Manuale Acquisizioni - Biblioteca digitale Padova

SOMMARIO
L’INTERFACCIA (GUI) ............................................................................................................................................ 3
BARRE DI STATO.................................................................................................................................................................. 3
BARRE DI RICERCA ............................................................................................................................................................... 4
FINESTRE DI LAVORO ............................................................................................................................................................ 5
FUNZIONE OVERVIEW ......................................................................................................................................................... 6
COMANDI VELOCI DA TASTIERA .............................................................................................................................................. 7
VALUTE .................................................................................................................................................................... 8
LISTA DELLE VALUTE ............................................................................................................................................................. 8
AGGIUNGERE UNA NUOVA VALUTA ......................................................................................................................................... 8
AGGIUNGERE UN TASSO DI CAMBIO ........................................................................................................................................ 9
FORNITORI .............................................................................................................................................................10
RICERCA FORNITORE .......................................................................................................................................................... 11
CREAZIONE RECORD FORNITORE .......................................................................................................................................... 13
GESTIONE FORNITORI A 2-LIVELLI......................................................................................................................................... 21
BUDGET ..................................................................................................................................................................23
RICERCA BUDGET .............................................................................................................................................................. 24
CREAZIONE DI UN BUDGET .................................................................................................................................................. 26
GERARCHIA DEI BUDGET ..................................................................................................................................................... 32
SERVIZI COLLEGATI AI BUDGET ............................................................................................................................................. 35
ISTRUZIONI PER IL RINNOVO ANNUALE DEI BUDGET .................................................................................................................. 38
DOMANDE FREQUENTI/BUDGET .......................................................................................................................................... 39
ORDINI .....................................................................................................................................................................40
RICERCA ORDINI ................................................................................................................................................................ 40
Ricerca puntuale ................................................................................................................................................... 40
Scorrimento Liste .................................................................................................................................................. 40
CREAZIONE ORDINE ........................................................................................................................................................... 44
Fasi della ricerca e iter di lavoro......................................................................................................................... 44
Ricerca/Recupero titolo nel Sistema bibliotecario padovano (SBP01) ........................................................ 45
Ricerca/Recupero titolo in Indice (SBN_BIB) ................................................................................................... 48
Catalogazione provvisoria (CIP) ........................................................................................................................ 52
Compilazione delle schede dell’ordine .............................................................................................................. 54
Invio dell’ordine ..................................................................................................................................................... 62
ORDINI COLLETTIVI ............................................................................................................................................................ 65
Importazione di record bibliografici da fornitori ................................................................................................ 65
Ordini collettivi ....................................................................................................................................................... 71
ESTRAZIONE DATI/ORDINI .................................................................................................................................................. 76
DOMANDE FREQUENTI/ORDINI............................................................................................................................................ 81
SOLLECITI ..............................................................................................................................................................83
Calcolo dei tempi di invio del sollecito ............................................................................................................... 83
Invio di solleciti manuali ....................................................................................................................................... 85
Solleciti batch per ordini monografie ................................................................................................................. 89
Solleciti batch per ordini in continuazione ......................................................................................................... 91
Solleciti per ordini di periodici ............................................................................................................................. 93
ARRIVI - MONOGRAFIE ........................................................................................................................................95
ARRIVI COLLETTIVI ........................................................................................................................................................... 100
Registrazione dell’arrivo .................................................................................................................................... 100
Creazione della Fattura .................................................................................................................................... 102
FATTURE ..............................................................................................................................................................104
RICERCA FATTURA ........................................................................................................................................................... 104
1
REGISTRAZIONE FATTURA.................................................................................................................................................. 104
Registrazione fattura con più linee d’ordine ................................................................................................... 104
Registrazione fattura con una linea d’ordine .................................................................................................. 110
Budget impegnati ................................................................................................................................................ 111
Status Fattura ...................................................................................................................................................... 111
PAGAMENTI ................................................................................................................................................................... 113
REGISTRAZIONE GUIDATA DI UNA FATTURA ........................................................................................................................... 114
STAMPA DEL REPORT FATTURE ........................................................................................................................................... 124
DOMANDE FREQUENTI/FATTURE ....................................................................................................................................... 125
DONI.......................................................................................................................................................................127
Doni : procedura semplificata ........................................................................................................................... 128
VISIONI TRATTENUTE ........................................................................................................................................129
OPERE IN PIÙ VOLUMI .......................................................................................................................................130
OPERE IN CONTINUAZIONE .............................................................................................................................135
Descrizione sintetica della procedura .............................................................................................................. 135
Esempio ............................................................................................................................................................... 136
OPERE A FASCICOLI ..........................................................................................................................................144
A più livelli ............................................................................................................................................................ 144
A un solo livello ................................................................................................................................................... 144
EDI ..........................................................................................................................................................................145
PREREQUISITI ................................................................................................................................................................. 145
Fornitori ................................................................................................................................................................ 146
Unità d’ordine ...................................................................................................................................................... 149
MESSAGGI IN USCITA ....................................................................................................................................................... 149
Ordini .................................................................................................................................................................... 149
Solleciti ................................................................................................................................................................. 162
Annullamento dell’ordine ................................................................................................................................... 169
MESSAGGI IN ENTRATA .................................................................................................................................................... 171
Fatture .................................................................................................................................................................. 171
Report status dell'ordine e Risposte del fornitore .......................................................................................... 174
ORDINI EDI IN APPALTO LICOSA ........................................................................................................................................ 177
Unità d’ordine con diversi codici cliente Licosa.............................................................................................. 177
Unità d’ordine con diversi codici di destinazione Licosa............................................................................... 182
DOMANDE FREQUENTI/EDI .............................................................................................................................................. 184
COPIE ....................................................................................................................................................................187
Registrazione di una copia ................................................................................................................................ 187
Compilazione delle schede relative alla copia ............................................................................................... 191
Come assegnare il prezzo di copertina ........................................................................................................... 197
REGISTRO DI INVENTARIO ................................................................................................................................................. 198
Avvertenze ........................................................................................................................................................... 198
Istruzioni per la produzione del Registro di Inventario .................................................................................. 198
Scarichi inventariali ............................................................................................................................................ 200
ESTRAZIONE DATI/COPIE .................................................................................................................................................. 202
DOMANDE FREQUENTI/COPIE ........................................................................................................................................... 204
IL TASK MANAGER .............................................................................................................................................205
ITER DI LAVORO .................................................................................................................................................207
2
L’INTERFACCIA (GUI)
Il modulo Acquisizioni /Seriali permette di gestire tutte le fasi del processo di acquisizione, dall’invio
dell’ordine alla registrazione della fattura e dei dati di copia. Tramite i budget, inoltre, consente un
controllo costante e dettagliato su impegni e spese.
L’ambiente di lavoro è la GUI (Graphical User Interface) che funge da interfaccia tra il bibliotecario
e il server su cui risiedono i dati. In Aleph la GUI è costituita da un’unica finestra di lavoro suddivisa
in aree, attivabili contestualmente in base alla funzione selezionata.
La GUI del modulo Acquisizioni/Seriali si articola in diverse barre, funzioni e pannelli:
Barre di stato
Barra del titolo: indica il modulo aperto in quel momento, la versione del programma, la base in
cui si sta operando e l’indirizzo del server.
Barra gestionale/operativa: mostra alcune icone e comandi che permettono diverse funzioni:
la chiave permette di gestire username e password dell’operatore
Cliccando con il tasto destro del mouse sull’icona, si visualizza
l’elenco delle diverse operazioni permesse.
3
l’icona che rappresenta la Torre di Babele permette di cambiare la lingua dell’interfaccia
(disponibili: italiano e inglese)
le cinque icone azzurre permettono di aprire altri moduli (nell’ordine: Acquisizioni,
Catalogazione, Circolazione, ILL, ADM)
le icone delle due torri di pc indicano quando il sistema è in colloquio con il server: se il
tentativo di connessione si protrae un po’ a lungo, può anche venire interrotto manualmente.
l’icona della stampante permette di scegliere la modalità di stampa (in anteprima, in
stampa normale, e la visualizzazione del codice XML)
dal tempietto giallo si sceglie il “catalogo” (inteso come base logica) in cui operare
Barre di ricerca
Barra periodici: scegliendo dal menu a tendina il tipo di ricerca che si vuole effettuare (per n.
SYS, : ISSN, titolo etc.) nel campo di destra si digitano i caratteri e con un invio o cliccando sulla
freccia in azzurro si ottiene il risultato sulla barra a destra:
Barra ordini: permette la ricerca di un ordine in base al numero, al titolo, al fornitore…. Scegliendo
il tipo di ricerca nel campo di sinistra, in quello di destra si digitano i caratteri di ricerca.
Barra fatture: permette la ricerca di una fattura filtrando in base al fornitore (campo di sinistra) e al
numero di fattura legata a quel fornitore. Se la fattura non è presente nella base, il sistema
chiederà se la si vuole creare.
4
Finestre di lavoro
Pannello di navigazione
Il pannello di sinistra si presenta diviso in cartelle corrispondenti alle diverse attività possibili da
questo modulo: Ordini, Fattura, Amministrazione, Ricerca ordine, Periodici, Ricerca.
Ognuna delle icone rappresenta le attività che possiamo svolgere nel modulo Acquisizioni.
Attività
Ordini
Fattura
Amministrazione
Ricerca ordini
Periodici
Ricerca
Ogni cartella di lavoro presenta un albero di navigazione, che suddivide i vari processi inerenti a
quell’attività.
Finestra di destra: pannelli superiore e inferiore
La finestra di destra è, per tutte le diverse attività, divisa in due pannelli. Quello superiore è,
generalmente, di visualizzazione; su quello inferiore invece si lavora inserendo i dati che
interessano.
5
Funzione Overview
Inoltre, come per tutti gli altri moduli, esiste una modalità Overview, in cui si vedono tutti i “flussi” di
lavoro associati al record aperto in quel momento (nell’esempio: si vedono le copie collegate, gli
ordini, le sottoscrizioni nel caso di un periodico, la situazione dei prestiti…)
Sulla destra, alcuni pulsanti permettono una serie di azioni: portare il record in uno degli altri
moduli (catalogazione, circolazione, ILL…), oppure tornare in ricerca.
6
Comandi veloci da tastiera
TAB
Sposta alla prossima casella di dialogo.
Shift+TAB
Sposta alla precedente casella di dialogo.
Ctrl+TAB
Sposta dal primo controllo nella barra superiore al pannello più basso.
Ctrl+Alt+TAB Sposta dal pannello in basso a destra al primo controllo nella barra superiore
.
Ctrl+1
Sposta al pannello sinistro, contenente l'albero di navigazione.
Ctrl+2
Sposta al pannello superiore a destra
Ctrl+Shift+2
Ctrl+3
Ctrl+4
Cttrl+5
Ctrl+6
Ctrl+7
Sposta alla finestra destra dell'editor nella vista multipla nella Catalogazione.
Sposta al pannello in basso a destra.
Sposta al pannello in basso a sinistra, se contiene un albero di navigazione.
Sposta alla prima barra del Modulo nelle Barre superiori.
Sposta alla seconda barra del Modulo nelle Barre superiori.
Sposta alla terza barra del Modulo nelle Barre superiori.
F1
F11
Aiuto
Stampa liste
7
Valute
La funzione “Valute” in Aleph serve a definire una lista delle valute usate dai fornitori e i relativi
tassi di cambio. In tal modo, quando si compilano ordini o si registrano fatture di fornitori che
utilizzano una valuta diversa dall’euro, il sistema può effettuare le conversioni automaticamente. I
prezzi in euro verranno riportati rispettivamente nei campi “Prezzo locale” e “Importo locale”.
La lista delle valute è unica per tutta la base: pertanto le operazioni di aggiornamento verranno
effettuate a livello centrale e saranno regolate da password.
Lista delle valute
PANNELLO DI NAVIGAZIONE >AMMINISTRAZIONE > NODO [C]VALUTE
Selezionando dall’albero di navigazione il nodo [C] Valute, la Lista valute verrà visualizzata nella
finestra del pannello superiore
I tassi di cambio visualizzati nella colonna “Cambio” sono riferiti alla data che compare nel campo
in alto. E’ possibile visualizzare i tassi di cambio di date precedenti selezionando la data che
interessa e cliccando il pulsante “Vai”.
I pulsanti disponibili sono: Aggiungi cambio, Elimina cambio, Aggiungi valuta, Elimina valuta.
Aggiungere una nuova valuta
Per inserire una nuova valuta nella lista cliccare il pulsante “Agg. valuta” e inserire i dettagli nella
scheda 2.Valute che si apre nel pannello inferiore; di seguito cliccare “Aggiungi”.
I campi da compilare sono:
Codice valuta: codice di tre caratteri che serve a identificare la valuta in modo univoco. Una volta
inserito il codice non è più modificabile: serve quindi prestare molta attenzione al momento
dell’inserimento.
Descrizione: inserire il nome della valuta (es. Dollaro canadese)
N. Unità per cambio: generalmente si impostano i tassi di cambio delle valute straniere
esclusivamente in rapporto alla valuta locale, nel nostro caso l’Euro, pertanto in questo campo il
valore sarà sempre “1”.
8
Aggiungere un tasso di cambio
Per inserire un nuovo tasso di cambio cliccare il pulsante “Aggiungi cambio” e inserire nella scheda
1.Cambio che si apre nel pannello inferiore il valore del cambio e la data; di seguito cliccare
“Aggiungi”.
9
Fornitori
L’esistenza di una lista di fornitori è prerequisito funzionale per la gestione delle acquisizioni in
Aleph.
Prima di avviare il processo, è necessario accertarsi che il fornitore a cui si desidera inoltrare
l’ordine sia incluso nella lista e che i valori inseriti siano corretti.
PANNELLO DI NAVIGAZIONE> AMMINISTRAZIONE > NODO [V]FORNITORI
La gestione dei fornitori appartiene alla attività Amministrazione, contrassegnata dall’icona del
portamatite. Si entra in Amministrazione e dall’albero di navigazione si seleziona la funzione
Fornitori. Contestualmente si apre la finestra di destra nei due pannelli, superiore e inferiore, su
cui si andranno ad eseguire le operazioni per la gestione dei fornitori:
Pannello
Superiore
Pannello
Inferiore
Lettura GUI Fornitori
Ricerca Fornitori; Visualizzazione Lista Fornitori e Pulsanti funzionali
è possibile ricercare; visualizzare le liste dei fornitori e dei fornitori di secondo
livello; attivare i bottoni funzionali per la creazione, duplicazione, modificazione
e cancellazione dei record fornitori, implementando l’indirizzario
Il sistema è configurato per la gestione dei fornitori a due livelli: attivando il
pulsante Aggiungi è possibile collegare una sottobiblioteca al record fornitore
e in caso fornire informazioni personalizzate nelle schede fornitore del
Pannello inferiore per i campi disponibili alla modifica.
Creazione record nuovi fornitori e Operazioni su record di fornitori
preesistenti
consente di modificare i dati di un fornitore registrato, ovvero di completare il
record di un nuovo fornitore
10
Ricerca Fornitore
La Lista Fornitori è visualizzata nel pannello superiore. La lista dei Fornitori di secondo livello
si visualizza sotto la Lista Fornitori.
E’ possibile recuperare un fornitore nell’area Filtro Fornitore secondo le seguenti modalità di
ricerca:



Inizio nome
Codice
Parola chiave
L’operazione di ricerca o scorrimento può includere l’insieme complessivo dei fornitori spuntando
la casella Tutti; oppure essere circoscritta allo Status Fornitore spuntando le caselle
corrispondenti.
Tipologia Fornitori per Status:





Attivo
Non Attivo
Fornitore nazionale
Fornitore internazionale
Donatore
La ricerca e recupero del record di un fornitore è possibile sia in modalità puntuale, sia per
scorrimento nella Lista Fornitori. Per entrambe le modalità, la visualizzazione analitica dei dati
del record è data nelle tabelle della Scheda Fornitore del pannello inferiore.
11
Ricerca puntuale del Fornitore
Inizio nome: è possibile muoversi da un punto all’altro della lista digitando la lettera o le lettere
iniziali del nome del fornitore e cliccando sul bottone
Codice: è possibile scorrere la lista dei fornitori digitando alcune lettere del Codice del fornitore e
cliccando sul bottone
Parola chiave: è possibile recuperare un fornitore digitando una o più parole, anche troncate, e
cliccando sul bottone
La modalità di ricerca per parola chiave è la modalità di recupero più estesa. I campi ricercabili
per parola chiave sono:





