manuale d`uso dei servizi

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manuale d`uso dei servizi
MANUALE D’USO
DEI SERVIZI
VER. 2.0
1.
ACCESSO AL SISTEMA E IMPOSTAZIONE MARK UP
Per accedere a Ulisse Network è necessario digitare l’URL www.ulissenetwork.it e inserire le
credenziali di accesso scelte in fase di registrazione. Se non si è ancora registrati, è
sufficiente procedere alla registrazione dei propri dati dalla home page.
La prima operazione da fare è impostare il proprio mark-up procedendo come segue:
Accedere alla propria area riservata:
Cliccare su IL TUO PROFILO per caricare il logo (facoltativo) da utilizzare per le stampe dei
documenti.
Cliccare su I TUOI MARK UP
Impostare il mark-up in percentuale per gli hotel e in valori numerari per i voli.
2. COME SI PRESENTA IL MENU
Il menu di Ulisse è organizzato come segue:
MENU TESTATA
Si tratta del principale menu di navigazione, mediante il quale è possibile accedere alle
sezioni principali del sito e alla propria area riservata. E’ possibile anche accedere al
database delle proprie prenotazioni per la loro gestione. L’area riservata è fondamentale
per impostare i propri mark up sui diversi servizi.
3. LA PRENOTAZIONE DI UN VOLO E L’EMISSIONE DI UN
BIGLIETTO
Ulisse è stato pensato come uno strumento professionale che permette di effettuare gran
parte delle operazioni che comunemente vengono eseguite con un GDS. Ricercare un
volo, prenotarlo e successivamente emettere il biglietto, con Ulisse è facilissimo.
Per accedere all’area Biglietteria Aerea, cliccare sulla “linguetta” “Cerca Voli”
Accederete alla seguente maschera:
Inserire i dati di ricerca:
Selezionare se il volo che si sta cercando è un volo OW/AR/MT
Aeroporto di partenza: inserire la città oppure la sigla aeroportuale e selezionare l’opzione
più appropriata:
Procedere allo stesso modo con l’aeroporto di arrivo, quindi selezionare le date di partenza
e rientro, la classe del volo, il numero di scali possibili ed eventualmente la compagnia
aerea con cui si desidera volare. Inserire quindi il numero di passeggeri adulti, di children e
di infant.
Cliccare su CERCA
Il risultato della ricerca è visualizzato nel modo seguente:
Cliccando su DETTAGLIO VOLO è possibile conoscere la classe di prenotazione, il tipo di
aeromobile utilizzato dalla compagnia, oltre ad altre informazioni.
Scelta la propria soluzione di viaggio, cliccare su PRENOTA.
Il sistema propone il riepilogo del volo che si sta prenotando
E le regole tariffarie:
FARE ATTENZIONE AL PUNTO 16 DELLE REGOLE, NEL QUALE LE
COMPAGNIE PUBBLICANO LE MODALITA’ DI CANCELLAZIONE E
VARIAZIONE DEL BIGLIETTO, QUALORA PREVISTE DALLA TARIFFA
L’ultima sezione offre un riepilogo degli elementi principali della prenotazione:
In questa schermata vengono presentate informazioni importanti:
1) La tariffa e le tasse, nonché il totale del biglietto
2) La penale per cambio prenotazione
3) Il numero di bagagli consentiti dalla tariffa
4) Il time limit (fittizio) assegnato dal GDS
Da questa schermata è possibile:
1) Aggiungere il volo al carrello se è necessario prenotare altri servizi, sia volo che hotel;
2) Stampare un preventivo al cliente
3) Procedere alla prenotazione.
Cliccando su PRENOTA, finalizzeremo la prenotazione.
Inserire i dati dei passeggeri.
La data di nascita è obbligatoria in caso di child o infant e per i voli con destinazione USA
o REGNO UNITO
Il numero di telefono è sempre obbligatorio per comunicare variazioni al cliente
Selezionare una delle carte di credito autorizzate.
Cliccando di EFFETTUA PRENOTAZIONE, il sistema prenota i posti volo e li opziona fino alla
data di cancellazione da parte della compagnia. Cliccando su Emetti biglietto, il sistema
emette immediatamente il biglietto.
Tutti i biglietti emessi nella giornata possono essere annullati con un addebito di € 5,00 entro
la giornata stessa e fino alle ore 18.30. Successivamente, annullamenti o cambi sono
soggetti alle condizioni tariffarie della compagnia.
IN NESSUN CASO E’ POSSIBILE EFFETTUARE CAMBI NOME SU VOLI DI LINEA.
Clicchiamo su “Effettua Prenotazione”
Il sistema procede alla conferma della prenotazione e risponde con il riepilogo della
stessa, evidenziando il numero di riferimento (PNR) nonché la data di scadenza della
stessa.
