direzione facility management

DIREZIONE FACILITY MANAGEMENT
MISSION
La Direzione Facility Management persegue la mission della valorizzazione del patrimonio
immobiliare societario, mediante la programmazione, la progettazione e la realizzazione degli interventi
di manutenzione ordinaria/straordinaria e di restauro conservativo del patrimonio immobiliare di EUR
S.p.A. Inoltre, gestisce i servizi di Facility Management, sia destinati alla stessa azienda che offerti e
contrattualizzati con la clientela di EUR S.p.A, compresa la gestione dei sistemi informativi aziendali. Si
occupa inoltre della gestione della sicurezza, sia aziendale che relativa ai cantieri temporanei e mobili.
OBIETTIVI
Il Responsabile della Direzione Facility Management, al fine del perseguimento della mission, è
responsabile della esatta esecuzione delle attività di competenza per garantire la conservazione e la
commercializzazione degli immobili di EUR S.p.A, secondo le previsioni di budget e le tempistiche
concordate dalla Società con i conduttori. E’ altresì responsabile dell’esatta esecuzione, secondo gli
standard contrattuali previsti, di tutti servizi accessori necessari per il funzionamento dell'azienda nonché
di quelli realizzati per la clientela.
SERVIZIO MANUTENZIONI
OBIETTIVI
Il Servizio Manutenzioni si occupa della gestione di tutti gli interventi di manutenzione ordinaria e
straordinaria edile e impiantistica sul patrimonio immobiliare societario, fornendo supporto al
Responsabile della Direzione Facility Management per tutte le attività inerenti. Il servizio inoltre gestisce
tutti gli impianti tecnici e speciali della società e/o per conto dei conduttori. i conduttori Il responsabile del
servizio manutenzione ha la responsabilità di valutare gli interventi con carattere di urgenza e quelli di
manutenzione programmata necessari, redigendo un piano di interventi trimestrale da proporre al
Dirigente. Il Servizio si occupa direttamente (o coordinando tecnici esterni) della Direzione Lavori di tutti
gli appalti di competenza ed è in ogni caso responsabile della verifica della esatta esecuzione delle
prestazioni da parte delle ditte esterne incaricate.
E' responsabilità del servizio manutenzioni la corretta tenuta dell'archivio degli appalti, compreso il
coordinamento di eventuali collaudatori esterni, laddove nominati.
Inoltre vigila sull’operato dei Conduttori in relazione ad attività/opere inerenti al Patrimonio Immobiliare. Il
Responsabile del Servizio Manutenzioni supporta il Responsabile della Direzione nella redazione dei
documenti tecnico/contabili, nonché nella verifica del rispetto del Programma della attività.
Il servizio predispone tempestivamente i documenti tecnici necessari per l'affidamento dei lavori di
competenza (capitolati, stime, ecc...) e collabora con la Direzione per il controllo interno di gestione.
Collabora con il responsabile del servizio di sicurezza per ogni necessità di aggiornamento, verifica o
predisposizione di attività o documenti inerenti la sicurezza aziendale, trasmettendo tempestivamente le
informazioni necessarie.
SERVIZIO PROGETTI
OBIETTIVI
Il Servizio Progetti ha la responsabilità della definizione progettuale di tutti gli interventi di manutenzione
ordinaria/straordinaria di competenza della Direzione, nonché dell'ottenimento, prima dell'inizio dei lavori,
di tutte le necessarie autorizzazioni. Collabora con il servizio manutenzione per eventuali necessità di
varianti in corso d'opera, progettazioni di dettaglio ecc..
E' responsabilità del Servizio Progetti la corretta tenuta dell'archivio immobiliare, che dovrà conservare e
catalogare correttamente tutti i documenti progettuali, autorizzativi, urbanistici del patrimonio immobiliare
societario.
Ha inoltre la responsabilità di verificare e valutare eventuali interventi di terzi (conduttori) verificandone la
compatibilità architettonica e urbanistica.
SERVIZIO PARCHI
OBIETTIVI
Il Servizio Parchi ha la responsabilità della pianificazione e gestione dei lavori di valorizzazione
manutenzione ordinaria/straordinaria delle aree esterne e di tutti gli impianti ad esse correlati. Esegue
direttamente (o coordinando eventuali tecnici esterni) le attività di Direzione Lavori, fino alla chiusura
dell'appalto relativo, ed è comunque responsabile della verifica dell’esatta esecuzione delle prestazioni
da parte di tutte le ditte esterne incaricate. Si occupa della programmazione e pianificazione delle attività,
redigendo un piano di interventi trimestrale da proporre al Dirigente, e predispone tutti i documenti
necessari per l'affidamento dei lavori. Si occupa, per quanto di propria competenza della redazione dei
documenti tecnico/economici (budget / bilancio), nonché nella verifica del rispetto del “Piano delle
attività” sia temporale e sia economico e di tutto quanto necessario per un corretto controllo interno di
gestione.
UNITA' ORGANIZZATIVA PROGETTI SPECIALI E SERVIZI GENERALI
OBIETTIVI
Il Responsabile dell'U.O. Progetti speciali e servizi generali ha la responsabilità della gestione dei servizi
generali nonché della proposta e attuazione di eventuali Progetti Speciali attinenti le attività di servizi
interni all'azienda, approvati dal Responsabile della Direzione Facility Management, e sotto la sua
direzione e coordinamento
L'Unità Organizzativa Progetti Speciali e Servizi Interni di occupa della gestione e del controllo tecnico di
tutti i servizi alle persone e agli immobili diversi dalla manutenzione, avendo la responsabilità della
gestione delle ditte esterne incaricate nonché della predisposizione di tutti i documenti necessari per
l'affidamento degli stessi.
