manuale - Inner Wheel Italia

©
Consiglio Nazionale
Inner Wheel Italia
MANUALE
2007
Consiglio Nazionale Inner Wheel Italia
Website: www.innerwheel.it
Il testo del Manuale, esteso dal II Comitato Regolamenti, è stato
approvato dal Consiglio Nazionale nel novembre del 2007 e
aggiornato con delibere del 5 febbraio e 1 luglio 2008
International Inner Wheel
Consiglio Nazionale Italia
MANUALE
CONSIGLIO NAZIONALE
Il Consiglio Nazionale
La denominazione è International Inner Wheel Consiglio Nazionale Italia.
All’Organo Nazionale Inner Wheel Italia appartengono tutti i Distretti e i Club compresi nell’ambito del
territorio italiano.
L’Organo Direttivo Nazionale è il Consiglio Nazionale.
Il Consiglio Nazionale è costituito dalle Officer e dalle Governatrici dei Distretti italiani.
Le Officer sono:
Presidente
Vice Presidente
Immediate Past Presidente
Rappresentante Nazionale
Segretaria
Tesoriere
Le Officer formano il Comitato Esecutivo del Consiglio Nazionale.
Del Consiglio Nazionale fanno parte in qualità di Membri le Governatrici dei Distretti italiani (6), che hanno
diritto di voto.
Il Comitato Esecutivo più le Governatrici formano il Consiglio Nazionale, che è l’Organo Direttivo Nazionale.
L’Editor Nazionale e la Deputy Rappresentante Nazionale non sono Membri del Consiglio Nazionale, ma
possono partecipare alle riunioni ed hanno diritto al rimborso spese (Regolamento Consiglio Nazionale).
Il Consiglio Nazionale è un Organo sovra-Distrettuale, senza territorio. Pur nella salvaguardia e
nel rispetto dell’autonomia dei Distretti, è deputato a svolgere un ruolo di coordinamento dei
Distretti stessi, che è tanto più efficace quanto più si crea una sinergia positiva tra le Officer
del Consiglio Nazionale e le Governatrici.
La Presidente del Consiglio Nazionale, con le Officer, fa parte del Comitato Esecutivo.
Le Officer sono democraticamente elette a livello nazionale da tutti i Club italiani.
Ciascuna, per il ruolo che ricopre, ha una funzione insostituibile e determinante per il buon
funzionamento dell’Organo Direttivo Nazionale.
Le Governatrici sono democraticamente elette nel loro Distretto di appartenenza dai Club del
Distretto stesso. Sono le Chairmen del loro Comitato di Distretto. Ma fanno anche parte di
diritto del Consiglio Nazionale. Sono, ripetiamo, Members of Council.
2
Le Governatrici appartengono, contemporaneamente, a due diversi Organi Direttivi di diverso
livello (Il Comitato del Distretto, il Consiglio Nazionale), e proprio in virtù di questa duplice
appartenenza, svolgono una funzione insostituibile(1).
Candidature
I Comitati di Distretto presentano le candidature per le Officer del Consiglio Nazionale, la
Rappresentante Nazionale, la Deputy Rappresentante Nazionale, l’Editor Nazionale.
Ogni Socia in possesso dei requisiti ha il diritto /dovere di porre la sua candidatura.
Ogni Socia candidata deve dichiarare per iscritto il suo consenso, la disponibilità a ricoprire la
carica, per la quale si propone e allegare il curriculum Inner Wheel, debitamente firmato.
Le candidature per le Officer del Consiglio Nazionale, la Rappresentante Nazionale, la Deputy
Rappresentante Nazionale, l’Editor Nazionale devono essere inviate per iscritto alla Segretaria
del Distretto attraverso il Club di appartenenza entro il 30 agosto.
Il Comitato Esecutivo di Distretto ha l’obbligo di controllare accuratamente i curricula prodotti
dalle candidate e verificarne la congruità, affinché siano soddisfatti i requisiti per l’accesso alle
cariche.
La compilazione del curriculum va eseguita con estrema cura, ponendo grande attenzione a:
a) inserire solo ed esclusivamente le cariche ricoperte nell’Inner Wheel;
b) evitare di introdurre onorificenze ed altri incarichi ricoperti nell’Associazione che non
possono essere presi in considerazione da chi esprime il voto;
c) seguire l’ordine cronologico delle cariche;
d) evitare i casi di incompatibilità nel ricoprire due cariche contemporaneamente.
L’anno di Past non va riportato, in quanto - pur rimanendo Officer nel rispettivo Organo - è
una carica di diritto, non sottoposta ad elezione.
In caso di due o più candidature per la medesima carica al Consiglio Nazionale, il Comitato
Esecutivo di Distretto organizzerà un’elezione tramite votazione per posta o in sede di
Assemblea Distrettuale. Ogni Club avrà diritto a tanti voti quante sono le Delegate. Accederà
alla candidatura la socia che avrà ottenuto il maggior numero di voti.
Una volta ratificate dall’Assemblea del Comitato di Distretto, le candidature saranno inoltrate
dalla Segretaria del Distretto alla Segretaria del Consiglio Nazionale entro il 31 ottobre.
Tutti i Club in regola con il pagamento delle Capitation fees hanno il diritto-dovere di votare per le elezioni
delle Officer, della Deputy Rappresentante Nazionale e della Editor Nazionale.
Le elezioni devono avvenire entro i termini stabiliti dal Consiglio Nazionale e comunque entro il 31 marzo.
L’Immediate Past Presidente è di diritto Officer del Consiglio Nazionale.
Una candidata ad una carica nel Consiglio Nazionale non può candidarsi contemporaneamente ad un
incarico nel Comitato di Distretto o nel Comitato Esecutivo del proprio Club.
Un membro può essere eletto per il Consiglio Nazionale per un periodo complessivo di quattro anni, a meno
che non sia eletto Vice Presidente del Consiglio Nazionale.