Codice addizionale
Nome del fornitore
Contatto
Tipo di materiale
Indirizzi del fornitore
12
Creazione Record Fornitore
Pulsanti del pannello superiore
I pulsanti presenti nella parte destra del pannello superiore sono i seguenti:
Nuovo: permette di aggiungere un nuovo fornitore. Cliccandolo, si visualizza la scheda fornitore
nel pannello inferiore per la compilazione del record.
Duplica: permette di aggiungere un nuovo fornitore copiando i dettagli di un fornitore preesistente
che si è evidenziato dalla lista e sui quali è possibile intervenire con nuove informazioni.
Elimina: permette di eliminare un fornitore dalla lista una volta evidenziato. Se il fornitore
selezionato è già collegato a un ordine o a una fattura generale, non sarà possibile procedere con
l’operazione. Funzione regolata da password.
Indirizzi: Cliccando sul pulsante si aprono le schede Indirizzi del Fornitore che si è evidenziato
nella lista:
Le schede Indirizzi sono utilizzate per la registrazione dei contatti del fornitore al quale riferire le
comunicazioni relative alle operazioni dei mandati (ordini; solleciti; pagamenti; resi; EDI).
Compilare sempre la scheda Indirizzo Ordini
Non è invece obbligatorio compilare le schede rimanenti: se vengono lasciate vuote il sistema
utilizzerà i dati immessi in Indirizzo Ordini per le operazioni e comunicazioni relative ai mandati.
Se si decide di compilare la scheda Indirizzo Pagamenti, per esempio, con dei riferimenti diversi
rispetto a Indirizzo ordini, questi saranno i riferimenti visualizzati nel Report Fatture (Cfr.: Servizi
> Varie > Report Fatture acq-10); diversamente il sistema utilizzerà i riferimenti inseriti in Indirizzo
Ordini.
Se non si compila il campo Nome, il sistema compilerà automaticamente il campo con i dati inseriti
nel campo Nome fornitore della Scheda Fornitore.
13
Aggiungi: Permette di aggiungere una scheda locale
Elimina: Permette di eliminare la scheda locale. Funzione regolata da password.
Il record di un nuovo fornitore si crea cliccando il pulsante Nuovo o Duplica nel pannello
superiore, a seconda che si voglia creare un fornitore nativo oppure derivare i dettagli di un
fornitore già registrato. Entrambe le operazioni attivano la Scheda Fornitore nel pannello inferiore.
La scheda fornitore si compone di 4 tabelle di cui tre sono attive al momento della creazione:
1.
2.
3.
4.
Informazioni Generali
Conto
Contatti e Consegne
Sottobiblioteche (Non attiva nella prima fase di creazione)
Una volta compilate le tabelle con i campi - obbligatori e a discrezione facoltativi - si conferma la
creazione del record cliccando sul bottone Aggiungi. Qualora si fosse dimenticato di compilare
campi ritenuti obbligatori in Aleph, il Sistema attiva un’azione di controllo visualizzando
automaticamente messaggi di attenzione sui campi obbligatori lasciati vuoti.
I dettagli definiti nella scheda del fornitore (Nome; Contatto; Modalità di Spedizione; Metodo di
Invio; Consegna e Ritardo di Consegna) saranno recuperati automaticamente dal Sistema nella
Scheda 3. Fornitori in fase di creazione di un record d’ordine (Cfr: Attività Ordini > Scheda Ordine
> Tab. 3 Fornitori).
1. Informazioni Generali
E’ la tabella in cui si registrano e visualizzano le informazioni che compongono la carta di identità
del fornitore. Le operazioni di creazione e annullamento sono rese possibili dalla attivazione dei
pulsanti Aggiungi e Cancella posti a destra del pannello.
Il pulsante Cancella ha la funzione di annullare un’azione, Aggiungi conferma la creazione di un
record fornitore.
Data apertura: Data di creazione del record fornitore compilata automaticamente dal Sistema
Data di aggiornamento: Data di aggiornamento del record fornitore compilata automaticamente
dal Sistema
Codice Fornitore: Codice di identificazione univoco. E’ possibile inserire fino 20 caratteri
alfanumerici. ATTENZIONE: non vanno MAI inseriti caratteri speciali (ad esempio lettere
accentate). Il Codice può essere utilizzato come canale di ricerca.
14
Servizi correlati:Il servizio acq-26 (Servizi > Varie > Aggiorna Codice Fornitore negli ordini e nelle
sottoscrizioni) consente di aggiornare o sostituire il codice fornitore ai record d’ordine Monografie o
di sottoscrizione per i Seriali. E’ il caso, per esempio, di fine rapporto o di fusione con altri Fornitori:
Codice Fornitore EDI: Obbligatorio per gli ordini EDI. Per inviare un ordine attraverso EDI, è
necessario inserire il codice EDI del Fornitore. Il Codice Fornitore EDI può contare fino a 35
caratteri. Questo codice NON coincide con il Codice EDI Cliente inserito nella seconda colonna
della tabella 35.
Tipo Fornitore EDI: Obbligatorio per gli ordini EDI. L’invio ordini via EDI, presuppone che sia
definito il tipo del codice. Detti tipi devono essere supportati da EDItEUR:
15
Codice alternativo: Facoltativo. E’ possibile inserire un codice fornitore alternativo. A seconda
della configurazione del sistema, questo campo può ospitare il codice ABN (Austrialian Business
Number). Il campo è ricercabile nella modalità Parola chiave.
Nome del Fornitore: Obbligatorio. Il Nome del Fornitore inserito in questo campo sarà
visualizzato nella Lista Fornitori e può contare fino a 150 caratteri. Può non coincidere con il Nome
inserito nelle schede Indirizzi del Fornitore. Il campo è ricercabile nella modalità Parola chiave.
Status del Fornitore: Facoltativo. Lo Status è codificato da due caratteri. Attenzione: Se il
fornitore ha status Non attivo non potrà ricevere mandati
Paese del Fornitore: Facoltativo. Se compilato, il campo è ricercabile nella modalità Parola
chiave.
Lingua Fornitore: Obbligatorio. Si stabilisce la lingua per le comunicazioni con il Fornitore.
Tipo Fornitore: Facoltativo. E’ possibile inserire dettagli sulla tipologia del materiale
bibliografico fornito. Il campo è compilabile fino a 20 caratteri spazi inclusi.
Se compilato, il campo è ricercabile nella modalità parola chiave.
Nota: Il campo è compilabile fino a 200 caratteri ma NON è ricercabile nella modalità parola
chiave.
16
2. Conto
La tabella Conto indicizza i dettagli amministrativi e le condizioni di fornitura concordate con il
fornitore. In Conto si stabiliscono la Modalità di Spedizione e il Metodo di Invio dei mandati; la
Gestione delle offerte (sconti) e il Metodo di Pagamento.
N. Conto (M): Facoltativo. E’ il campo in cui si inserisce il numero di conto per il tipo d’ordine
Monografia registrato presso il fornitore. Il campo è compilabile fino a 15 caratteri alfanumerici
spazi inclusi.
N. Conto (S): Facoltativo. E’ il campo in cui si inserisce il numero di conto per il tipo d’ordine
Seriale registrato presso il fornitore. Il campo è compilabile fino a 15 caratteri alfanumerici spazi
inclusi.
Conto fornitore (Vendor’s Bank Account): Facoltativo. E’ il campo in cui si inseriscono i
riferimenti, non solo bancari, per il pagamento dei mandati, per es.: c/c postale e/o c/c bancario;
codici IBAN; BIC etc. Il campo è compilabile fino a 49 caratteri alfanumerici spazi inclusi.
Valute 1-4: Sono i campi che selezionano le valute usate dal fornitore per la fatturazione e le
valute in cui la sottobiblioteca e/o unità d’ordine preferisce sia fatturato il materiale ordinato. E’
possibile inserire fino a quattro valute diverse ma solo la prima selezionata fungerà da valuta di
default nei mandati d’ordine.
Segno [Terms Sign; Condizioni (+ -)]: Facoltativo. E’ il campo in cui inserire il segno – o + in
caso l’offerta di fornitura preveda uno sconto (-) ovvero delle spese aggiuntive (+). Se si opta per la
compilazione del campo, è necessario procedere all’inserimento della percentuale nel campo
Valore percentuale [Terms Percent; Condizioni percentuale]. Se il campo Condizioni (+ -) riporta il
segno - si rileva un errore se il valore percentuale è > = 100%.
Valore Percentuale [Terms Percent; Condizioni percentuale]. E’ il campo in cui inserire il valore
percentuale dell’offerta di fornitura (sconto o spese aggiuntive)
Segno e valore percentuale si riferiscono al prezzo stimato e impegnato.
17
Modalità di spedizione e formati di invio
Nei cinque campi successivi si definiscono la modalità di spedizione, il metodo e il formato di invio
degli ordini.
I parametri impostati verranno recuperati automaticamente dal sistema nel Record dell’ Ordine.
Sarà possibile tuttavia procedere con modifiche contestuali.
Consegna ordine: E’ la modalità in cui si spedisce l’ordine al fornitore. Corrisponde alla modalità
di spedizione del mandato secondo le opzioni Lettera – LE e Lista – LI.
Lettera: si può scegliere di stampare la ricevuta d’ordine e inviarla per posta convenzionale, per email o per EDI.
Lista: Si può scegliere di stampare la lista degli ordini e inviarla per posta convenzionale, per email o per EDI.
Per inviare l’ordine per e-mail è necessario che l’indirizzo di posta elettronica del fornitore
sia inserito in Indirizzi del fornitore e che nel client di chi invia l’ordine sia settato
l’indirizzo del mittente.
A seconda della Consegna ordine prescelta (Lettera; Lista), si seleziona il formato, che il sistema
genera al momento della spedizione, e il Metodo d’invio:
Formato Lettera: è il formato che sarà utilizzato dal sistema per generare la lettera d’ordine. Si
produce attivando il pulsante Invia nella finestra Lista degli ordini.
Formato Lista: è il formato che sarà utilizzato dal sistema per generare una lista di ordini per un
fornitore eseguendo la funzione “Lista degli ordini per fornitore”.
Metodo d’invio: in entrambi i casi (Lettera; Lista), si può scegliere di stampare la ricevuta d'ordine
e inviarla per posta convenzionale, per e-mail o per EDI.
18
3: Contatti e consegne
Contatti 1- 5: Facoltativi. E’ possibile inserire fino a cinque referenti fornitore e ogni campo è
compilabile fino a 200 caratteri. Quando si associa un fornitore ad un ordine, sarà usato il primo
nome (dal campo Contatto 1) come default nel campo Contatto Fornitore della Scheda Ordine.
Tutti i nomi dei contatti elencati nei 5 campi della tabella saranno elencati in un menu a tendina del
campo Contatto Fornitore della Scheda Ordine.
Attachment mail: Consente di stabilire la modalità di ricezione da parte del fornitore dei messaggi
e-mail (AL MOMENTO NON UTILIZZATO)
Modalità di consegna 1-5 & Ritardo di consegna 1-5. Per ogni modalità di Consegna, va
inserito anche il Ritardo di consegna. Nel determinare la misura del ritardo della consegna, è
possibile tenere in considerazione il tempo medio di evasione dei mandati dalla data di spedizione
al fornitore. In ambito di appalto, questo campo potrebbe essere utilizzato per inserire le condizioni
di consegna stabilite dal capitolato di fornitura.
Le modalità di Consegna 1-3 sono utilizzate per i record delle Acquisizioni (tipo d’ordine:
Monografia e Opera in Continuazione); quelle di Consegna 4-5 per i record dei Periodici.
E’ obbligatorio compilare il campo Consegna 1 (Monografie), oppure il campo Consegna 4
(Seriali). Se non si è selezionata la modalità di Consegna, il record d’ordine non potrà essere
compilato.
Le informazioni contenute in questi campi vengono utilizzate dal sistema per calcolare l’E.D.A
(Estimated date of arrival; data di arrivo prevista) per un ordine. La data di sollecito è
calcolata automaticamente dal Sistema sulla base della Data dell’Ordine e sui dati inseriti nei
campi modalità di Consegna, distinti per tipologia dell’ordine (M, OC; S), e Ritardo Consegna nella
tabella 3 della Scheda Fornitore.
19
Una volta completate le tre tabelle, si clicca sul pulsante Aggiungi confermando la creazione del
record fornitore. Il record passa nella Lista Fornitori del pannello superiore visualizzando il Codice
e il Nome assegnati e la tabella 4. Sottobiblioteche si attiva:
ATTENZIONE: la tabella 4.Sottobiblioteche NON va compilata. Se si spunta la casella
relativa alla propria unità d’ordine le altre biblioteche della base non potranno usare quel
fornitore.
20
Gestione Fornitori a 2-Livelli
E’ una gestione che consente il mantenimento del record fornitore generico e al contempo di
gestire separatamente lo stesso fornitore con eventuali personalizzazioni a livello di unità d’ordine.
Ad ogni Fornitore sono associati 2 record:
- un record di primo livello, o generico, inteso come record di default;
- un record di sotto-livello o inferiore inteso come record specifico per una determinata unità
d’ordine con identico codice fornitore e un unico record fornitore di sotto-livello.
La Lista dei Fornitori di sotto-livello è visualizzata sotto la Lista Fornitori nel pannello superiore:
Per visualizzare o procedere con eventuali modifiche di un record, è sufficiente selezionare il
fornitore dalla Lista Fornitori o dalla Lista Fornitori di sotto-livello. Nel pannello inferiore si aprono le
tabelle della Scheda Fornitore con i campi editabili.
21
Creazione di un Record Fornitore di sotto-livello
Aggiungi: Si seleziona un record fornitore generico dalla Lista Fornitori nel pannello superiore e si
clicca sul pulsante Aggiungi. Si apre una finestra dove è possibile selezionare l’unità d’ordine cui
si vuole aggiungere un Fornitore di sotto-livello:
Si procede con la compilazione delle informazioni appropriate nei campi editabili delle tabelle
“Scheda fornitore” del pannello inferiore:
Cancellazione di un Record Fornitore di 2 livello (Funzione regolata da password)
Per eliminare un fornitore di sotto-livello, si evidenzia l’unità d’ordine nella Lista Fornitori di sottolivello e si clicca sul pulsante Elimina. Se si elimina il record del fornitore generico,
contestualmente saranno eliminati anche eventuali record fornitori di sotto-livello che ad esso si
riferiscono.
22
BUDGET
L’esistenza di un budget per creare ordini di materiale bibliografico è un prerequisito del processo
di acquisizione in Aleph. Essendo il sistema configurato per gestire i budget, questi devono essere
creati PRIMA di effettuare un qualsiasi ordine. Senza un budget, non sarà possibile portare a
termine il processo.
Il sistema è configurato in modo tale da gestire anche i budget gerarchici. Un budget gerarchico
prevede la creazione di budget superiori ai quali vanno attaccati dei budget inferiori, con una
casistica varia rispetto alla loro natura economica, che può essere reale o meno.
Attenzione: ogni bibliotecario ha la password associata alla propria Unità d’Ordine, per cui riuscirà
a visualizzare SOLO i budget ad essa associati. La creazione e le operazioni sui budget sono
possibili solo a chi ha la password di Responsabile di Biblioteca o la password Funzioni speciali.
PANNELLO DI NAVIGAZIONE> AMMINISTRAZIONE > NODO [B]BUDGETS
Per gestire i Budget, si entra nella cartella delle attività Amministrazione, contrassegnata
dall’icona del portamatite. Qui, si sceglie la funzione Budgets dall’albero di navigazione.
Cliccandovi sopra, si evidenzia la finestra di destra con due pannelli (inferiore e superiore) sui quali
esercitare le operazioni legate ai Budgets.
Pannello
Superiore
Pannello
Inferiore
Lettura GUI
Ricerca e visualizzazione Lista Budget e Pulsanti funzionali
è possibile ricercare le liste dei budget già inseriti; attivare i bottoni funzionali
per la creazione, duplicazione e cancellazione dei record di budget.
Creazione nuovi record di Budget e operazioni su record di Budget
preesistenti
consente di modificare e aggiornare alcuni dati di un Budget creato, ovvero di
completare il record di un nuovo budget
23
Pannello superiore.
Nel pannello superiore si visualizza la lista dei budget già esistenti e si può ricercare un budget al
suo interno dall’area Filtra budget tramite alcune funzioni:
Ricerca Budget
Si possono fare ricerche nella lista dei budget già inseriti con le seguenti funzioni:
Scorrimento: si scorre la lista dei budget digitando anche alcune lettere e si clicca su Vai. Il
sistema mostra la lista a partire dalle lettere inserite:
Sono attivi anche i campi Status del budget (attivo/non attivo) e Anno, quindi la ricerca per
scorrimento si può combinare con queste due.
Parole chiave: inserendo una o più parole, anche troncate, il sistema recupera tutti i budget che
contengono le lettere digitate all’interno di alcuni campi (che saranno illustrati a breve: Nome del
budget, Budget esterno e Dipartimento):
24
Codice completo: questa ricerca mi permette di recuperare solo il nome esatto del budget, non
posso quindi inserire parole tronche o alcune lettere:
Gruppo: si recuperano i budget ai quali sono stati attribuiti dei codici di Gruppo. I codici vanno
inseriti in fase di creazione del Budget (v. oltre). Quando si crea un budget, se si vuole che sia
ricercabile tramite il Gruppo, si deve compilare quel campo. La ricerca per Gruppo si può effettuare
contestualmente all’anno e allo status (attivo/non attivo) dei budget.
Pulsanti del pannello superiore
I pulsanti presenti nella parte destra del pannello superiore sono i seguenti:
Nuovo: permette di creare un nuovo Budget. Cliccando, si attiva la modalità di compilazione del
pannello inferiore.
Duplica: pulsante che permette di creare un nuovo budget copiando i dati di uno già esistente, sui
quali si può intervenire modificandoli.
Elimina: permette di cancellare un budget evidenziato dalla lista. L’operazione sarà possibile solo
a chi ha i privilegi di password. Se è già collegato a ordini, non sarà possibile eliminarlo.
NB: queste tre funzioni sono riservate a password di Responsabile di Biblioteca e/o Funzioni
speciali.
Pannello inferiore
Dal pannello inferiore della finestra dei Budget si entra nella fase operativa della creazione e
mantenimento dei Budget.
25
Creazione di un Budget
Un nuovo Budget si crea cliccando il pulsante Nuovo o Duplica nel pannello superiore, a
seconda che si voglia crearne uno ex novo oppure utilizzare in parte i dati di uno già inserito.
Entrambe le operazioni attivano la Scheda Budget del pannello inferiore:
NB: questa funzione è riservata a password di Responsabile di Biblioteca e/o Funzioni speciali.
Il pannello contiene 5 schede, nelle quali si inseriscono e visualizzano diverse informazioni. Al
momento della creazione, solo le prime due sono attive:
1. Budget Info 1
In questa prima scheda si inseriscono e visualizzano le informazioni che fungono da “carta di
identità” del budget. Sono quasi tutti campi sensibili, quindi modificabili ed aggiornabili. Sulla destra
del pannello i due pulsanti Aggiungi e Cancella sono sensibili: cliccando sul primo, si rende
effettiva la creazione del budget, sul secondo si cancella l’operazione condotta fino a quel
momento (di fatto si può annullare l’operazione prima di aver resa definitiva la creazione del
budget. Altrimenti l’unico modo poi di cancellare un budget è dal pannello superiore, pulsante
Elimina, operazione che potrà esser fatta solo da chi ha i privilegi di password).
Data apertura: viene inserita automaticamente dal sistema e indica la data in cui è stato aperto
quel record di Budget.
Dipartimento: si può inserire a mano, o scegliere dal menu a tendina se il sistemista lo ha
previsto, e indica il Dipartimento a cui si collega il Budget. E’ un campo facoltativo.
Nome esterno: si può inserire in questo campo il nome dell’autorità amministrativa superiore di cui
fa parte il budget (ad es. Università degli Studi di Padova). E’ un campo facoltativo.
Codice budget: è un codice univoco con cui il sistema identifica il budget. Si possono inserire fino
a 50 caratteri alfanumerici. E’ importante che ciascun budget venga associato alla propria Unità
d’Ordine con una stringa che prevede una sintassi del tipo: UO-CODICE (ad es. P0101-BCI,
P0906-STORIAFILO…). Se il codice è già presente, il sistema non lo accetta. Se si prevede di
creare un budget annuale, si deve utilizzare la forma: UO-CODICE-ANNO (ad es. P0101-BCI2008, P0906-STORIAFILO-2007…). In questo modo si potranno gestire con più chiarezza i budget
gerarchici e rinnovare i budget gli anni successivi. È un campo obbligatorio.
Budget superiore: Se si decide di gestire i budget gerarchici, in questo campo si deve inserire il
codice del budget superiore, che va creato prima di quelli inferiori. Un budget superiore si crea con
26
lo stesso procedimento di quelli inferiori. E’ un campo facoltativo se il budget che si sta creando
non è gerarchicamente inferiore ad un altro.
Usa il budget superiore per il report delle fatture: quando questa casella è spuntata, nei report
delle fatture che si possono produrre da Servizi > Varie > Report fatture (acq-10) verrà riportato
come budget di riferimento quello superiore. Se la casella non è spuntata, verrà utilizzato per la
stampa del report il budget che si è usato per l’acquisto.
Tipo budget: il sistema presenta un elenco di tipologie di budget dal menu a tendina, all’interno
del quale scegliere quello che si vuole impostare (regolare, per doni…). Se non si sceglie nulla, di
default viene attribuito il primo della lista. I diversi tipi di budget sono impostati dal sistemista.
Nome: in questo campo si attribuisce un nome al budget. Si possono inserire fino a 60 caratteri
alfanumerici. E’ un campo facoltativo, ma può essere utile compilarlo perché diventa ricercabile
dalla funzione Parole chiave del pannello di ricerca superiore.
Valido da/fino a: sono due campi obbligatori. Si devono inserire le date di validità di inizio e fine
del budget che si sta creando, al di fuori delle quali il sistema non permette di associare impegni e
fatture. I campi si possono compilare manualmente, oppure scegliere la data dal calendario che si
apre dalla tendina.
Gruppo budget: questi campi sono utilizzati per raggruppare diversi budget sotto etichette
comuni. Il sistema prevede si possano inserire fino a cinque gruppi diversi. E’ un campo
facoltativo, può essere utile compilarlo perché diventa ricercabile dalla funzione Gruppo del
pannello di ricerca superiore.
Status del budget: Un budget può essere attivo (AC) o non attivo (NA). Di default viene attribuito
lo status AC. Sui budget NA non si possono imputare impegni.
Note 1-4: Il sistema dà la possibilità di inserire fino a 4 note, ognuna con un massimo di 100
caratteri. Sono campi facoltativi.
2. Budget Info 2
Questa scheda contiene le informazioni gestionali del budget. Permette di assegnare a un budget
le diverse tipologie di materiali, e di stabilire alcuni criteri relativi a impegni e spese.
27
Codice oggetto: rende possibile assegnare al budget uno o più tipi di materiale (fino a 20). Per
come è attualmente impostato il sistema, questa informazione è obbligatoria, ovverosia non è
possibile creare un budget senza assegnarvi un codice di materiale (di default è spuntata la
casella Tutti).
Massimo impegno sup./inf.: Si definisce qui l’importo massimo, superiore o inferiore, con il quale
un budget può essere impegnato. Questo campo dipende dalle caselle “Espresso come
percentuale” e “Limita a “Inferiore” il rapporto spese/impegni”.
Massima spesa sup./inf.: questo campo indica l’ammontare massimo, superiore o inferiore, su
cui si possono imputare spese (cioè fatture pagate) a quel budget. Anche questo campo dipende
dalle caselle “Espresso come percentuale” e “Limita a “Inferiore” il rapporto spese/impegni”.
Espresso come percentuale: questa casella lavora insieme ai due campi precedenti: se è
spuntata, il limite inferiore/superiore dell’allocazione di fondi sarà espresso in percentuale
(ovverosia: si potrà impegnare ad es. più o meno del 10%).
Limita a “Inferiore” il rapporto spese/impegni: quando questa casella è spuntata, la somma
che viene indicata nei due campi Massimo impegno sup./inf. e Massima spesa sup./inf. sarà
intesa come limite inferiore (ovverosia: in quel budget si mette una certa somma ma in realtà si
può impegnarne/spenderne meno).
Budget annuale: la casella indica se il budget che si sta creando è annuale oppure “normale”. Nel
caso in cui sia annuale (e quindi la casella è spuntata), è necessario costruire codice budget UOCODICE-ANNO, come si diceva sopra. Alla fine dell’anno, tutte le rimanenze, le fatture non pagate
e gli addebiti verranno trasferiti sul nuovo budget creato con il nome UO-CODICE-ANNO.
Creato il budget con il pulsante Aggiungi, si attivano le altre tre schede:
28
3. Bilancio
Questa scheda mostra tutte le operazioni finanziarie che avvengono su quel bilancio: gli accrediti
iniziali, gli accrediti successivi, i trasferimenti, gli impegni, i pagamenti, etc. Quando non sono state
ancora effettuate operazioni sul budget, queste somme sono tutte 0.
Info sul budget: Questa schermata fornisce dettagli sul budget selezionato.
Accredito iniziale
Accreditati
Riporto
Trasferiti
Prezzo impegno
Prezzo fattura
Prezzo pagamento
IVA fattura
IVA pagamento
Bilancio totale
accrediti
Bilancio reale
Bilancio disponibile
Spese
Spese + Impegni
Impegno eccedente
Codici oggetti
Ammontare del primo accredito del budget
Ammontare totale degli "accrediti regolari" (ALC) che sono stati fatti
su questo budget
Ammontare residuo del budget dell’anno precedente e accreditato sul
budget dell’anno in corso.
Somma di quanto viene trasferito sul budget
Questi sono gli ordini che non sono stati ancora completamente
fatturati
Queste sono fatture ricevute ma che non sono ancora state pagate
Queste sono fatture che sono già state pagate
Questi sono i valori dell'IVA delle fatture che sono state ricevute ma
non ancora pagate
Questi rappresentano i valori IVA delle fatture che sono state già
pagate
Questa è la somma degli importi di cui sopra
Il Saldo reale viene calcolato escludendo gli impegni. L'equazione è:
Bilancio attuale = totale accrediti – fatture (pagate + non pagate)
Il Saldo disponibile viene calcolato sottraendo gli impegni. Il valore è
dato da: totale accrediti – (fatture pagate + fatture non pagate +
impegni).
Riporta la percentuale dei pagamenti realmente effettuati fino alla data
Riporta la somma della percentuale dei pagamenti e degli impegni
stanziati nel budget alla data
La voce si attiva quando gli impegni presi in quel budget sforano dal
budget stesso
Questa schermata mostra le suddivisioni dei codici oggetti del budget.
Contiene informazioni riguardanti l'ammontare pagato e non pagato
per ciascun codice oggetto
29
Se il budget è gerarchico (cfr. più sotto), nella scheda Bilancio del budget padre la casella Per
gerarchia è sensibile: se è spuntata vengono mostrate TUTTE le transazioni avvenute sull’intera
famiglia di budget collegati, se non è spuntata il bilancio mostra solo le transazioni avvenute sul
budget singolo
4. Transazioni
Questa scheda elenca tutte le transazioni avvenute sul budget. Ogni transazione ha un codice C o
D, che indica se la transazione avvenuta è a credito o a debito (ad es. un pagamento sarà D, un
accredito sul budget C). I tipi di transazione sono i seguenti:
ILC: Accredito iniziale
ALC: Accredito regolare
CRO: Riporto
TRN: Trasferimento
ENC: Impegno
INV: Fattura
In questa scheda i pulsanti sulla destra permettono operazioni diverse:
Accredita: Funzione regolata da password. Apre una finestra di dialogo e inserimento dati per
accreditare fondi al budget, è la prima operazione che si compie per dotare il budget di fondi:
Il sistema inserisce automaticamente la data del giorno, che però può essere cambiata
manualmente. Se si accreditano dei fondi per la prima volta, è opportuno spuntare la casella
Iniziale (di default è spuntata quella Regolare) che serve per gli accrediti successivi al primo (in
realtà non è obbligatorio identificare i fondi come “iniziali”, ma in questa maniera non si perde lo
storico delle transazioni). Per sottrarre un importo ad un budget, si spunta la casella Debito (il
sistema spunta di default quella a Credito). Si può inserire manualmente la Valuta scegliendola
dal menu a tendina, il sistema attribuisce di default EUR. La Nota al budget, massimo 200
caratteri, viene visualizzata nella scheda transazioni, è una sorta di promemoria, campo
facoltativo.
30
Trasferisci: permette di trasferire dei fondi da un budget ad un altro. Nella finestra di sinistra
appare il budget di partenza, in quella di destra si sceglie il budget di arrivo, verso il quale o dal
quale trasferire i fondi. Si compila il campo Ammontare con la cifra da trasferire e si clicca su una
delle due frecce a seconda della direzione in cui si trasferisce la somma. Il sistema compila una
nota di default: “Transfered to…”, “Transfered from…” che viene visualizzata nella scheda
Transazioni, ed è possibile aggiungere anche una nota personalizzata, fino a 200 caratteri, nel
campo Nota:
Filtra: permette di visualizzare una o più tipologie di transazioni:
Stampa: stampa l’elenco delle transazioni avvenute sul budget, filtrate per tipologia o meno.
5. Unità d’ordine
Questa scheda si usa per associare il budget all’ Unità d’Ordine, selezionandola nell’elenco delle
Unità d’ordine disponibili. Se ne possono attribuire diverse. Se il budget non viene associato alla
Unità d’ordine risulterà visibile da tutta la base.
31
Gerarchia dei budget
Il sistema permette la creazione di budget gerarchicamente organizzati a livelli, fino a un massimo
di tre livelli. Nella pratica, ciò significa creare un budget superiore (il cosiddetto “padre”), al quale
attaccare n budget inferiori (“figli”). A loro volta, ai budget inferiori si possono collegare n budget ad
un livello ancora inferiore (“nipoti”): in questo caso il primo budget sarà considerato il “nonno”.
Questo procedimento si può rivelare utile nel caso, ad esempio, di un Dipartimento con un budget
unico assegnato alla Biblioteca, divisa in diversi punti di servizio: il bibliotecario responsabile della
creazione e mantenimento dei budget potrebbe creare un budget padre al quale attaccare un figlio
per ogni punto di servizio. A sua volta, ogni punto di servizio potrebbe aver bisogno di diversificare
il proprio budget per tipologia di materiale, ed allora si potrebbero creare alcuni budget inferiori per
le monografie, le riviste, le risorse elettroniche.... Il procedimento si rivela utile anche nel caso di
budget di Polo, che possono essere distribuiti sulle biblioteche ad esso afferenti, anche distinte da
un punto di vista amministrativo (non facenti parte dello stesso Dipartimento, o Facoltà).
A titolo esemplificativo, si ipotizzi che la Biblioteca del Dipartimento di Storia sia distinta in due
punti di servizio, Storia medievale e Storia moderna: si potrà creare un budget superiore P0303STORIA-2006, e due inferiori P0303-MEDIEVALE-2006 e P0303-MODERNA-2006. A sua volta, la
sezione P0303-MODERNA-2006 può vedere una ripartizione al suo interno in budget inferiori
assegnati per tipologie di materiale: P0303-MONOGR-2006, P0303-RIVISTE-2006 e P0303ELETTR-2006.
Creazione di un budget a più livelli
La procedura per la creazione di budget gerarchicamente organizzati prevede innanzitutto
l’esistenza del budget superiore: il suo codice andrà inserito nel campo Budget superiore della
scheda Budget Info 1:
Il pulsante
accanto al campo permette di sceglierne uno dal menu dei budget creati: avendo
già creato un budget superiore, lo si sceglierà dalla finestra dei budget proposti. Alternativamente,
si può digitare direttamente nel campo il codice del budget che si vuole superiore.
Qualora per errore non sia stato creato un budget superiore cui attaccare quello inferiore, il
sistema non permetterà di creare i due livelli. Un messaggio di errore avvisa della non esistenza
del budget superiore, e a quel punto si dovrà interrompere la procedura e creare il budget
superiore (attenzione: il messaggio di errore appare fuorviante, ma indica proprio la non esistenza
di quel codice budget):
32
Per quanto riguarda gli accrediti di valuta, la logica con cui opera il sistema è la seguente: ogni
accredito (iniziale o regolare) su un budget inferiore creato, va ad incrementare con accrediti
regolari il totale del budget superiore. Ciò significa che se si vuole che il budget superiore
rappresenti esclusivamente la somma di quelli inferiori, dovrà essere vuoto di denaro, in maniera
tale che gli incrementi inferiori possano rappresentare la somma totale). Viceversa, si può
accreditare denaro al budget superiore e trasferire delle somme verso quelli inferiori: in tal modo lo
storico delle transazioni mostrerà i trasferimenti effettuati.
Ad esempio, se vengono accreditati 100.000 euro al budget P0303-STORIA-2006, e di seguito ai
suoi due figli 20.000 euro l’uno, il budget P0303-STORIA-2006 avrà un totale di 140.000 euro. Se
invece si vuole optare per la distribuzione delle somme dall’alto, dai 100.000 euro dell’accredito
iniziale andranno trasferiti 20.000 euro a ciascun figlio, e in questa maniera al budget padre
rimarranno 60.000 euro. La terza opzione prevede di non accreditare denaro al budget padre: se si
accreditano ad esempio 50.000 euro a ciascun figlio, ecco che il padre riporterà un totale di
100.000 euro provenienti dai figli.
N.B.: non è possibile capire dalla scheda del Bilancio o delle Transazioni quali siano i budget
figli, o da dove provengano gli accrediti che alimentano il padre. L’unico modo per avere traccia dei
passaggi è lanciare un report da Servizi > Gestione budget > Riepilogo budget (acq-16)!
Usa budget superiore per report fatture:
Valorizzando la casella
nella scheda Budget Info 1, nel report prodotto per il
riepilogo delle fatture da Servizi > Varie > Report fatture (acq-10) verrà riportato il budget
superiore a quello che si è usato. Se la casella non è spuntata, sul report delle fatture comparirà il
budget in uso. L’opzione è aggiornabile: se si sceglie di attivarla inizialmente, si può anche deselezionarla e aggiornare il budget senza, o viceversa.
NOTE SULLA GESTIONE DEI BUDGET GERARCHICI.
Riassumendo, per la gestione economica delle allocazioni in denaro da attribuire ai budget
gerarchici è possibile seguire tre strade diverse:
1) se si vogliono mantenere distinte le somme dei budget figli da quelle del padre, e lasciare al
padre una sua autonomia propria, si accredita inizialmente una somma a ciascun budget, col
risultato che il padre rimanderà la fotografia delle somme di ciascun budget.
Es:
P0303-STORIA-2006: 50.000 euro (ILC)
P0303-MODERNA-2006: 20.000 euro (ILC)
P0303-MEDIEVALE-2006. 30.000 euro (ILC)
=> P0303-STORIA-2006: 100.000 euro (ILC)
33
2) la possibilità di distribuire dal padre le somme verso i figli è rappresentata dal trasferimento: si
alloca inizialmente la somma al budget padre, e si fanno dei trasferimenti successivi sui figli.
Es:
P0303-STORIA-2006: 100.000 euro (ILC)
P0303-MODERNA-2006: 20.000 euro (TRN)
P0303-MEDIEVALE-2006. 30.000 euro (TRN)
=> P0303-STORIA-2006: 100.000 euro (ILC)
3) Si può infine decidere di lasciare vuoto inizialmente il budget padre, e accreditare le somme ai
figli: il padre risulterà comunque allocato delle somme provenienti dai figli:
Es:
P0303-STORIA-2006: 0 euro
P0303-MODERNA-2006: 60.000 euro (ILC)
P0303-MEDIEVALE-2006. 40.000 euro (ILC)
=> P0303-STORIA-2006: 100.000 euro (ILC)
La casella Per gerarchia della scheda Bilancio è attiva SOLO per i record di un budget padre, e
propone un riassunto della situazione delle allocazioni economiche: se è spuntata, mostra il totale
delle transazioni avvenute sulla famiglia di budget, comprese quelle provenienti dai figli; se non è
spuntata, mostra solo le transazioni avvenute sul budget padre.
34
Servizi collegati ai Budget
In Aleph si possono avviare dei servizi per generare report e per attivare delle procedure
automatiche. Ciascun modulo ha una voce Servizi nel menu, che indica quelli attivi e presenti per
quel modulo. Ogni servizio è descritto da una stringa verbale e da una sigla alfanumerica.
NB: i Servizi collegati ai Budget sono riservati a password di Responsabile di Biblioteca e/o
Funzioni speciali.
Nel modulo delle Acquisizioni i servizi presenti nel menu contengono una sezione dedicata nello
specifico alla Gestione budget, e sono i seguenti.
Apri budget annuale (acq-05): questa procedura permette di creare dei budget annuali nuovi su
ogni budget che era stato definito “annuale” con il codice NOME-ANNO. Nella maschera che si
apre dalla procedura si inseriscono: l’anno per il quale si vuole rinnovare il budget, il tipo di budget
da rinnovare, se si vuole dare l’accredito come iniziale, l’eventuale percentuale di incremento
monetario del budget e si dà un nome di output al file per andarlo a recuperare dal task manager. Il
sistema crea automaticamente con questa procedura dei budget nuovi per la sottobiblioteca (o
unità d’ordine) scelta, che compariranno dalla lista dei budget. E’ possibile anche rinnovare in una
sola volta TUTTI i budget annuali presenti nella base, se il sistema bibliotecario volesse fare
questa scelta. La procedura permette anche di stampare un report con l’elenco dei budget che
vengono rinnovati in automatico. Su ogni budget nuovo creato si possono ovviamente apportare
modifiche.
35
Rinnova impegni per Monografie (acq-06-a): l’avvio di questa procedura verifica se, all’apertura
di nuovi budget tramite la precedente acq-05, sui vecchi budget esistevano degli impegni per ordini
di monografie con status SV (“sent to vendor”), inviati al fornitore ma non ancora evasi con fattura
(quindi ancora aperti): in questo caso, il sistema trasferisce quegli impegni ai nuovi budget annuali
creati. Questo servizio produce un report con tutti gli impegni rinnovati.
Rinnova impegni per Seriali e Opere in continuazione (acq-06-b): l’avvio di questa procedura
verifica se, all’apertura di nuovi budget tramite la precedente acq-05, sui vecchi budget esistevano
degli impegni per ordini di seriali e/o opera in continuazione con status SV (“sent to vendor”), inviati
al fornitore ma non ancora evasi con fattura (quindi ancora aperti): in questo caso, il sistema
trasferisce quegli impegni ai nuovi budget annuali creati. Questo servizio produce un report con
tutti gli impegni rinnovati.
Trasferimento bilancio residuo (acq-07): con questa procedura, è possibile, dopo aver attivato
la acq-05 di rinnovo annuale dei budget, trasferire tutti gli eventuali residui dei bilanci (anche
negativi) dell’anno che si chiude sui budget del nuovo anno. Il budget chiuso acquisisce lo status
NA (non attivo) e non è più possibile impegnarvi somme. Questa procedura lavora, come le prima
tre, esclusivamente sui budget definiti “annuali” che usano il formato NOME-ANNO.
Aggiorna prezzo di listino delle transazioni budget (acq-08): questa procedura aggiorna
eventuali cambi di valute sulle transazioni di un budget. La si attiva nel caso in cui in una certa
data sia stata cambiata o aggiornata una valuta. Non produce report stampabili, ma aggiorna le
transazioni in automatico.
Disattiva impegni (acq-09): questa procedura esamina tutti gli ordini assieme alle fatture.
Quando un ordine ha ricevuto tutte le fatture associate, la somma dell’ammontare attivo del
Prezzo impegno (nella scheda Bilancio dei budget) viene portata in automatico a zero, ovvero
l’impegno viene annullato (poiché è stato effettuato il pagamento).
Riepilogo budget (acq-16): questo servizio produce un report di riepilogo del bilancio di un
budget selezionato con alcuni criteri. Il report comprende gli accrediti, i trasferimenti, gli impegni, le
36
fatture non pagate, i pagamenti, il bilancio reale e quello disponibile. Dal report si possono vedere
anche le relazioni di parentela dei budget gerarchici.
Lista degli ordini per budget (acq-17): il servizio produce un report di tutti gli ordini impegnati
su un budget selezionato dalla lista. E’ possibile anche chiedere che il report mostri la gerarchia
dei budget collegati a quello selezionato:
Trasferimento ordini da un budget all'altro (acq-31): Questa procedura trasferisce ordini da un
budget all'altro, ossia, trasferisce gli impegni attivi e originari degli ordini specificati nel file di input.
Un file di output creato da uno dei servizi di recupero record di acquisizioni può essere usato come
file di input per questo processo batch.
37
Istruzioni per il rinnovo annuale dei Budget
E’ possibile rinnovare soltanto i budget annuali, creati con codice “NOME-ANNO” (es. P0503MONOGRAFIE-2006) e per cui è stata messa la spunta su “Budget annuale” nella scheda “Budget
Info 2.”. I budget devono essere attivi (status AC).
Nota: il codice assegnato a un budget in fase di creazione, una volta salvato il record, non è più
modificabile. Tutti gli altri campi del record budget, compresa l’impostazione “budget annuale”,
sono invece aggiornabili.
Le procedure di rinnovo si attivano da: MENU>SERVIZI>GESTIONE BUDGET
Tutti i servizi relativi a rinnovi e trasferimenti sono filtrabili per Unità d’Ordine.
Ciascun servizio produce un report recuperabile dal Task Manager. Prima di effettuare i rinnovi
sarà utile stampare il report “Riepilogo budget” dei budget da rinnovare (menu>servizi>gestione
budget>riepilogo budget).
1. APRI BUDGET ANNUALE (ACQ-05)
E’ la prima cosa da fare: senza il lancio di questa procedura non si potranno compiere i passi
successivi. Tramite questa procedura verranno creati automaticamente i budget per l’anno
successivo (es. per il budget P0503-MONOG-2006 verrà creato il budget P0503-MONOG-2007).
Nella richiesta andrà indicato l’anno per cui si desidera aprire i nuovi budget (es. 2007) e se si
desidera o meno che venga creato un accredito iniziale. Selezionando “Sì” il sistema assegnerà al
nuovo budget un accredito iniziale identico a quello assegnato nell’anno precedente. E’
eventualmente possibile inserire una percentuale da incrementare. Selezionando “No” non verrà
assegnato alcun accredito e si dovrà effettuare la transazione manualmente.
2.
RINNOVA IMPEGNI PER ORDINI DI MONOGRAFIE (ACQ-06A) E RINNOVA IMPEGNI PER
SERIALI E ORDINI IN CONTINUAZIONE (ACQ-06B)
Questa procedura può essere lanciata solo se si è già provveduto a creare i nuovi budget tramite
“Apri budget annuale (acq-05)”. Lanciandola, tutti gli ordini impegnati (status SV) sul budget
dell’anno precedente verranno trasferiti sul budget corrispondente dell’anno successivo. Il
trasferimento effettivo degli impegni avviene solo impostando “Sì” nel campo “Aggiorna database”.
Impostando “No” gli impegni non verranno trasferiti ma si potrà ottenere solamente il report con
l’elenco degli ordini.
NOTA: il trasferimento degli impegni è un procedimento non reversibile, quindi, prima di lanciarlo,
assicurarsi che la struttura intenda fatturare e pagare gli impegni nel budget dell’anno successivo.
Fino a questo punto tutti i budget restano attivi (status AC)
3. TRASFERIMENTO BILANCIO RESIDUO (ACQ-07)
Lanciando questa procedura, il residuo dell’anno precedente (corrispondente alla cifra relativa al
bilancio reale, cioè a quanto avanza dopo aver sottratto l’ammontare fatturato/pagato, ma non
l’ammontare relativo agli impegni) viene trasferito nel nuovo budget e comparirà nel bilancio del
nuovo budget sotto la voce “Riporto”. Perché il trasferimento avvenga è necessario impostare “Sì”
nel campo “Crea transazione CRO” e, se si desidera che venga trasferito anche il bilancio passivo,
impostare “Sì” nel campo “”Trasferisci bilancio negativo”. Automaticamente, compiuta questa
operazione, i budget dell’anno precedente verranno resi inattivi (NA). Ne consegue che, in fase di
assegnazione degli impegni, saranno visibili solo i budget dell’anno corrente (attivi).
38
NOTE:



Se si lancia la procedura Acq-07 senza impostare “Sì” in “Crea transazione CRO” si otterrà
unicamente il passaggio di status dei budget dell’anno precedente, che verranno resi inattivi.
Se necessario i budget potranno essere nuovamente riportati manualmente allo status AC
(attivo).
Se nei budget dell’anno precedente erano state impostate delle eccedenze negli impegni
(Impegni massimi sup./inf.) si può verificare che il bilancio residuo trasferito non sia sufficiente
a coprire gli impegni trasferiti che quindi graveranno sul bilancio dell’anno corrente.
Domande frequenti/Budget
Tutti i budget devono essere annuali/rinnovabili?
Solo creando budget annuali potremo ottenere dei report annuali con bilancio dettagliato ed elenco
degli ordini collegati, e a fine anno sarà possibile chiudere i budget in scadenza e trasferire gli
impegni nei budget dell’anno successivo. Solo creando budget annuali/rinnovabili, inoltre, sarà
possibile procedere al rinnovo degli abbonamenti per i periodici. Per quelle tipologie di acquisizioni
per cui non si ritenga necessario produrre una reportistica annuale, sarà sufficiente creare budget
normali.
Che caratteristiche deve avere un budget perché sia rinnovabile?
Deve contenere l’indicazione dell’anno nel codice (es. P0503-MONOGRAFIE-2006) e deve essere
selezionata la casella “Budget annuale” nella scheda “Budget Info 2”. Lo status deve essere AC
(attivo). ATTENZIONE! Il codice assegnato a un budget in fase di creazione, una volta salvato il
record, non è più modificabile. Tutti gli altri campi del record budget, compresa l’impostazione
“budget annuale”, sono invece aggiornabili.
Che caratteristiche deve avere il budget per i Doni?
Deve essere un budget GF e non è obbligatorio inserire l'accredito.
La scheda "Bilancio" del budget doni non registra le transazioni. E possibile ottenere un
report riepilogativo?
Informazioni sulle transazioni avvenute si ottengono solo da Menu>Servizi> Gestione Budget. Si
possono ottenere due report: il riepilogo budget (con le voci del bilancio) e la lista degli ordini per
quel budget.
39
Ordini
Ricerca ordini
Un ordine può essere ricercato tramite :
- ricerca puntuale
- scorrimento liste
Alla ricerca si accede:
- dalla barra ordini
- dalla funzione ordini
Ricerca puntuale
La ricerca tramite la barra ordini consente di recuperare un ordine specifico. Nel primo campo
selezionare il criterio di ricerca dal menu a tendina (titolo, numero etc.), nel secondo campo
digitare il valore corrispondente al criterio selezionato, dare invio o cliccare la freccia . Il sistema
cercherà la corrispondenza esatta al valore digitato.
Tre i risultati possibili:
 un solo record trovato: l’ordine viene visualizzato nella lista tra ordini
 nessun record trovato che corrisponda al criterio richiesto
 trovata una lista di record: compare il messaggio “Impossibile trovare corrispondenze. Vuoi
visualizzare gli indici?” Scegliendo “Si” si aprirà la finestra con la lista degli indici.
Scorrimento Liste
PANNELLO DI NAVIGAZIONE> RICERCA ORDINE
Consente di accedere agli indici degli ordini.
Cliccando l’icona
presente nella barra di navigazione, nel pannello di navigazione si aprirà la
funzione “Ricerca ordine” comprendente i nodi: [I] Lista indice, [C] Ordini nuovi & cancellati, [R]
Lista richieste OPAC, [O] Ordini collettivi, [A] Arrivi collettivi.
Lista indice
40
Attivando questa scelta verrà visualizzata nel pannello superiore la maschera di ricerca ordini per
indici che presenta i seguenti campi:
Indice. Per avviare la ricerca è necessario prima di tutto indicare in quale indice si intende
effettuare la ricerca. Sono disponibili (operando la selezione dal menu a tendina) gli indici per:
Il campo adiacente, “Inserisci stringa”, consente il posizionamento in un punto specifico
dell’indice selezionato.
La casella “Corrispondenza esatta” serve a determinare la corrispondenza con quanto digitato
nel campo “Inserisci stringa”. Se si spunta la casella e si inserisce un termine non presente come
voce nell’indice comparirà il messaggio “Non ci sono elementi nell’indice”.
I campi successivi consentono di impostare una serie di filtri:
Sottobiblioteca, Status fornitore, Status ordine, Status arrivo, Gruppo, Status fattura, Tipo di
ordine, Urgenza, Data ordine (da), Data ordine (a).
Completato l’inserimento cliccare il pulsante Applica filtro. .
Pulsanti disponibili nella maschera di ricerca:
Applica filtro: avvia la ricerca
Pulisci filtro: per procedere ad un’altra ricerca con filtri diversi: le impostazioni precedenti
verranno azzerate.
Pulsanti disponibili nella lista dei risultati:
Stampa ordine: produce una stampa con tutti i dettagli relativi all’ordine
Seleziona: trasferisce i record selezionati nella Lista ordini dell’attività “Ordini”
41
Ordini nuovi & cancellati
Attivando questa scelta verrà visualizzata nel pannello superiore la maschera di ricerca attraverso
la quale è possibile recuperare gli ordini con stato New (non ancora inviato), LC (cancellato dalla
biblioteca), VC (cancellato dal fornitore), CNB (cancellato per assenza di budget). Da questa
maschera – se si possiedono i privilegi necessari - è possibile procedere alla cancellazione di uno
o più ordini.
La maschera di ricerca consente di impostare i seguenti filtri:
Tipo ordine, Tipo materiale, Gruppo ordine, Codice fornitore, Data apertura “da” “a”.
Pulsanti disponibili nella maschera di ricerca:
Ricerca adesso: avvia la ricerca
Pulisci filtro: per procedere ad un’altra ricerca con filtri diversi: le impostazioni precedenti
verranno azzerate.
Pulsanti disponibili nella nella lista dei risultati:
Stampa ordine: produce una stampa con tutti i dettagli relativi all’ordine
Seleziona: trasfersce i record selezionati nella Lista ordini dell’attività “Ordini”
Elimina: elimina un ordine
Cancella tutti: elimina tutti gli ordini recuperati dalla ricerca. (queste ultime due operazioni sono
regolate da privilegi di password.)
Per selezionare ordini successivi al primo utilizzare il tasto Ctrl/Schift.. Nel caso in cui all’ordine
siano legati dati amministrativi (copie, reclami, arrivi, fatture) il sistema chiederà conferma della
cancellazione.
42
Lista degli ordini
I record che si ottengono tramite la ricerca, se selezionati, verranno visualizzati nella Lista degli
ordini (attività Ordini>[L] Lista ordini).
La Lista degli ordini può essere usata per effettuare una serie di operazioni sugli ordini, previa
selezione.
Pulsanti disponibili
Aggiungi
Per aggiungere un nuovo ordine cliccare il pulsante “Aggiungi”. Compare la finestra di pop-up che
consente di scegliere la tipologia di ordine (Monografia, Periodico, Ordine in continuazione). La
scheda per la compilazione dell’ordine verrà visualizzata nel pannello inferiore.
Duplica
E’ possibile aggiungere un nuovo ordine copiando il record di un ordine esistente. Selezionare
l’ordine che si desidera duplicare e quindi cliccare il pulsante “Duplica”. Nel pannello inferiore verrà
visualizzata la scheda relativa all’ordine e sarà possibile apportavi eventuali modifiche.
Elimina
Per cancellare un ordine selezionarlo e cliccare il pulsante “Cancella”. Se si cancella un ordine il
sistema avvisa dell’esistenza di dati amministrativi collegati. Questa operazione è regolata da
privilegi di password.
Stampa/Cancella
Questo pulsante attiva una finestra di pop-up che consente di scegliere tra tre diverse procedure:
 Stampa le informazioni del record
 Stampa una lettera di revoca ordine al fornitore
 Invia lettera d’ordine al fornitore
Per la descrizione delle funzioni [O] Ordini collettivi e [A] Arrivi collettivi si rinvia ai capitoli
corrispondenti. La funzione [R] Lista richieste OPAC non è attiva nell’attuale configurazione.
43
Creazione ordine
Per effettuare un ordine è necessario disporre di un RECORD BIBLIOGRAFICO. Il record potrà
essere recuperato dalle basi bibliografiche disponibili oppure, se la ricerca non produce risultati,
creato tramite una maschera di catalogazione veloce.
Per la spiegazione dettagliata delle funzionalità di ricerca e localizzazione si rinvia alla pagina
dei materiali del gruppo Catalogazione.
Fasi della ricerca e iter di lavoro
Ricercare il titolo nella base del Sistema Bibliotecario Padovano (SBP01)
Se il titolo è presente avviare la creazione dell’ordine su quel titolo
Se il titolo non è presente si potrà procedere in due modi:
1. Procedura consigliata: effettuare la ricerca in Indice (SBN_BIB): se presente, salvare
il record nella base SBP01 (senza localizzarlo) e su quel titolo produrre l’ordine
Oppure:
2. Creare una catalogazione provvisoria tramite la maschera di catalogazione veloce (CIP)
e su questa produrre l’ordine.
All’arrivo del volume effettuare la ricerca in Indice e, se il titolo è presente, salvarlo e
localizzarlo in SBP01. Successivamente tutti i dati gestionali registrati sulla
catalogazione provvisoria dovranno essere trasferiti sul titolo recuperato da Indice e il
record provvisorio dovrà essere eliminato inviando la richiesta di cancellazione del sys
al referente per le funzioni speciali del proprio polo.
Se la ricerca non produce risultati, né in SBP01 né in SBN_BIB, creare il titolo tramite la maschera
di catalogazione veloce (CIP) e, all’arrivo del volume, completare la catalogazione.
Spostamento dei dati gestionali
Se l’ordine è stato creato su una catalogazione provvisoria, o su un titolo recuperato da Indice i cui
dati non corrispondono al volume effettivamente arrivato, sarà necessario procedere con lo
spostamento dei dati gestionali dal titolo su cui si è fatto l’ordine al titolo corretto.
Si suggerisce di completare la registrazione dei dati gestionali (fattura, inventario) PRIMA di
effettuare lo spostamento.
I titoli creati con la Maschera di catalogazione veloce (CIP), e quelli recuperati da Indice ma non
corrispondenti al volume effettivamente arrivato, dovranno essere eliminati: dopo aver effettuato lo
spostamento dei dati gestionali andrà inviata ai referenti di Polo per le Funzioni Speciali una
richiesta di eliminazione del titolo.
Per la spiegazione dettagliata delle procedure di spostamento dei dati gestionali si rinvia al
manuale “Funzioni speciali”.
44
Ricerca/Recupero titolo nel Sistema bibliotecario padovano (SBP01)
Di seguito viene fornito un esempio di ricerca titolo effettuata a partire dal nodo [F] Trova, sulla
maschera “Ricerca base”.
Per cercare un titolo cliccare sulla cartella Ricerca
Nel pannello di navigazione si apre l’albero delle funzioni dal quale è possibile selezionare la
modalità di ricerca.
Modalità di ricerca
[F] Trova > ricerca puntuale
[B] Scorri > scorrimento liste,
[H]Visualizza > visualizzazione dei risultati
Selezionando il nodo [F] Trova viene visualizzata una finestra che contiene tre schede: Ricerca
base, Ricerca CCL e Ricerche fisse.
In ciascuna scheda la parte a sinistra presenta le maschere di ricerca (diverse a seconda della
modalità selezionata) mentre la parte a destra, sempre uguale, consente di impostare filtri e
operatori di ricerca. E’ possibile allargare o restringere la ricerca selezionando le funzioni Affina e
Incrocia e gli operatori booleani AND, OR e NOT.
Maschera di ricerca (scheda 1.Ricerca avanzata)
45
Nella scheda Ricerca base sono presenti i seguenti campi:
Base. Permette di selezionare il catalogo in cui effettuare la ricerca scegliendolo dalla lista che si
apre cliccando sulla freccia a destra del campo .
Per effettuare una ricerca nel Polo Bibliotecario Padovano selezionare SBP01.
Parole adiacenti. Raffina la ricerca. Se la casella è selezionata si ottengono solo quei risultati
dove le parole da ricercare sono una accanto all’altra.
Le caselle sottostanti permettono di selezionare dal menu a tendina il campo in cui si vuole che la
ricerca venga effettuata (di default è selezionato: “Tutti i campi”): i termini da ricercare si digitano
nelle caselle adiacenti. Per raffinare la ricerca si possono utilizzare fino a tre campi e impostare tra
essi gli operatori booleani AND, OR, NOT.
Completato l’inserimento cliccare su “OK”: il risultato della ricerca comparirà nel pannello inferiore
Se il titolo NON è presente nella base (N. record = 0) procedere lanciando la ricerca in Indice [vedi
paragrafo Ricerca/Recupero titolo in Indice (SBN_BIB)]
46
Recupero titolo (dalla base SBP01)
Se il titolo è presente nella base (N. record = 1 o più) attivando il pulsante “Visualizza” (o
cliccando due volte sulla stringa evidenziata) il record verrà visualizzato nel pannello superiore,
scheda 1.Lista breve.
1.Lista breve
Nella scheda 1. Completo+Link del pannello inferiore sono visibili informazioni bibliografiche sul
record. Per avviare l’ordine sul record recuperato attivare il pulsante ORDINI presente nel pannello
inferiore.
47
Ricerca/Recupero titolo in Indice (SBN_BIB)
Per effettuare la ricerca in Indice è necessario impostare come base per la ricerca SBN_BIB,
Posizionarsi nel campo “Base” e selezionare SBN_BIB dal menu a tendina, di seguito attivare il
pulsante “Ricerca su SBN”.
Si apriranno le maschere per la ricerca in Indice. La prima maschera “1.Cerca Dati su Tit (1)“ va
sempre compilata. Le maschere successive, in cui è possibile inserire filtri per affinare la ricerca,
sono facoltative.
Se il titolo è presente in Indice il record verrà visualizzato nel pannello inferiore.Per poter creare un
ordine sul titolo recuperato è necessario prima SALVARE la notizia nella base SBP01.
Le operazioni di salvataggio del record si eseguono nel modulo CATALOGAZIONE: il record va
aperto nel modulo Catalogazione selezionando “Overview”
48
Percorso:
Nel modulo Acquisizioni selezionare “[2]Overview”
Alla maschera successiva attivare il pulsante “Catalogazione”
Il record verrà visualizzato nel modulo Catalogazione
49
Modulo Catalogazione
Eseguire le procedure necessarie per il salvataggio del record nella base SBP01:



