- Quaderno Elettronico

Windent
Ulteriori Informazioni
Windent – Ulteriori Informazioni Pag. 1
Sommario Windent - Ulteriori Informazioni
1 QUADERNO FORNITORI..............................................................................................................3
2 QUADERNO MAGAZZINO/MATERIALI.....................................................................................5
2.1 Gestione Semplificata dei Carichi............................................................................................7
2.2 Gestione Complessa dei Carichi...............................................................................................8
2.3 Gestione Semplificata degli Scarichi .......................................................................................8
2.4 Gestione Complessa degli Scarichi...........................................................................................9
2.5 Accorpa Bolle.........................................................................................................................10
3 GESTIONE DEGLI ORDINI AI FORNITORI.............................................................................11
4 QUADERNO PRIMA NOTA........................................................................................................12
4.1 Movimenti da Cassa a Banca e viceversa...............................................................................13
4.2 Gestione Prima Nota...............................................................................................................14
4.3 Le stampe della Prima Nota....................................................................................................15
5 CONTI ACQUISTI/VENDITE......................................................................................................16
6 STUDI DI SETTORE.....................................................................................................................17
6.1 Stampa del Fatturato e dei Lavori...........................................................................................17
6.2 Numero di volte che si è Eseguito una Prestazione................................................................18
Indice delle illustrazioni
Illustrazione 1 - Nuovo Fornitore.........................................................................................................3
Illustrazione 2 - Nuova Spesa...............................................................................................................3
Illustrazione 3 - Modifica Pagamento..................................................................................................4
Illustrazione 4 - Quaderno Magazzino.................................................................................................5
Illustrazione 5 - Nuova Voce Magazzino..............................................................................................5
Illustrazione 6 - Nuovo Materiale.........................................................................................................6
Illustrazione 7 - Nuovo Carico (Gestione Semplificata)......................................................................7
Illustrazione 8 - Nuovo Scarico (Gestione Semplificata).....................................................................8
Illustrazione 9 - Nuovo Scarico (Gestione Complessa).......................................................................9
Illustrazione 10 - Nuovo Scarico Magazzino.......................................................................................9
Illustrazione 11 - Accorpa Bolle.........................................................................................................10
Illustrazione 12 - Ordini Fornitore......................................................................................................11
Illustrazione 13 - Nuova Voce Prima Nota.........................................................................................12
Illustrazione 14 - Esplodi Prima Nota................................................................................................13
Illustrazione 15 - Gestione Prima Nota..............................................................................................14
Illustrazione 16 - Stampa Prima Nota................................................................................................15
Illustrazione 17 - Statistiche Prima Nota............................................................................................15
Illustrazione 18 - Esplodi Conti Acquisti/Vendite..............................................................................16
Illustrazione 19 - Conto/Sottoconto nella Spesa................................................................................16
Illustrazione 20 - Stampa Onorario....................................................................................................17
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1 QUADERNO FORNITORI
Per creare un nuovo fornitore, cliccare sul pulsante Aggiungi:
Illustrazione 1 - Nuovo Fornitore
Una volta registrato, saremo in grado di gestire le sue spese (l’insieme delle fatture e delle bolle che ci
perverranno da questo).
Per inserire una nuova spesa, basterà selezionare il fornitore desiderato, premere la linguetta Spese e
cliccare sul pulsante Aggiungi. Si aprirà la finestra sottostante:
Illustrazione 2 - Nuova Spesa
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Sarà possibile impostare fino a 4 imponibili diversi, ognuno con la rispettiva aliquota iva.
La voce N° identifica la fattura, mentre la sezione che si riferisce al N° di Registro viene utilizzata per la
gestione della contabilità separata. Con il programma infatti, è possibile stampare il Registro Acquisti per
chi ha una gestione semplificata della contabilità.
Ogni volta che sarà registrata una fattura, in automatico, verrà impostato un pagamento a questa riferito.
Il programma gestisce la sua contabilità sui pagamenti. Per ulteriori informazioni premere sul pulsante
con il simbolo “?” dalla finestra di modifica spese.
Qui sono illustrate le opzioni che permettono di creare e apportare cambiamenti alle rate.
Supponiamo ad esempio, di aver stabilito che il pagamento dovrà essere dilazionato in tre rate, fissate
ognuna per il giorno data fattura dei 3 mesi successivi; dovremo scrivere nella casella di testo adiacente
alla dicitura pagamenti, 30 60 90 DF (i numeri permettono la divisione in mesi mentre le lettere fissano il
giorno di pagamento uguale a quello della fattura, visto che, in automatico verrebbe assunto fine mese).
