IVA – Fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione

n° 16 del 18 aprile 2014
circolare n° 307 del 16 aprile 2014
referente BARCELLA/mr
IVA – Fatturazione elettronica
verso la pubblica amministrazione
Il Dipartimento delle Finanze di concerto con il Dipartimento della Funzione pubblica ha
diramato una circolare esplicativa (n. 1/2014) contenente le prime indicazioni per adempire
in modo puntuale e corretto all’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica
Amministrazione (al proposito si veda la nota allegata).
Ricordiamo al proposito che a partire dal 6 giugno 2014, la Presidenza del Consiglio, i
Ministeri, le Agenzie fiscali, gli Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza sociale,
l’Avvocatura dello Stato e gli istituti di istruzione statale di ogni ordine e grado, non
potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in formato cartaceo dai propri
fornitori/prestatori IVA. L’obbligo non riguarda i fornitori esteri e le fatture emesse dagli
intermediari per il compenso della trasmissione telematica dei modelli F24 e delle
dichiarazioni fiscali.
Pertanto da tale data tutti gli operatori economici (imprese e lavoratori autonomi) che
forniscono beni o servizi agli enti sopracitati dovranno obbligatoriamente trasmettere le
fatture esclusivamente in formato elettronico tramite il Sistema di interscambio (SdI), gestito
dall’Agenzia delle Entrate, per il tramite della Sogei.
La stessa disposizione si applicherà, dal 6 giugno 2015, alle restanti Amministrazioni
centrali, mentre la decorrenza dell’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti delle
Pubbliche Amministrazione locali dovrà essere stabilita da un apposito decreto di prossima
emanazione.
Decorsi tre mesi dalle date da cui decorre l’obbligo di fatturazione elettronica, le PA non
potranno più procedere al pagamento, neppure parziale dell’operazione oggetto di
fatturazione, fino a quando non si verificherà l’invio della relativa fattura elettronica.
La circolare esplicativa oltre a fornire le indicazioni necessarie per il corretto adempimento
dell’obbligo di fatturazione elettronica risponde ai numerosi quesiti posti sia dalle Pubbliche
Amministrazioni, sia dai fornitori di queste ultime.
TERMINE PER IL CARICAMENTO DELLE ANAGRAFICHE NELL’INDICE DELLE PA (IPA)
Le PA sono obbligate ad inserire l’anagrafica dei propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche
nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). L’IPA a sua volta provvede ad assegnare un codice univoco
a ciascuno degli uffici e a renderlo pubblico tramite il proprio sito (www. fatturapa.gov.it).
Il codice univoco identificativo dell’ente pubblico (cosiddetto “Codice Ufficio”) destinatario di fatturazione, deve
essere riportato obbligatoriamente nel tracciato della fattura elettronica. Tale indicazione è un elemento
essenziale per la trasmissione della fattura elettronica, in quanto in sua assenza quest’ultima viene rifiutata
dal Sistema di Interscambio.
La circolare precisa che ciascuna PA interessata, oltre a comunicare ai propri fornitori il codice identificativo
dei propri uffici destinatari della fatturazione elettronica, tre mesi prima della decorrenza dell’obbligo di
fatturazione elettronica è obbligata a completare il caricamento dell’anagrafica dei propri uffici nell’Indice delle
Pubbliche Amministrazioni (IPA).
Pertanto, gli enti della PA (Ministeri, Agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale,
Avvocatura dello Stato, istituti di istruzione statale di ogni ordine e grado), nei confronti dei quali l’obbligo di
fattura elettronica decorre dal 6 giugno 2014, dovevano provvedere ad inserire i codici identificativi dei propri
uffici destinatari della fattura elettronica entro il 6 marzo scorso. Per le restanti PA (tranne quelle locali)
l’obbligo dovrà essere adempito entro il 6 marzo 2015.
EMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA
La circolare in primo luogo ribadisce che la fattura si considera trasmessa per via elettronica e ricevuta dalla
Pubblica Amministrazione destinataria della stessa, solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna
rilasciata dal Sistema di interscambio.
La ricevuta di consegna, che viene rilasciata in un momento sicuramente successivo rispetto a quello in cui la
fattura è acquisita nella disponibilità della Pubblica Amministrazione, è sufficiente a provare sia l’emissione
della fattura elettronica da parte del fornitore che il ricevimento della stessa da parte della Pubblica
Amministrazione committente.
La fattura elettronica viene trasmessa alla PA destinataria attraverso il Sistema di interscambio (SdI) che
funge da tramite. All’atto della ricezione della fattura elettronica è il Sistema di interscambio che provvede ad
inoltrare la fattura elettronica al competente ufficio identificato tramite il codice univoco riportato in fattura.
Se l’inoltro della fattura ha avuto esito positivo, il Sistema di interscambio rilascia al soggetto che ha emesso
la fattura elettronica una ricevuta di consegna, in caso contrario, una notifica di mancata consegna che attesta
l’esito negativo della stessa.
