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1 Danigest Trasporti 2015 GUIDA RAPIDA consigli pratici di utilizzo Versione 1.7.3 del 24/10/2015 www.danigest.it 2 Introduzione Gentile utente, ti ringrazio di aver preferito DaniGest per gestire la tua azienda, ti consiglio di leggere attentamente queste poche pagine, vi sono informazioni molto utili che ti permetteranno di usare al meglio tutte le funzioni del programma. Buona lettura e buon lavoro. Installazione della versione demo Dopo aver scaricato il file dgtsetup.zip da sito, alla pagina http://www.danigest.it/trasporti.html, scompattarlo ed eseguire il programma di dgtsetup.exe appariranno le schermate seguenti: 3 Nel caso il BDE è già presente nel computer apparirà anche la schermata seguente: 4 una volta avviato al posto delle intestazioni apparirà la scritta 'DANIGEST TRASPORTI - VERSIONE IN PROVA GRATUITA - 2015' ma il programma risulta completamente funzionante, puoi inserire il logo e i dati della tua azienda, puoi inserire senza limitazioni clienti, fornitori, autisti, camion e vettori, inserire i viaggi, e compilare fatture, Ddt e note credito. L'unica limitazione della versione di prova è che non potrai stampare su carta o inviare per mail la maggior parte dei documenti, che comunque potrai vedere in anteprima di stampa. Usa questa versione immettendo i tuoi dati, se il programma ti soddisfa e acquisti la versione a pagamento, non perderai il lavoro fatto. Il programma funziona correttamente anche con Windows Vista, e Windows 7 la sola differenza consiste nel settaggio che bisogna fare dopo aver installato il programma in modo che sia eseguito con i privilegi dell'amministratore. Il programma funziona anche in rete intallando la versione per la rete. Le versioni portatili La versione di prova e la versione a pagamento in monoutenza possono funzionare anche su una penna USB in cui è stata copiata o installata la cartellina con il programma e i dati. 5 Per iniziare Per seguire il programma cliccare sull' icona sul desktop o sull'eseguibile Demo_DanigesT.exe. Apparirà il pannello che vedi in copertina, il menù principale, con i pulsanti che permettono di accedere alle varie funzioni. Per inserire i dati della tua azienda conviene seguire un certo ordine, inizia con la configurazione quindi inserisci le banche, i clienti, le agenzie, i fornitori, i vettori, i camion, gli autisti, a questo punto puoi inserire i viaggi e successivamente emettere le fatture, note credito e registrare i documenti in entrata. Quando registrerai gli acquisti o emetterai fatture automaticamente verrà aggiornata la prima nota e le scadenze. Per iniziare occorre familiarizzare con alcuni componenti del programma che rendono facile e intuitivo il suo utilizzo. La figura seguente mostra la barra di navigazione. La barra di navigazione permette di muoversi tra i dati degli archivi e abilita la modifica, la cancellazione e la memorizzazione dei dati. Altro componente con cui prendere confidenza è la casella combinata, che puoi vedere nella figura seguente, essa permette di immettere un dato in un campo di una tabella scegliendolo da una lista collegata ad un'altra tabella. Per usare questo componente clicca sul triangolino a lato, si srotolerà una lista, seleziona un rigo e clicca, a questo punto la lista scompare e resta nella casella il rigo selezionato; se il dato che devi inserire non è presente nella lista devi modificarla cliccando sull'etichetta del campo o sul pulsante 'Configura' nella barra in alto. 6 Personalizzazione Per personalizzare il programma clicca sul pulsante 'Configura' nella barra in alto apparirà il form seguente. In questo form puoi inserire le tue preferenze, il logo e l'intestazione della ditta li puoi inserire cliccando sulla linguetta 'logo' nella scheda seguente: 7 Clienti Dal menù principale cliccando sul pulsante 'Clienti' si apre una schermata organizzata come un archivio a schede mobili con varie linguette sul bordo superiore. Per aggiungere un cliente occorre posizionarsi sulla prima scheda 'Anagrafica' e quindi cliccare sulla barra di navigazione sul tasto immettere tutti dati e poi memorizzare cliccando di nuovo sulla barra di navigazione sul pulsante I clienti non hanno un codice ma sono identificati dalla ragione sociale, a questo campo fanno riferimento tutti i 8 dati relativi al cliente, una volta memorizzato il cliente