fase 1: istruzioni per esportare gli alunni dal sidi

FASE 1:
ISTRUZIONI PER ESPORTARE GLI ALUNNI DAL SIDI
1) Sul desktop del proprio computer, creare una nuova cartella chiamata “alunni-nomeistitutosidi-xls”, dove, al posto di “nomeistituto”, si deve scrivere il nome dell'Istituto scolastico
(ad es., per l'Istituto Comprensivo Garibaldi, bisogna scrivere “alunni-garibaldi-sidi-xls).
2) All'interno della cartella generale dell'Istituto, creare tante sottocartelle quante sono le
Scuole presenti nell'Istituto stesso, ognuna delle quali sarà da denominare “alunnigradoscuola-nomescuola-sidi-xls”
(ad es. alunni-primaria-mazzini-sidi-xls, alunni-
primaria-cavour-sidi-xls, alunni-media-alighieri-sidi-xls, alunni-liceoclassico-quintoenniosidi-xls)
3) Aprire il portale SIDI ed inserire le proprie credenziali. L'esportazione verrà fatta per scuola
(ad es., infanzia, primaria 1, primaria 2, secondaria di primo grado, ecc.) e, quindi, per
classe.
4) Selezionare, dalla colonna sinistra, “Alunni” e poi, sempre sullo stesso menu, cliccare
“Gestione Alunni”
5) Scegliere la scuola dall'elenco (infanzia, primaria ecc.) e premere “Conferma”.
Immagine 1
6) In caso di più Scuole di diverso grado, sarà possibile scegliere con quale tipologia di scuola
si desidera operare. Selezionare e premere “Conferma”.
7) In caso di più scuole di pari grado (diverse scuole primarie, ad esempio), scegliere quella i
cui alunni si desidera esportare. Controllare sempre che l' “Anno Scolastico” indicato sia
quello corretto. Alla fine premere “Conferma”.
8) A volte può essere necessario aprire il menu Anagrafe Nazionale …
9) Selezionare poi “Gestione Dati Alunno”
10) Da “Stato Alunno” selezionare: Frequentante
11) Scegliere “Anno di corso” e “Sezione” della classe che si desidera esportare.
Eventualmente, se si hanno più sedi, selezionare anche quella. Cliccare su “Ricerca”, in
basso.
12) Se compare la scritta “per i criteri di ricerca impostati non esistono dati in archivio”, vuol
dire che alla classe selezionata non sono stati associati alunni. Proseguire con la classe
successiva.
13) Alla fine della pagina che comparirà, contenente l'elenco degli alunni di quella classe,
cliccare su “Stampa elenco in EXCEL” (scritta in blu, collocata sopra ai pulsanti
“Indietro”, “Visualizza”, “Inserisci”, ecc.)
14) Alla domanda: aprire o salvare il file?, cliccare su “Salva” e salvare l'elenco appena
esportato all'interno della cartella creata sul desktop, precisamente nella sottocartella riferita
alla scuola in questione (“alunni-nomeistituto-sidi-xls” → “alunni-gradoscuolanomescuola-sidi-xls”)
15) Cambiare il nome del file da “elencoalunni” al nome della classe che si sta esportando. Il
nome da dare alla classe deve essere costituito solo dall'anno di corso e dalla sezione scritta
in maiuscolo, attaccati, senza spazi, senza apici o altri caratteri (ad es., 2A e non 2^A).
16) Se compare una finestra con su scritto “Download file eseguito. Aprire ora?”, cliccare su
“Chiudi”.
17) Ricomparirà in primo piano la pagina con l'elenco degli alunni; premere “Indietro” e
ricominciare dal punto 8).
FASE 2:
PER OPEN OFFICE: ISTRUZIONI CONVERSIONE DI UN FILE DA XLS A CSV
Attenzione! Se non già fatto in precedenza bisogna scaricare ed utilizzare Openoffice Calc,
che è l’equivalente gratuito di Microsoft Excel.
Sul desktop del proprio computer, creare una nuova cartella chiamata “alunni-nomeistitutosidi”, dove, al posto di “nomeistituto”, si deve scrivere il nome dell'Istituto scolastico (ad
es., per l'Istituto Comprensivo Garibaldi, bisogna scrivere “alunni-garibaldi-sidi).