La Circolare chiarisce che la fattura elettronica può considerarsi “emessa”, ai sensi della normativa fiscale
(art.21 comma 1 del D.P.R. n. 633/72) anche nel caso in cui il Sistema di interscambio notifichi all’emittente
un messaggio di mancata consegna del documento. Infatti la notifica di mancata consegna è sufficiente a
provare la ricezione della fattura elettronica da parte del Sistema di interscambio e conseguentemente anche
l’avvenuta trasmissione della stessa da parte del soggetto emittente.
DIVIETO DI PAGAMENTO IN ASSENZA D FATTURA ELETTRONICA
Trascorsi tre mesi dalle date da cui decorre l’obbligo di fatturazione elettronica, le PA interessate non possono
procedere al pagamento, neppure parziale dell’operazione oggetto di fatturazione, fino a quando non si
verifica l’invio della fattura in formato elettronico per il tramite del Sistema di interscambio.
Poiché vi era il dubbio se tale divieto si estendesse anche alle fatture emesse in formato cartaceo
anteriormente alla data di decorrenza dell’obbligo di fatturazione elettronica, la circolare chiarisce che tali
fatture, devono comunque essere accettate e pagate dalla PA, destinatarie anche nell’ipotesi in cui ciò
avvenga nel periodo transitorio dei tre mesi successivi alla data di decorrenza fissata dalla norma.
In pratica l’obbligo di fatturazione elettronica precede di 3 mesi la corrispondente decorrenza di divieto di
accettazione e pagamento di fatture in forma cartacea. Si tratta di una sorta di periodo di transizione durante il
quale le PA interessate possono ancora accettare e pagare fatture cartacee emesse entro il termine di
decorrenza dell’obbligo di fatturazione elettronica, mentre i fornitori a partire da tale termine non possono più
emettere fattura in formato cartaceo.
IMPOSSIBILITÀ DI RECAPITO DELLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PA DESTINATARIA
La circolare chiarisce quali procedure sono state realizzate per evitare che l’impossibilità di recapito della
fattura diventi un ostacolo alla conclusione del processo che conduce al pagamento della fattura.
In particolare l’impossibilità di recapito della fattura può essere determinato da una o più delle seguenti
circostanze:
ƒ anomalie di funzionamento dei canali di ricezione delle fatture;
ƒ ritardo nel caricamento dei codici identificativi dell’amministrazione sull’indice PA;
ƒ errori o ritardi di comunicazione ai fornitori dei codici ufficio da utilizzare per la trasmissione delle fattura.
Il fornitore che non riuscisse a individuare il codice ufficio da inserire nella fattura elettronica, al fine di
permetterne il corretto inoltro alla Pubblica Amministrazione destinataria, può inviare comunque la fattura al
Sistema di interscambio indicando nella stessa un codice di default desunto dalle specifiche tecniche.
Successivamente, il Sistema di Interscambio verifica sulla base dei dati fiscali indicati in fattura, se esiste in
IPA un Ufficio di fatturazione elettronica deputato al ricevimento della fattura elettronica.
In caso positivo, il SdI respinge la fattura inviando al mittente una notifica di scarto, nella quale viene
segnalato nel contempo il codice ufficio identificato corretto da indicare nella fattura.
Nel caso in cui invece il SdI non sia in grado di identificare nessun Ufficio, viene rilasciata al fornitore una
“Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito” consistente in un documento
informatico firmato elettronicamente, che contiene la fattura ricevuta dal SdI.
Tale attestazione permette di dimostrare che la fattura è pervenuta al SdI nel rispetto delle regole tecniche di
trasmissione ma che non è stato possibile recapitarla all’amministrazione committente per cause non
imputabili al fornitore.
Il fornitore potrà inviare o mettere a disposizione della PA committente questa attestazione utilizzando un
servizio di posta elettronica o altro canale telematico o tramite portali telematici che consentono a quest’ultima
di effettuare il download dell’attestato e della fattura elettronica nello stesso inclusa. La PA, in virtù
dell’attestazione ricevuta, potrà processare la fattura in essa contenuta e procedere così al relativo
pagamento.
Analoga attestazione viene rilasciata ai mittenti di fatture che il SdI non riuscisse a inoltrare per guasti di
natura tecnica.
In tale caso il Sdi, dopo aver trasmesso al fornitore la notifica di mancata consegna, contatta il referente del
servizio di fatturazione elettronica dell’Amministrazione destinataria affinché provveda tempestivamente a
risolvere il problema e, a problema risolto, procede con l’invio della fattura. Qualora invece decorsi 10 giorni
dalla data di trasmissione della notifica di mancata consegna il SdI non riesca a recapitare la fattura
elettronica al destinatario, il medesimo invia al soggetto trasmittente “Attestazione di avvenuta trasmissione
della fattura al SdI con impossibilità di recapito” .
Anche in questo caso tale attestazione permette al mittente di dimostrare che la fattura è pervenuta al SdI nel
rispetto delle regole tecniche di trasmissione ma che non è stato possibile recapitarla all’amministrazione
destinataria per cause non imputabili al fornitore.
Cordiali saluti.
IL DIRETTORE
Dott. Ernesto Cabrini