SUPPORTO TECNICO

SUPPORTO TECNICO
AI PRODOTTI:
PROCEDURA INTEGRATA GESTIONE CONDOMINIO
RENT MANAGER
SERVIZIO DI ASSISTENZA CLIENTI
GESTIONE INTEGRATA CONVOCAZIONI E VERBALI
Il pacchetto PIGC prevede una sofisticata gestione convocazioni e verbali che permette di automatizzare
totalmente la gestione delle convocazioni.
La gestione integrata convocazioni e verbali si interfaccia con Microsoft Office o OpenOffice garantendo
così stampe molto professionali ed un ambiente di wordprocessing familiare.
L’automazione della gestione convocazioni è totale, prevediamo infatti:
1) la possibilità di creare dei modelli di convocazione e verbali totalmente personalizzabili dall’utente a
seconda delle esigenze;
2) la gestione delle presenze assembleari con la stampa dei partecipanti all’assemblea e la
registrazione presenze che può avvenire manualmente, con codice a barre o con codifica
numerica. Il programma vi avvisa in tempo reale dei soggetti presenti e dei valori millesimali per la
validità dell’assemblea;
3) la gestione delle delibere che permette di inserire i punti all’ordine del giorno specificando la tabella
da utilizzare e la percentuale di favorevoli necessaria per l’approvazione della delibera.
4) La gestione delle delibere si collega automaticamente con lo scadenzario interventi, quindi se la
delibera prevede l’esecuzione di lavori, potete immediatamente collegarla allo scadenzario con un
semplice click di mouse;
5) La gestione delle votazioni delle delibere con la possibilità di stampare un tabulato per le votazioni
oppure schede singole. La registrazione delle votazioni può avvenire manualmente, con
codice a barre o con codifica numerica. Il programma Vi avvisa in tempo reale se la delibera è
approvata o meno in base al .
6) La stampa della distinta consegna convocazioni e verbali
7) La distinta di spedizione raccomandate con filtri di stampa per condomini,inquilini, comproprietari,
usufruttuari, soggetti residenti o meno nel condominio, soggetti presenti o assenti in assemblea.
CREAZIONE DI UNA NUOVA CONVOCAZIONE
Per creare una nuova convocazione dobbiamo
semplicemente cliccare sull’icona … della barre dei bottoni
o
chiamare
Utilità/Modulistica
giuridico
amministrativa/Gestione integrata convocazioni e verbali.
Selezioniamo il condominio,
ci apparirà quindi una finestra che riporta l’elenco delle
convocazioni effettuate per quel condominio.
Per creare una nuova convocazione clicchiamo sulla riga
vuota che inizia con “..”.
Da questa schermata, cliccando sul pulsante “Elimina”,
possiamo cancellare convocazioni già inserite oppure
cliccando sulla sezione “Modelli” possiamo personalizzare i
modelli da utilizzare per la redezione della convocazione e del verbale.
Quando creiamo una nuova convocazione ci verrà richiesto di specificare la denominazione (per esempio
ORDINARIA) ed alcuni dati (data ed ora, luogo ecc.). Il campo “Note” è a disposizione dell’utente per
eventuali annotazioni e non verrà riportato sulla convocazione.
Nella sezione “Unità immobiliari
da convocare”, selezioniamo i
soggetti da convocare. Una
volta selezionati i soggetti non
sarà necessario riselezionarli in
futuro per le stampe relative a
questa
convocazione
(partecipanti
assemblea,
distinte di spedizione, distinte di
votazioni ecc.)
Terminato
l’inserimento
ci
apparirà
la
schermata
sottostante che riporta i dati
della convocazione e nella parte
destra:
1) La
sezione
“Punti
all’ordine del giorno” per
inserire le delibere.
2) La sezione “Gestione
presente” per l’inserimento delle presenze.
3) La sezione “Gestione votazioni” per l’inserimento delle votazioni dei singoli punti all’ordine del
giorno.
4) La sezione stampe per tutte le stampe correlate.
Nel caso in cui invece di inserire una nuova convocazione ne avessimo richiamata una già inserita, questa
schermata ci sarebbe apparsa immediatamente.
