Servizio Unificato Protesica e Integrativa – ASST Spedali Civili

INDICAZIONI PER LA CORRETTA GESTIONE DELLE PRESCRIZIONI PROTESICHE,
REGISTRAZIONE IN ASSISTANT-RL E RELATIVA FATTURAZIONE DELLE FORNITURE
DA PARTE DELLE DITTE DI ELENCO 1 DM 332/99 CON SEDE NELL’ATS DI BRESCIA
Servizio Unificato Protesica e Integrativa – ASST Spedali Civili
Gennaio 2017
PREMESSA
Nell’ambito delle evoluzioni del sistema socio-sanitario lombardo conseguenti alla L.R. 23/2015, l’ASL di
Brescia è cessata al 31.12.2015 e dal 01.01.2016 sono state costituite:
• l’ATS (Agenzia di Tutela della Salute) di Brescia, che è subentrata nelle funzioni precedentemente
svolte dall’ASL di Brescia, salvo quelle trasferite alle ASST;
• le tre ASST (Aziende Socio Sanitarie Territoriali) - ASST degli Spedali Civili di Brescia, ASST di
Franciacorta e ASST del Garda - alle quali afferiscono anche attività erogative già proprie dell’ASL.
Per il governo dell’assistenza protesica e integrativa nell’intero territorio dell’ATS di Brescia dal 01/01/2017,
sono stati individuati:
• l’ASST Spedali Civili di Brescia quale ASST contabile alla quale sarà assegnato il budget unico 2017
• il Servizio Unificato Protesica e Integrativa (di seguito SUPI) presso l’ASST Spedali Civili di Brescia,
quale servizio unificato di governo di detta assistenza di competenza ASST, che si avvale degli Uffici
Protesica attivi nei 12 Presidi Territoriali delle 3 suddette ASST.
Riferimenti:
Denominazione
Sede
Tel.
Servizio Unificato
Brescia - Piazzale Spedali Civili
Protesica e
030 3998547
1 (Palazzina Amministrativa)
Integrativa
E-mail
[email protected]
CORRETTA GESTIONE DELLA PRESCRIZIONE SU MOD. O3 CARTACEO
Premesso che le prescrizioni di forniture protesiche sono di norma effettuate on-line dal Medico prescrittore
tramite il programma Assistant-RL, l’eventuale prescrizione su carta (es.: per non funzionamento della rete
o di Assistant-RL) sarà accettata esclusivamente se redatta da specialista inserito nell’Elenco aziendale
prescrittori e accompagnata da contestuale, specifica e circostanziata motivazione (da inoltrare per e-mail a:
[email protected]).
In questo caso il prescrittore invita l’assistito a rivolgersi anzitutto all’Ufficio Protesica competente per
residenza che provvede a inserire la prescrizione in Assistant-RL, riportarne lo specifico numero sul Mod.
O3 cartaceo e presentare all’utente l’elenco dei possibili fornitori.
Con il codice fiscale e il Mod. O3 cartaceo recante il numero di prescrizione on-line, il fornitore scelto
dall’utente accede alla prescrizione in Assistant-RL, registra l’avvenuta fornitura e trattiene il Mod. O3
cartaceo originale da recapitare alla sede legale dell'ASST Spedali Civili - Piazzale Spedali Civili, 1 - 25123
- Brescia, contestualmente all’emissione della fattura.
Il collaudo, laddove necessario, è effettuato in Assistant-RL dal prescrittore.
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COLLEGAMENTO AD ASSISTANT-RL TRAMITE BROWSER CERTIFICATO
L’unico browser certificato per il buon funzionamento di Assistant-RL è Internet Explorer nelle versioni 8, 9 o
10. L’utilizzo di un browser non certificato (per esempio Google Crome o Fire Fox o altri) può facilmente
generare anomalie nella registrazione delle erogazioni effettuate.
Si invita a verificare che sui PC utilizzati per il collegamento al sistema non siano presenti browser del tipo
non certificato che, anche non volutamente ma solo per abitudine, vengono usati anche per l'accesso ad
Assistant-RL.