Duplicare il titolo (percorso: Menu>Catalogazione>Duplica record)
Cambiare il formato scegliendo BK oppure SE (percorso: Menu>Edita>Cambia formato del
record)
Salvarlo in locale (
)
In fase di ordine il titolo NON va localizzato. La localizzazione verrà fatta solo all’arrivo del
volume, dopo aver controllato che il volume arrivato in biblioteca corrisponda esattamente al titolo
richiesto.
Compiute queste operazioni il record è presente nella base SBP01.
Per creare l’ordine sul titolo recuperato è necessario trasferirlo nel modulo Acquisizioni.
Selezionare l’icona delle acquisizioni
presente nella barra del titolo. Il record verrà trasferito
nel Modulo Acquisizioni.
Modulo Catalogazione
50
Modulo Acquisizioni
Attivando il pulsante “Aggiungi” si apriranno le maschere da compilare per la creazione
dell’ordine.
51
Catalogazione provvisoria (CIP)
Se il titolo non è presente né nella base SBP01 né in Indice sarà necessario crearlo. Il modo più
semplice e rapido per creare un record bibliografico è tramite l’utilizzo della “Maschera di
catalogazione veloce”, che produce un record contenente solo i campi essenziali e che avrà in
nota “Catalogazione provvisoria”.
Questa modalità potrà essere utilizzata anche indipendentemente dalla presenza del titolo in
Indice, nel caso fosse ritenuta più rispondente alle esigenze della struttura. All’arrivo del volume,
dopo la registrazione dei dati gestionali, si potrà effettuare la ricerca in Indice, recuperare il titolo,
localizzarlo e quindi spostare su quest’ultimo i dati gestionali.
La “Maschera di catalogazione veloce” si attiva Selezionando dal menu Ordini la funzione
Cataloga ordine:
Scegliere il catalogo SBP01
Si apre la “Maschera di catalogazione veloce” (CIP) Esempio: Monografia
52
Compilare i campi con i dati di cui si è in possesso. Terminata la compilazione cliccare su OK Il
titolo sarà visibile nell’OPAC e nell’area delle note riporterà la dicitura “Catalogazione provvisoria”.
La catalogazione dovrà essere perfezionata all’arrivo del volume. Confermati i dati inseriti verrà
visualizzata la finestra in cui selezionare la tipologia di ordine.
Maschera di catalogazione veloce (CIP) Esempio: Periodico
Compilare i campi con i dati di cui si è in possesso. Terminata la compilazione cliccare su “OK”.
Il titolo del periodico, come per il titolo della monografia, sarà visibile nell’OPAC e nell’area delle
note riporterà la dicitura “Catalogazione provvisoria”. Per visualizzare la biblioteca che gestisce il
periodico sarà necessario creare la copia. Confermati i dati inseriti verrà visualizzata la finestra in
cui selezionare la tipologia di ordine.
Avvertenze nell’inserimento dei dati
I campi obbligatori sono: Formato e Titolo
Formato
Va inserito in maiuscolo. BK=monografia, SE=periodico, AQ=libro antico
Campi Autore Inserire sempre la virgola dopo il cognome.
Cognome autore: Woolf,
Nome Autore: Virginia
Non inserire espressioni esplicative (es. a cura di…)
Titolo
Le parti che precedono la prima parola significativa del titolo vanno inserite tra
doppie parentesi uncinate, facendo attenzione a inserire anche lo spazio:
<<Le >>tre ghinee
<<The >>letters of vita
<<L’>>art du roman (dopo l’apostrofo non va inserito lo spazio)
<<1: >>Women and writing
<<2: Le >>cose che accadono
Se nel titolo è presente un genitivo sassone andrà inserito normalmente, con
l’apostrofo (es. Cicero's elegant style), ma in fase di catalogazione dovrà essere
corretto (inserimento del carattere “alif”). ATTENZIONE: in questo campo si
possono inserire massimo 100 caratteri. Se il titolo è lungo si può omettere
l’articolo e le relative uncinate.
ISBN/ISSN
Può essere inserito con o senza trattini. Viene effettuato il controllo sulla
correttezza formale.
53
Compilazione delle schede dell’ordine
Le maschere per la compilazione dell’ordine vengono visualizzate:


all’attivazione del pulsante ORDINI nel caso di ordini su titoli recuperati
all’attivazione del pulsante “OK” dopo aver terminato la compilazione della maschera di
catalogazione veloce, per gli ordini su titoli nuovi
Per prima cosa è necessario indicare la tipologia di ordine: Monografia, Periodico o Opere in
continuazione. Il campo “Codice contatore n. d’ordine” deve contenere il codice contatore
corrispondente all’unità ordinante.
Il contatore va impostato nel modulo ALEPHADM (Configurazione > Configurazione applicazione >
Acquisizioni/Periodici > “EnablePrefix=Y”, PrefixString=inserire il codice della propria unità
d’ordine, es. p0503).
Confermata la tipologia di ordine verrà visualizzata la Lista ordini per quel titolo:
Cliccando sul pulsante Aggiungi nel pannello superiore della Lista ordini si aprono le schede da
compilare per la creazione dell’ordine.
54
Scheda 2. Generalità
Compilare la scheda inserendo nei campi i dati richiesti. Al termine dell’inserimento selezionare la
scheda successiva 2. Fornitore.
Informazioni sui campi da compilare
Numero d’ordine. Assegnato in automatico dal sistema tramite un contatore. Ciascuna unità
d’ordine ha un proprio contatore.
Status ordine. In base alle operazioni compiute il sistema assegna automaticamente lo status
appropriato. In alcuni casi lo status può essere modificato manualmente. Status disponibili:
NEW – Non ancora inviato
WP - In attesa di essere inviato
PS - Processo iniziato
WB – In attesa di conferma budget
QSV – Chiedere conferma prima di inviare
l’ordine
CNB – Cancellato per mancanza di budget.
Questo stato cancella l’impegno nel budget.
Se lo stato dell’ordine viene modificato (es.
RSV) l’impegno viene riattivato
DNB – In sospeso per mancanza di budget
Questo stato cancella l’impegno nel budget.
Se lo stato dell’ordine viene modificato (es.
RSV) l’impegno viene riattivato
RSV – Pronto per l’invio
SV Inviato. Quando l’ordine viene stampato
lo stato dell’ordine diventa automaticamente SV
VC - Ordine cancellato dal fornitore.
Questo
stato cancella l’impegno nel budget. Se lo stato
dell’ordine viene modificato (es. RSV) l’impegno
viene riattivato
LC – Ordine cancellato dalla biblioteca. Questo
stato cancella l’impegno nel budget.
Se lo stato dell’ordine viene modificato
(es. RSV) l’impegno viene riattivato
CLS – Chiuso. Se tutto il materiale è arrivato e
la fattura è stata pagata, il sistema aggiorna
automaticamente lo status dell’ordine in CLS
Numero ordine 1 e Numero ordine 2. Campi facoltativi che possono essere utilizzati 1) per
fornire un numero d’ordine supplementare che crei un collegamento tra più ordini (es. per
recuperare gruppi di ordini come nel caso di ordini in continuazione o opere in più volumi o per
inviare gli ordini tramite la procedura Ordini collettivi), 2) per indicare le sezioni di fatturazione in
caso di ordini EDI.
Erm ID. Non attivo nella configurazione corrente.
55
ISBN/ISSN. E’ un campo facoltativo. Se l’ISBN/ISSN è presente nel record bibliografico, verrà
importato automaticamente in questo campo. ATTENZIONE: se l’ISBN/ISSN non è formalmente
corretto il sistema impedirà di proseguire e sarà quindi necessario ripulire il campo per procedere
con la creazione dell’ordine. Il numero ISBN/ISSN errato potrà essere riportato nel campo “Nota al
fornitore”
Gruppo. E’ un campo facoltativo. Il gruppo è una categoria che può essere definita dalla singola
unità d’ordine. Per esempio può essere utilizzato per denominare gli ordini in base alle sezioni per i
quali i volumi sono stati ordinati. Per gli ordini pregressi in questo campo sono migrate le sezioni
SBN.
Data apertura. E’ la data in cui l’ordine è stato creato. Viene inserita automaticamente dal sistema.
Data status. E’ la data dell’ultimo cambiamento di status dell’ordine. E’ assegnata
automaticamente dal sistema.
Data ordine. E’ la data di invio dell’ordine al fornitore, attivata dalla selezione del pulsante “Invia”.
Se il pulsante “Invia” non viene attivato (e si modifica lo status dell’ordine manualmente, ad es.
trattando Doni o Visioni trattenute) il campo “Data ordine” non verrà valorizzato, con la
conseguenza che non si potrà utilizzare questo filtro per la ricerca o nella produzione di report.
Formato materiale. Si consiglia di impostare per default PRN (materiale a stampa)
Tipo di materiale. Rappresenta la tipologia di materiale ordinato (es. Libro, Periodico etc.). Si
seleziona la tipologia dalla lista che compare cliccando sulla freccia a destra del campo.
Sottobiblioteca. La biblioteca/polo di appartenenza. Selezionare dalla lista il nome della
Biblioteca o del Polo cui la biblioteca afferisce. Salvare come default.
Unità d’ordine. L’Unità d’ordine di appartenenza. Selezionare dalla lista il nome della propria
Unità d’ordine. Salvare come default
Metodo acquisizione. Selezionare il metodo con il quale il volume viene acquistato scegliendolo
dalla lista che compare cliccando sulla freccia a destra del campo.
ID proponente. Se l’ordine è per uno specifico proponente, inserire qui il suo ID, selezionandolo
dalla lista utenti che si apre cliccando sul pulsante a destra del campo .
Nome proponente. Se è stato inserito l’ID proponente, il sistema inserirà automaticamente il
nome del proponente.
Azione. Il campo è attivo solo se il campo ID proponente è stato inserito. In questo caso gli può
essere legata una delle seguenti azioni:
 Inviare direttamente;
 Creare automaticamente una prenotazione a suo nome;
 Inviare una email in cui viene avvisato dell’arrivo;
 Non attivare alcuna azione.
ID approvazione. Il campo è attivo solo se un ID proponente è stato inserito. Se c’è un
responsabile per l’acquisto degli ordini proposti, inserire qui il suo ID. selezionandolo dalla lista di
utenti che si apre cliccando sul pulsante a destra del campo.
Nota biblioteca. Si può inserire una nota lunga al massimo 200 caratteri. Il testo della nota
apparirà nel momento in cui si registrerà l’arrivo del materiale.
56
Scheda 3. Fornitore – Ordine di una monografia
Compilare la scheda inserendo nei campi i dati richiesti. Al termine dell’inserimento selezionare la
scheda successiva 4. Quantità e prezzo.
Informazioni sui campi da compilare
Codice fornitore. Selezionare il fornitore dalla lista che compare cliccando sul pulsante a destra
del campo. Una volta inserito, il sistema compila automaticamente alcuni campi, tra cui il tipo di
consegna e la modalità di invio dell’ordine, in base a quanto impostato nel record del fornitore.
Nome fornitore. Dopo aver selezionato il Codice fornitore, il sistema inserirà automaticamente il
Nome del fornitore.
Riferimento. Vanno indicati eventuali codici di riferimento assegnati dal fornitore al materiale
ordinato. In questo campo va inserito il codice CIG.
Per gli ordini di seriali il contenuto di questo campo viene derivato da quanto inserito nel campo
“N. d’ordine fornitore” della scheda 2 della Sottoscrizione.
Nota fornitore. Si può inserire una nota lunga al massimo 200 caratteri. Il testo della nota
comparirà nella lettera d’ordine.
Contatto. E’ il nome della persona di riferimento presso il fornitore.
Invio ordine. Indica il formato in cui l’ordine viene inviato al fornitore. Il formato può essere una
lista di ordini (LI) o una lettera (LE). Il sistema compila automaticamente il campo con quanto
impostato nel record fornitore ma consente la modifica. Se si seleziona LI (Lista), i campi “Tipo
lettera” e “Invio lettera per” spariscono dalla finestra perché non sono più rilevanti.
57
Tipo lettera. Il campo è attivo se è stato selezionato l’Invio ordine per LE (Lettera). Il sistema
compila automaticamente il campo con quanto impostato nel record fornitore ma consente la
modifica. Per cambiare il formato lettera selezionare il modulo Tipo lettera che si vuole venga
stampato scegliendolo dalla lista che si apre cliccando sulla freccia a destra del campo.
Tipo consegna. E’ il modo in cui il materiale viene spedito dal fornitore alla biblioteca. Il sistema
compila automaticamente il campo con quanto impostato nel record fornitore ma consente la
modifica.
Invio lettera per. E’ il modo in cui si vuole che l’ordine venga inviato al fornitore. Il sistema compila
automaticamente il campo con quanto impostato nel record fornitore ma consente la modifica. Per
cambiare metodo di invio selezionare un’opzione dal menù a tendina che compare cliccando sulla
freccia a destra del campo. Deve essere compatibile con l’opzione selezionata nel campo Tipo
lettera.
Urgenza. Se si tratta di una richiesta urgente, spuntare la casella.
Data sollecito. La data di invio del sollecito può essere inserita manualmente al momento
dell’ordine. Se non si inserisce il sistema la calcola al momento di invio dell’ordine in relazione al
tempo di consegna come definito nel record del fornitore. Se i solleciti sono gestiti manualmente, la
data del sollecito dovrà essere aggiornata dal bibliotecario nella ‘Scheda sollecito’’
(Campo previsto solo per ordini di monografie)
Solleciti batch. Se è stato spuntato il campo ‘Solleciti batch’ il sistema includerà l’ordine nella
procedura ‘Report solleciti & lettere per ordini monografie’ (acq-12) del menù Servizi. Il sollecito
verrà registrato quando la procedura verrà lanciata. Il sistema aggiornerà la data del sollecito
automaticamente. Se non si sceglie questa opzione, i solleciti possono essere inviati solo
manualmente dalla funzione Solleciti. (Campo previsto solo per ordini di monografie)
58
Scheda 3. Fornitore – Ordine di un periodico
La Scheda 3. Fornitore presenta dei campi specifici per la gestione delle sottoscrizioni:
 Inizio sottoscrizione
 Fine sottoscrizione
 Ciclo budget
 Data di rinnovo
Consideriamo un abbonamento con inizio sottoscrizione gennaio 2006. La scheda Fornitore sarà
così compilata:
La data di “Fine sottoscrizione” è stata scelta per convenzione così alta in modo da permettere la
gestione automatica dei rinnovi per gli anni successivi.
Il “Ciclo Budget” corrisponde di norma ad un anno.
La “Data rinnovo” apparirà sulla lettera di rinnovo al fornitore sotto la voce: “Abbonamento a partire
da…” (nell'esempio il nuovo abbonamento parte dal primo gennaio dell’anno successivo).
59
Scheda 4. Quantità e prezzo
Informazioni sui campi da compilare
Quantità:
Numero unità. Inserire il numero di unità richieste.
Prezzo unità. Inserire il prezzo di listino della singola unità.
Prezzo totale. Il sistema lo calcola automaticamente moltiplicando il numero di unità per il prezzo
unità.
Nota sulla quantità. Si possono inserire fino a 200 caratteri. Si può usare per aggiungere
precisazioni sui volumi che si stanno ordinando.
Crea record di copia. Questo campo è attivo solo per ordini di monografie. Se il campo è
spuntato il sistema crea automaticamente il record di copia, e assegna il barcode.
Spuntare la casella e salvare come default. Solo se viene creato il record di copia le
informazioni sull’ordine verranno visualizzate nell’Opac. Se invece si sta inviando un ordine
sul titolo superiore di un’opera in più volumi la casella va lasciata vuota perché a questi titoli
non devono essere legati record di copia.
Fondo copia. Il campo è visibile solo per ordini di monografie. Quando una nuova copia viene
creata e la casella “Crea record di copia” è spuntata, si può determinare il fondo copia
selezionandolo dal menù a tendina.
Selezionare il nome del proprio Fondo copia e salvare questa impostazione come default
60
Nella scheda 4. Quantità e prezzo dell’ordine di un periodico i campi “crea record di copia” e
“fondo copia” non sono presenti.
Prezzo stimato:
Valuta. Il tipo valuta è inserito automaticamente dal sistema in base a quanto impostato nel record
del fornitore.
Prezzo previsto. Cliccando sul pulsante Refresh il sistema aggiorna il prezzo previsto calcolando
il totale in base al numero di copie.
Segno (+/-). Il segno (-) o (+) sul campo indica che l’offerta di fornitura prevede uno sconto (-),
ovvero delle spese aggiuntive (+).
Valore percentuale. E’ il campo in cui inserire il valore percentuale dell’offerta di fornitura (sconto
o spese aggiuntive). Se il campo condizioni (+ -) riporta il segno -, si rileva un errore se il valore
percentuale è >= 100%. I campi Segno e Valore percentuale si riferiscono al prezzo stimato e
impegnato.
Prezzo finale. E’ il prezzo previsto (-) lo sconto. L’impegno verrà addebitato nel budget.
Prezzo locale. Corrisponde al prezzo finale nella valuta locale. E’ calcolato dal sistema come
segue: prezzo nella valuta del fornitore (x) valore del cambio = Prezzo nella valuta locale.
Nota sul prezzo. Si possono inserire fino a 200 caratteri.
Budget impegnato. Inserire il codice budget selezionandolo dalla lista che appare cliccando sulla
freccia a destra del campo.
Attenzione! Se ci si dimentica di selezionare il budget e si clicca “Invia” il sistema impedirà
l’invio dell’ordine trasformandone lo status in DNB. L’impegno in questo caso dovrà essere
assegnato tramite il nodo “Impegni” del pannello di navigazione.
Pulsanti disponibili:
Aggiungi. Dopo aver compilato tutte le schede dell’ordine cliccare sul pulsante AGGIUNGI.
Tutti i dati inseriti verranno registrati e l’ordine appena creato comparirà nel pannello superiore con
lo stato NEW.
Salva defaults. Consente di salvare come default i valori inseriti nei campi. Prestare attenzione
nell’uso di questa opzione per evitare di creare ordini con default impostati nella precedente
sessione. Per togliere i defaults memorizzati: Aleph<Elimina i defaults per l'ordine.
Refresh. Cliccando su Refresh il sistema calcola e visualizza il costo locale sulla base del cambio
corrente.
Cancella. Cancella l’ordine creato.
61
Invio dell’ordine
Le modalità di invio sono diverse a seconda che il ‘Tipo invio ordine’ sia impostato su LE (Lettera)
o LI (Lista)
Lettera
Dopo aver compilato le schede dell’ordine cliccare sul pulsante AGGIUNGI. L’ordine prenderà lo
stato New. Per inviarlo cliccare sul pulsante INVIA.
Il sistema produrrà una lettera e lo stato dell’ordine diventerà SV (inviato al fornitore).
Per spedire gli ordini si suggerisce di NON utilizzare l’opzione ‘invia ordine per e-mail” di Aleph, ma
di utilizzare il proprio programma di posta elettronica, facendo copia/incolla della anteprima di
stampa.
Lista
Se ‘Tipo invio ordine’ è impostato su LI (Lista) cliccando su INVIA il sistema inserisce l’ordine in
una lista e cambia lo stato dell’ordine in RSV (pronto da inviare al fornitore).
A seguito dell’invio dell’ordine una finestra avvisa che l’ordine verrà stampato successivamente:
62
Per attivare il servizio batch che produce la stampa selezionare, dal menu Servizi, l’opzione “Ordini
e solleciti” e, di seguito, “Invia una lista di ordini ad un fornitore (acq-14)”
Si aprirà la finestra “Invia lista ordini al fornitore” che presenta una serie di campi da compilare.
Nei primi due campi inserire il nome del ‘Report
file di output’ (assegnare un nome
riconoscibile) e il ‘Codice fornitore’ che si
seleziona dalla lista che compare cliccando sul
pulsante .
Nei
campi
successivi
selezionare
la
‘Sottobiblioteca’, l’’Unità d’ordine’ e il ‘Metodo di
acquisizione’.
Selezionare il formato del report (per le unità
d’ordine dell’ateneo scegliere Lista breve o
Lista estesa, che riportano i dati necessari per
la tracciabilità)
Terminata la compilazione selezionare ‘Sì’ nel
campo ‘Aggiorna database’ e cliccare Esegui.
Lo status dell’ordine viene modificato in SV
(inviato al fornitore).
63
A seguito dell’attivazione del pulsante ‘Esegui’ il sistema inserisce la procedura di stampa nella
coda.
Per attivare la stampa, dal menù ALEPH selezionare Task manager.
Si aprirà la finestra Task manager che permetterà il recupero e la stampa del file contenente la
Lista di ordini.
SCHEDA RIASSUNTIVA








Ricerca titolo in SBP01 > Titolo non trovato > Ricerca in SBN_BIB
Ricerca titolo in SBN_BIB> Titolo non trovato > Catalogazione veloce
Ricerca titolo in SBP01> Il titolo è presente > Avviare l’ordine
Ricerca titolo in SBN_BIB>Il titolo è presente > Salvare il record nella base > Avviare
l’ordine
Compilazione schede dell’ordine: 2. Generalità, 3. Fornitore, 4. Quantità e prezzo
Salva con il pulsante Aggiungi
Invio ordine: per Lettera (LE) > Pulsante Invia = anteprima di stampa
Invio ordine: per Lista (LI) > Menù Servizi >Ordini e solleciti > Invia una lettera di ordini
ad un fornitore (acq-14)
64
Ordini collettivi
Importazione di record bibliografici da fornitori
Alcuni fornitori inviano le proposte di acquisto sotto forma di record bibliografici, che possono
essere importati in Aleph ed utilizzati per l’ invio dell’ordine.
Il processo è il seguente:





il fornitore invia tramite FTP i files contenenti le proposte d’acquisto. Ciascun file è
contrassegnato da un identificativo che consente di associare il file stesso all’unità d’ordine
destinataria
per mezzo di una serie di routines automatiche i record bibliografici contenuti nei files
vengono caricati in Aleph
a ciascun record viene assegnato un identificativo (SYS)
l’ elenco dei SYS caricati viene comunicato via mail al bibliotecario, che potrà vagliarli e
decidere se proseguire o meno con l’ordine
i SYS relativi a titoli non acquistati dovranno essere eliminati
Esempio di mail inviata al bibliotecario
Visualizzazione dei titoli in Aleph
Per visualizzare i titoli relativi ai SYS contenuti nell’elenco ricevuto via mail, si procede nel modo
seguente:
 nel pannello di navigazione del modulo acquisizioni aprire la tab “Ricerca” e selezionare [B]
Scorri.
 nel campo “Lista intestazioni” selezionare la voce “Numero di sistema Aleph”
 nel campo “Stringa iniziale “ digitare il numero del primo identificativo (SYS) contenuto
nell’elenco.
65
Selezionando “Vai” si otterrà la lista dei SYS e, tramite “Visualizza”, si potrà controllare il record
bibliografico completo.
66
Una volta individuati e controllati i titoli, si potrà procedere come d’abitudine creando un singolo
ordine per il titolo individuato, oppure si potrà selezionare un insieme di titoli e, utilizzando in
successione la procedura batch “General ADM e creazione ordini (acq-24)” e la funzione
“Ordini collettivi”, si potranno spedire tutti gli ordini in un’unica sessione.
Creazione del set
Prima di procedere con l’ordine collettivo sarà necessario creare un set contenente i SYS che si
desidera ordinare.



Selezionare dalla lista i SYS (comandi Schift e Ctrl)
Attivare il pulsante “Salva come set”
Nella finestra “Aggiungi set alla lista” assegnare un nome al set digitandolo nel campo
“Inserisci come set”
67
68
Il set verrà aggiunto alla lista e sarà visibile nella tab “Ricerca” come risultato della richiesta. Da
qui si dovrà procedere con il salvataggio e il successivo caricamento.
Selezionare il pulsante “Salva” e assegnare un nome al file, e successivamente compiere la
stessa operazione selezionando il pulsante “Carica”.
Compiute queste operazioni, il file risulta salvato sul server Aleph.
Per procedere all’ordine collettivo sarà necessario lanciare la procedura batch General ADM e
creazione ordini (acq-24)
69
General ADM e creazione ordini (acq-24)
Percorso: Menu>Servizi>Varie>General ADM e creazione ordini (acq-24)
Questa procedura crea automaticamente il record ADM e l’ordine per tutti i record bibliografici
contenuti nel file di input.
I record d’ordine così creati conterranno i valori indicati in fase di compilazione del form, mentre il
prezzo, nel caso di record bibliografici caricati da un fornitore, verrà ricavato direttamente dal
record MARC (campo 010, sottocampo d )
E’ obbligatorio compilare il campo “Ulteriore numero ordine 1” perché funzionale al successivo
avvio della funzione “Ordini collettivi”. Quanto digitato in questo campo costituirà l’identificativo
dell’ordine collettivo (si suggerisce quindi di stabilire una regola standard per la sua compilazione
al fine di facilitarne il recupero, es. P0503_10_ott_2010).
70
Compilazione dei campi
File di Input: obbligatorio. Inserire come input il nome del file precedentemente creato e caricato
sul server. I nomi dei file di input devono essere inseriti in minuscolo, senza spazi o caratteri
speciali eccetto underscore (trattino basso).
Ulteriore numero ordine 1: obbligatorio. Verrà impostato come numero d’ordine ulteriore nel
campo N. ordine 1 di tutti gli ordini che verranno creati usando questa procedura.
Sottobiblioteca: obbligatorio, selezionabile dal menu a tendina
Unità d’ordine: obbligatorio, selezionabile dal menu a tendina
Metodo di acquisizione: selezionabile dal menu a tendina
Status ordine: selezionabile dal menu a tendina. Per procedere con l’invio tramite ordine collettivo
è necessario impostare lo status ordine “NUOVO”
Data presunta di arrivo: non obbligatoria, è funzionale all’invio dei solleciti
Usa l’ISBN per attribuire il fornitore: non applicabile, lasciare la spunta su “No”
Codice fornitore di default: selezionabile dal menu a tendina
Lanciata e completata la procedura (è possibile verificare lo status del processo nel Log Batch del
Task manager), si potrà procedere con l’invio dell’Ordine collettivo.
Ordini collettivi
PERCORSO: TAB RICERCA ORDINE > NODO [O] ORDINI COLLETTIVI
La funzione “Ordini collettivi” consente di recuperare set di ordini, di completarne la registrazione e
di spedirli in un’unica sessione al fornitore.
Questa modalità di spedizione può essere applicata a due tipologie di ordini:

Ordini con status “NEW” aventi in comune lo stesso numero d’ordine aggiuntivo. Il numero
d’ordine aggiuntivo può essere assegnato a ciascun ordine singolarmente (inserendolo nel
campo “N. ordine 1” della scheda “2.Generalità” dell’ordine”), oppure tramite la procedura
batch “General ADM e Creazione ordini (acq-24)”, che crea i record amministrativi con relativo
N. ordine 1 per il set di record bibliografici specificato.