Alla conferma della spesa, verranno generati i pagamenti relativi a questa;
È possibile specificare la scadenza del pagamento, nella relativa finestra di modifica.
Illustrazione 3 - Modifica Pagamento
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2 QUADERNO MAGAZZINO/MATERIALI
Il quaderno magazzino contiene le categorie dei materiali stoccate nello studio.
Tra le altre vengono delineate:
-
Accessori
Attacchi
Ceramica
File Denti
Paste abrasive
Spazzole
Ecc….
All’interno di queste categorie, andremo ad inserire i vari materiali, in modo da organizzarli per future
ricerche.
Per accedere a questo archivio, selezionare, da menu Quaderno, la voce Magazzino.
Illustrazione 4 - Quaderno Magazzino
Per inserire una nuova categoria in magazzino, premere sul pulsante Aggiungi e compilare la finestra:
Illustrazione 5 - Nuova Voce Magazzino
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Per inserire dei materiali all’interno della categoria, occorre aprire il quaderno collegato chiamato Materiali (la
linguetta verde con la scritta MATERIA).
Tale quaderno è più complesso, in quanto ci consente di accedere a 3 ulteriori sottosezioni, che poi andremo
a citare. Inoltre, ci permette di visualizzare:
Nome – Lotto – Pezzi – Costo
Con il pulsante Aggiungi, andremo ad inserire un nuovo materiale nel magazzino.
Illustrazione 6 - Nuovo Materiale
Nella finestra di inserimento materiale, dovremo registrare solamente le informazioni base:
-
la descrizione;
un eventuale codice a barre;
il lotto del materiale e la relativa scadenza;
Inoltre, sarà possibile impostare il limite minimo di scorta e la quantità da riordinare.
Ciò servirà per generare in automatico l’ordine per i materiali sotto scorta.
Per registrare i carichi o gli scarichi, ci sono due modi: uno semplificato ed uno complesso.
Il primo ci permette di inserire di volta in volta i carichi o gli scarichi; l’altro, invece, di gestire gli scarichi
abbinati alle prestazioni ed i carichi abbinati alle fatture dei fornitori.
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2.1
Gestione Semplificata dei Carichi
Per inserire un nuovo carico premere sulla relativa linguetta, quindi sul pulsante Aggiungi:
Illustrazione 7 - Nuovo Carico (Gestione Semplificata)
È permesso specificare se il materiale che stiamo caricando andrà a sostituire il lotto in uso (perché
esaurito) oppure sarà inserito in una nuova voce.
Automaticamente, verrà determinata la quantità da caricare ed il costo di acquisto comprensivo di iva;
non saranno però specificati il fornitore e la spesa associati (nel caso in cui la voce di carico non sia
associata a nessun fornitore o spesa infatti, verrà riportato, nelle relative caselle di testo, il simbolo “?”).
Confermando, andremo a caricare in magazzino la quantità fissata.
In questo quaderno, saranno visualizzati i carichi registrati, sia con la gestione semplice, che complessa,
la quale verrà illustrata di seguito.
La voce di carico per la gestione semplificata verrà visualizzata così:
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2.2
Gestione Complessa dei Carichi
La gestione complessa dei carichi prevede l'inserimento delle anagrafiche dei fornitori.
Per eseguire questa operazione, accedere all'omonimo quaderno e cliccare sul pulsante Aggiungi.
Dopo aver creato il fornitore, potremo, cliccando sulla linguetta spese e quindi sul pulsante aggiungi,
creare la fattura.
In alternativa potrà essere registrata una bolla (premendo il pulsante Converti la Spesa in una BOLLA
all'interno della nuova spesa). In questa, non dovrà essere inserito il numero, e gli imponibili dovranno
rimanere a zero.
Le bolle vengono inserite con lo scopo di caricare correttamente il magazzino. Al momento che arriverà la
relativa fattura, queste verranno Accorpate con una particolare procedura, illustrata in seguito.
Inserendo una fattura o una bolla, andremo a creare la spesa che ci permetterà di ricevere i materiali dal
fornitore. Per inserire i relativi carichi, occorre premere il pulsante Conferma e Inserisci Carichi. Ci verrà
richiesto di selezionare una voce dal quaderno dei materiali, per poi inserire il carico attraverso la stessa
finestra presentata nella gestione semplificata.