PREPARAZIONE DELLA CONVOCAZIONE E SPEDIZIONE O CONSEGNA
Per creare la convocazione e spedirla, procediamo nel seguente modo:
1) Inseriamo i punti all’ordine del giorno specificando eventualmente anche il quorum richiesto per
l’approvazione. Specifichiamo inoltre nella
sezione “Gestione votazioni” la tabella
millesimale che sarà richiesta per la votazione
di ciascun punto all’ordine del giorno.
2) Clicchiamo quindi sul pulsante “Crea/Vedi la
convocazione”; verrà creato (se non già
presente) il documento contenente la
convocazione di assemblea redatto sulla base
del modello di convocazione presente.
I campi contenuti tra le parentesi quadre
verranno sostituiti in fase di stampa con i dati
specificati per l’assemblea, si consiglia quindi
di
non
modificarli
ma
di
cambiare
semplicemente il corpo della convocazione.
I punti all’ordine del giorno non devono essere
inseriti manualmente, sarà il programma che in
automatico li inserirà in fase di stampa nella
casella “[PuntiOrdineDelGiorno]”.
3) Modificata la convocazione, la salviamo cliccando su “File/Salva” e chiudiamo Word.
4) Clicchiamo sul pulsante “Stampa convocazione”; ci
apparirà questa schermata. A questo punto se
preferiamo stampare una sola copia non intestata da
fotocopiare selezioniamo “Stampa una copia
generica”, se vogliamo invece stampare la
convocazione già preintestata per tutti i soggetti
convocati clicchiamo su “Stampa intestata di tutte le
copie”.
La stampa apparirà in anteprima su Word (o sul word
processor impostato nel programma).
Per stampare la distinta di spedizione delle
raccomandate o la distinta consegna a mano cliccate
sulla sezione “Stampe” e selezionate la stampa
corrispondente.
APERTURA DELL’ASSEMBLEA E REGISTRAZIONE
PRESENZE
Il giorno dell’assemblea dobbiamo stampare anzitutto i
partecipanti assemblea (cliccate sulla sezione Stampe).
Questa stampa prevede i campi per la firma del presente
e delegato e prevede anche un codice a barre per la
registrazione rapida della presenza. Se non possedete un
lettore di codici a barre potete anche attivare in alternativa
la codifica numerica (Utilità/Configurazione/Codice a
barre. Se le delibere da votare riguardano solo i
proprietari allora verranno riportati nella stampa dei
partecipanti assemblea solo i proprietari altrimenti
proprietari ed inquilini se ci sono delibere che richiedono il voto del soggetto residente nell’appartamento.
Inseriamo i nomi del presidente e segretario tra i dati dell’assemblea.
Clicchiamo quindi sulla sezione “Gestione presenze” ed inseriamo quindi le presenze. Per farlo possiamo:
- fare un doppio click sul soggetto che risulta presente come riportato dal tabulato partecipanti
assemblea stampato in precedente
- oppure cliccare sulla casella “Registrazione presenze tramite codice a barre” e passare il lettore sul
codice del soggetto presente o delegato riportato sul tabulato dei partecipanti assemblea.
Nel riquadro in alto nella sezione apparirà in tempo reale la situazione delle presenze e validità assemblea
dopo ogni inserimento ed in funzione della tabella millesimale selezionata.
VOTAZIONE PUNTI ALL’ORDINE DEL GIORNO
Iniziamo la votazione dei punti all’ordine del giorno. A
seconda delle circostanze, questo può avvenire:
- per alzata di mano
- utilizzando un tabulato di votazioni generale
stampabile dalla sezione “Stampe” e relativo alla
delibera in questione;
- utilizzando una scheda votazioni stampabile dalla
sezione “Stampe” e relativa alla delibera in
questione.
La registrazione della votazione può essere effettuata
manualmente facendo un doppio click sul soggetto oppure
automaticamente con il codice a barre cliccando nella
casella “Registrazione votazioni tramite codice a barre” e
passando il lettore sul bar code stampato sul tabulato o
sulla scheda votazioni.
Nella parte superiore della sezione “Gestione votazioni”
viene riportato in tempo reale la situazione delle votazioni e
se il punto è approvato o meno. L’approvazione della delibera viene fatta in base al quorum specificato per
il punto in questione nella sezione “Punti all’ordine del giorno”.
Se il punto approvato riguarda dei lavori o interventi si consiglia di cliccare sul pulsante “Scadenzario” in
modo da collegarlo immediatamente allo scadenzario interventi.