non sarà più possibile modificare la ragione sociale con la barra di navigazione. I clienti oltre alla sede legale possono avere anche vari indirizzi che posso inserire cliccando sulla linguetta 'Destinazioni'. Nella scheda 'Note' puoi scrivere liberamente appunti e notizie del cliente. Cliccando invece sulla linguetta 'Listino Viaggi' posso memorizzare i viaggi che abitualmente faccio per quel cliente e il prezzo stabilito; è importante inserire queste informazioni per velocizzare l'inserimento dei viaggi che farò per quel cliente. Cliccando sulla linguetta 'Fatture' si possono vedere tutte le fatture emesse a quel cliente. Cliccando sulla linguetta 'Scadenze' puoi avere per periodo la lista delle scadenze, le scadenze vengono generate in automatico quando emetti le fatture. Con la linguetta 'Dare/Avere' si accede alla griglia del dare-avere cliente, questa tabella viene aggiornata in automatico quando si emettono le fatture o le note di credito, quando incassi puoi aggiungere un rigo con la data, la descrizione, l'importo. Il programma, quando emetti una fattura ad un cliente, scrive il relativo importo che viene aggiunto nella colonna 'dare' e indica che il cliente deve dare l'importo della fattura, se incassi una fattura, il pagamento lo devi registrare nella scheda del cliente alla colonna 'avere' se ti pagano con assegni o tramite riba usa la colonna 'banca' e seleziona la banca in questo modo la stessa registrazione comparirà nel dare-avere della banca selezionata, in ogni rigo è possibile scrivere una descrizione di 80 caratteri cliccando sul triangolino del campo ci possono inserire le diciture più ricorrenti; ad ogni rigo è associato un campo note in cui puoi scrivere liberamente ogni informazione relativa a quel movimento ad esempio numero assegno e banca di emissione se si incassa un assegno. Tutti i righi che inserisci qui li ritrovi in prima nota, se un rigo non lo vuoi far comparire leva la spunta alla casella PN. Per ottenere il saldi aggiornati di cassa e banche devi cliccare sul pulsante in alto. Se hai già un archivio clienti puoi importare le informazioni di base con il tasto [importa da CSV] organizza il tuo archivio in un foglio elettronico in modo che abbia le seguenti colonne: DITTA, INDIRIZZO, CAP, CITTA, PROVINCIA, PI, CF, TEL, FAX, CELL1, CELL2, MAIL, NOTE; salva il tuo archivio nel formato CSV con i campi seperati dal punto e virgola e importalo cliccando sul tasto. Fornitori Dal menù principale cliccando sul pulsante 'Fornitori' si accede alla schermata dei fornitori, come per i clienti anche i fornitori non hanno un codice ma sono identificati dalla ragione sociale, una volta memorizzato il fornitore non sarà più possibile modificare la ragione sociale che è il campo a cui fanno riferimento tutti i dati relativi al fornitore. Anche per i fornitori abbiamo le linguette 'destinazioni', 'note', 'dare-avere', 'documenti' e 'listino' e il funzionamento è analogo a quello dei clienti. Se hai già un archivio fornitori puoi importare le informazioni di base con il tasto [importa da CSV] come per i clienti. 9 Banche Cliccando sul pulsante 'Banche' appare la schermata relativa. Per le banche si devono inserire i dati del conto, se abbiamo due c/c nelle stessa banca dobbiamo memorizzare due banche. Come per i clienti e i fornitori vi è la linguetta 'dare-avere' con cui controllare gli estratti conto della banca La sigla è la chiave principale Autisti Cliccando sul pulsante 'Autisti' appare la seguente schermata. 10 Vettori Cliccando sul pulsante 'Vettori' appare la schermata relativa. Da questa scermata potrai avere la lista dei viaggi che hai affidato a subvettori o padroncini e avrai il ricavo per periodo. Camion Cliccando sul pulsante 'Camion' appare la schermata relativa. La griglia delle scadenze serve a memorizzare le scadenze per quel camion; 11 se vi sono scadenze che stanno per scadere all'avvio del programma comparirà un avviso per ricordarla Viaggi Cliccando sul pulsante 'Viaggi' appare la schermata per gestire i viaggi. La chiave principale della tabella viaggi è il N°Viaggio che viene generato in automatico pertanto non vi saranno due viaggi con lo stesso numero. La schermata varia in base alla personalizzazione richiesta: Cliccando due volte sulla griglia apparira il form per cercare il listino viaggi dei clienti 12 Scegliendo il cliente dalla casella combinata in alto