(1) Le Governatrici attraverso il loro voto possono concorrere o non concorrere alle decisioni che il CN assume. Fa parte
della rappresentatività del Ruolo ed è loro responsabilità collegare il CN con i Club del Distretto.
3
Il Consiglio Nazionale può nominare (con il consenso delle interessate) una Delegata Votante ed una
sostituta alla Convention dell’International Inner Wheel quando ha luogo.
La Rappresentante Nazionale è di diritto Delegata Votante alla Convention (Regolamento Consiglio
Nazionale).
La Presidente del Consiglio Nazionale in carica, per la sua posizione super partes, non essendo
candidata a nessuna carica, riceverà le schede di votazione nella sede da essa indicata che
comunque, dovrà essere quella di uno studio di un notaio o di un legale. Allo spoglio delle schede
potranno assistere Socie, a condizione che non siano delle candidate, previo avviso di tre giorni.
deliberato nella IV Assemblea C.N. 2007/08 - 1° luglio 2008 - “ In caso di candidature plurime
alla medesima carica, la Presidente esercita, preliminarmente allo spoglio del risultato della
votazione e per l’ipotesi che si renda necessario, il casting vote, con espressione di voto in busta
chiusa in ordine preferenziale”.
Adempimenti post elezioni - deliberato nella IV Assemblea C.N. 2007/08 - 1° luglio
2008
“ Dopo l’espletamento delle votazioni, sarà compito della Segretaria del C.N.:
a) comunicare per iscritto la composizione del Comitato Esecutivo del C.N alla Editor del C.N.;
b) inviare il “National Council Information Form” all’ Head Quarters entro il 31marzo;
c) comunicare per iscritto alle Officer ed ai Membri del C.N., ed alla Deputy R.N., la composizione
del Comitato Esecutivo del C.N., allegando copia del Verbale di scrutinio. Sarà invece compito
della R.N. inviare all’ Head Quarters il Form con i dati della R.N.eletta e della D.R.N., sempre
entro il 31 marzo.
Compiti della Rappresentante Nazionale
La Rappresentante Nazionale è il collegamento ufficiale del Consiglio Nazionale con
l’Headquarters. Oltre a quanto previsto dalla Carta dei Compiti e Responsabilità (di seguito
allegata), che viene regolarmente ogni anno trasmessa alla Rappresentante Nazionale eletta
dall’Headquarters, a lei spetta anche la traduzione in lingua italiana dell’Agenda Convention nei
due passaggi previsti dallo Statuto. A Convention avvenuta, Ella dovrà fornire – non appena
sarà resa disponibile dall’Headquarters – la versione ufficiale dello Statuto Emendato, la
traduzione degli emendamenti allo Statuto approvati.
Tutte queste traduzioni saranno trasmesse al Consiglio Nazionale ed alle Segretarie Distrettuali
affinché vengano distribuite ai Club. Quindi, la Rappresentante Nazionale dovrà collaborare e
concordare con l’Editor del Consiglio Nazionale la stampa del nuovo Statuto emendato.
Sempre a lei spetta la traduzione in lingua inglese degli emendamenti e nuove by-laws
approvate in sede di Assemblea Generale Nazionale (National Conference) per essere
sottoposte all’approvazione del Board, nonché la comunicazione tempestiva al Consiglio
Nazionale delle osservazioni nel merito.
Nel caso in cui siano presentate dai Comitati di Distretto più candidature per la stessa carica internazionale,
la Rappresentante Nazionale organizzerà un’elezione tramite votazione per posta. Ogni Club avrà diritto a
un voto. Accederà alla candidatura internazionale la socia che avrà ottenuto la maggioranza semplice dei
voti espressi (Regolamento Consiglio Nazionale).
.DOVERI E RESPONSABILITÀ DELLA RAPPRESENTANTE NAZIONALE (Regolamento Consiglio
Nazionale).
1 )È indispensabile che la Rappresentante Nazionale sappia parlare la lingua ufficiale, ovvero sia
in grado di leggere, conversare e comprendere la lingua inglese.
2){(2)Quanto al punto 2 è in nota, in quanto riguarda le Rappresentanti Nazionali di Paesi senza Organo
Direttivo Nazionale}.
3) Dovrà tradurre o far tradurre in inglese per intero i verbali del Consiglio Nazionale [oppure i
verbali del Distretto, se in un Paese senza Consiglio Nazionale] e inviarne copie alla Sede
Centrale dell'I.I.W., mediante Posta, e-mail, o su CDrom. Tali verbali dovranno essere recapitati
alla Sede Centrale entro sei settimane da ogni riunione.
4) Dovrà tradurre nella lingua nazionale i verbali del Governing Body (Board), come pure ogni
informazione importante, che dovranno essere inviati a ciascun Club ed alla Segretaria di ciascun
Distretto (ognuno dei quali, Club e Distretti, riceveranno i verbali del Governing Body in inglese).
(2) La Rappresentante Nazionale (o la Deputy) deve partecipare ad ogni riunione di Distretto in un Paese che non
abbia un Consiglio Nazionale. In un Paese che non abbia un Consiglio Nazionale, ove la R. N. non sia un membro
elettivo del Comitato Esecutivo di Distretto, non avrà parte alcuna nella gestione del Distretto stesso.
4
5)Le informazioni mandate dalla Sede Centrale, ad esempio i verbali del Comitato Esecutivo,
dovranno essere da voi sintetizzati e trasmessi a tutte le socie sul vostro territorio nazionale. È
fondamentale che le Associazioni e i Consigli Nazionali siano tenuti al corrente di ogni
informazione proveniente dall'International Inner Wheel.
6) Dovrà notificare alla Segreteria dell'International Inner Wheel qualsiasi argomento da includere
nell'Ordine del Giorno della Riunione del Governing Body. La comunicazione deve raggiungere la
Segreteria prima di trenta giorni in precedenza alla Riunione (Date delle riunioni si trovano sul
frontespizio del Directory dell’I.I.W.)
