0_chiarimenti archiviazione

Sede Legale: Via Conca N. 71 - Torrette 60126 Ancona It - Codice Fiscale e Partita IVA: 01464630423
Procedura aperta per l’affidamento del servizio di
Ritiro, catalogazione, custodia e gestione
dell’archivio di deposito
CIG 46783719DF
CHIARIMENTI
(questo file, che verrà aggiornato periodicamente fino al giorno 30/11/2012, in base alle richieste pervenute
entro le ore 13,00 del giorno 27/11/2012, dovrà essere scaricato, stampato e sottoscritto nella versione
definitiva e allegato alla documentazione amministrativa come indicato al punto 9.3 del Disciplinare di gara)
Pubblicato il 13/11/2012
Domanda:
poter effettuare un sopralluogo per
prendere visione delle sedi dove
dovrà essere ritirato il materiale
archivistico
Risposta:
per questa gara non viene previsto il sopralluogo in quanto:
- il gestore dovrà ritirare il nuovo materiale da archiviare
in un unico punto al pianterreno della struttura
ospedaliera sita a Torrette di Ancona, in via Conca 71,
con accesso diretto dalla sede stradale;
- l’archivio di deposito già costituito è presso il gestore
Plurima S.p.A. a Corciano di Perugia e verrà
predisposto a bocca d’archivio per il ritiro e la presa in
consegna da parte del nuovo gestore.
I concorrenti che volessero comunque prendere visione del
punto di ritiro presso l’Ospedale di Torrette possono inviare
richiesta via fax al n. 071.5963547
Pubblicato il 14/11/2012
Domanda:
se il triennio da prendere in esame
per il requisito di capacità tecnica e
professionale è dal 06/11/2009 al
05/11/2012
Risposta:
l’art. 6.2.2. del disciplinare di gara dispone “nel triennio
antecedente la data di pubblicazione del presente bando”
per cui si conferma che il triennio è dal 06/11/2009 al
05/11/2012
Pubblicato il 19/11/2012
Domanda:
punto 6.2.2 del disciplinare di gara –
se il fatturato annuale richiesto
debba essere conseguito fornendo
servizio analogo obbligatoriamente
presso un’Azienda od Ente a
carattere sanitario oppure anche
presso aziende private o Enti
pubblici di altra natura
Domanda:
conoscere le dimensioni ed il
numero delle scatole utilizzate
dall’attuale fornitore e le modalità di
conteggio dei metri lineari gestiti
Risposta:
per “servizio analogo” si intende servizio di archiviazione
indipendentemente dal committente.
Risposta:
i contenitori utilizzati dall’attuale fornitore hanno i seguenti
formati:
contenitore aperto: cm 58 x 41 x h28
contenitore chiuso: cm 40 x 30 x h33
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dall’attuale fornitore
Domanda:
mettere in relazione il lato corto del
contenitore al conteggio dei metri
lineari significa obbligare le aziende
partecipanti ad utilizzare contenitori
di una determinata dimensione se
non si vuole perdere in metratura
Domanda:
chi dovrà posizionare le cassette
d’archivio nei contenitori, personale
della
stazione
appaltante
o
personale della ditta aggiudicataria?
Domanda:
art. 2 Capitolato d’oneri – gestione
dei documenti - per estrazione copie
intendete che l’aggiudicatario dovrà
estrarre dalla cartella una parte di
essa, copiarla ed inviarla con una
delle modalità prevista all’art. 2
Recapito documenti?
Domanda:
art. 2 Capitolato d’oneri – attività di
scarto – a che annualità si
riferiscono le lastre radiografiche
depositate presso l’attuale fornitore
Domanda:
art. 8 Capitolato d’oneri – è possibile
avere indicazioni circa il numero
presunto di recapiti che potrebbero
rendersi necessari per ognuna delle
diverse modalità richieste?
solamente per alcuni reparti vengono utilizzati contenitori
aperti con di formato cm 58 x 37 x h28
Risposta:
All’art. 2 del Capitolato d’oneri – materiale per la
conservazione dei documenti – per l’archiviazione di nuovo
materiale, vengono indicate le caratteristiche delle cassette
d’archivio da fornire (simili a quelle attualmente in uso),
mentre per i contenitori nei quali posizionare le cassette e le
scaffalature, si lascia libertà di offerta con l’avvertenza della
compatibilità al fine di evitare spazi vuoti residui; tale
compatibilità sarà oggetto di valutazione.
