
Agenda: da questa voce si accede all’agenda di Google Calendar associata
all’utente. Su tale calendario vengono riportati gli appuntamenti derivanti dai
funerali, processi verbali, tumulazioni ed esumazioni .
Statistiche Pratiche: da questa funzionalità si accede ad un pannello
riepilogativo che mostrerà l’andamento delle singole tipologie di pratiche nel
corso degli anni e dei mesi sia in termini di quantità che di valori di
fatturazione.
Controllo Fatturazione Fornitore: da questa funzionalità è possibile
ottenere la lista dei servizi e o prodotti forniti da strutture esterne per un
determinato periodo e spuntarne la corretta fatturazione in modo da sapere se
una determinata voce è già stata fatturata in precedenza.
Studi di settore: da questa funzionalità si ottiene il riepilogo dei dati suddivisi
per le diverse voci degli studi di settore
Giornale degli affari: da questa funzionalità è possibile stampare sia i moduli
dei fogli da portare alla vidimazione, sia i relativi dati per compilare il giornale
in base alle pratiche inserite.
Nel menù relativo alla gestione delle Tabelle possiamo trovare le seguenti
funzionalità:
Promemoria e Allarmi: questa funzionalità è basilare per il migliore e
corretto funzionamento del motore degli allarmi e dei promemoria. Tale motore
è una parte dell’applicazione totalmente invisibile all’utente, ma che si prende
in carico il compito di inviare gli avvisi di promemoria e di allarme ai diversi
utenti. Si definiscono i promemoria e gli allarmi specificando le condizioni per
cui devono scattare (es. se è pronto entro una certa data il certificato di morte,
oppure se è stata consegnata o meno un’autorizzazione , se mancano dei dati
del dolente o della salma,etc…), a quale tipologia di pratica e eventuale tipo di
sepoltura deve essere associata, entro quale periodo di tempo deve scattare in
base a quale data di riferimento (dalla date di morte, funerale, cremazione,
chiusura della pratica, etc…), che tipo di messaggio inviare (mail, SMS, Fax) e
qual è il testo da inviare e a quale destinatario (venditore, amministratore,
cliente, etc..). L’avverarsi di una condizione di allarme non solo invia la
comunicazione di avviso, ma marca anche la pratica come allarmata in modo
che venga visualizzata sul monitor delle pratiche allarmate fino a quando tale
condizione non risulti di nuovo falsa in quanto si è intrapreso un’azione per
risolvere il problema. Il motore degli allarmi è in continuo funzionamento
anche quando l’applicazione è chiusa e non utilizzata da nessun utente.
Tasche: da questa voce si possono definire le “tasche” di destinazione degli
eventuali documenti o immagini da allagare alle pratiche. La tasca non è
nient’altro che uno spazio logico (una sorta di cassetto) in cui depositare dei
files da mettere a corredo della pratica. Ognuno di questi spazi può essere reso
visibile e disponibile a determinate tipologie di fornitori e/o reparti
(marmista,fiorista,musicista, fornitore del feretro, etc….), tali utenti possono
consultare il contenuto di tali tasche direttamente dall’interfaccia a loro
dedicata.
Parrocchie: è praticamente il database delle parrocchie da cui attingere
quando si va definire nei funerali in quale parrocchia si svolgerà la cerimonia.
Per ogni parrocchia viene definito chi è parroco, l’indirizzo, la mail, il numero di
telefono e fax della parrocchia e l’eventuale cellulare del parroco. Tramite
questi dati è possibile inviare le comunicazioni di conferma della data della
cerimonia.
Fornitori: in questa tabella vengono specificati i fornitori e di quale tipologia
fanno parte (marmisti, fornitori di feretri, fioristi, infermieri, musicisti, etc…).
Oltre ai dati relativi all’indirizzo, email , telefono e cellulare si ha anche la
possibilità di associare un utente di ingresso dell’applicazione al fornitore in
modo che abbia accesso all’applicazione per consultare i dati delle pratiche in
cui è coinvolto, segnarne l’avvenuta consegna del lavoro e consultare i
documenti delle tasche di sua pertinenza.
Stampe: da questa funzionalità è possibile definire le stampe che possono
essere utilizzate per ogni tipologia di pratica, di eventuale tipologia di sepoltura
e per quale negozio. Tramite questa funzione viene anche caricato il modello
della stampa con i relativi marcatori di testo da sostituire con i dati delle
pratiche. Il modello viene creato dal personale dell’agenzia semplicemente
usando il programma di gestione testi di Open Office o Libre Office (programmi
open source gratuiti), in questo modo l’impresa è totalmente autonoma nel
generarsi i documenti a lei necessari.
Voci Fatturazione: da qui possibile definire quali sono le voci dei servizi/costi
fatturabili per tipologia di pratica e se a tale servizio/costo deve essere
associata una quantità. Oltre al prezzo in euro del servizio/costo deve essere
specificato anche la relativa aliquota iva.
Iva: è la tabella in cui vengono definite le aliquote iva da applicare alle voci di
fatturazione.
Utenti: da questa voce è possibile definire gli utenti che hanno accesso
all’applicazione. Gli utenti hanno diversi profili (amministratore, utente
base,contabile o fornitore) in modo permettere accessi più o meno ristretti alle
funzionalità dell’applicazione (ad esempio un utente base non può cancellare
una pratica o accedere alla voce di fatturazione)