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enterprise content management
Dal documento elettronico alla
gestione integrata delle informazioni
Come costruire la conoscenza in azienda
A cura di Luca Papperini
N
egli ultimi anni si è parlato molto del ‘paperless
office’, dell’ufficio green e della riduzione di emissioni di CO2. Il processo inarrestabile di crescita
delle informazioni che sta portando al fenomeno Big Data
sembra però non arrestarsi, costringendoci a fare i conti con
una quantità di dati mai vista prima. Nonostante le aziende stiano adottando in modo efficace policy per la riduzione
della quantità di carta in circolazione, l’ufficio senza carta
sembra ancora un miraggio.
Nel frattempo i processi collaborativi stanno iniziando a
cambiare forma grazie all’adozione di software che aiutano
il ridisegno dei flussi di lavoro.
Fino a non molto tempo fa, le tecnologie per la dematerializzazione – firma digitale, posta elettronica certificata e conservazione sostitutiva – venivano implementate quasi esclusivamente per adempiere agli obblighi normativi. Mondo
enterprise, associazioni, ordini professionali, Pubbliche
Amministrazioni si limitavano a dotarsi del ‘necessario’,
senza veramente pensare a integrare tali soluzioni nei propri
processi di business.
Oggi queste realtà hanno bisogno di soluzioni in grado di
gestire l’enorme volume di documenti
riducendo la complessità dovuta alla loro natura destrutturata. Con questo ‘speciale’ cerchiamo di scoprire come.
InfoCert: prima della
dematerializzazione ripensare i
processi
“Oggi, come vediamo anche noi di InfoCert
– spiega Marco Di Luzio, Responsabile Business Consulting – l’approccio al tema della
dematerializzazione sta progressivamente
cambiando: iniziano a essere evidenti i vantaggi che le soluzioni portano al business e si
progettano interventi che prevedono un ridi56 - Sistemi&Impresa N.5 - giugno 2012
segno radicale dei processi di business in ottica paperless.
Come ogni cambiamento che mette in discussione un approccio culturale (nel caso specifico la validità legale di un
atto fino a poco tempo fa era esclusivo appannaggio della
carta stampata), anche quello che porterà alla totale digitalizzazione dei flussi documentali non sarà un cambiamento
senza resistenze”.
In particolare, Di Luzio parla di resistenze culturali e di
scarso presidio degli aspetti tecnologico-normativi della dematerializzazione, fattori che costituiscono un freno sia nel
settore pubblico sia in quello privato.
Cambiare per abbandonare il fardello cartaceo
Quanto costa diventare una paperless organization? È sicuro,
corro dei rischi nel rispetto della norma? Conviene? Da dove
iniziare?
InfoCert ha dato vita alla InfoCert Business Consulting proprio per non lasciare sole le imprese nell’affrontare il cambiamento, che invece deve essere gestito con un approccio
strutturato, con il supporto tecnologico e normativo in
tutte le fasi del progetto, in modo da riprogettare i processi operativi in modo corretto e individuare le soluzioni di
dematerializzazione adeguate (conservazione, PEC, firma
digitale, firma biometrica, firma elettronica avanzata, ecc).
L’obiettivo del supporto consulenziale è quello di giungere
alla implementazione di soluzioni paperless con la certezza
della compliance normativa del processo da implementare e della sua fattibilità
tecnica.
Come dicevamo, quello che stiamo vivendo è un processo di transizione verso uno
scenario paperless con una dematerializzazione progressiva del supporto cartaceo nei rapporti tra clienti aziende, utenti
e Pubbliche Amministrazioni. Questo
processo di cambiamento è sostenuto dal
legislatore (si pensi al decreto Monti sulla semplificazione) e dalle istituzioni che
spingono in questa direzione. Si pensi
Marco Di Luzio
Responsabile Business Consulting
ad esempio all’introduzione del processo
InfoCert
civile telematico nell’amministrazione
enterprise content management
InfoCert S.p.A.
È il Primo Ente Certificatore per la firma digitale in Italia, leader di mercato per i processi di conservazione sostitutiva dei
documenti a norma di legge e per i servizi di Posta Elettronica
Certificata. Progetta e sviluppa soluzioni per la dematerializzazione dei processi documentali di imprese, associazioni,
ordini professionali, Pubblica Amministrazione e professionisti. Eroga servizi per la gestione di Posta Elettronica Certificata (Legalmail), la certificazione e la sicurezza digitale
(LegalCert), la conservazione digitale a norma dei documenti
(LegalDoc), la gestione documentale (LegalCycle), la formazione e conservazione a norma del Libro Unico del Lavoro in
formato elettronico (LegalHR), la gestione informatica degli
atti deliberativi delle Pubbliche Amministrazioni (LegalWork)
e la gestione della modulistica elettronica (LegalForm).
http://www.infocert.it/
della Giustizia o al rapporto aziende-Camere di Commercio
ormai completamente dematerializzato.
Nel settore privato la spinta è data anche dagli indiscussi
vantaggi offerti dal paperless nel poter remotizzare il rapporto con i propri clienti: ad esempio la possibilità di sottoscrivere contratti per l’acquisto di prodotti finanziari on line
firmando digitalmente un contratto con validità legale e da
remoto senza passare su supporto cartaceo.