7)Relazioni.
Tutte le Rappresentanti Nazionali dovranno redigere ed inviare una Relazione alla Sede Centrale
dell'International Inner Wheel. La relazione consisterà in un sommario generale dell’operato delle
Socie, incluse le attività e i progetti che implementano il Tema Presidenziale e che siano in relazione
con i Comitati delle Nazioni Unite dove l'International Inner Wheel è rappresentata (Diritti dei
Bambini, Famiglia, Condizione della Donna, degli Anziani, Droga, UNICEF).
La Relazione dovrà portare in prima pagina le informazioni seguenti:
A. Paese...................
Numero dei Distretti..........
Numero dei Club.................
Numero delle Socie................
B. Espansione: Nuovi Club formati .................
Club sciolti............
Tale relazione, che non supererà le 500 parole, dovrà essere trasmessa in 22 copie alla Sede Centrale
dell’I.I.W. mediante Posta o e-mail o su Cdrom, non oltre il 31 Maggio di ogni anno (Le relazioni vengono
distribuite a ciascun Membro del Governing Body).
8) La Rappresentante Nazionale dovrà assicurarsi che i nomi dei componenti del proprio
Consiglio Nazionale entrante, della Rappresentante Nazionale e della sua Deputy elette
entranti siano trasmessi, sul modulo previsto, alla Sede Centrale dell'I.I.W. non oltre il 31
Marzo di ogni anno.
9) Dovrà inoltre controllare che ogni Segretaria di Distretto abbia completato e trasmesso
all’I.I.W., entro la data stabilita, tutti i moduli richiesti. Il mancato assolvimento di
quanto sopra comporterà la non registrazione nel Directory dell’I.I.W. e, di
conseguenza, il non ricevimento delle schede elettorali da parte del Club.
10) International Inner Wheel Directory.
Dovrà controllare le registrazioni per il vostro Paese nel Directory dell'International Inner
Wheel appena lo avrà ricevuto per rilevare eventuali inaccuratezze od omissioni e notificare
la Segretaria dell' I.I.W. di qualsiasi modifica nei numeri di fax o indirizzi e-mail.
11) Dovrà firmare le Charters e trasmetterle ai Distretti interessati. La Governatrice del Distretto
potrà apporre la sua firma sotto la firma della Rappresentante Nazionale.
12) Quando invitata alla Presentazione di una Charter, la Rappresentante Nazionale dovrà portare
o saluti della Presidente dell'International Inner Wheel.
13) La Rappresentante Nazionale sarà responsabile nel proprio Paese dell’accoglienza alla
Presidente dell'I.I.W in occasione di una sua visita, e di tutto lo svolgimento della visita stessa.
La Rappresentante Nazionale terrà presente che, durante la sua permanenza nel Paese
visitato, la Presidente dell'I.I.W. sarà interamente ospite per viaggi, alloggio, ecc. del Paese
stesso, dal punto di arrivo concordato e fino alla sua partenza.
14) Per la pianificazione di una visita da parte della Presidente Internazionale, i Club, Distretti o
Consiglio Nazionale dovranno richiedere le istruzioni e modalità disponibili alla Sede Centrale.
15) Margarette Golding Award.
La Rappresentante Nazionale firmerà e sottoporrà tutte le candidature dal proprio Paese per il
Premio di cui sopra alla Sede Centrale; tali candidature debbono pervenire 14 giorni prima di una
delle Riunioni del Comitato Esecutivo, date da consultare nel Directory dell'I.I.W.
5
16) La Rappresentante Nazionale provvederà a mantenere la propria Deputy interamente al
corrente.
17) Internet
Tutti i siti Web devono iniziare con IIW Web-site. La Rappresentante Nazionale sarà responsabile
per il regolare controllo della correttezza di tutte le informazioni nel proprio Paese sulle pagine
dell’Inner Wheel home pages o altro creato per gli utenti dell’Internet.
18) Tutte le relazioni possono essere dattiloscritte, mandate mediante e-mail o su Cdrom.
Quesiti all’Headquarters
Ogni quesito all’Headquarters deve essere posto attraverso la Rappresentante Nazionale. A Lei
giungeranno le risposte dall’Headquarters e sarà suo compito trasmetterle a chi di dovere.
Le risposte a quesiti concernenti lo Statuto devono essere conservate per qualche tempo,
perché - a meno che non vi sia qualche cambiamento nello Statuto dopo una Convention esse sono un utile riferimento per situazioni analoghe.
Si ricorda che, quando vi siano dubbi il Club dovrà rivolgersi al Comitato Esecutivo del
Distretto. A sua volta, qualora necessario, la Governatrice chiederà lumi al Comitato Esecutivo
del Consiglio Nazionale.
Deliberato iV Assemblea C.N. 2007/08 – 1° luglio 2008
Ballottaggio per la carica di Board Director
“nel caso in cui siano presentate dai Comitati di Distretto più candidature per la stessa carica
internazionale, il C.N. sarà responsabile della conduzione dell’elezione che verrà effettuata per
posta. La Segretaria del C.N. invierà ad ogni Club la lista delle candidate, il loro curriculum, la
scheda elettorale, una busta pre-indirizzata da restituire, entro la data indicata, ad un Notaio
scelto dal C.N. stesso.
Ogni Club avrà diritto ad un voto, ed accederà alla candidatura la Socia che avrà ottenuto il
maggior numero di voti validi.
Lo spoglio avverrà alla presenza della Presidente del C.N. e di altre due Socie. Il risultato,
unitamene al Verbale, sarà trasmesso all’ I.I.W. Head Quartes entro il 30 settembre”.
