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Meridiana
Olbia, 22 Giugno 2015
Meridiana
Policy Efficienza GDS e Agency Debit Memo (ADM)
Caro Agente,
il presente documento contiene l’aggiornamento della Policy distributiva Meridiana relativa alla
efficienza nell’utilizzo dei GDS ed all’emissione degli Agency Debit Memo (ADM), nell’osservanza
delle RESO IATA 850m,818,824,832.
Ricordiamo che l’Agente di Viaggio è responsabile della corretta emissione dei biglietti
nell’osservanza delle tariffe, regole, condizioni generali di trasporto ed istruzioni fornite dal Vettore
Aereo (IATA Reso 824): per specifiche violazioni, Meridiana potrà emettere ADM.
Meridiana sta inoltre monitorando attentamente i costi di distribuzione allo scopo di ridurre il
numero dei segmenti improduttivi, ossia non direttamente connessi all’emissione dei biglietti ed al
trasporto dei passeggeri, generati dal non corretto utilizzo dei GDS. La Compagnia, per specifiche
violazioni delle procedure di prenotazione e sulla base dei dati di fatturazione BIDT (Billing
Information Data Tape) forniti dai GDS, potrà emettere ADM.
Chiediamo cortesemente di dedicare la massima attenzione alla lettura delle corrette pratiche di
prenotazione e ticketing riportate ed esplicitate a seguire.
Vi ringraziamo in anticipo per il supporto e la cooperazione.
ADM per violazioni generali
Gli ADM vengono emessi, laddove necessario, al fine di correggere gli importi incassati dagli
Agenti di Viaggi su transazioni relative alla emissione di documenti di trasporto Meridiana.
Violazioni che possono determinare un ADM:
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Violazioni tariffarie:
o Applicazione della tariffa non corretta e combinabilità (es. routing o restrizione vendite)
o Applicazione del valore della tariffa non corretto (under collection)
o Minimum / maximum stay, regole di advanced purchase
o Stagionalità, applicazione al volo
o Voli Codeshare non permessi
o Stopovers, transfers e surcharges
o RBD (booking class) non corretto
o Fare Basis non corretto
o Open o waitlisted sectors (laddove richiesta la prenotazione)
Violazioni nell’applicazione delle Commissioni:
o Applicazione non corretta delle commissioni
o Incasso in eccesso di commissioni (standard e supplementary)
o Sconti
Service Fees, Surcharges e Tasse:
o Incasso non corretto di tasse e surgharges
o Mancata applicazione di taxes/surcharges dovute
o
o
Errata applicazione di taxes e surcharges
Errato rimborso di tasse/surcharges
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Violazioni nei Rimborsi:
o Errato calcolo degli importi rimborsati per tasse e surgharges
o Errata applicazione delle penali di cancellazioni e simili (es. in caso di no-show)
o Errato calcolo degli importi rimborsati per commissioni
o Forma di pagamento dei rimborsi non corretta (versus forma adottata nella
emissione/vendita)
•
Violazioni nell’ Exchange:
o Mancata applicazione della rebooking fee (laddove prevista)
o Mancata applicazione delle name change/correction fees (laddove previste)
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Altre violazioni:
o Ticketing agreement invalido o mancante
o Utilizzo di fake e/o manual ticket numbers
o Ticket designator data invalido o incompleto
o Mancato rispetto disciplina accordi gestione Gruppi
o Charge backs e unreported tickets
ADM per violazione POLICY di efficienza nell’utilizzo dei GDS
Gli ADM vengono emessi, laddove necessario, al fine di recuperare gli importi dei costi improduttivi
generati dall’ uso improprio dei sistemi GDS.
Tutte le disposizioni riportate di seguito vanno intese con efficacia retroattiva a far data dal 01
GENNAIO 2015.