Il cartaceo a braccetto col digitale: un binomio
che ci accompagnerà a lungo
“Il documento cartaceo – commenta Di Luzio – vivrà un
sicuro processo di sostituzione con il documento digitale,
tuttavia il completo switch verso il documento digitale richiederà del tempo. Nell’immediato occorrerà convivere
ancora per alcuni segmenti di utenti/clienti con il documento cartaceo. Per questo collaboriamo con i player del mercato printing e postalizzazione, per integrare le modalità di
gestione cartacee del documento su processi completamente dematerializzati. È nostra opinione che si debba rendere
questa coesistenza la più efficiente possibile, ad esempio
implementando soluzioni per la conservazione, apposizione
del glifo e marcatura temporale direttamente sui device di
stampa, così che il documento stampato abbia una sua validità legale e possa convivere con il documento nativamente
digitale”.
Un processo completamente digitalizzato di lavorazione del
documento consente fin da subito di ottenere maggiore produttività, migliorare il team working e la condivisione delle
informazioni e, in generale, incrementare l’efficienza della
gestione in ogni suo passaggio. Un documento digitalizzato
dalla nascita permette di ridurre anche del 60% i tempi di
lavorazione complessivi, azzerando i tempi di condivisione,
archiviazione e ricerca, massimizzando i vantaggi del lavoro
di team. Oggi tutte le fasi del ciclo di vita di un documento
con validità legale (contratto, atto amministrativo o altro)
possono essere dematerializzate (acquisizione, protocollazione, invio approvazione/firma, archiviazione, datacertazione) mantenendo la validità di tutti i passaggi realizzati in
modo digitale. E proprio questo è il valore aggiunto di una
gestione completamente paperless: la possibilità di completare il ciclo di vita del documento senza mai passare su supporto cartaceo: il documento viene completato, sottoscritto,
inviato e archiviato. Produce i suoi effetti legali, ma esiste
solo in formato digitale. In caso di opposizione a terzi in
sede legale, verrà esibito il documento digitale che contiene
i requisiti tecnici di validità legale. Questo consente di poter
eliminare la doppia gestione cartaceo/digitale che era necessario mantenere su tutti quei processi in cui il documento
deve rispondere ai requisiti di norma. Eliminare del tutto
ogni passaggio cartaceo rende il flusso documentale più governato, standardizzato e trasparente.
Cartelle cliniche digitali. Informazione sempre
sicura e distribuita
I processi collaborativi sono spesso destrutturati, soprattutto in quei contesti in cui creatività e innovazione sono
parte fondamentale nella creazione di contenuto. Ecco, in
tutti questi casi le soluzioni di ‘Enterprise Content Management’ non devono irrigidire o blindare i processi collaborativi, ma devono rispettare le modalità di lavoro di gruppi
di lavoro autonomi e autoregolati. Quello che questi sistemi
devono supportare è la possibilità di rendere l’informazione
facilmente reperibile, qualificata e accessibile. Le soluzioni
di dematerializzazione vanno proprio in questo senso. Si
pensi nel mondo sanitario alle cartelle cliniche cartacee, oggi
archiviate in depositi in alcuni casi lontani dalle strutture
sanitarie. In questo caso l’informazione non è sicuramente
accessibile e distribuita. La dematerializzazione di questi
documenti consentirebbe di navigare queste informazioni
per patologia, prescrizione, esito, cura, valorizzando un patrimonio informativo che oggi viene conservato esclusivamente a fini legali.
Edok: conoscenza normativa, alta
specializzazione tecnologica e competenza
nella riorganizzazione aziendale
Circa i vantaggi della digitalizzazione dunque non sussistono
dubbi: le aziende, indipendentemente dalla tipologia e dalla
dimensione, sono consapevoli che il passaggio ‘dall’analogico al digitale’ può portare solo risparmio e maggiore efficienza nella gestione delle informazioni e dei documenti. Le
aziende di dimensioni più grandi stanno affrontando bene
questo cambiamento, incoraggiate anche dal grandissimo
risparmio di carattere economico che la gestione elettronica
Sistemi&Impresa N.5 - giugno 2012 - 57
enterprise content management
documentale porta in organizzazioni caratterizzate da volumi documentali molto elevati. Diverso è invece l’approccio
al cambiamento delle Pmi, le quali, non potendo vedere
vantaggi nell’immediato, spesso persistono in una ‘gestione
analogica’ dei documenti e dei processi perdendo efficienza
e sostenendo costi maggiori per le operazioni di document &
business process management.
In questo passaggio dall’analogico al digitale, i player del
settore printing saranno i partner di domani per i protagonisti del mercato documentale? O i loro competitor? Quale
il trend? Come difendono il loro vantaggio competitivo le
realtà che da sempre hanno puntato alla dematerializzazione
come leva strategica di business?
HyperDok, la soluzione per acquisire qualsiasi
tipo di documento
“Nel caso specifico di Edok – dice Marco Mazzacani, Responsabile commerciale della società –, chi si occupa di printing è
un partner ora e lo sarà anche nel
futuro. Già da tempo le aziende del settore printing si sono
dotate di piattaforme software
di electronic document management e conservazione sostitutiva
a norma per ampliare l’offerta
e stare al passo con il mercato.
Un esempio della collaborazione
in essere tra chi gestisce i docuMarco Mazzacani
menti cartacei e chi gestisce i
Responsabile commerciale
documenti e le informazioni diEdok
gitali è il fatto che piattaforme
Edok, come HyperDok e HyperDokPA, sono dotate di appositi moduli connettori per interfacciarsi nativamente con
i più diffusi servizi di stampa cartacea automatizzata che,
anche se con meno frequenza rispetto al passato, vengono
ancora utilizzati per alcune specifiche categorie documentali
che necessitano della stampa cartacea. Edok ha progettato
e sviluppato HyperDok con la finalità di acquisire qualsiasi
tipo di documento o informazione indipendentemente dalla
fonte di produzione (spool file, pdf, e-mail, fax, carta, word,
excel, dwg, file audio/video, etc.) e di un potente motore per
il workflow and business process management che permette
di ‘disegnare’ la gestione dei processi.