Risposta:
si conferma quanto indicato all’art. 11 del Capitolato d’oneri
“la nuova documentazione …… sarà consegnata
all’aggiudicatario già inserita nelle apposite cassette
d’archivio e posta nei contenitori entrambi forniti
dall’aggiudicatario”
Risposta:
l’aggiudicatario dovrà provvedere ad estrarre il documento
richiesto ed a trasmetterlo alla Stazione appaltante secondo
le modalità previste dal capitolato.
La fotocopiatura dei documenti verrà effettuata dalla
Stazione Appaltante.
Risposta:
è in corso lo scarto delle lastre datate 2001 e ante, per cui
alla data di aggiudicazione della presente gara è ipotizzabile
che le lastre archiviate siano datate dall’anno 2002 in avanti.
Risposta:
no, in quanto il numero dei recapiti è indipendente dalla
volontà di questa azienda, ma dalle richieste dei pazienti,
dalle esigenze del personale medico e del personale
universitario.
Pubblicato il 20/11/2012
Domanda:
prendere visione di una o più
immagini fotografiche della cassetta
d’archivio che dovrà essere fornita
Risposta:
v. immagini che seguono
RETTIFICA CARATTERISTICHE
con riferimento alle caratteristiche delle cassette d’archivio
attualmente in uso indicate all’art. 2 del Capitolato d’oneri –
materiale per la conservazione dei documenti – si rettifica
come segue:
cassetta per archivio con i 2 fondi in compensato da mm. 6 e
le restanti parti in cartone pressato da mm. 3, chiusura a 2
lacci in tela e dimensioni: profondità mm. 300 e altezza mm.
370 spessore mm. 150
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Domanda:
su che lato delle scatole utilizzate
dalla ditta Plurima sono stati
conteggiati i 19.880 ml dell’archivio
attuale
Domanda:
art. 1 Capitolato d’oneri – si chiede
se i contenitori ignifughi necessitino
per gli incrementi di tutti i tipi di
documenti o solamente per alcuni di
essi.
Risposta:
sul lato lungo dei contenitori utilizzati dall’attuale fornitore le
cui misure sono state indicate nel chiarimento pubblicato il
19/11/2012.
Risposta:
tutti i contenitori forniti devono essere ignifughi.
>>> VEDI NUOVO CHIARIMENTO PUBBLICATO <<<
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Pubblicato il 29/11/2012
RETTIFICA
Si rettificano come segue gli art. 15 e 20 del Capitolato d’oneri
Art. 15 Capitolato d’oneri (pag. 18) - l’VIII capoverso viene modificato come evidenziato in giallo:
Al riguardo, precisando che, in ogni caso, i metri lineari che saranno riconosciuti per il pagamento
del servizio, si riferiranno allo spazio occupato (dai contenitori) dalle cassette d’archivio misurato
sul lato più corto (del contenitore stesso) delle cassette d’archivio stesse moltiplicato per il numero
(dei contenitori consegnati) delle cassette d’archivio consegnate, e non alla lunghezza delle
scaffalature occupate; si invita i concorrenti ad offrire cassette d’archivio, contenitori e scaffalature
compatibili per misura fra loro.
Art. 20 Capitolato d’oneri (pag. 24) – il III capoverso viene modificato come evidenziato in giallo:
La Azienda Ospedaliera liquiderà i corrispettivi sulla base dei metri lineari effettivamente gestiti
(come presenti al giorno 30 del mese), che dovranno essere calcolati con riferimento allo spazio
effettivamente occupato (dai contenitori) dalle cassette d’archivio misurato sul lato più corto (del
contenitore stesso) delle cassette d’archivio stesse moltiplicato per il numero (dei contenitori
consegnati) delle cassette d’archivio consegnate, (i) le quali a seguito delle operazioni di scarto o dei
successivi conferimenti, possono presentare variazioni in diminuzione o in aumento rispetto a
quanto previsto.
Chiarimento su CONTENITORI
IGNIFUGHI
Domanda:
art. 1 Capitolato d’oneri – quando si
parla
di
contenitori
ignifughi
vorremmo sapere quanto deve
essere la resistenza al fuoco minima
accettata.
Domanda:
art. 2 Capitolato d’oneri – si chiede di
conoscere se i contenitori nei quali
verrà consegnata la documentazione
già archiviata presso ditta terza sono
ignifughi
Risposta:
l’intenzione dell’Amministrazione è quella di avere
disponibilità di contenitori di particolare resistenza al fuoco e
all’acqua.