ATTENZIONE: LA DATA DI TIME LIMIT VISUALIZZATA E’ LA DATA DI
DEFAULT ASSEGNATA DAL GDS E NON VA TENUTA IN
CONSIDERAZIONE. LA COMPAGNIA COMUNICHERA’ IL TIME LIMIT
EFFETTIVO DELLA PRENOTAZIONE. DA NOTARE IL TIME LIMIT DELLA
TARIFFA. OLTRE LA DATA INDICATA, LA TARIFFA PRENOTATA NON E’ PIU’
GARANTITA.
Vediamo ora come visualizzare il TIME LIMIT della
compagnia.
Accedere all’area riservata, quindi cliccare su VOLI
Effettuata la ricerca, il risultato sarà il seguente elenco:
In rosso sono indicate le prenotazioni cancellate, in verde quelle ancora valide.
Cliccando sulla freccetta accanto al nostro volo, accediamo al dettaglio.
QUI POSSIAMO VISUALIZZARE IL TIME LIMIT DELLA COMPAGNIA CHE VIENE PRESENTATO,
NEL NOSTRO CASO, CON QUESTA DICITURA:
TKTL WITHIN 10NOV OTHERWISE WILL BE CLEAN
da cui capiamo che la scadenza della prenotazione è fissata per il 10 novembre. Entro tale data
va emesso il biglietto oppure va cancellato. Non è obbligatorio cancellare le prenotazioni
effettuate in quanto automaticamente saranno cancellate una volta cancellate dalla compagnia.
GLI STATUS DEL BIGLIETTO
Quando prenotiamo un biglietto e successivamente lo emettiamo, lo stesso passa attraverso vari
status:
BOOKED: i posti sono prenotati fino alla data di time limit della compagnia
IN QUEUE: è stato cliccato il pulsante emetti, il biglietto è in coda di emissione. Non è possibile
bloccare il procedimento di emissione.
ISSUED: il biglietto è stato emesso CON RISERVA!!!!
ATTENZIONE:
Per avere la certezza dell’emissione del biglietto è necessario
ricevere la mail riepilogativa del biglietto o, in alternativa, controllare
che sul RIEPILOGO del volo sia ESPLICITAMENTE riportato il numero di
biglietto accanto al nome di ogni singolo passeggero!
ULISSE NETWORK NON RISPONDERA’ DI MANCATE EMISSIONI CHE NON
ABBIANO SUPERATO QUESTO CONTROLLO.
Attraverso la ricezione della mail di emissione del biglietto, sarà possibile accedere a tutte le
informazioni del volo, stampare l’itinerario, le ricevute ecc. Il formato della mail è il seguente:
Cliccando su Travelport Viewtrip, evidenziato in azzurro, si accede alle informazioni del biglietto.
Quello indicato dalla freccia dell’immagine sopra è il PNR Galileo, utile per qualunque modifica
vogliate apportare al biglietto.
Quello indicato dalla freccia dell’immagine sopra è il Vendor Locator, cioè il codice di prenotazione
della compagnie aerea, utile qualora sia necessario contattare la stessa per informazioni o
modifiche al biglietto non gestibili da Galileo.
In caso di mancata emissione, riceverete comunque una mail che vi informa circa la tipologia del
problema che ha bloccato la stampa del biglietto che, nella maggior parte dei casi è REFUSE
CREDIT, cioè non ci sono fondi sufficienti sulla carta di credito.
GLI STATUS DELLA TARIFFA
In Ulisse, come anche in Travelport, al momento della prenotazione viene rilasciata una data di Time
Limit del biglietto e una data di Time Limit della tariffa.
Si tratta di due importanti indicazioni che non sono legati l’una all’altra.
Infatti, è possibile che la compagnia blocchi i posti volo per una settimana ad esempio, mentre la
tariffa solo per 24 ore, oppure che blocchi i posti per 24 ore ma con una tariffa che magari è valida
per 20 giorni.
Quindi, la prima cosa da fare è controllare il Time Limit della compagnia (non quello indicato dal
sistema ma quello comunicato dalla compagnia come abbiamo visto) e successivamente il Time
Limit della tariffa.
Il Time Limit della tariffa è indicato nell’elenco dei biglietti prenotati. Se la tariffa è ancora valida, il
colore della data è verde, se è scaduta, il colore della data è rosso.
Se la tariffa è ancora valida, sarà sufficiente cliccare su EMETTI BIGLIETTO per inviare il PNR
in emissione, diversamente è necessario PRIMA RIQUOTARE il biglietto.
La tariffa scaduta è indicata come FARE EXPIRED.