“Edok da sempre considera le collaborazioni tra aziende uno
dei punti fermi per la realizzazione di soluzioni integrate e
difende il proprio ‘vantaggio competitivo’ collaborando e
condividendo il know how con quelle aziende di questo
specifico settore che scelgono un percorso di partnership”
spiega Mazzacani.
Come aiutano le soluzioni di Edok ad aumentare produt58 - Sistemi&Impresa N.5 - giugno 2012
Edok
Edok Srl è specializzata nella progettazione, sviluppo e distribuzione di piattaforme software e servizi in outsourcing per la
Gestione Elettronica Documentale. Le soluzioni si rivolgono alla
grande, media e piccola azienda privata e agli enti pubblici.
Il core business dell’azienda comprende, l’archiviazione documentale, la spedizione multicanale/pubblicazione web, la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica, il business
process management, il protocollo informatico e la consulenza
giuridico-fiscale.
Edok è sede territoriale per la provincia di Brescia di ANORC
(Associazione Nazionale Operatori Responsabili della Conservazione).
http://www.edok.it/
tività, team working ed efficienza dei processi in maniera
semplice e immediata?
“Sicuramente è necessario affidarsi ad un fornitore affidabile che vanti comprovata esperienza nel settore – risponde
Mazzacani –, che abbia già affrontato dei casi di dematerializzazione di processi e documenti e che assista il cliente finale nella ‘gestione del cambiamento’, indicandogli la giusta
direzione da seguire per passare dall’analogico al digitale
senza sconvolgere il proprio modo di lavorare. Per godere in
tempi brevi dei benefici della dematerializzazione è fondamentale affrontare i progetti passo dopo passo (es. ciclo attivo, ciclo passivo, area paghe, area tecnica, documentazione
commerciale, ecc.) e partire dalla dematerializzazione dei
documenti per poi passare alla gestione digitale dei processi
a essi associati”.
Gruppo Formula, quando il documentale non
‘pesa’ sull’Erp
È necessario individuare in modo mirato le aree di intervento per limitare i processi cartacei e manuali. Con la conservazione sostitutiva si ottiene immediatamente più spazio
a disposizione e, avere meno carta in circolazione significa anche meno tempo impiegato per le attività di ricerca e
meno costi, sia esterni di invio, sia interni di gestione. Altri elementi fondamentali sono la sicurezza e l’integrità dei
dati: i documenti aziendali che necessitano approvazione
vanno smistati gestendo in modo completo tutto il ciclo,
fino ai solleciti. Inoltre, la soluzione documentale, gestendo
il workflow, deve permettere di apporre la propria firma e di
integrare le attività con l’Erp sottostante.
Il Gruppo Formula, da oltre 25 attivo nella progettazione
di sistemi gestionali per diversi comparti industriali, fa la
sua proposta per l’ufficio ‘paperless’: “La nostra suite documentale ha al proprio interno una serie notevole di componenti che consentono di gestire (più che controllare) il
flusso dei documenti – spiega Alberto Cappelli, Offering
enterprise content management
Manager Document Management, Gruppo Formula S.p.A.
–. Garantendo così una migliore
gestione in fase di acquisizione,
con l’automatizzazione della digitalizzazione, in quella di invio
dei documenti sia all’interno
sia all’esterno della azienda, in
quella di estrazione automatica
dei dati, durante l’eliminazione
Alberto Cappelli
Offering Manager
fisica dei documenti in base alle
Document Management
normative vigenti”.
Gruppo Formula S.p.A.
Le caratteristiche sono molte,
ma alcune sono significative in modo specifico; si tratta in
particolare dell’integrazione e della capacità di poter fornire componenti specifici, ad esempio quello di workflow,
piuttosto che quello di riconoscimento documentale, senza
mettere in discussione eventuali altre componenti di natura
documentale presenti in azienda
Uno degli elementi che differenzia l’offerta di Formula da
quella dei competitor è la capacità delle componenti di non
andare in conflitto con eventuali altre soluzioni di gestione
documentale già presenti in azienda.
“I componenti della gestione documentale ‘estesa’ che
proponiamo sono molto specifici – dice Cappelli – e si
affiancano al sistema documentale eventualmente già
presente senza conflitti. Infatti i nostri componenti possono gestire processi specifici o fornire documenti dopo
che siano stati utilizzati in funzioni particolari. Un’altra
caratteristica fondamentale da considerare è che non serve
un budget a disposizione da investire per la gestione documentale. Infatti, il suo scopo è quello di rivisitare alcuni
specifici processi aziendali per ottenere risparmi, da cui
derivano le possibilità di investimento”.
A questo proposito si fa riferimento sia alla soluzione per
l’archiviazione elettronica delle fatture sia al modulo ‘Riconoscimento’ per l’acquisizione automatica dei documenti
elettronici in formato Pdf, disponibile anche via email. “Il
risparmio di tempo è un beneficio concreto che i nostri clienti riscontrano – commenta Cappelli –. Per esempio il nostro
Gruppo Formula
Fatturato: 30 milioni di Euro
Dipendenti: 275
Offerta: Formula ERP Diapason, Sage ERP X3, prodotti per
l'area finance di competenza del CFO (in particolare Tesoreria
e Pianificazione&Controllo)
Sedi: Milano, Torino, Padova, Bologna, Roma
www.formula.it
cliente Sumitomo Chemical individua come principali benefici dell’archiviazione elettronica delle fatture la ricerca
immediata, più facile, che fa risparmiare molto tempo. Un
altro nostro cliente, con la stessa struttura organizzativa, a
parità di persone, gestisce il doppio delle fatture passive con
la stessa affidabilità”.