Precedentemente, al momento dell'esportazione degli elenchi degli alunni dal SIDI, è stata
creata la cartella “alunni-nomeistituto-sidi-xls”, contenente classi ed alunni. Come prima,
al posto di “nomeistituto”, si deve scrivere il nome dell'Istituto scolastico (ad es., alunnigaribaldi-sidi-xls).
All'interno della cartella “alunni-nomeistituto-sidi”, inserire come sottocartella la cartella di
cui al punto 2), “alunni-nomeistituto-sidi-xls”; inoltre, creare una seconda sottocartella, da
chiamare “alunni-nomeistituto-sidi-csv”. Come prima, al posto di “nomeistituto”, si deve
scrivere il nome dell'Istituto scolastico.
All'interno della cartella di cui al punto 3), denominata “alunni-nomeistituto-sidi-csv”,
creare tante sottocartelle quante sono le Scuole che fanno parte dell'Istituto scolastico,
ognuna delle quali sarà da denominare “alunni-gradoscuola-nomescuola-sidi-csv” (ad es.
alunni-primaria-mazzini-sidi-csv, alunni-primaria-cavour-sidi-csv, alunni-media-alighierisidi-csv, alunni-liceoclassico-quintoennio-sidi-csv).
Chiudere tutte le finestre e, aprendo le relative cartelle e sottocartelle, seguire questo
percorso: “alunni-nomeistituto-sidi” → “alunni-nomeistituto-sidi-xls” → “alunnigradoscuola-nomescuola-sidi-xls” (ad es., alunni-garibaldi-sidi → alunni-garibaldi-sidi-xls
→ alunni-primaria-mazzini-sidi-xls).
Fare doppio clic sulla prima classe di quella Scuola (ad es., 1A), per aprire il file .xls
relativo.
Probabilmente, prima di aprire il documento 1A.xls, verrà visualizzata un'altra finestra
chiamata “Importazione testo (1A.xls)”.
a) Dove c'è scritto “Importa” → “Tipo di carattere”, selezionare: UNICODE (UTF-8)
b) Dove c'è scritto “Importa” → “Lingua”, selezionare: Predefinita Italiano (Italia)
c) Dove c'è scritto “Importa” → “Dalla riga”, selezionare: 1
d) Dove c'è scritto “Opzioni di sillabazione”, selezionare “Separato” e spuntare solo
“Tabulazione” e “Virgola”. Quindi premere il tasto “OK”, in alto a destra. Tutte le altre opzioni
non devono essere selezionate.
Si aprirà quindi il file denominato 1A.xls.
Una volta aperto il file 1A.xls, premere in alto a sinistra “File” → “Salva con nome”.
Selezionare la cartella dove sarà salvato il nuovo file. Per trovare la cartella in questione
seguire il percorso: “alunni-nomeistituto-sidi” → “alunni-nomeistituto-sidi-csv” →
“alunni-gradoscuola-nomescuola-sidi-csv”.
Dove c'è scritto “Nome file”, bisogna scrivere il nome da dare al nuovo file .csv, che sarà lo
stesso del file .xls (ad es., se il file aperto è 1A.xls, il nuovo file che stiamo salvando sarà
chiamato 1A). Il nome deve essere costituito solo dall'anno di corso e dalla sezione scritta
in maiuscolo, attaccati, senza spazi, senza apici o altri caratteri (ad es., 1A e non 1^A).
Dove c'è scritto “Salva come”, bisogna selezionare “Testo CSV (.csv)”
Selezionare la casella “Estensione automatica del nome del file” e, quindi, la casella
“Modifica impostazioni filtro”. A questo punto è possibile premere il pulsante “Salva”, in
basso a destra.
Dopo aver premuto “Salva”, si aprirà, in sovrimpressione rispetto al file con l'elenco degli
alunni, una finestra con la scritta: “Questo documento può contenere contenuti o tipi di
formattazione che non possono essere salvati ecc.”. Cliccare su “Mantieni il formato
corrente”.
Si aprirà un'ulteriore finestra intitolata “Esportazione file di testo”.
a) Dove c'è scritto “Opzioni di campo” → “Tipo di carattere”, selezionare l'ultimo: Unicode (UTF8)
b) Dove c'è scritto “Opzioni di campo” → “Separatore di campo”, selezionare la virgola: ,
c) Dove c'è scritto “Opzioni di campo” → “Separatore di testo”, selezionare le virgolette: ”
d) Infine spuntare le caselle “Virgolette su tutte le celle di testo” e “Salva contenuto cella come
mostrato” e premere, in alto a destra, il pulsante “OK”
A questo punto, il file “anno di corso più sezione” (ad es. 1A) è stato salvato come .csv nella
cartella “alunni-gradoscuola-nomescuola-sidi-csv”.