N.B. La procedura di cui sopra, in contrasto con quanto prevede l’attuale Regolamento
nazionale, è stata tuttavia adottata dal C.N., in quanto il Board, appositamente interpellato, ha
precisato che è da ritenersi in vigore seppur nelle more della formalizzazione nella prossima
National Conference.
Compiti delle Governatrici
Le Governatrici appartengono, contemporaneamente, a due diversi Organi Direttivi di diverso
livello: Il Comitato del Distretto, il Consiglio Nazionale.
Proprio in virtù di questa duplice appartenenza, la loro funzione è altrettanto insostituibile:
a) Come facenti parte del Consiglio Nazionale, concorrono, con le Officer del Consiglio
Nazionale alla programmazione nazionale ed alla realizzazione di un coordinamento dei
Distretti efficace e condiviso.
b) Informano il Consiglio Nazionale sullo stato del loro Distretto. In ogni Assemblea del
Consiglio Nazionale spetta loro relazionare su vari argomenti. Ad esempio:
a. Stato generale del Distretto
b. Programmi
c. Assemblee di Distretto
d. Incontri del Comitato Esecutivo del Distretto
e. Operatività dei Comitati Permanenti:
e.1 Espansione (Club fondati ed in preparazione)
e.2 Rapporti Internazionali
f. Progetti di particolare rilevanza da segnalare (culturali e di
service – con attenzione a quelli compresi nei 5 grandi temi
O.N.U –) di Club e multiClub, Distretto e multiDistretto,
interAssociativi, di durata annuale e pluriennale.
g. Editoria, Comunicazione, Internet
h. Movimento Socie
i. Formazione
j. Forum, Convegni, etc.
k. Rapporti con il Rotary nel Distretto
l. Rapporti con le Istituzioni
m. Eventuali rapporti con altre Associazioni
6
Le Governatrici concordano con la Presidente del Consiglio Nazionale le date di svolgimento
delle Assemblee del Comitato di Distretto, in modo da assicurare la sua presenza.
Infine, portano al Comitato Esecutivo del Consiglio Nazionale casi relativi a controversie, non
risolvibili a livello di Comitato Esecutivo di Distretto.
Se una Governatrice non può partecipare ad una riunione del Consiglio Nazionale viene
sostituita dalla Vice Governatrice che è stata eletta con il maggior numero di voti.
Riunioni di Comitato Esecutivo del Consiglio Nazionale
Il Comitato Esecutivo esercita per conto del Consiglio Nazionale la gestione ordinaria degli
affari correnti e dei fondi del Consiglio Nazionale.
Il Comitato Esecutivo del Consiglio Nazionale, per un migliore funzionamento del lavoro da
svolgere e da coordinare, è convocato, di solito, a Roma secondo necessità (da 4 a 6 incontri
annuali), anche non in concomitanza delle Assemblee del Consiglio Nazionale.
Normalmente, le riunioni del Comitato Esecutivo del Consiglio Nazionale si tengono nella città
di Roma.
Il Comitato Esecutivo deve essere convocato dalla Segretaria del Consiglio Nazionale con
regolare Ordine del Giorno concordato con la Presidente.
La convocazione deve pervenire alle Officer ed ai Membri del Consiglio Nazionale 45 giorni
prima della data fissata per l’incontro.
Le Officer del Consiglio Nazionale che hanno delle proposte da inserire nell’O.D.G. debbono
inviarle per tempo alla Segretaria del Consiglio Nazionale.
L’Ordine del Giorno definitivo deve pervenire alle Officer del Consiglio Nazionale almeno 30
giorni prima della data fissata per l’incontro.
Le riunioni del Comitato Esecutivo assolvono a numerose funzioni.
Il Comitato Esecutivo del Consiglio Nazionale è deputato, infatti, a valutare, sempre e in prima
istanza, prima di sottoporle all’Assemblea del Consiglio Nazionale, sia decisioni relative alla
gestione ordinaria del Consiglio Nazionale, sia decisioni inerenti a problemi particolari, casi di
controversie, etc. si dovessero presentare in corso d’anno.
Poi, sono utili alla Presidente per monitorare costantemente il lavoro prodotto da ciascuna
Officer per svolgere al meglio i compiti connessi con il proprio ruolo. Sono indispensabili per
gestire collegialmente l’esecutività del programma del Consiglio Nazionale approvato
nell’Assemblea, organizzare l’aggiornamento, realizzare le manifestazioni nazionali, affrontare
e risolvere eventuali problemi si dovessero presentare. Da non sottovalutare, tra i compiti del
Comitato Esecutivo del Consiglio Nazionale, qualora non sia stato nominato un apposito
Comitato per lo Statuto e Regolamenti, anche quello connesso con la funzione legislativa.
7
Assemblee del Consiglio Nazionale
Le Assemblee ordinarie del Consiglio Nazionale devono essere almeno 3 nel corso dell’Anno
Sociale, ma di solito sono almeno 4.
Normalmente, le Assemblee del Consiglio Nazionale si tengono nella città di Roma.
La prima Assemblea, quella programmatica, sarà convocata per l’inizio del mese di Luglio.
Il Planning sarà consegnato dalla Presidente del Consiglio Nazionale all’inizio dell’Anno Sociale,
in modo che tutti membri del Consiglio Nazionale conoscano per tempo gli impegni dell’anno
connessi con il funzionamento del Consiglio Nazionale.
Ogni Assemblea deve essere convocata dalla Segretaria del Consiglio Nazionale con regolare
Ordine del Giorno concordato con la Presidente.
La convocazione deve pervenire alle Officer ed ai Membri del Consiglio Nazionale 45 giorni
prima della data fissata per l’Assemblea.
Le Officer ed i Membri del Consiglio Nazionale che hanno delle proposte da inserire nell’O.D.G.
debbono inviarle per tempo alla Segretaria del Consiglio Nazionale.
L’Ordine del Giorno definitivo deve pervenire alle Officer ed ai Membri del Consiglio Nazionale
almeno 30 giorni prima della data fissata per l’Assemblea.
