linee guida sull`uso dei tassi di cambio ri sui resoconti

IT—(414)
LINEE GUIDA SULL’USO DEI TASSI DI CAMBIO RI
SUI RESOCONTI SPESE
Rotary International rimborsa le spese utilizzando il tasso di cambio in vigore al momento in cui la spesa è avvenuta. I tassi
di cambio mensili del RI si trovano all’indirizzo: www.rotary.org/it (parola chiave: tassi di cambio). Dato che i tassi di cambio
tendono a fluttuare, i viaggiatori dovrebbero presentare i resoconti spese il prima possibile onde minimizzare il rischio delle
fluttuazioni del tasso di cambio.
I viaggiatori che preferiscono essere rimborsati con un tasso di cambio diverso da quello del RI sono tenuti a presentare
documentazione in grado di provare il tasso di cambio per le spese presentate. Il tipo più comune di documentazione è una
copia dell’estratto conto della carta di credito, come nell’esempio fornito sotto.
USO DEL TASSO RI
Rotariani/personale dovranno immettere il tasso di cambio valido sul resoconto spese per compilarlo debitamente. In caso di
assenza di tasso di cambio, verrà utilizzato il tasso di cambio del RI al momento della spesa.
AD ESEMPIO:
Un Rotariano statunitense ha speso 10.000 Yen (¥) durante un viaggio in Giappone a settembre, quando il tasso di cambio RI era ¥ 108 per 1 dollaro USA (totale equivalente a
92,60 USD). Il Rotariano presenta il suo resoconto spese a dicembre, quando il tasso di cambio è di ¥ 96 per 1 dollaro (totale equivalente a 104,20 USD). Tuttavia, il Rotariano
non ha presentato la dovuta documentazione per convalidare il tasso di cambio diverso da quello del RI, pertanto il Rotary rimborsa 92,60 USD utilizzando il tasso RI di
settembre.
USO DI UN TASSO DIVERSO DA QUELLO DEL RI
Se un viaggiatore presenta la necessaria documentazione con il resoconto spese per provare il tasso di cambio effettivo pagato
con la carta di credito, potrà essere rimborsato con un tasso di cambio diverso da quello del RI.
AD ESEMPIO:
Un Rotariano olandese spende 1.000 USD per un viaggio negli Stati Uniti ad agosto, quando il tasso di cambio RI era di €0,64 = 1 USD (equivalente a €640). Quando il
Rotariano presenta il resoconto spese, allega l’estratto conto della sua carta di credito, che mostra i 1.000 USD addebitati per €692,10 (vedi il seguente esempio). In base
alla documentazione presentata, il Rotary rimborserà l’importo della spesa sostenuta (ad es., €692,10 addebitati dalla banca della carta di credito), poiché il viaggiatore ha
dimostrato l’uso di un tasso di cambio diverso da quello del RI.
Nota Bene: Cancellare qualsiasi informazione
non inerente al tasso di cambio della spesa,
lasciando solo quelle pertinenti (ad es.:
importi, nome fornitore, data e il proprio
nome).
TASSO DI CAMBIO NON APPLICABILE
I tassi di cambio non sono validi per le spese
avute nel proprio Paese di residenza.
AD ESEMPIO:
Un Rotariano sud-africano spende 1.000 Rand sud-africani
(R) mentre viaggia in Sud Africa a luglio, quando il tasso di
cambio RI era di 1 USD per R 7,60. Il Rotariano presenta il
resoconto spese ad ottobre, quando il tasso di cambio era
di 1 USD = R 8. Il Rotary rimborserà R 1.000 al viaggiatore
poiché le spese sono avvenute in Sud Africa.
ANNOTAZIONE SU COME USARE TASSI DI CAMBIO
I tassi di cambio RI possono essere in USD o nell’equivalente dell’ammontare in USD. Ad esempio, il tasso di cambio 2008 per la
Lira Sterlina (£) era di £0,60 = 1 USD e £1 = 1,67 USD. La spesa di £100 va calcolata dividendo 100 per 0,60 o moltiplicando £100
per 1,67 per ottenere l’equivalente di 166,67. Il Resoconto spese Rotary utilizza la formula della valuta per USD. Usando le cifre
di questo esempio, il viaggiatore deve immettere 0,60 nel campo del tasso di cambio sul resoconto spese.