Al riguardo si segnala che quelli attualmente in uso sono in
cartone KSTSK/29595/RC.
Saranno quindi accettate soluzioni tali da garantire quanto
sopra chiarito.
Domanda:
le cassette d’archivio (300x370x150)
devono esser inserite nelle scatole
(contenitori) d’archivio ignifughi o
possono
essere
archiviate
singolarmente?
Domanda:
art. 2 Capitolato d’oneri – si chiede
se possibile di quantificare la
documentazione
che
verrà
consegnata all’aggiudicatario “sfusa”
da reinserire nelle cartelle di
riferimento già archiviate.
Risposta:
si conferma che le cassette d’archivio dovranno essere
conservate negli appositi contenitori richiesti.
Risposta:
come indicato all’art. 2 – inserimenti successivi – trattasi di
attività sporadica e pertanto con quantificabile.
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Domanda:
art. 2 Capitolato d’oneri – inserimenti
successivi – si chiede una stima
della documentazione da inserire
successivamente alla consegna del
documento originale e delle cartelle
cliniche da inserire cronologicamente
fra i documenti archiviati e se tale
documentazione è la stessa di cui si
parla nel paragrafo “Gestione della
documentazione archiviata” art. 2
come “documentazione sfusa”
Domanda:
art. 2 Capitolato d’oneri – si chiede
se le informazioni contenute nel
sistema di registrazione delle cartelle
cliniche che dovranno essere
disponibili per la ricerca basata sul
paziente, riguardano tutte le cartelle
cliniche, ossia sia quelle custodite
presso l’attuale gestore sia quelle di
nuova produzione.
Domanda:
art. 2 Capitolato d’oneri – si chiede
conferma
che
presso
questa
Azienda Ospedaliera è già in uso un
massimario di scarto.
Domanda:
art. 11 Capitolato d’oneri –
si chiede conferma che con “idonea
campionatura” è richiesto alla ditta
partecipante di inserire nell’offerta
tecnica una descrizione dettagliata
delle cassette d’archivio e dei
contenitori forniti.
Si
chiede
se
per
“idonea
campionatura” si intende una
descrizione con fotografie o un
esemplare
delle
cassette
e/o
contenitori.
Si
chiede
se
tale
“idonea
campionatura” deve essere inserita
nella “Busta B – offerta tecnica”
oppure in altra busta sigillata
Domanda:
art. 15 Capitolato d’oneri – si chiede
conferma che per “versione identica
al cartaceo” si intende copia digitale
dell’originale cartaceo del progetto
tecnico siglato in ogni pagina e
sottoscritto all’ultima pagina, con
firma per esteso e leggibile, dal
legale rappresentante.
Domanda:
conoscere
la
consistenza
di
ciascuna tipologia di contenitori
utilizzati dall’attuale fornitore
Domanda:
conoscere il numero di cartelle
Risposta:
Gli inserimenti successivi possono riguardare sia nuova
documentazione da inserire cronologicamente fra documenti
già archiviati che documentazione “sfusa”, di cui al paragrafo
“Gestione della documentazione archiviata”, relativa a
completamento di documentazione già archiviata.
In ordine alla quantificazione, come da risposta precedente,
si conferma che trattasi di attività sporadica e pertanto non
quantificabile.
Risposta:
si conferma che tali informazioni dovranno essere disponibili
per tutte le cartelle cliniche archiviate.
Risposta:
si conferma.
Risposta:
la richiesta di “idonea campionatura” di cui all’art. 11 del
Capitolato,
può
essere
soddisfatta
mediante
la
presentazione di fotografia e scheda tecnica delle
cassette/contenitori offerti – tale documentazione dovrà
essere inserita nella “Busta B – offerta tecnica”.
Si ricorda che in ogni caso nel progetto tecnico dovranno
essere dettagliate le caratteristiche di tali prodotti, come
richiesto dall’art. 15 del Capitolato d’oneri, anche con
eventuali rimandi alle schede tecniche presentate.
L’Amministrazione in sede di valutazione delle offerte si
riserva comunque la possibilità di chiedere la presentazione
degli esemplari dei prodotti offerti.
Risposta:
si conferma.
Risposta:
I dati disponibili sono quelli indicati nel Capitolato d’oneri e
nei chiarimenti già pubblicati.
