9. Fondamenti di business writing

La comunicazione scritta.
Fondamenti di business writing
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Business writing:
l’arte della comunicazione scritta in azienda
 Il professionista di comunicazione ed RP deve
padroneggiare la comunicazione scritta in tutti i suoi
aspetti: contenuto + forma + formato;
 L’approccio vincente (rilanciato anche dagli odierni
sviluppi del web writing): quello reader focused;
 Fra gli strumenti di lavoro quotidiani: avviso,
circolare, e-mail, lettera, verbale, slide/presentazioni.
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La comunicazione scritta in azienda:
requisiti di qualità
 «Al rigore di chi scrive deve corrispondere la
comprensione di chi legge»
 «Un testo non viene elaborato in astratto. Va
pensato in relazione ai suoi destinatari»
Cfr. DIRETTIVA SULLA SEMPLIFICAZIONE
DEL LINGUAGGIO DELLE P.A. (2005):
<www1.interno.gov.it/mininterno/export/sites/def
ault/it/assets/files/10/20051025112716.pdf>
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Una solida
struttura testuale
Una struttura efficace, applicabile a diversi tipi di testo sia
scritto che orale, rispetta alcuni principi:
 «cinque W»: assicurare i contenuti informativi minimi
(who› what› when› where› why?);
 piramide rovesciata: prima contenuti più importanti, poi
via via i dettagli;
 speciale cura nel formulare inizio (“decollo”) e fine
(“atterraggio”), perché legati rispettivamente
all’aspettativa del lettore e alla possibile richiesta di
un’azione.
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Avvisi
e circolari
 Sono messaggi collettivi a uso interno di tipo
funzionale, destinati ai dipendenti;
 Possono essere diffusi tramite posta oppure e-mail,
e/o pubblicati nella Intranet o negli spazi comuni
(es. bacheche);
 Possono rappresentare non solo un freddo e
burocratico strumento di informazione, ma di
comunicazione e motivazione del personale.
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E-mail
 È il mezzo di comunicazione interna più usato e abusato,
fino all’odierno dilagare di una vera e propria «e-mail mania»;
 Richiede testi brevi e incisivi, idonei a una lettura rapida, e
caratterizzati da uno stile informale;
 Richiede di rispettare le regole base della netiquette:
 non allegare file troppo pesanti;
 non fare spamming;
 rispettare la privacy (indirizzari in «copia nascosta»!);
 N.B.: MAI rispondere a caldo e SEMPRE valutare se sia il
mezzo giusto per affrontare dati argomenti!
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Lettera commerciale
I.
Lettura a S
Incipit: ricorso a
«ganci» per
l’attenzione (nome e
indirizzo destinatario;
oggetto; formula di
apertura etc.);
II. Corpo centrale:
enfasi sui
vantaggi/svantaggi
dell’offerta dal punto di
vista del lettore;
testimonianze e prove
a supporto etc.;
III. Formula di chiusura:
invito all’azione; saluti;
firma/funzione; post
scriptum; allegati.
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