TERMINE ASSEMBLEA, REDAZIONE E SPEDIZIONE VERBALE
Terminata l’assemblea, inseriamo l’ora di
chiusura tra i dati della convocazione.
Clicchiamo quindi su “Crea/Vedi il verbale”
per redarre il verbale.
Il documento contenente il verbale verrà
redatto in base al modello di documento
previsto,
fate le eventuali modifiche necessarie
(ricordate che i punti all’ordine del giorno,
le presenze, le votazioni delle delibere
verranno inserite automaticamente dal
programma in fase di stampa e quindi non
devono essere inseriti a mano) .
Salvate il verbale e chiudete Word.
Per stampare il verbale cliccate quindi su
“Stampa verbale”.
CAMPI DEL MAIL MERGE
Sono elencati qui i campi che verranno sostituiti con i dati della convocazione e del verbale in fase
di stampa. Questi campi sono spostabili a piacimento dell’utente nel modello di
convocazione/verbale.
[NomeCondominio]
[IndirizzoCondominio]
[CodiceFiscaleCondominio]
[NomeStudio]
[IndirizzoStudio]
[RecapitiStudio]
Il nome del condominio
L’indirizzo del condominio
Il codice fiscale del condominio
Il nome dello studio di amministrazione
L’indirizzo dello studio di amministrazione
I recapiti dello studio di amministrazionb
[OraPrima]
[OraSeconda]
[GiornoPrima]
[GiornoSeconda]
[LocalitaPrima]
[LocalitaSeconda]
[Amministratore]
[TipoDiConvocazione]
[Presidente]
[Segretario]
[OraFineAssemblea]
[TotaleUnita]
[ElencoDeiPresenti]
[StatistichePresenze]
L’ora della prima convocazione
L’ora della seconda convocazione
Il giorno della prima convocazione
Il giorno della seconda convocazione
Il luogo di svolgimento della prima convocazione
Il luogo di svolgimento della seconda convocazione
Il nome dell’amministratore
Il tipo di convocazione (ordinaria/straordinaria)
Il nome del presidente
Il nome del segretario
L’ora alla quale si è conclusa la convocazione
Il totale dei proprietari convocati
La lista dei presenti, dei delegati e le quote millesimali
Il totale presenti e il totale convocati e i quorum richiesti per ciascun punto
all’O.d.g.
Il totale presenti e il totale convocati
Elenco dei risultati delle votazioni dei punti all’O.d.g.
Elenco dei risultati delle votazioni dei punti all’O.d.g. con il dettaglio del voto per
ciascuna unità immobiliare
Elenco dei risultati delle votazioni del punto all’ordine del giorno numero “x”
Elenco dei punti all’ordine del giorno
Riporta il punto all’ordine del giorno numero “x”
Il titolo del soggetto al quale spedire la convocazione/verbale
Il nome del soggetto al quale spedire la convocazione/verbale
L’indirizzo del soggetto al quale spedire la convocazione/verbale
Il CAP e la città del soggetto al quale spedire la convocazione/verbale
Il valore millesimale del soggetto al quale spedire la convocazione/verbale (da
riportare sulla delega)
L’indirizzo di reperibilità del soggetto al quale spedire la convocazione/verbale
Scala ed interno (generalmente si inserisce questo campo sulla delega)
Codice a barre per lettura presenza del soggetto convocato
Codice a barre per lettura presenza del delegato del soggetto convoca zio
[StatistichePresenzeSintetica]
[RisultatoVotazioni]
[RisultatoVotazioniAnalitico]
[RisultatoVotazionix]
[PuntiOrdineDelGiorno]
[PuntoNumerox]
[TitoloDestinarario]
[NomeDestinarario]
[ViaDestinatario]
[CAPeCittaDestinatario]
[QuotaMillesimi]
*
*
[ReperibilePresso]
[ScalaInterno]
[PresentePersonalmente]
[PresentePerDelega]
(*) Questi campi debbono essere inseriti con carattere di dimensione 20 e font Code39Extended (Suggeriamo di
aggiungere i campi utilizzando un carattere leggibile, tipo “Arial” per esempio e poi selezionarli e cambiare il font in
Code39Extended; attenzione a cancellare lo spazio dopo la scritta che viene automaticamente aggiunto da Word).
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