e cliccando due volte sul rigo si immette un nuovo rigo nel viaggio con i dati del listino . Fatture Per emettere una fattura dal menù principale clicca sul pulsante fatture si aprirà una finestra con l'ultima fattura emessa. Clicca sul pulsante della barra di navigazione, in automatico viene generato il progressivo e la data viene impostata, ora scegli il cliente dalla casella combinata, in automatico vengono riempiti i campi dell'indirizzo, delle modalità di pagamento e della banca d'appoggio, se occorre cambiare le modalità di pagamento o la banca d'appoggio per questa fattura clicca sulle caselle e scegli nelle liste che compariranno. Seleziona o immetti gli altri dati quindi passa alla griglia dei righi della fattura, facendo doppio clic si aprirà una finestra con i viaggi che sono stati fatti per quel cliente: è possibile operare in due modi cliccando due volte sui viaggi che vuoi inserire o selezionando un periodo nella casella combinata in alto e cliccando sul tasto carica in modo da caricare tutti i ddt del periodo, se per errore hai inserito un viaggio che non dovevi fatturare cancellalo col tasto meno, in questo modo il viaggio sarà di nuovo disponibile per la 13 fatturazione. Compilata in ogni sua parte, la fattura deve essere memorizzata usando il tasto apposito della barra di navigazione, con la memorizzazione vengono calcolati totali e le scadenze e viene registrata nel dare-avere dei clienti. A questo punto non resta che stampare. La fattura potrà essere stampata con o senza logo. Se si vuole spedire in automatico la fattura tramite posta elettronica spuntare la casellina e-mail in alto e cliccare sul pulsante stampa. Apparirà la schermata di anteprima in cui possiamo controllare se la fattura è ben compilata. Quindi cliccare sul pulsante stampa e chiudere la schermata di anteprima, verrà richiamato il programma PDFCreator per convertire la stampa in un file .pdf, quindi verrà aperto il programma di posta elettronica e preparato un messaggio di posta con l'indirizzo di posta del cliente e, in allegato, il file .pdf della fattura. Il file .pdf che viene allegato al messaggio è reperibile nella cartella temporanea indicata nella barra di stato in basso a destra. Perchè tutto funzioni occorre che sul computer sia installato PDFCreator 2.1.1 e un programma per la posta elettronica es. Tunderbird, Outlook o altro. Note credito Cliccando sul tasto 'Nota Credito' del menù principale si apre il form per compilare le note di credito, come al solito per emettere una nuova nota di credito occorre cliccare sul tasto della barra di navigazione, scegliere il cliente, compilare i righi e gli altri campi, memorizzare e stampare. Anche la nota di credito viene registrata nel dare-avere dei clienti. 14 Acquisti Dal menù principale, cliccando sul pulsante 'Acquisti' si apre la schermata per inserire i documenti di acquisto viene generato un numero di protocollo progressivo e viene calcolato in automatico i totali in base al riepilogo iva Riepilogo Clienti Partendo sempre dal menù principale, cliccando sul pulsante 'Riepilogo Clienti' si apre il form che ti permette di avere tutte le informazioni relative ai clienti: puoi avere la lista delle fatture emesse, dei ddt, delle note credito, la lista delle scadenze, la stampa delle riba da portare in banca, le griglie sono parzialmente editabili ad esempio puoi cambiare i valori della colonna 'pagata', se clicchi due volte sul numero fattura nelle griglie si apre il form delle fattura relativa, per il resto le schermate sono molto chiare e le stampe rispecchiano ciò che si vede sullo schermo, pertanto non sono necessarie ulteriori spiegazioni. Riepilogo Fornitori Dal menù principale, cliccando sul pulsante 'Riepilogo Fornitori' si apre la schermata relativa ai documenti ricevuti, puoi avere la lista dei documenti anche selezionando un periodo, ordinati per data protocollo o per ditta. Prima Nota Cliccando sul pulsante 'Primanota' del menù principale accedi alla schermata in cui puoi controllare ed editare tutti i movimenti contabili che 15 hai introdotto. Per ottenere il saldi aggiornati di cassa e cliccare sul pulsante in alto. banche devi Copie di sicurezza Le cause di perdita dei dati sono molteplici: rottura dell' HD, formattazione accidentale, virus, furto, incendio, cancellazione dolosa o inconsapevole di file, cartelle o record. Per cautelarsi da questi