Alle Assemblee del Consiglio Nazionale può\deve partecipare l’Editor Nazionale e la Deputy
Rappresentante Nazionale. Non fanno parte del Consiglio Nazionale, non hanno diritto di voto,
ma è bene che siano regolarmente presenti.
Quando necessario, sarà invitata a relazionare in sede di Assemblea del Consiglio Nazionale la
Responsabile Internet Nazionale.
La Segretaria del Consiglio Nazionale si accerta, prima dell’inizio dell’Assemblea che il quorum
costitutivo (2\3) è stato raggiunto.
Ai lavori dell’Assemblea bisogna assegnare il giusto tempo.
Ogni Officer del Comitato Esecutivo ha il dovere di presentare relazioni chiare ed esaustive.
Un ampio spazio deve essere riservato alle Governatrici, che devono relazionare in ordine allo
stato del proprio Distretto.
Nell’Assemblea programmatica si procede alla nomina di eventuali Comitati ad hoc o altri
Comitati.
L’Assemblea del Consiglio Nazionale è deputata a deliberare e decidere a maggioranza
(quorum deliberativo 50%+1) tutto quanto è inerente la programmazione delle attività e la
vita del Consiglio Nazionale stesso.
1. Coloro che non partecipano alla votazione uscendo dall’aula sono considerati assenti e
determinano la variazione del numero legale necessario alla valida costituzione
dell’Organo.
2. Le proposte di deliberazione debbono formare oggetto di votazioni separate e sono
approvate quelle che riportano il maggior numero dei voti validamente espressi. In caso
di parità, chi esercita nel momento la presidenza dell’Organo Direttivo ha il voto
decisivo (casting vote).
8
In un’Assemblea convocata prima del 31 marzo si procede alla nomina della Responsabile
Internet Nazionale per l’Anno Sociale successivo.
Nel caso in cui siano portate all’attenzione del Consiglio Nazionale disponibilità multiple, si
procederà ad una votazione a scrutinio segreto per scegliere la Socia cui affidare l’incarico di
Responsabile Internet Nazionale.
INVIO VERBALI DELLE ASSEMBLEE
Deliberato dal C.N. 2007/08, nella III Assemblea del 5 febbraio 2008
I Verbali delle Assemblee del C.N vengono inviati alle Officer ed alle Governatrici e, p.c., alla
Editor ed alla Deputy R.N.. Le Governatrici, al pari della Segretaria del C.N., li rendono
disponibili per la consultazione.
ANNUARIO
Deliberato dal C.N. 2007/08, nella III Assemblea del 5 febbraio 2008
Sull’Annuario devono comparire gli indirizzi e-mail delle Socie, nonché l’indirizzo della
Responsabile Internet ai vari livelli, e quello delle caselle postali dei Club.
Archivio e conservazione documenti
Si consiglia di conservare l’archivio degli ultimi 5 anni.
Si consiglia anche l’archivio informatico su Cdrom.
Tuttavia è importante conservare sempre:
1) Il libro dei Verbali;
2) Una copia di ogni bollettino del Consiglio Nazionale;
3) Una copia di ogni altra pubblicazione edita dal Consiglio Nazionale;
4) Documenti di particolare valore e importanza.
Contatto tra Consigli Nazionali appartenenti a Paesi Diversi
È auspicabile il Contatto tra due o più Consigli Nazionali appartenenti a Paesi diversi, che
desiderano incontrarsi in amicizia, conoscersi reciprocamente, stabilire delle relazioni,
programmare iniziative comuni. L’incontro può ripetersi nel tempo.
da Constitution and Handbook (Statuto e Manuale), 2006, pag. 34, National By-laws
(Regolamenti Nazionali).
I REGOLAMENTI NAZIONALI
A livello di Club, di Distretto, o di Nazione, devono ricevere l’approvazione dell’International
Inner Wheel Board. Questi Regolamenti permettono alle Socie di godere appieno della loro
condizione di Socia, secondo le consuetudini e le tradizioni della propria Nazione.
da REGOLAMENTO RESPONSABILI INTERNET e successive integrazioni, CONSIGLIO
NAZIONALE INNER WHEEL ITALIA, Giugno 2006
RESPONSABILE INTERNET NAZIONALE
La Responsabile Nazionale e Coordinatrice del ‘Progetto Internet’ riceve ufficialmente l’incarico
dal Consiglio Nazionale entro il 31 marzo dell’Anno Sociale precedente.
Deliberato dal C.N. 2007/08, nella III Assemblea del 5 febbraio 2008
Il suo incarico ha durata triennale, con conferma anno per anno salvo indisponibilità
dell’interessata, e può essere triennalmente rinnovato.
Nel caso in cui siano portate all’attenzione del Consiglio Nazionale disponibilità multiple, si
procederà ad una votazione a scrutinio segreto per scegliere la Socia cui affidare l’incarico di
Responsabile Internet Nazionale.
La Responsabile sarà invitata dalla Presidente del Consiglio Nazionale ad intervenire
all’Assemblea del Consiglio Nazionale quando necessario per relazionare sullo stato del
‘Progetto Internet’ nell’Inner Wheel Italia.
9
I suoi compiti sono:
1. tenere i rapporti con la Presidente del Consiglio Nazionale.
2. tenere i rapporti con la Rappresentante Nazionale, cui compete ‘controllare
periodicamente la precisione delle informazioni provenienti dal suo Paese e contenute
nelle pagine generali dell’Inner Wheel o in pagine simili create dagli utenti di Internet’;
3. concordare con il Consiglio Nazionale
le innovazioni
da apportare al ‘Progetto
Internet’;
4. presentare al Consiglio Nazionale ogni Anno Sociale il bilancio di previsione ed il
consuntivo;
5. tenere i rapporti con le Responsabili dei Distretti;
6. istruire e seguire i Club per l’inserimento nel sito;
7. occuparsi delle rete nazionale e-mail;
8. aggiornare il 1° luglio di ogni Anno Sociale l’organigramma completo del Consiglio
Nazionale;
9. ricevere dalla Presidente del Consiglio Nazionale i testi da inserire negli spazi attribuiti
al Consiglio Nazionale;
10. ricevere dalla Presidente del Consiglio Nazionale o dalla Editor Nazionale le notizie sugli
eventuali service nazionali realizzati.