Il digitale fa risparmiare
Passare a una gestione digitale del documento non apporta
solo benefici in termini di snellimento dei processi e svuotamento degli archivi cartacei. Il risparmio in termini economici e di tempo nel recupero del dato sono evidenti.
In una ricerca eseguita da Ipsos nel 2006 intitolata ‘Global
e Xplor Italia Research’ le evidenze mostrano come “Complessivamente, i costi della gestione documentale tradizionale possono essere stimati in una percentuale del Pil rispettivamente: del 3%, se consideriamo unicamente i documenti
contabili e amministrativi; del 5% se consideriamo tutte le
tipologie di documenti prodotti dagli Enti e dalle imprese
(documentazione commerciale, di marketing, documenti
relativi a processi verticali delle aziende, ecc.). L’impatto
complessivo della gestione documentale tradizionale sul
sistema-paese è quindi quantificabile tra 42 e 70 miliardi di
euro all’anno, a seconda che si considerino unicamente i documenti contabili e amministrativi o si allarghi l’ambito di
riferimento a tutte le tipologie di documentazioni gestite”.
CoSign di Arx: firma remota, meno carta.
La dematerializzazione di documenti cartacei rappresenta l’unica soluzione per abbattere il costo di gestione documentale, uno dei più elevati sostenuti dalle aziende e da
grandi organizzazioni come banche, assicurazioni e importanti gruppi industriali.
Prima in Italia ad aver intrapreso il processo di certificazione in conformità agli standard Europei richiesti dall’Ocsi,
Organismo di Certificazione della Sicurezza Informatica
dipendente dal Ministero per lo Sviluppo Economico, Arx
ha sviluppato il dispositivo di firma remota centralizzata
CoSign che permette di firmare digitalmente qualunque documento, in tutta sicurezza, grazie al server Hsm (Hardware
Secure Module), e di verificarne sia integrità sia titolarità in
qualsiasi momento.
Distribuita in Italia da itAgile, è una soluzione di firma digitale valida in tutto il mondo, l’unica riconosciuta giuridicamente dalla normativa italiana, che consente di diminuire i
costi e di dimezzare i tempi associati alla firma su carta.
Ad oggi, oltre 2 milioni di singoli utenti nel mondo adottano
CoSign con la generazione di oltre 400 milioni di firme digitali, ottenendo così un risparmio stimato di 4 miliardi Euro
e di 400.000 alberi.
Progettato con l’obiettivo preciso di offrire uno strumenSistemi&Impresa N.5 - giugno 2012 - 59
enterprise content management
to facilmente gestibile, Cosign
(www.cosign.it) si presenta come
la risposta più efficace per utilizzatori e responsabili del servizio,
perché rispetta i requisiti di sicurezza a chiave pubblica (Pki)
all’interno di un dispositivo
Hsm. Inoltre, la centralizzazione
del dispositivo ha permesso, negli anni, di firmare con qualsiasi
Gadi Aharoni
applicativo o sistema (Office,
Chief Executive Officer
Arx
Acrobat, SharePoint, ActiveDirectory, ecc.).
“La firma elettronica qualificata è la risposta vincente per le
Istituzioni e le imprese Italiane che sono chiamate a risparmiare sull’uso del supporto cartaceo – commenta Gadi Aharoni,
Chief Executive Officer di Arx – Ci presentiamo al mercato
italiano con la nostra soluzione di firma digitale CoSign per le
sue caratteristiche oggettive di facilità d’attivazione, usabilità
e sicurezza. Crediamo infatti che anche in Italia l’azienda paperless diventerà una delle sfide principali del futuro”.
Il canale per la firma digitale si chiama itAgile
Allo stato attuale, sostituire i processi di approvazione su
carta, lenti e costosi, con un sistema digitale, più veloce e
economico, è una priorità strategica per qualsiasi realtà. La
soluzione per la firma digitale CoSign, prodotta da Arx è distribuita in esclusiva in Italia da ItAgile (www.itagile.it). “Se
la maggior parte dei documenti nasce in digitale – afferma
Gianni Sandrucci, Ceo di itAgile – ancora oggi il 56% delle
aziende stampa oltre la metà (55%) di essi solo per applicare
una firma, una pratica che all’azienda costa 5,2 euro a documento. La soluzione di firma digitale CoSign nel mondo
è utilizzata da oltre 2 milioni di
utenti con la generazione di oltre
400 milioni di firme digitali e un
risparmio stimato di 4 miliardi di
Euro”.
Facile da attivare, usare e gestire,
CoSign è una soluzione di firma
standard (Pki) basata su un server sicuro (Hsm) che centralizza e integra le funzioni di firma,
rendendole un servizio in rete disponibile per l’azienda e per chi
Gianni Sandrucci
interagisce con essa da remoto.
Ceo
Parallelamente, CoSign è l’unico
ItAgile
dispositivo Hsm di firma elettronica qualificata legalmente riconosciuto, vantaggio competitivo che distingue le firme digitali generate da CoSign
rispetto a quelle dei competitor.
60 - Sistemi&Impresa N.5 - giugno 2012
ARX (Algorithmic Research)
Fondata nel 1987, oggi l’azienda si presenta al mercato con
una vasta gamma di prodotti e servizi all'avanguardia, progettati per semplificare, proteggere, e accelerare le transazioni
elettroniche, ovunque e in qualsiasi momento. Eccellenza
tecnologica, ricerca e innovazione, in tema di dispositivi crittografici per il mondo finanziario, farmaceutico, ospedaliero,
commerciale, legale, governativo, rappresentano i suoi tratti
distintivi.