Diversamente da prima però, noteremo i riferimenti al fornitore ed alla spesa:
La voce di carico per la gestione complessa verrà così visualizzata:
2.3
Gestione Semplificata degli Scarichi
Per inserire uno scarico, accedere all'omonimo quaderno e cliccare sul pulsante Aggiungi:
Illustrazione 8 - Nuovo Scarico (Gestione Semplificata)
In automatico, verrà riportato il lotto di riferimento per il materiale scelto.
Dopo aver impostato la data e la quantità desiderata, premere su OK per confermare lo scarico.
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2.4
Gestione Complessa degli Scarichi
Il quaderno onorario consente di associare ad ogni prestazione, i materiali che serviranno per eseguirla.
L'Otturazione ad Amalgama semplice ad esempio, prevede l’utilizzo di un cemento particolare.
Per associare alle prestazioni uno o più materiali di magazzino, dobbiamo aprire il quaderno Onorario ed
andare a selezionare la prestazione. Sulla destra del quaderno è presente la linguetta Scarichi;
una volta premuta, visualizzerà i materiali di magazzino che verranno scaricati al momento
dell'esecuzione delle prestazioni in odontogramma. In questa sezione potremo aggiungere, modificare o
eliminare queste associazioni mediante i relativi pulsanti.
Aggiungendo una nuova voce di scarico, si aprirà il libretto dei materiali inseriti in magazzino e, una volta
selezionato uno di questi, verrà richiesto il quantitativo da scaricare:
Illustrazione 9 - Nuovo Scarico (Gestione Complessa)
L’interfaccia è di facile comprensione. La parte più importante è l’ultima voce, nella quale dovrà essere
inserita la quantità di materiale da scaricare per gli interventi Eseguiti e fatturati dopo il primo. Se per
eseguire la seconda otturazione nello stesso momento, è sufficiente la metà del materiale cemento,
dovremo specificare che per la prima ci occorre 1 grammo, mentre per la seconda (e successive) 0.5
grammi.
Il programma non scarica in tempo reale le quantità dal magazzino. Occorre perciò cliccare, dall'omonimo
quaderno, il pulsante Esplodi:
Illustrazione 10 - Nuovo Scarico Magazzino
Tale procedura controllerà gli interventi eseguiti in tutte le fatture di saldo e calcolerà in automatico la
situazione che si presenta in magazzino.
Nota Bene: non verranno controllate le fatture già processate: se nel periodo saranno presenti fatture già
controllate, non faranno parte del conteggio.
Attenzione! La fattura di saldo dovrà riportare gli interventi eseguiti. Se questi non saranno riportati, la
funzione non restituirà un risultato reale.
La voce di scarico del materiale riporterà le seguenti informazioni:
Nota Bene: La linguetta Dove è (Dove è usato), rintracciabile dal quaderno materiali, permette di
ritrovare le prestazioni dell’onorario, in base al tipo di materiale che queste utilizzano.
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2.5
Accorpa Bolle
Dopo aver registrato la bolla (o le bolle) di un fornitore, dovrà essere creata la fattura relativa alle
ricevute. Per fare ciò, occorre aggiungere una nuova spesa avente i dati della fattura (imponibili, iva,
numero, ecc.) e premere il tasto OK.
Tramite la procedura di Accorpamento, tutti i carichi verranno automaticamente spostati nella fattura;
le bolle saranno cancellate (l’inserimento delle bolle ha il solo scopo di assegnare un carico legato ad un
fornitore in una data precisa).
Per effettuare operazione, posizionarsi sulla spesa appena creata e cliccare il pulsante Esplodi:
Illustrazione 11 - Accorpa Bolle
E' possibile selezionare le bolle da accorpare con un doppio click del mouse. Una volta selezionate,
saranno riconoscibili dal simbolo “S” verde sulla sinistra.
Cliccando su OK, dovrete confermare alcune richieste, tra le quali la cancellazione delle bolle accorpate (i
carichi di queste verranno spostati sulla fattura, per cui, se volete, potrete farle cancellare).
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3 GESTIONE DEGLI ORDINI AI FORNITORI
Con il programma è possibile compilare anche la lista dei materiali da ordinare.
Da quaderno Fornitori, cliccare sul pulsante Esplodi.
Illustrazione 12 - Ordini Fornitore
Grazie a questa finestra, sarà possibile ricercare i materiali, impostando filtri riguardanti, sia questi che i
relativi fornitori; tra gli altri saranno visualizzabili i sotto scorta e i prenotati (quelli cioè, con l’opzione
Prenota attivata, impostabile dalla finestra di modifica materiale).