Risposta:
si comunicano i seguenti dati di ricovero dell’anno 2011:
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cliniche che mediamente vengono
prodotte in un anno e il numero
medio di facciate di cui è composta
una cartella clinica
Domanda:
art. 2 Capitolato d’oneri – documenti
di nuova produzione – si chiede se
questa
Azienda
metterà
a
disposizione
un
flusso
dati
informativo
(es.
SDO
scheda
dimissioni ospedaliera). In caso
affermativo si chiede di riceverne
copia campione o conoscere i campi
che vengono valorizzati.
Domanda:
sapere se sul frontespizio della
cartella clinica è presente un
barcode
relativo
al
numero
nosologico.
Domanda:
art. 16 del Capitolato d’oneri – si
chiede conferma che la tariffa a
metro lineare per lo scarto d’archivio
non deve essere inclusa nella tariffa
di cui ai punti a) e b) dell’art. 16.
Domanda:
art. 8 del Capitolato d’oneri –
consegna documenti su supporto
digitale (CD, DVD, …)– si chiede di
conoscere le tipologie documentali
che devono essere consegnate su
tali supporti, le consistenze annue e
la periodicità delle consegne
Domanda:
si chiede conferma che il formato dei
fogli
che
compongono
la
documentazione cartacea (sanitaria
e non sanitaria) è A4; in caso
contrario si chiede di specificarne i
formati
Domanda:
pag. 5 del Capitolato, paragrafo
“documentazione presente nelle sedi
dell’Azienda
Ospedaliera,
4°
capoverso, si chiede a cosa si fa
riferimento con “successivo punto G”
Domanda:
in relazione alla documentazione
amministrativa si chiede di sapere se
le informazioni utili ai fini dei controlli
(prefettura, cancelleria fallimentare,
agenzia Entrate, ecc.) costituiscono
parte dell’Allegato A (dichiarazione
relativa ai requisiti di ordine
generale)
Domanda:
se sia necessario inserire nella
Busta
A
“Documentazione
-
n. Dimessi in Degenza Ordinaria: 37.388
n. Cicli in Day Hospital: 14.629
Il dato sul numero medio di facciate non è disponibile.
Risposta:
l’attività richiesta non è prevista per questa gara.
Risposta:
no.
Risposta:
si conferma.
Risposta:
La richiesta di consegna dei documenti in questo formato
avviene sporadicamente e, pertanto, non è quantificabile.
Risposta:
il formato della documentazione da archiviare può variare in
funzione delle esigenze della stazione appaltante e,
pertanto, non è possibile specificarne i formati.
Risposta:
trattasi di refuso di stampa: il testo “come indicato al
successivo punto G” viene corretto come segue “come
indicato ai successivi punti”
Risposta:
si conferma
Risposta:
si conferma, ricordando che per il DUVRI deve anche essere
compilata e sottoscritta la sezione 3.
Sede Legale: Via Conca, 71 – 60126 Torrette di Ancona – Partita IVA 01464630423
amministrativa” 2 originali dell’intero
documento
DUVRI
entrambi
sottoscritti dall’impresa a pag. 3 e 2
originali dell’intero documento NOTA
INFORMATIVA entrambi sottoscritti
dall’impresa a pag. 11
Domanda:
il numero medio giornaliero di
pedane (pedane/giorno) messe a
disposizione dall’attuale fornitore
all’impresa aggiudicataria. A questo
proposito
si
ricorda
che
la
produttività dell’attuale fornitore e
l’area messa a disposizione per
l’attività di spunta dovranno essere
tali da garantire il rispetto, da parte
dell’impresa aggiudicataria, delle
tempistiche di svolgimento del
servizio richieste dall’Azienda nel
capitolato d’oneri
Domanda:
il tipo di automezzi con cui sarà
possibile
accedere
nei
locali
dell’Azienda (es. automezzi di tipo
“furgone”, con capienza pari a circa
80 scatole)
Domanda:
se presso l’Azienda sono presenti
spazi idonei alla sosta degli
automezzi durante la fase di presa in
carico della documentazione e se
per accedere a suddetti spazi è
necessario l’ottenimento di particolari
autorizzazioni
Domanda:
se è possibile far sostare la
documentazione al piano di carico o
nelle vicinanze per tutto il tempo
necessario al carico della stessa
sugli automezzi
Domanda:
se è possibile utilizzare ascensori
e/o montacarichi per il ritiro della
documentazione ai piani
Domanda:
la quantità media quindicinale di
scatole e/o faldoni oggetto di ritiro
presso
le
sedi
dell’Azienda
Ospedaliera
Domanda:
qual è l’unità archivistica di
riferimento (unità di descrizione),
intesa come la minima unità oggetto
di inventariazione (es. singola
cartella clinica, singolo faldone,
singola scatola)
Domanda:
Risposta:
nel capitolato sono stati previsti tempi adeguati per la presa
in carico da parte del nuovo aggiudicatario dell’archivio
gestito dall’attuale fornitore; in ogni caso saranno addebitati
al nuovo aggiudicatario solo i ritardi allo stesso imputabili.