CORRETTA GESTIONE DELLA PRESCRIZIONE ON-LINE
Prima di prendere in carico una prescrizione la Ditta deve verificare che il Mod. O3 stampato da AssistantRL
(oppure tradizionale sul quale l’operatore dell’Ufficio Protesica abbia indicato, dopo la registrazione in
AssistantRL, il numero di pratica):
• riporti nome, cognome, codice fiscale, Struttura di appartenenza, data e firma originale del prescrittore;
• contenga presidi in numero adeguato, appropriati e correttamente codificati, oltre alle eventuali note
necessarie alla realizzazione di una corretta fornitura.
Verificato quanto sopra, tramite il numero di pratica e il codice fiscale dell’assistito la Ditta richiama la
prescrizione, prende in carico la pratica e procede alla registrazione della fornitura.
Diversamente, la Ditta può chiedere al Medico prescrittore, tramite apposita funzione, la revisione della
prescrizione specificando sempre, nel campo “Note”, i motivi della richiesta.
La Ditta fornitrice è tenuta a chiedere la revisione anche nel caso ritenga che la prescrizione contenga alcuni
presidi (es.: aggiuntivi) in sovrannumero.
ALIQUOTA IVA APPLICABILE A MANUTENZIONI, RIPARAZIONI E SOSTITUZIONI
La nota dell’Agenzia delle Entrate di Roma di data 11.03.11 sottolinea che, ai fini dell’applicazione del corretto
regime IVA, è determinante l’intervento del tecnico (IVA 22% sull’insieme della prestazione di servizio
erogata, comprensiva di eventuale materiale) o meno (IVA 4% es.: sostituzione senza intervento del tecnico).
Si evidenzia che:
• alcuni codici ISO riguardano indistintamente la “fornitura” di manutenzione o riparazione con intervento
del tecnico e la “fornitura” di sostituzione che prevede o meno l’intervento del tecnico. Per tali codici in
AssistantRL è attualmente impostata, in modo indistinto, l’aliquota IVA del 22%;
• nella scheda Presa in carico il fornitore, se necessario, può inserire l'aliquota corretta mediante la
funzione Modifica presa in carico e, una volta effettuata la variazione, concludere selezionando Fine
presa in carico.
REGISTRAZIONE DELLA CONSEGNA DI PRESIDI PROTESICI
Al momento della fornitura la Ditta deve registrare l’avvenuta consegna sull’originale del Mod. O3 (in formato
PDF stampato da AssistantRL o modello tradizionale cartaceo), far apporre data e firma dell’assistito per
ricevuta consegna e registrare immediatamente l’erogazione in AssistantRL (in caso di blocco di
AssistantRL provvedere quanto prima possibile): non è consentito registrare erogazioni in AssistantRL
tardivamente.
OBBLIGO DI REGISTRAZIONE DI MARCA, MODELLO E CODICE REPERTORIO
In base a quanto al DL n. 46 del 24 febbraio 97 - articolo 13, come ripreso dal DM del 21 dicembre 2009
pubblicato in G.U. Serie Generale n. 17 del 22 gennaio 2010, dal 5 maggio 2010 le Pubbliche Amministrazioni
hanno l’obbligo di acquistare solo presidi sanitari di serie dotati di codice repertorio (Repertorio dei Dispositivi
Medici).
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Per questi presidi la registrazione di marca, modello e codice repertorio (assegnato dal Ministero della Salute
su richiesta del produttore) è perciò obbligatoria, ancorché i corrispondenti campi in Assistant-RL non siano
resi tali.