Ordini generati dalle richieste di acquisto compilate tramite l’OPAC (non attiva nell’attuale
configurazione)
Selezionando nel pannello di navigazione il nodo [O] Ordini collettivi, si apre a destra la maschera
di ricerca della “Lista massiva ordini”.
Impostare come indice ADD-ORDER-NUM (= N. ordine 1 ulteriore) e digitare nel campo “Testo
indice” il numero d’ordine aggiuntivo attribuito agli ordini che si intendono spedire. Gli ordini
intercettati dalla ricerca avranno come identificativo il numero d’ordine aggiuntivo assegnato dal
bibliotecario.
I filtri applicabili sono: Sottobiblioteca, Gruppo ordine, Data richiesta Da-A.
Il pannello inferiore presenta, in sola lettura, i dettagli dell’ordine selezionato.
71
Selezionando i pulsanti “Ordina tutto” (tutti gli ordini recuperati dalla ricerca), oppure “Ordina” (solo
gli ordini selezionati), si attiva Il processo e si apre la “Scheda Ordine Multiplo”.
Scheda Ordine Multiplo
I dati che verranno inseriti in questa scheda saranno validi per ciascuno degli ordini selezionati
nella lista e prevarranno su quanto originariamente impostato nei singoli ordini.
72
I campi compilabili sono:











Fornitore
Gestisci come Multi Ordi : in questo campo va segnalato lo Status in cui si desidera
vengano aggiornati gli ordini: Inviato al fornitore (SV) o Pronto per l’invio al fornitore (RSV). La
scelta dello status RSV è funzionale all’invio degli ordini in modalità EDI
N. ulteriore ordine 1: il campo risulta precompilato e non modificabile nel caso di ordini ai
quali sia già stato assegnato il numero d’ordine aggiuntivo
N. ulteriore ordine 2
Tipo materiale
Formato materiale
Metodo acquisizione
Numero di unità
Nota sulla quantità
Crea record di copia
Impegno budget
Valuta e modalità di spedizione saranno recepite dal record del fornitore, e ciascuno degli ordini
avrà spuntata la casella solleciti batch.
Completata la compilazione e lanciata la procedura, il sistema aggiorna tutti gli ordini compresi nel
set, calcola il totale e chiede conferma se proseguire o no.
73
Data la conferma, se nella scheda si è richiesto il passaggio allo status SV (Inviato al fornitore), gli
status degli ordini passano da NEW a SV e compare l’anteprima di stampa della lettera da inviare
al fornitore.
L’identificativo dell’ordine multiplo inviato al fornitore è il N. ordine 1. I singoli ordini contenuti
nell’ordine multiplo avranno un identificativo generico assegnato dal contatore generale Aleph,
privo del prefisso con la sigla dell’unità d’ordine.
Se nella scheda Ordine Multiplo si è richiesto il passaggio allo status RSV (Pronto per l’invio al
fornitore), per spedire gli ordini si dovrà attivare la procedura batch “Invia una lista di ordini a un
fornitore (ACQ-14).
Se nella Scheda Ordine Multiplo è stata messa la spunta nella casella “Crea record copia”, si apre
il form della “Scheda Multi Copie” che consente, in caso di acquisti centralizzati di più copie di uno
stesso titolo, di suddividere il numero di copie ordinate tra i vari fondi.
In questo caso si seleziona la sottobiblioteca, il relativo fondo e il numero di copie da assegnare
allo stesso e si clicca OK. In caso contrario si seleziona il pulsante “Chiudi”.
74
La procedura è completata e si apre l’anteprima di stampa del report “Informazioni ordine multiplo
di acquisto”, contenente i dettagli dell’ordine.
75
Estrazione dati/Ordini
E’ possibile estrarre dati relativi agli ordini tramite le procedure attivabili da:
Menu > Servizi> Recupera e stampa record Acquisizioni>Scheda recupero dati (acq-02-01).
Per la descrizione dettagliata della procedura si rinvia alla “Guida ai servizi di Aleph”.
Potranno essere impostati come filtro i seguenti parametri (elenco tratto dall’help in linea):
Informazioni ordine










Numero record ADM - Codice: 001
Puoi inserire numeri. Inserisci il numero "da" nel campo 1 e il numero "a" nel campo 2. Puoi
inserire un numero fino a 9 caratteri di lunghezza.
Ordine numero 1 - Codice: 023
Puoi inserire un range di valori per "numero ordine 1". Inserisci il numero "da" nel campo 1
e il numero "a" nel campo 2.. Puoi inserire stringhe alfanumeriche fino a 30 caratteri di
lunghezza. Considera che la stringa alfanumerica che hai inserito in entrambi i campi deve
essere simile. Per esempio potresti inserire parametri come 1000-2000, o AR-AW, o A1RA1W.
Ordine numero 2 - Codice: 045
Opzioni: puoi inserire fino a cinque differenti valori per "ordine numero 2" nei campi 1-5.
Inserisci una stringa alfanumeraica lunga fino a 30 caratteri..
Ordine numero 3 - Codice: 046
Opzioni: puoi inserire fino a cinque differenti valori per "ordine numero 3" nei campi 1-5.
Inserisci una stringa alfanumeraica lunga fino a 30 caratteri..
Gruppo ordine - Codice: 055
Opzioni: puoi inserire fino a cinque differenti valori per "gruppo ordine" nei campi 1-5.
Inserisci una stringa alfanumerica lunga fino a 10 caratteri.
Data apertura ordine - Codice: 008
Opzioni: puoi inserire le date entro cui degli ordini sono stati aperti. Inserisci la data "da" nel
campo 1 e "a" nel campo 2.
Data ultimo aggiornamento - Codice: 009
Opzioni: puoi inserire le date entro cui degli ordini sono stati. aggiornati l'ultima volta.
Inserisci la data "da" nel campo 1 e "a" nel campo 2.
Data ordine - Codice: 047 - Opzioni: puoi inserire le date entro cui degli ordini sono stati
inviati al fornitore. Inserisci la data "da" nel campo 1 e "a" nel campo 2.
Tipo ordine - Codice: 010
Opzioni: puoi inserire fino a tre differenti tipologie di ordini nei campi 1-3.
Per monografie, digita: M
Per ordini in continuazione, digita: O
Per sottoscrizioni, digita: S
Status ordine - Codice: 064
Opzioni: puoi inserire fino a cinque differenti status ordini nei campi 1-5.
Per ordini nuovi, digita: NEW
Per ordini in attesa di essere processati, digita: WP
Per ordini il cui processo e' già partito, digita: PS
Per ordini che necessitano di conferma budget, digita: WB
Per ordini che richiedono conferma prima dell'invio digita: QSV
Per gli ordini che sono stati cancellati per mancanza budget digita: CNB
Per gli ordini che sono stati posticipati per mancanza budget digita: DNB
Per gli ordini che sono pronti per essere inviati al fornitore digita: RSV
Per gli ordini che sono stati inviati al fornitore, digita: SV
Per gli ordini che sono stati cancellati dal fornitore digita: VC
76












Per gli ordini che sono stati cancellati dalla biblioteca digita: LC
Per gli ordini chiusi digita: CLS
Data cambiamento status - Codice: 065
Opzioni: puoi inserire le date entro cui degli ordini sono stati modificati. Inserisci la data
"da" nel campo 1 e "a" nel campo 2.
Status fattura - Codice: 044
Opzioni: puoi inserire fino a quattro differenti status fattura nei campi: 1-4.
Per gli ordini che non hanno ancora ricevuto fattura, digita: N
Per fatture parziali digita: P.
Per fatture complete digita: C
Per fatture complete e pagate, digita: D
Tipo materiale - Codice: 025
Opzioni: puoi inserire fino a cinque differenti tipologie di materiale nei campi 1-5. Per
esempio:
Per monografie, digita: BK
Per i periodici, digita: SE
Per file di dati, digita: DA
Per Microrforme, digita: MF
Per Mappa, digita: MP
Per Registrazione, digita: RE
Sottobiblioteca - Codice: 006
Puoi inserire fino a cinque sottobiblioteche nei campi 1-5. Digita il codice per la
sottobiblioteca, fino a cinque caratteri.
Unità d'ordine - Codice: 005
Puoi inserire fino a cinque unità d'ordine nei campi 1-5. Digita il codice per l'unità d'ordine,
fino a cinque caratteri.
Modalita' di acquisizione - Codice: 066
Opzioni: puoi inserire fino a cinque differenti modalità di acquisizione nei campi 1-5.
Per le copie acquisite con Pagamento, digita: P
Per le copie che ti hanno inviato per approvazione, digita: A
Per le copie ricevute come dono, digita: G
Per le copie ricevute come scambio, digita: E
Per le copie per le quali pagherai un deposito in acconto, digita: D
Per qualsiasi altro metodo di pagamento, digita: O
ID iniziatore - Codice: 052
Opzioni: puoi inserire fino a cinque ID utente iniziatore nei campi 1-5, per identificare gli
utenti per i quali il materiale e' stato ordinato.
Nome Iniziatore - Codice: 053
Opzioni: puoi inserire fino a cinque nomi utente nei campi 1-5, per identificare l'utente per il
quale il materiale e' stato ordinato.
Azione - Codice: 054
Opzioni: Inserisci nel campo 1: X per Nessuna, Y per Invio diretto o N per Creare richiesta
di prenotazione. Questo campo indica se il materiale verrà inviato direttamente all'utente
per il quale e' stato ordinato o se viene creata una richiesta di prenotazione o nulla di tutto
ciò.
Data sottoscrizione "da" - Codice: 067
Opzioni: puoi inserire le date entro cui la sottoscrizione per un periodico e' iniziata. Inserisci
la data più lontana nel campo 1 e la data più vicina nel campo 2.
Data sottoscrizione "a" - Codice: 068
Opzioni: puoi inserire le date entro cui la sottoscrizione per un periodico e' terminata.
Inserisci la data più lontana nel campo 1 e la data più vicina nel campo 2.
Data rinnovo sottoscrizione - Codice: 069
Opzioni: puoi inserire le date entro cui la sottoscrizione per un periodico e' stata rinnovata.
Inserisci la data più lontana nel campo 1 e la data più vicina nel campo 2.
77


Periodo del ciclo budget - Codice: 070
Opzioni: puoi inserire fino a 5 diversi periodi di ciclo del budget. Il periodo deve essere un
solo carattere. Questo campo e' applicabile per gli ordini in continuazione e periodici.
Giorni massimi per l'arrivo (quando si recuperano ordini di tipo O) - Codice: 071
Opzioni: puoi inserire un parametro in giorni che indica il tempo che può trascorrere prima
di ricevere l'ultimo volume di un ordine permanente (o da quando e' stato creato un ordine
permanente). Inserisci il valore "da" (numero di giorni) nel campo 1 e il valore "a" (numero
di giorni) nel campo 2. Per esempio per recuperare informazioni sulle copie che dovrebbero
arrivare non più tardi di 30-60 giorni dopo averli ordinati (o dopo aver ricevuto l'ultimo
volume), inserisci 30 nel campo 1 e 60 nel campo 2.
Fornitore e informazioni spedizione










Codice fornitore - Codice: 033
Puoi inserire fino a cinque codici fornitore nei campi 1-5. Digita il codice per il fornitore fino
a 20 caratteri di lunghezza.
Riferimento fornitore - Codice: 048
Puoi inserire fino a cinque riferimenti fornitore nei campi 1-5. Digita il riferimento fornitore
fino a 30 caratteri di lunghezza.
Modalità invio ordine - Codice: 028
Questa e' la maniera in cui l'ordine viene inviato al fornitore.
Opzioni: puoi inserire fino a cinque differenti modalità di invio ordine nei campi 1-5.
Per Lista, digita: LI
Per Lettera, digita: LE
Per EDI, digita: ED
Modalità di consegna materiale - Codice: 029
Questa e' la maniera in cui le copie saranno fornite dal fornitore.
Opzioni: puoi inserire fino a cinque differenti modalità di consegna nei campi 1-5. Per
esempio:
Per posta aerea, digita: A
Per posta normale, digita: S
Per corriere, digita: C
Per trasporto aereo, digita: AF
Ordine urgente - Codice: 030
Opzioni: Digita un'opzione nel campo 1.
Per ordini Urgenti, digita: Y
Per ordini Regolari, digita: N
Data presunta di arrivo - Codice: 031
Opzioni: puoi inserire un range di date entro cui presumi che le copie attese arrivino.
Inserisci la data "da" nel campo 1 e "a" nel campo 2.
Data presunta di arrivo originaria - Codice: 032
Opzioni: puoi un range di date entro cui originariamente aspettavi che arrivassero le copie.
Inserisci la data "da" nel campo 1 e "a" nel campo 2.
Data spedizione - Codice: 040
Opzioni: puoi inserire un range di date entro cui le copie sono state inviate. Inserisci la data
"da" nel campo 1 e "a" nel campo 2.
Data arrivo - Codice: 041
Opzioni: puoi inserire un range di date entro cui le copie sono arrivate. Inserisci la data "da"
nel campo 1 e "a" nel campo 2.
Status arrivo - Codice: 043
Opzioni: puoi inserire status d'arrivo nei campi 1 e 2.
Per ordini completi digita: C
Per ordini parzialmente arrivati, digita: P
Per ordini per i quali Nessuna copia e' stata ricevuta, digita: N
78
Fattura, quantità e informazioni sul prezzo














Tipo fattura - Codice: 078
Opzioni: digita i tipi di fattura nei campi 1-3.
Per fatture Regolari, digita: REG
Per fatture Pro Forma, digita: PRO
Per fatture pagate per Deposito, digita: DEP
Numero fattura - Codice: 079
Opzioni: puoi inserire fino a cinque diversi numeri di fattura nei campi 1-5.
Status fattura - Codice: 145
Opzioni: puoi inserire fino a due diversi status di fattura nei campi 1 e 2.
Per fatture Regolari, digita: REG
Per fatture Supplementari, digita: SUP
Numero di unità ordinate - Codice: 021
Opzioni: puoi inserire un range di numeri. Inserisci il numero "da" nel campo 1 e il numero
"a" nel campo 2.
Prezzo unità - Codice: 050
Opzioni: Puoi inserire fino a cinque diversi prezzi di unità nei campi 1-5. Il filtro prezzo
unita' dovrebbe essere nello stesso formato del campo 'Prezzo unità” della Scheda ordine.
Per esempio: se il Prezzo unità nella Scheda dell'ordine e': 45.00, il filtro dovrebbe essere
45.00. Se il Prezzo unità nella Scheda ordine e': 45, il filtro dovrebbe essere 45. L'uso di
questo campo dovrebbe essere in relazione con il 'Valuta presunta' filtro.
Nota di quantita' - Codice: 049
Opzioni: puoi inserire fino a cinque diverse note alla quantità nei campi 1-5. Ogni nota può
avere fino a 100 caratteri.
Data fattura - Codice: 099
Opzioni: puoi inserire le date entro cui le fatture sono state inviate. Inserisci la data "da" nel
campo 1 e "a" nel campo 2.
Valuta presunta - Codice: 057
Questa e' la valuta in cui ti aspetti di pagare la copia.
Puoi inserire fino a cinque codici valuta nei campi 1-5. Ogni codice può avere fino a 3
caratteri.
Prezzo ordine locale - Codice: 058 Opzioni: puoi inserire un range di numeri. Inserisci il
numero "da" nel campo 1 e il numero "a" nel campo 2.
Valuta fattura - Codice: 081
Questa e' la valuta in cui la fattura e' stata rilasciata.
Puoi inserire fino a cinque codici valuta nei campi 1-5. Ogni codice può avere fino a 3
caratteri.
Prezzo di listino dell'ordine - Codice: 051
Opzioni: puoi inserire un range di numeri. Inserisci il numero "da" nel campo 1 e il numero
"a" nel campo 2. Il prezzo di listino deve essere una stringa numerica fino a 15 caratteri,
tipo 10 o 10.50. I 15 caratteri possono includere fino a 12 digits, un punto decimale e due
decimali.
Prezzo finale dell'ordine Codice: 061 (Z68-E-PRICE)
Opzioni: puoi inserire un range di numeri. Inserisci il numero "da" nel campo 1 e il numero
"a" nel campo 2.
Ammontare totale delle linee di fattura - Codice: 082
Opzioni: puoi inserire un range di numeri. Inserisci il numero "da" nel campo 1 e il numero
"a" nel campo 2.
Status pagamento - Codice: 091
Opzioni: puoi inserire fino a cinque diversi status di pagamento nei campi 1-5.
Se la fattura e' Pronta per essere pagata, digita: R
Se la fattura Non dovrebbe essere pagata, digita: N
79



Se la fattura e' Approvata per il pagamento, digita: Y
Se la fattura e' Pagata, digita: P
Data pagamento - Codice: 088
Opzioni: Puoi inserire un range di date entro le quali le copie sono state pagate. Inserisci la
data "da" nel campo 1 e "a" nel campo 2.
Numero assegno - Codice: 089
Opzioni: puoi inserire fino a cinque diversi numeri di assegno nei campi 1-5.
Linea copia Debito/Credito - Codice: 080
Opzioni: puoi inserire fino a due diverse opzioni nei campi 1-2.
Se devi del denaro al fornitore per la copia, avrai un Debito, digita: D
Se il fornitore deve a te del denaro per la copia, tu hai un Credito, digita: C
Informazioni budget











Codice fornitore - Codice: 072
Opzioni: puoi inserire fino a cinque diversi codici di budget nei campi 1-5. Inserisci un
codice di budget, fino a 20 caratteri.
Impegno originale - Codice: 073
Opzioni: puoi inserire un range di numeri. Inserisci il numero "da" nel campo 1 e il numero
"a" nel campo 2.
Ammontare transazione attiva - Codice: 074
Opzioni: puoi inserire un range di numeri, indicanti l'ammontare per il quale la biblioteca
verrà addebitata o accreditata. Inserisci il numero "da" nel campo 1 e il numero "a" nel
campo 2.
Ammontare locale della transazione - Codice: 075
Opzioni: puoi inserire un range di numeri, indicanti l'ammontare impegnato, tradotto nella
valuta locale, per il quale la biblioteca verrà addebitata o accreditata. Inserisci il numero
"da" nel campo 1 e il numero "a" nel campo 2.
Tipo consegna - Codice: 076
Opzioni: Inserisci ENC per Impegno o INV per fattura nel campo 1.
Transazione Credito/Debito - Codice: 077
Opzioni: Inserisci C per Credito o D per Debito nel campo 1.
Gruppo Budget 1 - Codice: 100
Puoi inserire fino a cinque gruppi di budget nei campi 1-5.
Gruppo Budget 2 - Codice: 101
Puoi inserire fino a cinque gruppi di budget nei campi 1-5.
Gruppo Budget 3 - Codice: 102
Puoi inserire fino a cinque gruppi di budget nei campi 1-5.
Gruppo Budget 4 - Codice: 103
Puoi inserire fino a cinque gruppi di budget nei campi 1-5.
Gruppo Budget 5 - Codice: 104
Puoi inserire fino a cinque gruppi di budget nei campi 1-5.
Informazioni solleciti


Data sollecito - Codice: 093
Opzioni: puoi inserire un range di date entro cui i solleciti sono stati inviati. Inserisci la data
"da" nel campo 1 e "a" nel campo 2.
Data risposta del fornitore - Codice: 094
Opzioni: puoi inserire un range di date entro cui il fornitore ha risposto ad un sollecito.
Inserisci la data "da" nel campo 1 e "a" nel campo 2.
80
Domande frequenti/Ordini
Come si inserisce il prezzo?
Nel campo "Prezzo unità" della scheda "4.Quantità e prezzo" va inserito il prezzo di listino del
volume che si sta ordinando. Attivando il pulsante "Refresh" o "Aggiorna" il sistema calcolerà
automaticamente il totale stimato in base al numero di unità e all'eventuale sconto e, se il prezzo è
in una valuta diversa dall'Euro, opererà la conversione. Il totale in euro verrà visualizzato nel
campo "Prezzo locale" ed è questa cifra che verrà impegnata nel budget. ATTENZIONE! I decimali
vanno segnalati utilizzando il punto, non la virgola (es. 20.50, non 20,50) altrimenti il sistema non
esegue i calcoli.
Come si trattano le visioni trattenute?
E' necessario compilare tutte le schede dell'ordine, selezionando VT (Visione trattenuta) come
tipologia di acquisto. Completato l'inserimento dei dati, dal momento che per le visioni trattenute
non è necessario inviare la lettera d'ordine, è possibile evitare di cliccare "Invia" e cambiare
manualmente lo status dell'ordine, portandolo da NEW a SV (in questo caso l'ordine passerà
automaticamente allo status CLS con la registrazione del pagamento). Si prosegue con la
registrazione di arrivo, fattura e pagamento.
Quando clicco invia compare il messaggio "L'ordine verrà stampato non appena sarà
eseguito il servizio batch". Come faccio a stampare l'ordine?
Questo messaggio compare quando nella scheda dell'ordine è presente LI (=Lista) come metodo
di invio, impostazione derivata dal record fornitore. Per stampare un ordine singolo dovrò cambiare
l'impostazione in LE (=Lettera). Se invece voglio stampare una lista di ordini dovrò attivare il
servizio batch da Servizi>Ordini e solleciti>Invia una lista di ordini a un fornitore (acq-14).
Nella lista che ho prodotto tramite acq-14 mancano alcuni ordini
E' possibile che per gli ordini mancanti non sia stato premuto il pulsante "Invia" (che cambia lo
status dell'ordine da "NEW" a "RSV"). Oppure se qualcun altro, nella stessa unità d'ordine, ha
lanciato la procedura acq-14 (che aggiorna il database cambiando lo status dell'ordine da RSV a
SV) per lo stesso fornitore, anche i tuoi ordini risultano aggiornati, e quindi non compaiono nella
tua lista bensì in quella lanciata precedentemente.
Come faccio a ristampare una lista di ordini?
E' necessario richiamare uno a uno tutti gli ordini e aggiornarli cliccando nuovamente il pulsante
"Invia". In questo modo riprenderanno lo status RSV e verranno messi in coda per la stampa.
Ho compilato il form acq-14 ma non trovo il mio file nel task manager
E' possibile che il problema dipenda dal nome assegnato al file di output. Il nome del file non deve
contenere spazi nè caratteri speciali (es. "slash"). Vanno usati solo caratteri alfanumerici,
preferibilmente minuscoli, ed eventualmente il carattere di underscore (_) e il trattino (-).
Nel selezionare un determinato fornitore per l'ordine compare il messaggio "Incongruenza
tra biblioteca e fornitore".
Questo avviene perché è stata, per errore, compilata la scheda "Sottobiblioteche" del record
Fornitore, e quel fornitore risulta associato ad una specifica unità d'ordine. Per sbloccarlo è
necessario intervenire nel record fornitore togliendo la spunta dalla casella selezionata.
La scheda "4.Sottobiblioteche" del record fornitore non va mai compilata!
Ho inviato un ordine (Tipo d'ordine M) sul titolo superiore di un'opera in più volumi. Cosa
devo fare?
Procedi come per gli ordini in continuazione: lasci l'ordine legato al titolo superiore e su questo
registri arrivi e fattura, ti sposti nel modulo catalogazione e da qui crei le copie sui singoli volumi,
citando il numero dell'ordine (sempre lo stesso) e richiamando la chiave fattura. Se però
81
contestualmente all'ordine è stata creata una linea di copia (così è per tutti gli ordini migrati) dovrai
spostarla dal titolo di livello superiore a uno dei titoli di livello inferiore, oppure richiederne
l’eliminazione.
Perchè un ordine annullato in OPAC risulta ancora "In acquisizione"?
Tutti gli ordini annullati in SBN, e che con la migrazione hanno assunto gli status VC e LC, danno
in OPAC un messaggio errato. Perché venga associato il messaggio corretto (="Ordine annullato")
è necessario intervenire sui singoli ordini aggiornandone lo status.
Posso recuperare un elenco degli ordini appena fatti?
Gli ordini si recuperano tramite la funzione "Ricerca ordini", per esempio impostando come indice
OU (Unità d'ordine), inserendo nella stringa il codice della unità d'ordine e impostando la data
come filtro. Se più persone lavorano alle acquisizioni nell'ambito di una stessa unità d'ordine è
anche possibile, in fase di compilazione dell'ordine, impostare una sigla di riconoscimento nel
campo "Gruppo", che sarà poi utilizzabile come filtro nella ricerca. (Solo se la biblioteca non ha
scelto di utilizzare diversamente questo campo.)
Che cosa va inserito nel campo "Numero ordine 1"?
E' un campo libero, e normalmente va lasciato vuoto. Deve invece essere compilato
obbligatoriamente nel caso si utilizzi la procedura "Ordini collettivi”. Inoltre, dato che può essere
impostato come filtro per la ricerca, può essere utilizzato per individuare gruppi di ordini (es. tutti gli
ordini di un'opera in più volumi).
Che cosa va inserito nel campo "Numero ordine 2"?
Nel caso di fornitori EDI che gestiscono più codici cliente per unità d’ordine, in questo campo va
inserito il codice identificativo della sezione di fatturazione/spedizione.
Posso inviare la lettera d'ordine via e-mail?
Per inviare una lettera d'ordine via e-mail è necessario che nella scheda "Indirizzi" del record
fornitore sia stato inserito l'indirizzo di posta elettronica del fornitore e che nel client sia stato
impostato l'indirizzo del mittente (Modulo ALEPHADM > Configurazione > Intestazioni comuni >
Mail >FromAddress e BccAddress). Come modalità di invio dell'ordine (Lettera o Lista) si seleziona
"EMAIL". Si imposta la modalità “Stampa normale. All’attivazione della stampa l'ordine verrà
inviato direttamente.
82
Solleciti
Si possono inviare al fornitore i seguenti solleciti:
1. solleciti MANUALI, uno per volta, cliccando sul nodo [C] Solleciti della funzione Ordini del
pannello di navigazione (disponibile sia per le monografie sia per i seriali e le opere in
continuazione). La scheda di sollecito permette anche di registrare la risposta del fornitore.
2. solleciti di ordini di monografie utilizzando la procedura “Report Solleciti e Lettere per Ordini
Monografie” (acq-12); con questo report si producono due stampe: una elenca tutti gli ordini da
sollecitare per i quali la casella Solleciti Batch nella scheda dell’ordine è stata selezionata, mentre
l’altra elenca tutti gli ordini da sollecitare per i quali non è stata selezionata la stessa casella. Può
inoltre produrre singole lettere di sollecito per ogni ordine in cui la casella solleciti batch nella
scheda dell’ordine è stata selezionata.
Con questo report è possibile registrare in automatico nelle schede di sollecito degli ordini con
sollecito batch la data di sollecito, il numero dei solleciti inviati e programmare la data del prossimo
sollecito. In questo caso è necessario stampare le lettere di sollecito e aggiornare il database.
3. solleciti di ordini in continuazione utilizzando la procedura "Report Solleciti per Ordini in
Continuazione" (acq-11); con questa procedura si ottiene l’elenco degli ordini in continuazione da
sollecitare. Lettere di sollecito per questo tipo di ordini possono essere inviate attraverso la
procedura dei solleciti manuali.
4. solleciti di ordini di periodici utilizzando la procedura "Report Solleciti per Ordini Periodici"
(acq-19); con questa procedura si ottiene l’elenco degli ordini di periodici per i quali la data
presunta di arrivo è precedente alla data attuale e i fascicoli non sono ancora registrati. Lettere di
sollecito per questo tipo di ordini possono essere inviate attraverso la procedura dei solleciti
manuali.
N.B. Questo servizio va usato per sollecitare ordini di periodici; i solleciti dei singoli fascicoli si
attivano tramite servizi specifici (serial-44).
Calcolo dei tempi di invio del sollecito
I tempi di sollecito vengono calcolati in relazione alla modalità e al tempo di consegna inseriti nella
scheda 3. Info fornitore del record Fornitore.
83
INFORMAZIONI SUI CAMPI:
Ritardo consegna: Per ogni modalità di Consegna (Corriere, posta convenzionale, posta
aerea…), si inserisce anche il Ritardo di consegna. Le modalità di Consegna 1-3 sono utilizzate
per i record delle Acquisizioni (tipo d’ordine: Monografia e Opera in Continuazione); quelle di
Consegna 4-5 per i record dei Periodici. E’ obbligatorio compilare il campo Consegna 1
(Monografie), oppure il campo Consegna 4 (Seriali). Se non si è selezionata la modalità di
Consegna, il record d’ordine non potrà essere compilato.
Nel determinare la misura del ritardo della consegna, è possibile tenere in considerazione il tempo
medio di evasione dell’ordine dalla data di spedizione al fornitore.
Per gli ordini di monografie le procedure da seguire per la creazione di solleciti dipendono anche
dalle informazioni inserite nella scheda 3.Fornitore del record dell'Ordine.
I due campi di interesse sono Data sollecito e Solleciti batch.
Data sollecito (monografie): Se non viene inserita manualmente una data, il sistema calcola la
data di sollecito in relazione al tempo di consegna come definito come nella scheda del fornitore.
Opzione Solleciti batch (monografie): Se si seleziona l'opzione Solleciti batch, quando viene
eseguita la procedura, il sistema può aggiornare automaticamente la data di prossimo sollecito e
registrare il numero di solleciti eseguiti. Se non si seleziona questa opzione si possono inviare solo
solleciti manuali.
84
Invio di solleciti manuali
Per inviare un singolo sollecito, dalla barra di ricerca ordine si inserisce un parametro di ricerca e
cliccando la freccia azzurra
si aprirà la finestra superiore con la lista degli ordini e quella
inferiore con la scheda dell'ordine evidenziato.
Si clicca quindi il nodo [C] Solleciti dalla funzione Ordini del pannello di navigazione. Si apre nel
pannello superiore la Lista solleciti per l’ordine e cliccando sul pulsante Nuovo Sollecito nel
pannello inferiore viene visualizzata la Scheda Sollecito.
85
Pannello
Superiore
Pannello
Inferiore
Lettura GUI Solleciti
Lista solleciti per l’ordine; Nota e data del sollecito e della risposta del
fornitore
è possibile visualizzare i solleciti inviati, la data di invio, il testo e la tipologia del
sollecito, la data e la risposta del fornitore; attivare i bottoni funzionali per la
creazione ed eliminazione dei solleciti
Attivando il pulsante Nuovo sollecito è possibile aggiungere una scheda di
sollecito
Creazione di una Scheda sollecito e operazioni di registrazione delle
date, note di sollecito e risposta del fornitore
consente di selezionare l’invio e la tipologia della lettera di sollecito, di
registrare la data di invio del sollecito e il testo della nota, di registrare la data
di risposta al sollecito e il testo della nota, di indicare manualmente la data di
arrivo presunta o di selezionare l’auto-aggiornamento
86
Pannello superiore
Contiene la Lista solleciti per l’ordine con informazioni sulla data del sollecito, testo del sollecito,
data e formato di stampa, data e testo della risposta del fornitore.
Pulsanti disponibili:
Nuovo Sollecito: Per inoltrare un sollecito, si clicca su Nuovo Sollecito e nel pannello inferiore si
visualizza la scheda di sollecito da compilare.
Elimina Sollecito: Per rimuovere la scheda del sollecito, si clicca su Elimina Sollecito.
Pannello inferiore
Contiene la Scheda Sollecito che permette di registrare il sollecito e la risposta del fornitore.
Informazioni sui campi:
Invia sollecito: Si seleziona questa opzione per inviare il sollecito (tramite e-mail/EDI/stampa).
Utilizzare questo campo anche per inviare nuovamente un sollecito. Non selezionare questa
opzione se si vuole aggiornare un sollecito senza inviarlo.
Formato lettera: Si seleziona dal menu a tendina il formato di lettera di sollecito in italiano o in
inglese.
Data sollecito: Inserire la data valida per il sollecito. Automaticamente viene inserita la data
corrente.
Testo sollecito: Inserire un commento da aggiungere al sollecito. Nota lunga al massimo 200
caratteri.
87
Data risposta: Inserire la data di risposta del fornitore.
Risposta fornitore: Inserire la risposta del fornitore o selezionare un testo standard dal menu a
tendina. Nota lunga al massimo 200 caratteri. Il testo standard che dichiara il documento non
disponibile da parte del fornitore non implica la chiusura automatica dell'ordine. Per chiudere
l'ordine si veda il paragrafo Azioni sugli ordini. Annullare un ordine.
Auto-Aggiornamento data arrivo presunta: Visualizzato solo per solleciti di ordini relativi a
monografie. La data proposta in auto-aggiornamento è calcolata dal sistema in base al tempo di
Ritardo consegna inserito nel record del fornitore.
Se non si seleziona questa opzione, il campo Presunta data arrivo si rende attivo per
l'aggiornamento manuale della data di arrivo prevista.
Presunta data di arrivo: Visualizzato solo per solleciti di ordini relativi a monografie. Il campo è
attivo se l’opzione Auto-Aggiornamento data arrivo non è stata selezionata. E’ possibile modificare
manualmente la data presunta di arrivo.
Per i solleciti che vengono processati automaticamente (batch) la data viene aggiornata
direttamente dal sistema.
Pulsanti disponibili
Aggiungi/Aggiorna: Cliccando su Aggiungi si registra la Scheda di Sollecito o eventuali
aggiornamenti.
Cancella: Cliccando su Cancella si elimina la Scheda di Sollecito.
Dopo aver compilato la scheda di sollecito, si clicca sul tasto Aggiungi.
Per modificare i dati di un sollecito registrato in precedenza, si clicca su Aggiorna.
Nella Lista solleciti per l'ordine nella finestra superiore e nel nodo [C] Solleciti della funzione ordini
del pannello di navigazione viene segnalato il numero di solleciti e la data di sollecito.
88
Solleciti batch per ordini monografie
MENU>SERVIZI>ORDINI E SOLLECITI>ACQ-12
Dal menu Servizi, scegliere Ordini e Solleciti, Report Solleciti e Lettere per Ordini Monografie (acq12) e compilare la scheda. Cliccare su Esegui.
89
Informazioni sui campi:
*Report File di Output:. Campo obbligatorio. Inserire il nome del file. La stampa mostrerà la lista
degli ordini da sollecitare in cui la casella "Solleciti batch" nella scheda dell’ordine è stata
selezionata.
Il sistema produce oltre al file solleciti batch e al file lettere di sollecito (se richiesto) un altro report
in automatico. Quest'ultimo avrà un nome analogo a quello attribuito al Report File di Output
seguito da una x (attribuito automaticamente dal sistema). Contiene il report, con i medesimi
parametri impostati, degli ordini da sollecitare, ma per i quali non è stata spuntata la casella
solleciti batch
Stampa lettera: La procedura può produrre lettere di sollecito. Scegliendo Sì, verrà prodotta una
lettera di sollecito per ogni monografia del report (solo per gli ordini in cui è stata selezionata la
casella "Solleciti batch”). E’ necessario stampare le lettere di sollecito e aggiornare il database
affinché venga registrato in automatico nelle schede di sollecito degli ordini con sollecito batch la
data e il numero dei solleciti inviati.
Lettera File di Output: Campo obbligatorio se si sceglie l’opzione Sì per Stampa lettere. Inserire il
nome del file di output delle lettere.
Aggiorna Database: Spuntando il campo Sì e stampando le lettere di sollecito vengono
aggiornate le schede di sollecito degli ordini batch. Il sistema aggiornerà il contatore che tiene
traccia del numero di solleciti inviati e la data presunta di arrivo del volume. Spuntando il campo
No, le liste verranno prodotte, ma il sistema non registrerà i solleciti che sono stati inviati, né
aggiornerà il campo Presunta data arrivo
Sottobiblioteca: Spuntare la sottobiblioteca di interesse.
Unità Ordine: Spuntare le unità d'ordine di interesse.
Codice fornitore: Selezionare il fornitore dalla lista che appare cliccando sul pulsante
a destra
Numero solleciti già inviati: Questa opzione consente di limitare il report alle monografie per le
quali sono già stati inviati un certo numero di solleciti. Se si lascia il campo vuoto verranno
recuperate monografie con qualsiasi numero di solleciti già inviati.
Numero di giorni fino al prossimo Sollecito: Il sistema calcola la nuova data di sollecito in
relazione al valore inserito nel campo, o, se il valore non viene inserito e quindi pari a zero, in
relazione al tempo di consegna come definito nella scheda del fornitore.
Formato Lettera: Selezionare dal menu a tendina il formato della lettera di sollecito da inviare ai
fornitori.
Formato del Report: Selezionare da una lista di formati di report predeterminati.
Ora di esecuzione: La procedura viene inviata alla coda batch per essere eseguita nel giorno e
ora specificato.
Alle ore: Compilare il campo con l'ora di esecuzione del report.
Biblioteca: Selezionare il database sul quale eseguire la procedura. Funzione protetta da
password.
ID di stampa: L'ID di stampa serve per identificare il PC dal quale verrà richiamato il file per la
stampa. Deve essere inserito in minuscolo senza spazi o punteggiatura.
Pulsanti disponibili
Esegui: Cliccando su Esegui si attiva la procedura di solleciti in batch.
Vedi storico: Cliccando su Vedi storico si visualizza la lista delle procedure precedentemente
lanciate. E’ possibile selezionare ciascuna linea, visualizzare i parametri impostati ed
eventualmente usarla come modello per il lancio di nuove procedure.
Cancella: Cliccando su Cancella si chiude la procedura di solleciti in batch senza inviarla.
Aiuto: Aiuto in linea.
Aggiungi Storico: Questo campo deve essere spuntato per aggiungere la procedura allo storico
dopo che il report è stato lanciato.
Online: Spuntare questa casella per eseguire immediatamente la procedura ed evitare la coda
batch.
90
Dopo aver compilato il report si clicca sul pulsante Esegui. Il sistema inserisce la procedura di
stampa nella coda.
I file richiesti si recuperano tramite il Task Manager (Barra del menu>Aleph>Task Manager)
Solleciti batch per ordini in continuazione
MENU>SERVIZI>ORDINI E SOLLECITI
Dal menu Servizi, scegliere Ordini e Solleciti, Report e Solleciti per ordini in continuazione (acq11) e compilare la scheda.
91
Informazioni sui campi:
Report File di Output: Campo obbligatorio. Inserire il nome del file di output. Il sistema produce
un report con gli ordini in continuazione da sollecitare
Sottobiblioteca: Spuntare la sottobiblioteca di interesse.
Unità Ordine: Spuntare l'unità d'ordine.
Report lingua: Seleziona la lingua in cui il report di output verrà stampato. Le lingue disponibili
sono definite dal sistema.
Formato del Report:
Selezionare da una lista di formati di report predeterminati.
Ora di esecuzione: La procedura viene inviata alla coda batch per essere eseguita nel giorno e
ora specificato.
Alle ore: Compilare il campo con l'ora di esecuzione del report.
Biblioteca: Selezionare il database sul quale eseguire la procedura. Funzione protetta da
password.
ID di stampa: L'ID di stampa serve per identificare il PC dal quale verrà richiamato il file per la
stampa. Deve essere inserito in minuscolo senza spazi o punteggiatura.
Report lingua: Seleziona la lingua in cui il report di output verrà stampato. Le lingue disponibili
sono definite dal sistema.
Pulsanti disponibili
Esegui: Cliccando su Esegui si attiva la procedura di solleciti in batch.
Vedi storico: Cliccando su Vedi storico si visualizza la lista delle procedure precedentemente
lanciate. E’ possibile selezionare ciascuna linea, visualizzare i parametri impostati ed
eventualmente usarla come modello per il lancio di nuove procedure.
Cancella: Cliccando su Cancella si chiude la procedura di solleciti batch senza inviarla.
Aiuto: Aiuto in linea.
Aggiungi Storico: Questo campo deve essere spuntato per aggiungere la procedura allo storico
dopo che il report è stato lanciato.
Online: Spuntare questa casella per eseguire immediatamente la procedura ed evitare la coda
batch.
Dopo aver compilato il report si clicca sul pulsante Esegui.
Il sistema inserisce la procedura di stampa nella coda.
I file richiesti si recuperano tramite il Task Manager (Barra del menu>Aleph>Task Manager)
92
Solleciti per ordini di periodici
MENU>SERVIZI>ORDINI E SOLLECITI>ACQ-19
Dal menu Servizi, scegliere Ordini e Solleciti, Report Solleciti per Ordini Periodici (acq-19) e
compilare la scheda.
Informazioni sui campi
*Report File di Output: Campo obbligatorio. Inserire il nome del file di output che sarà collocato
nella directory PRINT della base. Il sistema produce un report con gli ordini in continuazione da
sollecitare.
Codice fornitore: Selezionare il fornitore dalla lista che appare cliccando sul pulsante
a destra.
Sottobiblioteca: Spuntare la sottobiblioteca di interesse.
Unità Ordine: Spuntare l'unità d'ordine.
Formato del Report: Selezionare da una lista di formati di report predeterminati.
Ora di esecuzione: La procedura viene inviata alla coda batch per essere eseguita nel giorno e
ora specificato.
Alle ore: Compilare il campo con l'ora di esecuzione del report.
93
Biblioteca: Selezionare il database sul quale eseguire la procedura. Funzione protetta da
password.
ID di stampa: L'ID di stampa serve per identificare il PC dal quale verrà richiamato il file per la
stampa. Deve essere inserito in minuscolo senza spazi o punteggiatura.
Report lingua: Seleziona la lingua in cui il report di output verrà stampato. Le lingue disponibili
sono definite dal sistema.
Pulsanti disponibili
Esegui: Cliccando su Esegui si attiva la procedura di solleciti in batch.
Vedi storico: Cliccando su Vedi storico si visualizza la lista delle procedure precedentemente
lanciate. E’ possibile selezionare ciascuna linea, visualizzare i parametri impostati ed
eventualmente usarla come modello per il lancio di nuove procedure.
Cancella: Cliccando su Cancella si chiude la procedura di solleciti batch senza inviarla.
Aiuto: Aiuto in linea.
Aggiungi Storico: Questo campo deve essere spuntato per aggiungere la procedura allo storico
dopo che il report è stato lanciato.
Online: Spuntare questa casella per eseguire immediatamente la procedura ed evitare la coda
batch.
Dopo aver compilato il report si clicca sul pulsante Esegui.
Il sistema inserisce la procedura di stampa nella coda.
I file richiesti si recuperano tramite il Task Manager (Barra del menu>Aleph>Task Manager)
Scheda riassuntiva
SOLLECITI MANUALI
-
Trovare l’ordine
-
Cliccare sul nodo [C] Solleciti > Nuovo Sollecito
-
Compilare la Scheda sollecito
-
Salvare con il tasto Aggiungi/Aggiorna
SOLLECITI IN BATCH
-
Menu Servizi > Ordini e Solleciti > (acq-12) o (acq-11) o (Acq-19)
-
Compilare la scheda > Esegui
-
Menu ALEPH > Task Manager
94
Arrivi - Monografie
Per registrare l'arrivo di un documento ordinato deve essere compilata la scheda Arrivi.
L'arrivo di un documento può essere registrato automaticamente anche in fase di registrazione
della fattura. Infatti, se l'arrivo non è stato registrato, dopo la compilazione della linea di fattura
compare un pop-up che chiede se si vuole registrare il documento come arrivato.
Registrazione di un documento come arrivato
Per registrare l'arrivo di monografie o di ordini in continuazione, dalla barra di ricerca ordine si
inserisce un parametro di ricerca e cliccando la freccia azzurra
si aprirà la finestra superiore
con la lista degli ordini e quella inferiore con la scheda dell'ordine evidenziato.
Si clicca quindi il nodo [A] Arrivi dalla funzione Ordini del pannello di navigazione. Si apre nel
pannello superiore la Lista Arrivi e cliccando sul pulsante Aggiungi, nel pannello inferiore viene
visualizzata la Scheda di Arrivo.
95
Pannello
Superiore
Pannello
Inferiore
Lettura GUI Arrivi
Lista arrivi; Numero di unità arrivate, data di arrivo e nota
è possibile visualizzare il numero di unità arrivate, la data di arrivo e le note;
attivare i bottoni funzionali per la creazione e cancellazione degli arrivi,
stampare la cedola degli arrivi
Attivando il pulsante Aggiungi è possibile aggiungere una scheda di arrivo.
Creazione di una Scheda arrivo e operazioni di registrazione delle date di
invio e arrivo
consente di indicare le unità arrivate, di registrare la data di invio e di arrivo, di
aggiungere una nota e, nel caso di ordine di monografie, segnalare l’arrivo
completo dell’ordine
Pannello superiore
Contiene la Lista arrivi con informazioni sul numero delle unità ordinate e il numero di
unità che sono state riportate come già arrivate. Elenca il numero di unità che sono arrivate
in una data precisa e le eventuali note.
96
Pulsanti disponibili
Aggiungi: Per segnalare l'arrivo delle unità si clicca su Aggiungi e nel pannello inferiore si
visualizza la scheda di arrivo da compilare.
Elimina: Per rimuovere la scheda delle unita' arrivate e la rispettiva data di arrivo, si clicca su
Elimina.
Stampa: Per stampare la Ricevuta d'arrivo, si evidenzia la linea di interesse e si clicca su Stampa.
Pannello inferiore
Contiene la Scheda arrivo che permette di registrare l'arrivo, o di modificare i dettagli di
unità che sono già arrivate.
Informazioni sui campi:
N. Unità arrivate: Inserire il numero di unità che sono arrivate. Il sistema automaticamente
presenta il valore inserito nel campo Numero di unità della Scheda dell'ordine.
Data invio: Inserire la data in cui il fornitore ha spedito le unità alla biblioteca. È un campo
facoltativo.
Data arrivo: Inserire la data d'arrivo delle unità. Automaticamente viene inserita la data corrente.
Nota: Campo facoltativo. Ha un’estensione massima di 60 caratteri.
Ordine completamente Arrivato: Attivo solo per ordini di monografie; per gli ordini in
continuazione non viene presentata questa opzione. Se tutte le unità dell'ordine sono arrivate si
seleziona questa opzione.
97
Pulsanti disponibili
Aggiungi: Cliccando su Aggiungi si registra la Scheda arrivo.
Cancella: Cliccando su Cancella si eliminano i dati inseriti.
Dopo aver compilato la scheda di arrivo del pannello inferiore si clicca sul pulsante Aggiungi.
Nella Lista Arrivi nella finestra superiore e nel nodo [A]Arrivi della funzione ordini del pannello di
navigazione viene segnalato il numero di unità arrivate.
L’arrivo di un documento può essere registrato anche in fase di compilazione della fattura: una
finestra di dialogo chiederà se si vuole registrare il documento come arrivato.
Registrando l'arrivo, lo status di processo della copia diventa SC (= in catalogazione) e come tale
sarà visibile in OPAC.
E’ possibile intervenire in qualsiasi momento per cambiare lo status di processo della copia: dal
pannello di navigazione si seleziona il nodo [S] Copie/sottoscrizioni della funzione Ordini. Si apre
la scheda Informazioni generali (1) relativa alla copia e si modifica lo status di processo scegliendo
quello desiderato dal menu a tendina. Attenzione: si ricorda che lo status di processo della copia
viene automaticamente riportato in SC quando si aggiorna la scheda Pagamento della fattura
generale.
L’arrivo deve sempre essere registrato, altrimenti l’ordine verrà inserito nella lista dei titoli
da sollecitare.
98
Status di arrivo
NONE: non arrivato, PTL: arrivo parziale, CMP: arrivo completo.
Per gli ordini di tipo "S" (Periodici) o "O "(Ordini in continuazione) la casella di arrivo nella scheda
Generalità dell'ordine sarà sempre vuota.
Per ordini di tipo M (Monografie), la casella viene marcata quando lo Status di arrivo è CMP
(Completo) e lasciata vuota per lo Status arrivo NONE (non arrivato) o PTL (Parziale).
SCHEDA RIASSUNTIVA
-
Trovare l’ordine
-
Cliccare sul nodo [A] Arrivi > Aggiungi
-
Compilare la Scheda arrivo
-
Salvare con il tasto Aggiungi/Aggiorna
99
Arrivi collettivi
PERCORSO: TAB RICERCA ORDINE > NODO [A] ARRIVI COLLETTIVI
Questa funzione consente di registrare in blocco l’arrivo per un set di ordini di monografie e ordini
in continuazione e di creare in automatico la fattura corrispondente.
Selezionando il nodo [A] Arrivi collettivi si apre il pannello “Lista arrivi massivi”, con la maschera
per la ricerca degli ordini. I filtri utilizzabili sono: “N. ordine ulteriore 1” (se inserito in fase di
creazione dell’ordine), Sottobiblioteca, Fornitore, Data apertura Da-A.
Inseriti i filtri, la ricerca si effettua cliccando “invio”. Verrà visualizzata la lista dei risultati e, nel
pannello inferiore, i dettagli dell’ordine selezionato.
Registrazione dell’arrivo
E’ possibile registrare l’arrivo per tutti gli ordini recuperati attivando il pulsante “Arrivo tutti”, oppure
scorrere la lista, individuare gli ordini che interessano, selezionarli (comando Ctrl Shift) e registrare
l’arrivo solo per gli ordini selezionati (pulsante “Arrivo”).
100
Cliccando “Arrivo” o “Arrivo tutti”, si avvia il processo di registrazione e si apre il form “Scheda
arrivo multiplo”.
Questa scheda consente la registrazione dell’arrivo per gli ordini precedentemente selezionati, la
stampa delle cedole di arrivo, la creazione della fattura e la registrazione dello status di
pagamento.
La data di invio può essere lasciata vuota, mentre la data di arrivo viene compilata
automaticamente con la data corrente.
I processi di stampa delle cedole e di creazione della fattura verranno avviati solo se si spuntano
le caselle corrispondenti.
Per creare la fattura sarà necessario mettere la spunta su “Crea fattura” e assegnare uno status di
pagamento selezionandolo dal menu a tendina.
Lanciata la procedura, compare la finestra “Report arrivo massivo” contenente i dettagli
dell’operazione. Se si è scelto di creare la fattura ma in Aleph è già presente una fattura per
l’ordine (ad esempio nel caso di fatture caricate via EDI), non verrà creata una nuova fattura e
processo di registrazione verrà interrotto. Lo stesso avviene se non è stato selezionato lo status di
pagamento della fattura.
Attenzione, l’utilizzo dell’arrivo massivo:

inibisce la comparsa del pop-up di avviso contenente le informazioni inserite nella nota
dell’ordine

registra l'arrivo di tutte le copie legate all'ordine. Nel caso quindi sia arrivata una sola
copia delle x ordinate è necessario intervenire manualmente.
101
Il risultato della procedura “Arrivi collettivi” è il seguente:



viene creata una scheda di arrivo per ciascuno degli ordini interessati nel processo, con status
“Completamente arrivato” (per ordini di monografie); con numero di unità arrivate pari a quello
settato nell’ordine; con le date di invio e di arrivo indicate nella “Scheda arrivo multiplo”
nel record dell’ordine lo status di arrivo viene registrato come “Completo”” (per ordini di
monografie)
se nella “Scheda arrivo multiplo” si è scelto di creare la fattura generale e di registrarne il
pagamento, lo status dell’ordine verrà portato in CLS (chiuso)
Creazione della Fattura
Se nella “Scheda arrivo multiplo” è stato inserito il flag nella casella “Crea fattura” e il
corrispondente status di pagamento, Aleph crea in automatico la fattura generale e le linee
d’ordine corrispondenti agli arrivi che si stanno trattando.
Nel caso in cui per un ordine fosse già presente una linea di copia in fattura, non ne verrà creata
una nuova.
Creata la fattura, si dovrà procedere all’aggiornamento dei dati inseriti in automatico.
Il numero assegnato da Aleph alla fattura generale è un numero generico emesso da contatore.
Utilizzando il pulsante “Modifica fattura” presente nella scheda della Fattura generale, si potrà
inserire il numero di fattura corretto.
102
Allo stesso tempo dovrà essere effettuato un controllo sulla data della fattura e sui prezzi (Aleph
riporta i prezzi inseriti in fase di impegno dell’ordine).
Tutte le transazioni budget verranno registrate e lo status di pagamento sarà quello indicato in fase
di compilazione della “Scheda arrivo multiplo”. Se in fase di creazione della fattura era stato
selezionato “P” (pagato) come status di pagamento, sarà necessario procedere al controllo e
all’eventuale correzione del totale anche nella scheda “Pagamento”.
Gli errori in fase di creazione della fattura verranno segnalati nel “Report arrivo massivo”.
103
Fatture
Una fattura in Aleph è strutturata in due parti: la fattura generale (dati relativi al totale) e le linee
d’ordine contenute (dati relativi ai singoli ordini presenti in fattura).
Ricerca Fattura
Per cercare una fattura esistente si utilizza la barra fattura.
Inserire nel primo campo il codice del fornitore (o selezionarlo dall’indice cliccando sul bottone
)
e nel secondo campo il numero della fattura (per accedere alla lista delle fatture esistenti per quel
fornitore cliccare la freccia ). Verrà visualizzata la fattura (fattura generale + linee d’ordine) e si
potrà procedere ad eventuali modifiche.
Registrazione fattura
Per registrare una nuova fattura è possibile procedere in due modi: a partire dalla barra fattura
(per fatture contenenti più linee d’ordine) oppure a partire dall’ ordine (per fatture contenenti una
singola linea d’ordine)
Registrazione fattura con più linee d’ordine
Per registrare una fattura contenente più linee d’ordine si procede dalla barra fattura.
Inserire nel primo campo della barra fattura il codice del fornitore e nel secondo campo il numero
della fattura ( Aleph effettua un controllo delle duplicazioni: non è possibile inserire due fatture che
abbiano stesso fornitore e stesso numero. Dato che alcuni fornitori riprendono la stessa
numerazione anno per anno, si suggerisce di inserire il numero di fattura seguito da “/” più anno di
emissione, es. 120/2008). Cliccando la freccia azzurra
si aprirà una finestra di conferma e
quindi verrà visualizzata la finestra della fattura generale, così strutturata:
Fattura generale
Finestra superiore
Finestra inferiore
Contiene due schede, una per la fattura
Contiene cinque schede in cui vengono
generale (1. Fattura) e una per i pagamenti
visualizzate le informazioni relative al
(2. Pagamenti).
fornitore (Info Fornitore + indirizzi ordine,
Sono possibili operazioni sulla fattura
Indirizzo solleciti, Indirizzo resi, Indirizzo
tramite i pulsanti: “Aggiorna” (salvataggio
pagamenti, Indirizzo EDI).
dati), “Refresh” (aggiornamenti e calcoli in
automatico), “Elimina” (elimina la fattura),
“Cancella” (cancella la transazione),
“Modifica Fattura”(consente di modificare il
numero
assegnato
alla
fattura),
“Stampa”(produce un report con i dati della
fattura).
In entrambe le finestre la sottolineatura indica qual è la scheda in uso.
104
Fattura generale - 1.Fattura
La scheda fattura generale è identica per Monografie, Periodici, Opere in continuazione.
Compilare la scheda inserendo nei campi appositi i dati relativi alla fattura generale. Al termine
dell’inserimento cliccare il pulsante “Aggiorna”. La fattura generale verrà registrata.
Informazioni sui campi da compilare
Ammontare netto: Importo complessivo relativo al materiale acquistato
Ammontare invio: Importo complessivo delle spese di spedizione, se ricavabile perché segnalato
in fattura separatamente
Sovrapprezzo: Importo complessivo di un eventuale sovrapprezzo aggiunto, se ricavabile perché
segnalato in fattura separatamente
Ammontare assicurato: Importo complessivo di un eventuale sovrapprezzo dovuto a
un’assicurazione, se ricavabile perché segnalato in fattura separatamente
Sconto: Ammontare relativo allo sconto, se segnalato in fattura separatamente
Totale: Importo totale da pagare; utilizzando il pulsante “refresh” il totale verrà calcolato dal
sistema
Totale, Incl. IVA: Importo totale da pagare, IVA inclusa.
Ammontare locale: Importo totale da pagare, in Euro (se la valuta del fornitore è diversa
dall’Euro, il sistema ne calcola automaticamente il controvalore)
Riferimento fattura: Eventuali collegamenti con fatture precedentemente registrate
Tipo: Selezionare dal menu a tendina la tipologia appropriata (es. regolare, proforma)
Status: Selezionare dal menu a tendina la tipologia appropriata (Regolare o Supplementare: il
sistema imposta per default Regolare)
Valuta: Il sistema inserisce per default la valuta impostata nel record del fornitore ma permette di
cambiarla. Il cambio di valuta va effettuato prima di procedere all’inserimento dei dati, altrimenti
non viene recepito.
Cambio esplicito: Se il fornitore richiede un particolare rapporto di cambio (diverso da quello
impostato nella tabella valute di Aleph) inserirlo qui. Il totale (importo locale) verrà calcolato
automaticamente dal sistema in base al valore inserito
Data fattura: data presente sulla fattura (obbligatorio)
Data ricevimento: data di arrivo della fattura (obbligatorio)
Data invio: data di invio della fattura (opzionale)
Riferimento IVA:
In questo campo è possibile impostare più riferimenti IVA, selezionabili da
menu. Non impostati nell’attuale configurazione
IVA percentuale: E’ possibile inserire il valore in percentuale dell’IVA applicata al totale della
fattura: il sistema ne calcolerà in automatico l’ammontare. L’importo così calcolato è comunque
compreso nel totale. (Questo campo può essere compilato solo quando non è selezionata la
casella “IVA x linea ordine”). Opzionale
Ammontare IVA: Ammontare relativo all’IVA, comunque incluso nel totale. Opzionale
IVA x linea ordine: E’ possibile ripartire l’importo IVA tra le varie linee d’ordine (casella
selezionata = SI; non selezionata = NO). L’impostazione di default è non selezionata. Opzionale
105
Linee d’ordine di una fattura
PANNELLO DI NAVIGAZIONE>FATTURA>[L] LINEA D’ORDINE
Registrata la fattura generale si procede inserendo una per volta le linee d’ordine contenute nella
fattura. Nel pannello di navigazione selezionare il nodo “Linee d’ordine” e di seguito cliccare il
pulsante “Aggiungi”.
Si aprirà una finestra con una maschera di ricerca che consentirà di recuperare l’ordine (per n.
d’ordine, titolo, per scorrimento indici etc.).
Recuperato l’ordine, nel pannello inferiore verranno visualizzate le schede per la linea d’ordine
che si sta trattando. Il titolo relativo all’ordine che si sta trattando compare nella parte superiore
della scheda.

Scheda Linea di copia: presenta i campi in cui vanno inserite le informazioni relative al
singolo volume che si sta fatturando. Questa scheda presenta campi diversi a seconda del
tipo di materiale che si sta trattando: nella scheda linea copia di un periodico sono presenti
anche i campi relativi alla sottoscrizione.

Info ordine: comprende 5 schede (Info ordine, Info Bibliografiche, Fattura, Spese, Impegni)
in cui vengono visualizzate le informazioni sui vari aspetti della copia che si sta trattando.
106
Compilare i campi presenti nella “Scheda Linea di copia”.
Scheda Linea copia – Monografia
Scheda Linea copia – Periodico/Opere in continuazione
La scheda linea copia di un periodico e di un ordine in continuazione differisce da quella di una
monografia. Vi compaiono infatti i campi “Controlla date di sottoscrizione” con le date di inizio
e fine sottoscrizione: mettendo il flag sul campo “Controllo sottoscr. Intervallo date” e indicando
le date di inizio e fine del periodo di copertura della fattura, il sistema controlla che il periodo
coperto dalla fattura non sia già stato pagato in altre fatture.
Nel caso in cui i fascicoli arrivino ognuno con la propria fattura, indicare nelle date il periodo (anche
approssimativo) coperto dalla fattura. Ad esempio, se il fascicolo 1 e la relativa fattura arrivano a
marzo, si possono mettere le date Da 01/01/2008 a 31/03/2008; il fascicolo 2 arriva a luglio si
possono mettere le date Da 01/04/2008 a 31/07/2008 e così via fino a coprire l’annata di
pagamento.
Per i periodici è importante aggiungere nel campo “Nota” l’indicazione dell’anno di abbonamento:
tale indicazione renderà più chiara e immediata l’individuazione dell’anno di abbonamento a cui si
riferiscono la linea di copia e la relativa fattura.
Inoltre, si ricorda di completare il campo Numero unità con “1” nelle fatture registrate dopo la prima
di ciascun abbonamento.
107
Info ordine
Identica per Monografie, Periodici e Opere in continuazione, visualizza informazioni sui vari aspetti
del documento che si sta trattando
Campi da compilare della scheda linea di copia
N.B. Alcuni campi risulteranno già compilati perché ricavano direttamente i valori inseriti in fase di
compilazione dell’ordine e della fattura generale.
Codice fornitore
Importato dal record dell’ ordine
Ammontare netto
Inserire il prezzo riportato in fattura per il
volume che si sta trattando
Ammontare aggiunto
Se in fattura generale si sono indicate nei
campi appositi le cifre complessive degli importi
aggiunti (es. spese di spedizione) il sistema
provvederà a distribuirle automaticamente sulle
singole linee.
Totale
Calcolato in automatico dal sistema
Numero fattura
Importato dal record fattura generale
Prezzo stimato
Importato dal record dell’ ordine
Valuta
Importato dal record dell’ ordine. Nel caso in cui
la fattura sia in una valuta diversa da quella
impostata è possibile cambiarla digitando il
codice corrispondente.
Codice oggetto
Selezionare un valore dal menu a tendina. Il
codice oggetto DEVE corrispondere a quello
impostato nel budget.
Ammontare locale
IVA percentuale
E’ il totale nella valuta locale (EUR), calcolato in E’ possibile inserire il valore in percentuale
automatico dal sistema
dell’IVA se nella Fattura generale è stata
spuntata la casella “IVA per linea dell’ordine.
Numero unità
Ammontare IVA
Importato dal record dell’ ordine.
E’ possibile inserire l’ammontare relativo all’IVA
Se uguale a 0, il sistema non effettua i controlli se nella Fattura generale è stata spuntata la
su prezzo stimato e budget
casella “IVA per linea dell’ordine.
Controllo sottoscr. Intervallo date
Da: ..A:
Se il flag è selezionato il sistema controlla che il Indicare le date di inizio e fine del periodo di
periodo coperto dalla fattura non sia già stato copertura della fattura
pagato in altre fatture.
Completato l’inserimento dei dati, cliccare “Aggiungi”: la linea d’ordine verrà aggiunta alla fattura
generale e sarà visibile nella finestra superiore.
Se non è stato impegnato alcun budget per l’ordine che si sta trattando, compare un pop-up
di avviso: è necessario cliccare il pulsante “budget” e assegnare il budget.
108
Linee ordini fattura (Monografia)
Linee ordini fattura (Periodico)
Nella parte alta della scheda vengono riportate informazioni generali: numero delle linee di copia
collegate, ammontare totale della fattura generale, ammontare totale delle linee d’ordine collegate
(i dati vengono aggiornati dal sistema mano a mano che si procede nell’aggiunta di nuova linee).
Per i periodici è utile visualizzare anche la colonna “Nota”, con l’anno di abbonamento (per
configurare le impostazioni posizionarsi sulla barra delle intestazioni: cliccando il tasto destro del
mouse sarà possibile scegliere quali campi far apparire nella barra).
I pulsanti presenti sulla destra consentono le seguenti operazioni:
Aggiungi: consente di aggiungere una linea d’ordine
Elimina: consente di eliminare una linea d’ordine
Ordina: consente di visualizzare le linee nel modulo ordini (questa operazione risulta inibita
quando non è presente un ordine per quella linea)
Mano a mano che si aggiungono le linee d’ordine il sistema esegue un controllo sui dati
inseriti. Se il totale delle linee d’ordine non coincide con il totale inserito nella scheda della
fattura generale compare un messaggio che avvisa che la fattura non è bilanciata.
E’ possibile chiudere la fattura e intervenire apportando le dovute correzioni.
109
Registrazione fattura con una linea d’ordine
Questa opzione è prevista soltanto per fatture che contengono una sola linea d’ ordine.
Richiamare l’ordine attraverso la barra ordini (o dalla lista degli indici), selezionare nel pannello di
navigazione la funzione “Fatture” e cliccare il pulsante “Nuovo”.
Si aprirà la maschera della “Scheda linea di copia” che andrà compilata con i valori relativi
all’ordine presente in fattura. Al termine dell’immissione dati, cliccare il pulsante “Aggiungi”
Scheda linea di copia
I dati della linea di copia verranno registrati e il sistema creerà automaticamente anche la scheda
precompilata relativa alla fattura generale.
110
Budget impegnati
Cliccando il pulsante “budget” presente nella scheda linea di copia verrà visualizzata la schermata
relativa al budget su cui l’ordine compreso in fattura è stato impegnato.
Lista budget delle fatture
Da questa schermata è possibile aggiungere uno o più budget a quello iniziale, eventualmente
ripartendo la spesa su più budget.
La procedura da seguire è la seguente:
1. Nel campo Codice budget da aggiungere inserire, richiamandolo dalla lista ( ) il codice
budget che si desidera aggiungere, quindi selezionare il pulsante “Aggiungi budget”.
2. Inserire l’ammontare da addebitare al budget selezionato (può essere espresso in numeri nel
campo Ammontare da addebitare o in percentuale nel campo Percentuale da addebitare) e
quindi selezionare il pulsante “Debito”.
N.B. Questa operazione va effettuata per ciascuno dei budget su cui si è deciso di distribuire la
somma.
La schermata che si ottiene a seguito di queste operazioni presenterà, nella colonna
“Impegno/Ammontare attivo” le cifre addebitate a ciascun budget.
Da questa schermata è inoltre possibile: visualizzare il bilancio relativo al budget selezionato
(pulsante “Bilancio”); annullare gli impegni effettuati sui budget e riprendere le operazioni a partire
dall’impegno stabilito in fase di ordine (pulsante “Crea”); eliminare un budget (pulsante “Elimina
budget”)
Status Fattura
Per le monografie, una volta completata la registrazione, lo status della fattura risulterà CMP
(completo). Lo status diventerà PAID (pagato) solo quando verrà registrato anche il pagamento.
Nella scheda 2.Generalità dell’ordine risulterà automaticamente spuntata la casella “Status fattura
“Completa”. Nel bilancio la somma impegnata per l’ordine verrà annullata, la somma fatturata
comparirà alla voce “Fatture”, e, a pagamento registrato, alla voce “Pagamenti”.
Per i Periodici e le Opere in continuazione lo status della fattura risulterà PTL (parziale) e lo status
dell’ordine resterà SV, al fine di consentire i rinnovi. Se non si desidera più rinnovare
l’abbonamento a un periodico o a un’ opera in continuazione, sarà necessario intervenire
manualmente nella scheda 2.Generalità dell’ordine portando lo status dell’ordine in CLS (chiuso)
e mettendo la spunta nella casella “Status fattura Completa”.
111
Scheda riassuntiva
PERCORSO FATTURA (PER FATTURE CONTENENTI PIÙ LINEE D’ORDINE)
-
Nella barra fattura inserire Fornitore + numero fattura
-
Compilare la Fattura generale e salvare cliccando Aggiorna
-
Cliccare sul nodo [L] Linee di copia
-
Cliccare “Aggiungi”
-
Compilare le Scheda Linea di copia per tutti gli ordini presenti in fattura
-
N.B. Il totale della fattura generale deve coincidere con la somma dei totali delle singole
linee d’ordine, in caso contrario compare l’avviso: Fattura non bilanciata
PERCORSO ORDINE (PER FATTURE CONTENENTI UNA SOLA LINEA D’ ORDINE)
-
Recuperare l’ordine dalla barra ordini (o dalla lista indici)
-
Selezionare il nodo Fatture
-
Cliccare “Nuovo”
-
Compilare la scheda linea di copia
-
Cliccare “Aggiungi”
-
La fattura generale verrà generata in automatico
112
Pagamenti
PANNELLO DI NAVIGAZIONE>FATTURA>[G] FATTURA GENERALE>SCHEDA 2.PAGAMENTO
La registrazione del pagamento è la fase finale del processo di acquisizione, che chiude l’intero
processo. Selezionando P (pagato) come status di pagamento, il bilancio registrerà la somma
come pagata (trasferimento della somma dalla voce “Fatture” alla voce “Pagamenti”).
ATTENZIONE! Se si chiude un ordine a mano, ossia modificando lo status da SV a CLS senza
registrare il Pagamento della fattura, non viene registrata l’operazione sul budget. L’importo
dell’ordine resterà “Non pagato” quindi imputato sotto la voce “Prezzo fattura” (= fatturato ma non
pagato).

Per le Monografie lo status dell’ordine diventa automaticamente CLS (chiuso) e lo status di
processo della copia viene portato in SC (in catalogazione). Attenzione: ogni
aggiornamento successivo della scheda pagamenti riporterà la copia in status SC (questo
automatismo è eventualmente settabile per singola Sottobiblioteca/ Polo).
(Nota: il pagamento della fattura fa passare tutti gli ordini correttamente caricati nella fattura
a status CLS qualsiasi sia lo status iniziale: SV, RSV o NEW)

Per i periodici e le Opere in continuazione, al fine di consentirne il rinnovo, lo status
dell’ordine rimane SV (inviato).
La registrazione delle informazioni relative al pagamento della fattura si effettua compilando i
campi presenti nella scheda 2.Pagamento della fattura generale (nodo [G] Fattura generale).
Data pagamento: data in cui la fattura viene pagata (se la fattura non è ancora stata pagata va
lasciato in bianco). Scegliendo come status pagamento P (pagato) e aggiornando, il campo “Data
pagamento” si compilerà in automatico.
Numero di assegno: Facoltativo. Inserire il numero dell’assegno con cui la fattura viene pagata
(se la fattura non è ancora stata pagata va lasciato in bianco)
Ammontare: Inserire l’ammontare totale della fattura. Se lo status è P (Pagato) questo campo
verrà valorizzato automaticamente in base a quanto inserito nel totale della scheda 1. Fattura.
Status: selezionare il valore appropriato dal menu a tendina (N=Non pronto per il pagamento,
R=Pronto per il pagamento, Y=Data di autorizzazione al pagamento, P=Pagato)
Dipartimento approvante: Non attivo nell’attuale configurazione
Numero di approvazione: Non attivo nell’attuale configurazione
113
Registrazione guidata di una fattura
1. Registrazione fattura con più linee d’ordine
Inserire il fornitore nel primo campo della barra fattura richiamandolo dalla lista tramite il pulsante
.
Nel secondo campo della barra fattura inserire il numero della fattura e di seguito cliccare il
pulsante con la freccia azzurra
Compare la finestra di conferma. Cliccare “Sì”
114
Nel pannello superiore si apre la maschera per la compilazione della fattura generale in cui
andranno inseriti i valori generali:
- nel campo “Importo netto” andrà inserito il totale relativo al materiale bibliografico
- eventuali importi presenti in fattura separatamente e relativi a spese di spedizione,
sovrapprezzi o sconti andranno inseriti nei campi appositi. Va inserito l’importo, non la
percentuale.
Cliccando il pulsante “Refresh” o “Aggiorna” il totale verrà calcolato automaticamente dal sistema
in base a quanto inserito.
Controllare che la valuta impostata corrisponda alla valuta di fatturazione. Se non corrisponde è
possibile cambiarla inserendo il nuovo codice di valuta.
Terminata la compilazione cliccare il pulsante “Aggiorna”: la fattura generale viene registrata.
Per registrare le i dati relativi ai singoli volumi presenti in fattura selezionare il nodo [L] Linea
d’ordine presente nell’albero di navigazione e, di seguito, cliccare “Aggiungi”.
115
Si aprirà una finestra di dialogo tramite la quale sarà possibile recuperare l’ordine. Scegliere uno
dei parametri presenti nel menu a tendina e digitare il valore corrispondente.
Nel pannello inferiore verrà visualizzata la “Scheda linea di copia” contenente una maschera per
l’inserimento dei dati che si riferiscono al singolo ordine presente in fattura.
116
Nel campo “Importo netto” va inserito il prezzo fatturato, NON il prezzo di copertina.
Se il prezzo fatturato supera il prezzo stimato compare un messaggio di controllo (la percentuale
che fa scattare il controllo è attualmente impostata sul 3%). Se in fattura generale sono stati
registrati dei sovrapprezzi (spese di invio o altro) il sistema provvederà a suddividerli per ciascuna
linea d’ordine.
117
Terminato l’inserimento dei dati cliccare “Aggiungi”. Il sistema chiede se si vuole registrare
contestualmente l’arrivo del volume.
La linea d’ordine viene registrata. Per proseguire con le registrazioni degli altri ordini presenti in
fattura cliccare il pulsante “Aggiungi” presente nel pannello superiore.
Il sistema effettua un controllo tra la somma dei valori inseriti nelle singole linee d’ordine e quelli
della fattura generale. Se i totali non corrispondono comparirà un messaggio di errore (“Fattura
non bilanciata”). In questo caso, per registrare correttamente la fattura, sarà necessario
ricontrollare i valori inseriti.
Terminato l’inserimento delle linee d’ordine queste saranno visibili nella finestra superiore. Il
numero di linee d’ordine per quella fattura sarà visibile nel nodo [L] Linea d’ordine presente
nell’albero di navigazione.
118
Registrazione Pagamento
Per passare alla fattura generale e procedere alla registrazione del pagamento selezionare il nodo
[G] Fattura generale. Quindi selezionare la scheda 2. Pagamento
119
Selezionare lo status di pagamento. Quando lo status è P (Pagato) va inserita anche la data del
pagamento. Cliccando il pulsante “Refresh” l’ammontare viene valorizzato in base a quanto
presente nel totale della fattura.
Alla selezione dello “Status” di pagamento corrisponderà una diversa specificazione a livello di
bilancio (fatture non pagate, fatture pagate).
.
120
2. Registrazione fattura con una sola linea d’ordine
Questo procedimento non è alternativo al primo, ma più veloce. Si può usare solo se si sta
trattando una fattura con un solo ordine contenuto.
Recuperare l’ordine tramite la barra ordini
Nel pannello di navigazione selezionare il nodo [I] Fatture e cliccare il pulsante “Nuovo”
Compare una finestra di dialogo in cui andrà inserito il numero della fattura che si sta trattando
121
Si apre, nel pannello inferiore, la maschera per la compilazione della Scheda linea di copia in cui
andranno inseriti i dati presenti in fattura
Se il prezzo stimato in fase di ordine supera di una data percentuale il prezzo fatturato il sistema
invia un messaggio di controllo.
Ciccando “Aggiungi” la linea fattura dell’ordine verrà registrata
Quando in fattura è presente un solo ordine i dati delle due schede (Fattura generale e Linea
fattura dell’ordine) coincidono. Il sistema crea quindi automaticamente la scheda Fattura generale.
Per visualizzarla cliccare sul pulsante “Fattura generale” presente nel pannello superiore e, di
seguito, sul nodo [G] Fattura generale presente nel pannello di navigazione.
122
123
Stampa del report fatture
BARRA DEL MENU>SERVIZI>VARIE>REPORT FATTURE (ACQ-10)
I report prodotti dalla richiesta sono due:


Report Fatture (file report)
Produce un report per ciascuna fattura generale (spuntando la casella “Singola fattura”), o per
gruppo di fatture organizzate per fornitore.
Per ciascuna fattura generale vengono riportate le seguenti informazioni: numero fattura, data
fattura, ammontare fattura, bilanciamento, elenco dei budget (per fornitore e per fattura),
codice oggetto.
Report Sommario (File Report Sommario)
Produce un report contenente una tabella con tutte le fatture richieste, una per ciascuna riga, e
la somma del totale delle fatture.
Compilazione della maschera di richiesta (ACQ-10)
“File report” e “File report sommario”: assegnare i nomi ai file seguendo le regole di sintassi
indicate. Sono campi obbligatori. I file saranno recuperabili dal Task manager.
“Report per singola fattura”: indicare se si desidera o meno che venga prodotta una stampa per
ciascuna fattura..
“Aggiorna database”: selezionando “sì” il database verrà aggiornato in modo che alla richiesta
successiva le fatture per cui si è già richiesto il report non compaiano più nell’elenco. E’ necessario
prestare la massima attenzione per evitare di aggiornare i dati di altre biblioteche.
“Recupera utilizzando il numero di approvazione”: non attivo, selezionare “No”.
“Numero approvazione”: non attivo
“Tipo Dipartimento approvazione”: dal menu a tendina selezionare uno dei criteri: Unità ordine
richiedente, Sottobiblioteca ordine, Dipartimento approvazione fattura.
Al fine di ottenere l’ elenco completo delle fatture della propria unità d’ordine, in fase di
registrazione di una fattura NON va compilato il campo “Dip. Approvante” presente nella scheda
"2. Pagamento". Se si compila questo campo, infatti, il report prodotto conterrà solo le fatture per
cui questo campo è stato compilato.
“Recupera attraverso il dipartimento”: inserire il codice dell’Unità d’ordine o della
Sottobiblioteca per cui si desidera produrre il report.
“Recupera attraverso il Tipo fattura”: selezionare un parametro dal menu a tendina
“Recupera attraverso lo status di pagamento”: è obbligatorio selezionare uno dei parametri
dal menu a tendina.
“Cambia Status pagamento in” : non attivo
“Formato del report”: è possibile scegliere tra due formati, “Standard” e “Per fatture”
124
Domande frequenti/Fatture
Posso evitare di registrare le fatture?
No, le fatture (fattura generale + linee d'ordine collegate) devono sempre essere registrate
altrimenti nel report inventariale verrebbe a mancare il riferimento alla fattura. Inoltre, senza la
registrazione della fattura (e relativo pagamento) non è possibile gestire correttamente il bilancio
della biblioteca in quanto verrebbero registrati solo gli impegni ma non le spese e i pagamenti.
Nella fattura generale, quali sono i campi da compilare obbligatoriamente?
Sono obbligatori solo i campi "Importo netto" e "Data fattura". Non è necessario specificare nel
dettaglio gli importi relativi a spese di spedizione o sconti, a meno che questi non siano riportati in
fattura separatamente.
Nell'inserire una nuova linea d’ordine compare il messaggio "L'utente non ha il permesso di
vedere le fatture del fornitore"
Questo avviene quando si richiama un ordine inviato ad un altro fornitore (non a quello per il quale
si sta registrando la fattura). Se lo si ritiene opportuno è possibile proseguire, perché il sistema
consente di inserire linee di ordini inviati a un fornitore diverso da quello impostato in fattura.
Lo stesso messaggio compare anche nel caso in cui sia stata, per errore, compilata la scheda
"Sottobiblioteche" del record fornitore, e quel fornitore risulta associato solo all'unità d'ordine
selezionata. Per sbloccarlo è necessario intervenire nel record fornitore togliendo la spunta dalla
casella selezionata.
Come si registra una "Nota di credito"?
Una nota di credito si registra come una fattura normale, mettendo però la spunta su "Credito"
anziché "Debito". Perché la registrazione nel budget sia completa sarà necessario registrare anche
il pagamento. Inserire nel campo "Riferimento fattura" il numero della fattura cui la nota di credito si
riferisce. N.B. La fattura cui si riferisce la nota di credito dovrà essere registrata in tutte le sue parti,
compresa la linea d'ordine per cui si è richiesta la nota di credito.
Se in fattura è presente una voce per un documento mai ordinato, anziché creare l’ordine è
possibile:

evitare di registrare quella linea in fattura (sottraendone il valore dal totale perché la fattura
risulti bilanciata) ed evitare di registrare la relativa nota di credito, oppure:

caricare una linea d’ordine vuota (quando si apre la finestra “recupera ordine”
cliccare“Ignora”) inserire il prezzo per bilanciare la fattura e in nota segnalare la richiesta di
nota di credito); non registrare la nota di credito in Aleph
Come faccio a registrare la fattura se pago l'abbonamento a una rivista con un bollettino di
conto corrente postale?
Si registra la fattura normalmente digitando nel campo Numero fattura "ccp 123456789". Si può
anche aggiungere l'anno per distinguere i vari pagamenti nel corso degli anni. Es.: ccp
123456789/2007.
Si consiglia comunque di compilare la nota con "Abbonamento 200X".
125
Come si compilano i campi riguardanti l'IVA?
L’ammontare relativo all’IVA può essere inserito in fattura, compilando i campi "IVA percentuale" o
"Importo IVA". Questi importi saranno visibili nel bilancio, alle voci “IVA fattura” e “IVA
pagamento”. Il campo "IVA percentuale" calcola l’importo in base alla percentuale inserita, nel
campo "Importo IVA“ va invece inserito l’ammontare dell’importo.
Si può inserire l'importo IVA nella Fattura Generale, compilando i campi "IVA percentuale" o
"Importo IVA“, oppure nella scheda Fattura Generale va spuntata la casella "IVA x linea d'ordine" e
i dati vanno riportati nella "Scheda linea di copia" della relativa Linea d'ordine. Quando questa
casella è spuntata, i campi "IVA percentuale" e "Importo IVA“ della Fattura generale risulteranno
inattivi.
Prima di registrare la fattura generale, se si vuole che l’importo relativo all’IVA venga aggiunto al
totale, va barrata la casella “Aggiungi IVA al totale.” Se invece si vuole registrare l'ammontare
dell'IVA rispetto all'ammontare totale, la casella va lasciata vuota".
Nel registrare una fattura in valuta straniera mi accorgo che il sistema non effettua la
conversione in euro. Cosa devo fare?
Questo problema può essere risolto inserendo nel campo "Cambio esplicito" della fattura generale
il tasso di cambio relativo. In questo modo il sistema effettuerà correttamente la conversione.
Cosa devo fare se la fattura è in una valuta diversa da quella con cui ho fatto l'ordine?
Prima di inserire gli importi e di calcolare il totale è possibile cambiare valuta digitandone il codice
nel campo apposito. La valuta che compare in questo campo è derivata dal record dell'ordine, che
a sua volta la ricava dal record del Fornitore. Nel record fornitore (globale) possono essere inserite
fino a quattro valute ma solo la prima viene importata di default. Si suggerisce di inserire come
prima valuta quella normalmente usata per la fatturazione.
E’ possibile ottenere una lista delle fatture della propria Unità d’ordine?
Sì. Il report si ottiene da Menu> Servizi>Varie>Report Fatture (Acq-10), impostando come filtro la
propria Unità d’ordine. Nel campo "Tipo dipartimento approvazione" si imposta "Unità d'ordine
richiedente" e nel campo "Recupera attraverso il dipartimento" si digita la sigla della propria Unità
d'ordine".
Status della fattura
NONE: non fatturato, PTL: fattura parziale, CMP: fattura completa, PAID: fattura pagata. Solo per
ordini di tipo M (Monografie): lo status di fattura PAID modifica in automatico anche lo status
dell'ordine in CLS.
126
Doni
Per acquisire un dono si devono compilare tutte le schede dell’ordine. Nella scheda 2.Generalità
selezionare “metodo di acquisizione” G (Dono); nella scheda 3. Fornitore scegliere il fornitore con
le consuete modalità (Donatore, Editore, ecc.); nella scheda 4. Quantità e prezzo, impegnare
l’ordine nel budget creato appositamente per i doni.
Scheda 2.Generalità
Scheda 3.Fornitore
Scheda 4.Quantità e prezzo
Aggiornate le schede, selezionare “Invia”: in questo modo risulterà compilato automaticamente il
campo “Data Ordine” . Al termine, cambiare manualmente lo status dell’ordine portandolo in CLS
(chiuso).
127
Cliccando “Invia”, può comparire un messaggio di errore. Il sistema verifica che nel budget doni
sia stata accreditata una somma sufficiente a coprire l’impegno e, nel caso in cui il budget sia
vuoto, segnala l’errore e assegna all’ordine lo status DNB (cancellato per mancanza di budget). E’
possibile comunque modificare manualmente lo status dell’ordine portandolo in CLS (chiuso).
Se invece nel budget doni è stata accreditata una somma fittizia cliccando “Invia” non comparirà il
messaggio di errore, l’ordine assumerà lo status SV (inviato) e dovrà essere di seguito portato
manualmente nello status CLS (chiuso).
Doni : procedura semplificata
Per effettuare un ordine G (Dono) con procedura semplificata, compilare tutte le schede
dell’ordine senza impegnare alcun budget.
Cambiare manualmente lo stato dell’ordine da NEW a SV - per registrare la data dell’ordine - e
aggiornare. Successivamente, a seconda dei flussi di lavoro, è necessario cambiare manualmente
lo stato dell’ordine da SV a CLS.
ATTENZIONE: questa procedura ovviamente NON consentirà di gestire i servizi correlati ai budget
128
Visioni Trattenute
Per effettuare una Visione trattenuta è necessario compilare tutte le schede dell’ordine
selezionando VT (Visione trattenuta) come tipologia di acquisto. Anche se non è necessario
stampare la lettera al fornitore, completato l’inserimento dei dati selezionare “Invia”: solo in questo
modo risulterà compilato automaticamente il campo “Data Ordine” e l’impegno verrà registrato.
Si prosegue con la registrazione di arrivo, fattura e pagamento.
129
Opere in più volumi
Avvertenza: non si dovranno mai creare record di copia legati al titolo di raggruppamento perché
questo causerebbe una visualizzazione scorretta in Opac. I record di copia legati ai titoli di
raggruppamento (creati per errore o migrati da SBN) dovranno essere spostati sui titoli di livello
inferiore o eliminati.
È possibile procedere in più modi. Di seguito si indicano due percorsi, che consentono l’invio
dell’ordine e l’acquisizione dei volumi garantendo al contempo il controllo sugli impegni registrati
nel budget e una corretta visualizzazione in Opac.
1. A PARTIRE DAL LIVELLO INFERIORE
Inviare un ordine per ciascuno dei volumi di livello inferiore (è il percorso più semplice e lineare,
da adottare quando si hanno informazioni precise sul piano di pubblicazione dell’opera che si
intende ordinare)
 Se il titolo è presente nella base sarà sufficiente selezionare nella scheda Completo+Link i
titoli dei volumi di secondo livello e procedere creando tanti ordini quanti sono i volumi che
si intende ordinare. Perché le informazioni che compaiono nella lettera d’ordine siano
chiare, si suggerisce di inserire nel campo “Nota fornitore” (scheda 3.Fornitore) i dati relativi
al titolo di raggruppamento (es. Fa parte di: Benvenuti in italiano, Vol. 1). Questo si renderà
necessario nel caso di volumi privi di titolo significativo (natura W).
 Se il titolo non è presente, e va quindi creato tramite la maschera di catalogazione veloce
(CIP), si suggerisce di inserire nel titolo sia le informazioni relative al titolo di
raggruppamento sia quelle relative al livello inferiore (es. Histoire générale du socialisme,
Tome 1.: Des origines à 1875).
Esempio con titolo recuperato dalla base: Ricerca titolo
130
Selezionare nella scheda 1.Completo+Link il titolo del volume di livello inferiore.
Con un doppio click il titolo di livello inferiore verrà visualizzato nella Lista breve: per procedere
all’ordine cliccare il pulsante “Ordini” presente nel pannello inferiore.
Verrà visualizzata la “Lista ordini” (che elenca gli eventuali ordini già presenti per quel titolo).
Cliccando “Aggiungi” compare la finestra di dialogo che permette di scegliere la tipologia di ordine
da inviare. Selezionare “Monografia”.
131
Compilare le schede dell’ordine: 2.Generalità
Nella scheda 3.Fornitore inserire la nota relativa al titolo di raggruppamento.
132
Nella scheda 4.Quantità e prezzo spuntare la casella “Crea record di copia”, selezionare il fondo e
impegnare l’ordine in un budget regolarmente in uso.
Completata la compilazione delle schede cliccare “Aggiungi”: l’ordine verrà visualizzato nella Lista
Ordini e potrà essere inviato al fornitore.
Procedere creando un ordine per ciascuno dei volumi di livello inferiore che si desidera ordinare.
All’arrivo dei volumi registrare arrivo, fattura e copie per ciascun volume.
133
2. A PARTIRE DAL TITOLO DI RAGGRUPPAMENTO
È un percorso utile nel caso in cui:
a) non si conosca il piano di pubblicazione dell’opera
b) non si sia in possesso di informazioni chiare riguardo ai volumi di livello inferiore
c) la pubblicazione dei volumi sia dilazionata negli anni
Si procede nel modo seguente:





Invio dell’ordine (M) sul titolo di raggruppamento. Attenzione : non creare il record di
copia (Togliere a spunta da 'Crea record di copia' in 4.Quantità e prezzo)
Quando arrivano i volumi e la fattura registrare la fattura richiamando l’ordine per il titolo
di raggruppamento. Se in fattura è presente una sola linea d’ordine per più volumi è
sufficiente inserire quella (la suddivisione del costo per singolo volume verrà fatta in
fase di inventariazione).
Registrare l’arrivo
Passare al modulo Catalogazione, richiamare o creare i titoli dei volumi di secondo
livello e creare un record di copia per ciascun volume, con tutti i dati richiesti (barcode,
inventario, prezzo di copertina per singolo volume etc.)
Nel record di copia ricordarsi di inserire il numero dell’ordine (che è quello del titolo di
raggruppamento, quindi lo stesso per tutti i volumi) e di richiamare la relativa chiave
fattura
Nota sui solleciti: se i volumi dell'opera vengono inviati in momenti diversi, l'ordine relativo al
titolo di raggruppamento rimane aperto, quindi inserito nella lista dei solleciti. Si deve
naturalmente, prima di inviare il sollecito, verificare quale dei singoli volumi è da sollecitare.
Come rintracciare gli ordini dei singoli volumi
Se per ciascun ordine sui volumi di secondo livello si compila il campo “Numero ordine 1” tutti gli
ordini legati a un titolo di raggruppamento possono essere rintracciati nel modo seguente:
Pannello di navigazione>Ricerca ordine>[I]Lista indice
Nel campo “Indice” selezionare GON (Altro n. ordine 1.) e nel campo “Inserisci stringa” inserire il
numero d’ordine relativo al titolo di raggruppamento.
134
Opere in Continuazione
La procedura descritta di seguito è quella specifica prevista in Aleph per gli ordini in continuazione,
che implica un trattamento simile a quello per gli ordini dei periodici, inclusi il rinnovo degli ordini e
degli impegni e la possibilità di gestire/controllare un budget specifico.
Tramite questo percorso (tipologia di ordine = “O”) è possibile:


controllare separatamente impegni e spese per gli ordini in continuazione tramite un budget
specifico, rinnovabile
rinnovare gli ordini
Descrizione sintetica della procedura
Invio dell’ordine sul TITOLO D’INSIEME dell’opera in continuazione
– Recupero (o catalogazione veloce) del titolo
– Tipologia di ordine = “O” (Opere in continuazione)
– Compilare i campi “Data sottoscrizione” e “Ciclo budget”
Arrivi
– Compilare la scheda di arrivo per ciascuno dei volumi
– Inserire in nota N. del volume e descrizione sintetica
Fattura
– Fatturare il volume/i volumi legandosi all’ordine per l’opera in continuazione (“O”)
– NON registrare l’arrivo in questa fase
Trattamento dei singoli volumi (passare al modulo Catalogazione)
Effettuare una ricerca per verificare se il titolo è presente: se non è presente dovrà essere creato
(o dal modulo acquisizioni tramite la maschera di catalogazione veloce, o direttamente dal modulo
Catalogazione)
Associare al record bibliografico un record di copia, creandolo ex novo e inserendo tutti i dati
richiesti:
– Barcode in uso presso la biblioteca
– Collocazione
– Inventario
– Nel campo n. ordine inserire il n. di ordine “O” relativo al titolo di raggruppamento
– Richiamare la chiave fattura corrispondente
Ordini SBN migrati, tipologia “O” :
Sarà necessario aggiornare il record dell’ordine compilando i campi “Data sottoscrizione” e “Ciclo
budget” e controllando che l’impegno previsto per l’ordine sia adeguato.
135
Esempio
Invio dell’ordine
Effettuare la ricerca. Nell’esempio che segue il titolo per cui si desidera accendere un ordine in
continuazione è la collana “Biblioteca Francese”, editore Unipress.
Il titolo è presente: per procedere all’ordine premere il pulsante “Acq”
Nella maschera “Lista ordini” premere il pulsante “Aggiungi”
136
Scegliere come tipologia d’ordine “Opere in continuazione”
Compilare le schede dell’ordine:
Scheda 2.Generalità
Scheda 3. Fornitore
137
Questa scheda differisce da quella dell’ordine di una monografia per la presenza dei campi “Inizio
sottoscrizione” e “Fine sottoscrizione”.
La data “Fine sottoscrizione” dovrà essere necessariamente alta per consentire il rinnovo
automatico dell’ordine.
Il campo “Ciclo budget” 1 indica che il budget è annuale. La data di rinnovo deve riferirsi all’anno
successivo a quello corrente.
Scheda 4.Quantita’ e prezzo
Nel campo “Numero unità” va inserito “1”. Nel campo “Prezzo unità” va inserito l’ammontare
previsto per i volumi inviati nel corso dell’anno.
Terminata la compilazione delle schede dell’ordine premere “Aggiungi” e, di seguito “Invia”.
Registrazione degli arrivi
All’arrivo dei volumi si procederà alla registrazione della scheda di arrivo per ciascuna unità.
Richiamare l’ordine e selezionare, nel pannello di navigazione, il nodo [A] Arrivi. Premere il
pulsante “Aggiungi” e compilare la “Scheda arrivo” (una per ogni volume) inserendo nella nota il
riferimento bibliografico relativo al volume che si sta trattando.
Al termine della compilazione premere il pulsante “Aggiorna”. Nella “Lista arrivi” verrà visualizzato
l’elenco delle unità arrivate.
Procedendo in questo modo potremo controllare quanti e quali documenti sono pervenuti in
biblioteca per quell’ordine.
138
Lista arrivi
E’ bene registrare gli arrivi a partire dal nodo [A] Arrivi, non in fase di registrazione della fattura,
perché solo da qui è possibile compilare la nota. Se si è già registrato l’arrivo e lo si riconferma
anche dalla maschera Fatture questo verrà duplicato. E’ comunque possibile non registrare l’arrivo
dal nodo [A]Arrivi, darne conferma in fase di fatturazione e successivamente aggiornare le schede
di arrivo esistenti.
139
Registrazione fattura
Nella barra fattura richiamare il codice fornitore e inserire il numero della fattura.
Compilare la scheda “Fattura generale”
Aggiungere le linee d’ordine richiamando sempre il numero d’ordine per l’opera in continuazione
Compilare la “Scheda linea di copia” della linea d’ordine della fattura.
140
Linea d’ordine 1
Se si è già registrato l’arrivo tramite il nodo [A]Arrivi e lo si riconferma anche dalla maschera
Fatture questo verrà duplicato. E’ comunque possibile non registrare l’arrivo dal nodo [A]Arrivi,
darne conferma in fase di fatturazione e successivamente aggiornare le schede di arrivo esistenti.
.
Linea d’ordine 2
Maschera linee ordini Fattura
141
Maschera fattura generale
Registrazione dei dati di copia
Il record di copia non va creato sul titolo di raggruppamento, ma sui titoli di livello inferiore. I dati
vanno registrati dalla gestione copie del modulo Catalogazione.
Se il titolo non è presente va creato: è possibile sia creare una catalogazione provvisoria tramite la
CIP (modulo Acquisizioni), sia procedere ad una catalogazione completa (modulo Catalogazione).
Passare al modulo Catalogazione. Richiamare il titolo del volume e selezionare il pulsante
“Copie”:
Per creare un record di copia cliccare il pulsante “Nuovo”. Si apriranno le schede relative alla
copia.
Scheda 2. Informazioni generali (1)
142
Selezionare Sottobiblioteca e Fondo, assegnare la collocazione, assegnare gli status di copia e di
processo, sovrascrivere il barcode assegnato in automatico con quello utilizzato dalla biblioteca.
Scheda 3. Informazioni generali (2)
Assegnare l’inventario, inserire il prezzo di copertina, inserire il numero d’ordine (l’ordine è
quello fatto sul titolo di raggruppamento), richiamare la chiave fattura corrispondente e cliccare
“Aggiungi”.
143
Opere a Fascicoli
Di seguito si indica il percorso da seguire nell’acquisizione e catalogazione di opere pubblicate a
fascicoli, con l’intento di semplificare la procedura e uniformare la visualizzazione in Opac.
A più livelli
(Es. Lessico etimologico italiano; Thesaurus linguae latinae)

Modulo ACQ: fare un ordine in continuazione (tipo O) sul titolo principale.
Quando arriva un fascicolo :


Modulo ACQ: registrare la fattura e la scheda di arrivo del fascicolo sull’ordine O;
Modulo CAT: se non è già presente creare il titolo di secondo livello (recuperandolo da
indice o creando una nuova descrizione aperta)
 Modulo CAT: sul titolo di secondo livello relativo al fascicolo arrivato (es. vol.4), creare una
copia non visibile in opac (YY). A questa copia assegnare il n. di inventario (valido per il
registro d’inventario), inserire il numero d’ordine e la chiave fattura nei campi appositi,
citare nel campo Descrizione le specifiche del fascicolo;
 Modulo CAT: per rendere visibili in Opac le informazioni relative alla collocazione e
consistenza dei fascicoli arrivati, creare sul titolo di secondo livello una copia fittizia (senza
inventario, come quella che si crea per visualizzare le consistenze dei periodici).
Segnalare la consistenza nel campo Descrizione e aggiornarla all’arrivo dei fascicoli
successivi;
 Modulo CAT: quando un vol. è completo terminare la catalogazione e pulire il campo
Descrizione (la copia visibile in opac resterà sempre priva di inventario).
E’ importante che sul titolo principale non siano legate copie affinché in opac non compaiano
indicazioni fuorvianti. (indicazione valida per tutte le opere in più livelli)
A un solo livello
(es: Dictionnaire onomasiologique de l’ancien occitan)

Modulo ACQ: fare un ordine in continuazione (tipo O) sul titolo dell’opera
Quando arriva un fascicolo