Il core business dell’azienda si basa su CoSign® (www.cosign.it), dispositivo elettronico HSM (Hardware security module), l’unica soluzione di firma remota che risponde alle direttive
della normativa italiana.
www.arx.com
“Nei prossimi anni la firma digitale sarà un elemento essenziale per il futuro dell’ufficio paperless – conclude Sandrucci
–. Si può dire che sia alla portata economica di tutti, dalla
Pubblica Amministrazione alle imprese, con evidenti benefici di razionalizzazione e semplificazione delle procedure
aziendali”.
CoSign è una soluzione di firma digitale centralizzata vincente perché rigorosamente mantenuta nello standard della firma digitale e all’interno di dispositivi di alta sicurezza
comprovata da organismi terzi.
La firma biometrica, o grafometrica, è invece quel particolare tipo di firma elettronica avanzata che si ottiene dal ri-
ItAgile
ItAgile si basa su un modello distribuito e su criteri di agilità
e di efficienza: è una società formata da professionisti con
esperienza in vari settori dell’informatica, soprattutto nell’automazione documentale e nella firma digitale, elemento essenziale per una reale automazione dei processi.
ItAgile è il distributore in esclusiva per l’Italia di CoSign di
Arx.
www.itagile.it/web
levamento dinamico dei dati calligrafici (ritmo, pressione,
velocità, inclinazione della penna, movimento, ecc.) della
firma di un individuo tramite una penna elettronica su una
tavoletta grafica, altrimenti noto come ‘pad di firma’.
La firma grafometrica sta avendo particolare successo in
banca nei processi di dematerializzazione ‘a sportello’, dove
il documento nasce digitale, con piena validità legale.
Agomir punta sull’informazione a portata di
mano. Sempre. Ovunque.
Le informazioni destrutturate o poco organizzate si trasfor-
enterprise content management
mano in breve tempo in un insieme caotico di dati inutilizzabili, la cui gestione incide negativamente sull’efficienza di
un’azienda nel controllo dei processi interni ed esterni, ovvero nel suo grado di dare risposte concrete e tempestive al
mercato.
È questa la premessa di Mario Goretti, Amministratore delegato di Agomir, azienda lecchese del Gruppo G.R. Informatica, attivo da trent’anni nel settore Ict, che offre tecnologie e soluzioni informatiche costantemente all’avanguardia
al servizio delle Pmi.
Sono molte le indagini che da
tempo mettono in evidenza, con
percentuali più o meno discutibili, ma in ogni modo importanti, lo spreco di risorse aziendali in
attività a basso valore aggiunto,
come la ricerca di documenti,
la distribuzione manuale degli
stessi, la copia per più destinazioni d’uso, l’invio mediante
posta tradizionale, la perdita di
informazioni riservate, ecc.
Mario Goretti
L’informatica, nel suo signifiAmministratore delegato
cato di ‘scienza dell’informazioAgomir
ne’, ha il dovere di affrontare e
risolvere in modo adeguato questo problema prima che le
aziende (non tutte, per fortuna) si richiudano in se stesse, rifiutando a priori il cambiamento perché poco fiduciose nelle
soluzioni organizzative ed applicative proposte. Ideare, sviluppare e manutenere prodotti software all’avanguardia non
è né facile, né tantomeno sufficiente per affrontare la mole di
mutamenti in atto, in ogni settore e dimensione d’azienda.
“Come realtà operativa da anni nella progettazione di soluzioni gestionali per le Pmi, crediamo che la vera ‘rivoluzione
digitale’ risieda nel cambio di mentalità che tali tecnologie
determinano – spiega Goretti –, a tutti i livelli d’impresa,
specie in quelli più legati alle attività di routine. Riteniamo
che, in un momento di ristrutturazione del mercato come
quello che stiamo vivendo, sia importante per le aziende
affrontare il cambiamento guadagnando in efficienza e organizzazione, anche grazie all’informatica”.
Una delle principali risposte di Agomir a queste necessità
di gestire in modo adeguati dati, documenti e processi, si
chiama InteGRa. “L’obiettivo – spiega Goretti – è insito
nel nome stesso di questa suite di prodotti web, che vuole
mettere ordine in azienda, integrando su un’unica piattaforma informazioni che oggi vivono in modo destrutturato su
diversi supporti o, in molti casi, nelle sole teste delle persone. L’informazione a portata di mano, sempre, ovunque, è
il nostro motto. Nato anni fa in tempi non sospetti, non può
che assumere oggi un significato ancor più reale, anche con-
Agomir S.p.A.
Società del Gruppo G.R. Informatica attivo da trent’anni nel settore Ict per offrire tecnologie e soluzioni informatiche all’avanguardia al servizio delle Pmi.
Forte esperienza in ambito gestionale, sia nelle aree tradizionali
(amministrazione, contabilità, logistica, commerciale, produzione, ecc.) sia in quelle innovative (documentale, Crm, manutenzione impianti, post-vendita, e-learning, portali, ecc.).
Certificata competenza nell’area hardware e nei sistemi. Gli
interventi di Agomir mirano alla progettazione, installazione e
manutenzione di sistemi hardware, semplici o complessi, alla
virtualizzazione, al consolidamento di server e client, disaster
recovery, backup management.
http://www.agomir.com/
siderando i dispositivi mobili che sempre di più fanno parte
della nostra quotidianità”.
