conservazione sostitutiva

La dematerializzazione dei
documenti a norma di legge
SAM Conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è il passaggio successivo all'archiviazione elettronica dei dati e presenta notevoli
benefici, in particolare per le aziende che producono elevate quantità di documenti fiscalmente rilevanti che
devono essere, a norma di legge, conservati per più anni. La conservazione sostitutiva è pertanto una
procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di
un documento informatico. La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei
con quelli elettronici e permette di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione.
Conservare digitalmente significa, in sintesi, sostituire i documenti cartacei con l'equivalente documento in
formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca
temporale. L'applicazione della conservazione sostitutiva ai processi aziendali consente di non emettere più
documenti cartacei (dematerializzazione); per i documenti già prodotti, si parla invece di smaterializzazione
(trasformazione del cartaceo in digitale).
SAM R-EVOLUTION
E LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Conservazione sostitutiva è il modulo di SAM
r-evolution per la gestione degli archivi informatici
che offre la possibilità di generare contenitori
opportunamente organizzati contenenti una
molteplicità di file di vari formati e di varia natura, in
grado di rappresentare in maniera completa e
inoppugnabile ogni documento emesso, ricevuto,
inviato o prodotto.
Le principali funzioni sono:
• molteplici funzioni di selezione dei
documenti;
• integrazione totale con il modulo Database
Link;
• catalogazione e categorizzazione automatica
dei documenti;
• velocità e semplicità nella ricerca dei
documenti;
• sicurezza e riservatezza delle informazioni.
Conservazione sostitutiva si presta non solo
all’utilizzo secondo le normative di legge, ma anche
come
supporto
all’organizzazione
aziendale:
consente di sfruttare la semplicità di selezione e
organizzazione dei documenti al fine di poter
generare volumi ottici, senza validità legale secondo
le necessità, generando così strumenti autonomi
nella loro gestione e nel tempo.
ELENCO DEI DOCUMENTI CHE POSSONO
ESSERE CONSERVATI SOSTITUTIVAMENTE:
• libro giornale e libro degli inventari
• scritture ausiliarie in cui registrare elementi
patrimoniali e reddituali
• scritture ausiliarie di magazzino
• registro dei beni ammortizzabili
• registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi,
fatture emesse
• dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
• modelli di pagamento (F23 e F24)
• libri sociali
• bilancio d'esercizio: stato patrimoniale, conto
economico, nota integrativa
• relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e
dei revisori contabili
• fatture attive e passive, anche sotto forma di
conto, nota, parcella e simili
• ricevute fiscali e scontrini fiscali
• documenti di trasporto (DDT)
• scritture ed i documenti rilevanti ai fini delle
disposizioni tributarie
• nel settore doganale, delle accise e delle imposte
di consumo
• libro paga e libro matricola (conservazione
secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro).
SAM Conservazione sostitutiva
CONFIGURAZIONE DELLE CLASSI DOCUMENTO
Le classi documentali del modulo Database Link, se coinvolte nel processo di conservazione sostitutiva, si
arricchiscono di un nuovo percorso dove andare a depositare i documenti di tipo “originali firmati”; di seguito
i percorsi ora disponibili:
ORIGINALI FIRMATI dove vengono destinati i soli documenti originali firmati. La funzione di memorizzazione
dei documenti colloca direttamente in questa posizione i file ricevuti in originale firmato, così come quelli
firmati dalla funzione di massa in fase di creazione di un lotto di archiviazione. La forma in originale firmato è
una copia della forma originale/editabile che si vuole conservare intatta al riparo da successive modifiche
anche di origine accidentale. Per garantire l’integrità del documento originale lo si sottopone ad un processo
di firma digitale che ne cristallizza il contenuto.
PUBBLICI dove vengono destinati i documenti consultabili da terzi diversi dall’autore e senza diritto di
redazione del contenuto. La forma in cui il documento viene pubblicato e reso disponibile, avviene
normalmente attraverso un processo di conversione che fissa la forma originale/editabile nel formato PDF.
Spesso la forma pubblica coincide con la forma editabile, per esempio immettendo nel sistema documenti già
in formato PDF; in questo caso la versione di sola lettura non viene neppure generata. Le funzioni di
conversione dei file e di firma per approvazione utilizzano questo percorso.
ORIGINALI EDITABILI dove vengono destinati i documenti generati dal modulo Database Link nella forma
originale in cui il documento nasce (ad esempio .doc se generato da un editor di testo tipo MS Word o .xls se
generato da un foglio di calcolo tipo MS Excel).
CREAZIONE NUOVO VOLUME
Consiste nell’apertura di una nuova posizione che definisce i
contenuti del volume in termini di classi di documento incluse
(fino a un massimo di tre), periodo (intervallo di date dei
documenti – dalla data / alla data), campi di categorizzazione
(sino a un massimo di tre con identificazione del valore inferiore
e superiore).
Grazie alla funzione di categorizzazione è possibile attivare un
numero indefinito di campi / keyword che saranno propedeutici
e di aiuto sia alla costruzione del volume che alla successiva
consultazione. Gli argomenti (classi, date, categorizzazioni) sono
opzionali e complementari.