Il nome della Responsabile Internet Nazionale deve comparire sull’Annuario.
DOCUMENTI
REVISIONE DEI REGOLAMENTI NAZIONALI E COMPILAZIONE AGENDA
Spetta al Consiglio Nazionale dare l’avvio alla revisione dei Regolamenti Nazionali in vigore,
indicandone modalità e scadenze.
Ogni Club, Distretto, Organo Nazionale può presentare proposte di emendamento ai Regolamenti
(Club, Distretto, Consiglio Nazionale) e nuove by-laws ed esercitare, pertanto, la funzione
legislativa.
Innovazione importante(3) è quella che assegna al Comitato di Distretto il compito di ratificare le
proposte di emendamento ai Regolamenti Club, Distretto, Consiglio Nazionale provenienti dai Club
del Distretto o dal Comitato Esecutivo del Distretto stesso, prima dell’invio al Consiglio Nazionale
per l’inserimento nell’Agenda da portare al voto all’Assemblea Generale Nazionale (National
Conference).
Pertanto, ogni proposta per emendare i Regolamenti deve essere ratificata dal Comitato di
Distretto e deve giungere alla Segretaria del Consiglio Nazionale entro il 30 giugno dell’anno
precedente quello in cui la National Conference avrà luogo.
Il Consiglio Nazionale dovrà nei primi mesi dell’Anno Sociale esaminare, approvare, unificare se
necessario, quanto giungerà dai Distretti dopo la ratifica e preparare la National Conference
Agenda, in cui saranno riportate tutti le proposte accolte.
(3) Tale innovazione è stata per la prima volta messa in atto all’inizio del 2° semestre dell’Anno Sociale 2005-2006.
10
Nell’Agenda saranno inserite:
a) le proposte di emendamento e nuove by-laws per i Regolamenti per il Club, Distretto, Consiglio
Nazionale, presentate dal Consiglio Nazionale ed estese dal Comitato Regolamenti del Consiglio
Nazionale – se nominato – o dal Consiglio Nazionale stesso, approvate dal Consiglio Nazionale in
sede di Assemblea del Consiglio Nazionale.
b) le proposte di emendamento e nuove by-laws presentate dai Club e dai Distretti, accettate dal
Comitato Regolamenti del Consiglio Nazionale – se nominato – ed approvate dal Consiglio
Nazionale in sede di Assemblea del Consiglio Nazionale.
Ciascun Club riceverà dalla Segreteria del Consiglio Nazionale l’Agenda completa non oltre l’inizio
del 2° semestre dell’Anno Sociale in cui la National Conference avrà luogo, in modo che le Socie
abbiano il giusto tempo per esaminare le proposte e decidere come indirizzare nel voto la propria
Delegata Votante.
La Segretaria del Consiglio Nazionale invierà adeguata motivazione per iscritto ai Club e Distretti
interessati circa le proposte di emendamento e nuove by-laws non accettate dal Consiglio
Nazionale, e pertanto non presenti nell’Agenda.
Ogni Club è tenuto ad esaminare nel corso di un’Assemblea, allo scopo convocata, il contenuto
dell’Agenda, per stabilire ed indicare alla Delegata Votante (o trasmettere un pro-memoria scritto
alla Delegata per procura) gli indirizzi del Club stesso sulle varie proposte di emendamento e sulle
nuove by-laws.
L’Agenda, o copia di essa, dovrà essere consegnata alla Delegata Votante, che dovrà portarla
con sé all’Assemblea Generale Nazionale (National Conference), al fine di seguire con attenzione
le varie sessioni dei lavori circa la presentazione, la discussione e il voto delle proposte di
emendamento e nuove by-laws per il Regolamento del Club, Distretto, Consiglio Nazionale.
ASSEMBLEA GENERALE NAZIONALE (NATIONAL CONFERENCE)
Il Consiglio Nazionale convocherà almeno ogni quattro anni un’Assemblea Generale Nazionale alla quale
partecipano tutti i Club dell’Inner Wheel in Italia.
La comunicazione della convocazione dell’Assemblea con la data, il luogo e l’ordine del giorno deve essere
spedita dalla Segretaria del Consiglio Nazionale almeno 45 giorni prima della data fissata (Regolamento
Consiglio Nazionale).
La sede sarà di volta in volta concordata dal Comitato Esecutivo del Consiglio Nazionale con le
Governatrici.
Durante l’Assemblea Generale Nazionale saranno discussi gli argomenti all’Ordine del Giorno e
saranno votate le proposte di emendamento ai Regolamenti del Club, Distretto, Consiglio
Nazionale ed eventuali mozioni.
Ogni richiesta di modifica ai Regolamenti ed alle by-laws deve essere approvata con la
maggioranza qualificata dei 2/3 delle votanti in proprio o per delega.
Ogni mozione può essere approvata a maggioranza semplice, cinquanta per cento più uno.
11
Si suggerisce il seguente Ordine del Giorno:
1. Saluto o nota di apertura della Presidente del Consiglio Nazionale
2. Giustificazioni per eventuali assenze
3. Appello delle Delegate Votanti e verifica del quorum
La Segretaria del Consiglio Nazionale esegue l’appello delle Delegate Votanti. Accertato che il
quorum costitutivo (50%) è stato raggiunto, dichiara aperta l’Assemblea.