Per selezionare un materiale, basta premere 2 volte con il tasto sinistro del mouse sullo stesso: una “S”
contornata di verde confermerà l'avvenuta selezione.
Con il pulsante Inserisci Selezionati, immetteremo nella lista da ordinare tutti i materiali con la “S” e le
relative quantità.
Con Inserisci Evidenziato, invece, andremo ad inserire le stesse informazioni, ma del materiale che è
evidenziato di rosso.
È possibile rimuovere o modificare i materiali da ordinare selezionandoli dalla lista in basso e premendo i
pulsanti Modifica o Cancella.
Una volta completata la lista, potremo stamparla oppure esportarla per MS Excel.
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4 QUADERNO PRIMA NOTA
Il quaderno elettronico gestisce automaticamente la prima nota riguardante i pagamenti dei fornitori e gli
incassi dei pazienti. Tuttavia, viene data la possibilità di inserire voci non gestite, come:
-
Prelievi da Cassa o da Banca
Versamento in Cassa o in Banca
Movimenti contanti da Cassa a Banca
Movimenti contanti da Banca a Cassa
La prima nota ha una gestione annuale. Ogni anno dunque, dovrà essere impostata la quantità di denaro
presente in banca ed in cassa, per poter avviare la contabilità.
Per aggiungere una registrazione di prima nota, posizionarsi nell'omonimo archivio e premere il pulsante
Aggiungi:
Illustrazione 13 - Nuova Voce Prima Nota
La finestra, come visibile nell'illustrazione 12, è suddivisa in 5 sezioni:
1.
2.
3.
4.
5.
Permette di impostare la data della registrazione, il numero e l’importo.
Specifica il soggetto della registrazione. Attraverso il pulsante Importa, selezioneremo da libretto, un
cliente, un fornitore, o un ulteriore libretto dove gestire altre frasi.
Imposta il tipo di registrazione.
Indica dove viene effettuato il movimento di prima nota.
Specifica il tipo di movimento effettuato.
Dopo aver inserito le 2 registrazioni di inizio anno (una per la cassa ed una per la banca), potremo
cominciare ad utilizzare la prima nota per registrare tutti quei movimenti che il programma non prevede (ad
esempio i prelievi bancomat del titolare).
Non sarà necessario registrare le fatture emesse e pagate; questa operazione avverrà
automaticamente!
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4.1
Movimenti da Cassa a Banca e viceversa
Per effettuare i movimenti da cassa a banca (o viceversa), premere il pulsante Esplodi da quaderno
prima nota.
Illustrazione 14 - Esplodi Prima Nota
In questa finestra dovremo selezionare l’opzione Versa il. Attraverso i pulsanti Scegli, verrà impostato da
dove prelevare e dove versare denaro.
Selezionando ad esempio il versamento di 100 € da cassa a banca e confermando con il bottone OK,
verrà generato, nel quaderno Prima Nota, il prelievo da Cassa ed il versamento in Banca:
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4.2
Gestione Prima Nota
Attraverso questo strumento, avremo una visione globale della prima nota (inclusi pagamenti dei fornitori
e dei pazienti). Per accedervi, selezionare, da menù Utilità, la voce Gestione Prima Nota.
Illustrazione 15 - Gestione Prima Nota
Qui possiamo contraddistinguere le voci di:
-
P.Nota: Prima Nota
Incas.: Incassi dei pazienti
Pagam.: Pagamenti
Le voci modificabili sono solo quelle di Prima Nota (P.Nota), in quanto le altre vengono gestite dal
quaderno Incassi (riferito alle fatture dei pazienti) e dal quaderno Pagamenti (riferito alle spese dei
fornitori).
Windent – Ulteriori Informazioni Pag. 14
4.3
Le stampe della Prima Nota
Dal quaderno prima nota, potremo stampare le registrazioni inserite (scegliendone la tipologia tra prima
nota completa, Cassa, Banca o Portafoglio) o effettuare delle statistiche.
Se desideriamo sapere la prima nota dei versamenti effettuati da un particolare cliente, basterà cliccare
sul pulsante stampa, selezionarlo nella sezione Di chi, e impostare l’opzione Versato.
Illustrazione 16 - Stampa Prima Nota
Utilizzando il pulsante Statistiche invece, potremo visualizzare (anche graficamente) la prima nota in un
particolare periodo di tempo. Tramite l’omonima funzione, saremo in grado di calcolare la previsione della
prima nota per l’anno in corso.