Risposta:
si conferma che è possibile accedere con il mezzo indicato
Risposta:
si conferma che sono presenti spazi idonei e che verrà
rilasciato all’aggiudicatario il permesso per l’accesso con i
propri mezzi al piazzale di carico
Risposta:
non si ritiene necessaria l’attività indicata in quanto il punto
di prelievo del materiale presso la Stazione appaltante è al
piano terra adiacente al piazzale di carico.
Risposta:
come già chiarito il ritiro avverrà in un unico punto al piano
terra adiacente al piazzale di carico.
Risposta:
sono stimabili ca. 100-120 scatole d’archivio ogni 15 giorni.
Risposta:
la singola cartella clinica e, per l’altra documentazione verrà
indicato alla consegna.
Risposta:
Sede Legale: Via Conca, 71 – 60126 Torrette di Ancona – Partita IVA 01464630423
la quantità media quindicinale di
unità
archivistiche
(unità
di
descrizione) che saranno oggetto di
inventariazione da parte dell’impresa
aggiudicataria
Domanda:
se per ciascun lotto di ritiro l’Azienda
consegnerà
all’impresa
aggiudicataria
un
elenco
di
consistenza della documentazione
oggetto di ritiro. Se si, si chiede di
specificarne:
a) il formato (es. solo cartaceo, solo
digitale, cartaceo e digitale)
b) le
informazioni
presenti
nell’elenco
(es.
identificativo
scatola, estremi numerici, estremi
cronologici,
descrizione
contenuto scatola, etc.) e se
queste informazioni rispetteranno
l’ordinamento
fisico
della
documentazione oggetto di presa
in carico (es. scatola n. 1 – da n.
1 a n. 10; scatola n. 2 – da n. 11
a n. 20; etc.)
c) in caso di formato digitale (es. file
excel, access, etc.), le modalità
con cui tale elenco sarà messo a
disposizione
dell’impresa
aggiudicataria (es. in formato
.XLS su DVD contestualmente al
singolo ritiro)
d) sempre in caso di formato digitale
(es. file excel, access, etc.), se
l’impresa aggiudicataria dovrà
effettuare la normalizzazione del
database, al fine di importarlo nel
proprio sistema informatico di
gestione archivio
Domanda:
se l’elenco di consistenza riporta i
record corrispondenti alle singole
unità archivistiche (es. singola
cartella clinica) associati ad un
elemento di identificazione univoco
della stessa (es. codice reparto,
anno, n. di cartella)
Domanda:
quali sono i campi presenti
nell’elenco di consistenza (es. per le
cartelle cliniche: anno, n. di cartella,
reparto, cognome, nome, data di
nascita, data di ricovero, scatola). Si
ricorda che la presenza degli
“estremi cronologici” è necessaria al
fine di procedere all’elaborazione
della proposta di scarto sulla base
del Massimario dell’Azienda, nonché
alla costituzione della sezione
quota parte delle ca 52000 c.c. prodotte annualmente (v.
indicazione sul n. ricoveri anno 2011 già fornita).
Risposta:
sono
pubblicati
e
scaricabili
da
questo
sito
www.ospedaliriuniti.marche.it i modelli con i quali viene
consegnata la documentazione all’attuale aggiudicatario.
Risposta:
v. risposta precedente
Risposta:
v. risposta precedente
Sede Legale: Via Conca, 71 – 60126 Torrette di Ancona – Partita IVA 01464630423
separata dell’archivio storico
Domanda:
qualora non sia disponibile l’elenco
di consistenza della documentazione
oggetto di ritiro o qualora l’elenco sia
disponibile solo in formato cartaceo,
si chiede di specificare:
a) quali
sono
le
chiavi
di
classificazione della singola unità
d’archivio
(es.
anno,
tipo
documento, oggetto, da numero,
a numero, etc.) e se le stesse
sono sempre riportate all’esterno
(es. copertina cartella clinica,
dorso del faldone e/o coperchio
della scatola) della singola unità
d’archivio oppure se devono
essere reperite al suo interno
b) il numero medio di caratteri
alfanumerici che compongono le
chiavi di classificazione da
digitare per ciascuna unità
d’archivio (es. max 60 digit per
unità archivistica).