ATTENZIONE:
Vi invitiamo sempre a riquotare la tariffa anche se la data indicata è
verde in quanto potrebbe essere anche più bassa rispetto a quella
prenotata oppure variare di pochi cent. a causa di adeguamenti
valutari. Una variazione anche di un solo cent. bloccherebbe
l’emissione del biglietto.
Alcune compagnie, a causa di linguaggi diversi di programmazione, potrebbero causare
errori. Un errore riscontrato, ad esempio, è quello della “perdita delle tratte”.
In pratica Ulisse vi fa visualizzare le tratte che avete prenotato ma di fatto la compagnia
non le registra tutte. Potrete facilmente accorgervi di questo problema, accedendo al
dettaglio del biglietto per verificare che corrisponda a quanto richiesto. Ad ogni modo, in
caso si verifichi questo errore, l’emissione è bloccata per cui non rischiate di emettere
tickets errati.
4. LA PRENOTAZIONE HOTEL
Nell’area hotel sono integrati, nel momento in cui si scrive, 18 fornitori mondiali. Per
prenotare l’hotel è sufficiente accedere all’area CERCA HOTEL.
Inserire la città, le date e la tipologia di camera ricercata, cliccare su CERCA
La prenotazione hotel è stata pensata per rendere possibile, all’agente di viaggi, la scelta
della soluzione tariffaria più adatta, non necessariamente la più bassa.
Ad esempio, potrebbero esserci tariffe più basse ma prepagate e non cancellabili e tariffe
rimborsabili, pagabili magari pochi giorni prima del check-in.
E’ probabile che l’agente di viaggio preferisca pagare pochi giorni prima della partenza
per cui gli viene offerta la possibilità di scelta cliccando su Visualizza altre opzioni tariffarie.
In questo modo, è probabile, qualora tutti i fornitori offrano la struttura selezionata, che il
sistema mostri 18 soluzioni differenti. L’agente di viaggio sarà così in grado di confrontarle
tutte e scegliere la più adeguata.
Nel riepilogo vengono offerte informazioni inerenti il pagamento, la data di scadenza della
prenotazione e altre informazioni utili.
Dalla propria area riservata è possibile procedere alla cancellazione delle prenotazioni.
In caso di cancellazione di prenotazioni già saldate, le stesse vanno richieste a
[email protected]
E’ possibile aggiungere la prenotazione al carrello, stampare il preventivo oppure
procedere alla prenotazione. Cliccando su PRENOTA, si finalizza la prenotazione.
Cliccando su CONFERMA PRENOTAZIONE la prenotazione viene confermata e sarà
possibile stampare l’estratto conto o il voucher.
Accedendo a “Le mie prenotazioni”, cliccando su CERCA, si accede alle prenotazioni
effettuate.
In verde le prenotazioni valide, in rosso le prenotazioni cancellate.
Cliccando sulla freccetta a destra dell’hotel, si accede all’interno della prenotazione:
Da questa schermata è possibile stampare il riepilogo per il cliente, il riepilogo per l’agenzia
(estratto conto) e il voucher. E’ possibile, inoltre, cancellare la prenotazione e saldarla con
carta di credito. Le prenotazioni, qualora possibile, vanno saldate con bonifico bancario
entro la data di cancellazione indicata. Le prenotazioni sotto data vanno saldate con carta
di credito.
AVVERTENZE IMPORTANTI
AGGIORNAMENTO PAGINE
Durante la fase di ricerca hotel e conferma della prenotazione, non aggiornare la pagina
perché si rischia di creare una doppia prenotazione. In questa evenienza, qualora la
prenotazione sia a conferma immediata o già in penale, si rischia di doverle pagare
entrambe.
In caso di dubbi o malfunzionamenti, contattare immediatamente il numero 06 9934 0334.
Una volta confermata la prenotazione, nella pagina di conferma, NON CLICCARE SUL
TASTO INDIETRO DEL BROWSER PERCHE’ SI GENERA UNA SECONDA PRENOTAZIONE.
CONTROLLARE SEMPRE NELL’ELENCO DELLE PRENOTAZIONI LA CORRETTEZZA DELLE STESSE!
DATABASE LOCALITA’
Le località proposte nella ricerca non sono gestite da noi ma dai fornitori integrati. E’
probabile, quindi, che ricercando un hotel a Fiumicino, vi compaiano due località
(FIUMICINO e FUIMICINO) di cui la seconda è errata. Ricercando gli hotel sulla località
corretta non ci sono problemi mentre sulla seconda località non dovrebbe proporre risultati.
Ciò si verifica perché avendo integrato vari fornitori, anche le località, qualora differiscano,
anche per errori, vengono proposte doppie.
