Modulo di prenotazione alberghiera per gruppi

IT—(1016)
MODULO DI PRENOTAZIONE
ALBERGHIERA PER GRUPPI
Congresso Internazionale RI 2017
Atlanta, Georgia, USA
10-14 giugno 2017
ISTRUZIONI:
Per le prenotazioni di 15 camere o più, visitare https://registration.experientevent.com/showROT171 per inoltrare la richiesta online.
Questa procedura consente di visionare le informazioni individuali e si riceverà la conferma con un riepilogo della domanda in seguito
all’approvazione. Se non si desidera dare la domanda online è possibile usufruire dell’opzione tradizionale compilando il modulo cartaceo.
Le richieste saranno evase in base all’ordine di arrivo dall’agenzia ufficiale del Rotary, Experient. Le richieste incomplete possono subire
ritardi o non essere considerate valide.
•Una volta pervenutaci la vostra richiesta, vi manderemo una lettera con l’offerta ufficiale delle camere. Vi preghiamo di fare attenzione alla DATA DI SCADENZA. Le offerte che non vengono accettate entro tale data saranno cancellate.
•
Al momento dell’accettazione si richiede una carta di credito come garanzia.
•
Le prenotazioni di gruppo possono essere modificate o ridotte in numero senza penale sino al 5 dicembre 2016.
•
Un ammontare uguale al costo di due pernottamenti deve essere versato entro il 5 dicembre 2016.
•Ulteriori informazioni sono riportate al paragrafo “Linee guida” a pagina 2.
1. INFORMAZIONI SUL GRUPPO
3. SCELTA DELL’ALBERGO
Nome del gruppo
Indicate un massimo di tre alberghi, in ordine di preferenza.
Experient farà il possibile per assegnare gli alberghi prescelti, ma
cercherà soluzioni alternative qualora non fossero disponibili.
Recapito postale
1.
Città
Prov. 2. C.A.P. Paese
3. INFORMAZIONI SUL PAGAMENTO ANTICIPATO
2. REFERENTE DEL GRUPPO
Al momento non è richiesto nessun versamento. Dopo l’accettazione
della lettera con l’offerta ufficiale delle camere, circa tre settimane
prima del 5 dicembre 2016. Experient invierà la fattura con l’importo
dovuto. Il pagamento anticipato per due pernottamenti e relative
imposte è pagabile con bonifico bancario in valuta USD all’albergo
indicato. Per questo tipo di prenotazione non si accettano carte di
credito e addebito. Il mancato pagamento di due pernottamenti, e
relative imposte per ogni camera riservata entro la data del 5 dicembre
2016 e la mancata comunicazione al coordinatore gruppi Experient
designato comporterà la cancellazione delle stanze prenotate. Fare
riferimento alle Linee guida per i dettagli. Il gruppo è responsabile
per il pagamento di commissioni e costi relativi ai bonifici bancari.
Nome
Cognome
Azienda
Tel. (Includere il prefisso nazionale e internazionale)
Fax (Includere il prefisso nazionale e internazionale)
INOLTRARE IL MODULO A:
Email
Experient, Attn: Rotary Group Coordinator
One Overbook Point, Ste. 600
Lincolnshire, IL 60069 USA
Email: [email protected]
Fax: +1-847-996-5401
Inoltrando questo modulo, si accetta che Experient condivida le
informazioni raccolte durante la registrazione con l’albergo. Di
conseguenza, tali informazioni saranno soggette al regolamento
sulla privacy dell’albergo in questione.
Con l’inoltro di questo modulo, si acconsente alla condivisione delle informazioni raccolte da Experient durante la procedura di prenotazione con
l’hotel riservato per il partecipante. Pertanto, queste informazioni sono soggette al regolamento sulla privacy dell’hotel stesso. Immettere le camere
richieste negli spazi sottostanti. N.B. Per richiedere gruppi di stanze presso hotel diversi si prega di compilare un modulo separato per ciascun gruppo.
Giorno/
data
Num.
camere
richieste
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Lun
5
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Gio
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Totale
pernottamenti
MODULO DI PRENOTAZIONE
ALBERGHIERA PER GRUPPI
Congresso Internazionale RI 2017
Atlanta, Georgia, USA
10-14 giugno 2017
LINEE GUIDA
Il Rotary International vi ringrazia per la vostra partecipazione al Congresso RI 2017 ad Atlanta, USA. Il RI sta negoziando un accordo
con alcuni alberghi della città impegnandosi a occupare un numero minimo di camere. Per tutelarsi dal pagamento di una penale e
fare in modo che i gruppi prenotino il numero di camere di cui hanno effettivamente bisogno, il RI richiede a ogni gruppo di versare
il pagamento anticipato e le relative imposte per due pernottamenti per ogni camera prenotata. Fare riferimento alla fattura per i
dettagli sulle imposte che possono variare in base all’albergo.