eventi occorre fare delle copie di sicurezza su supporti sicuri e riporle in luoghi sicuri, quando si chiude il programma appare la seguente finestra di dialogo: Ti consiglio di farla sempre preferibilmente su un supporto rimovibile da riporre in luogo sicuro, per farla occorre meno di un minuto, viene generata una cartellina di circa 10 MB nominata XX_AA_MM_DD_hh_mm in cui XX é l'alias o DGT per la versione demo, AA é l'anno corrente, MM è il mese corrente, DD è il giorno corrente, hh l'ora corrente, mm i minuti correnti. Aggiornamento Annuale Ad ogni fine anno viene rilasciata la versione aggiornata del programma con numerosi miglioramenti e vengono fornite le tabelle vuote per l'anno successivo. Per iniziare a lavorare nel nuovo anno bisogna archiviare l' anno trascorso, generare il DB per l'anno successivo e copiare i dati di clienti fornitori ecc.. dalle vecchie alle nuove tabelle per fare ciò utilizza il programma fornito con gli aggiornamenti seleziona quello che vuoi copiare e clicca sul tasto 'cancella' poi sul tasto 'copia' quando hai chiuso l'anno precedente puoi trasferire le partite aperte cliccando sul tasto 'trasferisci le partite aperte' . Stampe Per stampare i documenti occorre aver installato correttamente almeno una stampante. Per stampare in PDF e mandare in automatico i documenti tramite e-mail occorre intallare il programma PdfCreator vers. 2.1.1 (vedi sul sito) che crea una stampante virtuale: ogni volta che si desidera avere la stampa in formato .pdf basta selezionare la stampante PdfCreator e scegliere il formato e la directory di salvataggio. Per inviare le fatture automaticamente tramite mail occorre che sia installato un client di posta elettronica (Tunderbird o simile) quindi, prima di stampare, settare la casella mail sul form fattura, salvare la fattura in formato .pdf e chiudere l'anteprima di stampa, a questo punto apparirà la schermata del client di posta elettronica con in allegato la fattura e i campi già compilati, basta 16 aggiungere commenti, saluti e inviare. In alcuni casi le stampe non vanno a buon fine ciò a causa della lunghezza eccessiva del percorso della cartella tmp e temp per risolvere il problema occorre cambiare le variabili d'ambiente relative cliccando su Start>pannello di controllo>sistema appare una schermata con varie schede, clicca sulla linguetta 'avanzate' e quindi sul pulsante 'variabili d'ambiente' modifica i percorsi ad esempio setta a c:\temp e c:\tmp 17 Gli archivi e il BDE Gli archivi del programma in formato Paradox sono gestiti tramite il BDE (Borland Database Engine) che può essere raggiunto da Start>pannello di controllo. Il BDE gestisce il collegamento del programma con i dati. Ti consiglio di settare il BDE come nelle figure seguenti in modo da avere un accesso ai dati veloce e sicuro. Importantissimo settare LOCAL SHARE a TRUE. La versione in multiutenza del programma permette tramite il BDE di spostare le tabelle di lavoro anche su supporti diversi dalla directory dell'eseguibile In questo caso basta selezionare l'alias utilizzato e cambiarne il percorso (vedi la figura seguente). 18 Nel caso di installazione in rete si deve di nominare allo stesso modo sia PATH che NET DIR sul server e su tutti i client ad esempio: PATH \\server\e\danigest_2015\dati NET DIR \\server\e\ in cui server indica il nome del computer in rete che contiene le tabelle. prima di settare PATH e NET DIR verificare che il server e tutti i client vedano il percorso scrivendolo sulla casella degli indirizzi di esplora risorse. Problemi con le tabelle Con i settaggi giusti si evita che le tabelle possano corrompersi, ma questa evenienza si può verificare in alcuni rari casi, se il computer viene chiuso o resettato con il programma in esecuzione può accadere che il programma non si avvia e viene visualizzato un messaggio di errore. Usando il programma PDXRBD.exe (scaricabile dal sito) le tabelle verranno riparate e nel 99% dei casi il problema risolto. In alcuni rari casi, se compare il seguente messaggio di errore, occorrerà cancellare i file PARADOX.LCK e PDOXURS.LCK nella cartella delle tabelle e nella cartella dell'eseguibile. 