dal rapporto di validazione EFQM del 2007
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dal rapporto di validazione EFQM del 2007
Committed to Excellence - Rapporto di validazione Organizzazione candidata: IRRE Toscana Data: 24.05.2007 Partecipanti: Sandra Landi, Emanuele Manfredini, Daniela Sieni, Giovanna Meini, Alfio Salsi, Lucia Maddii, Gloria Bernardi, Alberto Moreni, Dino Fiumalbi, Claudia Perlmuter, Siliana Landi, Marco Fanghi Validatore: Giovanni Mattana -----------------------------------------------------------------------------Parte 1 - Osservazioni generali del Validatore L’Organizzazione candidata ha superato il profilo RADAR minimo richiesto, con buoni margini. Le iniziative scelte (allocate in un contesto istituzionale di rilevanti recenti cambiamenti e tuttora in gestione transitoria) risultano fondamentali per l’Istituto e ben integrate con le sue attuali esigenze. Il Gruppo qualità) ha seguito l’avanzamento complessivo delle tre iniziative che risultano condotte in modo sostanzialmente uniforme con ottimo raggiungimento di quanto pianificato (con la parziale eccezione della iniziativa 3 in cui nuove disposizioni ministeriali non ancora definite hanno determinato la sospensione temporanea dell’approntamento del nuovo Sito). Dalle evidenze risultano punti di forza: l’esecuzione convinta ed approfondita dell’autovalutazione la rilevanza delle iniziative prescelte ed accurata definizione dei progetti l’elevato raggiungimento degli obiettivi (anche temporali) il buon coinvolgimento degli interessati, in un clima impegnato e fattivo la consapevolezza di aver migliorato l’efficacia complessiva dell’organizzazione, la trasparenza delle attività e la collaborazione tra funzioni Significative opportunità di miglioramento possono derivare da: una più accurata definizione iniziale degli obiettivi (anche di quelli ‘intangibili’) in connessione con quanto emerso nell’autovalutazione; un uso più strutturato e completo di misurazioni quantitative, qualitative e di impatto, articolate nelle componenti di efficacia, di efficienza (per es. di riduzione inconvenienti...); anche un maggior riferimento ed utilizzo, in fase di successiva misurazione dei risultati conseguiti, dei criteri inizialmente definiti per assegnare le priorità un maggior collegamento con la strategia e col vigente Sistema di Qualità un maggior uso di monitoraggio dei processi un maggior collegamento con le Parti Interessate esterne una maggior articolazione dell’apprendimento organizzativo e del ‘meta-processo’ di miglioramento, anche come know how ribaltabile L’Organizzazione si dichiara molto convinta di voler far tesoro di quanto appreso e proseguire il percorso per la qualità, ritenendo questa cultura uno strumento importante per raggiungere i propri obiettivi strategici. Parte 2- Feedback sull’attuazione delle azioni Azione numero 1: Miglioramento di due categorie di strumenti organizzativi a supporto della progettazione (51/65) Azione numero 2: Costruzione di un nuovo funzionigramma del Servizio di Segreteria e aggiornamento del Manuale della Qualità (48/65) Azione numero 3: Miglioramento della comunicazione esterna (42/65) Osservazioni relative a tutte e tre le azioni Approccio Sussiste completa evidenza che il tema prescelto deriva dall’autovalutazione, è coerente, è appropriato, è importante e coinvolge in modo diretto il funzionamento dell’organizzazione. La logica della scelta è indicata chiaramente. La definizione degli obiettivi, pur chiara negli aspetti generali, se esplicitata in modo più analitico avrebbe favorito successive misurazioni più puntuali. Sussiste evidenza che l’approccio è anche integrato, ma i legami con i risultati complessivi dell’organizzazione, pur oggettivi e indicati, potrebbero essere meglio esplicitati e così pure l’impatto sui risultati. Valutazione e riesame Sulla misurazione si riscontra evidenza di verifiche di avanzamento, ma solo qualche evidenza di misurazioni formali di efficacia e di efficienza. Sull’apprendimento si riscontra qualche evidenza, ma una maggior consapevolezza del ‘metaprocesso’ ed una maggior articolazione dell’apprendimento organizzativo potrebbe risultare opportuno. Sui miglioramenti si constata evidenza di opportunità individuate in corso d’opera e attuate. Osservazioni generali C’è evidenza che le varie attività all’interno dell’Iniziativa risultano attuate con impegno e professionalità, ed hanno conseguito una parte significativa degli obiettivi inizialmente individuati. L’acquisizione della logica RADAR può essere migliorata, specie nelle misurazioni con probabile conseguente potenziamento sia dell’apprendimento che del miglioramento. Osservazioni relative alle azioni 1 e 2 Deployment Sussiste chiara evidenza che il deployment è stato attuato entro i tempi in tutte le aree indicate; sussiste anche chiara evidenza di sistematicità della diffusione e di comunicazione con le Parti Interessate coinvolte, interne all’Istituto. Risultati Chiare evidenze confermano che gli obiettivi risultavano appropriati e rilevanti; che l’iniziativa si è conclusa con il loro raggiungimento, anche se i vantaggi attesi, pur evidenti, sono registrati solo in forma indiretta; che l’applicazione, già in atto, risulta fluida. Osservazioni relative all'azione 3 Deployment Sussiste evidenza che il deployment è stato attuato entro i tempi pianificati nelle aree relative alla definizione di procedure condivise per la comunicazione telefonica; il lavoro sulla nuova struttura del sito Internet invece è stato sospeso in attesa della messa a punto di nuovi strumenti e della definizione di nuovi standard per la comunicazione on line da parte dell'Agenzia Nazionale per lo Sviluppo dell'Autonomia Scolastica, subentrata agli IRRE. Sussiste anche evidenza di sistematicità della diffusione e di comunicazione con le Parti Interessate coinvolte, interne all’Istituto. Risultati Evidenze confermano che gli obiettivi risultavano appropriati e rilevanti; che il primo tema dell’iniziativa si è concluso con il loro raggiungimento, mentre per il secondo il grado di attuazione non supera il 30%; tuttavia la situazione insoddisfacente di partenza ha visto un recupero stimabile nel 50% ed una metà del lavoro fatto per il Sito sarà probabilmente riutilizzabile. I vantaggi attesi risultano parzialmente confermati.