Domanda:
quali sono i dati utilizzati dal
personale dell’Azienda per effettuare
le richieste di consultazione della
documentazione (es. per le cartelle
cliniche: anno, n. di cartella, reparto)
Domanda:
il volume annuale, in termini di metri
lineari, di documentazione che sarà
oggetto di scarto annuale
Domanda:
il volume, in termini di metri lineari, di
documentazione che sarà oggetto di
scarto iniziale
Risposta:
v. risposta precedente
Risposta:
sono
pubblicati
e
scaricabili
da
questo
sito
www.ospedaliriuniti.marche.it i modelli con i quali viene
richiesta la consegna di documentazione all’attuale
aggiudicatario.
Risposta:
ad oggi l’Amministrazione non è in grado di fornire la
quantificazione richiesta.
Risposta:
ad oggi l’Amministrazione non è in grado di fornire la
quantificazione richiesta.
Pubblicato il 30/11/2012
Domanda:
artt. 2 e 11 Capitolato d’oneri – si
chiede di conoscere se verrà
rilasciato
all’eventuale
nuovo
aggiudicatario il data base di
indicizzazione e classificazione. In
caso affermativo si chiede di
riceverne
copia
campione
o
conoscere i campi che vengono
valorizzati
Risposta:
il data base relativo ai documenti già archiviati avrà i
seguenti campi:
• Ospedale
• entrata
• eventuali trasferimenti
• uscita
• cognome
• nome
• sesso
• codice fiscale
• luogo e data di nascita
• posizione archivistica (fisica) dei documenti e di ogni
singola unità di archiviazione
• stato di consultazione
• coordinate per la ricerca
Sede Legale: Via Conca, 71 – 60126 Torrette di Ancona – Partita IVA 01464630423
Domanda:
art. 2 Capitolato d’oneri – si chiede di
conoscere le dimensioni degli inclusi
di paraffina, delle lastre radiografiche
e dei vetrini
Domanda:
il tipo di automezzi con cui sarà
possibile
accedere
nei
locali
dell’attuale fornitore (es. automezzi
di tipo “autotreno centinato”, con
capienza pari ad almeno 30 pedane)
Domanda:
se saranno messi a disposizione
dell’impresa aggiudicataria adeguati
mezzi di sollevamento utili per il
carico della documentazione sugli
automezzi
Domanda:
relativamente alle distinte fornite
dall’attuale fornitore, se l’unità di
descrizione riportata sugli elenchi di
consistenza, e quindi oggetto di
spunta, è rappresentata dalla
“singola scatola” posizionata sulla
pedana
Domanda:
il quantitativo di unità di descrizione
oggetto
di
spunta,
tramite
compilazione
Domanda:
il numero medio giornaliero di
pedane (pedane/giorno) messe a
disposizione dall’attuale fornitore
all’impresa aggiudicataria
Domanda:
il formato con cui verranno rilasciati
gli elenchi di consistenza prodotti
dall’attuale fornitore in fase di ritiro
della documentazione, vale a dire:
solo cartaceo, solo digitale (es. file
excel, access, etc.), cartaceo e
digitale
Domanda:
quali
saranno
le
informazioni
riportate negli elenchi di consistenza
consegnati
dall’attuale
fornitore
all’aggiudicatario per ciascun lotto di
ritiro (es. identificativo pedana,
identificativo scatola, descrizione
contenuto scatola, etc.), al fine di
poter
garantire
l’evasione
di
eventuali richieste di consultazione
durante le attività di trasferimento
Risposta:
- vetrino istologico
cm. 7,6 x 2,6 x spessore mm 1
- modulo a 14 cassetti per vetrino istologico
cm. h 14,5 l 48 p. 50 (metallico)
- blocchetto istologico
cm. 4,2 x 2,8 x spessore mm 1
- modulo a 2 cassetti per blocchetto istologico
cm. h 10 l 24 p. 31,5 (in plastica)
- lastre radiografiche (attualmente solo Radioterapia)
bustoni cm. h 46 l 45,5
Risposta:
Sarà possibile accedere ai locali dell’attuale fornitore
mediante automezzo “bilico” con capienza di 30 bancali.