Alfresco, la soluzione ‘open’ per l’Enterprise
Content Management
La forza lavoro aziendale sta cambiando rapidamente. Oggi
più che mai sono gli utenti a sollecitare il cambiamento imponendo l’adozione di nuovi strumenti di comunicazione
social, nuovi servizi cloud e nuovi dispositivi mobili nell’ambito aziendale. Solo nell’ultimo anno il tablet è passato da
novità per il mercato consumer al dispositivo di elaborazione aziendale con il più alto tasso di crescita mai registrato.
“Per mantenere il passo con questo ritmo di cambiamento
– dichiara Alberto Fidanza, Sales Director South Europe di
Alfresco – e per trarne vantaggio, le aziende devono adottare
un nuovo approccio alla gestione dei contenuti: un approccio
equilibrato che sia al contempo
incentrato sull’utente mobile,
predisposto al cloud e in grado
di fornire valore aggiunto all’organizzazione. Inoltre gli utenti
si sono abituati ad utilizzare app
Web per il mercato consumer,
come Facebook o Google, facili
da utilizzare e senza esigenze di
formazione. Alfresco consente
Alberto Fidanza
agli utenti di collaborare in modo
Sales Director South Europe
facile sul contenuto e i progetti
Alfresco
sparsi per il mondo”.
Nuove funzionalità sociali, come stato, tag e activity feed dei
contenuti rendono i team più efficienti.
Le piattaforme di gestione contenuti aziendali di tipo legacy
non sono mai state focalizzate sugli utenti finali. Le aziende
le hanno adottate per gestire contenuti e documenti corporate e per rafforzare i processi di business. Ma l’adozione da
Sistemi&Impresa N.5 - giugno 2012 - 61
enterprise content management
Alfresco
Fondata nel 2005, Alfresco è la piattaforma ‘aperta’ per il
social content management. Rappresenta una delle principali
alternative open source per la gestione dei contenuti aziendali e coniuga l’innovazione dell’open source alla stabilità di
una piattaforma di classe Enterprise. Il modello open source
consente ad Alfresco di avvalersi di tecnologie all’avanguardia, permettendo la realizzazione di un software di alta qualità
ad un costo inferiore rispetto ai software proprietari.
La filiale italiana è stata creata nel 2009 sotto la guida di
Alberto Fidanza e in due anni di attività ha più che triplicato il
numero dei clienti Enterprise, registrando all’attivo più di 70
aziende di tutti i settori industriali.
www.alfresco.com - http://www.alfresco.com/it/
parte degli utenti e la formazione sono sempre state critiche
e l’intero potenziale di un’implementazione è ancora lungi
dall’essere realizzato. Le soluzioni Enterprise Content Management legacy di tipo proprietario, progettate nei primi
anni ‘90, sono maturate in ambienti client/server in cui era
predominante la presenza di PC windows. Oggi, con la proliferazione di browser e dispositivi mobili e con la diffusione
dei tablet, le sfide associate all’interfaccia per le applicazioni
aziendali sono veramente impegnative.
“Alfresco – dice Fidanza – è attualmente una tra le più moderne piattaforme di gestione contenuti presente sul mercato e offre un ottimo equilibrio tra la facilità d’uso e la gamma
di funzionalità. Un recentissimo studio di Forrester descrive
che i più significativi vantaggi nell’adozione di Alfresco da
parte delle aziende sono stati il minor numero di licenze software, risparmi sui costi di manutenzione, capacità di utilizzare risorse di sviluppo meno costose, eliminazione dei costi
It grazie all’uso dello stack open source”.
Dove è finita la ‘collaboration’?
La soluzione per abilitare un’implementazione snella di soluzioni It per i processi documentali si chiama Alfresco. “La
collaboration – commenta Fidanza – è sempre stata il leit
motiv della nostra azienda, la quale per sua scelta ha deciso
di impostare il business partendo dai bisogni del cliente. Si
tratta di mettere a fattor comune un sistema in grado di gestire la quantità di documenti e informazioni che si scambiano i dipendenti da un’unica piattaforma di facile utilizzo”.
Alfresco segna così un passaggio epocale nella gestione della collaboration 2.0, chiamata oggi ‘people-to-people’ perché cresce e si sviluppa dai bisogni delle persone che fanno
l’azienda.
Con Siav progetti dai tempi rapidi e costi certi
Per tutte le imprese le informazioni rappresentano un elemento strategico, una leva che fa la differenza. È per questo
62 - Sistemi&Impresa N.5 - giugno 2012
che un’efficiente gestione dei flussi documentali può costituire un fondamentale vantaggio in termini di competitività.
“Siav da oltre vent’anni opera al fianco delle realtà aziendali
che vogliono intraprendere la via dell’innovazione, attraverso una piattaforma tecnologica in grado di soddisfare tutte le
esigenze legate alla gestione documentale, alla misurazione
delle performance, alla conservazione sostitutiva a lungo
termine e alla comunicazione multicanale” spiega Leonardo
Bernardi, Sales manager di Siav .
La piattaforma Archiflow sviluppata dall’azienda permette
di automatizzare i processi in
maniera completamente flessibile e rende possibile consultare,
riprodurre, modificare, smistare,
spedire, fascicolare documenti e
dati geograficamente distribuiti attraverso l’integrazione con
strumenti di Office Automation,
Posta Elettronica tradizionale e
Leonardo Bernardi
certificata, Portali e sistemi Erp.
Sales manager
Siav propone tre tipologie di ofSiav
ferta: il software Archiflow che
consente di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti. I
‘Professional Services’, team di consulenti e analisti in grado
di realizzare dalle più semplici implementazioni ai grandi
progetti di dematerializzazione; il Document Management
Outsourcing, un servizio che grazie al Datacenter e le nuove
tecnologie cloud delocalizza il sistema documentale garantendo continuità di servizio e costi ridotti.