Violazioni che possono determinare un ADM:
Segmenti inattivi non cancellati ed evasione delle code
A seguito di cancellazioni, variazioni operative, ticket time limit scaduto o altre circostanze
straordinarie, Meridiana invia notifica direttamente in coda al GDS dell’agente di viaggio che ha
originato il booking. A seguito di questa notifica l’agente di viaggio può recepire le variazioni nel
passenger name record (pnr) ed è tenuto a rimuovere i segmenti inattivi entro 24 ore dalla
partenza schedulata del volo agendo sui codici di status: UN, WK, WL, WN, HX, NO.
Quando necessario, vanno altresì sempre cancellati tutti i segmenti improduttivi presenti sul PNR
con i seguenti status code: UC, DS, HL, HN, LL, TL, PN, PW, NN, IN, US, UU, XK (che includono
segmenti non bigliettati e biglietti non cancellati).
L’agente di viaggio è perciò tenuto ad evadere le code quotidianamente al fine di evitare la
mancata azione su eventuali segmenti inattivi e improduttivi utilizzando gli inputs funzionali indicati
dal proprio GDS.
Doppie prenotazioni (Dupes) e nomi o biglietti fittizi
La creazione di segmenti, attivi o passivi, che comportano un blocco fittizio di spazio nell’ inventory
Meridiana originano maggiori e improduttivi costi distributivi a carico della Compagnia e riducono la
disponibilità nell’offerta dei prodotti. L’agente di viaggio è perciò tenuto al corretto utilizzo del GDS
procedendo alla prenotazione quando relativa ad una reale intenzione di viaggio e acquisto del
biglietto da parte del passeggero.
• Doppie prenotazioni: la creazione di doppie prenotazioni (duplicates o dupes), attive o
passive, è proibita: per lo stesso passeggero sulla medesima rotta al fine di beneficiare di
classi di prenotazione più vantaggiose, per la costruzione di itinerari complessi
comprendenti lo stesso segmento/passeggero e comunque per qualsiasi combinazione di
prenotazioni per un passeggero che in base a considerazioni logiche e/o temporali non
possono essere veritiere. Non è altresì ammessa la duplicazione dei segmenti, con lo
stesso passeggero e sulla medesima rotta/data, attraverso l’uso di più sistemi GDS.
•
Nomi, prenotazioni, biglietti fittizi e speculativi: tutte le prenotazioni fittizie sono proibite,
incluse quelle finalizzate al blocco spazio nella inventory della Compagnia secondo
previsioni di domanda o quelle basate sull’indecisione del passeggero che richiede talvolta
il blocco spazio su più voli della stessa linea o giornata. Il nome completo del passeggero
deve sempre essere inserito in fase di prenotazione.
Churning
E’ proibito prenotare e cancellare un segmento ripetutamente attraverso uno o più PNR e/o GDS,
nella stessa classe o in diverse classi di prenotazione: al fine di aggirare o estendere il tempo
limite per l’emissione del biglietto; per raggiungere targets di produttività GDS; per forzare
l’accesso con inputs non permessi.
Segmenti cancellati in eccesso
In generale, è considerato malpractice effettuare elevati e non ragionevolmente giustificabili volumi
di cancellazione di segmenti prenotati che alimentano costi GDS improduttivi per la Compagnia
oltre a determinare un impatto negativo sull’inventory offerta. Per questo motivo viene stabilito il
livello di ratio cancellation/gross booking da non superare, fissato nella misura del 70,0%, calcolato
su base trimestrale.
Passive bookings
In accordo con gli standard dell’Industria, Meridiana ritiene accettabile l’utilizzo di segmenti passivi
al solo fine della emissione dei biglietti: gli stessi dovranno però trovare corrispondenza con i
segmenti attivi presenti nel sistema di prenotazione della Compagnia.
E’ comunque indicato l’utilizzo della funzionalità “claim PNR” , laddove possibile, in quanto attiva
per Meridiana su tutti i principali GDS.