Risposta:
questa attività non è prevista.
Risposta:
si, tranne rare e motivate eccezioni.
Risposta:
quesito non chiaro, impossibile fornire risposta.
Risposta:
Saranno messi a disposizione 30 bancali al giorno.
Risposta:
Gli elenchi di consistenza saranno rilasciati in formato
digitale su files excel.
Risposta:
Le informazioni contenute negli elenchi di consistenza
saranno:
- identificativo bancale
- identificativo scatola
- Unità Operativa
- Classe
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della documentazione
Domanda:
se per ciascun lotto di ritiro le
informazioni riportate negli elenchi di
consistenza
rispetteranno
l’ordinamento fisico delle scatole
oggetto di presa in carico (es.
pedana n. 1 – da scatola 1 a scatola
10; pedana n. 2 – da scatola 11 a
scatola 20; etc.)
Domanda:
quali sono le specifiche tecniche del
sistema informatico ospedaliero e
per le quali si deve garantire
completa compatibilità e connettività
Domanda:
qual è l’unità archivistica di
riferimento (unità di descrizione),
intesa come la minima unità oggetto
di inventariazione (es. singola
scatola). Da quanto indicato si è
infatti
preso
atto
che
la
documentazione è conservata in
modi differenti, quali ad esempio:
faldoni/cassette
d’archivio
e/o
contenitori
Domanda:
qual è l’attuale collocazione dei
faldoni (es.: posizionati in scatole cm
40x30x33 o sfusi su scaffale)
Domanda:
il quantitativo di unità archivistiche
(unità di descrizione) che saranno
oggetto di inventariazione da parte
dell’impresa aggiudicataria,
Domanda:
se su ciascuna unità archivistica è
applicata un’etichetta con codice a
barre contenente un identificativo
univoco (chiave univoca). Se si, si
chiede di specificare se quest’ultima
è leggibile con un lettore ottico.
Qualora
non
sia
presente
Risposta:
si, compatibilmente con l’attività di scarto eventualmente in
corso.
Risposta:
Gli eventuali software da istallare su postazioni client
(Windows) dovranno funzionare correttamente:
1) su piattaforme a 32 e 64 bit xp-pro e windows 7 pro
2) con utenti con profilo NON amministratore
3) con antivirus Symantec SEP 12
Eventuali interfacce web devono funzionare su:
1) IE 9 e/o Firefox release 16
Eventuali sistemi server (application server, dbserver) da
istallare presso l’azienda è necessario che:
1) siano virtualizzabili su piattaforma VMware vSphere
ESX 5 o su piattaforma KVM
2) utilizzino motori dbms MS SQL 2008 o ORACLE 11g o
PostgreSQL 9
3) nel caso di utilizzo del sistema operativo Microsoft la
piattaforma di riferimento è Windows Server 2008 R2
Le attività di manutenzione ed assistenza sui server
possono essere effettuate da remoto esclusivamente tramite
accesso via VPN concetrator aziendale.
Non sono consentite connessioni dirette di qualsiasi natura
dalla rete esterna alla LAN aziendale.
Risposta:
la singola cartella clinica e, per l’altra documentazione verrà
indicato alla consegna.
Risposta:
tranne rare eccezioni, i faldoni sono collocati nei contenitori
le cui misure sono state indicate nel chiarimento pubblicato il
19/11/2012
Risposta:
dato non disponibile.
Risposta:
sulle cartelle cliniche è presente un identificativo univoco,
mentre i contenitori sono contrassegnati da codice a barre
leggibile con lettore ottico.