4. Approvazione e firma del Verbale della Riunione precedente (proposto da…, appoggiato
da…)
5. Relazione delle ultime due Presidenti Consiglio Nazionale
6. Relazione Presidente Consiglio Nazionale in carica
7. Relazione Tesoriere Consiglio Nazionale
8. Eventuale aumento quota pro capite al Consiglio Nazionale. Ratifica.
9. Presentazione, discussione, votazione proposte di emendamento e nuove by-laws relative
al Regolamento del Club.
10. Presentazione, discussione, votazione proposte di emendamento e nuove by-laws relative
al Regolamento del Distretto.
11. Presentazione, discussione, votazione proposte di emendamento e nuove by-laws relative
al Regolamento del Consiglio Nazionale.
12. Interventi prenotati Delegate Votanti e Socie Osservatrici.
13. Eventuali mozioni.
14. Varie.
15. Conclusioni della Presidente Consiglio Nazionale
16. Chiusura lavori assembleari.
NOMINA DELEGATA VOTANTE
Spetta al Consiglio Nazionale attivare nei Club la procedura per la nomina della Delegata Votante
all’Assemblea Generale Nazionale o National Conference, indicandone modalità e scadenze,
ricordando che la nomina della Delegata Votante è disciplinata nel seguente Regolamento
Nazionale.
Premesso che:
Il Club deve nominare (con il consenso delle interessate) una Delegata Votante ed una sostituta alla
Convention dell’International Inner Wheel ed alla Assemblea Generale Nazionale (National Conference),
quando hanno luogo (Regolamento Club).
Hanno diritto di voto le Officer del Consiglio Nazionale, le Governatrici, le Delegate Votanti dei Club.
Ogni Club può inviare una Delegata Votante e sarà responsabile dei relativi oneri finanziari.
I Club che non possono partecipare designeranno a rappresentarli una Officer del Consiglio Nazionale, un
membro del Consiglio Nazionale, la Delegata Votante di un altro Club.
La Delegata Votante e la Proxy Vote Holder o Delegata per procura devono attenersi alle direttive ricevute.
Tutte le socie dell’Inner Wheel Italia possono partecipare come osservatrici (Regolamento Consiglio
Nazionale).
12
Queste le istruzioni:
1. Ogni Club, riunito in Assemblea, ha il diritto\dovere di nominare una Delegata Votante (e
sostituta) o una Proxy Vote Holder (Delegata per procura) all’Assemblea Generale
Nazionale (National Conference).
2. La Proxy Vote Holder può essere una Officer del Consiglio Nazionale, un Membro del
Consiglio Nazionale (Governatrice), la Delegata di un altro Club.
3. La scheda di registrazione deve essere compilata correttamente dal Club in n. 4 copie. Di
esse:
• una copia resterà agli Atti nell’archivio del Club;
• una copia sarà inviata entro il 15 febbraio alla Segretaria del Consiglio Nazionale;
• una copia sarà inviata alla Presidente del Consiglio Nazionale»;
• una copia dovrà essere presentata dalla Delegata Votante alla Segretaria Nazionale
all’atto della registrazione, al fine di ritirare il blocchetto tagliandi per votare.
4. Nel caso in cui il Club conferisca la delega ad una Proxy Vote Holder (Delegata per
procura), copia della scheda dovrà essere inviata dal Club alla Proxy Vote Holder
designata, che dovrà esibirla alla Segretaria Nazionale all’atto della registrazione, al fine di
ritirare il blocchetto tagliandi per votare.
5. Se la Delegata Votante non risulterà iscritta all’Assemblea Generale Nazionale (National
Conference), non potrà ritirare il blocchetto tagliandi per votare e ne perderà il diritto.
6. La Delegata Votante e la Proxy Vote Holder riceveranno dal Club le istruzioni di voto.
COMPITI DELLA SEGRETARIA DEL CONSIGLIO NAZIONALE
Spetta alla Segretaria del Consiglio Nazionale seguire – oltre ai normali compiti istituzionali descritti
nel Regolamento – sempre con la supervisione della Presidente, tutto quanto concerne la parte
‘tecnica’ dell’Assemblea Generale Nazionale (National Conference).
1. DELEGATE VOTANTI
•
•
•
Invio ai Club nel mese di gennaio della documentazione per Delegate Votanti (per
conoscenza ai membri del Consiglio Nazionale, alle Segretarie dei Distretti, alle Past
Presidenti Nazionali).
Raccolta e protocollo delle schede di registrazione delle Delegate Votanti, con eventuali
successive modifiche.
Aggiornamenti periodici dell’elenco Delegate Votanti da trasmettere alla Presidente del
Consiglio Nazionale ed alla Vice Presidente del Consiglio Nazionale.
2. CONVOCAZIONE, ORGANIZAZZIONE LAVORI
•
•
•
Presentazione in sede di Assemblea Consiglio Nazionale specifica Relazione Organizzazione
Lavori Assembleari.
Invio ai Club nel mese di febbraio della convocazione dell’Assemblea Generale Nazionale.
Invio ai Club nel mese di febbraio del programma dell’Assemblea Generale Nazionale.
13
3. MODULISTICA
•
•
•
•
•
Registro con firma Delegate Votanti
Registro appello nominale Delegate Votanti (quorum)
Registro ratifica aumento quota (quando ci sia)
Registro scrutinio schede
Preparazione buste in numero corrispondente al numero delle proposte inserite nell’Agenda
(con etichetta) per archiviare i tagliandi di voto.
4. ESITI
•
Invio entro un mese dalla data dell’Assemblea Generale Nazionale ai membri del Comitato
Esecutivo del CN:
1. Elenco aggiornato Delegate Votanti presenti alla 3° Assemblea Generale Nazionale.
2. Esito ratifica aumento quota pro-capite Consiglio Nazionale (quando ci sia).
3. Esiti votazioni Regolamenti.
•
idem, alle Governatrici, alle Segretarie dei Distretti, agli altri membri del CN, alla Board
Director, alle Past Presidenti del Consiglio Nazionale.