Illustrazione 17 - Statistiche Prima Nota
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5 CONTI ACQUISTI/VENDITE
Il quaderno dei Conti Vendite permette di monitorare il totale che è stato incassato attraverso le fatture
emesse con il quaderno elettronico. Questo archivio contiene una voce di conto ed una di sottoconto, le quali
riportano l’ammontare del fatturato. La reale suddivisione degli incassi viene visualizzata nelle stampe per gli
studi di settore.
Il calcolo del quaderno dei conti vendite non è automatico, bensì deve essere effettuato con il pulsante
Esplodi; può variare da un periodo determinato da utente ad uno mensile, bimestrale, trimestrale o
addirittura annuale.
Illustrazione 18 - Esplodi Conti Acquisti/Vendite
Il quaderno dei conti acquisti offre la possibilità di calcolare e visualizzare le spese sostenute, suddividendole
in conti e sottoconti. In questo archivio vengono inserite solo alcune categorie di spesa, suddivise a loro volta
in sottocategorie. Per permettere al quaderno dei conti acquisti di lavorare correttamente, è necessario
suddividere a monte le spese che verranno registrate, assegnando i giusti conti e sottoconti. Per fare ciò, è
necessario utilizzare il pulsante Tipo nella registrazione di ogni spesa:
Illustrazione 19 - Conto/Sottoconto nella Spesa
Utilizzando la procedura Esplodi su questo quaderno, verranno generati i conti acquisti per il periodo
desiderato.
I dati elaborati dai conti vendite e dai conti acquisti sono attendibili per la compilazione del modello
TK21U degli STUDI DI SETTORE, per le sezioni relative alla suddivisione delle spese sostenute per lo
studio.
Windent – Ulteriori Informazioni Pag. 16
6 STUDI DI SETTORE
Se usato correttamente, il quaderno elettronico, permette di stilare un rapporto per compilare il modello degli
STUDI DI SETTORE. Le stampe richieste sono:
-
Stampa del fatturato
Stampa dei lavori effettuati
Numero di volte in cui si è eseguito una prestazione
Conti Acquisti
Affinché i risultati siano corretti e attendibili, è necessario rispettare alcune regole per l’utilizzo del quaderno:
-
6.1
Concludere ogni piano di terapia con una fattura di saldo.
Registrare tutti gli incassi (non rimuovere gli incassi non pagati, bensì segnarli tali, tramite
l'apposita spunta presente nella finestra di modifica).
Non rimuovere le prestazioni dal quaderno Onorario, in quanto potrebbero essere state usate nei
piani di terapia.
Suddividere correttamente le spese dei fornitori nei vari conti e sottoconti.
Stampa del Fatturato e dei Lavori
Per ricavare lo studio di settore per fatturato e per interventi, premere, da quaderno Onorario, il pulsante
stampa. Le voci scritte in rosso (Totale Fatturato e Totale Interventi) sono quelle che ci interessano. La
prima rappresenta il conteggio del totale fatturato, suddividendo gli interventi trovati nelle fatture di saldo
per categoria (viene conteggiata anche la percentuale di incidenza della categoria sul totale fatturato). In
se per se questa stampa potrebbe anche bastare, ma non è affidabile. Alcuni lavori eseguiti, infatti,
potrebbero essere stati pagati in una fattura che ha intaccato l’anno successivo e alcuni interventi
dell’anno precedente, potrebbero essere andati ad intaccare il fatturato dell’anno interessato.
Con la seconda stampa, faremo lo stesso calcolo, ma, invece del fatturato, verranno controllate le
prestazioni eseguite nel periodo. I due report variano di poco l’uno dall’altro, ma sono entrambi necessari.
Illustrazione 20 - Stampa Onorario
Windent – Ulteriori Informazioni Pag. 17
6.2
Numero di volte che si è Eseguito una Prestazione
Per stampare il numero di volte che è stata eseguita una certa prestazione, occorre posizionarsi nell'archivio
Onorario, sulla registrazione desiderata. Cliccando su Stampa, si aprirà la finestra dell'illustrazione 20;
basterà scegliere l’opzione Pazienti o Denti dalla prima colonna e, dopo aver inserito il periodo interessato
(le due date sulla destra), premere sul tasto raffigurante la Stampante.
Otterremo così la lista dei Pazienti/Clienti (a seconda dell’opzione scelta precedentemente) con il numero di
volte che la prestazione inizialmente evidenziata è stata eseguita.
Windent – Ulteriori Informazioni Pag. 18