In particolare alle Ditte fornitrici (agli Uffici Protesica competenti, per i fornitori non collegati ad AssistantRL)
è richiesta la corretta registrazione delle forniture secondo le indicazioni per le tipologie riportate nel prospetto
seguente:
Presidio da fornire
TIPOLOGIA
Modalità registrazione
MARCA
Modalità registrazione Modalità registrazione
MODELLO
CODICE REPERTORIO
Ausilio NON su misura
Registrare la marca del Registrare il modello
prodotto
del prodotto
Registrare il codice
repertorio
Ausilio su misura
realizzato interamente dalla Ditta
fornitrice, con prodotti/componenti
NON dotati di codice repertorio
Registrare la ragione
sociale della Ditta
fornitrice
Lasciare il campo bianco
Ausilio su misura
realizzato dalla Ditta fornitrice,
con prodotti/componenti
dotati di codice repertorio
Registrare la marca del
Registrare la dicitura
prodotto di partenza
SU MISURA
identificabile
Registrare la dicitura
SU MISURA
Registrare il codice
repertorio
Si precisa che per ciascun prodotto commerciale di protesica, la Ditta fornitrice deve ottenere dal produttore
lo specifico codice repertorio.
Nel caso in cui abbia richiesto la codifica ma il Ministero della Salute non abbia ancora assegnato il n. di
codice repertorio, il produttore rilascia apposita dichiarazione al fornitore che, nell'apposito campo, inserisce
la formula “Art. 13 DL 24.02.97 n. 46”.
Al fine di ridurre gli errori di inserimento nei campi in argomento, si suggerisce alle Ditte fornitrici di elencare
i dati di più frequente utilizzo in un foglio elettronico, copiandoli poi in AssistantRL - per la registrazione della
fornitura - tramite la funzione copia-incolla.
L’Ufficio Protesica territoriale competente e il Servizio Unificato Protesica e Integrativa (SUPI) verificano
periodicamente il rispetto dell’obbligo in questione: in caso di mancata o incompleta registrazione dei dati
richiesti, si applicano la sospensione della liquidazione delle relative fatture, con interruzione dei termini fino
a regolarizzazione da parte della Ditta fornitrice, ovvero eventuali altri provvedimenti.
OBBLIGO DI EFFETTUAZIONE DEL COLLAUDO
Ottenuti i presidi prescritti, laddove previsto gli stessi vanno sottoposti a collaudo entro 20 giorni dalla
consegna: il Fornitore è sollecitato ad informarne l’assistito e ad invitarlo a rivolgersi al medico prescrittore
che effettua il collaudo e lo registra nel sistema informatico. L’attività di collaudo ha prevalentemente
significato clinico e non genera alcun documento cartaceo.
EMISSIONE DELLA FATTURA/NOTA DI ACCREDITO ELETTRONICA
La Ditta, trascorsi almeno 20 giorni dalla fornitura ed entro un mese dalla stessa, può emettere fattura anche
se il collaudo non è ancora avvenuto o non è stato ancora registrato in AssistantRL.
Ciascun Fornitore emette fattura unica, solitamente mensile, relativa a tutte le forniture protesiche effettuate
nel periodo a favore degli assistiti residenti e corrispondenti a pratiche AssistantRL in stato “CONCLUSA”,
“CHIUSA” o “IN COLLAUDO”.
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La fattura/nota di accredito deve contenere le seguenti informazioni:
o Identificativo fiscale del cedente/prestatore ai fini IVA
o Importo Totale Documento
o Totale Imponibile/Importo
o Totale Imposta
o Codice CIG da inserire nel campo 2.1.2.7 (utilizzare i n. di CIG della sola ASST Spedali Civili di Brescia)
o Descrizione (nel campo 2.2.1.4 della fattura inserire la descrizione di quanto fornito come da esempio
seguente: Forniture di Elenco 1 - Gennaio 2017).