Creazione nuovo volume
RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Il Responsabile della conservazione sostitutiva è responsabile della corretta applicazione della legge e
della procedura; in particolare, si fa carico dell'apposizione della marca temporale e della
sottoscrizione elettronica del documento informatico memorizzato, assumendo la responsabilità del
processo e dei singoli atti. Inoltre:
• definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia
dei documenti (analogici o informatici);
• organizza il contenuto dei supporti ottici;
• gestisce le procedure di sicurezza e tracciabilità per la corretta conservazione e la successiva
esibizione del documento conservato;
• archivia e rende disponibili, relativamente ad ogni supporto, la descrizione del contenuto
dell'insieme dei documenti, l'indicazione delle copie di sicurezza, gli estremi identificativi del
responsabile della conservazione o di eventuali persone delegate.
SAM Conservazione sostitutiva
MANUTENZIONE VOLUMI
La manutenzione dei volumi consente di identificare le informazioni necessarie ai contenuti logici del
volume stesso, sulla base di un codice di identificazione che viene attribuito in automatico dal sistema:
• Descrizione del volume: descrive il contenuto (documenti/file) del volume stesso;
• Ambito di inclusione dei documenti/file:
- classe documentale: codice identificativo dei documenti archiviati nel modulo Database Link;
- data limite: dalla data / alla data di aggiornamento o immissione del documento nella classe
documentale selezionata;
- campi di categorizzazione: nome del campo su cui verrà effettuata la selezione – valore di partenza
– valore di arrivo;
- flag di validità legale: impone la corretta sequenza delle fasi da eseguire per effettuare la
conservazione sostitutiva secondo le norme di legge.
I documenti selezionati secondo i criteri impostati compongono il contenuto del volume da generare.
GENERAZIONE VOLUME
Grazie a questa funzione vengono rintracciati i documenti/file secondo i criteri impostati nella lista del
volume e viene generato il volume stesso.
Successivamente alla fase di generazione del volume è possibile effettuare le seguenti ulteriori fasi:
RESET
Funzione di pulizia del volume alimentato al fine di reimpostare i parametri di costruzione.
VERIFICA DOCUMENTI
Consente di verificare l’idoneità all’archiviazione dei
documenti del volume. In particolare verifica la validità
della firma degli stessi.
La verifica può essere eseguita sia a scopi legali che per
necessità gestionali (viene controllata la validità della
firma relativamente ad una specifica mansione).
Opzionalmente viene controllata anche la continuità
della sequenza dei documenti inclusi entro il range di
valori indicati nel primo campo di categorizzazione
indicato nel volume.
Pannello di verifica congruità del volume
FIRMA DOCUMENTI
Grazie al modulo Flussi autorizzativi, registro e firma digitale, con una funzione specifica o un tasto
funzionale dedicato viene firmato il singolo documento o tutti quelli disponibili dalla selezione effettuata,
che non risultano ancora firmati o che contengono errori di forma. La procedura di firma, opzionalmente,
richiede la specifica di una determinata mansione in veste della quale viene eseguita la firma.
CREAZIONE FISICA DEL VOLUME (COPIA)
Vengono copiati/spostati nel volume fisico (cartella IFS del IBM Power System) i documenti identificati dalla
lista del volume. Il volume generato è completamente autosufficiente ed è masterizzabile su qualsiasi
device, supporto, USB key.
CHIUSURA DEL VOLUME
Esegue le elaborazioni necessarie per la chiusura del volume. Viene inoltre creato l’archivio di chiusura che
effettua un’ulteriore verifica di congruità del volume, richiede la firma digitale del volume e lo definisce in
modalità intoccabile.
SAM Conservazione sostitutiva
ESTRAZIONE VOLUME
Questa funzione estrae il volume generato dalla cartella IFS del IBM Power System e lo copia in locale
aggiungendo nella directory creata il necessario per effettuare le ricerche desiderate e la navigazione dei
documenti/file.
Strumento di ricerca e
consultazione del volume
I BENEFICI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Ai vantaggi offerti dai tradizionali servizi di archiviazione fisica, gestione elettronica dei documenti,
acquisizione elettronica dei dati, portale Internet dedicato, che consentono di recuperare lo spazio, le risorse
e il tempo dedicati alla gestione degli archivi, di abbattere i costi relativi e di avere accesso rapido ai
documenti, la conservazione sostitutiva aggiunge ulteriori benefici: il recupero dei costi dovuto alla
smaltimento della carta, l'eliminazione dell'acquisto di materiali di consumo, un risparmio netto sulle imposte
di bollo (per i documenti, come i libri contabili, per i quali essa è richiesta).
Con il modulo Conservazione sostitutiva, Var Group completa la propria offerta di soluzioni integrate, dalla
carta ai byte, per la gestione e valorizzazione del patrimonio documentale.
QUANTO COSTA ALLE AZIENDE ITALIANE LA GESTIONE TRADIZIONALE ?
Un recente studio sul “Documento Digitale” realizzato da NetConsulting per conto di InfoCamere ha
evidenziato i costi in generale, spesso nascosti, di una gestione documentale “tradizionale”. Vediamone
alcuni: ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate,
che generano un costo di 287 milioni di euro l’anno. In generale ogni documento cartaceo viene
riprodotto dalle 9 alle 11 volte, generando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda
l’archiviazione dei documenti, generalmente un documento su 20 viene perduto, mentre il 3% dei
documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stimato in 120 euro.
VAR Group SpA
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