Ora bisogna chiuderlo e aprire un altro file .xls dalla cartella “alunni-gradoscuolanomescuola-sidi-xls” (per es., 1B.xls) e salvare anche questo nella cartella “alunnigradoscuola-nomescuola-sidi-csv” come un file .csv (1B.csv), ricominciando il processo
dal punto 5).
Una volta terminata la conversione da file .xls in file .csv di tutte le classi della prima
cartella “alunni-gradoscuola-nomescuola-sidi-xls” (ad es., alunni-primaria-mazzini-sidixls), si può fare lo stesso procedimento per le altre Scuole dell'Istituto scolastico (ad es.,
partendo dalla cartella “alunni-primaria-cavour-sidi-xls”).
FASE 3:
ISTRUZIONI IMPORTAZIONE ALUNNI ALL'INTERNO DI “NUVOLA”
1) Per importare gli alunni all'interno del registro elettronico Nuvola è necessario disporre
degli elenchi degli alunni divisi per classe in file .csv. Se non si sa come fare, seguire le
“Istruzioni conversione da xls in csv”.
2) Prima di procedere all'importazione degli elenchi degli alunni, assicurarsi di aver
adeguatamente configurato il proprio registro elettronico (sezioni – materie – indirizzi di
studio - piani di studio – classi, queste ultime eventualmente divise in sottoclassi).
3) Aprire un browser per andare su Internet → Scrivere l'indirizzo che è stato assegnato
all'Istituto
scolastico
per
accedere
al
registro
elettronico
Nuvola
(ad
es.
“icgaribaldi.scuolaeservizi.net”) → Cliccare su “Area Amministrazione” → Scegliere la
Scuola per la quale si desidera importare gli alunni (ad es. “Primaria Mazzini”) e l'anno
scolastico → Inserire nome utente e password → Cliccare su “Entra”.
4) Selezionare il modulo “Gestione” → “Gestione Alunni” → “Gestione Alunni” → “Alunni”
→ “Importazione automatica”
5) Selezionare la Sede per la quale si vuole operare, la Classe nella quale si desidera inserire
l'elenco degli alunni che si sta per importare e la Provenienza dei Dati:
a) “SIDI P” per le Scuole Primarie
b) “SIDI SP” per le Scuole Secondarie di Primo Grado
c) “SIDI SS” per le Scuole Secondarie di Secondo Grado
6) Cliccare su “Clicca qui per caricare il file”. Si aprirà una finestra che permetterà di
scegliere il file con l'elenco degli alunni che si desidera caricare. Seguire questo percorso:
aprire la cartella “alunni-nomeistituto-sidi” → “alunni-nomeistituto-sidi-csv” → “alunnigradoscuola-nomescuola-sidi-csv” (ad es., alunni-garibaldi-sidi → alunni-garibaldi-sidicsv → alunni-media-alighieri-sidi-csv). A questo punto, fare doppio clic sulla prima classe
dell'elenco (per es., 1A.csv).
7) Attendere che il file sia completamente caricato (verrà segnalato come 100% completato).
8) Cliccare su “Importa”. Se l'importazione andrà a buon fine, apparirà un messaggio di
conferma. Se ci saranno problemi, comparirà un messaggio per segnalare l'errore.
9) Al termine dell'importazione della prima classe, si consiglia di controllare che il caricamento
sia avvenuto in modo corretto: selezionare il modulo “Gestione” → “Gestione Alunni” →
“Gestione Alunni” → “Alunni” → “Elenco alunni” → Selezionare la Sede, l'Anno di
corso e la Classe appena importata (per es., anno di corso: 1, classe: 1A) → Una volta
aperto l'elenco degli alunni, cliccare una volta sola su un alunno qualsiasi di quella classe →
Cliccare sulla scheda “Anagrafica e frequenza” → Accertarsi che i diversi campi (nome,
indirizzo, codice fiscale, ecc.) siano stati riempiti dalle informazioni corrette e non ci siano
state confusioni (per es., codice fiscale al posto dell'indirizzo di residenza).
10) Se tutto è esatto, procedere all'importazione di tutte le altre classi, ricominciando dal punto
4). Non è necessario fare il controllo di cui al punto precedente per ogni classe importata.