Per garantire il buon fine di fatture/note di accredito, è necessario che detti documenti siano trasmessi
utilizzando i seguenti riferimenti dell’ASST degli Spedali Civili di Brescia:
Sede legale
Codice IPA
Codice Univoco Ufficio
Nome dell'Ufficio
Partita Iva/Codice Fiscale
e-mail Servizio Bilancio e Risorse
Piazzale Spedali Civili, 1 - 25123 Brescia
asstb
UF27T2
Uff_eFatturaPA
03775110988
[email protected]
RECAPITO DELLA DOCUMENTAZIONE CARTACEA DI AVVENUTA CONSEGNA
Dal 01.01.2017 la documentazione va sempre recapitata alla sola sede legale dell'ASST Spedali Civili Piazzale Spedali Civili, 1 -25123 – Brescia (Palazzina Amministrativa) tramite consegna a mano o inoltro
contemporaneo all’emissione della fattura elettronica, di:
• copia cartacea della fattura;
• nota accompagnatoria completa della seguente dichiarazione: “Il totale imponibile della fattura/nota di
accredito corrisponde al totale imponibile riportato nell’elenco pratiche nonché alla somma dei totali
imponibili riportati nei Modelli O3 in originale cartaceo”;
• prospetto recante l’imponibile totale per presidio territoriale e quello complessivo ASST, distinti per
aliquota IVA, come da esempio seguente:
Forniture effettuate per Presidio territoriale – Brescia Centro
Forniture effettuate per Presidio territoriale – Brescia Centro
Forniture effettuate per Presidio territoriale – Sebino
Forniture effettuate per Presidio territoriale – Garda
………………………….
Totale Forniture effettuate
Totale Forniture effettuate
•
€
€
€
€
2.850,32
3.657,09
1.627,20
2.345,00
€ 9.822,52
€ 5.657,09
IVA
IVA
IVA
IVA
22%
4%
4%
22%
IVA 22%
IVA 4%
elenco, in ordine di presidio territoriale e per regime IVA, riportante n. di pratica, imponibile e data
consegna di ciascuna fornitura documentata
• i corrispondenti Mod. O3 (in formato PDF stampato da AssistantRL o modello tradizionale cartaceo), in
originale, raggruppati per presidio territoriale e in ordine alfabetico, completi di:
−
nome, cognome, codice fiscale, Struttura di appartenenza e firma originale del prescrittore
−
data, timbro e firma in originale del fornitore per avvenuta consegna
−
data e firma in originale dell’assistito (o chi per esso) per avvenuta consegna
−
la scheda tecnica del prodotto fornito (per le sole forniture di protesi acustiche).
Si evidenzia che la fornitura di presidi per i quali sia stata ottenuta la revisione della prescrizione in
AssistantRL, non origina alcuna ulteriore documentazione cartacea. L’eventuale differenza tra quanto
previsto dalla prescrizione originale (Mod. O3) e l’importo fatturato trova infatti giustificazione nella revisione
registrata in AssistantRL.
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In nessun caso la fattura elettronica e la corrispondente documentazione cartacea di avvenuta
consegna devono far riferimento a forniture erogate in più anni solari.
Per eventuali forniture di competenza anno 2016 la Ditta è tenuta ad emettere, verso l’ASST di competenza
2016, fattura elettronica separata entro e non oltre il 28.02.2017.
FORNITURA CON COLLAUDO AD ESITO NEGATIVO
In caso lo specialista esprima parere negativo al collaudo, la Ditta fornitrice è invitata a provvedere
prontamente secondo le indicazioni del prescrittore.
Trascorso dal collaudo negativo un periodo pari al tempo massimo di fornitura previsto dal D.M. 332/99 senza
che sia stato concluso positivamente il processo, l’Ufficio Protesica competente verifica con il prescrittore,
l’assistito e la Ditta fornitrice se lo stesso debba considerarsi ancora in corso di perfezionamento, ovvero se
debba considerarsi concluso con esito negativo.
In quest’ultimo caso l’Ufficio Protesica competente inoltra all’Ufficio Ordini/Liquidazioni dell’ASST Spedali
Civili di Brescia la richiesta di emissione di nota di accredito nei confronti del fornitore della Ditta con
interruzione dei termini di pagamento.
----- ATTENZIONE -----
Si evidenzia che in presenza di difformità rispetto alle indicazioni di cui sopra, l’ASST Spedali Civili di Brescia
non potrà procederà alla liquidazione della fattura.
Redatto a cura del Servizio Unificato Protesica e Integrativa – ASST Spedali Civili di Brescia
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