Modulo ACQ: registrare la fattura e la scheda di arrivo del fascicolo sull’ordine O.
Modulo CAT: quando arriva il fascicolo creare una copia non visibile in Opac (YY) legata al
titolo principale. A questa copia assegnare il n. di inventario (valido per il registro d’inventario),
inserire il numero d’ordine (O) e la chiave fattura nei campi appositi, citare nel campo
Descrizione le specifiche del fascicolo;
MODULO CAT: per rendere visibili in Opac le informazioni relative alla collocazione e
consistenza dei fascicoli arrivati, creare una copia fittizia (senza inventario, come quella che si
crea per visualizzare le consistenze dei periodici), segnalare la consistenza nel campo
Descrizione e aggiornarla all’arrivo dei fascicoli successivi;
MODULO CAT: quando un volume è completo terminare la catalogazione e pulire il campo
Descrizione (la copia visibile in opac resterà sempre priva di inventario).
In presenza di opere a fascicoli già parzialmente evase, ma prive di ordine in continuazione, sarà
necessario creare un nuovo ordine di tipo O e bonificare la situazione pregressa.
144
EDI
EDI (Electronic Data Interchange) è un protocollo di comunicazione che consente lo scambio
elettronico di dati commerciali tra sistemi informativi diversi, attraverso reti di telecomunicazione
nazionali e internazionali.
EDI è una componente del processo delle acquisizioni in Aleph. Aleph 500 in particolare è
conforme allo standard EDIFACT (D96.A) EANCOM, promosso e mantenuto da EDItEUR,
organismo che sovrintende allo sviluppo del commercio elettronico nel settore librario.
Aleph supporta le seguenti transazioni EDI con i fornitori:
Messaggi in uscita
- Ordini di acquisto (Monografie, Periodici, Opere in continuazione);
- Solleciti di ordini (Monografie, Periodici, Ordini in continuazione);
- Solleciti di fascicoli di periodici;
- Annullamento di ordini.
Messaggi in entrata
- Fatture e note di credito;
- Situazione dell'ordine e annullamento;
- Risposte del fornitore ai solleciti per ordini di monografie e periodici;
- Registrazione dell'arrivo di fascicoli di periodici.
Rispetto ai metodi tradizionali la trasmissione degli ordini e dei messaggi ai fornitori è più rapida e
precisa, mentre le risposte dei fornitori e le fatture verranno caricate in Aleph automaticamente. In
particolare si evidenziano i seguenti vantaggi:
-
automazione delle transazioni tra il gestionale Aleph e il fornitore;
tracciato della storia dell’ordine e della sua fornitura;
contrazione dei tempi di acquisizione;
correttezza dei dati trasmessi e della loro ricezione;
riduzione della ridondanza dei processi di fornitura, in particolare per chi lavora con i
gestionali web dei fornitori;
disponibilità immediata dei dati relativi ai propri ordini sul gestionale del fornitore qualora sia
disponibile il servizio;
compilazione automatica dei dati delle fatture;
sollecitare i fornitori ad implementare EDI con protocolli di comunicazione ‘aperti’.
Prerequisiti
Per poter utilizzare la modalità di trasmissione EDI è necessario che in Aleph siano stati configurati
sia il fornitore che l'Unità d'ordine interessata.
Tutte le configurazioni vengono eseguite centralmente dai sistemisti e dai referenti EDI per
il gruppo ACQ.
Sia per la configurazione di nuovi fornitori EDI che per l'abilitazione della propria unità d'ordine
rivolgersi all'helpdesk di Aleph [ACQ]
Il fornitore deve supportare la ricezione e l'invio di dati con il metodo EDI. E' necessario chiedere a
ciascun fornitore abilitato il rilascio del codice EDI che consente il riconoscimento univoco fra
l'unità d'ordine e il fornitore.
Il Fornitore potrà comunicare uno o più tipi di codici EDI fornitore e biblioteca; è necessario tuttavia
che i codici siano sempre conformi allo standard EDItEUR.
145
Fornitori
L’esistenza del fornitore EDI nell'archivio dei fornitori di Aleph è prerequisito funzionale per la
gestione delle acquisizioni con questo metodo.
Ad ogni Fornitore EDI sarà associato in Aleph un nuovo record fornitore con un codice distintivo a
seconda della modalità di trasmissione previste e definite nell’Indirizzo EDI del fornitore.
1. Nel caso in cui la trasmissione possa avvenire tra un fornitore e una sola unità d'ordine il
codice sarà composto in questo modo:
Unità d'ordine-EDI-primi 5 caratteri del nome del fornitore (es.: P0306-EDI-STARK, il codice è
ad uso esclusivo dell'unità d'ordine P0306).
Esempio di schede di un fornitore abilitato per una sola unità d'ordine:
2. Nel caso in cui la trasmissione possa avvenire tra un fornitore e più unità d'ordine il codice sarà
composto in questo modo:
EDI-FORNITORE (es.:EDI-LICOSA-ITA, il codice è ad uso di più unità d'ordine per
pubblicazioni italiane; EDI-LICOSA-STRA, il codice è ad uso di più unità d'ordine per
pubblicazioni straniere).
146
Esempio di schede di un fornitore abilitato per più unità d'ordine (nella scheda 4.Unità d'ordine non
è selezionata nessuna voce):
Dettagli del fornitore EDI
Nella scheda 1.Informazioni generali, vengono inseriti il codice e il tipo di fornitore EDI.
E' necessario non modificare mai questi campi.
Se la biblioteca intende limitare la trasmissione EDI solo agli ordini (non a solleciti, fatture, ecc.) è
necessario spuntare la casella EDI solo per gli ordini
147
Nella scheda 2.Conto è inserito il metodo di spedizione, Lettera (LE) o Lista (LI). In entrambi i casi
è selezionato il metodo EDI con formato 00.
In Indirizzi, nella scheda 5.Indirizzo EDI sono invece inseriti i dettagli FTP del fornitore (riga 1
Indirizzo), user name (riga 2 Indirizzo) e password (riga 3 Indirizzo). E' necessario non
modificare mai questi campi.
Tutte le configurazioni di nuovi fornitori EDI vengono eseguite centralmente.
Se il fornitore EDI che si intende utilizzare non è presente nell'archivio dei fornitori di Aleph
rivolgersi all'helpdesk di Aleph [ACQ].
148
Unità d’ordine
L’Unità d’ordine è definita come cliente-EDI nella tab35 della base-dati amministrativa (SBP50) di
Aleph.
Nella tabella vengono compilati i dettagli dell'unità d'ordine e il codice EDI che viene assegnato dal
fornitore.
Tutte le configurazioni dell'unità d'ordine vengono eseguite centralmente.
Se la propria unità d'ordine non è già stata configurata in Aleph come cliente EDI rivolgersi
all'helpdesk di Aleph [ACQ].
Messaggi in uscita
Ordini
Creazione ordine
Per la creazione dell'ordine si procede come d'abitudine alla ricerca o creazione del record
bibliografico, e, cliccando sul pulsante Aggiungi, nel pannello superiore della Lista ordini si aprono
le schede da compilare.
Possono essere inviati sia ordini di Monografie, di Periodici che di Opere in continuazione tenendo
conto nella compilazione delle relative schede delle modalità specifiche di ciascun tipo di ordine.
Compilazione delle schede dell’ordine
Compilare le schede 2. Generalità e 4. Quantità e prezzo regolarmente inserendo nei campi i dati
richiesti.
Scheda 3. Fornitore – Ordine di una monografia
Codice fornitore: selezionare il fornitore EDI dalla lista che compare cliccando sul pulsante
a destra del campo. Una volta inserito, il sistema compila automaticamente alcuni campi, tra cui il
tipo di consegna e la modalità di invio dell’ordine, in base a quanto impostato nel record del
fornitore.
Invio ordine: indica il formato in cui l’ordine viene inviato al fornitore. Il formato può essere una
lista di ordini (LI) o una lettera (LE). Il sistema compila automaticamente il campo con quanto
impostato nel record fornitore ma consente la modifica.
Tipo lista: per inviare al fornitore una lista di ordini; se si seleziona LI (Lista), i campi “Tipo lettera”
e “Invio lettera per” spariscono dalla finestra perché non sono più rilevanti.
149
he del servizio:
un modello distribuito, senza un capo sistema;
per gli utenti distribuito, dalla home page di ciascuna delle biblioteche partecipanti (verifica anche l'utilizzo del sito); Scelta da
utente attraverso il form a quale biblioteca rivolgere il quesito;
di gestione del servizio su piattaforma web (il bibliotecario può entrare da qualsiasi terminale collegato ad internet con login e
zamento volontario da parte dei bibliotecari che eventualmente rivolgono la domanda ad un'altra biblioteca partecipante;
e funziona in automatico come archivio (registra numero della richiesta, nome dell'utente, data di inizio e fine della richiesta,
a alla quale l'utente si rivolge, tempo impiegato per la ricerca, provenienza della richiesta, da quale sito web è stato compilato il
chiesta).
he generali:
in 3 giorni lavorativi;
iformi di risposta (tarare la risposta sulle caratteristiche e necessità dell'utente, autorevolezza delle fonti utilizzate sia cartacee
ne, integrazione tra risorse cartacee ed elettroniche, non fornire bibliografie complete ma chiavi di ricerca, indicare le fonti,
mpre un'alternativa facendo riferimento ad altre agenzie informative, escludere le valutazioni personali);
incrociato (tra colleghi) della qualità delle risposte;
zione dei dati sia sul gestionale che, in alcuni casi, su web (a fini promozionali).
anizzativo interno:
che cooperanti;
atori generali (supervisione della domanda, regolarità della procedura, tenere linee guida aggiornate);
oderatori per biblioteca per assegnare le risposte.
l software non fornisce attualmente molti dati statistici (tratti dai menu a tendina del form):
di utente;
Tipo lettera: per inviare al fornitore un solo ordine per volta; il sistema compila automaticamente il
campo tipo lettera 00.
Invio lettera per: è il modo in cui si vuole che l’ordine venga inviato al fornitore, in modalità EDI. Il
sistema compila automaticamente il campo con quanto impostato nel record fornitore.
Tipo consegna. E’ il modo in cui il materiale viene spedito dal fornitore alla biblioteca. Il sistema
compila automaticamente il campo con quanto impostato nel record fornitore ma consente la
modifica.
E’ possibile aggiungere un messaggio nei campi “Nota biblioteca” e “Nota fornitore”.
Ad esempio, le unità d’ordine che aderiscono all’appalto Licosa, se vogliono ordinare una
monografia non ancora pubblicata devono scrivere PRE nel campo Nota Fornitore.
150
Invio dell’ordine
Le modalità di invio sono diverse a seconda che il ‘Tipo invio ordine’ sia impostato su LE (Lettera)
o LI (Lista).
In ogni caso il sistema non produce una ricevuta né in formato lettera né in formato lista
degli ordini inviati al fornitore. Il fornitore può inviare una e-mail con la conferma dell'ordine inviato.
Per lettera
Dopo aver compilato le schede dell’ordine cliccare sul pulsante AGGIUNGI. L’ordine prenderà lo
stato New. Per inviarlo cliccare sul pulsante INVIA.
Il sistema invierà l'ordine direttamente al fornitore e lo stato dell’ordine diventerà SV (inviato al
fornitore).
Per Lista
Se il ‘Tipo invio ordine’ è impostato su LI (Lista) cliccando su INVIA il sistema inserisce l’ordine in
una lista e cambia lo stato dell’ordine in RSV (pronto da inviare al fornitore).
A seguito dell’invio dell’ordine una finestra avvisa che l’ordine verrà stampato con la procedura da
Web.
151
Per attivare la procedura di invio in modalità EDI selezionare, dal menu Servizi, l’opzione “Ordini e
solleciti” e, di seguito, “Invia una lista di ordini ad un fornitore (acq-14)”
Si aprirà la finestra “Invia lista ordini al fornitore” che presenta una serie di campi da compilare.
Compilare regolarmente il report selezionando sempre con il flag la propria unità d'ordine.
Il nome del file deve essere inserito in minuscolo, senza spazi o caratteri speciali eccetto
underscore e il trattino.
Terminata la compilazione selezionare ‘Sì’ nel campo ‘Aggiorna database’ e cliccare Esegui; in
questo modo la lista di ordini verrà inviata direttamente al fornitore e il rispettivo status viene
modificato in SV (inviato al fornitore).
152
ATTENZIONE:
- il servizio invia in ogni caso in automatico al fornitore tutti gli ordini compresi nella lista acq-14.
Se la stessa procedura viene attivata un'altra volta, gli ordini saranno nuovamente spediti al
fornitore;
- nell'acq-14 è necessario spuntare l'unità d'ordine e selezionare il Codice Fornitore, altrimenti
tutta la lista di ordini EDI della base in status RSV vengono inoltrati al fornitore, senza
l'intestazione dell'unità ordinante.
A seguito dell’attivazione del pulsante ‘Esegui’ il sistema inserisce la procedura di stampa nella
coda.
Dal Task manager non è possibile recuperare il file contenente la Lista di ordini poiché il file che
compare è vuoto.
Ogni due ore partirà in automatico l’invio degli ordini EDI al fornitore.
Eventuali errori di trasmissione saranno prontamente notificati dai referenti del servizio.
In caso di errore è necessario ripetere l’invio.
153
Il fornitore può inviare in automatico una ricevuta di conferma dell'invio ordine EDI all’indirizzo di
posta elettronica. Il tempo di arrivo dell'e-mail varia da fornitore a fornitore, ma in genere non
supera le 48 ore.
Il gestionale del fornitore registra automaticamente gli ordini ricevuti via EDI.
154
ESEMPIO DI RICEVUTA INVIATA DAL FORNITORE (ordine per lettera)
ESEMPIO DI RICEVUTA INVIATA DAL FORNITORE (ordine per lista)
155
Stampa dell’ordine
L'ordine edi è un messaggio elettronico e non prevede la produzione di un report per la stampa
degli ordini.
Con degli accorgimenti è possibile comunque ottenere una stampa degli ordini per il proprio
archivio. Si consiglia tuttavia questa procedura solo alle unità d'ordine che non possono avvalersi
della ricevuta inviata dal fornitore e di seguire con attenzione i flussi di lavoro.
Lettera
Per produrre una stampa degli ordini inviati per lettera è necessario compilare regolarmente le
schede dell'ordine e cambiare le impostazioni nella scheda 3.Fornitore di Invio lettera da EDI a
PRINT. Aggiornare le schede e cliccare sul pulsante Invia.
Comparirà l'anteprima di stampa dell'ordine che può essere stampato.
E' necessario poi modificare ancora la scheda 3.Fornitore e tornare alla modalità Invio lettera EDI.
Aggiornare la scheda e cliccare sul pulsante Invia. L'ordine sarà regolarmente inviato al fornitore in
modalità EDI.
RIASSUMENDO:
1. Nel campo "metodo invio" impostare "PRINT"
2. Inviare l’ordine
3. Stampare la lettera d’ordine
3. Ripristinare EDI come metodo di invio nella scheda del fornitore
7. Reinviare l’ordine
156
Lista
Per produrre una stampa degli ordini inviati per lista è necessario modificare le impostazioni del
fornitore EDI per la propria unità d'ordine. Nella scheda 2.Conto è necessario modificare il Metodo
Invio lettera da EDI a PRINT e aggiornare.
Compilare regolarmente le schede degli ordini della lista. Processare l'acq-14 e NON aggiornare il
database. Si recupera nel Task Manager la lista degli ordini che può essere stampata.
157
158
E' necessario aggiornare nuovamente la scheda 2.Conto del fornitore e tornare al Metodo Invio
lettera EDI e aggiornare.
Processare di nuovo l'acq-14 e aggiornare il database. Gli ordini saranno regolarmente inviati al
fornitore in modalità EDI.
RIASSUMENDO:
1. Cercare il fornitore EDI (Amministrazione > Fornitori)
2. Selezionare la scheda di secondo livello (quella legata alla propria unità d'ordine)
3. Nel campo "metodo invio" impostare "PRINT"
4. Processare gli ordini
5. Lanciare il servizio acq-14 SENZA AGGIORNARE IL DATABASE e recuperare la stampa dal
TM
6. Ripristinare EDI come metodo di invio nella scheda del fornitore
7. Rilanciare il servizio acq-14 selezionando "AGGIORNA DATABASE"
ATTENZIONE:
se più bibliotecari in una unità d’ordine stanno inoltrando ordini con lo stesso fornitore EDI
contemporaneamente, devono necessariamente accordarsi prima di iniziare la procedura per la
stampa ordine per lista. Modificare i parametri del metodo di invio di un fornitore per una unità
d’ordine condiziona il lavoro dei colleghi.
159
Unità d'ordine con più codici cliente
Ci possono essere unità d'ordine che utilizzano più codici cliente:
- unità d'ordine che hanno più indirizzi di consegna dei pacchi ( riconosciuti dal fornitore
con un codice cliente per ciascun indirizzo);
- unità d'ordine che hanno più di una intestazione di fattura (riconosciuti dal fornitore con
un codice cliente per ciascuna intestazione di fattura)
In questi casi si deve inserire il codice cliente corretto nel campo Numero d'ordine 2 nella scheda
2.Generalità del record dell'ordine.
Il campo dovrà essere compilato in questo modo: LIC-NUMERO CODICE CLIENTE (Es. LIC8070601)
160
Ordini urgenti
La richiesta di ordini urgenti (rush) e express varia da fornitore a fornitore:
Ordini Rush: ordini urgenti.
Casalini e Starkmann: compilare il campo Nota al Fornitore nella scheda 3.Fornitore dell'ordine;
Licosa: non gestisce il servizio.
Ordini Express: generalmente ordini con procedura d'urgenza, spediti per corriere con spese di
spedizione a carico della biblioteca
Starkmann: selezionare nel record del fornitore EDI come metodo di spedizione [C] Corriere;
Licosa: compilare il campo Nota al Fornitore nella scheda 3.Fornitore dell'ordine. Questa opzione è
possibile SOLO negli ordini EDI per lettera.
161
Solleciti
Sollecito di Monografie
In linguaggio edi il sollecito è chiamato OSTENQ.
E’ possibile trasmettere un sollecito EDI al fornitore:
- se il fornitore EDI supporta la ricezione del messaggio;
- se la biblioteca EDI ha trasmesso via EDI l’ordine che si sollecita;
- se la biblioteca EDI non ha selezionato la casella “EDI solo per ordini” nel record del
Fornitore EDI.
I solleciti EDI possono essere prodotti:
- manualmente a partire dal record dell’ordine EDI.
- in modalità batch attraverso l’esecuzione del servizio Acq-12;
Solleciti manuali
Dopo aver cercato nella base l'ordine da sollecitare si clicca quindi il nodo [C] Solleciti dalla
funzione Ordini del pannello di navigazione. Si apre nel pannello superiore la Lista solleciti per
l’ordine e cliccando a destra il pulsante Nuovo Sollecito nel pannello inferiore viene visualizzata la
Scheda Sollecito.
Informazioni sui campi:
Invia sollecito: si seleziona questa opzione per inviare il sollecito tramite EDI (non è necessario
scegliere il formato della lettera).
Non selezionare questa opzione se si vuole aggiornare un sollecito senza inviarlo.
Il messaggio EDI non include il testo del sollecito.
Cliccando sul pulsante Aggiungi il sollecito verrà inviato direttamente al fornitore.
162
Ogni due ore partirà in automatico l’invio dei solleciti EDI al fornitore.
Eventuali errori di trasmissione saranno prontamente notificati dai referenti del servizio.
Il fornitore può inviare in automatico un avviso di notifica all’indirizzo di posta elettronica
concordato.
Il tempo di arrivo dell'e-mail varia da fornitore a fornitore, ma in genere non supera le 48 ore.
ESEMPIO DI NOTIFICA INVIATA DAL FORNITORE
163
Solleciti batch
Utilizzando la procedura “Report Solleciti e Lettere per Ordini Monografie” (acq-12) si possono
produrre delle liste di ordini da sollecitare al fornitore.
Il report produce due stampe:
1. elenco di tutti gli ordini da sollecitare per i quali la casella Solleciti batch nella scheda ordine è
stata selezionata. I solleciti di questa lista verranno spediti in EDI direttamente al fornitore;
2. elenco di tutti gli ordini da sollecitare per i quali non è stata selezionata la stessa casella Solleciti
batch.
I solleciti di questa lista *non* verranno spediti direttamente al fornitore; il sollecito di questi ordini
dovrà essere effettuato a partire dalla Lista ordini, nodo [C]Solleciti seguendo la procedura per i
solleciti manuali.
Con l’acq-12 si può produrre un file con le lettere da inviare al fornitore relative ai solleciti batch.
Nel caso di sollecito ad un fornitore EDI, se richiesto, il sistema produrrà un file vuoto.
Dal menu Servizi< Ordini e Solleciti<Report Solleciti e Lettere per Ordini Monografie (acq-12).
Compilare la scheda e cliccare su Esegui.
164
Informazioni sui campi:
*Report File di Output:. Campo obbligatorio. Inserire il nome del file di output che sarà collocato
nella directory PRINT della base. La stampa mostrerà la lista degli ordini da sollecitare in cui la
casella “Solleciti batch” nella scheda 3.Fornitore dell’ordine era stata selezionata. L'esecuzione
della acq-12 per fornitori EDI consente la trasmissione di solleciti batch direttamente al
fornitore.
Il sistema produce oltre al file solleciti batch un altro report in automatico. Quest'ultimo avrà un
nome analogo a quello attribuito nel Report File di Output seguito da una x (attribuito
automaticamente dal sistema). Il report contiene un altro elenco con gli ordini da sollecitare, con i
medesimi parametri impostati, ma per i quali non è stata spuntata la casella “Solleciti batch” nella
scheda 3.Fornitore dell’ordine.
Stampa lettera: nel caso di sollecito ad un fornitore EDI non è prevista l’opzione di stampa di
lettere di sollecito.
*Lettera File di Output: non previsto per fornitori EDI.
Aggiorna Database: Spuntando il campo Sì viene aggiornato il database dei solleciti, *solo* per i
solleciti batch. Il sistema aggiornerà il contatore che tiene traccia del numero di solleciti inviati.
Spuntando il campo No vengono prodotte ugualmente le liste, ma il sistema non registrerà i
solleciti come inviati.
Sottobiblioteca: Spuntare la sottobiblioteca di interesse.
Unità Ordine: Spuntare le unità d'ordine di interesse.
165
Codice fornitore: Selezionare il fornitore dalla lista che appare cliccando sul pulsante a destra
Numero solleciti già inviati: Questa opzione consente di limitare il report alle monografie per le
quali sono già state inviati un certo numero di solleciti. Se si lascia il campo vuoto verranno
recuperate monografie con qualsiasi numero di solleciti già inviati.
Numero di giorni fino al prossimo Sollecito: Il sistema calcola la nuova data di sollecito in
relazione al valore inserito nel campo, o, se il valore non viene inserito e quindi è pari a zero, in
relazione al tempo di consegna come definito nella scheda del fornitore.
Formato Lettera: non previsto per fornitori EDI.
Ora di esecuzione: La procedura viene inviata alla coda batch per essere eseguita nel giorno e
ora specificato.
Alle ore: Compilare il campo con l'ora di esecuzione del report.
Il sistema inserisce la procedura di stampa nella coda. I file richiesti si recuperano tramite il Task
Manager (Barra del menu>Aleph>Task Manager).
Il file con lettere di sollecito relativo agli ordini batch che si può produrre con l'acq-12 è vuoto.
Ogni due ore partirà in automatico l’invio dei solleciti EDI al fornitore ( *solo* la lista dei solleciti
batch).
Eventuali errori di trasmissione saranno prontamente notificati dai referenti del servizio.
Il fornitore può inviare in automatico un avviso di notifica all’indirizzo di posta elettronica
concordato.
Il tempo di arrivo dell'e-mail varia da fornitore a fornitore, ma in genere non supera le 48 ore.
166
ESEMPIO DI NOTIFICA INVIATA DAL FORNITORE
Stampa report
L'esecuzione della acq-12 consente la trasmissione di solleciti batch direttamente al fornitore
senza possibilità di ulteriori controlli ed eventuali modifiche.
I controlli preliminari ai solleciti si possono eseguire ad esempio nei seguenti modi:
- dalla ricerca ordine< lista indici, filtrando per unità d’ordine e per data;
- produzione di un rapporto ordini in status SV, selezionando per codice fornitore, data, etc (acq02-02).
Per produrre solo una stampa degli ordini da sollecitare (senza inviarli in automatico) è necessario
modificare le impostazioni del fornitore EDI per la propria unità d'ordine. Nella scheda 2.Conto è
necessario modificare il Metodo Invio lista da EDI a PRINT e aggiornare.
167
Compilare regolarmente il Report Solleciti e Lettere per Ordini Monografie. Processare l'acq-12 e
NON aggiornare il database. Si recuperano nel Task Manager le liste degli ordini da sollecitare che
possono essere stampate.
E' necessario dopo eventuali controlli aggiornare nuovamente la scheda 2.Conto del fornitore e
tornare al Metodo Invio lista EDI e aggiornare.
Processare di nuovo l'acq-12 e aggiornare il database. Gli ordini saranno regolarmente sollecitati
al fornitore in modalità EDI e aggiornate le schede dei solleciti batch.
RIASSUMENDO:
1. Cercare il fornitore EDI (Amministrazione > Fornitori)
2. Selezionare la scheda di secondo livello (quella legata alla propria unità d'ordine)
3. Nel campo "metodo invio" impostare "PRINT"
4. Lanciare il servizio acq-12 SENZA AGGIORNARE IL DATABASE e recuperare la stampa dal
TM
5. Ripristinare EDI come metodo di invio nella scheda del fornitore
6. Rilanciare il servizio acq-12 selezionando "AGGIORNA DATABASE"
ATTENZIONE:
se più bibliotecari in una unità d’ordine stanno inoltrando ordini con lo stesso fornitore EDI
contemporaneamente, devono necessariamente accordarsi prima di iniziare la procedura per la
stampa ordine per lista. Modificare i parametri del metodo di invio di un fornitore per una unità
d’ordine condiziona il lavoro dei colleghi.
168
Annullamento dell’ordine
In linguaggio edi l'annullamento dell'ordine è chiamato ORDCHG.
E’ possibile trasmettere una richiesta di annullamento EDI:
- se il Fornitore EDI supporta la ricezione del messaggio;
- se la Biblioteca EDI ha trasmesso via EDI l’ordine che si sollecita;
- se la Biblioteca EDI non ha selezionato la casella “EDI solo per ordini” nel record del
Fornitore EDI.
La procedura di annullamento via EDI è uguale all’invio della lettera di revoca a stampa o per email.
Dopo aver cercato nella base l'ordine da annullare si clicca per il record evidenziato il pulsante a
destra Stampa/cancella. Comparirà il pop-up Tipo di stampa. Scegliere l'opzione Stampa lettera di
revoca ordine al fornitore.
Cliccando sul pulsante OK del pop-up l'annullamento verrà inviato direttamente al fornitore.
Ogni due ore partirà in automatico l’invio dell'annullamento ordini EDI al fornitore.
Eventuali errori di trasmissione saranno prontamente notificati dai referenti del servizio.
Il fornitore può inviare in automatico un avviso di notifica all’indirizzo di posta elettronica
concordato.
Il tempo di arrivo dell'e-mail varia da fornitore a fornitore, ma in genere non supera le 48 ore.
169
ESEMPIO DI NOTIFICA INVIATA DAL FORNITORE
170
Messaggi in entrata
Fatture
In linguaggio EDI la fattura è chiamata INVOIC.
E’ possibile importare una fattura EDI:
- se i messaggi EDI sono supportati dal fornitore;
- se il fornitore EDI è autenticato e riconosciuto dal servizio FTP di Ateneo per il caricamento
dei messaggi;
- se la Biblioteca EDI non ha selezionato la casella “EDI solo per ordini” nel record del
Fornitore EDI.
L’importazione della fatture EDI prevede la compilazione automatica della fattura generale e delle
sue linee d’ordine.
Per una corretta transazione non è necessario che il codice fornitore dell'ordine corrisponda al
codice fornitore EDI.
Attenzione:
- si possono ricevere fatture in modalità EDI sia per ordini inoltrati in modalità EDI, sia per
ordini inoltrati con metodo tradizionale o direttamente nel database del fornitore;
- per una corretta transazione non è necessario che il codice fornitore dell’ordine
corrisponda al codice fornitore EDI;
- per una corretta transazione è necessario che il riferimento d'ordine inviato al fornitore
corrisponda al numero d'ordine registrato in Aleph (es.: P0101000003605);
- per una biblioteca EDI non è possibile prelevare i messaggi da importare autenticandosi al
servizio FTP del fornitore.
Il fornitore invia in automatico un avviso di inoltro della fattura all’indirizzo di posta elettronica
concordato. Generalmente la fattura viene contestualmente inviata al server FTP di Ateneo.
Successivamente la procedura di importazione in Aleph prevede l’esecuzione dei servizi edi-09 e
edi-10 eseguiti centralmente una volta al giorno.
171
ESEMPI DI NOTIFICHE DI FATTURE INVIATE DA FORNITORI
IN-FORMIAMOCI 2007
Esempio di notifica di fattura edi-licosa
Chiedi al Bibliotecario Virginia Gentilini (Sala Borsa Bologna)
Esempio di notifica di fattura edi-casalini
All'arrivo del pacco con i volumi e la fattura, dopo gli abituali controlli, si può quindi recuperare la
fattura già inserita in Aleph.
Ricerca Fattura
Per cercare una fattura già inserita dal fornitore con modalità EDI è possibile procedere come
d'abitudine in due modi: a partire dalla fattura (ad esempio per fatture contenenti più linee d’ordine)
o a partire dall’ ordine (ad esempio per fatture contenenti una singola linea d’ordine).
Si può recuperare la fattura dalla barra ricerca ordine inserendo il numero d’ordine che si sta
fatturando.
Si può visualizzare o selezionando il nodo [I] Fatture o scegliendo la scheda Fattura
172
Si utilizza invece la barra fattura inserendo nel primo campo il nome del fornitore e nel secondo
campo il numero della fattura. Il numero della fattura dovrà essere digitato esattamente come
citato in fattura.
Verrà visualizzata la fattura (fattura generale + linee d’ordine) e si potrà procedere a controlli ed
eventuali modifiche.
I dati dei prezzi importati sono compilati nel seguente ordine: il lordo nel campo prezzo “Importo
netto” e il netto in quello “Totale”. L'esito è comunque coerente.
Registrazione pagamento fattura
Per le monografie, una volta verificata la registrazione, lo status della fattura risulterà CMP
(completo). Registrando il pagamento della fattura (status P nella scheda 2. "Pagamento" della
fattura generale) lo status della fattura diventerà PAID (pagato) e lo status dell’ordine CLS (chiuso)
Attenzione:
- dalla scheda della linea d’ordine della fattura non si attiva l’avviso di richiesta registrazione
arrivo materiale: deve essere registrato manualmente dal nodo [A] arrivi della tab Ordini;
173
Log EDI
Le fatture importate con il metodo EDI assumono un numero di batch log e sono visibili dalla tab
Amministrazione al nodo [E] Carica log EDI e “[L] Messaggi Log azione”, dove si trova traccia di
quanto viene inserito automaticamente in Aleph.
Avvisi [W] o Errori [E] di transazioni NON corrette sono trascritti nel messaggio di Log EDI caricato.
Gli errori NON sono irreversibili: sarà possibile intervenire manualmente e ripristinare la coerenza
dei dati.
Report status dell'ordine e Risposte del fornitore
In linguaggio edi report e risposte ai solleciti sono chiamati ORDRSP.
E’ possibile importare messaggi EDI:
- se i messaggi EDI sono supportati dal fornitore;
- se il fornitore EDI è autenticato e riconosciuto dal servizio FTP di Ateneo per il caricamento
dei messaggi;
- se la Biblioteca EDI non ha selezionato la casella “EDI solo per ordini” nel record del
Fornitore EDI.
Attenzione:
- si possono importare messaggi in modalità EDI sia per ordini inoltrati in modalità EDI, sia
per ordini inoltrati con metodo tradizionale o direttamente nel database del fornitore;
- per una corretta transazione non è necessario che il codice fornitore dell’ordine
corrisponda al codice fornitore EDI;
- per una corretta transazione è necessario che il riferimento d'ordine inviato al fornitore
corrisponda al numero d'ordine registrato in Aleph (es.: P0101000003605);
- per una biblioteca EDI non è possibile prelevare i messaggi da importare autenticandosi al
servizio FTP del fornitore
Il fornitore invia in automatico un avviso di inoltro del messaggio all’indirizzo di posta elettronica
concordato. Successivamente la procedura di importazione in Aleph prevede l’esecuzione dei
servizi edi-09 e edi-10 eseguiti centralmente una volta al giorno.
I messaggi in entrata del fornitore importati con il metodo EDI assumono un numero di batch log e
sono visibili dalla tab Amministrazione al nodo [E] Carica log EDI e “[L] Messaggi Log azione”,
dove si trova traccia di quanto viene inserito automaticamente in Aleph.
174
IN-FORMIAMOCI 2007
Chiedi al Bibliotecario Virginia Gentilini (Sala Borsa Bologna)
Servizio nato dopo un anno e mezzo circa dall'apertura della Biblioteca con l'ausilio di un
Esempio
di importazione
messaggi EDI con
fornitore un
Starkmann
finanziamento
europeo. Successivamente
è ildiventato
servizio (test
svolto2007).
in cooperazione con altre
Cliccando il pulsante a destra Ordina è possibile passare direttamente alle schede dell'ordine.
biblioteche civiche di Bologna.
 Promozione del servizio: il servizio è stato adeguatamente presentato e promosso nella realtà
locale ( ben identificato con un logo del servizio).
175
Selezionando il nodo [G] Log dell'ordine si trova tracciata tutta la storia dell'ordine in Aleph.
176
Ordini EDI in Appalto Licosa
Gestire gli ordini EDI in Appalto: unità d’ordine con diversi codice cliente Licosa e diversi
codici di destinazione
Unità d’ordine con diversi codici cliente Licosa
Per le Unità d’Ordine che sono distinte per l’appalto monografie con Licosa da diversi codici
cliente, è stata realizzata una nuova configurazione che consente la trasmissione EDI mantenendo
le condizioni di fornitura richieste all’avvio del negozio (es.: gestione separata di ordini della stessa
unità d’ordine con codice cliente distinto; intestazione di fatture della stessa unità d’ordine con
codice cliente separato; fatturazione separata e indirizzo di consegna con codice cliente separato
etc.).
La nuova configurazione prevede la compilazione del codice cliente Licosa nel campo N. ordine 2
nel record dell’ordine Aleph secondo la sintassi LIC-CODICE CLIENTE (Aleph > ACQ > Ordine >
Scheda 2. Generalità.):
Es.: se nell’ordine EDI viene aggiunto anche il riferimento alternativo LIC-8071401, Licosa sarà in
grado di gestire tutte le comunicazioni EDI della Sezione di Diritto Romano della Biblioteca del
Dipartimento di storia e filosofia del diritto e diritto canonico della unità d’ordine P0906 del Polo di
Giurisprudenza.
La compilazione dei codici cliente Licosa nel campo numero d’ordine 2 – che in Aleph è possibile
salvare come default dell’ordine - è obbligatoria. Gli ordini EDI trasmessi senza codice non
saranno recepiti dal fornitore e sarà necessario spedirli nuovamente.
Le ricevute di conferma degli ordini EDI sono trasmesse ad un indirizzo di posta elettronica unico,
concordato con il fornitore e valido per tutti i codici cliente LIC dell’Unità d’ordine. Le ricevute degli
ordini potranno essere comunque distinte a seconda del codice cliente citato nel subject del
messaggio di avviso.
177
Es. 1: Trasmissione ordini EDI della Sezione di diritto romano della UO P0906 - Biblioteca del
Dipartimento di storia e filosofia del diritto e diritto canonico (LIC-8071401):
NB: cliccando su “Salva Def.” il sistema registra in default, oltre agli altri campi, anche il N. ordine
2: è così possibile evitare errori di battitura. Nel caso il bibliotecario acquisitore faccia gli ordini
utilizzando più codici di sezione, si raccomanda di salvare di volta in volta i default diversi.
178
Nella ricevuta di conferma ordini EDI vengono citati il numero di riferimento e i riferimenti relativi al
codice cliente assegnato alla Sezione di diritto romano (Es.: 8071401; Biblioteca di Diritto
Romano; Indirizzo etc.):
Nel gestionale Licosa l’ordine EDI viene recepito correttamente:
179
Es. 2.: Trasmissione ordini EDI della Sezione di Filosofia del diritto della UO P0906 - Biblioteca del
Dipartimento di storia e filosofia del diritto e diritto canonico (LIC-8071402):
180
Nella ricevuta di conferma ordini EDI vengono citati il numero di riferimento e i riferimenti relativi al
codice cliente assegnato alla Sezione di filosofia del diritto (Es.: 8071402; Biblioteca di Filosofia del
Diritto; Indirizzo etc.):
Il gestionale Licosa registra l’ordine correttamente nel codice cliente appropriato:
181
Unità d’ordine con diversi codici di destinazione Licosa
Con la stessa configurazione è possibile codificare e mantenere distinti ordini e fatturazione EDI
per quelle unità che abbiano necessità di gestire separatamente le sezioni di acquisizione e che
abbiano chiesto a Licosa i relativi codici di destinazione.
Parimenti, al momento della compilazione delle schede dell’ordine, il codice di destinazione Licosa
dovrà essere compilato nel campo N. ordine 2 del record dell'ordine Aleph secondo la sintassi
SPE-CODICE CLIENTE (Aleph > ACQ >Ordine > Scheda 2. Generalità.):
Es.: se nell’ordine EDI viene aggiunto anche il riferimento alternativo SPE-351216, Licosa potrà
mantenere distinta fornitura e fatturazione degli ordini EDI della Sezione di Archeologia trasmessi
dalla Biblioteca interdipartimentale Tito Livio.
La compilazione dei codici di destinazione Licosa nel campo numero d’ordine 2 – che in Aleph è
possibile salvare come default dell’ordine - è obbligatoria. Gli ordini EDI trasmessi senza codice
non saranno recepiti dal fornitore; sarà quindi necessario spedirli nuovamente.
Es. Ordini EDI della Sezione di Mondo Antico trasmessi dalla UO P0304 - Biblioteca
interdipartimentale Tito Livio (SPE-351218):
182
Visualizzazione ordini EDI della Sezione Mondo Antico nel gestionale Licosa:
Nella ricevuta di conferma ordini EDI vengono citati il numero di riferimento e i riferimenti relativi al
codice cliente assegnato alla Sezione di Mondo Antico:
Attenzione:
per spedire correttamente al fornitore gli ordini con codice SPE o LIC per lista, è necessario
compilare liste omogenee. Infatti il report “Invia una lista di ordini ad un fornitore (acq-14)”
deve contenere tutti ordini con uno stesso codice SPE o LIC.
Le liste trasmesse con codici diversi non saranno recepite dal fornitore; sarà quindi necessario
spedirle nuovamente.
Ricordiamo che si può compilare nella scheda dell’ordine anche il campo gruppo (un identificativo
per ogni codice) che filtra nell’acq-14 ordini con codici SPE o LIC diversi.
183
Domande frequenti/EDI
Che cos’è EDI?
EDI (Electronic Data Interchange) è un sistema che consente lo scambio diretto di dati tra sistemi
informativi diversi. Nello specifico, tra il nostro gestionale e il gestionale dei fornitori. Lo standard
EDI utilizzato da Aleph per lo scambio dei messaggi è un subset di EDIFACT: UN/EDIFACT
(D96.A) EANCOM conforme alle norme ISO 9735.
Che tipo di transazioni con i fornitori gestisce?
Il sistema di scambio basato su EDI supporta le seguenti tipologie di messaggi:
In uscita:
Ordine di acquisto (Monografie, Periodici, Opere in continuazione)
Annullamento ordine
Solleciti di ordini di Monografie, Periodici, Opere in continuazione
Solleciti di fascicoli di periodici
In entrata:
Fatture e Note di credito (Monografie e Periodici)
Risposte del fornitore ai solleciti per ordini di monografie e periodici
Quali sono i vantaggi ad usare il metodo EDI?
La trasmissione degli ordini e dei messaggi ai fornitori è rapida e precisa. Ordini, solleciti e
richieste di annullamento inviati in modalità EDI vengono recepiti automaticamente dal gestionale
del fornitore. La piattaforma web del fornitore risulterà aggiornata con i dati trasmessi da Aleph.
Non sarà più necessario registrare le fatture perché verranno caricate in Aleph automaticamente.
Quali sono le operazioni da compiere per inviare gli ordini in formato EDI?
Tutte le operazioni di creazione e invio dell'ordine restano invariate. Selezionando un fornitore
abilitato EDI nella scheda dell'ordine, tutti i parametri necessari all'invio in modalità EDI si
troveranno già impostati. In fase di creazione dell'ordine si potranno apportare le consuete
modifiche (es. invio tramite lista/LI o lettera/LE, note, sconto ecc.) ma il campo "Metodo invio" non
dovrà essere modificato, dovrà rimanere sempre impostato su EDI (e non su PRINT).
Posso utilizzare il metodo di invio EDI con tutti i fornitori?
No, solo con i fornitori che prevedono questo servizio e per i quali siano state eseguite le
necessarie configurazioni in Aleph.
A quali fornitori posso inviare gli ordini in formato EDI?
Al momento i fornitori EDI configurati in Aleph sono:
Casalini, con i seguenti codici validi per tutte le Unità d'ordine abilitate:
EDI-CASALINI-ITA (da utilizzare per ordini di pubblicazioni italiane)
EDI-CASALINI-STRA (da utilizzare per ordini di pubblicazioni straniere)
Licosa, con i seguenti codici validi per tutte le Unità d'ordine abilitate:
EDI-LICOSA-ITA (da utilizzare per ordini di pubblicazioni italiane)
EDI-LICOSA-STRA (da utilizzare per ordini di pubblicazioni straniere)
184
Starkmann, con il seguente codice valido per tutte le Unità d'ordine abilitate:
EDI-STARKMANN
Come distinguo in Aleph un fornitore EDI da un fornitore normale?
I fornitori EDI si riconoscono dal codice, che può essere di 3 tipi:
1. UNITA' D'ORDINE- EDI-PRIMI CINQUE CARATTERI DEL FORNITORE nel caso il fonitore EDI
sia attivo SOLO a livello di unita' d'ordine
2.EDI-NOME DEL FORNITORE nel caso il fornitore EDI sia attivo per MOLTE unita' d'ordine
3.EDI-NOME DEL FORNITORE + suffisso ITA o STRA, nel caso il fornitore EDI sia attivo per
MOLTE unita' d'ordine ma debba mantenere distinti i flussi tra ordini italiani e stranieri
Posso utilizzare da subito il metodo di invio EDI per trasmettere gli ordini?
Non è possibile utilizzare la modalità di trasmissione EDI se prima non sono state effettuate le
necessarie configurazioni sul server di Aleph. Per poter utilizzare la modalità di trasmissione EDI è
indispensabile che in Aleph siano stati configurati sia il fornitore sia l’unità d’ordine interessata.
Cosa devo fare per abilitare la mia unità d’ordine?
Invia una richiesta all'helpdesk di Aleph (ACQ), specificando per quale fornitore EDI desideri
richiedere l'abilitazione.
Cosa devo fare per configurare un nuovo fornitore EDI in Aleph?
Verificato che il fornitore preveda EDI tra i suoi servizi, invia una richiesta all'helpdesk di Aleph
(ACQ). Tutte le necessarie configurazioni verranno effettuate centralmente.
Come faccio a sapere se il fornitore ha ricevuto i miei ordini?
EDI non prevede la stampa di un report degli ordini inviati. In tempi brevi (che variano da fornitore
a fornitore) il fornitore invierà via mail una ricevuta con l'elenco degli ordini inviati e aggiornerà i
dati sulla propria piattaforma online. Le strutture che necessitano o desiderano produrre il report
con la lista degli ordini da inviare potranno utilizzare la seguente procedura.
Posso produrre una stampa degli ordini EDI inviati?
Per ottenere una stampa si può procedere nel modo seguente:
1.Cercare il fornitore EDI (Amministrazione > Fornitori)
2.Selezionare la scheda di secondo livello (quella legata alla propria unità d'ordine)
3.Nel campo "metodo di invio" impostare "PRINT"
4.Processare gli ordini
5.Lanciare il servizio acq-14 SENZA AGGIORNARE IL DATABASE e recuperare la stampa dal TM
6.Ripristinare EDI come metodo di invio nella scheda del fornitore
7.Rilanciare il servizio acq-14 selezionando "AGGIORNA DATABASE"
Come si registra una fattura EDI?
La fattura (fattura generale + linee d'ordine) non dovrà essere registrata manualmente dal
bibliotecario perché verrà trasmessa in modalità EDI dal gestionale del fornitore e caricata
automaticamente in Aleph. Riceveremo via mail l'avviso che la fattura è stata caricata e, all'arrivo
dei libri con annessa fattura cartacea, digitando il numero della fattura il sistema rileverà che è già
presente. Se alcuni dati (es. budget) non risulteranno caricati in modo corretto potranno essere
modificati. Effettuato il controllo procederemo con l'aggiornamento dello status di pagamento della
185
fattura e con la registrazione dell'arrivo per tutti gli ordini in essa contenuti. La registrazione del
pagamento assegnerà automaticamente all’ordine lo status CLS (chiuso).
Come si ricerca in Aleph una fattura EDI?
E’ possibile ricercare la fattura in due modi: 1) dalla barra fattura 2) dall’ordine (richiamare uno
degli ordini presenti e selezionare il nodo F] Fatture o il riepilogo dell’ordine. La seconda modalità è
quella consigliata. Può infatti capitare che il numero di fattura EDI e il numero di fattura cartacea
non coincidano (es. Licosa: fattura EDI = F/2008/34758; fattura cartacea = 34758), oppure che il
codice fornitore della fattura sia diverso da quello a cui è stato inviato l’ordine. In tali casi la ricerca
della fattura dalla barra fattura darà risultato nullo e si correrà il rischio di duplicarla.
Come posso evitare di duplicare per errore una fattura?
Per evitare il rischio di duplicazione è fondamentale eseguire correttamente la ricerca, come
indicato. Se il fornitore ha inviato la notifica di avvenuto caricamento, la fattura verrà importata al
successivo avvio della procedura acq-10 (eseguita centralmente). Se non si aspetta e si inserisce
la fattura manualmente o il sistema blocca il caricamento della fattura EDI oppure, se i dati non
sono perfettamente allineati, duplica la fattura in Aleph. Aleph non allerta ne' blocca in alcun modo,
neppure quando si aggiunge manualmente la linea d'ordine gia' fatturata nella fattura edi, con la
conseguenza che si saranno registrate DUE fatture per uno stesso ordine. In questo caso sarà
naturalmente necessario intervenire eliminando una delle due fatture.
Cosa devo fare se verifico che le linee d’ordine della fattura EDI non sono state caricate
correttamente?
Come per le fatture registrate manualmente, anche la fattura EDI importata in Aleph può essere
corretta. Ad esempio:
se nella linea d’ordine non compare il numero d’ordine (questo avviene quando il numero d'ordine
assegnato dal fornitore e il numero d'ordine attribuito da Aleph non coincidono), la linea d’ordine va
eliminata e ricreata manualmente;
se nella linea d’ordine manca il budget (perché al momento del caricamento non c’era disponibilità
di bilancio), il budget può essere aggiunto manualmente.
Posso ricevere fatture EDI anche per ordini inviati in altra modalità?
Sì. Il fornitore può inserire nella fattura EDI anche ordini non inviati via EDI ma con un altro metodo
(posta o registrazione sulla piattaforma online del fornitore).
186
COPIE
Monografie
La copia è l'unità di base di ALEPH. Una copia in ALEPH è una unità fisica con un identificativo
univoco: il codice a barre. Due unità identiche di un documento infatti danno origine a due copie.
Molte delle attività del database sono incentrate sulla copia, per esempio: circolazione,
sottoscrizioni di periodici o ILL.
Registrazione di una copia
Per registrare la copia di un documento arrivato devono essere compilate le schede del nodo [S]
Copie/sottoscrizioni.
Nella barra di ricerca ordine si inserisce un parametro di ricerca e cliccando la freccia azzurra
si
aprirà il pannello superiore con la lista degli ordini e quella inferiore con la scheda dell'ordine
evidenziato.
Nel nodo [S] Copie/sottoscrizioni della funzione Ordini del pannello di navigazione compare il
numero di copie esistenti per l’ordine selezionato. Per creare una nuova copia si clicca il nodo [S]
Copie/sottoscrizioni: si aprirà nel pannello superiore la Lista copie e cliccando sul pulsante Nuovo,
nel pannello inferiore verranno visualizzate le 6 schede da compilare.
187
Se è già stato creato il record di copia in fase di acquisizione (avendo spuntato la casella Crea
record di copia nella scheda dell’ordine relativa a Quantità e prezzo), cliccando sul nodo [S]
Copie/sottoscrizioni (n. copie), si apriranno i pannelli caratteristici delle copie e su quello inferiore si
potranno visualizzare e aggiornare i dati di copia già presenti (senza cliccare Nuovo).
188
.
Pannello
Superiore
Pannello
Inferiore
Lettura GUI Copie
Lista delle copie per record bibliografico e pulsanti funzionali
è possibile visualizzare la lista delle copie; attivare i bottoni funzionali per la
creazione, duplicazione, modificazione e cancellazione dei record di copia
Attivando il pulsante Nuovo è possibile creare il record di copia
Creazione di nuovi record di copia e operazioni su record preesistenti
consente di inserire i dati di una copia (barcode, collocazione, status di copia,
inventario, note), ovvero di aggiornare il record di una copia già creata.
189
Il Pannello superiore contiene la Lista copie con informazioni su barcode, sottobiblioteca,
descrizione, collocazione, fondo (biblioteca), status, note, prestiti.
Pulsanti disponibili
Nuovo: Apre una nuova linea di copia e rende attivo il pannello inferiore.
Duplica: Apre una nuova linea di copia identica a quella selezionata nel pannello superiore,
mantenendo i dati ripetibili in ogni copia. Alla copia verrà assegnato un nuovo numero di
sequenza.
Elimina: Elimina la linea di copia del record selezionato. Funzione protetta da password. Se una
copia ha legati dati gestionali non potrà essere eliminata. I dati gestionali (es. ordini) dovranno
prima essere eliminati o spostati su un’altra copia.
Etichetta: Consente di stampare un’etichetta della copia.
Modifiche globali: Permette di apportare modifiche su un set selezionato di copie. Funzione
protetta da password.
Rilega/Scarta : Evidenziando la copia di un fascicolo di un periodico consente di vedere la lista di
tutti i fascicoli e di selezionarne uno per effettuare l'operazione di rilegatura.
Vol completi: Consente di vedere o stampare un report per un titolo e listare i volumi i cui fascicoli
siano tutti arrivati in preparazione al processo di rilegatura.
Refresh: Consente l'aggiornamento e il controllo dei dati.
Opzioni ordinamento: Permette di ordinare la lista copie a seconda dei parametri indicati.
Il Pannello inferiore Contiene le sei schede che permettono di registrare la linea di copia. Per
creare la linea di copia delle monografie si dovranno compilare le schede Informazioni generali (1)
e Informazioni generali (2).
190
Compilazione delle schede relative alla copia
Pulsanti disponibili
Aggiungi/Aggiorna: Permette di salvare i dati di copia. Il pulsante riporta una sola scritta che può
essere Aggiungi o Aggiorna a seconda che ci siano dei dati di copia da inserire oppure da
aggiornare.
Salva Defaults: Permette di salvare i dati inseriti nei campi della pagina corrente che si vogliono
riportare su ogni linea di copia come valori di default.Se si vogliono configurare altri defaults si
impostano i nuovi valori e si clicca ancora sul pulsante Salva Defaults. Se si vogliono eliminare i
defaults, dal menu Aleph si clicca su “Elimina defaults per la linea di copia”.
Refresh: Consente l'aggiornamento e il controllo dei dati che derivano da un contatore.
Cancella: Permette di cancellare i dati inseriti nella scheda.
La “Scheda Visualizza copia” è di sola visualizzazione e si attiva dopo aver aggiunto i dati di
copia. E’ composta dalle schede Copia e Info Bib.
Copia: Visualizza i dati della copia in altra modalità arricchiti dei dati relativi alla circolazione.
191
Info Bib: Descrizione bibliografica del record.
Scheda Informazioni generali (1)
Informazioni sui campi da compilare:
Barcode: Identificativo di copia, perno della gestione amministrativa in Aleph, indispensabile per la
circolazione. Dato obbligatorio e univoco, inserito dal sistema (o precompilato per i dati migrati),
che può essere sovrascritto. I codici a barre pregressi sono stati ricostruiti in Aleph in base all’uso
delle singole biblioteche, secondo i due standard EAN 13 e Code 128.
Ogni biblioteca ha delle etichette di codice a barre (creato secondo un’unica codifica)
prestampate da apporre sui documenti; il campo barcode va compilato dal bibliotecario con
i dati dell’etichetta specifica, a mano o con l’utilizzo di un lettore ottico.
Per le biblioteche dell'Ateneo il barcode viene creato secondo il seguente standard: sigla
della sottobiblioteca + 7 caratteri numerici (POL010000001).
Quando si procede all’acquisto di un documento lasciare spuntata la casella Crea copia affinché
nel Catalogo sia visibile che il documento è in acquisizione. Il sistema assegna quindi
automaticamente un suo barcode che comparirà nel relativo box. In questo caso lo si dovrà
sovrascrivere al momento dell’accessionamento con il dato dell’etichetta, anche per le copie
legate in migrazione agli ordini pregressi.
Per le biblioteche che utilizzano RFID: non è necessario apporre il codice a barre, né
sovrascrivere il campo barcode. E’ sufficiente mantenere il barcode che il sistema assegna
automaticamente
Sottobiblioteca: Campo obbligatorio. Per tutte le biblioteche dello SBA corrisponde al Polo, negli
altri casi rimane biblioteca PUVXX. Il codice di sottobiblioteca si seleziona dal menu a tendina.
Salvare come default
192
Fondo: Individua le biblioteche/punti di servizio in cui il volume verrà collocato. Il codice del fondo
si seleziona dal menu a tendina. E’ necessario selezionare il fondo perché tale indicazione venga
visualizzata nell’Opac.
Salvare come default
Numero copia: Campo numerico facoltativo. Ha un’estensione massima di cinque caratteri. Può
essere usato quando si utilizza il comando Modifiche Globali.
Tipo materiale: Campo obbligatorio. Si può selezionare il tipo di materiale dal menu a tendina.
(BOOK: monografia; ISSUE: periodico; DIGIT: CD o DVD; VIDEO: videocassette; MANUS:
manoscritti)
Hol Link: Campo MARC21 non ancora attivo. Serve per legare il record di copia ad un record di
holdings.
85X numero tipo/link: Campo MARC21 non ancora attivo. Serve per legare il record di copia ad
un record di holdings.
Tipo collocazione: I dati qui introdotti identificano la posizione della copia sullo scaffale.
Nel primo campo si può scegliere il tipo collocazione dal menu a tendina. Le segnature vengono
qualificate con il tipo di collocazione desunto da SBN (L: libera; F: formato; M: miscellanea; C:
classificazione+OCLC+n.progressivo; N: classificazione+n. progressivo)
Il secondo campo può essere editato come testo (sezione più segnatura intervallata da punti),
oppure, per le biblioteche per cui è settata la collocazione a contatore (F o M), può essere
compilato in modo semi-automatico. Il sistema non opera alcun controllo sull’univocità della
collocazione. Per garantire coerenza alle segnature si può ricorrere durante la procedura alla
consultazione del topografico (Ricerca/Scorri/Lista a scaffale).
Tipo 2. collocazione: È possibile gestire una seconda collocazione temporanea della copia. Infatti
se si assegna più di una collocazione alla copia, si usano i campi Tipo collocazione per quella
chiusa/permanente e la Tipo 2 collocazione per quella aperta/temporanea (es. testi di esame). I
campi tipo 2 collocazione vengono compilati come quelli del tipo collocazione.
Descrizione: Campo facoltativo. Le informazioni inserite in questo campo saranno visibili in
Opac. Ha un'estensione massima di 200 caratteri. Nel caso dei periodici visualizza la consistenza,
in caso di monografie informazioni relative all’esemplare (es. “Ristampa 1979”, “Manca la
premessa”, “Escluso dal prestito interbibliotecario”).
Status copia: Campo obbligatorio. Indica la prestabilità della copia, selezionabile dal menu a
tendina. Per ora gli status possibili sono: 01: Prestabile; 02: Non prestabile; 03: Prestabile con
riserva; 05: Prestito breve (notturno); 06: Prestito breve (festivo); 07: Non prestabile - Fondo di
ricerca; 08: Esame a.a. corrente – prestito ridotto; 09: Esame a.a. precedente – prestito ridotto (in
questi ultimi due casi, se non prestabile, vanno attribuiti invece gli status di processo
rispettivamente EC ed EP).N.B. Un documento che non può essere dato in prestito
interbibliotecario (ILL) avrà Status di copia: prestabile e Nota opac: escluso dal prestito ILL.
Status di processo: Campo facoltativo. Indica lo status temporaneo della copia, selezionabile dal
menu a tendina. Se lasciato in bianco, in Opac risulterà “a scaffale”.
Lo status di copia può essere temporaneamente alterato dallo status di processo.
Num. 1 (A)(Vol.): Il campo viene compilato automaticamente dal sistema con i dati del fascicolo di
un periodico derivati dal pattern, attivato dal modulo Periodici, all’interno della gestione
Acquisizioni.
193
Num. 2 (B)(Fasc.): Il campo viene compilato automaticamente dal sistema con i dati del fascicolo
di un periodico derivati dal pattern, attivato dal modulo Periodici, all’interno della gestione
Acquisizioni. Inserire il fascicolo o il numero della parte.
Collocazione temporanea: Spuntando questa casella si indica al sistema che i dati di
collocazione per questo record di copia sono temporanei.
Si possono compilare tutti i campi, ma se non si riempiono gli obbligatori il salvataggio non viene
permesso.
Scheda Informazioni generali (2)
Informazioni sui campi da compilare
Numero inventario: Dato obbligatorio ed unico. Per l'attribuzione automatica del numero di
inventario progressivo, per ciascuna biblioteca sono stati predisposti i contatori delle serie
inventariali correnti. Nel Report inventariale risulteranno presenti esclusivamente gli inventari
rilasciati dal contatore. Scegliere la serie inventariale dal menu a tendina e premendo il tasto
Aggiungi/Aggiorna verrà caricato automaticamente il numero progressivo.
Nel menu a tendina sono presenti le serie inventariali di tutta la sottobiblioteca/polo: è
quindi molto importante prestare la massima attenzione nel selezionare la serie, perché
l’inventario assegnato non può essere sostituito, se non ricorrendo alle funzioni speciali.
E’ possibile impostare la serie inventariale tra i defaults ma anche in questo caso, dato che
l’inventario viene rilasciato all’attivazione del comando “aggiorna” o semplicemente premendo
“Invio”, si rischiano errori. NB. SI CONSIGLIA DI NON SALVARE MAI I DEFAULT DOPO AVER
ASSEGNATO L'INVENTARIO
Qualora si voglia assegnare un numero di inventario pregresso, la stringa contenente il numero
può essere digitata manualmente. Il sistema non opera il controllo delle duplicazioni, quindi in
questo caso non è assicurata l’univocità del dato. L'inventario assegnato non può essere sostituito.
Per garantire coerenza si può ricorrere durante la procedura alla consultazione della Lista Inventari
(Ricerca/Scorri/Lista inventari).
Data inventario: Registra la data in cui viene assegnato il numero di inventario. Il sistema
inserisce in automatico la data corrente cliccando il tasto Aggiungi/Aggiorna.
Ultimo report invent.: Campo facoltativo. Automaticamente viene inserita la data di produzione
dell'ultimo report di inventario prodotto.
Prezzo: qui va inserito il prezzo di copertina del volume. I valori inventariali non vanno
arrotondati, deve essere inserito il valore preciso, compresi i decimali.
194
Dal modulo Acquisizioni non è possibile inserire il prezzo di copertina.
Si dovrà obbligatoriamente compilare questo campo con il valore inventariale (prezzo di copertina)
aprendo i pannelli delle copie dal modulo catalogazione. Si ricorda che è questo il valore che
concorre alla compilazione del Registro d’Ingresso.
Nota OPAC: Nota libera visibile in OPAC Web
Nota Circ.: Nota libera. Il testo inserito in questa nota compare sempre all’operatore dei prestiti,
tra i dati relativi alla copia, ma anche come pop-up sia al momento del prestito, sia al momento
della restituzione. Può contenere informazioni utili all’Ufficio prestiti (es. “Attenzione: contiene 5
carte ripiegate”, “Attenzione: contiene floppy in allegato”, “Esemplare sfasciato”). È previsto che la
nota compaia sulla ricevuta del prestito. Nota al massimo di 200 caratteri.
Nota interna: Nota libera a disposizione degli operatori di biblioteca. Il testo inserito nella nota
compare anche all’operatore dei prestiti, tra i dati relativi alla copia. (es. “Esemplare in fotocopia” in
considerazione dei problemi di copyright). Nota al massimo di 200 caratteri.
Numero ordine: Va inserito il numero dell'ordine relativo alla copia. I pulsanti a lato del
campo consentono di recuperare il numero d’ordine rispettivamente dalla lista di ordini presenti per
quel titolo o dagli indici. E’ obbligatorio inserire il numero d’ordine per far sì che nel registro
inventariale compaia la modalità di acquisizione corretta (P e G) e l’inventario venga associato a
fornitore e fattura.
Chiave fattura: La Chiave fattura inserisce il codice fornitore, la fattura generale, il numero di
sequenza della linea di copia della fattura. Per compilare questo campo, se è già stata compilata la
linea di fattura, cliccare il tasto , aprire la Lista fattura per numero d'ordine e selezionare quella
relativa alla copia di interesse. E’ obbligatorio richiamare la chiave fattura per una corretta
visualizzazione dei dati nel registro di inventario.
Nota fattura :Campo di sola lettura Se si compila il campo Chiave fattura, il sistema riporta in
automatico l'eventuale nota inserita nella Scheda linea copia dell'attività Fatture.
Statistica: Campo facoltativo. Serve a produrre statistiche in base al il tipo di contenuto o di
acquisizione del documento. Si seleziona il codice dal menu a tendina.
ID magazzino remoto: Consente di inserire la sigla del magazzino remoto in cui la copia è
temporaneamente depositata. Si può inserire o selezionare dal menu a tendina la sigla.
Data apertura: Il sistema inserisce in automatico la data di apertura della linea di copia.
Data aggiornamento: Il sistema inserisce in automatico la data di aggiornamento della linea di
copia.
Se non si riempiono i campi obbligatori il salvataggio non viene permesso.
Scheda Informazioni periodico: Scheda riservata ai periodici, vedi la guida Periodici.
Scheda Livello periodico: Scheda riservata ai periodici, vedi la guida Periodici.
Scheda HOL Links: Scheda attualmente non attivata.
195
Dopo aver compilato le schede Informazioni generali (1) e Informazioni generali (2) del pannello
inferiore si clicca sul pulsante Aggiungi/Aggiorna per salvare la copia.
Nella Lista Copie del pannello superiore e nel nodo [S] Copie/sottoscrizioni della funzione ordini
del pannello di navigazione viene segnalato il numero di copie registrate.
196
Come assegnare il prezzo di copertina
Dopo aver compilato la scheda di copia con i dati disponibili (N.B. molti campi risulteranno già
precompilati con i dati che il sistema importa automaticamente dall’ordine e dalla fattura),
procedere nel modo seguente:
1. Selezionare la funzione “Overview”