19 Glossario Alias: nel BDE gli alias contengono informazioni essenziali per raggiungere e gestire appropriatamente i dati. Campo: l'informazione elementare di un database, vi si accede in generale con una casella di testo o una casella di una griglia. Chiave primaria: uno o più campi di riferimento che servono ad individuare univocamente un record. Database: un insieme organizzato di dati. Form: finestra in cui si possono editare, ad esempio, i record di una tabella. Record: una serie di campi, visualizzabile in una riga di una griglia. Tabella: una serie di record, visivamente tutta una griglia. Programma di posta elettronica : Programma che permette di inviare email senza accedere al sito del fornitore del servizio. Formato .Pdf : Formato di stampa che permette di avere un file facilmente leggibile da tutti. 20 Appendice Virgola nel tastierino numerico Se si è abituati ad utizzare il tastierino numerico della tastiera fa comodo avere al posto del punto la virgola, in modo da digitare velocemente le cifre decimali; per fare questo occorre cambiare il tipo di tastiera nel sistema operativo e scecliere la tastiera italiana 142. Da pannello di controllo > Paese e lingua > Tastiere e lingue > Cambia tastiere > Aggiungi …. Questa soluzione però sposta alcuni carattere ad es. il carattere @ viene spostato nel tasto Q. In alternativa sul sito si può scaricare un programma che genera la tastiera Danigest con la virgola al posto del punto nel tastierino numerico e con altri caratteri aggiunti e raggiungibili con [AltGr] e [Shift+AltGr] vedi le immagini in basso. Una volta generata la tastiera va scelta nel solito modo. Messaggi di errore Di seguito si riportano i messaggi di errore che possono verificarsi e i rimedi "Index is out of date" ($2F02) or "Blob has been modified" ($3302) Problem: A table has become corrupted. Solution: There are several known situations that can cause this to happen. Here are some of the more popular causes: 1) Set LOCAL SHARE to TRUE on all workstations. 2) Make sure the application sets the Session.PrivateDir property to a local directory 21 (not shared). 3) Make sure all workstations point to the same shared directory for the NET DIR setting (Session.NetFileDir). 4) Disable Opportunistic Locking on Windows NT/2000 workstations and file servers. Click here for more info. 5) If any system on the network is running Windows 95 and has an older version of VREDIR.VXD (4.00.1113 or 4.00.1114) update that workstation. Check out this MSKB article for an update to VREDIR.VXD. 6) Make sure your application properly closes all files before terminating. 7) Try making NetBEUI your default networking protocol on all workstations. To repair your tables, you can download the Borland Table Repair Utility and rebuild your tables. You can also repair your tables if you have a copy of Paradox installed by using its built-in Table Repair facility. Read Borland Technical Information Document TI3342 for more information about this error and its causes. "Directory is controlled by another .NET file" ($2C06) Problem #1: The application terminated abnormally and left .LCK and .NET files floating around. Solution #1: Close all BDE applications and search for and delete the following files at the file server and all workstations: PDOXUSRS.NET, PDOXUSRS.LCK, PARADOX.LCK Problem #2: Multiple workstations accessing the same table are referencing the NET DIR differently. Solution #2: The NET DIR (in BDEADMIN or your application's NetFileDir parameter) should be configured using the exact same path (only the drive letter may differ) to reference the NET DIR on all workstations. Using UNC for the path may help with consistency and thus help resolve this error. Read Borland Technical Article TI247B for more information about proper configuration of the BDE in a networked environment. "Table is Full" ($2507) Problem: A table has exceeded one of the internal BDE or Paradox file limits. Solution: You have probably hit the limit on the number of blocks that a Paradox table can contain (65535 blocks). In order to store additional records in the file, you'll need to increase the table's block size to allow each block to hold more records. Read this Borland Technical Information Document for more information about this error, its causes, and solutions. To read more about the limitations of Paradox files and the BDE, see Borland Technical Information Document TII59B "Insufficient memory for this operation" ($2501) Problem: Your application (or another BDE application) has exhausted the memory available to the BDE. Solution: 1) Close all BDE applications. 