I gruppi che richiedono 15 o più camere devono seguire lo scadenziario per la prenotazione riportato qui di seguito. Saranno accettate
solo i moduli della prenotazione debitamente compilati pervenuti entro la data stabilita.
Prima del 6 settembre 2016: Accettazione dei moduli di prenotazione alberghiera per gruppi
•Le richieste pervenute tramite i moduli ufficiali di prenotazione alberghiera cartacei o elettronici saranno evase nell’ordine di
arrivo da Experient, l’agenzia ufficiale del Rotary. Le richieste ricevute dopo il 6 settembre 2016 sono soggette alla disponibilità
delle camere. Le prenotazioni per gruppi non possono essere accettate per telefono.
•Entro 10 (dieci) giorni dalla ricevuta della prenotazione, al referente del gruppo sarà spedita una lettera ufficiale con l’offerta di
camere e l’indicazione della data entro la quale si dovrà confermare, disdire o modificare la prenotazione. La conferma deve essere
accompagnata dal numero/data di scadenza di una carta di credito.
•Le offerte che non vengono accettate entro tale data saranno cancellate.
•Una volta ricevuta la conferma della prenotazione e dopo aver verificato le coordinate della carta di credito, Experient si metterà
in contatto con il referente del gruppo per fornire informazioni sulle fasi successive.
•L’albergo presso il quale sono state riservate le camere potrà a sua volta inviare al referente del gruppo un modulo con il regolamento dell’albergo da firmare per accettazione.
5 dicembre 2016: Scadenza per il deposito/aggiustamento del gruppo di camere
•Entro il 5 dicembre 2016 è possibile modificare o ridurre di numero la prenotazione per gruppi senza incorrere in una penale. Tre
settimane circa prima di tale data il referente del gruppo riceverà da Experient la fattura. Il pagamento anticipato per due pernottamenti più le tasse per ogni stanza dovrà essere versato tramite assegno o bonifico bancario in valuta USD all’albergo presso il
quale si sono prenotate le camere. Una copia del versamento deve pervenire al coordinatore incaricato del gruppo presso Experient.
Questo versamento non può essere effettuato tramite carte di credito/debito. Il versamento deve pervenire all’albergo entro il
5 dicembre. Le commissioni per il bonifico sono a carico del gruppo.
•Le prenotazioni per le quali non si riceve il versamento per l’intera durata del soggiorno, con copia al coordinatore di Experient,
entro il 5 dicembre 2016 saranno cancellate.
•La riduzione del numero di pernottamenti o la cancellazione completa di una o più camere comporta la perdita del pagamento
anticipato. Riduzioni e cancellazioni devono essere effettuate tramite il coordinatore di Experient. L’intero ammontare prepagato
sarà trattenuto dall’albergo presso il quale era stata fatta la prenotazione.
28 febbraio 2017: Comunicazione dei nomi degli ospiti
•Entro questa data occorre comunicare i nomi degli ospiti che usufruiranno delle camere. Le prenotazioni anonime saranno cancellate e l’albergo tratterà il deposito cauzionale a titolo di risarcimento. I gruppi potranno in ogni caso apportare modifiche alle
loro prenotazioni (anche sostituendo i nomi degli ospiti delle varie camere) sino al 28 febbraio 2017.
Cambiamenti o richieste dopo la data di scadenza dovranno
essere comunicati direttamente all’hotel dal referente del gruppo.
Per informazioni o chiarimenti rivolgersi a:
Experient
Rotary Group Coordinator
One Overbook Point, Ste. 600
Lincolnshire, IL 60069 USA
USA
Email: [email protected]
Fax: +1-847-996-5401
Area riservata a Experient:
Received:
Agent:
Hotel:
Offer:
Acc:
Deposits:
Rooms:
Total paid:
ID:
MODULO DI PRENOTAZIONE
ALBERGHIERA PER GRUPPI
Congresso Internazionale RI 2017
Atlanta, Georgia, USA
10-14 giugno 2017
ALLOGGI
Il Rotary International, se necessario, continuerà ad aggiungere alberghi al contingente ufficiale per venire incontro alla domanda di
alloggi. Per le tariffe più aggiornate, visita il sito https://registration.experientevent.com/showROT171.