Siav offre soluzioni maturate in oltre vent’anni di presenza
sul campo: progetti dai tempi e costi certi, veloce ritorno
dell’investimento, semplici nell’utilizzo e nella gestione.
Inoltre, grazie alla costante collaborazione con i maggiori
esperti indipendenti del settore, le soluzioni Siav rispecchia-
Siav
Siav Spa è una società di sviluppo software e servizi informatici
che opera nell’ambito della gestione documentale. Offre soluzioni per i mercati Finance, PA, Industry e SOHO: dematerializzazione, outsourcing, workflow management, conservazione
sostitutiva, gestione della PEC, salvaguardia dei Beni Culturali.
Fondata a Padova nel 1990, oggi Siav ha una vocazione internazionale ed è capofila di Siav Group, insieme di società distribuite sul territorio italiano ed estero, con oltre 250 collaboratori
e 3000 installazioni. Siav è presente nel Magic Quadrant di
Gartner per l’Enterprise Content Management su 24 aziende
a livello mondiale.
www.siav.it
enterprise content management
no le più recenti normative e linee guida italiane sulla corretta gestione informatica dei documenti.
Come affrontano le aziende il cambiamento
verso il paperless office? Con penna ottica e
tablet: la proposta di IDM
Se è da tempo che nel settore della Gestione Documentale
viene auspicata l’eliminazione della carta per disporre delle
informazioni senza limiti fisici, ad oggi ci sono ancora passaggi e processi che ne prevedono obbligatoriamente l’utilizzo, come ad esempio la sottoscrizione di contratti.
Infatti, poiché un contratto sia valido, è necessario che questo sia firmato su carta, e solo in seguito potrà venire digitalizzato.
Quindi, considerando che la carta non potrà essere eliminata
nel breve, i clienti chiedono ai vendor e ai system integrator
di essere supportati e aiutati nell’intento di eliminare tutto
ciò che riguarda la movimentazione della carta all’origine e
nell’attuazione di processi di accelerazione della fruibilità
del dato qualitativo utilizzato dalle attività di back office.
“A chi si trova in questa fase – spiega Marco Donnamaria,
Sales & Marketing Director di IDM proponiamo l’utilizzo
di alcune tecnologie d’avanguardia: la penna ottica (o digitale)
e il tablet. Il cliente potrà così
usufruire immediatamente del
documento digitale in qualsiasi
sede, e avrà una maggior rapidità
interpretativa del dato e della gestione dei processi di controllo.
Ma non solo. I tempi di attivazione del contratto si azzerano,
mentre la copia cartacea compilata viene inviata subito all’arMarco Donnamaria
chivio e mai più movimentata”.
Sales & Marketing Director
IDM
Controllare il flusso dei
documenti cartacei con l’obiettivo di aumentare
la velocità e l’efficienza del business
Con il Business Process Outsourcing di IDM vengono presi
in carico i processi documentali del cliente interagendo direttamente con il suo sistema di business: rete di vendita,
clienti finali e fornitori. Un contributo che facilita l’attività
dell’impresa non solo in termini di maggior efficienza esecutiva, ma anche sotto il profilo della retention del cliente
finale e della riduzione dei rischi operativi, ambito in cui
l’esperienza e l’efficienza dell’outsourcer sono cruciali perché il loro apporto abbia un impatto diretto sul business.
Ad esempio, la reazione sollecita a una disdetta può attivare
interventi correttivi che permettono di conservare il cliente,
mentre una gestione tempestiva dei reclami può migliora-
IDM
Nata nel 2001, oltre 30 milioni di euro di ricavi, 280 grandi
clienti e oltre 500 collaboratori, IDM è oggi specializzata nella
gestione in outsourcing dei processi documentali per le compagnie assicurative, collabora con grandi gruppi bancari e finanziari e conta tra i propri clienti società ai vertici dei settori
telco, media, multiutility, retail & GDO.
Tutti i servizi si avvalgono del supporto dei 4 process center
(oltre 180 milioni di scansioni l’anno), 2 datacenter (oltre 8
miliardi di immagini on-line, fino a 400.000 accessi on-line
giornalieri) e 6 document warehouse (130.000 mq di archivi e
oltre 4.000 richieste di ricerca giornaliere).
http://www.integradm.it/
re la relazione con la clientela tutelando l’azienda da azioni
legali e sanzioni amministrative. Per garantire elevati livelli
di servizio, compliance normativa e alti standard qualitativi,
IDM mette in campo un’organizzazione strutturata per settori di mercato, formata da consulenti, tecnici e specialisti in
grado di disegnare, implementare ed erogare un servizio ottimizzato, integrandosi a tutti i livelli con i processi, i sistemi
e le applicazioni del cliente.
Nica, l’accento sui processi di
dematerializzazione distribuita
Se tutte le aziende hanno cominciato a prendere coscienza
del problema cartaceo nell’attuale quadro economico e legislativo, non tutte sono pronte a fare investimenti significativi, soprattutto se questi implicano ristrutturazioni organizzative dall’esito incerto.
Solo alcune hanno avviato progetti di dematerializzazione,
relativi per lo più a settori aziendali particolarmente sensibili ai ritorni economici o per adempiere a obblighi di compliance.
Il potenziale è comunque riconosciuto da tutti come molto
elevato e la dematerializzazione è valutata come una delle
tre aree più importanti per i futuri investimenti dell’Ict.
