Modello carta intestata

CIRCOLARE N. 27/2011
del 13 dicembre 2011
OGGETTO:
ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA
RELATIVI ADEMPIMENTI
DEI
LIBRI
CONTABILI
E
La presente circolare si propone come obiettivo quello di descrivere le correnti modalità di
archiviazione elettronica dei libri contabili ed i relativi adempimenti.
 Background normativo - gli adempimenti e le relative scadenze
La legge n. 2 del 28 gennaio 2009, di conversione in legge con modificazioni del D.L. n. 185 del 29
novembre 2008, ha introdotto importanti novità nell’ordinamento giuridico italiano in tema di
“documentazione informatica”; infatti nel codice civile è stato inserito l’art. 2215-bis, il quale
prevedeva, prima dell’ultima modifica, che “gli obblighi di numerazione progressiva,
vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta
dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in
caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla
messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore, o di altro
soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai
tre mesi precedenti”.
In altri termini, tale intervento normativo, ha introdotto la possibilità, in alternativa alla
conservazione su supporto cartaceo, che rimane sempre in vigore, di provvedere alla
conservazione elettronica delle scritture contabili.
Da ultimo la Legge n.106 del 12 luglio 2011, di conversione in legge del D.L. n. 70del 13 maggio
2011, ha sostituito l’obbligo di conservazione elettronica trimestrale in obbligo di conservazione
elettronica annuale, al pari della conservazione cartacea.
Pertanto l’archiviazione elettronica va effettuata apponendo la marca temporale e la firma digitale
entro il 31 dicembre dell’anno successivo.
Le modalità tecniche di conservazione elettronica sono contenute nel D.M. 23 gennaio 2004
rubricato “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed
alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”, che introduce ulteriori tempistiche e scadenze per
l’assolvimento degli obblighi di conservazione elettronica dei libri contabili.
In particolare, l’art. 5 impone l’obbligo di comunicazione all’Agenzia delle Entrate (in via
telematica) dell'impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, da effettuarsi
entro il 4° mese successivo al termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi (ossia 31
gennaio, in caso di termine di presentazione della dichiarazione il 30 settembre); al riguardo si
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Il professor Francesco Carnelutti è scomparso nel 1965.
La lista degli attuali Soci dell’Associazione Professionale è disponibile su richiesta.
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precisa che le relative modalità tecniche di invio sono state definite con Provvedimento dell’Agenzia
delle Entrate del 25 ottobre 2010 e, pertanto, tale comunicazione diviene operativa ed obbligatoria a
partire dal 2012: pertanto, in caso di periodo d’imposta coincidente con l’anno solare, entro il 31
gennaio 2012 dovranno essere inviate all’Agenzia delle Entrate le comunicazioni relative
all’impronta dell’archivio informatico relativa al periodo d’imposta in corso al 1° gennaio 2010,
nonché, distinte per periodo di imposta, le impronte degli archivi informatici dei documenti
rilevanti ai fini tributari riguardanti i periodi d’imposta antecedenti a quello in corso al 1° gennaio
2010.
Alla luce di tale quadro normativo, si riepilogano gli adempimenti e le relative scadenze con
riferimento all’archiviazione elettronica, ad esempio del libro giornale relativo al periodo d’imposta
2010:
-
Invio della dichiarazione dei redditi entro il 30/09/2011.
Chiusura processo di conservazione elettronica con apposizione della firma digitale e della
marca temporale entro il 31/12/2011.
Comunicazione dell’impronta entro il 31/01/2012 (entro tale termine va comunicata anche
l’impronta per gli anni pregressi).
 Pagamento dell’imposta di bollo in caso di archiviazione elettronica
Per quanto riguarda il ricorso all’archiviazione elettronica, come chiarito con C.M. n. 36/E del
6 dicembre 2006, l’imposta di bollo va assolta mediante versamento eseguito tramite il modello
F23, con codice-tributo 458 T.
Le modalità di versamento si desumono dall’art. 7 del D.M. 23 gennaio 2004; infatti, quest’ultimo
impone in capo alle società che ricorrono all’archiviazione elettronica un duplice obbligo di
comunicazione (mediante raccomandata a/r) all’Agenzia delle Entrate competente per domicilio
fiscale, preventiva (da effettuarsi entro il 31 dicembre dell’anno precedente) e di comunicazione
consuntiva (da effettuarsi entro il 31 gennaio dell’anno successivo), per l’assolvimento dell’imposta
di bollo sui documenti informatici; in particolare la comunicazione preventiva indica il numero
presunto degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno
e l’importo e gli estremi del versamento dell’imposta; la comunicazione consuntiva contiene le
medesime informazioni a consuntivo, con l’indicazione degli estremi del pagamento della
differenza, ovvero la richiesta di rimborso o compensazione.
Da tale dettato normativo discende che, con riferimento al periodo d’imposta 2012:
-
entro il 31 dicembre 2011 va pagata l’imposta di bollo prevista ed inviata la suddetta
comunicazione preventiva;
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entro il 31 gennaio 2013 va pagato l’eventuale saldo a consuntivo ed invita la richiamata
comunicazione consuntiva (con eventuale richiesta di rimborso o compensazione in caso di
pagamento previsionale in eccesso).
Al riguardo si precisa che a differenza di quanto previsto per la conservazione cartacea (ove
l’imposta di bollo è dovuta per ogni 100 pagine), nel caso di conservazione elettronica l’art. 7
prevede che l’imposta, pari a € 14,62, è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.
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Vi invitiamo a contattare il Vostro professionista di riferimento dello Studio per ogni ulteriore
chiarimento.
Cordiali saluti.
CARNELUTTI
Studio Legale Associato
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