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MEETING BOOK
Soluzione per tablet PC a supporto di assemblee, CDA, giunte
di enti pubblici.
DESCRIZIONE
PERMETTE DI CREARE PER OGNI MEETING UN VERO
E PROPRIO EBOOK CON I DOCUMENTI PRESENTATI
E CONDIVIDERLO TRA TUTTI I PARTECIPANTI
AL MEETING. LA SOLUZIONE PREVEDE:
• LA CONDIVISIONE DINAMICA DEI CONTENUTI
DOCUMENTALI, CON POSSIBILITÀ DI ANALISI
INDIVIDUALE
• LA CONSULTAZIONE DI TUTTI I DOCUMENTI
TRAMITE “SWIPE” SU TABLET
• UN SISTEMA DI VOTAZIONE ELETTRONICA
• LA SINCRONIZZAZIONE DEI TABLET DEI
PARTECIPANTI CON QUELLO DEL RELATORE
• LA POSSIBILITÀ DI PROIETTARE O PRESENTARE
SU SCHERMI LCD I DOCUMENTI.
• LA POSSIBILITÀ DI GESTIRE GLI ACCESSI AL MEETING
E AI DOCUMENTI, LIMITANDOLI CON PIN CODE
VERTICAL
SOLUTIONS
WORKFORCE
AUTOMATION
PARTNER
APPLICATION WAREHOUSE
CARATTERISTICHE DELLA SOLUZIONE
Meeting Book permette la condivisione di documenti tra utenti
locali e remoti.
Unico prerequisito è che ogni Olipad risulti connesso ad internet;
tutta la documentazione della riunione viene predisposta
in formato digitale e i partecipanti possono consultare tutti
i documenti semplicemente “sfogliandoli” su Olipad.
FUNZIONALITÀ DISPONIBILI
Componente client
• I documenti, presentati come un libro composto di fascicoli,
hanno una serie di facilitazioni per la ricerca e consultazione
del documento.
- la prima pagina è un sommario, redatto secondo l’ordine
del giorno, contenente i documenti presentati e consultabili
e le mozioni oggetto di voto.
- un albero a scelta rapida e la funzione di memorizzazione
dei documenti aperti ne agevolano la consultazione.
- grazie al touch screen le pagine possono essere sfogliate,
ingrandite e spostate.
- è possibile creare segnalibri, evidenziare parte del testo
di una pagina e associare una nota alla parte selezionata.
• Nel caso in cui un relatore commenti un documento, i partecipanti
potranno mantenere i propri Olipad sincronizzati sulla pagina
presentata dal relatore.
• Il moderatore può gestire le sessioni di voto e cambiare i ruoli dei partecipanti (relatori/uditori) in ogni momento della riunione.
• È possibile importare documenti da Box, Google Drive, Dropbox,
Mail, Safari e molte altre applicazioni.
• Ogni partecipante può consultare in autonomia la documentazione
o seguire la presentazione di un relatore. In quest’ultimo caso
vede sul proprio Olipad esattamente quanto sta presentando
il relatore, seguendolo nei cambi di documento, pagina, zoom,
ecc.. Il relatore può inoltre evidenziare un testo con un “beam”
che appare su tutti gli Olipad.
Componente server
• Predisposizione dei documenti e delle votazioni necessari per
il meeting; organizzazione sul tablet in funzione dell’Ordine
del Giorno.
• Pubblicazione (e rimozione) sui tablet delle votazioni e dei
documenti in formato elettronico(doc, ppt, pdf, etc..), scannerizzati
o prodotti da applicazioni aziendali (iCDA Server fornisce a tal
scopo una stampante virtuale per facilitare l’esportazione).
• Gestione dell’archivio dei documenti di diversi meeting.
• Sicurezza server:
- i documenti archiviati della riunione vengono scaricati tramite
canali sicuri sui singoli dispositivi di consultazione prima della
riunione (per evitare ogni ritardo legato a tempi di download
durante la riunione stessa).
- i documenti possono essere rimossi dai dispositivi in maniera
automatica terminata la riunione o in funzione di policy definite
dall’organizzatore.
- ogni Olipad è censito da Meeting Book Server e riconosciuto
in maniera univoca: non è possibile scaricare i documenti
su altri dispositivi.
- ogni partecipante è censito da Meeting Book Server e riconosciuto
con un PIN univoco: non è possibile accedere ai documenti
se non espressamente abilitati dall’organizzatore di Meeting
Book Server; il PIN viene richiesto anche all’atto delle singole
votazioni per certificare l’identità del votante.
- le attività di sincronizzazione durante la riunione si limitano
allo scambio di messaggi di controllo, non sono quindi critiche
né per la sicurezza né per le prestazioni.
VANTAGGI
• I processi sono automatizzati, con una notevole ottimizzazione
degli aspetti consultivi e decisionali.
• L’organizzazione, l’elaborazione, la raccolta e la conservazione
dei documenti è dematerializzata, diminuendo gli sprechi
di tempo e i costi relativi alla loro preparazione e gestione.
• I documenti sono presentati in maniera semplice e chiara,
garantendo un alto livello di usabilità.
• È prevista una modalità di funzionamento peer-to-peer nel caso
non sia disponibile una connessione ad Internet durante il meeting.
In questo caso è sufficiente un router WiFi che supporti Bonjour/
ZeroConf/Multicast DNS.
documenti condivisi
• Tutti i meeting books possono essere conservati in una libreria
di facile consultazione.
CLIENTI TARGET
MODALITÀ DI EROGAZIONE E PREREQUISITI HW/SW
Aziende Corporate e Enterprise
SaaS
Pubbliche Amministrazioni
A licenza
I marchi registrati appartengono ai rispettivi proprietari.
Meeting Book è una soluzione dell’Application Warehouse di Olivetti S.p.A.
(10/13) - Codice: 29088-00