2) Find the program BDEADMIN.EXE. This is usually in a directory somewhere under "\Program Files\Borland...". 3) Run BDEADMIN.EXE and click on the Configuration tab. 4) There should be an item in the treeview on the left side called "Configuration". If it's not expanded, expand it. 5) Next, expand the System entry below it. Under System, select INIT. 6) In the right-side window, find the entry called "SHAREDMEMSIZE". Change this value to 4096. 7) Next, click on the word "Object" in the main window's menu bar, and select Apply. 8) Answer "OK" to the confirmation to "Save all edits...". You can now try to start your application again. If you still have trouble running the application and you are running Windows NT or Windows 2000, follow the same instructions above, but this time leave the SHAREDMEMSIZE property at 4096, and change the SHAREDMEMLOCATION property to "0x5BDE". Then apply the changes 22 as before, and retry your application. If you still receive the same error, try changing SHAREDMEMSIZE to 8192. If the error continues to persist, you can also try "0x6BDE" for SHAREDMEMLOCATION. If the error still continues to persist, you can also try other values for SHAREDMEMLOCATION. (See solution for error $210D below.) "Shared memory conflict ($210D) Problem: The BDE is trying to use a location in memory that is already in use by the operating system or another application. Solution: 1) Close all BDE applications. 2) Find the program BDEADMIN.EXE. This is usually in a directory somewhere under "\Program Files\Borland...". 3) Run BDEADMIN.EXE and click on the Configuration tab. 4) There should be an item in the treeview on the left side called "Configuration". If it's not expanded, expand it. 5) Next, expand the System entry below it. Under System, select INIT. 6) In the right-side window, find the entry called "SHAREDMEMLOCATION". Change this value to 5BDE. 7) Next, click on the word "Object" in the main window's menu bar, and select Apply. 8) Answer "OK" to the confirmation to "Save all edits...". Other values that may also help solve this issue on NT or Windows 2000 are: 1000, 7000, and 7F00. If none of these values resolve the issue, you may try 2000, 3000, 4000, etc. or any values in between the specified ranges below for each operating system: Windows 95/98: SHAREDMEMLOCATION = 9000 to FFFF Windows NT/2000: SHAREDMEMLOCATION = 1000 to 7F00 It has also been reported by some users that removing or disabling the driver for a sound card on Windows NT can resolve the issue as well, but normally just "relocating" the BDE's memory pool using the SHAREDMEMLOCATION setting will suffice. "Lock file has grown too large" ($2517) Problem: There are several causes for this error. Solution: The most common cause of this error is having the table you are accessing located in the same directory as the executable itself. Also set the NetFileDir and PrivateDir properties (of the Session object) to point to different directories. The PrivateDir property should be a directory on the local system's hard drive for maximum performance and stability. Read this Borland Technical Information Document for more information about this error, its causes, and solutions. "Merging the configuration file has failed" during installation using InstallShield Express Problem: The version of InstallShield Express is too old for the BDE version you are trying to install. Solution: If you are using an older version of Delphi (such as Delphi 3) but you have since updated your system to use BDE version 5.x, you must make some changes to your installation in order for it to work properly with older versions of InstallShield. Without these changes, you may see an error such as "Merging the configuration file has failed" during installation of your application. This occurs because the older versions of InstallShield do not recognize the proper required files for newer versions of the BDE. To resolve this error, add the files BANTAM.DLL, *.BTL, and CHARSET.CVB (found in your BDE directory) to the BDE/IDAPI group of your installation project in InstallShield Express. Also make sure that there are no other BDE applications running while installing your application. Finally, make certain that any existing copy of the IDAPI32.CFG file on the target system is not marked ReadOnly. For more information, see this Borland Support Article. 23