Meridiana non permette l’utilizzo di segmenti passivi per scopi amministrativi, per il raggiungimento
di targets di produttività GDS, per eludere fare rules e per altri scopi.
Ticketing
Assicurarsi che le classi di prenotazione utilizzate per l’emissione del biglietto corrispondano a
quelle della prenotazione. Assicurarsi di procedere all’emissione del biglietto entro i termini
temporali stabiliti dal ticket time limit comunicato dalla Compagnia.
Utilizzo di diversi GDS
L’agente di viaggio che utilizzi più di un sistema GDS deve sempre assicurarsi di prenotare e
finalizzare l’emissione del biglietto di viaggio nello stesso GDS.
Training/test
Le prenotazioni TEST o di ADDESTRAMENTO potranno essere effettuate solo sulle partizioni
specificatamente create ed assegnate all’agente dal proprio GDS.
Creare prenotazioni attive per finalità di test o addestramento è proibito.
Importi ADM per violazioni alla POLICY di efficienza nell’utilizzo dei GDS:
- In caso di accertata violazione della politica di efficienza GDS come sopra descritta, la
Compagnia si riserva di effettuare un addebito corrispondente ai costi improduttivi derivanti
dalle malpractice rilevate dalle analisi periodiche sui BIDT dei GDS, avendo cura di darne
comunicazione all’Agente di Viaggio tramite BSP link e fornirne i dettagli necessari.
Non saranno inviati ADM per importi inferiori a EUR 20,00.
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Con specifico riferimento alla violazione dovuta a segmenti cancellati in eccesso, ogni
segmento cancellato in eccesso rispetto al livello di ratio del 70,0% viene considerato
malpractice. In caso di accertato superamento della soglia, la Compagnia si riserva di
effettuare un addebito corrispondente ai costi improduttivi derivanti dalle malpractice
rilevate nelle analisi periodiche sui BIDT forniti dai GDS, avendo cura di darne
comunicazione all’Agente di Viaggio tramite BSP link e fornirne i dettagli necessari.
PROCEDURA di EMISSIONE e DISPUTA degli ADM
Emissione degli ADM
Per ogni ADM emesso via BSPlink, la data di emissione sarà considerata come la data di
ricevimento da parte dell’Agente di Viaggio.
Un controllo quotidiano degli ADM via BSPlink è perciò fortemente raccomandato agli Agenti.
Disputa degli ADM
L’agente di viaggio, dalla data di ricevimento (=emissione) dell’ADM, dispone di un periodo di 15
giorni per esaminare e disputare l’ADM attraverso il meccanismo di disputa online in BSP link
prima che lo stesso sia fatturato (Latency Period).
Nell’attivare la disputa l’Agente dovrà fornirne le motivazioni e un contatto e-mail (e telefonico se
possibile) per eventuali chiarimenti e/o richiesta di documentazione a supporto. La mancata
indicazione del motivo della disputa darà luogo al rigetto della contestazione.
La Compagnia gestirà gli ADM contestati nel minor tempo possibile. Ricordiamo in proposito che
l’attivazione della disputa online sospende la fatturazione e conseguentemente il pagamento
dell’ADM finchè la disputa non sarà conclusa.
La Compagnia esaminerà le motivazioni della disputa e la accetterà laddove fosse
ragionevolmente dimostrato che l’addebito era errato/non dovuto e/o fosse fornita evidenza del
contrario.
Nel caso di piena accettazione della contestazione, la Compagnia cancellerà l’ADM. Nel caso di
parziale accordo sulla disputa, un Agency Credit Memo (ACM) verrà emesso per il valore
concordato dalle parti.
Contatti Meridiana per informazioni e richieste
I contatti per qualsiasi chiarimento, supporto, ulteriori informazioni sulle procedure di emissione e
disputa degli ADM via BSPlink sono i seguenti:
•
BSP ITALY
email: [email protected]
Ph: 0039 0789 52823
•
OTHER BSPs
email: [email protected]
Ph: 0039 0789 52908