“In base alle nostre esperienze realizziamo soluzioni a bassissimo
impatto organizzativo, che garantiscono un ritorno economico in
12-18 mesi”, spiega Nicola Rossi,
Direttore generale di Nica, dal
1990 attiva nell’area dell’archiviazione elettronica. “Un obiettivo che è possibile raggiungere
con prodotti hardware e software
sviluppati ad hoc per la probleNicola Rossi
Direttore generale
matica della dematerializzazione
Nica
distribuita”.
Sistemi&Impresa N.5 - giugno 2012 - 63
enterprise content management
Nica
Dal 1990 Nica srl sviluppa e distribuisce soluzioni informatiche per l’archiviazione elettronica di documenti cartacei e per
l’estrazione automatica dei contenuti.
DOCS: la soluzione in grado di realizzare in modo efficace la
dematerializzazione dei documenti cartacei delle aziende. Il
sistema ha come obiettivo l’eliminazione dei supporti cartacei
e la loro sostituzione con documenti elettronici. Prevede la
dematerializzazione distribuita, immediata e senza impatto
sulla struttura organizzativa.
ProFit: la nuova soluzione per la gestione automatica del
ciclo delle fatture passive con fatturazione a consuntivo in
base alle fatture effettivamente elaborate. Prevede una rete
di Centri Servizi che offrono alle aziende l’elaborazione completa delle fatture ricevute.
http://www.nica.biz/
Al momento stesso dell’emersione del documento in azienda
(ricezione della posta o produzione interna del documento)
le soluzioni di Nica abilitano la sostituzione del documento
cartaceo con quello digitale, rendendo il documento digitale
fruibile a tutti gli utenti abilitati in tempi predefiniti per ogni
tipo di documento (4 ore, 12 ore, tre giorni, etc).
“Le caratteristiche principali di un’applicazione di dematerializzazione – commenta Rossi – dovrebbero essere:
l’acquisizione di strumenti di digitazione distribuiti capillarmente nell’organizzazione; la realizzazione non traumatica dell’intervento; l’architettura della soluzione evolutiva
di tipo orizzontale; l’avviamento progressivo, dove le aree
applicative interessate al progetto sono convertite gradualmente alla dematerializzazione dei processi documentali”.
Nica ha sviluppato negli ultimi 15 anni una grande esperienza nei processi di dematerializzazione centralizzata e negli
ultimi 5 anni in particolare nelle reti di dematerializzazione
distribuita.
L’azienda ha sviluppato una serie di prodotti mirati alla
soluzione di queste problematiche; soluzioni oggi operative presso un significativo insieme di utenti che hanno permesso di incrementare le esperienze in particolar modo nelle
aziende pubbliche, sia centrali, sia periferiche, e nei settori
dei trasporti, della distribuzione e delle assicurazioni.
A.I.M Fulmedia: verso il Total Information
Management System
Questa la specialità della A.I.M. Fulmedia, protagonista da
alcuni decenni nello specifico mercato delle informazioni,
che creano la conoscenza per impostare un’efficiente comunicazione.
Con l’aumento vertiginoso delle informazioni tramite tutti
i media, le persone e le organizzazioni percepiscono sempre
più il problema della conoscenza, della individuazione, della
64 - Sistemi&Impresa N.5 - giugno 2012
condivisione e della selezione del dato e delle informazioni
essenziali per le loro attività .
“Questa esigenza forse sarà di supporto all’ecologia, in
quanto convincerà molti a ridurre la carta e ad affidarsi a
sistemi automatici, che aiutino
a concentrarsi sulle informazioni
che fanno conoscenza, su quelle
informazioni che servono!” commenta Nino Pecorari, Direttore
generale di A.I.M Fulmedia.
Bisogna aumentare la formazione degli utenti e la razionalizzazione dei processi, sostiene
Pecorari. Per essere più incisivi
sui collaboratori, la tecnica del
‘push’ delle informazioni che
Nino Pecorari
servono è fondamentale per la
Direttore generale
formazione a un nuovo sistema
A.I.M. Fulmedia
di conoscenza. La A.I.M. Fulmedia – uno ‘spin-off’ della famosa istituzione di ricerca
‘Battelle Memorial Institute’ –, si occupa da sempre di Total
Information Management System.
I centri di ricerca della Fulmedia, presenti in varie nazioni
europee, principalmente in Francia, Svizzera e Italia, hanno continuamente aggiornato i loro prodotti, nell’intento di
poter offrire sempre la miglior tecnologia al minor prezzo
possibile, senza rinunciare alla qualità.
I database gestiti dalle applicazioni della Fulmedia, anche
se di dimensioni veramente importanti, assicurano sempre
grande facilità d’uso per l’utente inesperto e massima sofisticazione per gli utenti più ‘tecnologhi’.
A.I.M Fulmedia
Nata nel 1988 da un gruppo di ingegneri della sede di Ginevra
del Battelle Memorial Institutem, la più grande organizzazione
mondiale di ricerca nelle alte tecnologie ha realizzato diversi
prodotti per la gestione documentale ed archiviazione sostitutiva, workflow e Crm, sia in architettura Client/Sever sia
full-Web, prodotti che utilizzano sistemi di indicizzazione S.Q.L.
compliant o motori specialistici di Information Retrieval (IRS inverted indexes, quali Fulcrum, Open Text,ecc.) per la gestione
della conoscenza con Client : Win/Mac e Server : UNIX , Win
o LINUX .
Sviluppa soluzioni per il commercio elettronico, con chiavi assimetriche, e di software e servizi per la sicurezza dei server e
controllo della vulnerabilità.
Nelportafoglio anche soluzioni S.S.O. (single sign on) con chiavi
usb, smart-cards o impronte biologiche.
http://www.fulmedia.com/