CAMBIO NOME NELLA PRENOTAZIONE ALBERGHIERA
A differenza di quanto accade per la prenotazione di voli di linea, dove il cambio o la
correzione del nome non sono mai permesse, per la prenotazione di hotel, la regola è più
flessibile. In linea di massima, è sempre possibile variare o correggere il nome del cliente di
una prenotazione alberghiera entro la data di penale a meno che non vi siano delle
specifiche restrizioni da parte dell’hotel. Per richiedere la variazione del nome del cliente è
sufficiente inviare una mail a [email protected] alla quale riceverete una mail di
conferma.
CARATTERI SPECIALI
Non inserire mai nei campi di ricerca caratteri speciali come ad esempio /.
5. PRENOTAZIONE AUTO
Dopo aver cliccato sul pulsante Cerca Auto, il sistema richiede l’inserimento dei dati di
ricerca:
Inseriti i dati richiesti, cliccare su CERCA. Dopo aver effettuato la ricerca, il sistema restituisce
i risultati.
Selezionate la soluzione preferita e cliccate su PROSEGUI.
Il sistema visualizza tutte le regole relative al noleggio, cosa comprende, cosa non
comprende, regole di guida, documenti ecc. Avete la possibilità di selezionare anche
servizi aggiuntivi da pagare in loco e una polizza aggiuntiva che azzera le franchigie in caso
di danni o furto.
Fate attenzione alla policy di cancellazione e se tutto corrisponde a quanto da voi richiesto,
cliccate su PRENOTA.
Il pagamento viene richiesto al momento della conferma della prenotazione. In caso di
annullamento, l’importo verrà riaccreditato qualora non vi siano importi a titolo di penale
da trattenere.
Potrete qui anche stampare il preventivo al cliente a cui dovrete aggiungere le vostre spese
di gestione prenotazione.
Inserite i dati obbligatori, la vostra email e il vostro telefono. Ricordate di chiedere sempre
un numero di cellulare al cliente! Selezionate la carta di credito su cui effettuare l’addebito
e cliccate su CONFERMA PRENOTAZIONE.
Il sistema vi fa stampare un riepilogo di prenotazione che non è sufficiente per ritirare il
veicolo. Infatti riceverete il voucher direttamente dal fornitore che ha proposto la soluzione
di noleggio. Lo stesso deve essere consegnato al cliente e viene inviato alla mail indicata.
Qualora sulla carta di credito non vi siano fondi sufficienti, riceverete una mail di errore.
Chiamate il numero 06 9934 0334 per far reinviare l’input di pagamento.
6. LA RICHIESTA DI POLIZZE ASSICURATIVE
Per richiedere l’emissione di polizze attraverso Ulisse Network, è necessario procedere
come segue.
Cliccare su POLIZZE nel menu principale.
Quindi cliccare su RICHIEDI EMISSIONE POLIZZA dopo aver visionato il listino e scaricato le
condizioni di polizza.
Compilare, quindi, il form proposto:
Data di compilazione: selezionare la data in cui si compila il modulo
Tipologia polizza: selezionare se medico bagaglio o annullamento (la polizza
annullamento comprende anche la polizza medico bagaglio)
Destinazione: indicare se Italia, Europa o Mondo
Data partenza e di rientro
Agente: indicare il proprio nome o quello dell’agenzia che effettua la richiesta
Email: indicare la propria mail. A questo indirizzo verrà inviato il certificato di polizza
Inserire Cognome e Nome di tutti gli assicurati. Se sono superiori a 5 è possibile caricare un
file utilizzando la funzione seguente:
Per la polizza gruppi è sufficiente scaricare il file, compilarlo e caricarlo direttamente nel
sistema.
Per la polizza annullamento, è richiesta anche l’indicazione dell’importo da assicurare,
generalmente corrispondente al totale del pacchetto turistico e la copia del contratto di
viaggio, per il quale potete utilizzare l’apposita funzione di caricamento.
Ricordiamo che la polizza annullamento va emessa contestualmente alla firma del
contratto di viaggio da parte del cliente.
La polizza annullamento va richiesta al momento della stampa e della firma del contratto
di viaggio, anche pochi giorni prima della partenza. In questo modo è eliminato il vincolo
dei 30 giorni intercorrenti tra l’emissione della polizza e la partenza del cliente.
Riceverete per email il certificato di polizza acquistato, lo stesso va consegnato al cliente.
7. IL MENU LATERALE DI SINISTRA
Il menu laterale offre un facile accesso al database dei Tour Operator contrattualizzati, alle
modalità di attivazione della biglietteria aerea, alle offerte di viaggio, alle quote nette e al
servizio ConTurist. E’ un menu informativo che rende possibile accedere velocemente alle
informazioni che si stanno cercando.