Nome Hotel
1
AC Hotel Atlanta Buckhead at Phipps Plaza
Singola/Doppia
USD 196.40
Nome Hotel
27
Holiday Inn Centennial Park
Singola/Doppia
USD 179.00
2
Aloft Hotel Atlanta Downtown
USD 179.00
28
Holiday Inn Express & Suites Atlanta Downtown
USD 179.00
3
Artmore Hotel
USD 163.00
29
Home2 Suites by Hilton Atlanta Downtown
USD 182.00
4
Atlanta Marriott Buckhead Hotel and Conference
Center
USD 199.00
30
Hotel Indigo Atlanta Downtown
USD 189.00
5
Atlanta Marriott Marquis
USD 205.00
6
Atlanta Marriott Suites Midtown
USD 194.00
7
Courtyard Atlanta Airport South/Sullivan Road
USD 144.00
34
Hyatt Regency Atlanta
USD 201.04
8
Courtyard Atlanta Downtown
USD 179.00
35
InterContinental Buckhead Atlanta
USD 190.00
9
Courtyard Atlanta Midtown/Georgia Tech
USD 183.64
36
JW Marriott Buckhead
USD 215.00
10
Courtyard by Marriott Atlanta Buckhead
USD 204.00
37
Le Meridien Atlanta Perimeter
USD 185.32
31
Hotel Indigo Atlanta Midtown
USD 175.00
32
Hyatt Place Atlanta Airport-South
USD 157.00
33
Hyatt Place Atlanta Buckhead
USD 177.84
11
Crowne Plaza Atlanta Midtown
USD 169.00
38
Loews Atlanta Hotel
USD 236.80
12
Crowne Plaza Atlanta Perimeter at Ravinia
USD 170.00
39
Omni Atlanta Hotel at CNN Center
USD 237.00
40
Ramada Plaza Atlanta Downtown Capitol Park
USD 169.72
13
DoubleTree by Hilton Atlanta Buckhead
USD 201.04
14
DoubleTree by Hilton Atlanta Downtown
USD 184.00
41
Renaissance Atlanta Midtown Hotel
USD 194.00
15
Embassy Suites by Hilton Atlanta Buckhead
USD 208.00
42
Residence Inn Atlanta Buckhead
USD 169.72
16
Fairfield Inn & Suites Atlanta Airport South/
Sullivan Road
USD 136.00
43
Residence Inn Atlanta Midtown
USD 189.00
17
Fairfield Inn & Suites Atlanta Buckhead
USD 184.80
44
Residence Inn Atlanta Perimeter Center East
USD 150.00
45
Ritz-Carlton Atlanta
USD 249.00
46
Ritz-Carlton Buckhead
USD 239.00
18
Fairfield Inn & Suites Atlanta Downtown
USD 144.00
19
Four Seasons Hotel Atlanta
USD 266.00
20
Georgian Terrace Hotel
USD 224.24
21
Grand Hyatt Atlanta in Buckhead
USD 210.00
22
Hampton Inn & Suites by Hilton Atlanta
Perimeter-Dunwoody
USD 142.00
23
Hilton Atlanta
USD 189.00
24
Hilton Garden Inn Atlanta Midtown
USD 189.00
52
W Atlanta Midtown
USD 189.00
53
Westin Peachtree Plaza
USD 199.00
25
26
n
Holiday Inn Atlanta Airport South
USD 99.30
n
Holiday Inn Atlanta Perimeter / Dunwoody
USD 99.00
n Hotel designato per Rotaractiani (N.B.: non è previsto il trasporto
di andata e ritorno alla sede congressuale. Trasporto pubblico facilmente accessibile.)
47
Sheraton Atlanta Hotel
USD 189.00
48
SpringHill Suites Atlanta Buckhead
USD 199.88
49
Twelve Hotel at Centennial Park
USD 208.00
50
W Atlanta Buckhead
USD 209.00
51
W Atlanta Downtown
USD 205.00
I prezzi riportati (in USD) si riferiscono a camere singole
e doppie a meno che sia indicato diversamante e includono IVA e la
commissione del 7% per il servizio fornito da Experient. Potrebbero
essere applicate ulteriori tariffe per le camere condivise da più di
due persone. La prima colazione è disponibile a prezzo scontato, a
meno che non sia indicato diversamente.
N.B. Sebbene il nome possa essere diverso, tutte le camere sono da
considerarsi Standard o Club.
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