Sede Legale: Via Conca, 71 – 60126 Torrette di Ancona – Partita IVA 01464630423
un’etichetta con codice a barre si
chiede di precisare se su ciascun
unità archivistica è comunque
presente un identificativo univoco
(es. codice numerico)
Domanda:
se l’attuale fornitore e/o l’azienda
ospedaliera rilascerà all’impresa
aggiudicataria il database attuale
della consistenza degli archivi. Se si,
si chiede di specificare il formato con
cui verrà rilasciato (es. XLS, MDB,
CSV, etc.) e se il database verrà
consegnato
all’impresa
aggiudicataria con un congruo
anticipo rispetto all’avvio delle attività
di ritiro
Domanda:
se l’impresa aggiudicataria dovrà
effettuare la normalizzazione del
database, al fine di importarlo nel
proprio sistema informatico di
gestione archivio
Domanda:
se il database riporta i record
corrispondenti alle singole unità
archivistiche (es. singola scatola)
associati ad un elemento di
identificazione univoco della stessa
(es. etichetta con codice a barre o
identificativo univoco apposto sulla
scatola)
Domanda:
quali sono i campi presenti nel
database (es. identificativo unità
archivistica, descrizione contenuto,
etc.). In particolare si chiede di
specificare:
a) se sono presenti per ciascuna
unità
d’archivio
gli
“estremi
cronologici” (es. data di creazione,
data di chiusura, anno), al fine di
procedere all’elaborazione della
proposta di scarto sulla base del
Massimario dell’Azienda
b) se sono eventualmente presenti
per ciascuna unità d’archivio i
“riferimenti al Piano di classificazione
e conservazione Aziendale”
Domanda:
qualora l’attuale fornitore e/o azienda
ospedaliera
non
metta
a
disposizione il database attuale della
consistenza degli archivi, si chiede
specificare:
a) quali sono le chiavi di
classificazione della singola unità
d’archivio (es. anno, tipo documento,
oggetto, da numero, a numero, etc.)
Risposta:
si, in formato digitale su files excel. Il database verrà
consegnato contestualmente all’inizio delle attività di
trasferimento.
Risposta:
L’impresa aggiudicataria dovrà provvedere ad effettuare
tutte le attività necessarie a popolare correttamente il proprio
sistema informatico con i dati del sistema attuale.
Risposta:
di norma si.
Risposta:
a) Si
b) no
Risposta:
v. risposta precedente.
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e se le stesse sono sempre riportate
all’esterno (es. coperchio della
scatola) della singola unità d’archivio
oppure se devono essere reperite al
suo interno
b) il numero medio di caratteri
alfanumerici che compongono le
chiavi di classificazione da digitare
per ciascuna unità d’archivio
Domanda:
Secondo quanto dichiarato nel
capitolato è previsto che l’azienda
che
si
aggiudicherà
l’appalto
provveda a proprie spese, con mezzi
propri e proprio personale alle
operazioni di ritiro e trasferimento dei
documenti archiviati dall’affidatario,
quantificati in 19.880 metri lineari. Si
rileva tuttavia che l’attuale affidatario,
al contrario di qualsiasi altro
concorrente, non deve sostenere
alcun costo per il trasloco presso il
proprio
magazzino
della
documentazione
costituente
l’archivio pregresso, quindi, l’attuale
gestore potrà formulare un’offerta
che terrà conto di costi nettamente
inferiori, considerati l’entità dei
documenti in trasloco, configurando
una
situazione
di
grave
discriminazione a danno di ogni altro
concorrente partecipante alla gara.
Si chiede dunque, nel rispetto del
principio di “par condicio” fra tutti i
concorrenti, di consentire alle
imprese partecipanti di indicare a
parte in offerta il costo della presa in
carico e che tale voce non venga
presa in considerazione ai fini
dell’assegnazione del punteggio
economico.
Domanda:
art. 6.2.2 – Disciplinare di gara – è
ammessa la partecipazione alla gara
di un’eventuale ATI, formata da due
Aziende, il cui requisito di capacità
tecnica professionale è posseduto
solamente dalla capogruppo?
Risposta:
Si conferma quanto previsto nel Capitolato d’oneri.
Al riguardo si segnala che attività analoga è già stata svolta
dall’attuale aggiudicatario e, quindi, ricompresa nel contratto
in corso.
Proprio per tale circostanza, nell’attuale procedura di gara e
nel contratto che si andrà a stipulare con l’aggiudicatario, v.
condizioni di fine servizio di cui all’art. 14 del Capitolato
d’oneri, nel caso di nuova aggiudicazione, non è stata
compresa l’attività di trasporto all’archivio del nuovo
aggiudicatario.
Peraltro, far indicare la relativa quantificazione economica al
di fuori dell’offerta e con conseguente non attribuzione dei
punteggi, esporrebbe l’Amministrazione ad un costo ulteriore
rispetto a quanto preventivato che risulta, invece, il massimo
investimento dalla stessa sostenibile.
Risposta:
si conferma che sarà ammessa la partecipazione alla gara di
ATI nelle quali il requisito di capacità tecnica professionale
richiesto dall’art. 6.2.2 del Disciplinare di gara è posseduto
solamente dalla capogruppo.
Il Responsabile del procedimento
Matteo Biraschi
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