Nel pannello centrale viene visualizzato il record bibliografico associato alla copia che
stiamo trattando
Nel pannello di navigazione si apre una struttura ad albero che presenta tutti i “flussi” di
lavoro associati al record aperto in quel momento (ordini, copie, prestiti etc.)
2. Cliccare il pulsante “Copie”. Si avvierà il passaggio automatico dal modulo Acquisizioni al
modulo Catalogazione: la scheda di copia che stiamo trattando verrà visualizzata nel modulo
Catalogazione. Il campo “Prezzo” risulta vuoto ed è possibile compilarlo.
3.
Compilare il campo “Prezzo” inserendo il valore inventariale (prezzo di copertina).
4. Salvare la modifica tramite il pulsante “Aggiorna”
SCHEDA RIASSUNTIVA
-
Trovare l’ordine
-
Cliccare sul nodo [S] Copie/sottoscrizioni > Aggiungi
-
Compilare le schede
-
Salvare con il tasto Aggiungi/Aggiorna
-
Per inserire il prezzo di copertina aprire la scheda di copia nel modulo catalogazione
197
Registro di inventario
Avvertenze
Va posta particolare attenzione alla correttezza dei dati, in particolare per quanto riguarda la
citazione delle fatture, i valori, la sequenza cronologica degli inventari. Ricordiamo l'obbligo di
citare la fattura nel record di copia dell'inventario, perchè compaia correttamente nel registro
d'inventario. La fattura deve essere richiamata nel record di copia dal modulo catalogazione
utilizzando l’icona
a fianco del campo Chiave fattura. I registri dovranno riportare i numeri in
ordine progressivo, senza interruzioni di numerazione e in successione cronologica. Va quindi
verificata, ed eventualmente corretta in Aleph la Data inventario, dalla gestione copia del modulo
catalogazione. Tranne i casi di reinventariazione nella serie corrente di materiale pregresso,
ricordiamo che la presa in carico nella serie di default riguarda inventari accessionati con regolare
acquisto o dono. Pertanto nella colonna ACQ (metodo d'acquisto) non deve comparire una R
(recupero), ma solo le modalità previste per acquisti o doni.
Istruzioni per la produzione del Registro di Inventario
In Aleph, nel modulo Acquisizioni, dal menu "Servizi", selezionare la voce "Report inventariale".
Questa voce apre un sottomenù comprendente le voci "report inventariale 1" , "report inventariale
2", “check per report inventariale”.
Rispettivamente agganciano le procedure:



Report inventariale 1: richiesta per intervallo di numeri di inventario
Report inventariale 2: richiesta per intervallo di date
Check per report inventariale: questo servizio elabora, per l'intervallo che interessa, una lista
di inventari con il campo “Prezzo” sbagliato. Sulla base di questa lista di inventari, si corregge il
campo Prezzo delle copie e successivamente si può elaborare il registro di inventario per
l'intervallo che dava errore.
Si consiglia di utilizzare la prima opzione (Report inventariale 1), per garantire l'estrazione dal
numero successivo al registro di chiusura.
Indicazione per la compilazione dei campi di input:
Nome file output: Il report deve avere un proprio nome univoco identificante, altrimenti report con
lo stesso nome file non vengono elaborati. Aggiungere al nome file proposto dal sistema la propria
login con un progressivo (es. report_inventarioFURCE1.txt)
Intestazione report: E' l'intestazione ufficiale della struttura che prende il carico. Va digitato
manualmente. Riprodurre l'intestazione dei registri precedenti, a meno che non sia stata
ufficialmente cambiata.
 Lunghezza max. 80 caratteri.
 L'intestazione non può iniziare con il carattere speciale ". E' possibile utilizzare il carattere
speciale nel mezzo dell'intestazione. Es.: "Biblioteca G. Marconi" è un' intestazione NON
valida. Biblioteca "G. Marconi" è un'intestazione valida.
 Non si può utilizzare l'apostrofo (integrare la lettera elisa o non indicare l'apostrofo, es.
Dipartimento di Scienze dell Antichita)
Biblioteca: sigla della sublibrary, es. POL02
Serie : inserire la sigla della serie inventariale per cui si intende produrre il registro (es.P32+++)
Lunghezza max. caratteri 6.:Non è possibile imputare il carattere speciale * . Al suo posto va
utilizzato il carattere + (che sarà convertito in * dalla procedura).
198
Inizio-fine serie: l'intervallo di numeri da estrarre (anche senza gli zero iniziali - es. 12300)
Consistenza iniziale: digitare la consistenza finale del registro precedente.
Consistenza per scarico registri manuali: digitare la consistenza che si intende detrarre dal
patrimonio in caso di scarico da registri manuali (cfr. capitolo “Scarichi inventariali”)
Consistenza per scarico da Aleph: digitare la consistenza che si intende detrarre dal patrimonio
in caso di scarico da Aleph (cfr. capitolo “Scarichi inventariali”)
Ora di esecuzione, Biblioteca & ID di stampa :lasciare i default di sistema.
Si consiglia di indicare un'ora di esecuzione più tarda o notturna, per non sovraccaricare il server.
Per accordi con l'Amministrazione Centrale non è più necessario, quindi neanche possibile,
elaborare un registro separato dei doni, nè digitare una pagina iniziale diversa da 1.
Per concludere le procedure di elaborazione e stampa, da Task manager, spostare il file da remoto
a locale, cioè dalla parte bassa alla parte alta dello schermo.
La stampa in pdf va poi recuperata dalla cartella AL500/ACQ/files/SBP50/print, perchè non è
visibile direttamente da Task manager.
Un report può essere richiamato per successive rielaborazioni, ad es. dopo aver apportato delle
correzioni, se al momento della richiesta si attiva l'opzione Aggiungi storico (settata di default). Con
Vedi storico, si può selezionare il file di interesse e rilanciare l'elaborazione con le stesse opzioni
della precedente.
Le procedure di elaborazione della stampa richiedono un po' di tempo. Se non compare tra le
stampe della Lista file di Task manager, non rilanciare la stampa, per non sovraccaricare
inutilmente il server, ma verificare lo stato dell'elaborazione da Task manager > Coda batch (avvio
dell'elaborazione) e successivamente da Task manager > Batch log (registra i file in elaborazione,
con "end" indica il termine del processo).
199
Scarichi inventariali
Attualmente, sono possibili due tipi di scarico: da vecchi registri manuali o per materiale presente
in Aleph. In ambedue i casi si sottrae la somma cumulativa dalla consistenza patrimoniale della
biblioteca, e non viene effettuato il calcolo sulla base dei valori dei singoli record di copia.
In ServiziReport inventariale sono stati inseriti due campi da compilare per la diminuzione del
patrimonio in caso di scarichi nelle due diverse tipologie.
Per le biblioteche dell’Università di Padova lo scarico patrimoniale effettivo avviene dopo le
necessarie approvazioni accademiche.
Campo da valorizzare nel caso di scarico per materiale presente in Aleph:
Come sempre in Task Manager sarà recuperabile il report inventariale che, in questo caso,
conterrà anche il calcolo dello scarico.
Attenzione: i record di copia del materiale presente in Aleph e scaricato, dovranno avere uno stato
di processo D. Le biblioteche potranno scegliere se tenere lo storico delle copie e lasciare i record
di copia nel gestionale, pur se non visibili in opac con questo lo stato di processo D; oppure
potranno decidere di eliminare del tutto i record di copia. In questo caso i record potranno venire
cancellati dai referenti per le Funzioni speciali se lo scarico riguarda poche unità, o si potrà
chiedere un intervento via help-desk per scarichi consistenti.
200
Campo da valorizzare nel caso di scarico per materiale presente in vecchi registri manuali:
In Task Manager sarà recuperabile il report inventariale che, in questo caso, conterrà anche il
calcolo dello scarico.
201
Estrazione dati/Copie
E’ possibile estrarre dati relativi alle copie tramite le procedure attivabili da:
Modulo Catalogazione o Modulo Circolazione > Menu > Servizi> Copie > Scheda recupero
dati (ret- adm-01)
Per l’attivazione delle procedure è richiesta una password Funzioni speciali o Responsabile di
biblioteca. Per la descrizione dettagliata della procedura si rinvia alla “Guida ai servizi di Aleph”.
Potranno essere impostati come filtro i seguenti parametri (elenco tratto dall’help in linea):












Filtro numero doc. ADM - Codice: numero doc. ADM
Puoi inserire un intervallo di valori. Inserisci il numero di partenza in colonna 1 e il numero
finale in colonna 2. Quando si recupera per il numero ADM , il numero deve essere lungo 9
caratteri ( inclusi gli zero iniziali).
Filtro Sottobiblioteca - Codice: Sottobiblioteca copia
Puoi recuperare copie appartenenti a particolari sottobiblioteche. Per fare ciò, inserisci fino
a cinque diversi codici di sottobiblioteche nelle colonne 1-5.
Filtro status copia - Codice: Status copia
Puoi recuperare record di copia che hanno status particolari. Per fare ciò inserisci fino a
cinque diversi codici di status nelle colonne 1-5.
Filtro status di processo - Codice: Status di processo della copia
Puoi recuperare record di copia che hanno particolari status di processo. Per fare ciò
inserisci fino a cinque diversi codici di status di processo (in maiuscolo) nelle colonne 1-5.
Nota: Per identificare uno status di processo vuoto usa ZZ
Filtro fondo - Codice: Fondo della copia
Puoi recuperare record di copia in base al fondo. Per far ciò, inserisci fino a cinque diversi
codici di fondo (in maiuscolo) nelle colonne 1-5.
Filtro ID magazzino remoto - Codice: ID magazzino remoto
Puoi recuperare record di copia in base all'ID magazzino remoto. Per far ciò inserisci fino a
cinque diversi ID magazzino remoto nelle colonne 1-5.
Filtro anno - Codice: anno copia
Per recuperare record in base al campo Anno, inserisci l'anno/i desiderato nelle colonne 15, ponendo un solo anno per ogni colonna. Inserisci anno nel formato yyyy, ad esempio,
2002.
Filtro descrizione - Codice: descrizione copia
Puoi recuperare record di copia in base al testo che compare nel campo Descrizione. Per
fare ciò, digita il testo che stai ricercando (fino a 20 caratteri di lunghezza) nelle colonne 15. Nota: Questo filtro e' sensibile al maiuscolo/minuscolo
Filtro Collocazione - Codici: Collocazione 1 o Collocazione 2
Puoi recuperare record di copia per i campi Collocazione e Collocazione 2 . Inserisci le
collocazioni desiderate nelle colonne 1-5. Se digiti una stringa parziale, il sistema
recupererà tutti i record la cui collocazione contiene la stringa inserita.
Nota: Questo filtro e' sensibile al maiuscolo/minuscolo
Filtro data inventario - Codice: data inventario
Puoi inserire un intervallo di date di inventario. Inserisci la data "da" in colonna 1 e la data
"a" in colonna 2.
Filtro numero di inventario - Codice: numero inventario
Puoi recuperare record di copia per un intervallo di numeri di inventario. Se esiste un
prefisso alfabetico, digitalo. Questo filtro e' sensibile al maiuscolo/minuscolo. Inserisci il
punto di partenza dell'intervallo in colonna1 e quello finale in colonna 2.
Filtro data apertura copia - Codice: Data apertura
Puoi recuperare record di copia per la loro data di apertura. Inserisci la data "da" in colonna
202






1 e la data "a" in colonna 2, nel formato yyyymmdd (Ed.: col 1: 20060401 e col.2:
20070331).
Filtro data aggiornamento copia - Codice: data aggiornamento
Puoi recuperare record di copia per la loro data di aggiornamento. Inserisci la data "da" in
colonna 1 e la data "a" in colonna 2, nel formato yyyymmdd (Ed.: col 1: 20060401 e col.2:
20070331).
Filtro numero prestito - Codice: N. dei prestiti
Questo filtro ti permette di recuperare record di copia in base al numero di volte la copia e'
stata data in prestito. Il filtro N. dei prestiti controlla per intervallo, tra il valore inserito nel
primo campo filtro e il valore inserito nel secondo filtro . Se nessun valore viene inserito nel
primo campo il default sarà 0, e per il secondo campo il suo default sarà 999.
Filtro tipo materiale - Codice: tipo materiale
Per recuperare record in base al tipo di materiale, inserisci nelle colonne 1-5 un tipo di
materiale valido in maiuscolo (ad esempio: BOOK; VIDEO; AUDIO; ISSUE, e così via).
Filtro catalogatore - Codice: Catalogatore
Puoi recuperare record per un catalogatore specifico (l'utente che ha creato la copia).
Inserisci il nome dell'utente catalogatore in maiuscolo.
Filtro statistiche copia - Codice: Statistiche
Questo e' un filtro a testo libero che ti permette di numerare le occorrenze di termini
specifici nelle Copie. Ad esempio, se vuoi sapere quante record di copia contengono la
parola "medicine", inserisci il termine "medicine" nel Filtro statistiche.
Filtro data arrivo - Codice: data arrivo
Puoi inserire un intervallo di date entro cui le copie sono arrivate. Inserisci la data "da" in
colonna 1 e la data "a" in colonna 2.
203
Domande frequenti/Copie
Come si assegna il prezzo di copertina?
Per assegnare il prezzo di copertina è necessario richiamare la scheda di copia dal modulo
Catalogazione. Solo da qui, infatti, il campo "Prezzo" risulta compilabile. Il prezzo va inserito in
euro e non è necessario arrotondare. Per il computo dei decimali va inserito il PUNTO, non la
virgola.
E' necessario che gli inventari relativi ad una fattura siano consecutivi?
No, non è necessario. Più persone, nell'ambito della stessa unità d'ordine, possono lavorare
contemporaneamente all'accessionamento. La funzione del buono di carico viene assolta dal
report inventariale, prodotto trimestralmente. ATTENZIONE! Nel report inventariale sia i numeri
che le date degli inventari dovranno rispettare correttamente la sequenza, pertanto, nel caso di
assegnazione errata di un inventario, dovrà essere inviata immediatamente una richiesta di
correzione al referente di Polo per le funzioni speciali.
Si possono inserire gli inventari manualmente, senza attivare il contatore?
Gli inventari della serie corrente vanno sempre inseriti utilizzando il contatore, mai manualmente,
altrimenti non compaiono nel registro d'ingresso. Per altre serie inventariali invece (es. di recupero
del pregresso, o per sistemare sequenze irregolari) gli inventari possono essere inseriti anche
manualmente. In questo caso è però necessario prestare molta attenzione perchè il sistema, in
questo campo, non effettua alcun controllo sull'univocità dei dati inseriti. Una volta digitato il
numero e aggiornato il record, non sarà possibile intervenire per correggerlo.
E' corretto creare un record di copia sul livello superiore di un'opera in più volumi?
No, perchè si otterrebbe una visualizzazione disomogenea in Opac ( dato che tutte le opere a più
livelli sono migrate da SBN senza la linea di copia).
204
Il Task Manager
Dal Task Manager è possibile recuperare le stampe, i file di dati, le procedure lanciate, ed è
presente in tutti i moduli di Aleph.
Con la versione 20 questo servizio è stato spostato sotto la relativa tab Amministrazione (o
Admin).
.
I file richiesti si recuperano posizionandosi su FileList. La finestra Task manager è divisa in due
pannelli. In quello superiore è elencato il nome dei file recuperati in locale e già lanciati, la data,
l’ora di inserimento e la dimensione.
Nel pannello inferiore il nome dei file in remoto, la data di immissione, l’ora e la dimensione.
Basta selezionare nel pannello inferiore il nome del file creato e cliccare sulla freccia per portarlo
sul pannello superiore. Si attiverà una finestra con il nome del file. Confermare cliccando su ok.
Se si vuole attribuire un nome diverso al ‘Nome del file locale’ inserire il nuovo nome e confermare.
Dopo aver confermato il file viene trasferito in locale e compare come primo della lista nel pannello
superiore.
Per lanciare la stampa selezionare il file e cliccare sul pulsante Stampa. Il report verrà visualizzato
come Anteprima e quindi potrà essere stampato. Nel menù in basso si può configurare come
lanciare la stampa.
205
Dal nodo [A] Log batch è possibile controllare lo stato delle proprie stampe o procedure sul
server in remoto, e cioè se sono in esecuzione o se sono concluse e quindi è possibile andare a
recuperarle in FileList.
Selezionando la propria stampa (guardare il campo Utente) e cliccando poi su Scheda servizi,
viene riproposta la scheda così come è stata compilata. Si possono così verificare eventuali errori
di paramentri della procedura lanciata.
Il tasto Vedi Printouts riporta invece al file nel nodo [J] FileList.
Dal nodo [Q] Coda Batch è possibile verificare quante stampe sono in coda in remoto per essere
processate.
206
Iter di lavoro
Invio dell’ordine
1. Controllare che ci sia un budget attivo
2. Controllare che in base sia presente il Fornitore (record globale + record locale)
 Se non è presente creare il nuovo fornitore (record globale + record locale)
3. Ricercare il titolo
 Se c’è recuperarlo e cliccare ORDINI
 Se non c’è effettuare la ricerca in Indice
 Se è presente in Indice recuperarlo, portarlo in Catalogazione, salvarlo in SBP01
e quindi effettuare l’ordine sul titolo recuperato
 Se il titolo non è presente né in SBP01 né in Indice crearlo tramite CIP
4. Selezionare la tipologia di ordine (M, S, O)
5. Compilare le schede dell’ordine
 Spuntare la casella “Crea record di copia” e selezionare il fondo (M, obbligatorio)
 Spuntare la casella solleciti batch (M, consigliato)
6. Inviare l’ordine
 Se si spedisce un solo ordine selezionare LE
 Cliccare INVIA
 Stampare l’ordine
 Se si spediscono n ordini a un fornitore selezionare LI
 Cliccare INVIA per ciascun ordine
 Dalla barra dei menu selezionare Servizi, Ordini e solleciti, Acq-14
 Compilare il form e cliccare Esegui.
 Dalla barra del menu selezionare Aleph, Task-Manager
 Selezionare il file e portarlo in locale (pannello in alto)
 Cliccare “Stampa”
7. Periodicamente lanciare la procedura per l’invio dei solleciti
All’ arrivo del materiale:
1. Richiamare l’ordine
2. Registrare l’arrivo
3. Registrare la fattura
 Se c’è un solo titolo in fattura si può procedere dall’ordine
 Se ci sono n titoli in fattura è necessario procedere dalla barra fatture
4. Registrare il pagamento per chiudere il processo (l’ordine assume lo status CLS e la copia
lo status SC)
5. Registrare i dati di copia
 Sovrascrivere il barcode
 Assegnare l’inventario
6. Assegnare il prezzo di copertina dal modulo catalogazione
7. Segnare sul libro i dati di barcode, ordine e inventario
207