Verifica e gestisce gli iter autorizzativi per i passi carrabili e le utenze del patrimonio EUR SpA
Ha la responsabilità della gestione delle utenze per servizi (idrici, elettici, telefonici, ecc..) compreso il
calcolo di eventuali riaddebiti di costi ai conduttori.
Gestisce i servizi di vigilanza agli immobili, laddove presenti nonché i servizi di pulizia e igiene di
pertinenza della società o forniti a terzi.
Fornisce supporto alle attività di logistica e servizi, sulla base delle disposizioni impartite dalla Direzione
Amministrazione, Finanza, Controllo e Personale.
Gestisce tutte le attività correlate all'accoglienza dei visitatori presso il Palazzo degli Uffici di EUR,
secondo le procedure fissate dalla Direzione Amministrazione, Finanza, Controllo e Personale.
Coordina l'Archivio e Protocollo aziendale, con particolare riferimenti allo smistamento e protocollo della
posta in arrivo e partenza, alla spedizione della corrispondenza, alla tenuta dei fascicoli di archivio della
Società.
Gestisce l'economato, con particolare riferimento al magazzino di cancelleria, degli stampati e delle
pubblicazioni societarie, inoltre assicura l'acquisto delle divise per la reception, dei timbri societari, dei
biglietti da visita, dei pony express, etc).
SERVIZIO IT
OBIETTIVI
Il Servizio IT ha la responsabilità di curare l’implementazione dei sistemi informativi e di monitorare il
corretto funzionamento dei medesimi ed in particolare:
•
•
•
effettuare la ricognizione delle risorse connesse alla gestione dei servizi informativi in dotazione
alla società;
analizzare le necessità e/o opportunità di integrazione delle risorse medesime ai fini gestionali;
predisporre dei piani di sviluppo delle risorse tenendo conto sia delle esigenze di sviluppo
razionale delle risorse hardware e software sia della comparazione economica e complessiva
dei costi e dei benefici.
SERVIZIO SICUREZZA
OBIETTIVI
Al Servizio Sicurezza è affidata la responsabilità del monitoraggio delle attività connesse agli
adempimenti in materia di Salute e Sicurezza nel Lavoro di cui il D.Lgs. 81/08 e s.m.i.. e del
perseguimento della Politica Aziendale in materia di prevenzione e protezione.
Il servizio ha i compiti di proporre le linee di indirizzo aziendale per il perseguimento della mission, di
coordinare e verificare la conformità alle norme di riferimento (BS OHSAS 18001:20017) del Sistema di
Gestione della Sicurezza nel Lavoro, anche a supporto delle altre Direzioni/Funzioni.
Su richiesta degli altri Servizi o Direzioni predispone la documentazione in materia di salute e sicurezza
nell'ambito dei contratti d'opera, servizi e forniture di cui l'art. 26 del D.Lgs. 81/08.
Le attività di cui sopra, su indicazione dell'alta direzione, possono essere estese anche alle società
collegate ad EUR S.p.A.
Relativamente ai cantieri temporanei e mobili ha il compito di supportare e indirizzare le risorse interne in
possesso dei requisiti per ricoprire gli incarichi di CSP e CSE, in particolare per la definizione di prassi,
procedure, metodi e linee guida indicative.
Supporta i Responsabili del Procedimento nell'attività di verifica di idoneità tecnico-professionale delle
imprese appaltatrici.
Ha il compito di monitorare gli adempimenti societari in materia di prevenzione incendi.
Il Responsabile del Servizio Sicurezza ricopre l'incarico di R.S.P.P., in possesso dei requisiti di legge (art.
32 del D.Lgs. 81/08) ed esercita la propria specialità professionale nello svolgimento dei compiti inerenti il
Servizio di Prevenzione e Protezione di cui l'art. 33 del D.Lgs. 81/08. In tale attività risponde direttamente
al Datore di Lavoro (art. 2 comma b del D.Lgs. 81/08). Il Servizio di Prevenzione è utilizzato dal Datore di
Lavoro con cui collabora per la redazione del Documento di Valutazione dei Rischi di cui l'art. 17 comma
1 lett a) del D.Lgs. 81/08.
Il Responsabile del Servizio Sicurezza ricopre altresì l'incarico di Responsabile del SGSSLL con le
relative attività e responsabilità proprie indicate nell'atto di nomina. In tali attività è supportato dal
Coordinatore del SGSLL . Ha la responsabilità della corretta gestione delle risorse economiche
eventualmente assegnate nonché del coordinamento delle attività delle risorse laddove affidate.
SERVIZIO TSP
Il Servizio TSP ha la responsabilità di coordinare le attività relative al sistema di sicurezza territoriale “TSP”,
attraverso la gestione e la verifica delle attività dei fornitori, nonché con la proposizione di progetti e iniziative
volte sia a migliorare il servizio stesso sia a verificarne eventuali possibilità di sfruttamento a fini
commerciali.
Il servizio TSP ha inoltre la responsabilità di coordinare le attività della control room, monitorandone
prestazioni ed efficacia, proponendo eventuali correttivi per le situazioni di non conformità ovvero per il
miglioramento generale delle prestazioni.