•
Invio alle Governatrici, alle Segretarie dei Distretti, agli altri membri del CN del Verbale
dell’Assemblea Generale Nazionale completo di eventuali allegati.
•
Invio alle Past Presidenti del Consiglio Nazionale del Verbale dell’Assemblea Generale
Nazionale completo di eventuali allegati.
5. ORGANIZZAZIONE LAVORI ASSEMBLEARI
Allestimento e organizzazione tavolo per la registrazione delle Delegate votanti.
•
•
•
Cartello con orario per la registrazione;
Registro Delegate Votanti da far firmare (ordine alfabetico generale o per Distretto);
Consegna materiale e firma per ricevuta;
Materiale da consegnare alle Delegate Votanti:
•
•
•
•
•
Cartellina
Ordine del Giorno
Agenda Proposte emendamenti e nuove by-laws.
Badge
Blocchetto tagliandi per votare da 1 o 2 o 3 VOTI.
Allestimento sala Assemblea Generale Nazionale:
•
•
•
•
•
•
Tavolo Consiglio Nazionale: tovaglia, microfoni, cavalierini, acqua e bicchieri, cartellina
manifestazione, campana con martello;
Podio;
Stendardi: Club ospitante, Distretto, Consiglio Nazionale;
Bandiere: Italia, Europa, Inner Wheel;
Sistemazione seggi conteggio voti;
Sistemazione posti riservati per fare accomodare Dirigenti o Past Dirigenti di rispetto.
14
Attrezzature e Servizi Congressuali
Per quanto concerne l’allestimento delle attrezzature, servizi congressuali, registrazione,
occorrerà concordare sul luogo con la Ditta che le fornirà.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
In ogni caso, potranno essere necessari:
Lavagna a fogli mobili
Computer per utilizzo Power Point (per proiettare le slides) o per aggiornare elenchi, etc..
Lavagna luminosa per lucidi
Telecamera fissa o mobile
Lettore CD per gli inni
Microfoni portatili
Fotocopiatrice disponibile
Addetto al controllo impianti audiovisivi
Addetto all’assistenza tecnica durante i lavori.
Sistemazione Settore Delegate Votanti
È molto importante delimitare in modo chiaro il settore riservato alle Delegate Votanti, in modo che
non si verifichi commistione con le altre socie osservatrici.
Controllo presenza Delegate Votanti alle sessioni dei lavori assembleari
Di solito le sessioni dei lavori assembleari, tolta la cerimonia di inaugurazione, sono certamente più
di una. Per verificare la presenza delle Delegate Votanti, la procedura corretta è senza dubbio
l’appello nominale all’inizio di ogni sessione.
Allestimento tavoli conteggio voti:
È necessario predisporre nel salone dove avverranno i lavori della National Conference almeno n.
4 punti per il conteggio voti. Ogni punto dovrà essere costituito da n. 3 Socie, di cui una sarà
designata responsabile. La raccolta dei voti dovrà essere celere. Le Socie preposte allo scrutinio
dei voti dovranno essere preventivamente riunite ed istruite adeguatamente in ordine alla validità
e non validità dei tagliandi di voto compilati dalle Delegate Votanti.
Dovranno essere predisposte, poi, delle buste in cui inserire i tagliandi di voto di ogni votazione.
Sulla busta dovrà essere applicata un’etichetta così formulata:
Numero proposta:_________________
Totale Voti espressi:_______________
Voti Favorevoli:___________________
Voti Contrari:_____________________
Quorum (2/3) :____________________
Approvata:_______________________
Non Approvata:___________________
15
Modalità comunicazione esiti votazioni:
Ogni esito di votazione andrà registrato su un apposito modulo e consegnato tempestivamente
alla Presidente o alla Segretaria.
Gli esiti, in numero di 5 alla volta, saranno comunicati nel corso dei lavori dell’Assemblea Generale
Nazionale.
Modello di badge per Delegate Votanti e Osservatrici:
Il badge dovrà richiamare lo stile tipografico scelto per caratterizzare l’Assemblea Generale
Nazionale. Essere sufficientemente grande per permettere di leggere nome, Distretto e Club di
provenienza, al fine di favorire la reciproca conoscenza e memorizzazione.
Occorrerà raccomandare di portarlo sempre al collo, anche durante le cene.
Scritta da inserire :
International Inner Wheel
Consiglio Nazionale Italia
n. … Assemblea Generale Nazionale (National Conference)
Luogo, data
NOME e COGNOME
Distretto n…….
Club di…………………..
Blocchetto tagliandi per votare:
Il modello di blocchetto ricalcherà totalmente quello in uso alle Convention Internazionali.
Si sottolinea l’importanza della seriazione di tagliandi di colore diverso (in quello della Convention
di Firenze la serie era di 5 colori: rosa, bianco, azzurro, giallo, verde).
In copertina:
BLOCCHETTO TAGLIANDI VOTO
International Inner Wheel
Consiglio Nazionale Italia
n... Assemblea Generale Nazionale
(National Conference)
luogo, data
16
All’interno:
Proposta n.…
A FAVORE
……………
CONTRARI
………………
N. DELEGHE
1o2o3
L’Assemblea Generale Nazionale (National Conference) è di solito convocata in primavera (fine
marzo\aprile), con scadenza quadriennale.
Il Consiglio Nazionale può convocare un’Assemblea Generale Nazionale Straordinaria nel caso in cui ci sia
urgenza di discutere argomenti e approvare proposte di particolare interesse per l’intero Inner Wheel
italiano.
L’Assemblea Generale Nazionale Straordinaria deve essere richiesta da almeno 1/3 dei Club italiani o da 1/3
del Consiglio Nazionale (Officer e Governatrici); (Regolamento Consiglio Nazionale).
17